JPH04357558A - 文書作成管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はワードプロセッサ、ワー
クステーション等の文書処理装置を使用した文書作成管
理システムに係わり、詳細には本発明は伝票や連絡書の
ように一般にその読み取りや書き込みが特定の者に制限
されるような書類の管理に好適な文書作成管理システム
に関する。

【０００２】

【実施例】図１０は、従来から使用されている文書管理
システムを表わしたものである。

【０００３】この文書作成管理システムで、イーサネッ
ト等のローカルエリアネットワークを構成する第１の通
信ケーブル２０１上には、複数のワークステーション２
０２−１〜２０２−Ｎと、ファイルサーバ２０３、メー
ルサーバ２０４、プリントサーバ２０５および通信サー
バ２０６がそれぞれ接続されている。

【０００４】この例の場合、ワークステーション２０２
−１〜２０２−Ｎはそれぞれ制御部本体２０７、ディス
プレイ２０８、キーボード２０９およびポインティング
・デバイスとしてのマウス２１１から構成されている。 ファイルサーバ２０３は、このイーサネットで共通して
利用するファイルを保管するためのものであり、メール
サーバ２０４は、電子メールの管理を行うためのもので
ある。プリントサーバ２０５は、例えばレーザプリンタ
から成り、文書のプリントアウトを行うためのものであ
る。通信サーバ２０６は回線２１７を通じて他のローカ
ルエリアネットワークと通信を行うためのものである。 この図１０では、通信サーバ２０６が他のローカルエリ
アネットワーク２２１を構成する通信サーバ２２２と接
続された状態が示されている。

【０００５】電子メールは、同一ローカルエリアネット
ワーク内の各ワークステーション間で送受することがで
きることはもちろん、２つのローカルエリアネットワー
クを結んで行うこともできる。

【０００６】このような文書作成管理システムでは、シ
ステム内で複数の者が文書に携わるのを前提としている
。そこで、機密の文書等を他人から保護するためにアク
セス権の概念を導入している。アクセス権は文書単位で
設定されることもあるし、ディレクトリあるいは概念上
のフォルダで設定が行われてきた。ここでディレクトリ
あるいはフォルダとは、複数の文書を１つのグループに
まとめたようなものをいう。

【０００７】アクセス権は一般に（ｉ）リード権と（ｉ
ｉ）ライト権に分けることができる。ここでリード権は
、該当の文書、ディレクトリまたはフォルダ（以下、文
書等という。）を参照する権利である。ライト権は、そ
の文書等に対して書き込みを行う権利である。

【０００８】これらのアクセス権を導入すると、システ
ム内で次のような管理が可能になってくる。

【０００９】まず、特定の文書等にアクセスする権利を
特定の個人またはグループ（以下、単にメンバという。 ）に与えることで、その他のメンバに対する機密保持や
、これら他のメンバの過誤操作による文書等の破壊から
の保護を図ることができる。

【００１０】また、リード権のみを与えることで、これ
らのメンバに対して文書等を参照させ、情報を伝達する
ことができる。これらのメンバは、リード権があっても
ライト権を持たないので、情報を得ることができるのみ
であり、文書等を改変して情報の内容を変更することを
防止することができる。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】ところで、このような
アクセス権を導入しても、所定の書類についてはこのシ
ステムでの管理が不可能であった。その代表的な例を伝
票の管理について説明する。

【００１２】通常の伝票は、ある者が内容を記入し、他
の者がこの伝票の承認を行う形式となっている。したが
って、伝票には内容を記入する箇所と承認を行う箇所が
設けられている。そこで、この伝票という文書に対して
は、内容記入者と承認者の双方がアクセス権を有するこ
とになる。

【００１３】したがって、このシステムを伝票の処理に
そのまま適用すると、内容の記入者が承認者に代わって
内容の承認という“書き込み”作業を行って、伝票を無
断発行することが可能になってしまう。

【００１４】そこで、これを防止するためには、伝票の
内容記入者がこのシステムを用いて伝票の作成を行った
ら、システム内のプリントサーバ２０５（図１０参照）
でこれをプリントアウトし、承認者は、これに対して承
認印を押して会計の担当者に渡し、この担当者は伝票内
容が的確なものであることを確認後、集計担当者に渡し
、最後に集計担当者がこれをコンピュータに入力して電
子化した文書とするといった面倒な作業を行う必要があ
った。

【００１５】以上、伝票の作成管理について説明したが
、同様の問題点が他の文書の作成管理についても存在し
た。

【００１６】特に、図１０に示したようにこのシステム
ではファイルサーバ２０３内に各メンバが文書等を保管
しておき、これを各自のワークステーション２０２−１
〜２０２−Ｎに読み出して作業し、これを再びファイル
サーバ２０３内に格納したりプリントアウトすることが
できる。したがって、このような文書格納用のサーバを
用いたシステムでは、ファイルあるいはディレクトリ（
以下単にファイルという。）単位にアクセス権が設定さ
れている場合にこの中の本来必要でない文書を他人がア
クセスする危険性もあった。

【００１７】そこで本発明の第１の目的は、サーバに文
書を格納するようにしたシステムで、内容の承認等が必
要な文書の管理を行うことのできるようにした文書作成
管理システムを提供することにある。

【００１８】本発明の第２の目的は、サーバに文書を格
納するようにしたシステムで、伝票の管理を行うことの
できるようにした文書作成管理システムを提供すること
にある。

【００１９】本発明の第３の目的は、サーバに文書を格
納するようにしたシステムで、文書に対する記入や削除
等の編集結果を確実に保存することのできる文書作成管
理システムを提供することにある。

【００２０】本発明の第４の目的は、ローカルエリアネ
ットワークに組み入れた文書作成管理システムを提供す
ることにある。

【００２１】本発明の第５の目的は、ローカルエリアネ
ットワークで文書の作成管理をより確実に行うようにし
た文書作成管理システムを提供することにある。

【００２２】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明では
、文書についての所定のフォームを記憶するフォーム記
憶手段と、フォームに記載するデータを格納するデータ
記憶手段と、フォームの所定箇所に、リード権を有する
者のみがデータの読み出しを行うことのできる第１の領
域と、ライト権を有する者のみがデータの書き込みを行
うことのできる第２の領域をそれぞれ１または複数設定
する領域設定手段と、両記憶手段とケーブルで接続され
前記したフォームおよびデータの入力を行う入力手段と
これらの読み出しと表示を行う出力手段とを備えた１ま
たは複数の文書処理装置とを文書作成管理システムに具
備させる。

【００２３】すなわち請求項１記載の発明では、フォー
ムの所定箇所に、リード権を有する者のみがデータの読
み出しを行うことのできる第１の領域と、ライト権を有
する者のみがデータの書き込みを行うことのできる第２
の領域をそれぞれ１または複数設定し、例えば１つの伝
票であってもその特定の領域に対してデータの読み出し
や書き込みを制限することができるようにして、前記し
た第１の目的を達成する。

【００２４】また、請求項２記載の発明では、伝票につ
いての所定のフォームを記憶する伝票フォーム記憶手段
と、伝票フォームに記載する伝票データを格納する伝票
データ記憶手段と、伝票フォームの所定箇所に、リード
権を有する者のみが伝票データの読み出しを行うことの
できる第１の領域と、ライト権を有する者のみが伝票デ
ータの書き込みを行うことのできる第２の領域をそれぞ
れ１または複数設定する領域設定手段と、両記憶手段と
ケーブルで接続され前記伝票フォームおよび伝票データ
の入力を行う入力手段とこれらの読み出しと表示を行う
出力手段とを備えた１また複数の文書処理装置とで文書
作成管理システムを構成する。

【００２５】すなわち、この請求項２記載の発明では、
伝票のフォームと伝票データを個別にサーバ側の記憶手
段に格納するようにすると共に、伝票についてオペレー
タの権限に合わせて第１の領域と第２の領域の２つの領
域を設定することができるようにし、これにより、伝票
についてのデータの記入後に特定の者が承認を行うこと
ができるようにして、前記した第２の目的を達成する。

【００２６】また本発明では、請求項１または請求項２
記載の文書作成管理システムに使用するフォーム記憶手
段およびデータ記憶手段を例えば光ディスク等の再書き
込み不可能な記憶手段で構成するようにすれば、これに
より文書の重書きを防止し、記入や削除等の編集の経緯
を確実に残すことができるので、前記した第３の目的を
達成することができる。

【００２７】また本発明では、フォーム記憶手段および
データ記憶手段をローカルエリアネットワークのケーブ
ルに接続されたファイルサーバで構成し、文書処理装置
をワークステーションで構成するようにすれば、前記し
た第４の目的を達成することができる。

【００２８】更に本発明によれば、前記したファイルサ
ーバの代わりに伝票処理用の専用のサーバを新たに設け
ることにすれば、前記した第５の目的を達成することが
できる。

【００２９】

【実施例】以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

【００３０】図２は、本発明の一実施例における文書処
理装置の外観を表わしたものである。この文書処理装置
は入力装置としてのキーボード１１およびマウス１２と
、出力装置としてのビットマップディスプレイ１３と、
各種制御を行うための本体装置１４から構成されている
。キーボード１１、マウス１２およびビットマップディ
スプレイ１３は、作業用デスク１５の上に配置されてい
る。この文書処理装置は、図示しないローカルエリアネ
ットワーク（ＬＡＮ）用のケーブルを介して他の文書処
理装置と共用されるプリンタや各種サーバ等の装置と接
続されるようになっている。もちろん、このようなロー
カルエリアネットワークを介さずに専用のプリンタを接
続して必要な情報をプリントアウトすることも可能であ
る。

【００３１】ビットマップディスプレイ１３上には検索
する文書等をマルチウィンドウ形式で表示することがで
き、グラフィックカーソル１６等のカーソルを用いて位
置を定めながら各種処理を実行することができる。マウ
ス１２はポインティング・デバイスである。装置本体１
４内には次に説明するようにＣＰＵ（中央処理装置）や
大容量の外部記録装置等の回路部品が収納されている。

【００３２】図１は、この文書処理装置の回路構成の要
部を表わしたものである。この文書処理装置のＣＰＵ（
中央処理装置）２１はバス２２を介して次の回路装置と
接続されており、文章や図形の作成や、作成中の文書中
の文字列の検索や置換等の各種制御を行うようになって
いる。

【００３３】（ｉ）コミュニケーションボード２３：こ
の文書処理装置がデータの印字等を行うために他の装置
と通信を行う際に使用するボードである。

【００３４】（ｉｉ）メモリマネジメントユニット（Ｍ
ＭＵ）２４：ランダム・アクセス・メモリからなるメイ
ンメモリ２５からデータを読み出してバス２２に転送し
たり、反対にデータをメインメモリ２５に格納する制御
を行う。

【００３５】（ｉｉｉ　）ＤＭＡ（直接メモリアクセス
）２６：ＣＰＵ２１を介さずに周辺装置とメインメモリ
２５の間でデータを直接転送するための制御を行う。

【００３６】（ｉｖ）ボーレートジェネレータ・インタ
ーバルタイマ２７：基準となるクロックを発生し、通信
や計時動作に用いるための信号を発生する。

【００３７】（ｖ）入力用コミニュケーションボード２
８：インターフェース回路からなり、データ入力用のキ
ーボード１１と接続されている。キーボード１１にはポ
インティング・デバイスとしてのマウス１２が接続され
ている。

【００３８】（ｖｉ）２ポートＲＡＭ３２：バッファメ
モリを備え、ハードディスクコントローラ３３を介して
５インチハードディスク３４に接続されている。５イン
チハードディスク５３には、このデータ処理装置の制御
プログラムが格納されており、これがメインメモリ２５
に格納されて装置各部の制御が行われる。５インチハー
ドディスク３４には必要なデータの格納も行われるよう
になっている。

【００３９】（ｖｉｉ　）ＣＲＴコントローラ３５：ビ
ットマップディスプレイ（ＣＲＴ）１３の表示制御を行
うコントローラである。

【００４０】以上のような構成の文書作成管理システム
で、伝票の作成管理を行う場合を次に説明する。

【００４１】図３は、この文書作成管理システムのワー
クステーションのログオン（Ｌｏｇｏｎ）時の画面表示
を表わしたもである。すなわち、一例として図１０に示
すと同様の構成の文書作成管理システムで、第１のワー
クステーション２０２−１のオペレータがキーボード２
０９の任意のキーを押下すると、そのビットマップディ
スプレイ１３（図１）上にユーザ名登録用ウィンドウ５
１が表示される。

【００４２】このユーザ名登録用ウィンドウ５１の上部
領域には、“開始”コマンドと“キャンセル”コマンド
の２つが表示されている。また、この上部領域の下には
、ユーザとしてのオペレータの名前と、この者に対して
設定されたパスワードが入力されるようになっている。 。

【００４３】この例では、名前として“Ｉｃｈｉｒｏ　
Ｉｗａｋｉ”が、またこの者についてシステムで登録さ
れたパスワードの“＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊”が入力され
ている。この状態でこのオペレータがマウス１２を操作
して“開始”コマンドをクリックすると、作業は次のス
テップに進むことになる。これに対して、“キャンセル
”コマンドがクリックされた場合には、このウィンドウ
５１の表示がキャンセルされ、ログオン前の画面状態に
復帰する。

【００４４】図３で示したようにしてユーザ名の登録が
行われたら、伝票のフォームの部分（伝票フォーム）の
作成が行われる。伝票フォームは、保護フィールドと記
入フィールドの２つのフィールドを持っている。ここで
フィールドとは、リードやライトを行うための最小単位
をいう。また、保護フィールドとは、リード権やライト
権を設定して文書の保護を行うフィールドをいう。これ
に対して、記入フィールドとは、伝票の内容を記述する
者が記入するフィールドである。記入フィールドには、
したがってアクセス権の設定は行われない。

【００４５】図４は、保護フィールドの属性の入力のた
めのウィンドウを表わしたものである。オペレータが伝
票フォームの作成中に保護フィールドをフォーム中に挿
入することを要求すると、この保護フィールド挿入用ウ
ィンドウ５３の表示が行われる。保護フィールド挿入用
ウィンドウ５３の上部領域には、“完了”コマンドと、
“取消”コマンド、ならびに“リセット”コマンドの３
つが表示されている。また、この上部領域の下には、ラ
イト権とリード権の設定が行われるようになっている。

【００４６】ここで、“完了”コマンドは、ライト権等
の設定が完了したときにクリックされるコマンドである
。また、“取消”コマンドは保護フィールドの挿入自体
を取り消すコマンドである。このコマンドをクリックし
た場合には、保護フィールド挿入用ウィンドウ５３の表
示自体が取り消される。“リセット”コマンドは、これ
に対して画面の内容をクリアして、再度記入をやり直す
場合に指定される。

【００４７】ライト権の記入欄には、現在挿入使用とし
ている保護フィールドに対して書き込みを行うことので
きる者あるいはメンバの記入が行われる。本実施例の文
書作成管理システムでは、ライト権はリード権を当然に
含むとの前提にたっており、ライト権を設定された者は
リード権も自動的に有するようになっている。この例で
は、“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”と、他の２名がリー
ド権を有する者として記入が行われている。

【００４８】一方、リード権の記入欄は、リード権の対
象が無制限か否かを指定する第１の欄を備えている。こ
こで図示のようにリード権を有するものを指定すること
にすると、第２の欄にこれらの者またはメンバを記入す
るようになっている。この例では、ライト権の指定外の
者が２名記入されている。

【００４９】このようにして記入フィールドと保護フィ
ールドの挿入を行って完成した伝票のフォームは、ファ
イルサーバ２０３内の光ディスクに格納される。このと
き、作成したフォームの管理を行うためのフォーム管理
者が指定され、登録される。

【００５０】以上のようにして伝票フォームを光ディス
クに格納したら、この伝票フォームを基にして伝票デー
タの記入が行われる。このために、ファイルサーバ２０
３内の光ディスクから所望の伝票フォームが読み出され
る。

【００５１】読み出された伝票フォームはどの部分にも
記入可能なものではなく、記入フィールドまたは保護フ
ィールドへの入力のみが許されている。フォームの他の
部分は、記入を想定していない部分なので、記入や訂正
等の編集は受け付けられない。

【００５２】記入フィールドへの入力は、文字種などの
入力条件のチェックを設定することもできるが、通常の
場合にはそのまま受け入れられる。そして、記入者のユ
ーザ名がこの入力データと共に、伝票フォームとは別の
データとしてファイルサーバ２０３内の前記した光ディ
スクの新たな領域に新たなレコード番号を付されて格納
される。このように記入者を制限しないのは、記入した
データがそのたびに新たに登録されるからである。内容
訂正の不可能な光ディスクにデータを格納するようにし
たのも、このためである。

【００５３】以上のようにして作成される伝票データに
おける保護フィールドへの入力は、光ディスクに書き込
まれた属性データを参照して、その者がライト権を有し
ている場合にのみ受け入れる。

【００５４】リード権のみを有している者や、ライト権
もリード権も有していない者が入力を試みた場合にはエ
ラー処理が行われる。伝票に対してライト権を有する者
が入力を行った場合には、その履歴を記すために入力を
行った者のユーザ名（図３参照）も入力データと共に前
記した光ディスクの該当領域に記録される。

【００５５】図５は、以上説明した伝票データの入力の
様子を示したものである。図１に示したＣＰＵ２１は、
オペレータによる伝票フォームの指定が行われたら（図
５ステップＳ１０１；Ｙ）、ファイルサーバ２０３内の
前記した光ディスクから伝票フォームを読み出してこれ
を表示する（ステップＳ１０２）。そして、入力データ
の受け付けの状態に移行し（ステップＳ１０３）、デー
タが入力されたらこれを受け付ける。そして、データ入
力が終了状態とならない限り（ステップＳ１０４；Ｎ）
、受け付けられたデータが伝票上のどの領域に入力を指
示されているかのチェックを行う（ステップＳ１０５、
Ｓ１０６）。

【００５６】そして、このチェックの結果、保護フィー
ルドへの入力が指示されていた場合には（ステップＳ１
０５；Ｙ）、属性データの読み込みを行い（ステップＳ
１０７）、そのオペレータ（ユーザ）がライト権を持っ
ている場合には（ステップＳ１０８；Ｙ）、入力処理を
行う（ステップＳ１０９）。この後、ステップＳ１０３
に戻って、終了にならない限り次の入力処理を行う。

【００５７】これに対して、そのオペレータがライト権
を持っていない場合には（ステップＳ１０８；Ｎ）、入
力処理を拒否し、ステップＳ１０３に移行する。

【００５８】また、保護フィールドや入力フィールド以
外の領域に対するデータの受け付けが行われた場合には
（ステップＳ１０６；Ｎ）、その入力がエラーであるこ
とを画面表示したりブザーを鳴らしてこれを知らせ（ス
テップＳ１１０）、ステップＳ１０３に移行する。

【００５９】このようにして伝票データの入力が進行し
てこれが終了したら（ステップＳ１０４；Ｙ）、入力デ
ータを光ディスクの新たな領域に書き込んで（ステップ
Ｓ１１１）、伝票データの入力作業を終了させる（エン
ド）。

【００６０】次に、記入された伝票の参照や記入を更に
行う場合について説明する。

【００６１】図６は、記入済みの伝票の参照が要求され
た場合のワークステーションの処理の様子を表わしたも
のである。伝票の記入を行うための記入モードに設定さ
れた状態で、記入済みの伝票の参照がオペレータによっ
て指定されると（図６ステップＳ２０１；Ｙ）、そのワ
ークステーション２０２はファイルサーバ２０３内の前
記した光ディスクから伝票フォームを読み出してビット
マップディスプレイ１３（図１参照）に表示する（ステ
ップＳ２０２）。そして、次に同じ光ディスクから、伝
票データのフォーマット（フィールド・データ）の読み
出しを行う（ステップＳ２０３）。

【００６２】ＣＰＵ２１（図１参照）は、読み出された
フィールド・データを用いて、伝票データが保護フィー
ルド含んでいるかどうかをチェックする（ステップＳ２
０４）。保護フィールドが存在しなければ（Ｎ）、この
伝票データの実体データ部分を読み出して伝票フォーム
にこれを重ねた形でビットマップディスプレイ１３上に
表示する（ステップＳ２０５）。

【００６３】保護フィールドが存在した場合には（ステ
ップＳ２０４；Ｙ）、現在文書を開いているオペレータ
（ユーザ）にリード権があるかどうかを確認しなければ
ならない。そこで、属性データの読み込みが行われる（
ステップＳ２０６）。この結果として、オペレータにリ
ード権があると判断された場合には（ステップＳ２０７
；Ｙ）、伝票データの実体データ部分が読み出され、伝
票フォームにこれを重ねた形でビットマップディスプレ
イ１３上に表示される（ステップＳ２０５）。

【００６４】オペレータにリード権がないと判別された
場合には（ステップＳ２０７；Ｎ）、伝票についての実
体データの表示が行われることなく、伝票の参照作業が
終了する（エンド）。この際、ワークステーション２０
２はビットマップディスプレイ１３上に読み出しが不可
能な理由を表示してもよいことはもちろんである。

【００６５】ところで、記入済みの伝票については、そ
の参照ばかりでなく、例えば承認を行うために記入を行
うような場合もある。

【００６６】図７は、伝票の記入モードにおけるワーク
ステーションの制御の様子を表わしたものである。

【００６７】記入済みの伝票の書き込みがオペレータに
よって指定されると（図７ステップＳ３０１；Ｙ）、そ
のワークステーション２０２はファイルサーバ２０３内
の前記した光ディスクからその伝票に関するデータを読
み出し（ステップＳ３０２）、属性データとオペレータ
の権限との関係をチェックする（ステップＳ３０３）。 そして、リード権があると判別された場合には（Ｙ）、
その伝票についてのフォームと、すでに入力されたデー
タがある場合にはこれをビットマップディスプレイ１３
上に表示する（ステップＳ３０４）。これ以外の場合に
は、伝票のフォームのみをビットマップディスプレイ１
３上に表示する（ステップＳ３０４）。この後、ワーク
ステーション２０２は入力データを受け付ける状態に移
行する（ステップＳ３０６）。そして、データ入力が終
了状態とならない限り（ステップＳ３０７；Ｎ）、受け
付けられたデータが伝票上のどの領域に入力を指示され
ているかのチェックを行う（ステップＳ３０８、Ｓ３０
９）。

【００６８】このチェックの結果、保護フィールドへの
入力が指示されていた場合には（ステップＳ３０８；Ｙ
）、すでに入力が行われているか否かがチェックされ（
ステップＳ３１０）、入力が行われている場合には（Ｙ
）、新たな入力を拒否するために入力エラー処理を行う
（ステップＳ３１１）。

【００６９】これに対して保護フィールドへの入力がま
だ行われていない場合には（Ｎ）、属性データを見て（
ステップＳ３１２）、オペレータにライト権がある場合
には（ステップＳ３１３；Ｙ）、入力処理を行う（ステ
ップＳ３１４）。そして、ステップＳ３０６に戻って、
終了にならない限り次の入力処理を行う。

【００７０】オペレータにライト権がない場合には（ス
テップＳ３１３；Ｎ）、入力されたデータの処理を行わ
ない。

【００７１】これに対して、入力フィールドに対する入
力が行われた場合には（ステップＳ３０９；Ｙ）、すで
に入力済みのときには（ステップＳ３１５；Ｙ）入力エ
ラー処理を行い（ステップＳ３１１）、まだ入力が行わ
れていない場合には（ステップＳ３１５；Ｎ）入力処理
を行う（ステップＳ３１４）。

【００７２】このようにして記入済みの伝票に対する入
力が進行してこれが終了したら（ステップＳ３０７；Ｙ
）、入力データを光ディスクに書き込んで（ステップＳ
３１６）、伝票データの入力作業を終了させる（エンド
）。

【００７３】このように、未記入のフィールドには、そ
の属性に応じてデータの記入が可能である。ただし、一
度入力してその内容が確定した場合には、これに対する
再書き込みや修正は許されない。もちろん、ビットマッ
プディスプレイ１３上に表示された内容は、プリントア
ウトすることができ、他の文書に転記することもできる
。すなわち、一般の文書に対してできることは、この文
書作成管理システムでも可能である。

【００７４】記入済み伝票の破棄

【００７５】次に、記入済みの伝票の破棄について説明
する。一旦記入した伝票の破棄は、伝票フォームの登録
時に指定されたフォーム管理者のみができるようになっ
ている。また、このフォーム管理者が破棄を行う場合で
あっても、その伝票データそのものが無くなるけではな
く、伝票データに削除されたことを示す削除マークが付
けられるだけでデータそのものは残っており、それらの
参照が可能になっている。

【００７６】図８は、記入済みの伝票の破棄についての
制御の様子を表わしたものである。オペレータが記入済
みの伝票を破棄する指示を行ったら（図８ステップＳ４
０１；Ｙ）、ＣＰＵ２１（図１参照）は伝票フォームの
属性データの読み込みを行う（ステップＳ４０２）。そ
して、これを基にしてそのオペレータ（ユーザ）がフォ
ーム管理者であるかどうかを判別する（ステップＳ４０
３）。フォーム管理者であった場合には（Ｙ）、該当の
伝票データのレコードを示すポインタに文書の削除を示
す削除マークを記入して伝票の破棄のための作業を終了
させる。フォーム管理者以外の者が伝票の破棄を指示し
た場合には（ステップＳ４０３；Ｎ）、これをエラーと
して処理し、伝票の破棄は行われない（ステップＳ４０
５）。

【００７７】記入済み伝票の誤記の修正

【００７８】次
に、記入済み伝票に誤記があった場合の修正について説
明する。一旦記入の行われた伝票は、その正確さを確保
するために修正を行うことができないことは、すでに説
明した。したがって、記入済みの伝票に誤記があった場
合には、図８で説明した手順で伝票の破棄を行い、伝票
フォームを再度読み出して伝票の再発行を行うことにな
る。

【００７９】破棄された伝票も必要に応じて見ることが
できるので、伝票の誤記の修正の経緯も明らかになる。

【００８０】伝票フォームの使用中止

【００８１】伝票フォームはファイルサーバ２０３に格
納されているので、ワークステーション２０２を用いて
誰でもこれをアクセスすることができる。しかしながら
、伝票のフォームは、その伝票を使用する会社等の取引
形態が変わったり、その伝票に対する改良が行われたよ
うな場合には変更されることがある。また、取引の変更
等によってその伝票自体が不要とされることもある。 更に光ディスクのレコード番号のオーバフローによって
現在使用している伝票フォームの一部または全部を整理
しなければならない場合もある。このようなとき、フォ
ーム管理者は伝票フォームの使用を中止することができ
る。フォーム管理者にこの権利を専属させることによっ
て、伝票フォームが過誤によって、または不当な理由に
よって使用できなくなる事態を防止している。

【００８２】伝票作成の具体例

【００８３】次に、この文書作成管理システムで“購入
依頼伝票”を作成する場合を例にとり、伝票の作成の実
際を簡単に説明する。

【００８４】図９は、購入依頼伝票の伝票フォームの一
例を表わしたものである。この伝票フォーム７１の左上
部には、課長と部長の承認欄が設けられており、これら
はそれぞれ保護フィールド７２、７３を構成している。 これらの欄の下には、“品名”、“単価”、“個数”お
よび“価格”を記入する欄と、“合計”欄が設けられて
いる。これらが記入フィールド７５を構成している。

【００８５】さて、伝票についてのフォーム管理者を“
ａ”とする。フォーム管理者“ａ”は、伝票フォーム７
１について、２つのフィールド７２、７３を保護フィー
ルドとして定義する。保護フィールドは、その属性とし
てライト権をもつユーザ名と、リード権のみをもつユー
ザ名を必要とする。

【００８６】フィールド７２は課長“ｂ”がライト権を
持ち、すべてのユーザがリード権を持つように設定し、
他のフィールド７３は部長“ｃ”がライト権を持ち、す
べてのユーザがリード権を持つように設定したものとす
る。

【００８７】伝票の発行者を“ｄ”とする。発行者“ｄ
”は、伝票フォームを光ディスクから読み出し、記入フ
ィールド７５に対してデータの記入操作を行う。データ
の記入操作が終了すると、この伝票データはファイルサ
ーバ２０３に転送される。

【００８８】ファイルサーバ２０３では、転送されてき
た伝票データを光ディスクに格納し、このときのレコー
ド番号と伝票フォームの種類を１番目の承認者としての
課長“ｂ”に知らせる。これは、例えば図１０に示した
メールサーバ２０４を用いて行う。

【００８９】課長“ｂ”は、この通知を受けると、ファ
イルサーバ２０３から伝票フォームと伝票データを読み
出す。そして、伝票の内容を確認してフィールド７２に
記入（承認）を行って伝票データをファイルサーバ２０
３に転送する。ファイルサーバ２０３は、承認の順序に
したがって今度は部長“ｃ”にレコード番号と伝票フォ
ームの種類を知らせる。文書作成管理システムがこのよ
うな順序管理を行う機能を持たないときには、課長“ｂ
”が独自に電子メールを作成して部長“ｃ”にレコード
番号と伝票フォームの種類を知らせてもよい。部長“ｃ
”も同様に伝票の内容を確認して、自分のフィールド７
３に記入（承認）を行う。

【００９０】このようにしてファイルサーバ２０３内に
伝票データの完成したものが格納されたら、会計係にレ
コード番号と伝票フォームの種類が通知される。会計係
は、伝票フォームおよび伝票データを読み出して、必要
な会計処理を行うことになる。

【００９１】以上説明した実施例では、図１０に示した
既存の文書作成用のシステムをベースとして使用し本発
明の文書作成管理システムを実現したが、これに限るも
のではない。例えば、“承認サーバ”という特別のサー
バをネットワーク上に配置して、ここに光ディスク等の
書き込み専用の記憶装置を備えさせ、伝票フォームの登
録や検索、伝票データの記入、承認管理、データ検索等
の伝票管理の各種機能の中枢を実現するようにしてもよ
い。この場合には、この承認サーバを介してワークステ
ーションや端末側の各種文書作成機が伝票等の作成や処
理を行うことになる。

【００９２】このように専用のサーバを設けると、機能
が独立するので、システムの正当性がより確かなものに
なる。

【００９３】なお、本実施例では伝票データ等を書き込
みのみを行うという前提で光ディスクを使用したが、他
の書き込み専用の記憶媒体を使用することも可能である
。また、記憶媒体自体は再書き込みが可能であっても、
これをなんらかの手段で制限していれば、本発明に適用
可能であることもいうまでもない。

【００９４】なお、本発明において、フォーム記憶手段
およびデータ記憶手段を光ディスクに代表される再書き
込み不可能な記憶手段で構成すれば、たとえ文書の削除
や廃棄を行った場合でも、それらの内容が保存されるこ
とになり、文書の履歴を調べることが可能になるので、
文書の信頼性を確保することができる。

【００９５】また、ローカルエリアネットワーク中に文
書作成管理システムを組み込むようにすれば、ネットワ
ークス内の各メンバに文書の利用の機会を与え、しかも
必要な場合には文書利用対象者を限定することができる
というフレキシブルなシステムを構築することができる
。また、メールサーバや通信サーバといったサーバを利
用して、電子メールを使用したり他のローカルエリアネ
ットワークと連結する等の可能性を持たせ、文書作成管
理システムをより効果的に活用することができる。

【００９６】更にローカルエリアネットワークを構成す
るケーブルに伝票処理用の専用のサーバを接続するよう
にすれば、サーバの独立によってシステムの正当性をよ
り高めることができる。

【００９７】

【発明の効果】以上説明したように請求項１記載の発明
によれば、文書用のフォーム記憶手段とデータ記憶手段
を別個に設けたので、文書のフォーム自体を何度でも呼
び出して文書の作成を行うことができる。また、１つの
文書内に第１の領域と第２の領域を１または複数ずつ設
定することができるようにしたので、１つの文書内であ
っても特定の者のみが読むことができる領域や特定の者
のみが書き込むことのできる領域を設定することができ
る。また、フォーム記憶手段とデータ記憶手段はケーブ
ルを介して文書処理装置の外側に配置したので、文書処
理装置の内部に配置した場合と比べて文書の作成や管理
に対する信頼性をより高めることができる。

【００９８】また、請求項２記載の発明によれば、伝票
用のフォーム記憶手段とデータ記憶手段を別個に設けた
ので、伝票のフォーム自体を何度でも呼び出して文書の
作成を行うことができる。また、１つの伝票内に第１の
領域と第２の領域を１または複数ずつ設定することがで
きるようにしたので、１つの伝票内であっても特定の者
のみが読むことができる領域や特定の者のみが書き込む
ことのできる領域を設定することができる。また、フォ
ーム記憶手段とデータ記憶手段はケーブルを介して文書
処理装置の外側に配置したので、文書処理装置の内部に
配置した場合と比べて伝票の作成や管理に対する信頼性
をより高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】　　文書作成管理システムに使用されるワーク
ステーションの回路構成の要部を示すブロック図である
。

【図２】　　このワークステーションの主要部を机上に
配置した状態を示す斜視図である。

【図３】　　この文書作成管理システムのワークステー
ションのログオン時の画面表示を表わした平面図である
。

【図４】　　保護フィールドの属性の入力のためのウィ
ンドウを表わした平面図である。

【図５】　　伝票データの入力の様子を表わした流れ図
である。

【図６】　　記入済みの伝票の参照が要求された場合の
ワークステーションの処理の様子を表わした流れ図であ
る。

【図７】　　伝票の記入モードにおけるワークステーシ
ョンの制御の様子を表わした流れ図である。

【図８】　　記入済みの伝票の破棄についての制御の様
子を表わした流れ図である。

【図９】　　購入依頼伝票の伝票フォームの一例を表わ
した平面図である。

【図１０】　　従来から使用されている文書管理システ
ムのシステム構成図である。

【符号の説明】

１１……キーボード、１２……マウス、１３……ビット
マップディスプレイ、２１……ＣＰＵ、２５……メイン
メモリ、３４……５インチハードディスク、５１……ユ
ーザ名登録用ウィンドウ、５３……保護フィールド挿入
用ウィンドウ、７１……伝票フォーム、７２、７３……
保護フィールド、７５……記入フィールド、２０２……
ワークステーション、２０３……ファイルサーバ、２０
４……メールサーバ

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　文書についての所定のフォームを記憶
   するフォーム記憶手段と、前記フォームに記載するデー
   タを格納するデータ記憶手段と、前記フォームの所定箇
   所に、リード権を有する者のみがデータの読み出しを行
   うことのできる第１の領域と、ライト権を有する者のみ
   がデータの書き込みを行うことのできる第２の領域をそ
   れぞれ１または複数設定する領域設定手段と、前記両記
   憶手段とケーブルで接続され前記フォームおよびデータ
   の入力を行う入力手段とこれらの読み出しと表示を行う
   出力手段とを備えた１または複数の文書処理装置とを具
   備することを特徴とする文書作成管理システム。
2. 【請求項２】　　伝票についての所定のフォームを記憶
   する伝票フォーム記憶手段と、前記伝票フォームに記載
   する伝票データを格納する伝票データ記憶手段と、前記
   伝票フォームの所定箇所に、リード権を有する者のみが
   伝票データの読み出しを行うことのできる第１の領域と
   、ライト権を有する者のみが伝票データの書き込みを行
   うことのできる第２の領域をそれぞれ１または複数設定
   する領域設定手段と、前記両記憶手段とケーブルで接続
   され前記伝票フォームおよ伝票データの入力を行う入力
   手段とこれらの読み出しと表示を行う出力手段とを備え
   た１または複数の文書処理装置とを具備することを特徴
   とする文書作成管理システム。