JPH064382A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ファイル管理装置において、分類の削除処理
を容易にすることを目的とする。 【構成】 削除する分類としてノード３２−６（社外研
修）を指定すると、ノード３２−６が属する上位階層の
ノード３２−３に従属する他のノードがあるかどうかが
調べられ、そのようなノードはないので、これらのノー
ドが反転表示された後、データが削除される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書データを効率的に
管理する文書管理装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書をイメージデータとして取り
込み、各文書を分類して大量記憶媒体に記憶させる電子
ファイリングシステム等の文書管理装置が普及してい
る。

【０００３】従来の文書管理装置では、文書データに所
定の分類名を付加して登録し、その分類名で所望の文書
データを検索することができる。この分類名は、例え
ば、大分類・中分類・小分類といったように階層的に管
理され、その階層構造は図２に示すようなツリー構造と
してビジュアルに表示される。

【０００４】さて、表示装置にビジュアルに表示された
ツリー構造の一部、つまり、ある分類をポインティング
デバイス等で指定すると、その指定した分類を用いて文
書データを検索したり、あるいは、指定した分類を削除
したりすることができる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら従来の文
書管理装置では、分類を削除する場合、削除されるべき
分類をひとつひとつ指定しなければならなかった。例え
ば、ある分類とその分類が従属する上位階層の分類とが
１対１に対応している場合等には、下位階層の分類を削
除するとその上位階層の分類の存在する意味が無くなる
が、下位階層の分類を指定しただけではその上位階層の
分類に関するデータはそのまま残ってしまうので、あら
ためて当該上位階層の分類を指定してデータを削除しな
ければならず、操作性の改善が強く望まれていた。

【０００６】本発明は上記した問題点に鑑み、文書管理
装置において、階層的に管理された分類の一部を削除す
る際の操作性を向上させる事を目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は上記問題点を解
決するために、文書データを記憶する文書記憶手段と、
文書記憶手段に記憶された文書データを管理するための
分類を階層的に管理する分類管理テーブルと、分類管理
テーブル内で管理されている分類を指定する分類指定手
段と、分類指定手段によって指定される分類を分類管理
テーブルから削除するとともに、分類指定手段によって
指定された分類が属する上位階層の分類に、該指定され
た分類以外に従属する分類が存在しなければ、当該上位
階層の分類を分類管理テーブルから削除する分類削除手
段とを有する。

【０００８】

【作用】本発明は上記した手段により、指定された分類
を削除する際に、その分類が属する上位階層の分類に、
指定された分類以外に従属する分類が存在しなければ、
該上位階層の分類を削除する。

【０００９】

【実施例】以下、本発明の係わる実施例について説明す
る。

【００１０】図１は、本発明の第一の実施例における文
書管理装置のブロック図であって、１は装置の制御及び
データ処理を行う中央演算処理装置（以下、ＣＰＵとい
う）、２はプログラム等を記憶する読みだし専用メモリ
（以下、ＲＯＭという）である。ＣＰＵ１はＲＯＭ２内
のプログラムに従って動作する。３は様々なデータを記
憶するランダムアクセスメモリ（以下、ＲＡＭとい
う）、４はキーボードやマウス等の入力部、５は文書デ
ータを記憶する光磁気ディスク等の大量記憶媒体により
文書データを記憶する大容量記憶装置、６は表示装置、
７はプリンタ、８は画像入力機である。

【００１１】大容量記憶装置５に記憶される文書データ
は、分類名を付して管理される。本実施例では、その管
理方法として、分類を複数階層化して管理する方法（ツ
リー型という）を用いている。ツリー型においては、大
分類・中分類・小分類の３階層が設けられ、表示装置６
には図２に示すようなツリー構造が表示される。

【００１２】大容量記憶装置５は、その初期化時に図３
に示すように、分類を管理するためのノードデータを記
憶するデータベース管理領域２２と、文書データを記憶
する文書記憶領域２３が設定される。文書記憶領域２３
内には、文書管理テーブル２４と、文書データ記憶部２
５が設けられる。

【００１３】データベース管理領域２２内には、分類毎
に図４に示すようなノードデータが設けられる。又、文
書管理テーブル２４内には図５に示すように文書ごとに
文書管理データが設けられ、文書管理データ中のポイン
タによって、文書データ記憶部２５内の文書データを特
定する。

【００１４】ノードデータは、ノードｉｄ・親ノードｉ
ｄ・第１子ノードｉｄ・兄ノードｉｄ・弟ノードｉｄ・
ノード名（分類名）からなり、ノードｉｄは、ボックス
の作成順にシリアル番号が自動的に付与され、親ノード
ｉｄはそのノードの属する上位階層のノードのノードｉ
ｄとなる。又、第１子ノードｉｄには、そのノードに属
する下位階層のノードの内、最初に登録されたノードの
ノードｉｄが記憶される。兄ノードｉｄと弟ノードｉｄ
は、同じノードに属するノードの内、そのノードの直前
に登録されたノードと直後に登録されたノードのノード
ｉｄが記憶され、最初に登録されたノードについては、
兄ノードｉｄが「０」、又、最後に登録されたノードに
ついては、弟ノードｉｄが「０」となる。但し、最下位
階層のノード（小分類）のノードデータ中においては、
その第１子ノードｉｄには、そのノードに属する文書の
内、最初に登録された文書の文書ｉｄが記憶される。

【００１５】文書管理データは、文書ｉｄ・親ノードｉ
ｄ・兄文書ｉｄ・弟文書ｉｄ・文書名・文書データへの
ポインタからなり、文書ｉｄは、文書の登録順にシリア
ル番号が自動的に付与される。この文書ｉｄは、例えば
バイトの特定ビットをノードｉｄと異ならせる等してノ
ードｉｄと区別される。親ノードｉｄにはその文書が属
するボックスのノードｉｄが、兄文書ｉｄにはその文書
と同じボックスに属し、かつ、その文書の直前に登録さ
れた文書の文書ｉｄが、又、弟文書ｉｄにはその文書と
同じボックスに属し、かつ、その文書の直後に登録され
た文書の文書ｉｄが記憶される。ただし、その文書がボ
ックスに対して最初に登録されたものである場合にはそ
の文書管理データ中の兄文書ｉｄは「０」となり、最後
に登録されたものである場合にはその文書管理データ中
の弟文書ｉｄは「０」となる。

【００１６】図２に示すツリー３２の場合には、そのデ
ータベース管理領域２２内は図６に示すようになる。図
６において、ノードデータ７１は、図２のノード３２−
１に対応する。以下、ノードデータ７２はノード３２−
２に、ノードデータ７３はノード３２−４に、ノードデ
ータ７４はノード３２−５に、ノードデータ７５はノー
ド３２−３に、ノードデータ７６はノード３２−６にそ
れぞれ対応する。例えば、ノード３２−２の「技術報告
書」の場合には、それに対応したノードデータ７２は、
ノードｉｄは「６」，親ノードｉｄは「５」（ノードデ
ータ７１，ノード３２−１），第１子ノードｉｄ「７」
（ノードデータ７３，ノード３２−４），兄ノードｉｄ
は「０」，弟ノードｉｄは「９」（ノードデータ７５，
ノード３２−３）となる。

【００１７】以上のように構成された第一の実施例の文
書管理装置について、以下、その動作を図８から図２０
のフローチャートを用いて説明する。２．大分類・中分
類・小分類の登録（ツリー型の場合）ＣＰＵ１は、ステ
ップ１１において入力部４から分類を追加する旨の指示
を受けると、ステップ１２において、その指示内容を判
断し、指示に応じた処理を行う。

【００１８】ステップ１１における指示内容が大分類を
追加する旨であった場合、先ず、ＣＰＵ１はステップ２
１においてデータベース管理領域２２に大分類のノード
データを追加する。この時、追加されたノードデータの
ノードｉｄには、そのノードデータの直前に登録された
ノードデータのノードｉｄの次の値が設定され、親ノー
ドｉｄ、第１子ノードｉｄ、兄ノードｉｄ、弟ノードｉ
ｄは、いづれも「０」と設定され、ノード名には「ＮＵ
ＬＬ」（なにも設定されていないことを示す）が設定さ
れる。（以下、データベース管理領域内２２にノードデ
ータが追加される場合には、常にステップ２２の場合と
同様の設定がなされるものとして説明を省略する）次に
ＣＰＵ１は、ステップ２２及びステップ２３においてデ
ータベース管理領域２２内で設定済みの大分類のノード
データを検索して（親ノードｉｄが「０」であるノード
データ）ノードデータの弟ノードｉｄが「０」でのもの
を探し、ステップ２４及びステップ２５の処理を行う。
ステップ２４では、ステップ２３の条件に該当したノー
ドデータの弟ノードｉｄの値を、ステップ２１で追加し
た大分類のノードデータのノードｉｄの値に変更し、ス
テップ２５では、ステップ２１で追加した大分類のノー
ドデータの兄ノードｉｄの値を、ステップ２３の条件に
該当したノードデータのノードｉｄの値に変更する。こ
こでＣＰＵ１は、ステップ２６において表示装置６に大
分類名の入力画面を表示させ（図示せず）、ステップ２
７で大分類名の入力を受けると、ステップ２８におい
て、ステップ２２で追加した大分類のノードデータのノ
ード名に、ステップ２７で入力された大分類名の設定す
る。

【００１９】大分類の設定に続いてそれに属する中分類
の設定が行われる。先ず、ＣＰＵ１はステップ３１にお
いて、データベース管理領域２２に、中分類のノードデ
ータを追加する。そして、ステップ３２において、ステ
ップ２１で追加した大分類（追加した中分類が属する大
分類）のノードデータの第１子ノードｉｄの値を、ステ
ップ３１で追加した中分類のノードデータのノードｉｄ
の値に変更し、ステップ３３において、ステップ３１で
追加した中分類のノードデータの親ノードｉｄの値を、
ステップ２１で追加した大分類のノードデータのノード
ｉｄの値に変更する。ここでＣＰＵ１は、ステップ３４
で表示装置６に中分類名の入力画面を表示させ（図示せ
ず）、ステップ３５において入力部４から中分類名の入
力を受けると、ステップ３６において、ステップ３１で
追加した中分類のノードデータのノード名に、ステップ
３５で入力された中分類名を設定する。

【００２０】大分類・中分類の設定に続いて小分類の設
定が行われる。先ず、ＣＰＵ１はステップ４１におい
て、データベース管理領域２２に、小分類のノードデー
タを追加する。そして、ステップ４２において、ステッ
プ３１で追加した中分類（追加した小分類が属する中分
類）のノードデータの第１子ノードｉｄの値を、ステッ
プ４１で追加した小分類のノードデータのノードｉｄの
値に変更し、ステップ４３において、ステップ４１で追
加した小分類のノードデータの親ノードｉｄの値を、ス
テップ３１で追加した中分類のノードデータのノードｉ
ｄの値に変更する。ここでＣＰＵ１は、ステップ４４で
表示装置６に小分類名の入力画面を表示させ（図示せ
ず）、ステップ４５において入力部４から小分類名の入
力を受けると、ステップ４６において、ステップ４１で
追加した小分類のノードデータのノード名に、ステップ
４５で入力された小分類名を設定する。以上のようにし
て大分類・中分類・小分類の追加設定が終わると、ＣＰ
Ｕ１はステップ４７においてデータベース管理領域２２
内のデータに基づいて、表示装置６に分類の階層構造を
示すツリー構造を表示させる。

【００２１】上記説明では、データベース管理領域２２
内には既に何らかの大分類・中分類・小分類が設定され
ている場合を前提としたが、データベース管理領域２２
内に何も設定されてなく、全く新規に大分類以下を登録
する場合の処理については、ここでは説明を省略する。

【００２２】ステップ１１における指示内容が中分類を
追加する旨であった場合、ステップ５１からステップ６
７の処理が行われる。先ず、ＣＰＵ１は、ステップ５１
において、中分類を追加する大分類のノードｉｄ（入力
部４から指定される）を取得する。そして、ステップ５
２において、データベース管理領域２２に、中分類のノ
ードデータを追加する。次にＣＰＵ１は、ステップ５３
において、ステップ５２で追加したノードデータの親ノ
ードｉｄの値に、ステップ５１で取得したノードｉｄの
値を設定する。そして、ステップ５４において、データ
ベース管理領域２２内に既に登録されていた中分類のノ
ードデータを検索し、弟ノードｉｄが「０」のものを探
した後、ステップ５６及びステップ５７の処理を行う。
ステップ５６では、ステップ５５の条件に該当したノー
ドデータの弟ノードｉｄの値を、ステップ５２で追加し
た中分類のノードデータのノードｉｄの値に変更し、ス
テップ５７では、ステップ５４で追加した中分類のノー
ドデータの兄ノードｉｄの値を、ステップ５５の条件に
該当したノードデータのノードｉｄの値に変更する。こ
こでＣＰＵ１は、ステップ５８において表示装置６に中
分類名の入力画面を表示させ（図示せず）、ステップ５
９で中分類名の入力を受けると、ステップ６０におい
て、ステップ５２で追加した中分類のノードデータのノ
ード名に、ステップ５９で入力された中分類名を設定す
る。中分類の設定が終わると、ステップ６１以下の処理
により小分類の設定が行われるが、これは、上述したス
テップ４１からステップ４７と同様であるので、ここで
は説明を省略する。

【００２３】ステップ１１における指示内容が小分類を
追加する旨であった場合、ステップ７１からステップ８
１の処理が行われる。先ず、ＣＰＵ１は、ステップ７１
において、小分類を追加する中分類のノードｉｄ（入力
部４から指定される）を取得する。そして、ステップ７
２において、データベース管理領域２２に小分類のノー
ドデータを追加する。次にＣＰＵ１は、ステップ７３に
おいて、ステップ７２で追加したノードデータの親ノー
ドｉｄの値に、ステップ７１で取得したノードｉｄの値
を設定する。そして、ステップ７４において、データベ
ース管理領域２２内に、ステップ７１で指定された中分
類の下位分類として設定済みの小分類のノードデータ
（親ノードｉｄが、ステップ７１で設定されたノードｉ
ｄの値と等しいノードデータ）を検索する。その結果、
検索したノードデータの弟ノードｉｄが「０」であった
ならば、ステップ７６及びステップ７７の処理を行う。
ステップ７６では、ステップ７５の条件に該当したノー
ドデータの弟ノードｉｄの値を、ステップ７２で追加し
た小分類のノードデータのノードｉｄの値に変更し、ス
テップ７７では、ステップ７４で追加した小分類のノー
ドデータの兄ノードｉｄの値を、ステップ７５の条件に
該当したノードデータのノードｉｄの値に変更する。こ
こでＣＰＵ１は、ステップ７８において表示装置６に小
分類名の入力画面を表示させ（図示せず）、ステップ７
９で小分類名の入力を受けると、ステップ８０におい
て、ステップ７２で追加した小分類のノードデータのノ
ード名に、ステップ７９で入力された小分類名を設定す
る。以上のようにして小分類が追加された後、ＣＰＵ１
はステップ８１において、表示装置６にツリー構造を表
示させる。

【００２４】図２に示したツリー構造を有するデータ
（図６）に、大分類を追加した場合、データベース管理
領域２２には、図２１に示すようにノードデータ８１、
ノードデータ８２、ノードデータ８３が追加される。図
２１からも明らかなように、追加されたノードデータの
ノードｉｄには、追加する直前のノードデータ（ノード
データ７６）のノードｉｄ「１０」に続くシリアル番号
「１１」「１２」「１３」が与えられる。又、ノードデ
ータ８１において第１子ノードｉｄには、ノードデータ
８２のノードｉｄが（ステップ３２）、兄ノードｉｄに
は、ノードデータ７１のノードｉｄが（ステップ２５）
設定される。ノードデータ８１の追加によって、ノード
データ７１の弟ノードｉｄが「０」から、ノードデータ
８１のノードｉｄ「１１」に変更される（ステップ２
４）。ノードデータ８２においては、その親ノードｉｄ
にノードデータ８１のノードｉｄ「１１」が（ステップ
３３）、第１子ノードｉｄにはノードデータ８３のノー
ドｉｄ「１３」が（ステップ４２）設定される。ノード
データ８３においては、その親ノードｉｄにノードデー
タ８２のノードｉｄ「１２」が設定される（ステップ４
３）。

【００２５】以上、データベースタイプごとの分類の登
録処理について説明を行ったが、設定されたデータベー
スに対して、文書を登録する処理について説明を行う。

【００２６】ＣＰＵ１は、ステップ１１１において、入
力部４からの大分類名・中分類名・小分類名・文書名の
入力及び画像入力機８からの文書データの入力を受ける
と、ステップ１１２・ステップ１１３において、ステッ
プ１１１で入力された大分類名に該当するノードデータ
の第１子ノードｉｄが指すノードデータのノード名が、
ステップ１１１で入力された中分類名であるかどうかを
調べる。ここで、ノード名がその中分類名に等しければ
処理はステップ１１６へと移行し、異なっていれば、ス
テップ１１４・ステップ１１５において、前段のステッ
プで調べたノードデータ中の弟ノードｉｄが指すノード
データを調べ、そのノード名がステップ１１１で入力さ
れた中分類名に等しければ、ステップ１１６の処理へと
移行する。ステップ１１３か又はステップ１１５で、ス
テップ１１１で入力された中分類名に等しいノード名の
ノードデータが見つかると、ステップ１１６・ステップ
１１７・ステップ１１８・ステップ１１９において、ス
テップ１１２からステップ１１５と同様にして、ステッ
プ１１１で入力された小分類名に等しいノード名のノー
ドデータが検索される。ステップ１１７又はステップ１
１９で該当するノードデータが見つかると、ＣＰＵ１
は、ステップ１２０において、新たな文書管理データ
を、文書管理テーブル２４内に追加する。この場合、文
書ｉｄには直前に登録された文書の文書ｉｄの次の値
が、親ノードｉｄ・兄ノードｉｄ・弟ノードｉｄには
「０」が、又、文書名にはステップ１１１で入力された
文書名がそれぞれ設定される。（文書管理テーブル２４
内に文書管理データが追加される場合、文書ｉｄ等の値
は常に上記した場合と同様の設定がなされるものとし、
以下この説明は省略する）ここで、ＣＰＵ１は、ステッ
プ１２１において、ステップ１１７又はステップ１１９
の条件に該当したノードデータの第１子ノードｉｄが
「０」であるかどうかを調べ、「０」であれば、ステッ
プ１２２において、その第１子ノードｉｄを、ステップ
１２０で追加した文書管理データの文書ｉｄの値に変更
する。又、当該第１子ノードｉｄの値が「０」でなけれ
ば、ステップ１２３において、親ノードｉｄがステップ
１１７又はステップ１１９の条件に該当するノードデー
タのノードｉｄに等しいノードデータを検索し、ステッ
プ１２４において、そのノードデータの弟文書ｉｄが
「０」であるかどうかを調べる。ステップ１２４の条件
に該当する文書管理データが見つかると、ステップ１２
５・ステップ１２６の処理を行う。ステップ１２５で
は、ステップ１２４の条件に該当した文書管理データ中
の弟文書ｉｄを、ステップ１２０で追加した文書管理デ
ータの文書ｉｄの値に変更し、ステップ１２６では、ス
テップ１２０で追加した文書管理データの兄文書ｉｄ
を、ステップ１２４の条件に該当した文書管理データの
文書ｉｄの値に変更する。

【００２７】ステップ１２２、又は、ステップ１２３か
らステップ１２６の処理を行った後、ＣＰＵ１は、ステ
ップ１２７において、ステップ１２０で追加した文書管
理データの親ノードｉｄを、ステップ１１７又はステッ
プ１１９の条件に該当したノードデータ（新規に登録さ
れる文書が属する小分類）のノードｉｄの値に変更す
る。その後、ＣＰＵ１は、ステップ１２８において、ス
テップ１１１で入力された画像データを大容量記憶装置
５内の文書データ記憶部２５内に書き込み、ステップ１
２９において、その記憶アドレスを文書管理データ中に
ポインタとして設定する。

【００２８】以上説明したような分類の階層構造によ
り、大分類名・中分類名・小分類名によって文書を検索
することができる。

【００２９】ここで、一旦作成されたツリーの一部を削
除する（分類を削除する）処理について説明する。

【００３０】先ずＣＰＵ１は、ステップ２０１において
入力部４から分類削除の指示を受けると、ステップ２０
２において、データベース管理領域２２内のデータに従
って表示装置６にツリーを表示させる。この時ＣＰＵ１
は、ＲＡＭ３内に図７に示すようなツリー表示用テーブ
ル１０１と削除データテーブル１０２を設定する。ツリ
ー表示用テーブル１０１には、表示すべき各分類に対応
するノードデータのノードｉｄと、分類の表示位置を関
連付けて記憶させる。又、削除データテーブル１０２に
は、入力部４からの指示に基づき、削除すべき分類（ノ
ードデータ）のノードｉｄを記憶させる。次に、ステッ
プ２０３において入力部４から削除する分類名の指定が
あると（入力部４から表示装置６に表示された分類が直
接指定され、ＣＰＵ１は、ツリー表示用テーブル１０１
を参照して、指定された位置に該当する分類に対応する
ノードデータのノードｉｄを取得する）、ステップ２０
４・ステップ２０６において、指定された分類名（つま
りノードデータ）が大分類であるか、中分類であるか、
又、小分類であるかを調べる。ステップ２０４では、ス
テップ２０３で指定されたノードデータの親ノードｉｄ
が「０」であるかどうかを調べ、「０」であればそのノ
ードデータは大分類のノードデータであると判断してス
テップ２０５の処理を行う。又、ステップ２０６では、
ステップ２０３で指定されたノードデータの第１子ノー
ドｉｄが調べられ、それが文書ｉｄであればそのノード
データは小分類のノードデータであると判断してステッ
プ２０８の処理を行い、文書ｉｄではなければそのノー
ドデータは中分類のノードデータであると判断してステ
ップ２０７の処理を行う。ステップ２０５、ステップ２
０７、又はステップ２０８の処理によって、ノードデー
タの削除処理が行われた後、ＣＰＵ１は、ステップ２０
９において変更されたデータベース管理領域２２内のノ
ードデータに従って、表示装置６にツリーを再表示させ
る。

【００３１】以下、ステップ２０３で指定された分類が
大分類であった場合の処理（ステップ２０５）につい
て、図１８のフローチャートを用いて説明する。

【００３２】先ず、ＣＰＵ１は、ステップ２１１におい
て、ステップ２０３で指定されたノードデータのノード
ｉｄを、削除データテーブル１０２に登録する。次にス
テップ２１２において、ステップ２１１で登録したノー
ドｉｄに対応するノードデータに属する全てのノードデ
ータのノードｉｄを削除データテーブル１０２に登録す
る（ステップ２１２において登録するノードデータは、
ステップ２０３で指定されたノードデータから、その第
１子ノードｉｄや弟ノードｉｄを順次たどることにより
どのノードデータが対象となるかがわかる）。その後、
ＣＰＵ１は、ステップ２１３において削除データテーブ
ル１０２とツリー表示テーブル１０１を参照して、表示
装置６に表示しているツリーの中で、削除の対象となる
分類を反転表示する。更にＣＰＵ１は、ステップ２１４
において削除データテーブル１０２内にノードｉｄが登
録されているノードデータの内、小分類に該当するノー
ドデータの文書ｉｄを調べ、当該ノードデータに属する
文書データ登録されていれば、ステップ２１５において
表示装置６に「文書が登録されているので、分類を削除
できない」旨の警告を表示する。又、当該ノードデータ
に文書データが登録されていなければ、ステップ２１６
において表示装置６に「指定した大分類以下の全ての分
類が削除される」旨の警告を表示した後、ステップ２１
７において入力部４から確認の入力があれば、ステップ
２１８において削除データテーブル１０２内に登録され
ているノードｉｄに該当するノードデータをデータベー
ス管理領域２２から削除する。ノードデータの削除後、
ＣＰＵ１は、ステップ２１９において、ノードデータを
削除することによって兄ノード・弟ノードｉｄ等削除さ
れなかったノードデータを変更する必要がある部分につ
いて変更を行い（例えば、複数の大分類があった場合、
ある大分類を削除するとそれまでの兄・弟の関係を変更
する必要が生じる）、大分類の削除処理は終了する。

【００３３】次に、ステップ２０３で指定された分類が
中分類であった場合の処理（ステップ２０７）につい
て、図１９のフローチャートを用いて説明する。

【００３４】先ずＣＰＵ１は、ステップ２２１におい
て、ステップ２０３で指定されたノードデータのノード
ｉｄを、削除データテーブル１０２に登録する。そし
て、ステップ２２２において、ステップ２２１でノード
ｉｄを登録したノードデータの兄ノードｉｄと弟ノード
ｉｄを調べ、どちらの値も「０」であった場合にのみ
（同じ大分類に属する中分類が他に存在しない場合）ス
テップ２２３の処理を行う。ステップ２２３ではステッ
プ２２１で登録したノードｉｄに対応したノードデータ
の親ノードｉｄを削除データテーブル１０２に登録す
る。その後、ステップ２２４からステップ２２６の処理
を行って、ステップ２２１で登録されたノードデータ
（中分類）に属する全てのノードデータのノードｉｄ
を、削除データテーブル１０２に登録する。ステップ２
２４では、ステップ２２１で登録したノードｉｄに対応
するノードデータの第１子ノードｉｄの値を削除データ
テーブル１０２に登録する。そして、ステップ２２５で
は、前段のステップ（ステップ２２４又はステップ２２
６）で登録したノードｉｄ（第１子ノードｉｄ又は弟ノ
ードｉｄ）に対応したノードデータの弟ノードｉｄを調
べ、その値が「０」でなければ、ステップ２２６でその
弟ノードｉｄの値を削除データテーブル１０２に登録す
る。

【００３５】削除データテーブル１０２への登録が終了
すると、ＣＰＵ１はステップ２２７において、削除デー
タテーブル１０２に登録されている全てのノードｉｄに
対応する分類（ノード）について、表示装置６に表示さ
れている分類名を反転表示させる。更にＣＰＵ１は、ス
テップ２２８において削除データテーブル１０２内にノ
ードｉｄが登録されているノードデータの内、小分類に
該当するノードデータの文書ｉｄを調べ、当該ノードデ
ータに属する文書データ登録されていれば、ステップ２
２９において表示装置６に「文書が登録されているの
で、分類を削除できない」旨の警告を表示する。又、当
該ノードデータに文書データが登録されていなければ、
ステップ２３０において表示装置６に「大分類・小分類
も削除される」旨の警告を表示した後、ステップ２３１
において入力部４から確認の入力があれば、ステップ２
３２において削除データテーブル１０２内に登録されて
いるノードｉｄに該当するノードデータをデータベース
管理領域２２から削除する。ノードデータの削除後、Ｃ
ＰＵ１は、ステップ２３２においてノードデータを削除
することによって、兄ノード・弟ノードｉｄ等、削除さ
れなかったノードデータを変更する必要がある部分につ
いて変更を行い、中分類の削除処理は終了する。

【００３６】最後に、ステップ２０３で指定された分類
が小分類であった場合の処理について、図２０のフロー
チャートを用いて説明する。

【００３７】先ずステップ２４１において、ＣＰＵ１は
ステップ２０３で指定されたノードデータのノードｉｄ
を削除データテーブル１０２に登録する。次に、ステッ
プ２４２において前段のステップ（ステップ２４１又は
ステップ２４３）で登録したノードｉｄが指すノードデ
ータの兄ノードｉｄと弟ノードｉｄを調べ、どちらの値
も「０」であった場合にのみ、ステップ２４３におい
て、ステップ２４２で調べたノードデータの親ノードｉ
ｄの値を削除データテーブル１０２に登録する。そし
て、ステップ２４２の条件に該当しない場合には、ステ
ップ２４４において、削除データテーブル１０２内に登
録されている全てのノードｉｄに対応する分類につい
て、表示装置６に表示されている分類名を反転表示させ
る。ステップ２０３で指定された分類に兄分類や弟分類
が存在すればステップ２４３の処理は行われず、その分
類が属する中分類に兄分類や弟分類が存在すればステッ
プ２４３の処理は１回行われ、又、その中分類が属する
大分類に兄分類や弟分類が存在すればステップ２４３の
処理は更にもう１回行われる。

【００３８】ステップ２４４の処理の後、ＣＰＵ１はス
テップ２４５において、ステップ２０３で指定された分
類のノードデータの文書ｉｄが「０」（その分類に文書
が登録されていない）であるかどうかを調べ、「０」で
なければステップ２４６において、表示装置６に「文書
が登録されているので、分類を削除できない」旨の警告
を表示する。文書ｉｄが「０」であれば、ステップ２４
７において、「大分類や中分類も削除される」旨の警告
を表示装置６に表示した後、ステップ２４８において、
入力部４からの確認の入力があれば、ステップ２４９に
おいて、削除データテーブル１０２内に登録されている
ノードｉｄに該当するノードデータをデータベース管理
領域２２から削除する。ノードデータの削除後、ＣＰＵ
１は、ステップ２４８においてノードデータを削除する
ことによって、兄ノード・弟ノードｉｄ等、削除されな
かったノードデータを変更する必要がある部分について
変更を行い、小分類の削除処理は終了する。

【００３９】図２及び図６に示すようなデータから、ノ
ード３２−６（社外研修）を指定した場合、ノード３２
−３（出張報告書）とノード３２−６が反転表示される
とともに、ノード３２−６に文書データが登録されてい
なければ、これらのノードデータはデータベース管理領
域２２から削除される。そして、ノード３２−２（技術
報告書）のノードデータ７２の弟ノードｉｄの値
（「９」）が「０」に変更される。

【００４０】以上のように本実施例では、階層的に管理
された分類名の一部を削除する場合、その分類に属する
下位階層の分類も削除するとともに、指定された分類が
削除されることによって下位階層を失ってしまうような
上位階層の分類も同時に削除するため、分類の変更を行
う際に、削除する必要のある分類をいちいち全て指定す
る必要がなく、効率的な作業を行うことができる。又、
直接指定した分類だけでなく、結果的に削除される全て
の分類について、表示されたツリー構造中の表示を変化
させるため、作業者は実際にどの分類が削除されるのか
を視覚的に捕えることができ、操作ミスも少なくなる。

【００４１】尚、本実施例における分類の削除処理で
の、処理対象の決定方法、及び処理対象の反転表示は、
文書の検索の際の分類指定にも応用可能である。

【００４２】

【発明の効果】本発明は、文書データを記憶する文書記
憶手段と、文書記憶手段に記憶された文書データを管理
するための分類を階層的に管理する分類管理テーブル
と、分類管理テーブル内で管理されている分類を指定す
る分類指定手段と、分類指定手段によって指定される分
類を分類管理テーブルから削除するとともに、分類指定
手段によって指定された分類が属する上位階層の分類
に、該指定された分類以外に従属する分類が存在しなけ
れば、当該上位階層の分類を分類管理テーブルから削除
する分類削除手段とを有するため、分類の変更を行う際
に、削除する必要のある分類をいちいち全て指定する必
要がなく、効率的な作業を行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例における文書管理装置のブロ
ック図

【図２】同実施例におけるツリー構造のの表示例を示す
図

【図３】同実施例における大容量記憶装置５内でのデー
タ構成の説明図

【図４】同実施例におけるノードデータのデータ構成図

【図５】同実施例における文書管理テーブルと文書デー
タ記憶部内のデータ成図

【図６】同実施例におけるツリー型データの説明図

【図７】同実施例におけるＲＡＭ３内のデータの説明図

【図８】同実施例におけるツリー作成処理のフローチャ
ート

【図９】同実施例におけるツリー作成処理のフローチャ
ート

【図１０】同実施例におけるツリー作成処理のフローチ
ャート

【図１１】同実施例におけるツリー作成処理のフローチ
ャート

【図１２】同実施例におけるツリー作成処理のフローチ
ャート

【図１３】同実施例におけるツリー作成処理のフローチ
ャート

【図１４】同実施例におけるツリー作成処理のフローチ
ャート

【図１５】同実施例における文書登録処理のフローチャ
ート

【図１６】同実施例における文書登録処理のフローチャ
ート

【図１７】同実施例における分類削除処理のフローチャ
ート

【図１８】同実施例における分類削除処理のフローチャ
ート

【図１９】同実施例における分類削除処理のフローチャ
ート

【図２０】同実施例における分類削除処理のフローチャ
ート

【図２１】同実施例におけるツリー作成処理の説明図

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ ＲＯＭ ３ ＲＡＭ ４ 入力部 ５ 大容量記憶装置 ６ 表示装置 ７ プリンタ ８ 画像入力装置

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書データを記憶する文書記憶手段と、前
   記文書記憶手段に記憶された文書データを管理するため
   の分類を階層的に管理する分類管理テーブルと、前記分
   類管理テーブル内で管理されている分類を指定する分類
   指定手段と、前記分類指定手段によって指定される分類
   を前記分類管理テーブルから削除する分類削除手段とを
   有し、前記分類削除手段は、前記分類指定手段によって
   指定された分類が属する上位階層の分類に、該指定され
   た分類以外に従属する分類が存在しなければ、当該上位
   階層の分類を前記分類管理テーブルから削除することを
   特徴とする文書管理装置。