JPH0668165A - 文書登録装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 各端末１ａ、１ｂから仕様書３ａ、予算書３
ｂに関する情報を入力して、これらの情報が文字情報記
録装置５に記録される。端末７から指示を行うと、文字
情報記録装置５に記録された文字情報がプリンタ９から
入力票として印刷出力される。印刷された入力票と送ら
れてくる文書を複数組セットして、イメージ読取装置１
１で読取り、入力票に書かれたデータは文字認識装置１
３で文字認識されて、イメージ情報保管装置１５のイン
デックスとして記憶され、イメージ読取装置１１で読取
られた文書は、イメージ情報保管装置１５にイメージデ
ータとして記録される。 【効果】 仕様書等の文書を光ディスク装置等のイメー
ジ情報保管装置に記録する場合、人手をできるだけ介さ
ず短時間で行える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、仕様書、予算書等の文
書を登録する文書登録装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、仕様書等を作成した場合、この仕
様書等に記載された代表的な情報は、文字情報として磁
気ディスク装置等に記録していた。

【０００３】また、この仕様書自体を光ディスク装置に
イメージデータとして記録していた。この光ディスク装
置に記録を行う場合、インデックスを作成する必要があ
り、光ディスク装置のテンキーからインデックスのみを
入力し、スキャナにより仕様書等を読取って光ディスク
装置に記録していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、光ディスク
装置に記録を行う場合、仕様書等の文書が多数ある場
合、テンキーから各文書のインデックスを入力する必要
があり、この入力作業には、人手を介し、長時間要する
という問題があった。

【０００５】本発明は、このような問題に鑑みてなされ
たもので、その目的とするところは、仕様書等の文書を
光ディスク装置等のイメージ情報保管装置に記録する場
合、人手をできるだけ介さず短時間で行える文書登録装
置を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】前述した目的を達成する
ために本発明は、文書に関する情報をキャラクタデータ
として入力する手段と、前記文書に関する情報を記録す
る手段と、記録された文書に関する情報を入力票として
印刷出力する手段と、文書とその文書に対応する入力票
の組を複数組まとめてイメージデータとして読取る読取
手段と、前記読取手段により読取られたイメージデータ
のうち入力票を識別する識別手段と、前記識別手段によ
り識別された入力票に書かれた情報を文字認識する手段
と、文字認識された情報をインデックスとして、前記読
取手段により読み取られたこの情報に対応する文書のイ
メージデータを保管する保管手段と、を具備する文書登
録装置である。

【０００７】

【作用】本発明では、文書を作成する場合、この文書に
関する情報は通常、文字データとして記録される。この
ため、この記録された文書に関する情報を入力票として
一旦、印刷出力する。

【０００８】そして、文書を登録する場合、この文書に
対応する入力票と組にして、この組を複数組まとめてイ
メージデータとして読取り、入力票に書かれた情報を文
字認識してインデックスとして保存し、文書自体をイメ
ージデータとして保管する。このように、文書を作成す
る場合、通常文書に関する情報が記録され、この文書に
関する情報を入力票として、この入力票に書かれた情報
をインデックスとするので、従来のようにインデックス
作成のため、テンキーから入力を行う操作を省略するこ
とができる。

【０００９】

【実施例】以下、図面に基づいて本発明の実施例を詳細
に説明する。

【００１０】図１は、本発明の一実施例に係る文書登録
装置の概要を示すブロック図である。この文書登録装置
は、端末１ａ、１ｂ、１ｃ…、文字情報記録装置５、端
末７、プリンタ９、イメージ読取装置１１、文字認識装
置１３、イメージ情報保管装置１５からなる。

【００１１】同図において、Ｅ、Ｆ、Ｇは、例えば、異
なる事業所を表し、端末１ａは、事業所Ｅに設置された
パーソナルコンピュータである。そして、事業所Ｅにお
いて、仕様書３ａを作成する場合、この仕様書３ａ内の
代表的な情報を端末１ａから入力する。

【００１２】また本実施例では、事業所Ｆ、Ｇでそれぞ
れ予算書３ｂ、理由書３ｃを作成するものとする。

【００１３】文字情報記録装置５は、コンピュータセン
ター等に設置されたもので、各事業所Ｅ、Ｆ、Ｇから送
られる文字情報を記録するものである。この文字情報記
録装置としては、磁気ディスク装置等が用いられる。

【００１４】図２は、この文字情報記録装置５に記録さ
れるデータを示すもので、例えば、事業所Ｅで仕様書３
ａを作成した場合、端末１ａからその仕様書に対する上
申番号、依頼課所、担当者、金額等が入力され、これら
の情報が文字情報記録装置５に送られて、図２のような
形式で記録される。

【００１５】図中Ｈは、本社機構を示すもので、端末７
は、文字情報記録装置内の所定の文字情報の出力を指示
するパーソナルコンピュータ等である。

【００１６】プリンタ９は、端末７の指示により選択さ
れた所定の文字情報を入力票という形式で出力するもの
である。同図においては、入力票Ａ、Ｂ、Ｃが出力され
た状態を示している。入力票Ａは仕様書３ａに対応する
もので、入力票Ｂは、予算書３ｂに対応するもので、入
力票Ｃは、理由書３ｃに対応するものである。

【００１７】図３は、この入力票Ａを示すもので、この
入力票Ａの上部にはページマーク３１ａ、３１ｂが付さ
れている。このページマーク３１ａ、３１ｂは、後で説
明するイメージ読取装置１１によって読取られる時に、
このページマーク３１ａ、３１ｂの有無により、読取ら
れている書類が入力票であるか通常の文書であるかを識
別するためのものである。すなわち、通常の予算書等の
文書にはこのページマークは付されていない。

【００１８】また、この入力票Ａの周囲には合計１８個
のリファレンスマーク３３が付されている。このリファ
レンスマーク３３も通常の文書には付されておらず、こ
のリファレンスマーク３３は、入力票が読取られる時に
正しい位置にセットされている等の判断の基準となるも
のである。

【００１９】そして、入力票Ａは、文字データ部３５と
マップデータ部３７を有する。

【００２０】文字データ部３５は、例えば上申番号、文
書種別、依頼箇所コード、依頼担当者、合計枚数、訂正
区分が記載される。

【００２１】例えば、上申番号には、「０２３６７８
５」という文字データが記載される。文書種別は、文書
の種類を表すもので、「１」であればその文書であるこ
とを表す。同図においては、この入力票Ａが仕様書に対
応するものであることを示している。

【００２２】依頼箇所コードは、例えば事業所Ｅを表す
コード「１２３８２４６５９」が記載される。担当依頼
者には、担当者の社員番号等が記載される。

【００２３】合計枚数は、この入力票Ａに続く仕様書３
ａの枚数が４枚であることを示す。マップデータ部３７
は、文字データ部３５に記載されたデータをマップデー
タとして記載したものである。

【００２４】欄３９は上申番号を表し、欄４１は依頼箇
所コードを表し、欄４３は依頼担当者を表し、欄４５は
文書種別を表し、欄４７は合計枚数を表し、欄４９は訂
正区分を表す。

【００２５】図１において、イメージ読取装置１１は光
学式読取装置であり、入力票および文書をイメージデー
タとして光学的に読取るものである。

【００２６】文字認識装置１３は、イメージ読取装置１
１から出力されるイメージデータのうち、入力票に書か
れた文字データを文字認識するものである。

【００２７】イメージ情報保管装置１５は、図４に示す
ようにワークステーション１７および光ディスク装置１
９からなる。

【００２８】ワークステーション１７は、テーブル２１
を有しており、このテーブル２１に文字認識装置１３か
ら送られてくる文字情報を記録する。

【００２９】図５は、このテーブル２１を示すもので、
このテーブル２２は文書情報２３と光デイスク装置のア
ドレス２５からなる。

【００３０】光ディスク装置１９は、イメージ読取装置
１１から送られてくるイメージデータを保管するもので
ある。

【００３１】すなわち、イメージ情報保管装置１５にお
いて、入力票Ａに書かれた情報はテーブル２１の文書情
報２３に記憶され、アドレス２５にはこの文書自体をイ
メージデータで記憶する光ディスク装置１９のアドレス
が記憶される。すなわち、このアドレスで示される光デ
ィスク装置１９の領域に、例えば仕様書３ａがイメージ
データとして記録される。

【００３２】同様に、入力票Ｂに書かれた情報もテーブ
ル２１に記憶され、このテーブル２１に示す光ディスク
装置１９のアドレスの位置に、予算書３ｂがイメージデ
ータとして記録される。

【００３３】次に、本実施例の動作を図６から図９に示
すフローチャートに基づいて説明する。

【００３４】まず、各事業所等において、仕様書等の作
成を行う場合、例えば事業所Ｅにおいて、端末１ａから
この仕様書３ａ中の必要なデータを入力する（ステップ
６０１）。

【００３５】すなわち、前述したように、上申番号、依
頼箇所、担当者等のデータが入力される。

【００３６】次に、この入力されたデータのうち、必要
なものが文字情報記録装置５に送られて記録される（ス
テップ６０２）。そして、図２に示すようなデータが文
字情報記録装置５に記録される。

【００３７】本社Ｈには、各事業所Ｅ、Ｆ、Ｇから仕様
書３ａ、予算書３ｂ、理由書３ｃ等が送付される。

【００３８】例えば、午後４時等の就業終了時刻前等の
時刻において、端末７から入力票の印刷指示を行うと
（ステップ６０３）、文字情報記録装置５から情報が読
取られ、プリンタ９に送られてプリンタ９が入力票の印
刷を行う（ステップ６０４）。

【００３９】すなわち、オペレータは仕様書３ａを見
て、入力票Ａを出力する指示を端末７から行い、この指
示に従ってプリンタ９から入力票Ａが出力される。ま
た、オペレータは予算書３ｂを見て、入力票Ｂを出力す
る指示を端末７から行い、この指示に従ってプリンタ９
から入力票Ｂが出力される。

【００４０】このようにして、入力票とそれに対応する
仕様書等の文書が揃うと、オペレータは入力票と文書の
複数の組をまとめて、イメージ読取装置１１にセットす
る（ステップ６０５）。すなわち、図１に示すように、
入力票Ａ、仕様書３ａ、入力票Ｂ、予算書３ｂ、入力票
Ｃ、理由書３ｃをこの順に一まとめにしてイメージ読取
装置１１にセットする。

【００４１】そして、イメージ読取装置１１をオンさせ
て読取りを開始する（ステップ６０６）。すなわち、イ
メージ読取装置１１は、セットされている書類を光学的
に読取ってイメージデータとして図示しないバッファに
記憶させる。

【００４２】次に、イメージ読取装置１１は、読取って
いる書類が入力票であるか否かを判断し（ステップ６０
７）、入力票である場合には、入力票の読取りが正常に
行われているか否かを判断する（ステップ６０８）。

【００４３】このステップ６０７、６０８の処理を、図
９のフローチャートに従って更に詳述する。まずイメー
ジ読取装置１１内の図示しないＣＰＵは、書類中のペー
ジマークもしくはリファレンスマークが読取れるか否か
を判断し（ステップ７０１）、マークが読取れる場合に
は、マークの中心位置、大きさ、個数を読取り、これを
記憶する（ステップ７０２）。

【００４４】マークの総個数が１０個以上あれば（ステ
ップ７０３）、一応、入力票であると判断する。

【００４５】次に、入力票の短辺近傍にあるマークが、
ページマークの大きさであるか否かを判断し（ステップ
７０４）、ページマークの大きさであれば、このマーク
をページマークと判断して、ページマークの位置で読取
り方向を判断する（ステップ７０５）。

【００４６】すなわち、図３に示す入力票が、このまま
の状態と１８０度回転して上下が逆さまになった状態に
応じて読取り方向を判断する。

【００４７】次に、ＣＰＵ（図示せず）は、図示しない
メモリ上に記憶されている通常の入力票におけるページ
マークと他のリファレンスマークとの相対位置を読取る
（ステップ７０６）。そして、ステップ７０２で読取っ
たマークの位置情報と、ステップ７０６で読取ったマー
クの位置情報とを比較して、この入力票上に全リファレ
ンスマークに相当するマークがあるか否かを判断する
（ステップ７０７）。

【００４８】そして、全リファレンスマークに相当する
マークがある場合には、ステップ６０９に進む。

【００４９】ステップ７０１およびステップ７０３にお
いて「ＮＯ」の場合、この書類は入力票でないものとみ
なし、通常の文書として処理するため、ステップ６１６
へ進む。

【００５０】ステップ７０４およびステップ７０７にお
いて「ＮＯ」の場合、読取りエラーが生じたものとして
エラー処理を行う（ステップ６１５）。

【００５１】ここで、図８に戻り、ステップ６０８にお
いて、正常に入力票が読取られた場合、イメージ読取装
置１１内のバッファに蓄積されたイメージデータが、文
字認識装置１３に送られる。

【００５２】文字認識装置１３では、入力票の文字デー
タ部３５のイメージデータを文字認識して、キャラクタ
データ（文字データ）に変換する（ステップ６０９）。

【００５３】また、この文字認識装置１３は、マップデ
ータ部３７に記載されたイメージデータをキャラクタデ
ータに変換し（ステップ６１０）、ステップ６０９で得
られるキャラクタデータとステップ６１０で得られるキ
ャラクタデータが一致するかどうかを判断する（ステッ
プ６１１）。

【００５４】すなわち、ステップ６０９において、上申
番号が「０２３６７８５」として読取られ、ステップ６
１０において、マップデータ部３７の欄３９で読取られ
たデータ「０２３６７８５」との比較を行う。

【００５５】ステップ６１１において、２つのキャラク
タデータが一致した場合には、文字認識装置１３はキャ
ラクタデータをイメージ情報保管装置１５に送り、イメ
ージ情報保管装置１５内のテーブル２１にキャラクタデ
ータが保管される（ステップ６１２）。

【００５６】この場合、図５に示すように、キャラクタ
データの保管されたテーブル２１の右欄には、光ディス
ク装置１９のアドレスが設定される。

【００５７】次に、次の書類が読取られ（ステップ６０
６）、入力票であるか否かが判断され（ステップ６０
７）、この場合、書類は仕様書３ａのような文書であ
り、入力票でないので、読取られたイメージデータは、
イメージ読取装置１１からイメージ情報保管装置１５に
送られ、光ディスク装置１９に記録される（ステップ６
１６）。すなわち、光ディスク装置１９の記憶領域が指
定されているので、その記憶領域に対して仕様書３ａの
読取られたイメージデータが記録される。

【００５８】イメージ読取装置１１は、次のページの有
無を判断し（ステップ６１７）、次のページがある場合
には、ステップ６０６に戻り、書類の読取りを行う。

【００５９】そして、以上の動作をセットされた用紙が
なくなるまで繰り返す。

【００６０】このように本実施例によれば、イメージ読
取装置１１に入力票とその入力票に対する文書の複数の
組を一括してセットして、イメージ読取装置１１で読取
ると、入力票に書かれたデータは文字認識されてイメー
ジ情報保管装置１５内のテーブル２１にインデックスと
して記憶され、また、この入力票に対応する文書は、イ
メージ読取装置１１で読取られ、イメージ情報保管装置
１５内の光ディスク装置１９にイメージデータとして記
録される。

【００６１】したがって、従来のように多数の文書を光
ディスク装置に記録する場合に、そのインデックス情報
をイメージ読取装置１１のテンキー等を用いて逐次人間
が入力する必要がなくなり、処理時間の短縮を図ること
ができる。

【００６２】なお、各端末１ａ、１ｂ…から各文書に対
する文字情報を入力する処理は、従来も通常行われてお
り、本発明によって新たに行う処理ではない。本発明で
は、従来通常行われていた各端末１ａ、１ｂから入力さ
れ、文字情報記録装置５に記録された文字情報を用いて
入力票を作成して、この入力票とこの入力票に対する文
書を組み合わせて読取るものである。

【００６３】なお、入力票の形式等は図示したものに限
らず、例えば本実施例では、各入力票に対して仕様書等
を対応させたが、仕様書、予算書、理由書をまとめて一
つの入力票に対応させることもできる。この場合には、
入力票の文書種別を例えば文書枚数とし、仕様書
「１」、予算書「２」、理由書「４」というように、各
文書の枚数を記入するようにすればよい。

【００６４】また、イメージ読取装置１１として光学式
読取装置の代わりに、ファクシミリ装置を用いることも
できる。

【００６５】

【発明の効果】以上、詳細に説明したように本発明によ
れば、仕様書等の文書を光ディスク装置等のイメージ情
報保管装置に記録する場合、人手をできるだけ介さず短
時間で行える文書登録装置を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例に係る文書登録装置の概略
構成を示すブロック図

【図２】 文字情報記録装置５内の記録データを示す図

【図３】 入力票を示す図

【図４】 イメージ情報保管装置１５を示す図

【図５】 テーブル２１のデータを示す図

【図６】 本実施例の動作を示すフローチャート

【図７】 本実施例の動作を示すフローチャート

【図８】 本実施例の動作を示すフローチャート

【図９】 本実施例の動作を示すフローチャート

【符号の説明】

１ａ、１ｂ、１ｃ…端末 ５………文字情報記録装置 ７………端末 ９………プリンタ １１………イメージ読取装置 １３………文字認識装置 １５………イメージ情報保管装置

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書に関する情報をキャラクタデータと
   して入力する手段と、 前記文書に関する情報を記録す
   る手段と、 記録された文書に関する情報を入力票として印刷出力す
   る手段と、 文書とその文書に対応する入力票の組を複数組まとめて
   イメージデータとして読取る読取手段と、 前記読取手段により読取られたイメージデータのうち入
   力票を識別する識別手段と、 前記識別手段により識別された入力票に書かれた情報を
   文字認識する手段と、 文字認識された情報をインデックスとして、前記読取手
   段により読み取られたこの情報に対応する文書のイメー
   ジデータを保管する保管手段と、 を具備する文書登録装置。
2. 【請求項２】 前記読取手段は光学式読取装置である請
   求項第１項記載の文書登録装置。
3. 【請求項３】 前記読取手段はファクシミリ装置である
   請求項第１項記載の文書登録装置。
4. 【請求項４】 前記入力票はこの入力票に対応する文書
   を識別する情報が記載されている請求項第１項記載の文
   書登録装置。
5. 【請求項５】 前記入力票は文字データとマップデータ
   とを有する請求項第１項記載の文書登録装置。
6. 【請求項６】 前記文字データと前記マップデータの整
   合により入力票の検査を行う検査手段を更に有する請求
   項第５項記載の文書登録装置。
7. 【請求項７】 前記入力票は周囲にページマークとリフ
   ァレンスマークとを有し、 前記識別手段は前記ページマークと前記リファレンスマ
   ークを読取ることにより入力票を識別する請求項第１項
   記載の文書登録装置。