JPH05167761A - ファクシミリ受信通知システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ファクシミリ受信通知システムにおいてファ
クシミリ装置から離れた場所でファクシミリ文書を受信
したことを確認できる。 【構成】 情報処理装置１、ファクシミリ装置３、通知
情報ファイル部２、多機能電話機４、構内電子交換機５
から構成され、情報処理装置１にはファクシミリ制御手
段１１、数字識別手段１２、受信通知手段１３、通知情
報登録手段１４、時刻手段１５を備え、構内電子交換機
５に制御情報管理手段５１を備え、多機能電話機４にフ
ァンクションキー４１と数字キー４３を備え、ファクシ
ミリ装置３には装置管理手段３１を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ファクシミリ受信通知
システムに関し、特に構内電子交換機に収容された多機
能電話機と、ファクシミリ装置と、情報処理装置を組合
わせたファクシミリ受信通知システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種のファクシミリ受信システ
ムでは、ファクシミリ装置側にいる人が、受信したファ
クシミリ文書に記入されている受信者名を見て受信者に
渡したり、受信者がファクシミリ装置の場所まで行き、
ファクシミリ文書があるかどうか確認していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来のファク
シミリ受信システムは、ファクシミリ装置の場所まで行
かなくては、ファクシミリ文書が受信しているかどうか
わからないという問題点があった。

【０００４】本発明の目的はファクシミリ装置から離れ
た場所でファクシミリ文書を受信したことを確認できる
ファクシミリ受信通知システムを提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明のファクシミリ受
信通知システムは多機能電話機とファクシミリ装置を接
続した構内電子交換機と情報処理装置とを組合わせた情
報通信システムにおいて、構内電子交換機内には、構内
電子交換機と多機能電話機間の入出力制御を情報処理装
置に解放する制御情報管理手段を設け、ファクシミリ装
置内には、受信した文書データ中の受信者識別イメージ
情報と発信者イメージ情報を含んだイメージ情報を前記
情報処理装置に転送する装置管理手段を設け、前記情報
処理装置内には、ファクシミリ受信通知に必要な受信者
情報と受信者不在の場合の複数の転送者情報と発信者情
報を通知情報ファイル部に登録する通知情報登録手段
と、前記ファクシミリ装置からの前記イメージ情報を受
け取るファクシミリ制御手段と、当該イメージ情報から
の前記受信者識別イメージ情報と前記発信者識別イメー
ジ情報を数値データである受信者番号と発信者番号に変
換する数字識別手段と、前記受信者番号と前記発信者番
号をそれぞれキーとして、前記通知情報ファイル部から
受信者情報あるいは受信者不在の場合には複数の転送者
情報と発信者情報を前記構内電子交換機内の制御情報管
理手段を経由し前記多機能電話機に通知する受信通知手
段と、ファクシミリ受信通知時に必要となる現在時刻を
提供する時刻手段とを設けている。

【０００６】

【実施例】次に本発明について図面を参照して説明す
る。

【０００７】図１は、本発明の一実施例のファクシミリ
受信通知システムの構成図である。

【０００８】本ファクシミリ受信通知システムは、情報
処理装置１と、通知情報ファイル部２と、ファクシミリ
装置３と、多機能電話機４と、構内電子交換機５から構
成されている。

【０００９】情報処理装置１は、ファクシミリ装置３か
らイメージ情報を受信するファクシミリ制御手段１１
と、送られてきたイメージ情報から受信者番号および発
信者番号の数字を認識する数字識別手段１２と、受信者
番号と発信者番号をキーにして、通知情報ファイル部２
から受信者情報と発信者情報を取り出し、受信者情報内
に指定されている多機能電話機４にファクシミリ文書を
受信したことを通知する受信通知手段１３と、現在の時
刻を提供する時刻手段１５と通知情報ファイル部２にフ
ァクシミリ受信通知に必要な情報の登録を行う通知情報
登録手段１４とから構成されている。

【００１０】通知情報ファイル部２は、情報処理装置１
に接続される外部記憶装置上に設けられており、受信者
を識別する情報とファクシミリ文書を受信したことを通
知すべき受信者に対応し、スケジュールされた多機能電
話機４の内線番号と通知すべき第１受信者が不在の時に
転送する不在時転送受信者番号と同時通知者番号を格納
する受信者情報ファイル２１と発信者を識別する情報を
格納する発信者情報ファイル２２と、受信したファクシ
ミリ文書のイメージ情報から、受信者番号と発信者番号
の数字を識別する情報を格納する数字文字情報ファイル
２３と、ファクシミリ文書を受信したことを通知すべき
受信者に対応した多機能電話機４が使用中の場合に通知
情報を格納する通知保留情報ファイル２４とから構成さ
れる。

【００１１】ファクシミリ装置３は、受信ファクシミリ
文書データ中の受信者識別イメージ情報と発信者識別イ
メージ情報を含んだ文書送付用紙イメージ情報を情報処
理装置１に転送する装置管理手段３１を備えている。

【００１２】構内電子交換機５は、多機能電話機４の制
御、情報処理装置１との会話などを行う制御情報管理手
段５１を含む構内電子交換機であり複数の多機能電話機
を接続できる。

【００１３】図２は、通知情報ファイル部２の内容を説
明したものである。受信者情報ファイル２１は、受信者
番号と受信者名とファクシミリ文書を受信したことを通
知する多機能電話機４の内線番号と第１受信者が不在の
時に転送する不在時転送受信者番号と同時通知者番号を
１エントリとして複数エントリできるようになってい
る。

【００１４】通知する多機能電話機４の内線番号は、図
２に示すように時間指定で登録することができる。

【００１５】発信者情報ファイル２２は、発信者番号と
発信者名を１エントリとして、複数エントリを登録でき
る。

【００１６】数字文字情報ファイル２３は、文書送付用
紙の認識すべき文字の先頭文字位置と文字数を１エント
リとして受信者用と発信者用で２エントリを登録できる
ようになっている。

【００１７】受信者情報ファイル２１と、発信者情報フ
ァイル２２と、数字文字情報ファイル２３には、あらか
じめ各情報を登録しておく。

【００１８】通知保留情報ファイル２４は、多機能電話
機４が使用中でファクシミリ文書の受信通知ができない
ときに通知情報を一時格納しておくものである。

【００１９】次にファクシミリ受信通知システムの動作
について説明する。

【００２０】専用の文書送付用紙に、受信者番号と発信
者番号を記入し送付文書の先頭に付加してファクシミリ
装置で文書を送信すると、ファクシミリ装置３に受信し
た文書は、先頭の文書送付用紙のイメージ情報を装置管
理手段３１からファクシミリ制御手段１１を介して数字
識別手段１２に送る。ファクシミリ装置３には、先頭の
文書より順次出力されている。

【００２１】数字識別手段１２では、数字文字情報ファ
イル２３の情報にもとづいて文書送付用紙のイメージ情
報から受信者番号と発信者番号を認識する。受信通知手
段１３は、発信者番号をもとにして発信者情報ファイル
２２から発信者名を検索し、受信者番号をもとにして受
信者情報ファイル２１から受信者名を検索する。続いて
受信者名に対応した内線番号（１）、内線番号（２）、
不在時転送受信者番号の登録状況を確認し、内線番号
（２）、不在時転送受信者番号に何も登録されていない
場合は、内線番号（１）に登録されている内線番号の多
機能電話機４に通知する。内線番号（２）に内線番号と
時間が登録されている場合は、時刻手段１５より現在時
刻を取得し、取得した時刻が登録されている時刻の範囲
内であれば該当する内線番号の多機能電話機４に通知す
る。取得した時刻が登録されている範囲外であれば内線
番号（１）の内線番号に通知する。

【００２２】不在時転送受信者番号に受信者番号と時間
が登録されている場合は、時刻手段１５より現在時刻を
取得し、取得した時刻が登録されている時刻の範囲内で
あれば、受信者情報ファイル２１内に登録されている該
当する受信者番号をキーとして再度、内線番号（１）、
内線番号（２）、不在時転送受信者番号の登録状況を調
べ該当する内線番号の多機能電話機４に通知し、同時通
知者番号に受信者番号が登録されている場合は、不在時
転送者受信者に対し同時通知者番号に対応する同時通知
者も通知する。

【００２３】通知する場合、受信通知手段１３は、構内
電子交換機５の制御情報管理手段５１を介して、多機能
電話機４の応答に定義されたファンクションキー４１の
表示ランプを点灯させ、呼出し音を鳴らす。応答に定義
されたファンクションキー４１を押すと、構内電子交換
機５の制御情報管理手段５１を介して受信通知手段１３
にファンクションキー４１が押されたことが通知され
る。

【００２４】受信通知手段１３は、構内電子交換機５の
制御情報管理手段５１を介して、呼出し音をとめ受信者
情報ファイル２１の該当する受信者名と、発信者情報フ
ァイル２２の該当する発信者名と、第１受信者が不在で
転送の場合には転送元受信者名と同時通知者名を多機能
電話機４、表示画面４２に順次表示する。

【００２５】受信者が確認でき、応答に定義されたファ
ンクションキー４１を再度押下すると、受信通知手段１
３は、通知処理を終了し、多機能電話機４は、通常の通
話可能状態になる。

【００２６】受信通知手段１３は、ファクシミリ文書を
受信し該当する多機能電話機４に通知しようとしたと
き、通話中などで通知できない場合は、受信者番号と受
信者名、発信者番号と発信者名および第１受信者不在で
転送の場合には、転送元の受信者番号と受信者名と同時
通知番号が登録されている場合は、同時通知に該当する
受信者番号と受信者名の通知情報を通知保留情報ファイ
ル２４に格納しておく。

【００２７】受信通知手段１３は、通知保留情報ファイ
ル２４を定期的にチェックし、通知情報が格納されてい
る場合は、受信者番号にもとづいて受信者情報ファイル
２１を検索し、該当する多機能電話機４に対し、前記と
同様な通知処理を行う。通知処理がおこなえたなら通知
保留情報ファイル２４の該当する通知情報は抹消してお
く。

【００２８】再通知でも通話中などで通知処理ができな
い場合は、通知保留情報ファイル２４の通知情報の再格
納あるいは抹消は行わず以前と同じ内容のままとなって
いる。

【００２９】次に通知情報ファイル部の受信者情報ファ
イル２１、発信者情報ファイル２２、数字情報ファイル
２３の登録、内容確認について説明する。

【００３０】受信者情報ファイル２１、発信者情報ファ
イル２２、数字情報ファイル２３の各々の情報について
は、情報処理装置１の通知情報登録手段１４により登
録、内容確認できる。

【００３１】受信者情報ファイル２１の内線番号
（１）、内線番号（２）、不在時転送受信者番号、同時
通知者番号、時間については、多機能電話機４からも登
録、内容確認することができる。

【００３２】多機能電話機４からの登録、内容確認につ
いて説明する。

【００３３】登録する場合は、多機能電話機４の登録に
定義されたファンクションキー４１に続けて数字キー４
３により受信者番号を押すと、構内電子交換機５の制御
情報管理手段５１を介して、登録に定義されたファンク
ションキー４１と受信者番号情報が通知情報登録手段１
４に通知される。通知情報登録手段１４は、構内電子交
換機５の制御情報管理手段５１を介して多機能電話機４
の表示画面４２を登録画面にする。登録画面の最初は内
線番号（１）の設定画面で、続いて内線番号（２）と時
間、不在時転送受信者番号と時間の登録画面、同時通知
者番号が複数続く。

【００３４】画面の変更は、前進あるいは後退に定義さ
れたファンクションキー４１にて行う。

【００３５】内線番号と時間、不在時転送受信者番号と
時間、同時通知者番号の登録については、多機能電話機
４の数字キー４３にて入力する。

【００３６】前進あるいは後退に定義されたファンクシ
ョンキー４１および数字キー４３にて入力された内線番
号と時間、不在時転送受信者番号と時間、同時通知者番
号の情報は、構内電子交換機５の制御情報管理手段５１
を介して通知情報登録手段１４に通知される。

【００３７】再度登録に定義されたファンクションキー
４１が押されると、通知情報登録手段１４は、すでに通
知されている受信者番号をもとに内線番号と時間、不在
時転送受信者番号と時間の情報、同時通知者番号を受信
者情報ファイル２１に格納し、登録処理を終了し、多機
能電話機４は、通常の通話可能状態になる。

【００３８】確認する場合は、多機能電話機４の確認に
定義されたファンクションキー４１に続けて数字キー４
３により受信者番号を押すと構内電子交換機５の制御情
報管理手段５１を介してファンクションキー４１と受信
者番号情報で通知情報登録手段１４に通知される。通知
情報登録手段１４は、構内電子交換機５の制御情報管理
手段５１を介して多機能電話機４の表示画面４２を確認
画面にし受信者情報ファイル２１内のすでに通知されて
いる受信者番号に対応する内線番号（１）、内線番号
（２）と時間、不在時転送受信者番号と時間、同時通知
者番号の情報を表示画面４２に表示する。確認画面の最
初は内線番号（１）、で続いて内線番号（２）と時間、
不在時転送受信者番号と時間、同時通知者番号が一つあ
るいは複数続く。

【００３９】画面の変更は、前進あるいは後退に定義さ
れたファンクションキー４１にて行う。

【００４０】再度、確認に定義されたファンクションキ
ー４１を押すことにより確認処理を終了し、多機能電話
機４は、通常の通話可能状態になる。

【００４１】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、受信者と
発信者を情報処理装置で識別し、受信者の指定する多機
能電話機にファクシミリ文書を受信したことを通知する
ことにより、ファクシミリ装置から離れた場所でファク
シミリ文書を受信したことを確認でき第１受信者が不在
の場合にも指定した人に通知でき、わざわざファクシミ
リ装置のある場所まで行かなくてもよいという効果を示
す。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の構成図。

【図２】図１に示した通知情報ファイル部の詳細図。

【符号の説明】

１ 情報処理装置 ２ 通知情報ファイル部 ３ ファクシミリ装置 ４ 多機能電話機 ５ 構内電子交換機 １１ ファクシミリ制御手段 １２ 数字識別手段 １３ 受信通知手段 １４ 通知情報登録手段 １５ 時刻手段 ２１ 受信者情報ファイル ２２ 発信者情報ファイル ２３ 数字情報ファイル ２４ 通知保留情報ファイル ３１ 装置管理手段 ４１ ファンクションキー ４２ 表示画面 ４３ 数字キー ５１ 制御情報管理手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 多機能電話機とファクシミリ装置を接続
   した構内電子交換機と情報処理装置とを組合わせた情報
   通信システムにおいて、 構内電子交換機内には、構内電子交換機と多機能電話機
   間の入出力制御を情報処理装置に解放する制御情報管理
   手段を設け、 ファクシミリ装置内には、受信した文書データ中の受信
   者識別イメージ情報と発信者イメージ情報を含んだイメ
   ージ情報を前記情報処理装置に転送する装置管理手段を
   設け、 前記情報処理装置内には、ファクシミリ受信通知に必要
   な受信者情報と受信者不在の場合の複数の転送者情報と
   発信者情報を通知情報ファイル部に登録する通知情報登
   録手段と、 前記ファクシミリ装置からの前記イメージ情報を受け取
   るファクシミリ制御手段と、 当該イメージ情報からの前記受信者識別イメージ情報と
   前記発信者識別イメージ情報を数値データである受信者
   番号と発信者番号に変換する数字識別手段と、 前記受信者番号と前記発信者番号をそれぞれキーとし
   て、前記通知情報ファイル部から受信者情報あるいは受
   信者不在の場合には複数の転送者情報と発信者情報を前
   記構内電子交換機内の制御情報管理手段を経由し前記多
   機能電話機に通知する受信通知手段と、 ファクシミリ受信通知時に必要となる現在時刻を提供す
   る時刻手段とを設けることを特徴とする、ファクシミリ
   受信通知システム。