JP7142458B2 - 複合機、複合機のファイル管理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、サーバにアップロードされたファイルを管理する、ファイル管理装置、複合機、情報管理方法及びプログラムに関する。

多くの複合機は、スキャナ機能を有しており、このスキャナ機能によりスキャンした原稿データをファイル化して、複合機の内部又は外部に設けられた記憶装置に格納することができる。そして、スキャンした原稿の画像データファイルにアクセスするためのＵＲＬを電子メール（ＵＲＬ通知メール）で所望の利用者に知らせるＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬという機能が知られている。ＵＲＬ通知メールを受信した利用者は、メール本文に記載されているＵＲＬを選択することにより、画像データファイルを表示したり取得したりすることができる。

特許文献１には、スキャンした原稿のファイルをサーバから取得するためのＵＲＬとパスワードをメールで送信し、それを受信した者のみがファイルを取得することができるスキャンメール送信装置が開示されている。

特許文献２には、管理者には、ファイルの取得用ウエブサイトのＵＲＬと、削除用ウエブサイトのＵＲＬを送信し、管理者以外の送信先には、ファイルの取得用ウエブサイトのＵＲＬのみを送信し、全員がファイルを取得できるが、管理者のみがファイルを削除できるようにした情報処理装置が開示されている。

特許文献３には、同一のファイルに対して宛先毎に異なる取得用のＵＲＬをメールで送信し、このＵＲＬを受信した全てのユーザがファイル取得要求を行った場合にそのファイルを削除するデータ処理システムが開示されている。

ところで、アップロードされたファイルが機密文書だった場合、情報漏洩を防止するための方策が必要である。

特許文献１は、ウエブサイトにアクセスする際にパスワードの入力を求めるだけであるから、ＵＲＬとパスワードが第三者に知られてしまった場合の情報漏洩のリスクがある。

特許文献２は、ファイル取得の如何に関わらず、管理者側でファイル削除用ウエブサイトのＵＲＬにアクセスすればファイルが削除されてしまうため、例えば、誤ってファイルを削除してしまった場合に、ファイルの再アップロードが必要になると共に、ファイルを取得していない他のユーザに多大な迷惑をかけることとなる。

特許文献３は、全てのユーザからファイル取得要求があった事実を以て即時ファイルを削除してしまうため、それ以降は再取得ができなくなる。また、全てのユーザからファイル取得要求があるまではファイルを削除することができないため、長期間ファイル未取得のユーザが存在するようなケースでは、ファイルがアップロードされた状態で放置されることになり、情報漏洩のリスクも高くなる。

特開２００４－８６７３１号公報（２００４年３月１８日公開） 特開２０１６－６３３７９号公報（２０１６年４月２５日公開） 特開２００９－３０１３２９号公報（２００９年１２月２４日公開）

情報漏洩を防止するためには、例えば、利用者ＩＤとパスワードによる認証をする方法があるが、どのような利用者ＩＤとパスワードにより認証を行うのかという問題がある。既に複合機が認証のために用いている利用者ＩＤとパスワードを用いることも考えられるが、そうすると、認証のために用いる利用者ＩＤとパスワードを持っている利用者のみしかＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬの機能を用いることができない。そうかといって、認証を行わないならば、ＵＲＬさえ知れば自由にファイルを取得することができてしまうので、情報漏洩をあまり防止することができない。

そこで、本発明は、ファイルの不正取得による情報漏洩防止が強化されたファイル管理装置、複合機、ファイル管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明によれば、
スキャナ機能によりスキャンされ、かつ記録媒体に記録されたファイルにアクセスするためのＵＲＬ（例えば、画像データファイルにアクセスするためのＵＲＬであって、電子メールの本文に挿入されるＵＲＬ）の送信先（例えば、電子メールの宛先）からの要求に応じて、前記ファイルを前記送信先に取得させる複合機であって、
前記送信先に前記ＵＲＬを送信するときに、既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に登録されている前記複合機を利用するための認証に用いられる既存認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード）の何れも前記送信先に対応付けられていないならば、前記ファイルへアクセスするための認証に用いられる補助認証情報（例えば、新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記送信先に対応付けて補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）に登録する補助認証テーブル登録手段と、
前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた要求元認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード又は前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に存在する既存認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード）と照合することにより前記送信先を認証する第一認証手段と、
前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた前記要求元認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード又は前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）に存在する補助認証情報（例えば、前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）と照合することにより前記送信先を認証する第二認証手段と、
前記第一認証手段又は前記第二認証手段による認証に成功したならば、前記記録媒体に記録されているファイルを前記送信先に取得させる取得手段と、
を備えることを特徴とする複合機が提供される。

また、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記第一認証手段が、前記第二認証手段に優先して動作し、前記第一認証手段による認証に成功したならば、前記第二認証手段の動作は省略されることを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記補助認証情報（例えば、前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を送信先に通知する認証情報通知手段を更に備えることを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記補助認証テーブル登録手段は、前記補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）に、前記補助認証情報（例えば、前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を送信先の電子メールアドレスに関連付けられた状態で登録し、
前記認証情報通知手段は、前記補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）において送信先の電子メールアドレスに対応付けられている前記補助認証情報（例えば、前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を送信先の電子メールアドレス宛に通知することを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記第一認証手段による認証及び前記第二認証手段による認証に所定回数以上失敗したならば、送信先の識別情報を接続禁止テーブルに登録する接続禁止テーブル登録手段と、
前記取得手段は、前記第一認証手段又は前記第二認証手段による認証に成功しても、前記送信先の識別情報が前記接続禁止テーブルに登録されているならば、前記記録媒体に記録されているファイルを取得させることを実行しないことを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記第一認証手段又は前記第二認証手段による前記照合を認証情報に含まれている識別情報及びパスワードにより行うことを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、上記の複合機であって、
前記既存認証用テーブルには、既存認証情報と送信先の電子メールアドレスが関連付けられた状態で記録されており、
前記既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に登録されている何れかの既存認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード）が前記送信先に対応付けられているか否かを、前記送信先の電子メールアドレスが前記既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に存在するか否かにより判断する登録判断手段を更に備えることを特徴とする複合機が提供される。

更に、本発明によれば、
コンピュータが、
スキャナ機能によりスキャンされ、かつ記録媒体に記録されたファイルにアクセスするためのＵＲＬ（例えば、画像データファイルにアクセスするためのＵＲＬであって、電子メールの本文に挿入されるＵＲＬ）の送信先（例えば、電子メールの宛先）からの要求に応じて、前記ファイルを前記送信先に取得させる複合機のファイル管理方法であって、
前記送信先に前記ＵＲＬを送信するときに、既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に登録されている前記複合機を利用するための認証に用いられる既存認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード）の何れも前記送信先に対応付けられていないならば、前記ファイルへアクセスするための認証に用いられる補助認証情報（例えば、新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記送信先に対応付けて補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）に登録する補助認証テーブル登録ステップと、
前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた要求元認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード又は前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記既存認証用テーブル（例えば、ユーザ情報テーブル）に存在する既存認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード）と照合することにより前記送信先を認証する第一認証ステップと、
前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた前記要求元認証情報（例えば、既存のＩＤ及びパスワード又は前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）を前記補助認証用テーブル（例えば、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブル）に存在する補助認証情報（例えば、前記新たな利用者ＩＤ及びパスワード）と照合することにより前記送信先を認証する第二認証ステップと、
前記第一認証ステップ又は前記第二認証ステップによる認証に成功したならば、前記記録媒体に記録されているファイルを前記送信先に取得させる取得ステップと、
を実行することを特徴とする複合機のファイル管理方法が提供される。

更に、本発明によれば、コンピュータを上記の複合機として機能させるためのプログラムが提供される。

本発明によれば、ファイルの不正取得による情報漏洩防止が強化される。

本発明の第１の実施の形態による複合機の機能ブロック図である。 本発明の第１の実施の形態による複合機の概念的断面図である。 本発明の第１の実施の形態においてファイルをアップロードする際に複合機の表示部に表示される画面の一例を示す図である。 本発明の第１の実施の形態の動作を説明するための概念図である。 本発明の第１の実施の形態の動作を説明するための他の概念図である。 本発明の第１の実施の形態で利用されるメールを示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態で利用される入力画面を示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態の動作を説明するための更に他の概念図である。 本発明の第１の実施の形態で利用される他のメールを示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態で利用される更に他のメールを示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態で利用される他の入力画面を示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態の動作を説明するための更に他の概念図である。 本発明の第１の実施の形態の動作を説明するためのフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態などで利用される、画像データファイルに関連したデータを示す図である。 本発明の第３の実施の形態で利用されるメールを示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態で利用されるファイルを開くための画面を示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態で利用されるファイルを削除するための画面を示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態による複合機のファイル管理動作を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態による複合機のファイル管理動作を示す他のフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態による複合機のファイル管理動作を示す更に他のフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態による複合機のファイル管理動作を示す更に他のフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態で利用される他のメールを示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態で利用される更に他のメールを示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態で利用される更に他のメールを示す模式図である。

以下、図面を参照して本発明を実施するための形態について詳細に説明する。

［第１の実施の形態］
第１の実施の形態は、画像読取装置を含む複合機８００に関するものである。図１及び図２は、複合機８００の構成などを示すものである。

図１及び図２に示すように、複合機８００は、原稿の画像を読み取る原稿読取装置８２０と、シートに画像を形成する複合機本体（画像形成部本体）８３０と、原稿読取装置８２０及び複合機本体８３０を操作するための操作パネル部８５０と、操作パネル部８５０による操作に基づいて原稿読取装置８２０及び複合機本体８３０を制御する演算処理部８４０と、各種公衆回線を介して画像情報の送受信を行う送受信部８６０と、コンピュータとの有線又は無線接続を行うためのインターフェース８７０と、ファイル管理部８８０と、外部記憶部８９０を備えている。

なお、図１に示すように、演算処理部８４０が他の部分と個々に接続されていてもよいが、これらが全てバスを介して接続されていてもよい。

操作パネル部８５０は、表示部８５２と入力部８５４からなるタッチパネルディスプレイであり、複合機８００のモードに応じた各種情報やボタンが表示される。

送受信部８６０は、原稿読取装置８２０により読み取られた画像や記憶装置に格納されている画像を送信することと、外部から画像を受信することができる。インターフェース部８７０は、ネットワークを介してパーソナルコンピュータと接続される。複合機８００に接続されたパーソナルコンピュータは、これが管理できるデータについて複合機の機能を利用することができる。画像読取のために原稿読取装置８２０を単体で用いること、画像形成のために複合機本体８３０を単体で用いることの他に、画像を複写するためにこれらを連動させることもできる。

原稿読取装置８２０は、原稿を自動給送する原稿自動給送部ＳＰＦ（Ｓｉｎｇｌｅ Ｐａｓｓ Ｆｅｅｄｅｒ）８２４と、原稿の画像を読み取る読取装置本体８２２と、を備えている。なお、原稿読取装置８２０は、図２に示す構成要素の他に、図２は示されないが図１に示される構成要素も含む。また、図１に示すように、読取装置本体８２２には、原稿台８２６が備わる。

ファイル管理部８８０は、原稿読取装置８２０が読み取った原稿の画像データファイルを外部記憶部８９０に対して読み書きするための管理を行う。また、ファイル管理部８８０は、送受信部８６０を介して接続される外部の装置又はインターフェース８７０を介して接続される外部の装置又はデバイスからの要求に従って、外部記憶部８９０に書き込まれている画像データファイルをそれらの外部の装置に送信することができる。更に、ファイル管理部８８０は、送受信部８６０を介して接続される外部の装置又はインターフェース８７０を介して接続される外部の装置又はデバイスからの要求に従って、それらの外部の装置からアップロードされてきた画像データファイルを外部記憶部８９０に書き込むことができる。本発明では、外部記憶部８９０に書き込むべき画像データファイルなどのファイルを複合機の内部（例えば、原稿読取装置８２０）から入力したり、複合機の外部（例えば、送受信部８６０を介して接続される外部の装置、インターフェース８７０を介して接続される外部の装置又はデバイス）から入力したりすることをアップロードするという。

ファイル管理部８８０は、コンピュータプログラムにより構成される。ファイル管理部８８０を管理するサーバのＩＰアドレスとそのコンピュータプログラムがあるフォルダとそのプログラムの名称に対応したＵＲＬがファイル管理部８８０であるコンピュータプログラムに割り当てられる。このＵＲＬを指定すればファイル管理部８８０にアクセスすることができ、また、ＵＲＬに続く引数によりファイル管理部８８０の管理下にある外部記憶部８９０にアクセスすることができる。

なお、ファイル管理部８８０と外部記憶部８９０は、複合機８００に接続された外部装置に含まれていてもよい。その外部装置は、ローカルＩＰネットワークに接続されていてもよいし、グローバルＩＰネットワークに接続されていてもよい。また、ファイル管理部８８０は、複合機８００に含まれたままであるとしても、複合機８００の外部に設けられた記憶装置を外部記憶部８９０と同様に管理してもよい。更に、ファイル管理部８８０は、ネットワークにより接続された他の複合機８００に備わる外部記憶部８９０を管理してもよい。

複合機本体８３０は、シートを給送するシート給送部１０と、シートを手差し給送可能な手差し給送部２０と、シート給送部１０又は手差し給送部２０により給送されるシートに画像を形成する画像形成部３０と、を備えている。

シート給送部１０は、シートを積載するシート積載部１１と、シート積載部１１に積載されたシートを１枚ずつ分離給送する分離給送部１２と、を備えている。シート積載部１１は、回転軸１３を中心に回動する中板１４を備えており、中板１４は、シートを給送する際に回動してシートを上方に持ち上げる。分離給送部１２は、中板１４により持ち上げられたシートを給送するピックアップローラ１５と、ピックアップローラ１５により給送されるシートを１枚ずつに分離する分離ローラ対１６と、を備えている。

手差し給送部２０は、シートを積載可能な手差しトレイ２１と、手差しトレイ２１に積載されたシートを１枚ずつ分離給送する分離給送部２２と、を備えている。手差しトレイ２１は、複合機本体８３０に回動自在に支持されており、手差し給送する際には、所定の角度に固定させることでシートを積載可能になる。分離給送部２２は、手差しトレイ２１に積載されたシートを給送するピックアップローラ２３と、ピックアップローラ２３により給送されるシートを１枚ずつに分離する分離ローラ２４及び分離パッド２５と、を備えている。

画像形成部３０は、イエロー（Ｙ）、マゼンタ（Ｍ）、シアン（Ｃ）、ブラック（Ｋ）の画像を形成する４つのプロセスカートリッジ３１Ｙ～３１Ｋと、後述する感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋと、これらの表面を露光する露光装置３２と、感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋの表面に形成されたトナー像をシートに転写する転写部（転写手段）３３と、転写したトナー像をシートに定着させる定着部３４と、を備えている。なお、符号の最後に付すアルファベット（Ｙ、Ｍ、Ｃ、Ｋ）は、それぞれの色（イエロー、マゼンタ、シアン、ブラック）を示している。

４つのプロセスカートリッジ３１Ｙ～３１Ｋのそれぞれは、複合機本体８３０から取り外し可能に構成されており、交換可能となっている。なお、４つのプロセスカートリッジ３１Ｙ～３１Ｋは、形成する画像の色が異なること以外は同様な構成であるため、イエロー（Ｙ）の画像を形成するプロセスカートリッジ３１Ｙの構成のみ説明し、プロセスカートリッジ３１Ｍ～３１Ｋの説明は省略する。

プロセスカートリッジ３１Ｙは、像担持体としての感光体ドラム７４０Ｙと、感光体ドラム７４０Ｙを帯電させる帯電器７４１Ｙと、感光体ドラム７４０Ｙ上に形成された静電潜像を現像する現像装置７４２Ｙと、感光体ドラム７４０Ｙの表面に残留するトナーを除去するドラムクリーナと、を備えている。現像装置７４２Ｙは、感光体ドラム７４０Ｙを現像する現像装置本体（詳細には図示せず）と、現像装置本体にトナーを供給するトナーカートリッジ（詳細には図示せず）と、を備えている。トナーカートリッジは、現像装置本体に着脱可能に構成されており、収容されたトナーが無くなると、現像装置本体から取り外して、交換することができるようになっている。

露光装置３２は、レーザ光を照射する光源（図示せず）と、レーザ光を感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋに導く複数のミラー（図示せず）等と、を備えている。転写部３３は、感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋに形成されたトナー像を担持する中間転写ベルト３５と、感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋに形成されたトナー像を中間転写ベルト３５に一次転写する一次転写ローラ３６Ｙ～３６Ｋと、中間転写ベルト３５に転写されたトナー像をシートに二次転写する二次転写ローラ３７と、中間転写ベルト３５に残留するトナーを除去するベルトクリーナ３８と、を備えている。中間転写ベルト３５は、駆動ローラ３９ａ及び従動ローラ３９ｂに掛け渡されており、一次転写ローラ３６Ｙ～３６Ｋによって感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋに押し付けられている。二次転写ローラ３７は、駆動ローラ３９ａとで中間転写ベルト３５をニップ（挟持）しており、ニップ部Ｎで中間転写ベルト３５が担持するトナー像をシートに転写する。定着部３４は、シートを加熱する加熱ローラ３４ａと、加熱ローラ３４ａに圧接する加圧ローラ３４ｂと、を備えている。

操作パネル部８５０は、所定の情報を表示する表示部８５２と、利用者が原稿読取装置８２０及び複合機本体８３０への指示を入力する入力部８５４と、を備えている。本実施形態においては、操作パネル部８５０は、読取装置本体８２２の正面側に配設されている。なお、正面側は図１の紙面の手前側に対応し、裏面側は図１の背面側に対応する。

図１に示すように、演算処理部８４０は、シート給送部１０、手差し給送部２０、画像形成部３０及び原稿読取装置８２０を駆動制御する制御部５０と、制御部５０を動作させるための各種プログラムと制御部５０が用いる各種情報等を記憶する記憶部６０と、を備えている。記憶部６０は、原稿読取装置８２０により読み取られた画像や送受信部８６０により受信した画像を格納することができる。演算処理部８４０は、利用者による操作パネル部８５０への操作に基づいて、シート給送部１０、手差し給送部２０、画像形成部３０及び原稿読取装置８２０の動作を統合して制御し、シートに画像を形成させる。

次に、上述のように構成された複合機８００による画像形成動作（演算処理部８４０による画像形成制御）について説明する。本実施形態においては、原稿自動給送部８２４により給送され、読取装置本体８２２により読み取られた読取原稿の画像を、シート給送部１０により給送されるシートに画像形成部３０が形成する画像形成動作を例にとり説明する。

利用者による操作パネル部８５０の入力部８５４への入力により、画像形成開始信号が発信されると、利用者により原稿自動給送部８２４に載置された読取原稿が原稿読取位置に向けて自動給送され、原稿読取位置で読取装置本体８２２によって画像が読み取られる。

読取装置本体８２２により原稿の画像が読み取られると、読み取られた原稿の画像情報に基づいて、露光装置３２が感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋに向けて、それぞれに対応する複数のレーザ光を照射する。このとき、感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋは、それぞれ、帯電器７４１Ｙ～７４１Ｋにより予め帯電されており、それぞれに対応するレーザ光が照射されることで感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋ上にそれぞれの静電潜像が形成される。その後、現像装置７４２Ｙ～７４２Ｋにより感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋ上にそれぞれ形成された静電潜像が現像され、感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋ上に、イエロー（Ｙ）、マゼンタ（Ｍ）、シアン（Ｃ）及びブラック（Ｋ）のトナー像が形成される。感光体ドラム７４０Ｙ～７４０Ｋ上に形成された各色のトナー像は、一次転写ローラ３６Ｙ～３６Ｋによって中間転写ベルト３５に重畳転写され、重畳転写されたトナー像（フルカラーのトナー像）は、中間転写ベルト３５に担持された状態でニップ部Ｎまで搬送される。

上述の画像形成動作に並行して、シート積載部１１に積載されたシートが、分離給送部１２によって１枚ずつに分離されながら、ピックアップローラ１５によりシート搬送路２６に給送される。そして、ニップ部Ｎのシート搬送方向上流にあるレジストローラ対２７で、斜行が補正されると共に、所定の搬送タイミングでニップ部Ｎに搬送される。ニップ部Ｎに搬送されたシートは、二次転写ローラ３７によって中間転写ベルト３５が担持するフルカラーのトナー像が転写される。

トナー像が転写されたシートは、定着部３４で加熱・加圧されることでトナー像が溶融定着され、排出ローラ対１８により装置外に排出される。装置外に排出されたシートは、排出シート積載部１９に積載される。

なお、シートの両面（第１面及び第２面）に画像を形成する場合には、第１面に画像が形成されたシートが装置外に排出される前に、排出ローラ対１８を逆回転させて両面搬送路１７に搬送し、両面搬送路１７を介して画像形成部３０に再搬送する。そして、第１面と同様に、第２面に画像を形成し、装置外に排出する。装置外に排出されたシートは、排出シート積載部１９に積載される。

利用者の操作により、原稿読取装置により読み取った画像のデータにアクセスするためのＵＲＬをＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬの機能を用いて他の装置に送る場合、利用者は、図３に示すような画面を利用する。

利用者は、宛先の欄に宛先となる電子メールアドレスを入力し、件名の欄に送信メールにつける件名を入力し、ファイル名の欄に原稿読取装置で読み取った画像のデータファイルに付けるファイル名を入力する。但し、ファイル名は複合機が付けてもよい。利用者がスタートボタンを押すと、複合機は、カラーモード、解像度、フォーマット、読取用紙、濃度などの設定に従って、画像を読取り、これにより取得した画像データファイルにアクセスするためのＵＲＬを本文に記載したメールを宛先電子メールアドレスに送信する。

宛先となる電子メールアドレスは、複合機の内部又は複合機に接続されているサーバのアドレス帳から選択をすることもできるし、電子メールアドレスの欄にソフトキーボード又はハードウェアキーボード等を用いて直接入力することもできる。

なお、アドレス帳には、任意の宛先を登録することができる。アドレス帳としては、例えば、認証された利用者でなければ利用できないものもあるし、認証されていない利用者でも使えるものもある。認証された利用者専用のアドレス帳もあるし、認証された利用者が属するグループ専用のアドレス帳もある。

アドレス帳に登録されている者には、認証されて複合機を利用する利用者が含まれていてもよいし、そのような利用者でない者が含まれていてもよいので、一般には両者が混合してアドレス帳に登録されている。認証されて複合機を利用する利用者は、利用者を認証するために利用されるユーザ情報テーブルに登録されている。そのような利用者でない者は、アドレス帳に登録されているとしても、ユーザ情報テーブルには登録されていない。

ユーザ情報テーブルの各レコードは、例えば、図４に示すように、利用者ＩＤ、パスワード及び電子メールアドレスのフィールドを有する。なお、登録番号も各レコードにあるが図４ではこれを示していない。

図４は、送信先電子メールアドレスがユーザ情報テーブルに登録されている利用者の電子メールアドレスである場合のものである。このような場合には、ユーザ情報テーブルとは別に用意されているＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルには、何も登録されない。

図５は、送信先電子メールアドレスがユーザ情報テーブルに登録されていない利用者の電子メールアドレスである場合のものである。このような場合には、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに、送信先電子メールアドレスが、複合機により自動的に生成された利用者ＩＤ及びパスワードと一緒に登録される。なお、ここで生成された利用者ＩＤ及びパスワードは、複合機を利用するための認証に用いるものとは異なる。ユーザ情報テーブルに登録されていないためにＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに登録された者のことを以下では「送信先テーブル登録者」ということにする。

図６Ａ、図６Ｂ及び図６Ｃは、図４に対応するものであり、ユーザ情報テーブルに登録されている利用者が複合機から送られてきた電子メールアドレスの本文に挿入されているＵＲＬ（本発明の「取得用情報」）を用いて、複合機で読み取られた原稿の画像データファイルを自分のパーソナルコンピュータの画面に表示したり、取得したりする場合のものである。

利用者のパーソナルコンピュータなどに図６Ａに示すような画面が表示される。利用者がメール本文に挿入されているＵＲＬを選択すると、パーソナルコンピュータは、複合機に対して、そのＵＲＬに対応した画像データファイルの送信を要求する。この要求を受けると複合機は、図６Ｂに示すようなユーザ名とパスワードにより認証を行うための画面を表示するためのデータをパーソナルコンピュータに送信する。図の例を用いて説明すると、利用者がこの画面にユーザ名「ＢＢＢ」とパスワード「ｓ９ｔ８ｕ７」を入力してログインボタンを押下すると、パーソナルコンピュータは、複合機にこのユーザ名とパスワードと一緒に認証要求を送信する。この認証要求を受けた複合機は、ユーザ情報テーブルからパーソナルコンピュータから受信したユーザ名「ＢＢＢ」とパスワード「ｓ９ｔ８ｕ７」を検索する。この例では、利用者のユーザ名「ＢＢＢ」は、ユーザ情報テーブルに登録されているので、図６Ｃに示すように、検索に成功する。この場合には、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルは検索されない。

検索に成功したということは、認証に成功したということであるので、複合機は、すでに受信している画像データファイルの送信の要求に応じて、画像データファイルをパーソナルコンピュータに送信する。

仮に、図６Ｂに示す画面に間違ったユーザ名や間違ったパスワードを入力すると、認証に失敗するので、複合機は、画像データファイルをパーソナルコンピュータに送信しない。なお、この場合、認証に失敗した旨をパーソナルコンピュータの画面に表示するための情報を送ってもよい。更に、ユーザ名とパスワードを再入力することを促すメッセージをパーソナルコンピュータの画面に表示するための情報を送ってもよい。

従って、複合機の利用のための認証に使用するユーザ情報テーブルを用いて画像データファイルのセキュリティを確保することができる。

図７Ａ、図７Ｂ、図７Ｃ及び図７Ｄは、図５に対応するものである。ユーザ情報テーブルに登録されていないが、図５を参照して説明した動作によりＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに登録されている者（つまり、送信先テーブル登録者）が複合機から送られてきた電子メールアドレスの本文に挿入されているＵＲＬを用いて、複合機で読み取られた原稿の画像データファイルを自分のパーソナルコンピュータの画面に表示したり、取得したりする場合のものである。

送信先テーブル登録者のパーソナルコンピュータなどに図７Ａに示すような画面が表示される。送信先テーブル登録者がメール本文に挿入されているＵＲＬを選択すると、パーソナルコンピュータは、複合機に対して、そのＵＲＬに対応した画像データファイルの送信を要求する。この要求を受けると複合機は、図７Ｃに示すようなユーザ名とパスワードにより認証を行うための画面を表示するためのデータをパーソナルコンピュータに送信する。送信先テーブル登録者は、この画面にユーザ名とパスワードを入力する必要がある。複合機から、図７Ａに示すメールの他に図７Ｂに示すメールも送信先テーブル登録者の電子メールアドレス宛に送られてきている。そこで、送信先テーブル登録者が図７Ａに示すメールの本文にあるＵＲＬを選択すると表示される図７Ｃに示す画面に、図の例を用いて説明すると、図７Ｂに示すメールで送られてきたユーザ名「ＰＰＰ」とパスワード「ｐ９ｐ９ｐ９」を入力してログインボタンを押下すると、パーソナルコンピュータは、複合機にこのユーザ名「ＰＰＰ」とパスワード「ｐ９ｐ９ｐ９」と一緒に認証要求を送信する。この認証要求を受けた複合機は、ユーザ情報テーブルにおいてパーソナルコンピュータから受信したユーザ名とパスワードを検索する。この例では、送信先テーブル登録者は、ユーザ情報テーブルに登録されていないので、図７Ｄに示すように、検索に失敗する。次に、複合機は、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルからパーソナルコンピュータから受信したユーザ名「ＰＰＰ」とパスワード「ｐ９ｐ９ｐ９」を検索する。この例では、送信先テーブル登録者は、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに登録されているので、図７Ｄに示すように、検索に成功する。

検索に成功したということは、認証に成功したということであるので、複合機は、すでに受信している画像データファイルの送信の要求に応じて、画像データファイルをパーソナルコンピュータに送信する。

なお、図７Ｂに示すメールを送信する方法以外の方法により図７Ｂに示すメールで送る利用者ＩＤとパスワードを送信先テーブル登録者に通知してもよい。送信先テーブル登録者に他の電子メールアドレス宛のメールにより伝えてもよいし、ＳＭＳにより伝えてもよいし、何かしらのメッセージで伝えてもよいし、ファクシミリで伝えてもよいし、紙ベースで伝えてもよいし、電話で伝えてもよいし、直接個人的に伝えてもよい。

仮に、図７Ｃに示す画面に間違ったユーザ名や間違ったパスワードを入力すると、認証に失敗するので、複合機は、画像データファイルをパーソナルコンピュータに送信しない。なお、この場合、認証に失敗した旨をパーソナルコンピュータの画面に表示するための情報を送ってもよい。更に、ユーザ名とパスワードを再入力することを促すメッセージをパーソナルコンピュータの画面に表示するための情報を送ってもよい。

従って、複合機の利用のための認証に使用するユーザ情報テーブルを用いて画像データファイルのセキュリティを確保することができる。

利用者が同一の利用者ＩＤ及び何かしらのパスワードを用いて所定回数以上認証に失敗したならば、その利用者ＩＤを接続禁止テーブルに追加する。ここで、認証に失敗するとは、利用者により入力された利用者ＩＤとパスワードとの組み合わせがユーザ情報テーブルにもＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルにも存在しないことをいう。

ユーザ情報テーブルに存在する利用者ＩＤが接続禁止テーブルに追加された場合には、それ以降は、ユーザ情報テーブルに存在する利用者ＩＤを有する正規の利用者であっても認証に失敗することになる。その後どうするかは運用に従う。例えば、正規の利用者からの依頼により、管理者がその利用者ＩＤを接続禁止テーブルから削除する。

Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに存在する利用者ＩＤが接続禁止テーブルに追加された場合には、それ以降は、Ｓｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルに存在する利用者ＩＤを有する正規の利用者であっても認証に失敗することになる。その後どうするかは運用に従う。例えば、その利用者ＩＤを有する者からの依頼により、管理者がその利用者ＩＤをテーブルから削除する。

ユーザ情報テーブルにもＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルにも存在しない利用者ＩＤが接続禁止テーブルに追加された場合には、正規の利用者は影響を受けない。

図８は、第１の実施の形態による方法を説明するためのフローチャートを示す。

図８を参照すると、例えば、図６Ｂに示すようなユーザ認証画面を表示する（ステップＳ３３７）。次に、ログインボタンが押下されたならば（ステップＳ３３９でＹＥＳ）、ユーザ認証画面に入力された利用者ＩＤがユーザ情報テーブルに存在するか否かを確認する（ステップＳ３４１）。この確認のためには、直接ユーザ情報テーブルを参照してもよいし、取得を要求されている画像データファイルに関連して記録されているデータを参照してもよい。後者の場合、例えば、図９に示す宛先毎に記録されているアクセス用ユーザ名が「なし」であるか否かをみることにより確認してもよい。

ユーザ認証画面に入力された利用者ＩＤがユーザ情報テーブルに存在する場合には（ステップＳ３４１でＹＥＳ）、ステップＳ３３７で表示した画面に入力された利用者ＩＤとパスワードがユーザ情報テーブルに認証情報として登録されているかを判断することにより認証を行う（ステップＳ３４３）。

ユーザ認証画面に入力された利用者ＩＤがユーザ情報テーブルに存在しない場合には（ステップＳ３４１でＮＯ）、ステップＳ３３７で表示した画面に入力された利用者ＩＤとパスワードがＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ送信先テーブルに登録されているかを判断することにより認証を行う（ステップＳ３４５）。

ステップＳ３４３又はステップＳ３４５で認証に成功したならば（ステップＳ３４７でＹＥＳ）、ステップＳ３４９に進み、そうでなければステップＳ３５５に進む。

ステップＳ３４９では、ステップＳ３３７で表示した画面に入力された利用者ＤＩとパスワードが接続禁止テーブルに存在するかを確認し、存在しないならば（ステップＳ３４９でＮＯ）、ファイル取得の画面を表示してから（ステップＳ３５１）、画像データファイルを取得させる（ステップＳ３５３）。

ステップＳ３４９では、ステップＳ３３７で表示した画面に入力された利用者ＤＩとパスワードが接続禁止テーブルに存在するかを確認し、存在するならば（ステップＳ３４９でＹＥＳ）、ロック画面を表示する（ステップＳ３６１）。

ステップＳ３５５では、認証失敗回数をカウントアップする。次に、カウントアップ後の認証失敗回数が４回以上ならば、ステップＳ３３７で表示した画面に入力された利用者ＩＤを接続禁止テーブルに追加し（ステップＳ３５９）、ロック画面を表示する（ステップＳ３６１）。

カウントアップ後の認証失敗回数が３回以下ならば（ステップＳ３５７でＮＯ）、ステップＳ３３７に戻る。

なお、ステップＳ３５５での４回、ステップＳ３５７での３回はあくまで一例であり、他の回数であってもよい。

なお、ステップＳ３４１を省略して、ステップＳ３４３を実行し、ここでの認証に失敗したならば、ステップＳ３４５による認証を行い、ここでの認証に成功したならば認証成功としてもよい。

また、ステップＳ３４１を省略して、ステップＳ３４５を実行し、ここでの認証に失敗したならば、ステップＳ３４３による認証を行い、ここでの認証に成功したならば認証成功としてもよい。

更に、ステップＳ３４１を省略して、ステップＳ３４３とステップＳ３４５の双方を実行し、何れかの認証で成功したならば、認証成功としてもよい。

［第２の実施の形態］
次に、本発明の第２の実施の形態によるファイル管理方法について説明する。

このファイル管理方法は、アップロードされた画像データファイルに対応するＵＲＬを指定すれば、外部からそのファイルにアクセスすることができる機能を基本としたものである。

例えば、一人の者が複合機８００の操作パネル８５０を利用して、その複合機８００に備わる原稿読取装置８２０に原稿を読み取らせて外部記憶部８９０に記録させるための操作と、その原稿の画像データファイルについてＵＲＬ通知メールを誰かに送信するための操作をまとめて行うならば、その者は画像データファイルを外部記憶部８９０にアップロードする者でもあり、ＵＲＬ通知メールを送信する者でもある。この場合、以下に説明する取得後の画像データファイルの削除などに関する指定は、この一人の者がする。

しかし、例えば、或る者が複合機８００の操作パネル８５０を利用して、その複合機８００に備わる原稿読取装置８２０に原稿を読み取らせて外部記憶部８９０に記録させるための操作をした後に、他の者が外部記憶部８９０に保存されているその原稿の画像データファイルを検索して、その画像データファイルについてＵＲＬ通知メールを誰かに送信するための操作をするならば、最初の者が画像データファイルを外部記憶部８９０にアップロードする者であり、後の者がＵＲＬ通知メールを送信する者である。この場合、以下に説明する取得後の画像データファイルの削除などに関する指定は、最初の者が行ってもよいし、後の者が行ってもよい。

以下では、上の２通りの場合のうちの最初の場合を例にとり説明をしているが、これを残りの１通りの場合に変形させることもできる。つまり、両方をする者を指して便宜的にアップロードする者が指定すると説明されていることは、独立したアップロードする者も独立したＵＲＬ通知メールを送信する者も指定できることであり、逆に、両方をする者を指して便宜的にＵＲＬ通知メールを送信する者が指定すると説明されていることは、独立したアップロードする者も独立したＵＲＬ通知メールを送信する者も指定できることある。

第１の実施の形態では、原稿読取装置８２０により読み取られた原稿の画像データファイルを、ファイル管理部８８０を介して外部記憶部８９０にアップロードする際に次のことができる。

すなわち、画像データファイルの取得後にそのファイルを外部記憶部８９０から削除するか否かの指定をアップロードした者が指定することができる。そのような指定があった場合には、その通りの動作をする。また、複数の者に取得させる場合には、全員が取得したならば、ファイルを削除する。

ファイルをアップロードする者がそのような指定をしなかった場合には、ＵＲＬ通知メールの宛先となっている利用者が通知されたＵＲＬにある画像データファイルを取得した後に、ファイルの削除指定ができる。ＵＲＬ通知メールの宛先が複数だった場合には、ファイルの削除指定が全宛先からされた場合にファイルが削除される。

図３は、原稿読取装置８２０がスキャナモードに入っている時の表示部８５２に表示される画面の例である。この図３に示すように、この画面は、ＵＲＬ通知メールの宛先を入力するためのテキストボックスＤ、宛先の利用者がファイルを取得した後にファイルを削除するか否かを入力するためのチェックボックスＣ、原稿の読取りと外部記憶部８９０への格納とメール送信を利用者に始めさせるためのスタートボタンＢ１を含む。また、この画面はアドレス帳ボタンＡも含む。テキストボックスＤには直接ソフトキーボード又はハードウェアキーボード（図示せず）を用いて宛先を入力することもできるが、利用者がアドレス帳ボタンＡを押すと、複合機の内部および／または外部に保存されたアドレス帳（図示せず）が表示され、ここで利用者が選択した宛先をテキストボックスＤに挿入することもできる。

チェックボックスＣにチェックがされた場合には、サーバからＵＲＬ通知メールの宛先のユーザによりファイルが取得された後に、そのユーザによる指定が特になくても、サーバ上のファイルを削除する。一方、チェックボックスＣにチェックがされなかった場合には、ＵＲＬ通知メールの宛先の利用者は、通知されたＵＲＬにあるファイルを取得した後に、ファイルを削除するか残すかを指定することができる。

図１０Ａに示すように、図３に示した表示画面上で設定した宛先に対し、取得用のプログラムのＵＲＬと画像データファイルを特定するための引数を含むリンク文字列が表示されたＵＲＬ通知メールが送信される。以降は、リンク文字列のことを単にＵＲＬということがある。

ユーザがこのリンク文字列をクリックすると、取得用プログラムが起動し、そのプログラムは、引数によりファイルを特定する。また、そのプログラムにより、ＵＲＬ通知メールの宛先の利用者のコンピュータには、図１０Ｂに示すように、ファイルを開く指示をするための「開く」ボタンＢ４、ファイルを保存する指示をするための「保存」ボタンＢ５、ファイルの取得をキャンセルするための「キャンセル」ボタンＢ６を含むダイアログボックスが表示される。この利用者は、これらの何れかのボタンを押すことにより、ファイルを開いて画像内容を確認したり、ファイルを自身のパーソナルコンピュータに保存したり、キャンセルをすることができる。

尚、図３に示すチェックボックスＣにチェックがされなかった場合、図１０Ｃに示すように、図３に示した表示画面上で設定した宛先に対し、サーバ上のファイル削除を指定するための「はい」ボタンＢ７、ファイル保持を指示するための「いいえ」ボタンＢ８を含むダイアログボックスが表示される。

ここで、宛先となるユーザが複数の場合、全てのユーザに図１０Ｃに示すダイアログボックスが表示され、全ユーザが「はい」ボタンＢ７を押した場合にファイルが削除される。

以下、図１１乃至図１４のフローチャートを参照して、ファイル管理方法の動作について詳述する。

ＵＲＬ通知メールの送信時に「削除する」が指定されたか否かを判断する（ステップＳ１００）。図３に示したチェックボックスＣにチェックがされていれば、「削除する」である。削除が指定されたと判断した場合には、送信先が単数か否かを判断し（ステップＳ２００）、単数と判断した場合には、図１０Ａに示すように、ＵＲＬ通知メールを、設定された宛先に送信する（ステップＳ３００）。

次に、ＵＲＬ通知メールの受信者がそのメールに記載したＵＲＬにアクセスし、ファイルを取得したか否かを判断し（ステップＳ４００）、取得したと判断した場合はサーバＳ（図９参照）上のファイルを削除する（ステップＳ５００）。

送信時に「削除する」が指定されていなかった場合、即ち、図３に示したチェックボックスＣにチェックがされていなかった場合には、送信先が単数か否かを判断し（ステップＳ１０１（図１２））、単数と判断した場合には、図１０Ａに示すように、ＵＲＬ通知メールを、設定された宛先に送信する（ステップＳ１０２）。

次に、ＵＲＬ通知メールの受信者がそのメールに記載したＵＲＬにアクセスしたか否かを判断し（ステップＳ１０３）、アクセスしたと判断した場合は図１０Ｃに示すダイアログボックス上で、ＵＲＬ通知メールの受信者が、図１０Ｃに示すダイアログボックスの「はい」ボタンＢ７の押圧により、サーバＳのファイルの削除を選択したか否かを判断する（ステップＳ１０４）。ここでファイルの削除が指定されたと判断した場合は、サーバＳ上のファイルを削除する（ステップＳ１０５）。

再び図１１に戻り、送信先が単数か否か判断し（ステップＳ２００）、単数ではない、即ち、複数であると判断した場合は、ＵＲＬ通知メールを、設定された全ての宛先に送信する（ステップＳ２０１（図１３））。

ここで、送信先が複数の場合は、図１５Ａ、図１５Ｂ及び図１５Ｃに夫々示すように、取得用のプログラムのＵＲＬと画像データファイルを特定するための引数を含むリンク文字列を記載したＵＲＬ通知メールを送信する。この図１５Ａ、図１５Ｂ及び図１５Ｃに示すように、宛先Ａ（アドレスはａａａ＠ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ）には、「ｈｔｔｐ：／／ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ＝？３２１ａａａ」を、宛先Ｂ（アドレスはｂｂｂ＠ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ）には、「ｈｔｔｐ：／／ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ＝？３２１ｂｂｂ」を、宛先Ｃ（宛先はｐｐｐ＠ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ）には、「ｈｔｔｐ：／／ａｂｃ－ｋａｉｓｈａ．ｃｏ．ｊｐ＝？３２１ｐｐｐ」を夫々ＵＲＬ通知メールに記載して送付している。

図９に示すように、サーバＳには、ファイル名とファイル削除選択有無が登録されると共に、このファイルに関連して複数の宛先Ａ、Ｂ及びＣについて夫々ユーザ情報（ユーザ情報テーブルに登録されているならばユーザ情報における登録番号、ユーザ情報テーブルに登録されていなければ「なし」）、アクセス情報（「済」又は「未」の値を有する。）、取得情報（「済」又は「未」の値を有する。）が登録される。また、ユーザ情報テーブルに登録されていない宛先についてのみアクセス用ユーザ名及びパスワードが登録される。この例では、図３に示したチェックボックスＣにチェックがされていたため、取得後にサーバＳのファイル削除をする設定がされていることを示す「ファイル削除選択：有」となっている。

この例では、宛先Ａについては、ユーザ情報が「Ｎｏ．５」、アクセス用ユーザ名が「なし」、パスワードが「なし」、アクセスが「済」、取得が「済」、宛先Ｂについては、ユーザ情報が「Ｎｏ．１０」、アクセス用ユーザ名が「なし」、パスワードが「なし」、アクセスが「未」、取得が「未」、宛先Ｃについては、ユーザ情報が「なし」、アクセス用ユーザ名が「ｐｐｐ」、パスワードが「ｐ９ｐ９ｐ９」、アクセスが「済」、取得が「済」となっている。尚、受信者毎に画像データファイルを特定するための引数を含むリンク文字列を割り当てているので、受信者がＵＲＬ通知メールに記載されたＵＲＬをクリックしてアクセスすることで、アクセスした受信者を識別することができる。

再び図１３に戻って説明する。ＵＲＬ通知メールの受信者がＵＲＬにアクセスしたか否かを判断し（ステップＳ２０２）、アクセスしたと判断した場合には、図９に示した取得させるファイルのファイル情報を更新する（ステップＳ２０３）。具体的には、「アクセス：未」を「アクセス：済」に更新する。

次に、ＵＲＬ通知メールの受信者がファイルを取得したか否かを判断し（ステップＳ２０４）、取得したと判断した場合には、図９に示した取得させるファイルのファイル情報を更新する（ステップＳ２０５）。具体的には、「取得：未」を「取得：済」に更新する。

次に、全ての受信者がアクセスし、ファイルの取得を実行したか否かを判断し（ステップＳ２０６）、全ての受信者がファイルの取得を実行したと判断した場合は、サーバＳのファイルを削除する（ステップＳ２０７）。

再び図１２に戻り、送信先が単数か否かを判断し（ステップＳ１０１）、単数ではないと判断した場合には、取得用のプログラムのＵＲＬと画像データファイルを特定するための引数を含むリンク文字列を記載したＵＲＬ通知メールを、設定された全ての宛先に送信する（ステップＳ１０６（図１４））。

ここで、送信先が複数の場合は、図１５Ａ、図１５Ｂ及び図１５Ｃに夫々示すように、取得用のプログラムのＵＲＬと画像データファイルを特定するための引数を含むリンク文字列を記載したＵＲＬ通知メールを送信する。これについては既に説明をした。

図９に示すように、サーバＳには、ファイル名とファイル削除選択有無が登録されると共に、このファイルに関連して複数の宛先Ａ、Ｂ及びＣについて夫々必要に応じてユーザ情報、アクセス用ユーザ名及びパスワードが登録され、また、アクセス情報、取得情報が登録される。この例では、図３に示したチェックボックスＣにチェックがされていないため、取得後にサーバＳのファイル削除をする設定がされていないことを示す「ファイル削除選択：いいえ」となっている。

再び図１４に戻って説明する。ＵＲＬ通知メールの受信者が通知されたＵＲＬにあるファイルにアクセスしたか否かを判断し（ステップＳ１０７）、アクセスしたと判断した場合には、図９に示した取得させるファイルのファイル情報を更新する（ステップＳ１０８）。具体的には、「アクセス：未」を「アクセス：済」に更新する。

次に、サーバＳのファイル削除選択を保持する（ステップＳ１０９）。つまり、図１０Ｃの画面で「はい」であれば、ファイル削除選択を「はい」にして、その画面で「いいえ」であれば、ファイル削除選択を「いいえ」にする。

次に、ＵＲＬ通知メールの受信者がファイルを取得したか否かを判断し（ステップＳ１１０）、取得したと判断した場合には、図９に示した取得させるファイルのファイル情報を更新する（ステップＳ１１１）。具体的には、「取得：未」を「取得：済」に更新する。

次に、全ての受信者がアクセスし、ファイルの取得を実行したか否かを判断し（ステップＳ１１２）する。

全ての受信者がファイルの取得を実行したと判断した場合は、全受信者がサーバＳのファイル削除を選択したか否かを判断し（ステップＳ１１３）、全受信者のファイル削除選択に基づいて、全受信者がファイル削除を選択したと判断した場合には、サーバＳのファイルを削除する（ステップＳ１１４）。

以上説明したように、通知されたＵＲＬにあるファイルが不要になったときにタイミング良く削除することで、効率的で使い易く、且つ、情報漏洩のリスクを最小限にすることができる。

なお、ユーザ情報テーブル及びＳｃａｎ ｔｏ ＵＲＬ用送信先テーブルは、通常は、複数のレコードを含み、各レコードが１以上のフィールドを有するような構成の二次元的なテーブルであるが、他の構成のテーブルであってもよい。また、テーブルに保存されるデータがテーブル以外の構成のファイルに格納されてもよい。本発明でテーブルといったときには、テーブルに保存することができるデータを含む他の構成のファイルを含む。また、上記のファイル管理装置は、ハードウェア、ソフトウェア又はこれらの組合せにより実現することができる。また、上記のファイル管理装置により行なわれる情報管理方法も、ハードウェア、ソフトウェア又はこれらの組合せにより実現することができる。ここで、ソフトウェアによって実現されるとは、コンピュータがプログラムを読み込んで実行することにより実現されることを意味する。

プログラムは、様々なタイプの非一時的なコンピュータ可読媒体（ｎｏｎ－ｔｒａｎｓｉｔｏｒｙ ｃｏｍｐｕｔｅｒ ｒｅａｄａｂｌｅ ｍｅｄｉｕｍ）を用いて格納され、コンピュータに供給することができる。非一時的なコンピュータ可読媒体は、様々なタイプの実体のある記録媒体（Ｔａｎｇｉｂｌｅ ｓｔｏｒａｇｅ ｍｅｄｉｕｍ）を含む。非一時的なコンピュータ可読媒体の例は、磁気記録媒体（例えば、フレキシブルディスク、磁気テープ、ハードディスクドライブ）、光磁気記録媒体（例えば、光磁気ディスク）、ＣＤ－ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ－Ｒ、ＣＤ－Ｒ／Ｗ、半導体メモリ（例えば、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ（Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ ＲＯＭ）、フラッシュＲＯＭ、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）を含む。また、プログラムは、様々なタイプの一時的なコンピュータ可読媒体（Ｔｒａｎｓｉｔｏｒｙ ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｒｅａｄａｂｌｅ Ｍｅｄｉｕｍ）によってコンピュータに供給されてもよい。一時的なコンピュータ可読媒体の例は、電気信号、光信号、及び電磁波を含む。一時的なコンピュータ可読媒体は、電線及び光ファイバ等の有線通信路、又は無線通信路を介して、プログラムをコンピュータに供給できる。

本発明はその精神または主要な特徴から逸脱することなく、他の種々の形で実施することができる。そのため、前述した各実施形態は単なる例示にすぎず、限定的に解釈されるべきではない。本発明の範囲は特許請求の範囲によって示すものであって、明細書本文にはなんら拘束されない。さらに、特許請求の範囲の均等範囲に属する変形や変更はすべて本発明の範囲内のものである。

本発明は、サーバにアップロードしたファイルに対する適切な削除処理とセキュリティを強化するために利用することができる。

１０ シート給送部
２０ 手差し給送部
３０ 画像形成部
５０ 制御部
６０ 記憶部
８００ 複合機
８２０ 原稿読取装置
８２２ 読取装置本体
８２４ 原稿自動給送部
８４０ 演算処理部
８５０ 操作パネル部
８５２ 表示部
８５４ 入力部
８６０ 送受信部
８７０ インターフェース

Claims (9)

1. スキャナ機能によりスキャンされ、かつ記録媒体に記録されたファイルにアクセスするためのＵＲＬの送信先からの要求に応じて、前記ファイルを前記送信先に取得させる複合機であって、
   前記送信先に前記ＵＲＬを送信するときに、既存認証用テーブルに登録されている前記複合機を利用するための認証に用いられる既存認証情報の何れも前記送信先に対応付けられていないならば、前記ファイルへアクセスするための認証に用いられる補助認証情報を前記送信先に対応付けて補助認証用テーブルに登録する補助認証テーブル登録手段と、
   前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた要求元認証情報を前記既存認証用テーブルに存在する既存認証情報と照合することにより前記送信先を認証する第一認証手段と、
   前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた前記要求元認証情報を前記補助認証用テーブルに存在する補助認証情報と照合することにより前記送信先を認証する第二認証手段と、
   前記第一認証手段又は前記第二認証手段による認証に成功したならば、前記記録媒体に記録されているファイルを前記送信先に取得させる取得手段と、
   を備えることを特徴とする複合機。
2. 請求項１に記載の複合機であって、
   前記第一認証手段が、前記第二認証手段に優先して動作し、前記第一認証手段による認証に成功したならば、前記第二認証手段の動作は省略されることを特徴とする複合機。
3. 請求項１又は２に記載の複合機であって、
   前記補助認証情報を送信先に通知する認証情報通知手段を更に備えることを特徴とする複合機。
4. 請求項３に記載の複合機であって、
   前記補助認証テーブル登録手段は、前記補助認証用テーブルに、前記補助認証情報を送信先の電子メールアドレスに関連付けられた状態で登録し、
   前記認証情報通知手段は、前記補助認証用テーブルにおいて送信先の電子メールアドレスに対応付けられている前記補助認証情報を送信先の電子メールアドレス宛に通知することを特徴とする複合機。
5. 請求項１乃至４の何れか１項に記載の複合機であって、
   前記第一認証手段による認証及び前記第二認証手段による認証に所定回数以上失敗したならば、送信先の識別情報を接続禁止テーブルに登録する接続禁止テーブル登録手段と、
   前記取得手段は、前記第一認証手段又は前記第二認証手段による認証に成功しても、前記送信先の識別情報が前記接続禁止テーブルに登録されているならば、前記記録媒体に記録されているファイルを取得させることを実行しないことを特徴とする複合機。
6. 請求項１乃至５の何れか１項に記載の複合機であって、
   前記第一認証手段又は前記第二認証手段による前記照合を認証情報に含まれている識別情報及びパスワードにより行うことを特徴とする複合機。
7. 請求項１乃至６の何れか１項に記載の複合機であって、
   前記既存認証用テーブルには、既存認証情報と送信先の電子メールアドレスが関連付けられた状態で記録されており、
   前記既存認証用テーブルに登録されている何れかの既存認証情報が前記送信先に対応付けられているか否かを、前記送信先の電子メールアドレスが前記既存認証用テーブルに存在するか否かにより判断する登録判断手段を更に備えることを特徴とする複合機。
8. コンピュータが、
   スキャナ機能によりスキャンされ、かつ記録媒体に記録されたファイルにアクセスするためのＵＲＬの送信先からの要求に応じて、前記ファイルを前記送信先に取得させる複合機のファイル管理方法であって、
   前記送信先に前記ＵＲＬを送信するときに、既存認証用テーブルに登録されている前記複合機を利用するための認証に用いられる既存認証情報の何れも前記送信先に対応付けられていないならば、前記ファイルへアクセスするための認証に用いられる補助認証情報を前記送信先に対応付けて補助認証用テーブルに登録する補助認証テーブル登録ステップと、
   前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた要求元認証情報を前記既存認証用テーブルに存在する既存認証情報と照合することにより前記送信先を認証する第一認証ステップと、
   前記送信先から前記ファイルの取得の要求を受けたならば、要求に付随してきた前記要求元認証情報を前記補助認証用テーブルに存在する補助認証情報と照合することにより前記送信先を認証する第二認証ステップと、
   前記第一認証ステップ又は前記第二認証ステップによる認証に成功したならば、前記記録媒体に記録されているファイルを前記送信先に取得させる取得ステップと、
   を実行することを特徴とする複合機のファイル管理方法。
9. コンピュータを請求項１乃至７の何れか１項に記載の複合機として機能させるためのプログラム。

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