JP7081399B2 - 書類申請システム及び書類申請方法 - Google Patents

Description

本発明は書類申請システム及び書類申請方法に関し、各種の申請又は申込に応じ書類を発行する書類申請システムに適用して好適なものである。

従来、各種の手続きを行うときに申請書を作成して書類を作成する際の申請処理を補助するものが提案されている（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）。

ここで、従来の書類申請システム２０１における利用者ＵＳＲに着目した書類申請方法の全体の流れを図２９に示す。工程ＰＲ１において利用者ＵＳＲは、役所１２内において例えばまず担当課１４ａへ出向く。工程ＰＲ２において利用者ＵＳＲは、担当課１４ａにおいて、申請書における個人情報を含む全ての記入欄を、担当者ＳＴと会話等をしながら手書きで記入したり情報処理端末へ入力したりする。工程ＰＲ３において利用者ＵＳＲは、担当課１４ａにおいて受付の順番が回ってくるまで待機し、順番が回ってくると、申請書を提出する。工程ＰＲ４において利用者ＵＳＲは、手続きが完了するまで待機し、手続きが完了すると、発行書類を担当者ＳＴから受け取り、工程ＰＲ５において次の担当課１４ｂへ出向く。利用者ＵＳＲは、その後も同様の工程ＰＲ２、ＰＲ３、ＰＲ４及びＰＲ５を繰り返し、申請が必要な担当課１４ａを全て回ると、工程ＰＲ６において、申請が完了する。

特開２０１８－３２０６８号公報 特開２００４－１３３５４９号公報

しかしながら従来の運用方法では、利用者は全ての申請書において共通する個人情報を、各担当課において申請書毎に毎回入力しなければならず、申請書作成の手間を省くことにはならなかった。

本発明は以上の点を考慮してなされたもので、各種手続きにおける利用者の手続きの効率化を行い得る書類申請システム及び書類申請方法を提案しようとするものである。

かかる課題を解決するため本発明の書類申請システムにおいては、情報処理装置と、サーバと、第１印刷装置と、読取装置と、第２印刷装置とからなる書類申請システムにおいて、情報処理装置は、各担当部署における申請書において利用者毎に共通する共通事項を、該利用者が各担当部署を訪れる前に該利用者に入力させる共通事項入力手段と、共通事項を示す共通事項情報をサーバへ送信する共通事項送信手段とを設け、サーバは、情報処理装置から受信した共通事項情報により示される共通事項毎に固有の識別記号を発行し、共通事項と識別記号とを対応付けて記憶する共通事項識別記号管理手段と、識別記号を示す識別記号情報を第１印刷装置へ送信する識別記号情報送信手段と、読取装置から受信した識別記号画像情報により示される識別記号と対応する共通事項を読み出す共通事項読出手段と、共通事項読出手段により読み出した共通事項を示す読出共通事項情報を第２印刷装置へ送信する読出共通事項情報送信手段とを設け、第１印刷装置は、サーバから受信した識別記号情報により示される識別記号を識別記号用紙に印刷する識別記号印刷手段を設け、読取装置は、印刷された識別記号の画像を読み取る識別記号読取手段と、読み取った識別記号の画像を示す識別記号画像情報をサーバへ送信する識別記号画像情報送信手段とを設け、第２印刷装置は、サーバから受信した読出共通事項情報により示される共通事項を申請書に印刷する共通事項印刷手段を設けるようにした。

また本発明の書類申請方法においては、各担当部署における申請書において利用者毎に共通する共通事項を、該利用者が各担当部署を訪れる前に該利用者に情報処理装置の所定の共通事項入力手段により入力させる共通事項入力ステップと、共通事項を示す共通事項情報を所定の共通事項送信手段により情報処理装置からサーバへ送信する共通事項送信ステップと、所定の共通事項識別記号管理手段により、情報処理装置から受信した共通事項情報により示される共通事項毎に固有の識別記号を発行し、共通事項と識別記号とを対応付けてサーバに記憶する共通事項識別記号管理ステップと、識別記号を示す識別記号情報を所定の識別記号情報送信手段によりサーバから第１印刷装置へ送信する識別記号情報送信手段と、サーバから受信した識別記号情報により示される識別記号を第１印刷装置の所定の識別記号印刷手段により識別記号用紙に印刷する識別記号印刷ステップと、印刷された識別記号の画像を読取装置の所定の識別記号読取手段により読み取る識別記号読取ステップと、読み取った識別記号の画像を示す識別記号画像情報を所定の識別記号画像情報送信手段により読取装置からサーバへ送信する識別記号画像情報送信ステップと、読取装置から受信した識別記号画像情報により示される識別記号と対応する共通事項をサーバの所定の共通事項読出手段により読み出す共通事項読出ステップと、共通事項読出ステップにおいて読み出した共通事項を示す読出共通事項情報を所定の読出共通事項情報送信手段によりサーバから第２印刷装置へ送信する読出共通事項情報送信手段と、サーバから受信した読出共通事項情報により示される共通事項を第２印刷装置の所定の共通事項印刷手段により申請書に印刷する共通事項印刷ステップとを設けるようにした。

これにより本発明は、利用者が複数の担当部署において共通する共通事項を担当部署毎に申請書に毎回入力する手間を省くことができる。

本発明によれば、利用者が複数の担当部署において共通する共通事項を担当部署毎に申請書に毎回入力する手間を省くことができ、かくして各種手続きにおける利用者の手続きの効率化を行い得る書類申請システム及び書類申請方法を提案しようとするものである。

第１の実施の形態による書類申請システムの全体構成を示す図である。 第１の実施の形態による書類申請方法の全体の流れを示す図である。 タブレットの構成を示すブロック図である。 サーバの構成を示すブロック図である。 総合窓口プリンタの構成を示すブロック図である。 スキャナの構成を示すブロック図である。 担当課プリンタの構成を示すブロック図である。 タブレットの機能構成を示すブロック図である。 サーバの機能構成を示すブロック図である。 総合窓口プリンタの機能構成を示すブロック図である。 スキャナの機能構成を示すブロック図である。 第１の実施の形態による担当課プリンタの機能構成を示すブロック図である。 第１の実施の形態による書類申請処理手順（１）を示すシーケンスチャートである。 第１の実施の形態による書類申請処理手順（２）を示すシーケンスチャートである。 書類申請画面（１）を示す図である。 書類申請画面（２）を示す図である。 書類申請画面（３）を示す図である。 書類申請画面（４）を示す図である。 第１の実施の形態による申請書（１）を示す図である。 第１の実施の形態による申請書（２）を示す図である。 第１の実施の形態による申請書（３）を示す図である。 第２の実施の形態による書類申請システムの全体構成を示す図である。 第２の実施の形態による担当課プリンタの機能構成を示すブロック図である。 第２の実施の形態による申請書（１）を示す図である。 第２の実施の形態による申請書（２）を示す図である。 第２の実施の形態による申請書（３）を示す図である。 第２の実施の形態による書類申請処理手順（１）を示すシーケンスチャートである。 第２の実施の形態による書類申請処理手順（２）を示すシーケンスチャートである。 従来の書類申請方法の全体の流れを示す図である。

以下、発明を実施するための形態（以下実施の形態とする）について、図面を用いて説明する。

［１．第１の実施の形態］
［１－１．書類申請システムの構成］
図１に示すように書類申請システム１は、役所１２内に設置されたタブレット２、総合窓口プリンタ６、スキャナ８及び担当課プリンタ１０が有線又は無線のＬＡＮ（Local Area Network）であるローカルＬＡＮによりサーバ４と接続されている。図２９と対応する箇所に同一符号を付した図２に示すように役所１２は、戸籍住民課、保育サービス課や高齢福祉課等の様々な担当課１４ａ、担当課１４ｂ及び担当課１４ｃ……が設けられている。以下では担当課１４ａ、担当課１４ｂ及び担当課１４ｃ……をまとめて担当課１４とも呼ぶ。

［１－１－１．タブレットの構成］
図３に示すようにタブレット２は、タブレット端末により構成されており、役所１２の総合窓口１３（図１）に設置されている。タブレット２は、タブレット制御部２０が各部（操作表示部２１、通信部２２及び記憶部２３）を統轄制御する。タブレット制御部２０は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）やフラッシュメモリ等でなる記憶部２３から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。

操作表示部２１は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とタッチパネルとが一体化されており、各種画面を表示すると共に利用者の操作指示を受け付ける。操作表示部２１は、利用者により操作された際、操作指示をタブレット制御部２０に出力する。通信部２２は、サーバ４に接続されており、サーバ４とデータを送受信する。

［１－１－２．サーバの構成］
図４に示すようにサーバ４は、役所１２（図１）に設置されており、サーバ制御部２５が各部（記憶部２６、操作部２７、通信部２８及び表示部２９）を統轄制御する。サーバ制御部２５は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスクドライブやフラッシュメモリ等でなる記憶部２６から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。記憶部２６は、各担当課１４の現在の混雑状況を更新して記憶している。

通信部２８は、タブレット２、総合窓口プリンタ６、スキャナ８及び担当課プリンタ１０とデータの送受信を行う。操作部２７は、例えばキーボード及びマウスにより構成されており、ユーザの操作指示を受け付ける。表示部２９は、例えば液晶ディスプレイにより構成されており、サーバ制御部２５から出力された画像データを表示する。

［１－１－３．総合窓口プリンタの構成］
図５に示すように総合窓口プリンタ６は、総合窓口１３（図１）に設置されており、総合窓口プリンタ制御部３１が各部（操作表示部３２、通信部３３、記憶部３４及び印刷部３５）を統轄制御する。総合窓口プリンタ制御部３１は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭやフラッシュメモリ等でなる記憶部３４から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。

操作表示部３２は、例えばＬＣＤとタッチパネルとが一体化されており、印刷設定画面を表示すると共にユーザの操作指示を受け付ける。操作表示部３２は、ユーザにより操作された際、操作指示を総合窓口プリンタ制御部３１に出力する。通信部３３は、タブレット２から経路情報及び二次元コード情報を受信する。印刷部３５は、印刷設定と受信した経路情報及び二次元コード情報とに基づき、印刷を実行する。

［１－１－４．スキャナの構成］
図６に示すようにスキャナ８は、担当課１４（図２）毎に設置されており、スキャナ制御部３７が各部（操作表示部３８、通信部３９、記憶部４０及び読取部４１）を統轄制御する。スキャナ制御部３７は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭやフラッシュメモリ等でなる記憶部４０から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。

操作表示部３８は、例えばＬＣＤとタッチパネルとが一体化され、読取設定画面を表示すると共にユーザの操作指示を受け付ける。操作表示部３８は、ユーザにより操作された際、操作指示をスキャナ制御部３７に出力する。読取部４１は、二次元コード用紙から二次元コードを読み取る。通信部３９は、読取部４１により読み取った二次元コードを示す二次元コード情報をサーバ４へ送信する。

［１－１－５．担当課プリンタの構成］
図７に示すように担当課プリンタ１０は、担当課１４（図２）毎に設置されており、担当課プリンタ制御部４３が各部（操作表示部４４、通信部４５、記憶部４６及び印刷部４７）を統轄制御する。担当課プリンタ制御部４３は、図示しないＣＰＵを中心に構成されており、ＲＯＭ、ＲＡＭやフラッシュメモリ等でなる記憶部４６から所定のプログラムを読み出して実行することにより、各部を制御して種々の処理を行う。

操作表示部４４は、例えばＬＣＤとタッチパネルとが一体化されており、印刷設定画面を表示すると共にユーザの操作指示を受け付ける。操作表示部４４は、ユーザにより操作された際、操作指示を担当課プリンタ制御部４３に出力する。通信部４５は、サーバ４から個人情報を受信する。印刷部３５は、印刷設定と受信した個人情報とに基づき、印刷を実行する。

［１－２．書類申請システムの機能構成］
ここで、書類申請システム１における後述する書類申請処理に関係する基本的な機能を機能ブロック図により表すと、図８乃至図１２のようになる。

［１－２－１．タブレットの機能構成］
図８に示すようにタブレット２は、申請書受付管理アプリ４９がインストールされている。タブレット２のタブレット制御部２０（図３）は、申請書受付管理アプリ４９を実行することにより、申請書受付管理アプリ４９の機能として、共通事項入力手段５０、共通事項送信手段５１、識別記号情報出力手段５２及び巡回経路表示手段５３の各機能ブロックを実現する。共通事項入力手段５０は、タブレット制御部２０、操作表示部２１及び記憶部２３と対応しており、利用者からの申請書の入力を受け付ける。共通事項送信手段５１は、タブレット制御部２０及び通信部２２と対応しており、個人情報をサーバ４へ送信する。識別記号情報出力手段５２は、タブレット制御部２０及び通信部２２と対応しており、経路情報及び二次元コード情報を総合窓口プリンタ６へ送信する。巡回経路表示手段５３は、タブレット制御部２０、操作表示部２１及び記憶部２３と対応しており、利用者ＵＳＲが役所１２内において回るべき担当課１４の順番を示す巡回経路を表示する。

［１－２－２．サーバの機能構成］
図９に示すようにサーバ４のサーバ制御部２５（図４）は、所定の管理プログラムを実行することにより、共通事項識別記号管理手段５５、識別記号情報送信手段５６、巡回経路算出手段５７、経路情報送信手段５８、共通事項読出手段５９及び読出共通事項情報送信手段６０の各機能ブロックを実現する。共通事項識別記号管理手段５５は、サーバ制御部２５及び記憶部２６と対応しており、タブレット２から受信した個人情報毎に固有の二次元コードを発行し、個人情報と二次元コードとを対応付けて二次元コード個人情報対応リストとして記憶する。識別記号情報送信手段５６は、サーバ制御部２５及び通信部２８と対応しており、二次元コードを示す二次元コード情報を総合窓口プリンタ６へ送信する。巡回経路算出手段５７は、サーバ制御部２５及び記憶部２６と対応しており、各担当課１４の現在の混雑状況と、担当課１４において担当者ＳＴが手続きに要する通常の時間とに基づき、利用者ＵＳＲが役所１２内において回るべき担当課１４の順番を示す巡回経路を算出する。経路情報送信手段５８は、巡回経路算出手段５７が算出した巡回経路を示す経路情報をタブレット２へ送信する。共通事項読出手段５９は、サーバ制御部２５及び記憶部２６と対応しており、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードと対応する個人情報を二次元コード個人情報対応リストから読み出す。読出共通事項情報送信手段６０は、サーバ制御部２５及び通信部２８と対応しており、共通事項読出手段５９により読み出した個人情報を示す読出個人情報を担当課プリンタ１０へ送信する。

［１－２－３．総合窓口プリンタの機能構成］
図１０に示すように総合窓口プリンタ６の総合窓口プリンタ制御部３１（図５）は、所定の印刷プログラムを実行することにより、識別記号印刷手段６２及び巡回経路印刷手段６３の各機能ブロックを実現する。識別記号印刷手段６２は、総合窓口プリンタ制御部３１及び印刷部３５と対応しており、タブレット２を介しサーバ４から受信した二次元コード情報により示される二次元コードを、例えば申請書よりもサイズが小さいカット済み用紙である所定の二次元コード用紙に印刷する。巡回経路印刷手段６３は、総合窓口プリンタ制御部３１及び印刷部３５と対応しており、サーバ４からタブレット２を介し受信した経路情報により示される巡回経路を、二次元コード用紙に二次元コードと共に印刷する。

［１－２－４．スキャナの機能構成］
図１１に示すようにスキャナ８のスキャナ制御部３７（図６）は、所定の読取送信プログラムを実行することにより、識別記号読取手段６５及び識別記号画像情報送信手段６６の各機能ブロックを実現する。識別記号読取手段６５は、スキャナ制御部３７及び読取部４１と対応しており、二次元コード用紙に印刷された二次元コードの画像を読み取る。識別記号画像情報送信手段６６は、スキャナ制御部３７及び通信部３９と対応しており、読み取った二次元コードの画像を示す二次元コード画像情報をサーバ４へ送信する。

［１－２－５．担当課プリンタの機能構成］
図１２に示すように担当課プリンタ１０の担当課プリンタ制御部４３（図７）は、所定の印刷プログラムを実行することにより、共通事項印刷手段６８の機能ブロックを実現する。共通事項印刷手段６８は、担当課プリンタ制御部４３及び印刷部４７と対応しており、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を申請書に印刷する。

［１－３．書類申請方法］
ここで、第１の実施の形態による書類申請システム１における利用者ＵＳＲに着目した書類申請方法の全体の流れを図２に示す。工程ＰＲ１において利用者ＵＳＲは、役所１２の総合窓口１３（図１）において、タブレット２を操作して書類申請画面に個人情報を入力する。工程ＰＲ２において利用者ＵＳＲは、入力した個人情報に対応する二次元コードＴＤＣが印刷された二次元コード用紙ＰＴＤＣを総合窓口プリンタ６（図１）から受け取り、工程ＰＲ３において二次元コード用紙ＰＴＤＣを持って例えばまず担当課１４ａへ出向く。

工程ＰＲ４において利用者ＵＳＲは、担当課１４ａにおいて二次元コード用紙ＰＴＤＣを担当課１４ａの担当者ＳＴに渡し、申請書における個人情報以外の記入欄を、担当者ＳＴと会話等をしながら手書きで記入する。工程ＰＲ５において利用者ＵＳＲは、担当課１４ａにおいて受付の順番が回ってくるまで待機し、順番が回ってくると、申請書を提出する。工程ＰＲ６において利用者ＵＳＲは、手続きが完了するまで待機し、手続きが完了すると、役所１２が申請に応じ発行する書類である発行書類を担当者ＳＴから受け取り、工程ＰＲ７において次の担当課１４ｂへ出向く。利用者ＵＳＲは、その後も同様の工程ＰＲ４、ＰＲ５、ＰＲ６及びＰＲ７を繰り返し、申請が必要な担当課１４ａを全て回ると、工程ＰＲ８において、申請が完了する。

次に、第１の実施の形態による書類申請システム１における書類申請方法の全体の流れを図１に示す。工程ＰＲ１１において利用者ＵＳＲは、役所１２の総合窓口１３において、タブレット２を操作して書類申請画面に個人情報を含む必要情報を入力する。工程ＰＲ１２においてタブレット２は、利用者ＵＳＲに入力された個人情報をサーバ４へ送信する。この個人情報とは、例えば利用者ＵＳＲの住所、氏名及び電話番号である。このとき総合窓口１３にいる係員は、利用者ＵＳＲの免許証等、個人情報を確認できる書類を確認することにより、書類申請画面に入力された個人情報が正しいものであることを確認する。

工程ＰＲ１３においてサーバ４は、タブレット２から受信した個人情報毎に固有の二次元コードＴＤＣを発行し個人情報と二次元コードＴＤＣとを対応付けて二次元コード個人情報対応リストとして記憶すると共に、利用者ＵＳＲが役所１２内において回るべき担当課１４の順番を示す巡回経路を算出する。工程ＰＲ１４においてサーバ４は、二次元コードＴＤＣを示す二次元コード情報と巡回経路を示す経路情報とをタブレット２へ送信する。この二次元コードＴＤＣは、１日間のみ有効なものであり、利用者ＵＳＲが本日行うべき全ての手続きを完了した時点で失効する。

工程ＰＲ１５においてタブレット２は、サーバ４から受信した経路情報及び二次元コード情報を総合窓口プリンタ６へ送信する。工程ＰＲ１６において総合窓口プリンタ６は、タブレット２から受信した二次元コード情報により示される二次元コードＴＤＣと経路情報により示される巡回経路ＲＴとを二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する。このとき総合窓口プリンタ６は、本日利用者ＵＳＲが回る担当課１４の個数分の枚数だけ二次元コード用紙ＰＴＤＣを印刷する。巡回経路ＲＴは、例えば「担当課Ａ→担当課Ｃ→担当課Ｎ」等、利用者ＵＳＲが役所１２内において回るべき担当課１４の順番が印刷されている。

工程ＰＲ１７において利用者ＵＳＲは、二次元コード用紙ＰＴＤＣを持って担当課１４を訪れる。工程ＰＲ１８において利用者ＵＳＲは、各担当課１４の窓口において、図１９に示す申請書ＡＦＤと共に二次元コード用紙ＰＴＤＣを担当者ＳＴに提出する。この申請書ＡＦＤは、個人情報が記入される共通事項記入欄としての個人情報記入欄ＳＰＩが空欄となっており、利用者ＵＳＲにより記入されていない。

工程ＰＲ１９において担当者ＳＴは、図２０に示すように、利用者ＵＳＲから受け取った申請書ＡＦＤに二次元コード用紙ＰＴＤＣを例えばホッチキスやクリップ等で固定すると共に、申請書ＡＦＤに固定された二次元コード用紙ＰＴＤＣをスキャナ８の読取面にかざすことによりスキャナ８に二次元コードＴＤＣを読み取らせる。工程ＰＲ２０においてスキャナ８は、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報をサーバ４へ送信する。

工程ＰＲ２１においてサーバ４は、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣと対応する個人情報を二次元コード個人情報対応リストから読み出す。工程ＰＲ２２においてサーバ４は、読み出した個人情報を示す読出個人情報を担当課プリンタ１０へ送信する。このとき担当者ＳＴは、二次元コード用紙ＰＴＤＣを申請書ＡＦＤから外して担当課プリンタ１０にセットする。

工程ＰＲ２３において担当課プリンタ１０は、図２１に示すように、個人情報記入欄ＳＰＩ以外には既に利用者ＵＳＲにより手書き記入されている申請書ＡＦＤの個人情報記入欄ＳＰＩに、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を重畳印刷する。工程ＰＲ２４において各担当課１４の担当者ＳＴは、個人情報が印刷された申請書ＡＦＤに基づき手続きを行うと共に、該申請書ＡＦＤを保管する。

全ての担当課１４において手続きが完了すると、書類申請システム１は、利用者ＵＳＲの所定の操作や、工程ＰＲ１６において発行した二次元コード用紙ＰＴＤＣの枚数分の担当課１４で申請書ＡＦＤが受理された場合等に基づき、二次元コードＴＤＣを失効させることにより、利用者ＵＳＲ以外の第三者による、利用者ＵＳＲの個人情報の悪用を防止する。

［１－４．書類申請処理手順］
次に書類申請システム１による書類申請処理手順ＲＴ１について、図１３のシーケンスチャートを用いて説明する。ステップＳＰ１においてタブレット２のタブレット制御部２０は、図１５、図１６、図１７及び図１８に示す書類申請画面ＤＩＰ１、ＤＩＰ２、ＤＩＰ３及びＤＩＰ４を共通事項入力手段５０により操作表示部２１に表示させ、ステップＳＰ２へ移る。以下では書類申請画面ＤＩＰ１、ＤＩＰ２、ＤＩＰ３及びＤＩＰ４をまとめて書類申請画面ＤＩＰとも呼ぶ。

タブレット制御部２０は、最初に図１５に示す書類申請画面ＤＩＰ１を操作表示部２１に表示させる。書類申請画面ＤＩＰ１には、転入・転出ボタンＢＴ１と、出生・婚姻・離婚ボタンＢＴ２と、各証明書発行ボタンＢＴ３とが表示されている。利用者ＵＳＲは、例えば住民票の写しを取得する場合、書類申請画面ＤＩＰ１において各証明書発行ボタンＢＴ３を押下する。また利用者ＵＳＲは、例えば出生届けを提出する場合、書類申請画面ＤＩＰ１において出生・婚姻・離婚ボタンＢＴ２を押下する。図示しない書類申請画面を経て、利用者ＵＳＲが役所１２において今回行おうとしている手続きを全て選択すると、タブレット制御部２０は、図１６に示す書類申請画面ＤＩＰ２を操作表示部２１に表示させる。

書類申請画面ＤＩＰ２には、氏名記入欄ＥＴ１と、住所記入欄ＥＴ２と、電話番号記入欄ＥＴ３とが表示されている。利用者ＵＳＲは、利用者ＵＳＲの氏名を氏名記入欄ＥＴ１に、住所を住所記入欄ＥＴ２に、電話番号を電話番号記入欄ＥＴ３に、それぞれ入力する。書類申請画面ＤＩＰ２の全ての記入欄に情報が記入されると、タブレット制御部２０は、図１７に示す書類申請画面ＤＩＰ３を操作表示部２１に表示させる。

書類申請画面ＤＩＰ３には、二次元コードとしてのＱＲコード（登録商標）を印刷するか否かを利用者ＵＳＲに質問する二次元コード印刷要否質問部ＲＳ１と、はいボタンＢＴ１０と、いいえボタンＢＴ１１とが表示されている。利用者ＵＳＲは、二次元コードを印刷したい場合、はいボタンＢＴ１０を押下する一方、二次元コードを印刷する必要はない場合、いいえボタンＢＴ１１を押下する。書類申請画面ＤＩＰ３において、はいボタンＢＴ１０が押下されると、利用者ＵＳＲにより書類申請画面ＤＩＰにおいて個人情報が入力されたと共に、本日行う手続きが選択されたため、タブレット制御部２０はステップＳＰ２へ移り、該個人情報を共通事項送信手段５１によりサーバ４へ送信する。なおこのときタブレット制御部２０は、利用者ＵＳＲが本日回る全ての担当課１４を示す担当課情報も個人情報と共に送信する。一方書類申請画面ＤＩＰ３において、いいえボタンＢＴ１１が押下されると、利用者ＵＳＲは全ての担当課１４において毎回個人情報を手書き入力することを希望しているため、タブレット制御部２０は、個人情報をサーバ４へ送信せずに、書類申請処理手順ＲＴ１を終了する。

ステップＳＰ３においてサーバ４のサーバ制御部２５は、タブレット２から受信した個人情報毎に固有の二次元コードを共通事項識別記号管理手段５５により発行し、ステップＳＰ４へ移る。ステップＳＰ４においてサーバ制御部２５は、個人情報と二次元コードとを対応付けて共通事項識別記号管理手段５５により二次元コード個人情報対応リストとして記憶し、ステップＳＰ５へ移る。ステップＳＰ５においてサーバ制御部２５は、タブレット２から受信した担当課情報と、各担当課１４の現在の混雑状況とに基づき、巡回経路を巡回経路算出手段５７により算出し、ステップＳＰ６へ移る。ステップＳＰ６においてサーバ制御部２５は、二次元コードを示す二次元コード情報を識別記号情報送信手段５６によりタブレット２へ送信すると共に、巡回経路を示す経路情報を経路情報送信手段５８によりタブレット２へ送信する。

ステップＳＰ７においてタブレット２のタブレット制御部２０は、サーバ４から受信した二次元コード情報及び経路情報を識別記号情報出力手段５２により総合窓口プリンタ６へ送信し、ステップＳＰ８へ移る。ステップＳＰ８においてタブレット制御部２０は、図１８に示す書類申請画面ＤＩＰ４を巡回経路表示手段５３により操作表示部２１に表示させる。書類申請画面ＤＩＰ４には、経路情報により示される巡回経路である、本日利用者ＵＳＲが回るべき担当課１４の順番を示す巡回経路提示部ＳＨ１が表示されている。

ステップＳＰ９において総合窓口プリンタ６の総合窓口プリンタ制御部３１は、タブレット２から受信した、二次元コード情報により示される二次元コードを識別記号印刷手段６２により二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷すると共に、経路情報により示される巡回経路を巡回経路印刷手段６３により二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する。

ステップＳＰ１０においてスキャナ８のスキャナ制御部３７は、二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷され担当者ＳＴによってかざされた二次元コードＴＤＣの画像を識別記号読取手段６５により読み取り、ステップＳＰ１１へ移る。ステップＳＰ１１においてスキャナ制御部３７は、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報を識別記号画像情報送信手段６６によりサーバ４へ送信する。

ステップＳＰ１２においてサーバ４のサーバ制御部２５は、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードと対応する個人情報を共通事項読出手段５９により二次元コード個人情報対応リストから読み出し、ステップＳＰ１３へ移る。ステップＳＰ１３においてサーバ制御部２５は、個人情報を共通事項読出手段５９により読み出した個人情報を示す読出個人情報を読出共通事項情報送信手段６０により担当課プリンタ１０へ送信する。

ステップＳＰ１４において担当課プリンタ１０の担当課プリンタ制御部４３は、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を共通事項印刷手段６８により申請書ＡＦＤにおける個人情報記入欄ＳＰＩに印刷する。

［１－５．効果等］
以上の構成において書類申請システム１は、利用者ＵＳＲ毎に固有の個人情報をタブレット２において利用者ＵＳＲに入力させて、該個人情報をサーバ４へ送信し、サーバ４において個人情報毎に固有の二次元コードＴＤＣを発行し、個人情報と二次元コードＴＤＣとを対応付けて二次元コード個人情報対応リストとしてサーバ４に記憶してから、二次元コード情報と経路情報とをサーバ４からタブレット２を介し総合窓口プリンタ６へ送信し、各担当課１４の窓口において二次元コードＴＤＣをスキャナ８で読み取り二次元コード画像情報をサーバ４へ送信し、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣと対応する個人情報をサーバ４において二次元コード個人情報対応リストから読み出して読出個人情報を担当課プリンタ１０へ送信し、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を、担当課プリンタ１０において申請書ＡＦＤにおける空欄の個人情報記入欄ＳＰＩに印刷するようにした。

このため書類申請システム１は、利用者ＵＳＲが最初に訪問した総合窓口１３のタブレット２に個人情報を入力させるだけで、全ての担当課１４の窓口において個人情報を入力する手間を省くことができ、利用者ＵＳＲの入力負荷を軽減することができる。

ここで、悪意ある人間が仮に二次元コード用紙ＰＴＤＣを覗き見て二次元コードＴＤＣを目視したとしても、該二次元コード用紙ＰＴＤＣには個人情報がそのまま記載されている訳ではないため、悪意ある人間は利用者ＵＳＲの個人情報を盗み見ることはできない。このため書類申請システム１は、利用者ＵＳＲの個人情報が記載された用紙を利用者ＵＳＲの肩越しに盗み見るショルダーハッキングが行われることを防止でき、セキュリティを向上させることができる。また、総合窓口１３で最初にタブレット２に個人情報が入力される際のショルダーハッキングは、タブレット２の操作表示部２１に例えば遮光フィルムを貼ることにより防止すると良い。

また書類申請システム１は、二次元コードＴＤＣに加えて巡回経路ＲＴを二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷するようにした。このため書類申請システム１は、利用者ＵＳＲに担当課１４を回る順序を通知でき、利用者ＵＳＲが役所１２でどの担当課１４を次に訪れれば良いかを提示し、利用者ＵＳＲが役所１２で迷わないようにできる。さらに書類申請システム１は、現在の各担当課１４の混雑状況を考慮した巡回経路ＲＴを二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷するようにした。このため書類申請システム１は、待ち時間が少なくなるように効率良く利用者ＵＳＲに各担当課１４を回らせることができ、手続きを効率化させることができる。

以上の構成によれば書類申請システム１は、タブレット２と、サーバ４と、総合窓口プリンタ６と、スキャナ８と、担当課プリンタ１０とからなる書類申請システム１において、タブレット２は、各担当部署としての各担当課１４における申請書ＡＦＤにおいて利用者ＵＳＲ毎に共通する共通事項である個人情報を、該利用者ＵＳＲが各担当課１４を訪れる前に利用者ＵＳＲに入力させる共通事項入力手段５０と、個人情報をサーバ４へ送信する共通事項送信手段５１とを設け、サーバ４は、タブレット２から受信した個人情報毎に固有の識別記号としての二次元コードＴＤＣを発行し、個人情報と二次元コードＴＤＣとを対応付けて記憶する共通事項識別記号管理手段５５と、二次元コードＴＤＣを示す識別記号情報としての二次元コード情報をタブレット２を介し総合窓口プリンタ６へ送信する識別記号情報送信手段５６と、スキャナ８から受信した識別記号画像情報としての二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣと対応する個人情報を読み出す共通事項読出手段５９と、共通事項読出手段５９により読み出した個人情報を示す読出共通事項情報としての読出個人情報を担当課プリンタ１０へ送信する読出共通事項情報送信手段６０とを設け、総合窓口プリンタ６は、サーバ４から受信した二次元コード情報により示される二次元コードを識別記号用紙としての二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する識別記号印刷手段６２を設け、スキャナ８は、印刷された二次元コードＴＤＣの画像を読み取る識別記号読取手段６５と、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報をサーバ４へ送信する識別記号画像情報送信手段６６とを設け、担当課プリンタ１０は、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を申請書ＡＦＤに印刷する共通事項印刷手段６８を設けるようにした。

これにより書類申請システム１は、利用者ＵＳＲが複数の担当課１４において共通する個人情報を担当課１４毎に申請書ＡＦＤに毎回記入する手間を省くことができる。

［２．第２の実施の形態］
［２－１．書類申請システムの構成］
図１と対応する部材に同一符号を付した図２２に示すように、第２の実施の形態による書類申請システム１０１は、第１の実施の形態による書類申請システム１（図１）と比較して、担当課プリンタ１０に代わる担当課プリンタ１１０を有すると共に、スキャナ８の通信部３９（図６）と担当課プリンタ１１０の通信部４５（図７）とはお互いに通信可能になっている点において相違するものの、他の点については同様に構成されている。

［２－２．担当課プリンタの機能構成］
図１２と対応する部材に同一符号を付した図２３に示すように、担当課プリンタ１１０は担当課プリンタ１０（図１２）と比較して、識別記号印刷手段７０が追加されている。識別記号印刷手段７０は、担当課プリンタ制御部４３及び印刷部４７（図７）と対応しており、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣを申請書ＡＦＤに印刷する。

［２－３．書類申請方法］
図２２に示すように、第２の実施の形態による書類申請システム１０１における書類申請方法の全体の流れは、書類申請システム１（図１）と比較して、工程ＰＲ１６に代わる工程ＰＲ１１６と、工程ＰＲ１８～工程ＰＲ２４に代わる工程ＰＲ１３１～工程ＰＲ１４２とを有する点において相違するものの、他の点については同様に構成されている。

工程ＰＲ１１、工程ＰＲ１２、工程ＰＲ１３、工程ＰＲ１４及び工程ＰＲ１５において書類申請システム１０１は、書類申請システム１（図１）と同様の工程を経て、工程ＰＲ１１６へ移る。工程ＰＲ１１６において総合窓口プリンタ６は、タブレット２から受信した二次元コード情報により示される二次元コードＴＤＣと経路情報により示される巡回経路ＲＴとを二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する。このとき総合窓口プリンタ６は、１枚だけ二次元コード用紙ＰＴＤＣを印刷する。

工程ＰＲ１７において利用者ＵＳＲは、１枚の二次元コード用紙ＰＴＤＣを持って担当課１４を訪れる。工程ＰＲ１３１において利用者ＵＳＲは、各担当課１４の窓口において、二次元コード用紙ＰＴＤＣを担当者ＳＴに提出する。

工程ＰＲ１３２において担当者ＳＴは、利用者ＵＳＲから受け取った二次元コード用紙ＰＴＤＣをスキャナ８の読取面にかざすことによりスキャナ８に二次元コードＴＤＣを読み取らせる。工程ＰＲ１３３においてスキャナ８は、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報を担当課プリンタ１１０へ送信する。

工程ＰＲ１３４において担当課プリンタ１１０は、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣを申請書ＡＦＤに印刷する。この状態において申請書ＡＦＤは、図２４に示すように個人情報記入欄ＳＰＩが空欄であると共に、二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷されていたものと同一の二次元コードＴＤＣが印刷されている。申請書ＡＦＤに二次元コードＴＤＣを印刷させると、担当者ＳＴは、二次元コード用紙ＰＴＤＣを利用者ＵＳＲへ返却する。

工程ＰＲ１３５において利用者ＵＳＲは、図２５に示すように、申請書ＡＦＤにおける個人情報記入欄ＳＰＩ以外の記入箇所を記入する。工程ＰＲ１３６において利用者ＵＳＲは、個人情報記入欄ＳＰＩ以外の記入箇所に記入を行った申請書ＡＦＤを各担当課１４の窓口において担当者ＳＴに提出する。

工程ＰＲ１３７において担当者ＳＴは、利用者ＵＳＲから受け取った申請書ＡＦＤに印刷された二次元コードＴＤＣをスキャナ８の読取面にかざすことによりスキャナ８に二次元コードＴＤＣを読み取らせる。工程ＰＲ１３８においてスキャナ８は、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報をサーバ４へ送信する。

工程ＰＲ１３９においてサーバ４は、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣと対応する個人情報を二次元コード個人情報対応リストから読み出す。工程ＰＲ１４０においてサーバ４は、読み出した個人情報を示す読出個人情報を担当課プリンタ１１０へ送信する。

工程ＰＲ１４１において担当課プリンタ１１０は、図２６に示すように、個人情報記入欄ＳＰＩ以外には既に利用者ＵＳＲにより手書き記入されている申請書ＡＦＤの個人情報記入欄ＳＰＩに、サーバ４から受信した読出個人情報により示される個人情報を重畳印刷する。工程ＰＲ１４２において各担当課１４の担当者ＳＴは、個人情報が印刷された申請書ＡＦＤに基づき手続きを行うと共に、該申請書ＡＦＤを保管する。

［２－４．書類申請処理手順］
次に書類申請システム１０１による書類申請処理手順ＲＴ１０１について、図１３及び図１４と対応するステップに同一符号を付した図２７及び図２８のシーケンスチャートを用いて説明する。書類申請処理手順ＲＴ１０１は、書類申請処理手順ＲＴ１（図１３及び図１４）と比較して、ステップＳＰ１２０、ステップＳＰ１２１及びステップＳＰ１２２が追加されている。

ステップＳＰ１～ステップＳＰ９において書類申請システム１０１は、書類申請処理手順ＲＴ１（図１３）と同様の処理を行い、ステップＳＰ１２０（図２８）へ移る。

ステップＳＰ１２０においてスキャナ８のスキャナ制御部３７は、二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷され担当者ＳＴによってかざされた二次元コードＴＤＣの画像を識別記号読取手段６５により読み取り、ステップＳＰ１２１へ移る。ステップＳＰ１２１においてスキャナ制御部３７は、読み取った二次元コードＴＤＣの画像を示す二次元コード画像情報を識別記号画像情報送信手段６６により担当課プリンタ１１０へ送信する。

ステップＳＰ１２２において担当課プリンタ１１０の担当課プリンタ制御部４３は、スキャナ８から受信した二次元コード画像情報により示される二次元コードＴＤＣを識別記号印刷手段７０により申請書ＡＦＤに印刷する。

以降のステップにおいて書類申請システム１０１は、書類申請処理手順ＲＴ１（図１４）と同様の処理を行う。

［２－５．効果等］
書類申請システム１０１は、工程ＰＲ１３２において二次元コード用紙ＰＴＤＣの二次元コードＴＤＣをスキャンして、工程ＰＲ１３４においてその二次元コードＴＤＣを申請書ＡＦＤに印刷した後に、該二次元コード用紙ＰＴＤＣを利用者ＵＳＲに返却するため、書類申請システム１（図１）と比較して、利用者ＵＳＲが回る担当課１４の数の分だけ二次元コード用紙ＰＴＤＣを印刷する必要がなくなり、用紙を節約できる。

その他の点においても、第２の実施の形態による書類申請システム１０１は、第１の実施の形態による書類申請システム１と同様の作用効果を奏し得る。

［３．他の実施の形態］
なお上述した実施の形態においては、利用者ＵＳＲの住所、氏名及び電話番号を個人情報とする場合について述べた。本発明はこれに限らず、利用者ＵＳＲの住所、氏名、電話番号や生年月日等の種々の組み合わせからなる、利用者ＵＳＲ毎に固有の種々の情報を個人情報としても良い。また、個人情報を含む、今回利用者ＵＳＲが回ろうとしている全ての担当課１４で共通する共通事項の情報であっても良い。その場合、利用者ＵＳＲは、個人情報に加えて、全ての担当課１４で共通する共通事項の入力も、担当課１４毎に入力する手間がなくなる。

また上述した実施の形態においては、利用者ＵＳＲが役所１２内において当日回るべき担当課１４の順番を１枚の二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する場合について述べた。本発明はこれに限らず、例えば１枚目の二次元コード用紙ＰＴＤＣには、二次元コードＴＤＣに加えて「担当課Ａ」と印刷し、２枚目の二次元コード用紙ＰＴＤＣには、二次元コードＴＤＣに加えて「担当課Ｃ」と印刷する等、利用者ＵＳＲが回るべき担当課１４の名前を１枚ずつ１つの担当課１４毎に二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷しても良い。

さらに上述した実施の形態においては、各担当課１４の現在の混雑状況に基づき巡回経路を算出する場合について述べた。本発明はこれに限らず、混雑状況を考慮せずに巡回経路を算出しても良い。

さらに上述した実施の形態においては、二次元コードＴＤＣと巡回経路ＲＴとを同一の二次元コード用紙ＰＴＤＣに印刷する場合について述べた。本発明はこれに限らず、二次元コードＴＤＣと巡回経路ＲＴとを別々の用紙に印刷しても良い。

さらに上述した実施の形態においては、カット済み用紙である二次元コード用紙ＰＴＤＣに二次元コードＴＤＣを印刷する場合について述べた。本発明はこれに限らず、ラベル用紙に二次元コードＴＤＣを印刷し、利用者ＵＳＲが各担当課１４の申請書ＡＦＤに該二次元コードＴＤＣのラベルを貼り付けて担当課１４の窓口に提出させるようにしても良い。その場合、第２の実施の形態においては二次元コードＴＤＣを申請書ＡＦＤに印刷する必要をなくすことができる。

さらに上述した実施の形態においては、個人情報をタブレット２から受信したサーバ４が二次元コードＴＤＣを発行する場合について述べた。本発明はこれに限らず、タブレット２が個人情報毎に固有の二次元コードを発行して該個人情報と二次元コードＴＤＣとを対応付けてサーバ４へ送信するようにしても良い。

さらに上述した実施の形態においては、二次元コード画像情報をスキャナ８から受信したサーバ４が、二次元コードＴＤＣと対応する個人情報を二次元コード個人情報対応リストから読み出す場合について述べた。本発明はこれに限らず、スキャナ８自身が、二次元コードＴＤＣをデコードしデコード結果をサーバ４へ送信するようにしても良い。

さらに上述した実施の形態においては、サーバ４からタブレット２を介し総合窓口プリンタ６へ二次元コード情報及び経路情報を送信する場合について述べた。本発明はこれに限らず、サーバ４からタブレット２を介さずに総合窓口プリンタ６へ二次元コード及び経路情報を直接送信しても良い。

さらに上述した実施の形態においては、個人情報を二次元コードＴＤＣに変換して印刷する場合について述べた。本発明はこれに限らず、個人情報を二次元コードＴＤＣではなくバーコード等、人間がひと目では内容を識別できないものの機械により識別可能な種々の記号に変換して印刷しても良い。

さらに上述した実施の形態においては、スキャナ８は各担当課１４に１台ずつ設置される場合について述べた。本発明はこれに限らず、スキャナ８は、役所１２に１台設置されていても良く、また複数の担当課１４でまとめて１台設置されていても良い。

さらに上述した実施の形態においては、サーバ４は役所１２内部に配置される場合について述べた。本発明はこれに限らず、サーバ４は役所１２外部に配置されても良い。

さらに上述した実施の形態においては、行政機関における住民票の手続きに本発明を適用する場合について述べた。本発明はこれに限らず、行政機関における他の種々の手続きや、金融機関の諸届業務（住所変更や印鑑紛失等）等、他の種々の機関における種々の手続きに本発明を適用しても良い。

さらに本発明は、上述した各実施の形態及び他の実施の形態に限定されるものではない。すなわち本発明は、上述した各実施の形態と上述した他の実施の形態の一部又は全部を任意に組み合わせた実施の形態や、一部を抽出した実施の形態にもその適用範囲が及ぶものである。

さらに上述した実施の形態においては、共通事項入力手段としての共通事項入力手段５０と、共通事項送信手段としての共通事項送信手段５１とを有する情報処理装置としてのタブレット２と、共通事項識別記号管理手段としての共通事項識別記号管理手段５５と、識別記号情報送信手段としての識別記号情報送信手段５６と、共通事項読出手段としての共通事項読出手段５９と、読出共通事項情報送信手段としての読出共通事項情報送信手段６０とを有するサーバとしてのサーバ４と、識別記号印刷手段としての識別記号印刷手段６２を有する第１印刷装置としての総合窓口プリンタ６と、識別記号読取手段としての識別記号読取手段６５と、識別記号画像情報送信手段としての識別記号画像情報送信手段６６とを有する読取装置としてのスキャナ８と、共通事項印刷手段としての共通事項印刷手段６８を有する第２印刷装置としての担当課プリンタ１０とによって、書類申請システムとしての書類申請システム１を構成する場合について述べた。しかしながら本発明はこれに限らず、その他種々の構成でなる共通事項入力手段と、共通事項送信手段とを有する情報処理装置と、共通事項識別記号管理手段と、識別記号情報送信手段と、共通事項読出手段と、読出共通事項情報送信手段とを有するサーバと、識別記号印刷手段を有する第１印刷装置と、識別記号読取手段と、識別記号画像情報送信手段とを有する読取装置と、共通事項印刷手段を有する第２印刷装置とによって、書類申請システムを構成しても良い。

本発明は、各種申請に応じ書類を発行する種々のシステムでも利用できる。

１、１０１……書類申請システム、２……タブレット、４……サーバ、６……総合窓口プリンタ、８……スキャナ、１０……担当課プリンタ、１２……役所、１３……総合窓口、１４……担当課、ＵＳＲ……利用者、ＳＴ……担当者、２０……タブレット制御部、２１……操作表示部、２２……通信部、２３……記憶部、２５……サーバ制御部、２６……記憶部、２７……操作部、２８……通信部、２９……表示部、３１……総合窓口プリンタ制御部、３２……操作表示部、３３……通信部、３４……記憶部、３５……印刷部、３７……スキャナ制御部、３８……操作表示部、３９……通信部、４０……記憶部、４１……読取部、４３……担当課プリンタ制御部、４４……操作表示部、４５……通信部、４６……記憶部、４７……印刷部、５０……共通事項入力手段、５１……共通事項送信手段、５２……識別記号情報出力手段、５３……巡回経路表示手段、５５……共通事項識別記号管理手段、５６……識別記号情報送信手段、５７……巡回経路算出手段、５８……経路情報送信手段、５９……共通事項読出手段、６０……読出共通事項情報送信手段、６２……識別記号印刷手段、６３……巡回経路印刷手段、６５……識別記号読取手段、６６……識別記号画像情報送信手段、６８……共通事項印刷手段、７０……識別記号印刷手段、ＰＴＤＣ……二次元コード用紙、ＴＤＣ……二次元コード、ＲＴ……巡回経路、ＡＦＤ……申請書、ＳＰＩ……個人情報記入欄。

Claims (11)

1. 情報処理装置と、サーバと、第１印刷装置と、読取装置と、第２印刷装置とからなる書類申請システムにおいて、
   前記情報処理装置は、
   各担当部署における申請書において利用者毎に共通する共通事項を、該利用者が各担当部署を訪れる前に該利用者に入力させる共通事項入力手段と、
   前記共通事項を示す共通事項情報を前記サーバへ送信する共通事項送信手段と
   を有し、
   前記サーバは、
   前記情報処理装置から受信した前記共通事項情報により示される前記共通事項毎に固有の識別記号を発行し、前記共通事項と前記識別記号とを対応付けて記憶する共通事項識別記号管理手段と、
   前記識別記号を示す識別記号情報を前記第１印刷装置へ送信する識別記号情報送信手段と、
   前記読取装置から受信した識別記号画像情報により示される前記識別記号と対応する前記共通事項を読み出す共通事項読出手段と、
   前記共通事項読出手段により読み出した前記共通事項を示す読出共通事項情報を前記第２印刷装置へ送信する読出共通事項情報送信手段と
   を有し、
   前記第１印刷装置は、
   前記サーバから受信した前記識別記号情報により示される前記識別記号を識別記号用紙に印刷する識別記号印刷手段
   を有し、
   前記読取装置は、
   印刷された前記識別記号の画像を読み取る識別記号読取手段と、
   読み取った前記識別記号の画像を示す前記識別記号画像情報を前記サーバへ送信する識別記号画像情報送信手段と
   を有し、
   前記第２印刷装置は、
   前記サーバから受信した前記読出共通事項情報により示される前記共通事項を前記申請書に印刷する共通事項印刷手段
   を有する
   書類申請システム。
2. 前記共通事項は、少なくとも前記利用者毎に固有の個人情報を含む
   請求項１に記載の書類申請システム。
3. 前記共通事項は、前記個人情報に加えて各担当部署における前記申請書において前記利用者が共通して記入すべき事項を含む
   請求項２に記載の書類申請システム。
4. 前記読取装置は、
   共通事項記入欄以外は記入された前記申請書に添付された前記識別記号用紙に印刷された前記識別記号の画像を読み取る
   請求項１に記載の書類申請システム。
5. 前記識別記号は二次元コードである
   請求項１に記載の書類申請システム。
6. 前記第１印刷装置は、前記識別記号に加えて、前記担当部署を回る経路を印刷する
   請求項１に記載の書類申請システム。
7. 前記第１印刷装置は、ラベルである前記識別記号用紙に前記識別記号を印刷する
   請求項１に記載の書類申請システム。
8. 前記読取装置及び前記第２印刷装置は、前記担当部署に配置される
   請求項１に記載の書類申請システム。
9. 前記読取装置は、
   前記識別記号用紙に印刷された前記識別記号を前記識別記号読取手段により読み取り、読み取った該識別記号の画像を示す識別記号画像情報を前記識別記号画像情報送信手段により前記第２印刷装置へ送信し、
   前記第２印刷装置は、
   前記共通事項を前記申請書に前記共通事項印刷手段により印刷する前に、前記第２印刷装置から受信した前記識別記号画像情報により示される前記識別記号を前記申請書に印刷する識別記号印刷手段をさらに有する
   請求項１に記載の書類申請システム。
10. 前記第２印刷装置は、
    前記識別記号が印刷され共通事項記入欄以外は記入された前記申請書に、前記共通事項印刷手段により前記共通事項を印刷する
    請求項９に記載の書類申請システム。
11. 各担当部署における申請書において利用者毎に共通する共通事項を、該利用者が各担当部署を訪れる前に該利用者に情報処理装置の所定の共通事項入力手段により入力させる共通事項入力ステップと、
    前記共通事項を示す共通事項情報を所定の共通事項送信手段により前記情報処理装置からサーバへ送信する共通事項送信ステップと、
    所定の共通事項識別記号管理手段により、前記情報処理装置から受信した前記共通事項情報により示される前記共通事項毎に固有の識別記号を発行し、前記共通事項と前記識別記号とを対応付けて前記サーバに記憶する共通事項識別記号管理ステップと、
    前記識別記号を示す識別記号情報を所定の識別記号情報送信手段により前記サーバから第１印刷装置へ送信する識別記号情報送信手段と、
    前記サーバから受信した前記識別記号情報により示される前記識別記号を第１印刷装置の所定の識別記号印刷手段により識別記号用紙に印刷する識別記号印刷ステップと、
    印刷された前記識別記号の画像を読取装置の所定の識別記号読取手段により読み取る識別記号読取ステップと、
    読み取った前記識別記号の画像を示す識別記号画像情報を所定の識別記号画像情報送信手段により前記読取装置から前記サーバへ送信する識別記号画像情報送信ステップと、
    前記読取装置から受信した識別記号画像情報により示される前記識別記号と対応する前記共通事項を前記サーバの所定の共通事項読出手段により読み出す共通事項読出ステップと、
    前記共通事項読出ステップにおいて読み出した前記共通事項を示す読出共通事項情報を所定の読出共通事項情報送信手段により前記サーバから第２印刷装置へ送信する読出共通事項情報送信手段と、
    前記サーバから受信した前記読出共通事項情報により示される前記共通事項を前記第２印刷装置の所定の共通事項印刷手段により申請書に印刷する共通事項印刷ステップと
    を有する書類申請方法。

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