JP7139682B2 - 情報処理方法、情報処理装置、及び情報処理システム - Google Patents
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Description
(実施の形態1)
図1は、文書管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では、官公庁内の複数の原課それぞれに提出する提出書類(以下、「申請書」という)を作成し、各原課で申請書の提出を受け付けて原課毎の基幹システムにインポートする文書管理システムについて説明する。文書管理システムは、第1の情報処理装置1、第2の情報処理装置2、プリンタ4、リーダ5、管理装置6等を有する。
制御部11は、一又は複数のCPU(Central Processing Unit)、MPU(Micro-Processing Unit)等の演算処理装置を有し、補助記憶部16に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、受付端末1に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部12は、SRAM(Static Random Access Memory)、DRAM(Dynamic Random Access Memory)、フラッシュメモリ等の一時記憶領域であり、制御部11が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部13は、通信に関する処理を行うための処理回路等を含み、外部と情報の送受信を行う。表示部14は、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、制御部11からの指令に従い画像を表示する。入力部15は、キーボード、マウス等の入力インターフェイスであり、利用者からの操作入力を受け付ける。
制御部21は、一又は複数のCPU、MPU等の演算処理装置を有し、補助記憶部26に記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、窓口端末2に係る種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部22は、RAM等の一時記憶領域であり、制御部21が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部23は、通信に関する処理を行うための処理回路等を含み、外部と情報の送受信を行う。表示部24は、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、制御部21からの指令に従い画像を表示する。入力部25は、キーボード、マウス等の入力インターフェイスであり、原課窓口の職員からの操作入力を受け付ける。
ドキュメントデータDは、質問テーブルT1に従って質問画面(図5参照)に表示される質問のデータと、各種申請書の必要記入事項(入力項目)を入力する入力画面(図6参照)を表示するための情報入力用データと、各原課の窓口で受け付ける複数の申請書それぞれのデータである書類データとを含む。受付端末1は、ドキュメントデータDに埋め込まれている制御プログラムPを実行することで、ドキュメントデータDに含まれる各種データを参照して後述の各種画面を表示し、利用者から情報の入力を受け付けて各種申請書を生成する。詳しくは後述するように、受付端末1は、質問データを参照して利用者に質問を提示し、質問に対する回答内容に応じて利用者が提出する一又は複数の申請書を抽出する。そして受付端末1は、情報入力用データを参照して各申請書の入力項目を入力するための入力画面を表示し、利用者から情報の入力を受け付ける。受付端末1は、入力された情報を反映した各申請書を生成する。
受付端末1の制御部11は、ドキュメントデータDに格納されている質問テーブルT1を参照して、利用者が提出する書類を選択するための質問を提示する質問画面を表示する(ステップS11)。例えば制御部11は、図5で例示したように、回答を受け付ける毎に次の質問を順次提示(表示)し、一問一答形式で複数の質問それぞれに対する回答を受け付ける質問画面を表示する。ステップS11ではまず、制御部11は、第一問の質問を質問画面で提示する。
窓口端末2の制御部21は、リーダ5を介して、コードシートに印字されている二次元コードを読み取る(ステップS41)。制御部21は、読み取った二次元コードのデータを、申請書の提出先である原課窓口の管理装置6での保存形式に応じたファイルに変換する(ステップS42)。例えば制御部21はまず、受付端末1との間で共有する共通鍵を用いて、受付端末1が暗号化して記述した二次元コードのデータを復号する。そして制御部21は、二次元コードに記述された入力項目と、入力項目に対応付けられた入力情報とを参照して、入力項目を属性情報(タグ等)としたXML、CSV等のファイルに変換する。
本実施の形態では、上述の文書管理システムを、アンケート(調査票)の回答を集計するアンケート集計システムに応用する形態について述べる。なお、実施の形態1と重複する内容については同一の符号を付して説明を省略する。
図13は、実施の形態2に係るアンケート集計システムに関する説明図である。図13に基づき、本実施の形態の概要について説明する。なお、以下の説明では便宜上、第1の情報処理装置1を回答者端末1と、第2の情報処理装置2を集計端末2と読み替える。
集計端末2の制御部21は、スキャナ8を介して、各回答者から回収したアンケート用紙に記述されている二次元コード202を読み取る(ステップS201)。二次元コード202は、実施の形態1と同じく、入力項目と、当該入力項目に対して入力された情報(回答)とを対応付けたデータである。制御部21は、二次元コード202において各入力情報に対応付けられた入力項目を参照して、各アンケート用紙から読み取った二次元コード202を所定形式のファイルに各々変換する(ステップS202)。制御部21は、各回答者から回収したアンケート用紙に相当する各ファイルを一の表計算ファイルに展開し、アンケートに対する回答の集計を行う(ステップS203)。制御部21は、一連の処理を終了する。
実施の形態1では、一の受付端末1で各原課窓口に提出する申請書をまとめて作成する形態について述べた。本実施の形態では、受付端末1では各申請書で共通の入力項目についてのみ情報を入力し、各原課に設置されている個別受付端末(第3の情報処理装置)3で個別入力項目について情報を入力し、申請書を作成する形態について述べる。
本実施の形態に係る受付端末1の補助記憶部16は、実施の形態1のドキュメントデータDと同様に制御プログラムP、質問テーブルT1、及び書類抽出テーブルT2を格納したドキュメントデータD1を記憶している。一方で、本実施の形態では受付端末1で申請書の生成までは行わないため、ドキュメントデータD1は各原課窓口に提出する申請書データA(図2参照)を格納していない。
本実施の形態では、総合窓口の受付端末1では利用者が各原課窓口に提出する申請書を選択し、各申請書で共通の入力項目について情報を入力するに留め、各原課の個別受付端末3で各申請書に個別の入力項目について情報を入力し、申請書を作成する。
共通入力画面を表示し(ステップS16)、利用者が提出する各申請書で共通の入力項目について情報の入力を受け付けた後(ステップS17)、受付端末1の制御部11はステップS18、S19の処理をスキップし、案内画面を表示する(ステップS20)。そして制御部11は、利用者による操作入力に従って印刷を行うか否かを判定し(ステップS21)、印刷すると判定した場合(S21:YES)、以下の処理を実行する。
個別受付端末3の制御部31は、不図示の読取手段を介して、受付端末1により印刷されたコードシートに印字されている二次元コードを読み取る(ステップS321)。二次元コードに含まれる申請書の識別情報を参照して、利用者が提出する申請書のデータを特定し、ドキュメントデータD2から読み出す(ステップS322)。
図21は、上述した形態の文書管理システムの動作を示す機能ブロック図である。制御部11が補助記憶部16に記憶されたプログラムを実行することにより、受付端末1は以下のように動作する。
取得部211は、複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する。第1表示部212は、前記制御プログラムを実行して、前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する。第1入力部213は、前記質問に対する回答の入力を受け付ける。選択部214は、入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する。第2表示部215は、前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する。第2入力部216は、該入力項目に対する情報の入力を受け付ける。生成部217は、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する。出力部218は、生成した前記二次元コードを出力する。
読取部219は、前記二次元コードを読み取る。変換部220は、読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する。
記憶部221は、前記提出書類のテンプレートデータを記憶する。第2読取部222は、前記二次元コードを読み取る。特定部223は、読み取った前記二次元コードに含まれる前記識別情報を参照して、前記選択部214が選択した前記提出書類を特定する。第3表示部224は、特定した前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第2の入力画面を表示する。第3入力部225は、前記第2の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける。第2生成部226は、前記共通する入力項目に対応する前記入力された情報と、前記第3入力部225が入力を受け付けた情報とを記述した二次元コードを生成する。第2出力部227は、生成した前記二次元コードを出力する。
11 制御部
12 主記憶部
13 通信部
14 表示部
15 入力部
16 補助記憶部
161 ドキュメントプログラム
D ドキュメントデータ
P 制御プログラム
T1 質問テーブル
T2 書類抽出テーブル
A 申請書データ
2 第2の情報処理装置(窓口端末、集計端末)
21 制御部
22 主記憶部
23 通信部
24 表示部
25 入力部
26 補助記憶部
261 ドキュメントプログラム
262 ファイル変換プログラム
3 第3の情報処理装置(個別受付端末)
31 制御部
32 主記憶部
33 通信部
34 表示部
35 入力部
36 補助記憶部
361 ドキュメントプログラム
362 ファイル変換プログラム
Claims (11)
- 複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得し、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示し、
前記質問に対する回答の入力を受け付け、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択し、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示し、
該入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成し、
生成した前記二次元コードを出力し、
前記提出書類の選択後、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を表示し、
前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記共通する入力項目及び入力された情報と、選択した前記提出書類の識別情報とを記述した前記二次元コードを生成する
処理をコンピュータが実行することを特徴とする情報処理方法。 - 前記ドキュメントデータは、前記複数の提出書類夫々のテンプレートデータを含み、
前記入力された情報を前記入力項目に追加した前記提出書類を生成し、
生成した前記提出書類と、前記二次元コードとを出力する
ことを特徴とする請求項1に記載の情報処理方法。 - 前記提出書類の選択後、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を示す第1の入力画面を表示し、
該第1の入力画面を介して、前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
選択された前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第2の入力画面を表示し、
該第2の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理方法。 - 前記提出書類の提出先毎に前記二次元コードを生成し、
生成した前記二次元コードを、前記提出先毎に異なる用紙に印刷するプリントデータを出力する
ことを特徴とする請求項1~3のいずれか1項に記載の情報処理方法。 - 前記入力項目及び入力された情報を暗号化して記述した前記二次元コードを生成する
ことを特徴とする請求項1~4のいずれか1項に記載の情報処理方法。 - 前記質問情報は複数の前記質問を含み、
一の前記質問に対して前記回答の入力を受け付けた場合、該回答に応じた前記質問を順
次表示し、
複数の前記質問に対する前記回答の組み合わせに応じて、前記提出書類を選択する
ことを特徴とする請求項1~5のいずれか1項に記載の情報処理方法。 - 複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する取得部と、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する第1表示部と、
前記質問に対する回答の入力を受け付ける第1入力部と、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する選択部と、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する第2表示部と、
該入力項目に対する情報の入力を受け付ける第2入力部と、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する出力部と
を備え、
前記第2表示部は、前記提出書類の選択後、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を表示し、
前記第2入力部は、前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記生成部は、前記共通する入力項目及び入力された情報と、選択した前記提出書類の識別情報とを記述した前記二次元コードを生成する
ことを特徴とする情報処理装置。 - 複数の提出書類から一又は複数の前記提出書類を選択するための質問情報と、前記提出書類に含まれる入力項目に関する入力項目情報と、制御プログラムとを含むドキュメントデータを取得する取得部と、
前記制御プログラムを実行して、
前記質問情報に基づき、前記提出書類を選択するための質問を表示する第1表示部と、
前記質問に対する回答の入力を受け付ける第1入力部と、
入力された前記回答に応じて、一又は複数の前記提出書類を選択する選択部と、
前記入力項目情報に基づき、選択した前記提出書類に含まれる前記入力項目を表示する第2表示部と、
該入力項目に対する情報の入力を受け付ける第2入力部と、
前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを対応付けて記述した二次元コードを生成する生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する出力部と
を備える第1の情報処理装置と、
前記二次元コードを読み取る読取部と、
読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する変換部と
を備える第2の情報処理装置とを有し、
前記第2表示部は、複数の前記提出書類において共通する前記入力項目を示す第1の入力画面を表示し、
前記第2入力部は、前記第1の入力画面を介して、前記共通する入力項目に対する情報の入力を受け付け、
前記生成部は、前記共通する入力項目及び入力された情報と、前記選択部が選択した前記提出書類の識別情報とを記述した前記二次元コードを生成し、
前記提出書類のテンプレートデータを記憶する記憶部と、
前記二次元コードを読み取る第2読取部と、
読み取った前記二次元コードに含まれる前記識別情報を参照して、前記選択部が選択した前記提出書類を特定する特定部と、
特定した前記提出書類に応じて、前記共通する入力項目以外の前記入力項目を示す第2の入力画面を表示する第3表示部と、
前記第2の入力画面を介して前記入力項目に対する情報の入力を受け付ける第3入力部と、
前記共通する入力項目に対応する前記入力された情報と、前記第3入力部が入力を受け付けた情報とを記述した二次元コードを生成する第2生成部と、
生成した前記二次元コードを出力する第2出力部と
を備える第3の情報処理装置を更に有し、
前記第2の情報処理装置の前記読取部は、前記第2出力部が出力した前記二次元コードを読み取る
ことを特徴とする情報処理システム。 - 前記第2の情報処理装置は、
前記ファイルに基づき、前記入力項目に前記入力された情報を追加した前記提出書類を表示する表示部と、
該提出書類の表示画面を介して、前記入力項目に対する修正入力を受け付ける入力部と、
修正後の前記提出書類に係る前記ファイルを出力する出力部と
を備えることを特徴とする請求項8に記載の情報処理システム。 - 請求項1に記載の情報処理方法によって生成された二次元コードを読み取り、
読み取った前記二次元コードのデータを、前記提出書類の提出先に応じた形式のファイルに変換する
処理をコンピュータが実行することを特徴とする情報処理方法。 - 前記ファイルは、前記入力項目と、該入力項目に対して入力された情報とを含み、
複数の前記ファイルのそれぞれにおける入力項目を参照して、各ファイルの入力項目に対して入力された情報を一の表計算ファイルに展開して、前記入力項目毎に前記入力された情報を集計する
ことを特徴とする請求項10に記載の情報処理方法。
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