JPH04357551A

JPH04357551A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPH04357551A
Application number: JP3231543A
Authority: JP
Inventors: Kouji Kobari; 康志小梁
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1990-10-10
Filing date: 1991-09-11
Publication date: 1992-12-10

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はワードプロセッサ、ワー
クステーション等のように文書の作成やその支援を行う
文書作成装置に係わり、詳細には連絡書のように一般に
その読み取りや書き込みが特定の者に制限されるような
書類の管理に好適な文書作成装置に関する。

【０００２】

【実施例】ワードプロセッサやワークステーションある
いは言語処理機能を有するコンピュータを用いて文書の
作成が広く行われている。このような文書作成装置は複
数の者が共同で所有する場合があり、また個人が所有し
ている装置であっても他人が使用可能な場所に設置して
いる場合も多い。そこで、このような装置では、個人的
な文書や機密性の高い文書を作成する場合に、それらの
文書を他人が勝手に見ることができないようにアクセス
権の制限を行っていることが多い。アクセス権は、従来
から文書自体あるいは文書の格納されるディレクトリあ
るいは概念上のフォルダ単位で設定されるようになって
いる。ここでディレクトリあるいはフォルダとは、複数
の文書を１つのグループにまとめたようなものをいう。

【０００３】すなわち、オペレータは特定の文書につい
て暗証番号を設定する等の手法によって、その文書の内
容が他人によって読み出されたり、その文書の内容を他
人が勝手に変更するような事態を防いでいる。また、例
えば「経理関係機密書類」という名のファイルを作成し
ておいて、これに対して暗証番号を設定しておき、ここ
に該当する文書を１または複数収容しておいて、他人の
アクセスを一括して防止するようにしている。

【０００４】このようなアクセス権は、一般に文書をフ
ァイルとして保存することによって、ファイルシステム
に備わっている既存のアクセス権制御機構を利用するこ
とによって実現していることが多い。

【０００５】ところで、アクセス権は一般にリード（Ｒ
ｅａｄ）　権とライト（ｗｒｉｔｅ　）権に分けること
ができる。リード権とは、その文書、ディレクトリある
いはフォルダ（以下特に断らない限り単に文書という。）を参照する権利である。ライト権とは、その文書に対
して書き込みを行う権利である。これらのアクセス権を
導入すると、次のような管理が可能になってくる。

【０００６】まず、特定の文書にアクセス権する権利を
特定の個人またはグループ（以下、単にメンバという。）に与えることで、その他のメンバに対する機密保持や
、これら他のメンバの過誤操作による文書等の破壊から
の保護を図ることができる。

【０００７】また、リード権のみを与えることで、これ
らのメンバに対して文書等を参照させ、情報を伝達する
ことができる。これらのメンバは、リード権があっても
ライト権を持たないので、情報を得ることができるのみ
であり、文書等を改変して情報の内容の変更を防止する
ことができる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】ところで、このような
アクセス権を導入しても、グループでアクセス権を使用
する場合にその管理に問題が発生する場合があった。例
えば１つの文書を予め３つに別けてＸ、ＹおよびＺの３
者がそれぞれの担当する部分の作成を行うものとする。この場合、３人がその文書に対してアクセス権を有する
ので、後で担当した者が先に担当した者の文書内容を変
更したり、先の担当者が後の担当者を無視して文書を完
成させてしまうといった事態が発生する可能性がある。このように過誤による文書の作成、書き換え、削除ある
いは故意の改竄等が発生するおそれがある。

【０００９】そこで、これを防止するためには、文書を
一旦完成させたらこれをプリントアウトし、その内容を
各人が回覧によってチェックし、承認印を押すといった
作業が必要であった。このため、せっかく電子化した文
書が電子的に保存できないという問題が発生した。

【００１０】そこで本発明の第１の目的は、１つの文書
内で各担当者が自分の担当する部分だけについてアクセ
スを行うことのできる文書作成装置を提供することにあ
る。

【００１１】本発明の第２の目的は、１つの文書内で読
んだり書いたりする部分を規制することのできる文書作
成装置を提供することにある。

【００１２】本発明の第３の目的は、１つの文書内でア
クセスする者の範囲と場所とを規制することのできる文
書作成装置を提供することにある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明では
、文書を格納する文書格納手段と、この文書格納手段に
格納される文書の所望の領域に保護フィールドを設定す
る保護フィールド設定手段と、設定された保護フィール
ドに対するアクセスの態様を保護フィールド設定前の文
書に対するアクセスの態様とは異なったものに設定する
アクセス態様設定手段とを文書作成装置に具備させる。

【００１４】すなわち請求項１記載の発明では、１つの
文書内の更に小さい単位として保護フィールドという概
念を導入し、設定した保護フィールドについては文書全
体について以前設定されていたアクセスの態様、すなわ
ち設定した保護フィールド以外の文書部分についての現
在のアクセスの態様とは異なった態様でアクセスができ
るようにして前記した第１の目的を達成する。

【００１５】請求項２記載の発明では、文書を格納する
文書格納手段と、この文書格納手段に格納される文書を
分割して複数の保護フィールドを設定する保護フィール
ド設定手段と、これら複数の保護フィールドの少なくと
も一部に対するアクセスの態様を保護フィールド設定前
の文書に対するアクセスの態様とは異なったものに設定
するアクセス態様設定手段とを文書作成装置に具備させ
る。

【００１６】すなわち請求項２記載の発明では、文書を
いくつかに分割してそれぞれを保護フィールドとし、こ
れらの一部または全部のアクセスの態様を保護フィール
ド設定前の文書に対するアクセスの態様とは異なったも
のに設定して前記した第１の目的を達成する。

【００１７】また本発明では、保護フィールドに対する
アクセスの態様としてリード権とライト権を設け、例え
ば他人の担当した部分については読み出しだけができる
ようにして書き込みを不可能とさせることで、過誤等に
よる文書の改変を防ぎ、前記した第２の目的を達成する
ことができる。

【００１８】更に本発明では、保護フィールドに対する
アクセスの態様として個人によるアクセスとグループに
よるアクセスを規定し、例えばあるグループについては
文書の内容の読み出しを許して特定の個人に書き込みを
許す等の形態を可能にすることで、前記した第３の目的
を達成することができる。

【００１９】

【実施例】以下実施例につき本発明を詳細に説明する。

【００２０】「第１の実施例」

【００２１】図２は、本発明の一実施例における文書処
理装置の外観を表わしたものである。この文書処理装置
は入力装置としてのキーボード１１およびマウス１２と
、出力装置としてのビットマップディスプレイ１３と、
各種制御を行うための本体装置１４から構成されている
。キーボード１１、マウス１２およびビットマップディ
スプレイ１３は、作業用デスク１５の上に配置されてい
る。この文書処理装置は、図示しないローカルエリアネ
ットワーク（ＬＡＮ）用のケーブルを介して他の文書処
理装置と共用されるプリンタや各種サーバ等の装置と接
続できるようになっている。もちろん、このようなロー
カルエリアネットワークを介さずに専用のプリンタを接
続して必要な情報をプリントアウトすることも可能であ
る。

【００２２】ビットマップディスプレイ１３上には検索
する文書等をマルチウィンドウ形式で表示することがで
き、グラフィックカーソル１６等のカーソルを用いて位
置を定めながら各種処理を実行することができる。マウ
ス１２はポインティング・デバイスである。装置本体１
４内には次に説明するようにＣＰＵ（中央処理装置）や
大容量の外部記録装置等の回路部品が収納されている。

【００２３】図１は、この文書処理装置の回路構成の要
部を表わしたものである。この文書処理装置のＣＰＵ（
中央処理装置）２１はバス２２を介して次の回路装置と
接続されており、文章や図形の作成や、作成中の文書中
の文字列の検索や置換等の各種制御を行うようになって
いる。

【００２４】（ｉ）コミュニケーションボード２３：こ
の文書処理装置がデータの印字等を行うために他の装置
と通信を行う際に使用するボードである。

【００２５】（ｉｉ）メモリマネジメントユニット（Ｍ
ＭＵ）２４：ランダム・アクセス・メモリからなるメイ
ンメモリ２５からデータを読み出してバス２２に転送し
たり、反対にデータをメインメモリ２５に格納する制御
を行う。

【００２６】（ｉｉｉ）ＤＭＡ（直接メモリアクセス）
２６：ＣＰＵ２１を介さずに周辺装置とメインメモリ２
５の間でデータを直接転送するための制御を行う。

【００２７】（ｉｖ）ボーレートジェネレータ・インタ
ーバルタイマ２７：基準となるクロックを発生し、通信
や計時動作に用いるための信号を発生する。

【００２８】（ｖ）入力用コミニュケーションボード２
８：インターフェース回路からなり、データ入力用のキ
ーボード１１と接続されている。キーボード１１にはポ
インティング・デバイスとしてのマウス１２が接続され
ている。

【００２９】（ｖｉ）２ポートＲＡＭ３２：バッファメ
モリを備え、ハードディスクコントローラ３３を介して
５インチハードディスク３４に接続されている。５イン
チハードディスク５３には、このデータ処理装置の制御
プログラムが格納されており、これがメインメモリ２５
に格納されて装置各部の制御が行われる。５インチハー
ドディスク３４には必要なデータの格納も行われるよう
になっている。

【００３０】（ｖｉｉ　）ＣＲＴコントローラ３５：ビ
ットマップディスプレイ（ＣＲＴ）１３の表示制御を行
うコントローラである。

【００３１】以上のような構成の文書作成装置で、オペ
レーディングシステム（ＯＳ）としてユニックス（ＵＮ
ＩＸ）を使用したシステムを例にとって説明を行う。

【００３２】ＡＴ＆Ｔ電話研究所のケン・トンプソンに
よって開発されたユニックスでは、すべてのファイルに
所有者が設定され、これらファイルの利用権の設定が、
（ｉ）所有者、（ｉｉ）所有者の属するグループおよび
（ｉｉｉ）その他の３区分で行われるようになっている
。そして、これらのそれぞれについてリード権、ライト
権および実行権を設定することができるようになってい
る。ここでは、文書に対するアクセス権としてリード権
とライト権のみが問題となるので、実行権についての内
容の説明は省略する。

【００３３】ユニックスでは、これら３つ権利を９ビッ
トのデータを用いて表わすようになっている。この９ビ
ットは３ビットずつの３組に分けられ、それぞれの組は
リード権、ライト権および実行権の有無を表わすデータ
から構成されている。これらをユニックスのコマンドに
合わせて表現すると、例えば次のようになる。

【００３４】

【数１】“ｒｗｘｒｗｘｒｗｘ”……（１）

【００３５
】ここで“ｒ”はリード権があることを、“ｗ”はライ
ト権があることを、また“ｘ”は実行権があることをそ
れぞれ表わしている。この（１）で示した例では、前記
した（ｉ）、（ｉｉ）、（ｉｉｉ）の３区分すべての者
についてリード権、ライト権および実行権があることが
示されている。該当する権利が無いときには、その箇所
が“−”という記号で表示される。例えば次の（２）の
ような表示が行われる。

【００３６】

【数２】“ｒｗ−ｒ−−−−−”……（２）

【００３７
】これは、所有者にリード権とライト権が、所有者の属
するグループの各人にリード権が許されることを示して
いる。その他の者にはリード権、ライト権、実行権のい
ずれも許されてはいない。

【００３８】以上の各表現は８進数で表わすこともでき
る。例えば（１）の表現“ｒｗｘｒｗｘｒｗｘ”は“７
７７”と表わすことができ、（２）の表現“ｒｗ−ｒ−
−−−−”は“６４０”と表わすこともできる。

【００３９】本実施例の文書作成装置では、文書の所望
箇所に単位領域として保護フィールドを設定し、ライト
権またはリード権を設定できるようにしている。

【００４０】ところでユニックスでは、ログオン（Ｌｏ
ｇｏｎ）　時にユーザ名の登録を行う。そこで、この文
書作成装置ではユーザが文書の所定箇所に保護フィール
ドの設定を要求すると、ユーザ名の登録作業が行われる
。保護フィールドの設定要求は、ユーザが文書の内容を
ビットマップディスプレイ１３上に表示した状態でキー
ボード１１上の図示しないプロパティキーを押下するこ
とによって行われる。

【００４１】図３は、この文書作成装置のログオン時の
画面表示を表わしたものである。ログオン時には、ビッ
トマップディスプレイ１３上にユーザ名登録用ウィンド
ウ５１が表示される。

【００４２】このユーザ名登録用ウィンドウ５１の上部
領域には、“完了”コマンドと、“取消”コマンドおよ
び“リセット”コマンドが表示されている。また、この
上部領域の下には、ライト権を有する者が個人かグルー
プかを指定する選択肢と、ユーザ名の記入欄と、グルー
プ番号の記入欄と、リード権を有する者がすべてか、グ
ループ全体か、あるいは本人のみかを指定する選択肢が
配置されている。ユーザは、図１に示したマウス１２を
使用して必要な箇所を選択し、またキーボード１１から
ユーザ名や番号の入力を行うようになっている。

【００４３】ここで、ユーザ名登録用ウィンドウ５１の
上部領域に配置された“完了”コマンドは、ライト権等
の設定が完了したときにクリックされるコマンドである
。また、“取消”コマンドは保護フィールドの設定自体
を取り消すコマンドである。このコマンドをクリックし
た場合には、ユーザ名登録用ウィンドウ５１の表示自体
が取り消される。“リセット”コマンドは、これに対し
て画面の内容をクリアして、再度記入をやり直す場合に
指定される。

【００４４】また、この例ではライト権として個人が指
定され、ユーザ名として“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”
が、、リード権としてすべての個人が指定されるように
なっている。

【００４５】このようにして保護フィードの設定が完了
したら、文書作成装置は該当する文書中に保護フィード
のコードを挿入する。そして、所有者のみにリード権と
ライト権が存在し、他の者にリード権を与えたファイル
を作成しこのファイルに保護フィードの属性を格納する
。この属性中には、以下で述べるようにファイルへのポ
インタ（ファイル名）が含まれている。ファイルの所有
者のみにライト権があることにしたのは、属性データが
第３者によって書き換えられるのを防止するためである
。

【００４６】更に、文書作成装置は保護フィードのデー
タの実体を格納するためのファイルを作成し、その所有
者にリード権とライト権を与える。また、図３で示した
ユーザ名登録用ウィンドウ５１で指定した範囲に応じて
リード権の設定を行う。そして、そのファイルの所有者
を図３で指定したユーザ名に変更することになる。

【００４７】図４は、以上説明した保護フィードの挿入
についての作業の流れを表わしたものである。文書作成
装置は、保護フィードのコードを文書中に挿入したら（
図４ステップＳ１０１）、属性ファイルを作成する（ス
テップＳ１０２）。そして、グループにライト権が存在
するか否かを判別して（ステップＳ１０３）、存在しな
ければ（Ｎ）、第１の属性値を“６００”に設定する（
ステップＳ１０４）。これは“１１０００００００”に
対応し、グループに対応する数値を“０００”に設定す
るためである。なお、このデータで上位３桁“１１０”
は所有者についてリード権とライト権があることを示し
ている。

【００４８】グループにライト権がある場合には（ステ
ップＳ１０３；Ｙ）、第１の属性値を“６６０”に設定
する（ステップＳ１０５）。これは、グループに対応す
る値も所有者に対する値と同様に“１１０”に設定する
。なお、ライト権のみを所有するものであればこれらの
データを“０１０”に設定してもよいが、本実施例の文
書処理装置ではライト権を有する者はリード権も当然に
有するとの前提にたっているので、これらのデータを“
１１０”に設定するようにしている。

【００４９】ステップＳ１０４またはステップＳ１０５
の作業が終了したら、リード権がグループに属している
のか（ステップＳ１０６）、または本人のみに属してい
るのか（ステップＳ１０７）、あるいはいずれにも属し
ていないのかのチェックが行われる。リード権がグルー
プ全体に属しているものである場合には（ステップＳ１
０６；Ｙ）、第２の属性値を“４４０”に設定する（ス
テップＳ１０８）。これは、所有者本人とグループの双
方についてのリード権を“１”に設定するためである。

【００５０】これに対して所有者本人にのみリード権が
ある場合には（ステップＳ１０７；Ｙ）、第２の属性値
が“４００”となる（ステップＳ１０９）。“４００”
は、所有者のリード権のみが“１”となることを示して
いる。

【００５１】また、グループや所有者のみならずすべて
の装置に対してグループのリード権が聞かれたときには
、第２の属性権を“４４４”に設定する（ステップＳ１
０９）。

【００５２】以上、ステップＳ１０８〜Ｓ１１０のいず
れかの作業が終了したら、それぞれ作成された９ビット
のデータを持ち寄って第１および第２の属性値のオア（
論理和）をとった値の属性値をもったファイルを作成す
る（ステップＳ１１１）。そして、所有者を図３で指定
したユーザ名に変更することになる（ステップＳ１０４
）。

【００５３】図５は、ユーザの指示によって文書が開か
れる場合の制御の手順を表わしたものである。ユーザが
文書を開くための指示を行うと、文書作成装置は該当す
る文書のファイルを開く（図５ステップＳ２０１）。こ
のとき、文書の要素が読み出され（ステップＳ２０２）
、その部分に保護フィールドが存在しなければ（ステッ
プＳ２０３；Ｙ、Ｓ２０４；Ｎ）、その文書の要素がビ
ットマップディスプレイ１３上に表示される（ステップ
Ｓ２０５）。このようにして、保護フィールドが存在し
ない状態では次々と文書の要素の読み出しと表示が行わ
れる。

【００５４】保護フィールドが存在したら（ステップＳ
２０４；Ｙ）、属性データを読み込んで保護フィールド
・データのファイル名を得る（ステップＳ２０６）。そ
して、この保護フィールド・データを読み出し（ステッ
プＳ２０７）、ユーザが実体ファイルにリード権をもっ
ているかどうかがチェックされる（ステップＳ２０８）
。リード権がない場合には（Ｙ）、その文書の要素の表
示は行われずステップＳ２０２に進んで次の文書の要素
の読み出しが行われる。リード権がある場合には（Ｎ）
、その文書の要素がビットマップディスプレイ１３上に
表示されることになる（ステップＳ２０５）。

【００５５】このようにして、保護フィールドについて
は文書の要素ごとにリード権の有無がチェックされ、リ
ード権のあるユーザのみにその内容が開示されていく。文書の要素の読み出しがすべて終了したら（ステップＳ
２０３；Ｙ）、文書の内容を表示するための作業がすべ
て終了する（エンド）。

【００５６】図６は、ユーザが書き込みのための操作を
行った場合の文書作成装置の制御の様子を表わしたもの
である。ユーザが書き込みのための入力操作を行うと文
書作成装置はその場所（フィールド）が保護フィールド
であるかどうかの判別を行う（図６ステップＳ３０１）
。保護フィールドでなければ（Ｎ）、ユーザの入力をそ
のフィールドに書き込んで（ステップＳ３０２）、終了
する（エンド）。

【００５７】保護フィールドに対して入力が行われた場
合には（ステップＳ３０１；Ｙ）、その保護フィールド
がすでに開かれているかどうかのチェックが行われる（
ステップＳ３０３）。まだ開かれていなければ（Ｎ）、
属性データの読込を行い、保護フィールド・データのフ
ァイル名を得る（ステップＳ３０４）。そして、保護フ
ィールド・データを開き（ステップＳ３０５）、ユーザ
が実体ファイルにライト権をもっているかどうかのチェ
ックが行われる（ステップＳ３０６）。ユーザがライト
権を持たず保護フィールド・データを開いたことが誤り
であった場合には（Ｙ）、入力が不可能な旨の表示等か
らなる入力エラー処理が行われる（ステップＳ３０７）
。

【００５８】これに対してユーザがライト権を持ってい
た場合には、ユーザの入力した内容をその保護フィール
ド内に書き込む処理が行われる（ステップＳ３０２）。ライト権を有するユーザによって保護フィールドが開か
れたら（ステップＳ３０３；Ｙ）、続いて行われる入力
に対してはライト権のチェックが一々行われず、入力さ
れる内容がその保護フィールドに書き込まれることにな
る（ステップＳ３０２）。保護フィールド内の書き込み
には、白地内にデータを書き込む場合と、一度書き込ん
だデータを訂正等によって更新する場合とがある。

【００５９】「第２の実施例」

【００６０】図７は、本発明の第２の実施例で作成され
る“意見聴取書”のフォームの一例を表わしたものであ
る。このフォーム６１には、「新システム機能仕様書に
関する意見聴取書」というタイトル６２と、本文６３と
、各課長に対応した記入欄６４〜６６が配置されている
。本文６３には、これらの課長に承認等の文字の記入を
要請する文章が記されている。この例では、各記入欄６
４〜６６がそれぞれ保護フィールド６７〜６９を構成し
ており、対応する課長のみがこれらのフィールドで記入
を行うことができるようになっている。タイトル６２と
本文６３は記入フィールドを構成している。ここでフィ
ールドとは、リードやライトを行うための最小単位をい
う。また保護フィールドとは、リード権やライト権を設
定して文書の保護を行うフィールドをいう。これに対し
て、記入フィールドとは、“意見聴取書”の内容を記述
する者が記入するフィールドである。記入フィールドに
は、したがってアクセス権の設定は行われない。

【００６１】図８は、この第２の実施例の文書作成装置
のログオン時におけるオプションシートの内容を表わし
たものである。この第２の実施例における文書作成装置
の構成は、図１および図２で示した第１の実施例の文書
作成装置と基本的に同一である。ユーザがキーボード１
１上の図示しないキーを押すことで、図８に示したオプ
ションシート７１がビットマップディスプレイ１３（図
１）に表示されたとする。このオプションシート７１の
上部領域には、“開始”コマンドと“キャンセル”コマ
ンドの２つが表示されている。また、この上部領域の下
には、ユーザとしてのオペレータの名前と、この者に対
して設定されたパスワードが入力されるようになってい
る。。

【００６２】この例では、名前として“Ｉｃｈｉｒｏ　
Ｉｗａｋｉ”が、またこの者についてシステムで登録さ
れたパスワードの“＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊”が入力され
ている。この状態でこのオペレータがマウス１２を操作
して“開始”コマンドをクリックすると、作業は次のス
テップに進むことになる。これに対して、“キャンセル
”コマンドがクリックされた場合には、このオプション
シート７１のウィンドウの表示がキャンセルされ、ログ
オン前の画面状態に復帰する。

【００６３】図８に示したようにしてユーザ名の登録が
行われたら、図７に示した「新システム機能仕様書に関
する意見聴取書」の作成が行われる。「新システム機能
仕様書に関する意見聴取書」のフォームは、保護フィー
ルドと記入フィールドの２つのフィールドを持っている
。

【００６４】図９は、保護フィールドの属性の入力のた
めのウィンドウを表わしたものである。オペレータが「
新システム機能仕様書に関する意見聴取書」の作成中に
保護フィールドをフォーム中に挿入することを要求する
と、この保護フィールド挿入用ウィンドウ８１の表示が
行われる。保護フィールド挿入用ウィンドウ８１の上部
領域には、“完了”コマンドと、“取消”コマンド、な
らびに“リセット”コマンドの３つが表示されている。また、この上部領域の下には、ライト権とリード権およ
びプロパティ変更権の設定が行われるようになっている
。

【００６５】ここで、“完了”コマンドは、ライト権等
の設定が完了したときにクリックされるコマンドである
。また、“取消”コマンドは保護フィールドの挿入自体
を取り消すコマンドである。この“取消”コマンドをク
リックした場合には、保護フィールド挿入用ウィンドウ
８１の表示自体が取り消される。“リセット”コマンド
は、これに対して画面の内容をクリアして、再度記入を
やり直す場合に指定される。

【００６６】ライト権の記入欄には、現在挿入しようと
している保護フィールドに対して書き込みを行うことの
できる者あるいはメンバの記入が行われる。この例では
、“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”と、他の２名がライト
権を有する者として記入が行われている。

【００６７】一方、リード権の記入欄は、ライト権を有
するものとして記入された３名の他に他の２名が記入さ
れている。

【００６８】プロパティ変更権の記入欄には、ライト権
やリード権を有する者の変更を行うことのできる者が記
入される。この例では、“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”
の記入が行われている。ただし、プロパティ変更権の記
入欄も他の記入欄と同様に複数の者の名前を記入するこ
とが可能である。

【００６９】各記入欄に対する記入が終り、“完了”コ
マンドがマウス１２によってクリックされると、文書作
成装置は指示されたデータを格納してフィールドの挿入
を行う。

【００７０】以上のようにして「新システム機能仕様書
に関する意見聴取書」に対するフィールドの挿入が行わ
れたら、これを基にして各人でその内容の記入が行われ
ることになる。ただし、読み出された“意見聴取書”は
どの部分にも記入可能なものではなく、記入フィールド
または保護フィールドへの入力のみが許されている。フ
ォームの他の部分は、記入を想定していない部分なので
、記入や訂正等の編集は受け付けられない。

【００７１】以上のようにして作成される“意見聴取書
”における保護フィールドへの入力は、その者がライト
権を有している場合にのみ受け入れる。

【００７２】リード権のみを有している者や、ライト権
もリード権も有していない者が入力を試みた場合にはエ
ラー処理が行われる。

【００７３】図１０は、ユーザの指示によって文書が開
かれる場合の制御の手順を表わしたものである。ユーザ
が文書を開くための指示を行うと、文書作成装置は該当
する文書のファイルを開く（図１０ステップＳ４０１）
。このとき、文書の要素が読み出され（ステップＳ４０
２）、その部分に保護フィールドが存在しなければ（ス
テップＳ４０３；Ｙ、Ｓ４０４；Ｎ）、その文書の要素
がビットマップディスプレイ１３上に表示される（ステ
ップＳ４０５）。このようにして、保護フィールドが存
在しない状態では次々と文書の要素の読み出しと表示が
行われる。

【００７４】保護フィールドが存在したら（ステップＳ
４０４；Ｙ）、属性データを読み込んで（ステップＳ４
０６）、ユーザにリード権があるかどうかがチェックさ
れる（ステップＳ４０７）。リード権がない場合には（
Ｎ）、その文書の要素の表示は行われずステップＳ４０
２に進んで次の文書の要素の読み出しが行われる。リー
ド権がある場合には（Ｙ）、その文書の要素がビットマ
ップディスプレイ１３上に表示されることになる（ステ
ップＳ４０５）。

【００７５】このようにして、保護フィールドについて
は文書の要素ごとにリード権の有無がチェックされ、リ
ード権のあるユーザのみにその内容が開示されていく。したがって、例えば図７において記入欄６４の保護フィ
ールド６７について課長の“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ
”のみがリード権をもっているものとすると、この者に
対してのみこの保護フィールドの内容が表示され、他の
者はこの保護フィールドに何が書かれているかを見るこ
とができない。

【００７６】以上のようにして文書の要素の読み出しが
すべて終了したら（ステップＳ４０３；Ｙ）、文書の内
容を表示するための作業がすべて終了する（エンド）。

【００７７】図１１は、これに対してユーザが書き込み
のための操作を行った場合の文書作成装置の制御の様子
を表わしたものである。ユーザが書き込みのための入力
操作を行うと文書作成装置はその場所（フィールド）が
保護フィールドであるかどうかの判別を行う（図１１ス
テップＳ５０１）。保護フィールドでなければ（Ｎ）、
ユーザの入力をそのフィールドに書き込んで（ステップ
Ｓ５０２）、終了する（エンド）。

【００７８】保護フィールドに対して入力が行われた場
合には（ステップＳ５０１；Ｙ）、属性データの読み込
みが行われる（ステップＳ５０３）。そして、ユーザに
ライト権があるかどうかをチェックする（ステップＳ５
０４）。ユーザがライト権を持たず保護フィールド・デ
ータを開いたことが誤りであった場合には（Ｎ）、入力
が不可能な旨の表示等からなる入力エラー処理が行われ
る（ステップＳ５０５）。

【００７９】これに対してユーザがライト権を持ってい
た場合には（Ｙ）、ユーザの入力した内容をその保護フ
ィールド内に書き込む処理が行われる（ステップＳ５０
２）。

【００８０】本実施例の文書作成装置では、保護フィー
ルドのプロパティの表示を指示された場合にはその内容
をビットマップディスプレイ１３に表示し、ユーザにプ
ロパティ変更権がある場合には、プロパティの変更を行
うことができるようになっている。

【００８１】図１２は保護プロパティの表示と変更を行
う際の装置の制御の様子を表わしたものである。ユーザ
が保護フィールドのプロパティの表示を指示すると、文
書作成装置は属性データの読み込みを行う（図１２ステ
ップＳ６０１）。そしてそのユーザがプロパティの変更
を行うための権利を持っているかどうかのチェックが行
われる（ステップＳ６０２）。この結果、ユーザがその
権利を持っていれば（Ｙ）、図９に示した保護フィール
ド挿入用ウィンドウ８１の表示が行われる（ステップＳ
６０３）。この場合、ウィンドウ８１には“完了”コマ
ンドと、“取消”コマンド、ならびに“リセット”コマ
ンドの３つが表示されるので、ユーザ（この例では“Ｉ
ｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”）は必要に応じてプロパティ
の変更を行うことができる。

【００８２】これに対して、ステップＳ６０２でユーザ
にプロパティ変更権が存在しないと判別された場合には
（Ｎ）、保護フィールドのプロパティの表示のみが行わ
れる（ステップＳ６０４）。

【００８３】図１３は、この後者の場合のウィンドウの
表示内容を表わしたものである。保護フィールド・プロ
パティウィンドウ８２には、図９に表示された内容と同
一の内容が表示される。ただし、このウィンドウ８２に
はこれを閉じるための“閉じる”コマンドしか表示され
ず、したがって、プロパティの変更を行うことはできな
い。

【００８４】最後に、この第２の実施例における「新シ
ステム機能仕様書に関する意見聴取書」で、各保護フィ
ールドにどのようにリード権やライト権を設定するかの
一例を示す。

【００８５】保護フィールドのプロパティの変更権を有
するユーザＡは、図７に示したフィールド６７〜６９を
保護フィールドとして定義する。１番目の保護フィール
ド６７については課長の“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”
にライト権を与え、他の２人の課長“ＪｉｒｏＥｂｉｈ
ａｒａ”と“Ｓａｂｒｏ　Ｋａｗａｔａ”にリード権を
与える。２番目の保護フィールド６８については課長の
“Ｊｉｒｏ　Ｅｂｉｈａｒａ”にライト権を与え、他の
２人の課長“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”と“Ｓａｂｒ
ｏ　Ｋａｗａｔａ”にリード権を与える。３番目の保護
フィールド６９については課長の“ＳａｂｒｏＫａｗａ
ｔａ”にライト権を与え、他の２人の課長“Ｉｃｈｉｒ
ｏ　Ｉｗａｋｉ”と“Ｊｉｒｏ　Ｅｂｉｈａｒａ”にリ
ード権を与える。

【００８６】３人の課長“Ｉｃｈｉｒｏ　Ｉｗａｋｉ”
、“Ｊｉｒｏ　Ｅｂｉｈａｒａ”、“Ｓａｂｒｏ　Ｋａ
ｗａｔａ”はそれぞれ自分の担当している記入欄６４〜
６６に書き込みを行う。この例では、後に記入する課長
は、前に記入した課長の記入内容を見ることができる。先に説明したように、他人のリード権を制限しておけば
、その保護フィールドは空白として表示され、他の担当
者がなにを記入したかを知ることはできない。

【００８７】以上説明した第１および第２の実施例では
、単独の文書作成装置を複数の者が共用することを前提
として説明したが、１つの装置で共通して制御される複
数の端末を用いたシステムについても本発明を同様に適
用し、文書の高度の管理が可能になる。

【００８８】また、これらの実施例では、所望の領域に
保護フィールドを設定したが、１つの文書を複数に分割
してそれぞれを異なった保護フィールドに設定すること
も可能である。

【００８９】更に、第１の実施例ではオペレーディング
システムとしてユニックスを使用したシステムを例にと
って説明したが、これ以外のオペレーディングシステム
についてもファイルに対して同様のリード権やライト権
を設定することができるものであれば、本発明を同様に
適用することができる。また、ネットワークを介しても
同様のリード権やライト権を設定することができれば、
本発明をこれらのものに対して適用することができるこ
とはもちろんである。また、ゼロックス社の提案するネ
ットワークについても、ドロワのアクセス権についての
制御機能を用いれば、本発明の適用が同様に可能である
。

【００９０】なお、本発明では、アクセスは、対応する
保護フィールドの読み出しを行うリード権と、対応する
保護フィールドに書き込みを行うライト権を含んだ態様
とすれば、文書の特定の内容とアクセスする者との関係
でリード権やライト権を与えたり与えなかったりするこ
とができ、リード権やライト権の組み合わせによって文
書の利用対象者を広げながら、情報に対する各人の関与
を制限することができるという利点がある。

【００９１】また本発明では、個人のみならずグループ
もアクセスを行うことができるようにすれば、アクセス
できる者を容易に特定することができるという利点が生
じる。

【００９２】

【発明の効果】このように請求項１記載の発明によれば
、文書格納手段に格納される文書の所望の領域に保護フ
ィールドを設定し、この保護フィールドに対するアクセ
スの態様を保護フィールド設定前の文書に対するアクセ
スの態様とは異なったものに設定したので、１つの文書
の一部を他人のアクセスから保護することができ、高度
な文書管理が可能になる。また、複数の者のチェックを
要する文書を電子的に作成することができ、従来のよう
に一度プリントアウトを行ってその内容について押印す
る等の手間を要しないので、紙資源の節約にも寄与する
ことができる。

【００９３】請求項２記載の発明によれば、文書格納手
段に格納される文書を分割して複数の保護フィールドを
設定することができるようにしたので、これらのフィー
ルドごとに文書の保護の内容を異ならせることができる
。したがって、文書自体を複数に分割して管理する必要
がなく、その管理が容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】　　文書作成装置の回路構成の要部を示すブロ
ック図である。

【図２】　　この文書作成装置の主要部を机上に配置し
た状態を示す斜視図である。

【図３】　　この文書作成装置のログオン時の画面表示
を表わした平面図である。

【図４】　　保護フィードの挿入についての作業の流れ
を表わした流れ図である。

【図５】　　文書が開かれる場合の制御の手順を表わし
た流れ図である。

【図６】　　ユーザが書き込みのための操作を行った場
合の文書作成装置の制御の様子を表わした流れ図である
。

【図７】　　“意見聴取書”のフォームの一例を表わし
た平面図である。

【図８】　　文書作成装置のログオン時におけるオプシ
ョンシートの内容を表わした平面図である。

【図９】　　保護フィールドの属性の入力のためのウィ
ンドウを表わした平面図である。

【図１０】　　ユーザの指示によって文書が開かれる場
合の制御の手順を表わした流れ図である。

【図１１】　　ユーザが書き込みのための操作を行った
場合の文書作成装置の制御の様子を表わした流れ図であ
る。

【図１２】　　保護プロパティの表示と変更を行う際の
装置の制御の様子を表わした流れ図である。

【図１３】　　ユーザにプロパティ変更権が存在しな場
合に表示される保護フィールド・プロパティウィンドウ
の平面図である。

【符号の説明】

１１……キーボード、１２……マウス、１３……ビット
マップディスプレイ、２１……ＣＰＵ、２５……メイン
メモリ、３４……５インチハードディスク、６１……“
意見聴取書”のフォーム、７１……オプションシート、
８１……保護フィールド挿入用ウィンドウ、８２……保
護フィールド・プロパティウィンドウ、６７〜６９……
保護フィールド

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】　　文書を格納する文書格納手段と、この
文書格納手段に格納される文書の所望の領域に保護フィ
ールドを設定する保護フィールド設定手段と、設定され
た保護フィールドに対するアクセスの態様を保護フィー
ルド設定前の文書に対するアクセスの態様とは異なった
ものに設定するアクセス態様設定手段とを具備すること
を特徴とする文書作成管理システム。
【請求項２】　　文書を格納する文書格納手段と、この
文書格納手段に格納される文書を分割して複数の保護フ
ィールドを設定する保護フィールド設定手段と、前記複
数の保護フィールドの少なくとも一部に対するアクセス
の態様を保護フィールド設定前の文書に対するアクセス
の態様とは異なったものに設定するアクセス態様設定手
段とを具備することを特徴とする文書作成装置。