JP6311239B2 - 情報処理装置、プログラム、及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、プログラム、及び方法に関する。

異動（例えば、市外からの転入、市外への転出及び、市内での転居などの引っ越し、並びに世帯主変更）、妊娠・出産、婚姻、離婚、死亡などのライフイベントが発生した場合に、住人は役所に赴いて複数の届出や申請を行なわなければならないことがある。このようなライフイベントに関する届出や申請などの手続は、一般に次のような流れで進行することがおおい。まず、手続を行うために役所を訪れた手続者が、役所の案内係りなどに事由を説明する。案内係りは必要な手続業務を行う処理部門を手続者に紹介する。続いて、手続者は紹介された処理部門に赴き、各処理部門では手続に来た手続者の個々の手続に対して対応する。

これに関し、申請者の用件を元に総合窓口業務を効率的に行う技術が知られている。また、利用者に関連するライフイベント毎に、その利用者にとって必要な手続き等に関する情報をカスタマイズして提供することができるようにした技術が知られている。（例えば、特許文献１及び特許文献２参照）

特開２００２−１４９９０３号公報 特開２００９−２８８８６２号公報

しかしながら、各処理部門では、処理部門に来た手続者から手続の依頼を受け付けてから、例えば申請資格の審査や必要な書類の印刷などを行っていることがおおい。そのため、手続者は、これらの審査や書類の準備を行っている間待たなければならず、これは手続者の待ち時間を長期化させる要因となっていた。１つの側面では、本発明は、個別の処理部門での手続者の待ち時間を短縮することを目的とする。

本発明の一つの態様のプログラムは、複数の処理装置を備えた行政システムにおいて、申請者のライフイベントと、ライフイベントに応じた登録情報の入力がなされる場合に、記憶部を参照する処理をコンピュータに実行させる。記憶部には、ライフイベントと関連する１又は複数の手続きとの対応関係が記憶されている。そして、プログラムは、入力された申請者のライフイベントと関連づけられた手続きを特定する処理をコンピュータに実行させる。また、プログラムは、特定した手続きを処理する処理装置に対して、入力された申請者の登録情報を送信する処理をコンピュータに実行させる。

個別の処理部門での手続者の待ち時間を短縮することができる。

実施形態に係る手続処理支援システムのシステム構成を例示する図である。 実施形態に係るサーバの機能ブロック構成を例示する図である。 実施形態に係る総合窓口の端末の機能ブロック構成を例示する図である。 実施形態に係る住民票管理情報を例示する図である。 実施形態に係る手続管理情報を例示する図である。 実施形態に係る送信先管理情報を例示する図である。 実施形態に係る手続通知処理の動作フローを例示する図である。 実施形態に係る手続情報入力画面を例示する図である。 実施形態に係る手続者管理情報を例示する図である。 実施形態に係る手続案内書を例示する図である。 実施形態に係る通知情報を例示する図である。 実施形態に係るメールデータを例示する図である。 実施形態に係る所得情報を例示する図である。 実施形態に係るサーバ、総合窓口の端末、及び各処理部門の端末を実現するためのコンピュータのハードウェア構成を例示する図である。

上述のようにライフイベントの発生に伴い、役所に赴き手続をすることがある。なお、ライフイベントとは、例えば、その事象が発生した者に役所などに赴き手続を行う必要性が生じる事象のことである。ライフイベントは、例えば、異動（例えば、市外からの転入、市外への転出及び、市内での転居などの引っ越し、並びに世帯主変更）、妊娠・出産、婚姻、離婚、死亡などの事象を含む。

この様なライフイベントの発生に伴い、役所に赴き手続をする場合に、手続を行う手続者は、１つのライフイベントに対して複数の手続を行なわなければならないことがある。また、役所は一般に様々な処理部門に分かれており、各処理部門でそれぞれが担当する手続を受け付けて処理することがおおい。そのため、このようなライフイベントに関する届出や申請などの手続は、一般に次のような流れで進行する。まず、手続を行うために役所を訪れた手続者が、役所の案内係りなどに事由を説明する。それに応じて案内係りは必要な手続業務を行う処理部門を手続者に紹介する。続いて、手続者は紹介された処理部門に赴き、各処理部門では手続に来た手続者の個々の申請に対して対応する。しかしながら、この様な処理の流れでは、例えば、手続者が紹介された処理部門を訪れるまでは、その処理部門は手続者が来ることを知らないため、手続の準備をすることができない。そのため、処理部門は、訪れた手続者から手続の申請や届出を受け付けてから、例えば、申請資格の審査や必要な書類の印刷を行っている。その結果、手続者は、これらの審査や書類の準備を行っている間待たなければならない。また、１つのライフイベントに対して複数の手続を複数の処理部門で行なわなければなら場合も存在し、この場合には、それぞれの処理部門で同じように待ち時間が生じてしまうため、手続者の待ち時間の更なる長期化を招いている。

そこで、手続者の待ち時間の長期化を抑制するために、例えば、手続者への対応を一括して担う総合窓口を設置して、そこで手続者の全ての手続を行うことが考えられる。そのような、総合窓口を設置することができれば、手続者は総合窓口で用件を伝えれば、その用件に応じた複数の手続を総合窓口ですべて完了することができる。そのため、さまざまな処理部門を回る必要がなく、待ち時間を短縮することが可能である。しかしながら、実際には、総合窓口で手続者の用件に応じた全ての手続を行うことが難しい状況が存在する。

例えば、これまで各処理部門のそれぞれに設けられた窓口で行っていた作業を、１つの総合窓口で行う場合、その窓口の担当者は各処理部門で行われていた全ての業務を覚えなければならない。しかしながら、各処理部門の全ての業務を覚えることは実際には難しい。また、例えば、個人のプライバシーに関わる個人情報などの情報は、それぞれの処理部門の者しか閲覧する権限がないといった状況が存在し、或いは、閲覧できたとしても、その情報を基に手続の申請資格の有無等を判断する権限がないといった状況が存在する。例えば、以上のことから、総合窓口で手続者の用件に応じた全ての手続を終えることは難しい。

そこで、実施形態に係る手続処理支援システム１では、例えば、総合窓口において手続者からライフイベントに関する情報の入力を受け付けて、受け付けたライフイベントに対応する手続を特定する。そして、特定された手続を処理する個別処理部門に、手続者のライフイベントに関する情報を通知する。そのため、通知を受けた個別処理部門では、例えば、手続者が総合窓口から個別処理部門へと到着する前に、或いは別の処理部門で手続をしている間に、事前に審査や手続に必要な書類などを準備することができる。従って、手続者の待ち時間を短縮することができる。

また、ライフイベントに起因して手続を行わなければならない場合であっても、手続者が、その日に手続を完了することができない場合もある。例えば、印鑑、身分証、その他書類などの手続に必要なものが揃わない状況、又は手続者に時間の余裕が無い状況などがこれに相当する。この様な場合に、完了することのできない手続を処理する処理部門に通知を行ってしまうと、その日に手続者が処理部門に来ないにも関わらず申請書類等を準備してしまう可能性がある。そこで、別の実施形態では、ライフイベントに対応して特定された手続のうちで、その日に完了していく手続の選択を手続者に求め、選択された手続を処理する処理部門にのみライフイベントに関する情報を通知するように構成してもよい。例えば、この様に構成することで、処理部門で、手続者が来ないにもかかわらず、手続の準備を行ってしまう可能性を回避することが可能である。

以下、図面を参照しながら、本発明のいくつかの実施形態について詳細に説明する。なお、複数の図面において対応する要素には同一の符号を付した。

図１は、実施形態に係る手続処理支援システム１のシステム構成を例示する図である。手続処理支援システム１は、例えば、サーバ１０、総合窓口の端末２０、並びに各処理部門（例えば、処理部門Ａ、処理部門Ｂ、…）の端末３０及びプリンタ４０を含んでいる。そして、これらのサーバ１０、総合窓口の端末２０、並びに各処理部門の端末３０及びプリンタ４０は、ネットワーク５０を介して互いに接続されている。サーバ１０は、端末２０及び端末３０からのアクセスに応じて各種情報を提供する情報処理装置である。サーバ１０は、例えば、後述する住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、及び所得情報１３００などの各種情報を格納していてよい。総合窓口の端末２０は、例えば、手続者が役所に訪れた原因となったライフイベントに関連する情報の入力を受けつける情報処理装置である。一実施形態においては、総合窓口の端末２０は、入力されたライフイベントに対応する手続を特定し、特定した手続を処理する処理部門の端末３０やプリンタ４０に、例えば、ライフイベントに関する情報を通知する。各処理部門に設置されている端末３０は、例えば、設置された処理部門に対応する処理を実行する情報処理装置である。各処理部門に設置されているプリンタ４０は、例えば、印刷装置、及び複写機やスキャナ等の機能を含む複合機等であってよい。総合窓口の端末２０及び各処理部門に設置されている端末３０は、サーバ１０にアクセスし、例えば、住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、及び所得情報１３００などの情報を読み出してもよい。

図２は、実施形態に係るサーバ１０の機能ブロック構成を例示する図である。サーバ１０は、例えば、制御部２００及び記憶部２１０を含んでいる。サーバ１０の記憶部２１０は、例えば、プログラム２２０、並びに後述する住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、及び所得情報１３００などの情報を記憶している。これら記憶部２１０に格納されている情報の詳細については後述する。

図３は、実施形態に係る総合窓口の端末２０の機能ブロック構成を例示する図である。総合窓口の端末２０は、例えば、制御部３００及び記憶部３１０を含んでいる。制御部３００は、例えば特定部３１１、及び送信部３１２などの機能部を含んでいる。総合窓口の端末２０の記憶部３１０は、例えば、プログラム３２０を記憶している。総合窓口の端末２０の制御部３００は、プログラム３２０を読み出して実行することで例えば特定部３１１、及び送信部３１２などの機能部として機能する。これらの各機能部の詳細については後述する。

図４は、実施形態に係る住民票管理情報４００を例示する図である。住民票管理情報４００には、例えば、役所が管轄する地域の住民の情報である住民票情報４０１が登録されている。住民票情報４０１は、例えば、個人を単位として住民の情報を記録する住民票などの情報であってよい。住民票情報４０１は、例えば、世帯コード４０２、個人コード４０３、氏名４０４、性別４０５、生年月日４０６、及び住所４０７などの情報を含んでいてよく、これらの情報は住民票情報４０１において互いに対応付けられている。

世帯コード４０２は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人が所属する世帯に対して割り振られた識別番号である。世帯コード４０２は、例えば、役所が管轄する地域に住んでいる住民の世帯の識別に用いられる。個人コード４０３は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人に対して割り振られた識別番号である。個人コード４０３は、例えば、役所が管轄する地域に住んでいる住民の識別に用いられる。氏名４０４は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人の氏名である。性別４０５は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人の性別である。生年月日４０６は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人の生年月日である。住所４０７は、例えば、住民票情報４０１に登録されている情報の対象となる個人の住所である。住民票管理情報４００は、例えばサーバ１０の記憶部２１０に記憶されていてよい。

図５は、実施形態に係る手続管理情報５００を例示する図である。手続管理情報５００には、例えば、役所が管轄する地域の住民に発生し得るライフイベントと、それにより必要となる可能性のある手続とを対応付ける手続情報５０１が登録されている。手続情報５０１は、例えば、ライフイベント５０２、業務５０３、手続名称５０４、書類名称５０５、受付場所５０６、及び必要物５０７などの情報を含んでいてよく、これらの情報は手続情報５０１において互いに対応付けられている。ライフイベント５０２には、例えば、役所の管轄地域の住民に発生した場合に役所で手続する必要性が生じる事象が登録される。ライフイベント５０２は、例えば、異動（例えば、市外からの転入、市外への転出及び、市内での転居などの引っ越し、並びに世帯主変更）、妊娠・出産、婚姻、離婚、死亡などの事象を含む。業務５０３は、例えばライフイベント５０２に登録されている事象の発生に応じて手続者が行わなければならない可能性のある１つ以上の手続を取りまとめる名称である。また、手続名称５０４は、例えば、ライフイベント５０２に登録されている事象の発生に応じて手続者が行なわなければならない可能性のある個々の手続の名称である。手続名称５０４は、例えば、身体障害者申請、児童手当申請、国民健康保険申請、国民年金申請、後期高齢者医療申請、埋火葬申請などを含む。書類名称５０５は、例えば、手続名称５０４に示される手続を行う際に提出が必要な申請書及び届出などの書類の名称である。受付場所５０６には、例えば手続名称５０４に記載される手続を受け付ける役所内の処理部門の名称が登録される。必要物５０７には、例えば、手続名称５０４に記載される手続を行う際に必要となるものが登録されている。必要物５０７は、例えば、印鑑、運転免許証、年金手帳、診断書、国民健康保険被保険者証、住民票、学生証、及び在学証明書などを含む。

図６は、実施形態に係る送信先管理情報６００を例示する図である。送信先管理情報６００には、例えば、手続を行う役所の処理部門と、その処理部門への情報の通知方式とを対応付けた情報である送信先情報６０１が登録されている。送信先情報６０１は、例えば、名称６０２、通知方法６０３、メールタイトル６０４、メール本文６０５、受信メールアドレス６０６、送信メールアドレス６０７、プリンタ名６０８、及びプリンタＩＤ６０９を含んでいる。そして、これらの情報は送信先情報６０１において互いに対応付けられている。

名称６０２には、例えば、手続を行う役所の処理部門の名称が登録される。通知方法６０３には、例えば、名称６０２に示される処理部門への情報の通知方法を指定する情報が登録される。メールタイトル６０４には、通知方法６０３がメールである場合に、名称６０２に示される処理部門にメールで通知を行う際のメールのタイトルとして用いる文字列の情報が登録されている。メール本文６０５には、通知方法６０３がメールである場合に、名称６０２に示される処理部門にメールで通知を行う際のメールの本文として用いる文字列の情報が登録されている。受信メールアドレス６０６には、通知方法６０３がメールである場合に、名称６０２に示される処理部門にメールで通知を行う際のメールの送信元のメールアドレスの情報が登録されている。送信メールアドレス６０７には、通知方法６０３がメールである場合に、名称６０２に示される処理部門にメールで通知を行う際のメールの送信先のメールアドレスの情報が登録されている。プリンタ名６０８には、通知方法６０３がプリンタである場合に、名称６０２に示される処理部門のプリンタ４０に印刷を行うことでその処理部門に通知を行う際の出力先のプリンタ４０のネットワーク上での名称の情報が登録されている。また、プリンタＩＤ６０９には、例えば、通知方法６０３がプリンタである場合に、名称６０２に示される処理部門のプリンタ４０で印刷を行うことでその処理部門に通知を行う際の出力先のプリンタ４０のＩＰアドレスが登録されている。なお、ＩＰアドレスとは、Internet Protocol addressの略称である。送信先管理情報６００は、例えばサーバ１０の記憶部２１０に記憶されていてよく、例えばライフイベントの発生により手続者が行うことになった手続を、手続を実行する各処理部門に通知する際に用いられる。

続いて、実施形態に係る手続通知処理の動作フローを説明する。図７は、実施形態に係る手続通知処理の動作フローを例示する図である。図７の手続通知処理の動作フローは、例えば、総合窓口の端末２０の制御部３００が記憶部３１０に格納されているプログラム３２０を読み出して実行することで実施される。一実施形態においては、総合窓口の端末２０において手続通知処理の実行指示が入力されると図７の動作フローは開始する。

ステップＳ７０１において、総合窓口の端末２０の制御部３００は、端末２０の表示装置の表示画面に手続情報入力画面８００を表示し、表示した手続情報入力画面８００へのライフイベント８０１と、登録情報８０２の入力を受けつける。

図８は、実施形態に係る手続情報入力画面８００を例示する図である。手続情報入力画面８００では、例えば、ライフイベントについての情報であるライフイベント８０１と、そのライフイベントに応じた登録情報８０２の入力を受けつける。なお、登録情報８０２は、例えば、ライフイベントの発生に起因する手続の対象者についての情報８１０及びライフイベントの発生に起因して手続に来た手続者についての情報８３０を含む。

ライフイベント８０１には、例えば、手続者が役所に訪れた原因となったライフイベントが入力される。ライフイベントは、例えば、異動（例えば、市外からの転入、市外への転出及び、市内での転居などの引っ越し、並びに世帯主変更）、妊娠・出産、婚姻、離婚、死亡などの事象を含む。

また、図８に示す手続情報入力画面８００の手続の対象者についての情報８１０は、例えば、世帯コード８１１、住所８１２を含んでいる。また更に、手続の対象者についての情報８１０は、例えば、手続対象者個人情報８２１を含んでいる。手続対象者個人情報８２１は、例えば、手続の対象者の各個人の氏名８１３、性別８１４、生年月日８１５、個人コード８１６、及びライフイベント８１７を含んでいる。また、図８に例示されるように、ライフイベントの発生により、例えば一世帯の全員など複数の人物が手続の対象者となる場合には、その複数の人物のそれぞれに対する手続対象者個人情報８２１が手続の対象者についての情報８１０に入力される。なお、手続の対象者とは、ライフイベントの発生によって行うことが必要となった手続の対象者であり、例えば、申請を行う申請者や、届出を行う届出者を含む。また、手続の対象者本人が手続を行う場合には、手続の対象者は手続者となるが、例えば、親族等が代理で手続を行うような場合には手続の対象者と手続者は異なる人物となる。

世帯コード８１１には、例えば、ライフイベント８０１に入力されるライフイベントの発生により必要になった手続の対象者に対して割り振られている世帯コードが入力される。世帯コード８１１は、例えば、住民票管理情報４００の世帯コード４０２と対応している。住所８１２には、例えば、ライフイベント８０１に入力されるライフイベントの発生により必要になった手続の対象者の住所の情報が入力される。なお、ライフイベント８０１が異動（例えば、市外からの転入、市外への転出及び、市内での転居などの引っ越し、並びに世帯主変更）である場合には、住所８１２には、異動後の住所が入力される。

氏名８１３には、例えば、手続の対象者の氏名が入力される。性別８１４には、例えば、手続の対象者の性別が入力される。生年月日８１５には、例えば、手続の対象者の生年月日が入力される。個人コード８１６には、例えば、手続の対象者に対して割り振られている個人コードが入力される。個人コード８１６は、例えば、住民票管理情報４００の個人コード４０３と対応している。ライフイベント８１７には、例えば、手続の対象者に生じたライフイベントの情報が入力される。ライフイベント８１７には、例えば、ライフイベント８０１に入力されたライフイベントと同じ事象が入力されてよい。

また、手続情報入力画面８００の手続者についての情報８３０は、例えば、お問い合わせ番号８３１、手続者氏名８３２、手続の対象者との関係８３３、本人確認８３４、手続者住所８３５、及び手続者連絡先８３６を含んでいる。お問い合わせ番号８３１は、例えば、図７の動作フローの実行指示が入力された際に、実行を開始した手続通知処理に対して割り振られる識別番号であってよい。例えば、総合窓口の端末２０の制御部３００は、ステップＳ７０１において、手続情報入力画面８００を表示装置の表示画面に表示する際に、手続情報入力画面８００に入力される情報の識別ができるように識別番号を割り振る。そして、割り振った識別番号をお問い合わせ番号８３１に登録した状態で手続情報入力画面８００を表示画面に表示してもよい。或いは、別の実施形態では、総合窓口の端末２０のユーザにお問い合わせ番号８３１を入力させてもよい。お問い合わせ番号８３１は、例えば、役所が、役所に訪れた複数の手続者を識別するために利用される。

手続者氏名８３２には、例えば、役所に手続に訪れた手続者の氏名が入力される。手続の対象者との関係８３３には、役所を訪れた手続者と、手続の対象者との関係が入力される。これは、役所を訪れた手続者と手続の対象者とが異なる可能性があるためである。例えば、息子家族の引っ越しの手続に、親が来る場合などがこれに相当する。この場合、ライフイベントは息子家族に発生しており、手続の対象者は息子家族である。また、役所に手続に来た親は手続者である。ここで、手続者である親にはライフイベントは発生していないため、親は手続の対象者ではない。一方、手続の対象者本人が役所を訪れて手続を行う場合には、手続の対象者は手続者でもある。例えば、この様に手続者と手続の対象者とが異なる状況が存在するので、手続情報入力画面８００の手続の対象者との関係８３３の欄で、手続者と、手続の対象者との関係の入力を受け付けている。本人確認８３４には、例えば、手続者の身元確認などに何を用いたかの情報が入力される。本人確認８３４には、例えば、運転免許証、パスポート、及び学生証などが入力される。手続者住所８３５には、例えば、手続者の住所が入力される。手続者連絡先８３６には、例えば、手続者の電話番号などの連絡先が入力される。

例えば、以上のようなライフイベント８０１と登録情報８０２とを、ユーザが総合窓口の端末２０の手続情報入力画面８００に入力し、入力完了ボタン８５０を押すと、フローはステップＳ７０２へと進む。なお、手続情報入力画面８００への情報の入力を行うユーザは、例えば、役所に訪れた手続者、及びその手続者を案内する役所の案内役の所員等であってよい。

ステップＳ７０２において、総合窓口の端末２０の制御部３００は、手続情報入力画面８００に入力されたライフイベント８０１と登録情報８０２とを基に、サーバ１０の手続者管理情報９００に手続者情報９０１を登録する。

図９は、実施形態に係る手続者管理情報９００を例示する図である。手続者管理情報９００には、手続情報入力画面８００に手続対象者個人情報８２１として情報が入力された手続の対象者のそれぞれに対して１件の手続者情報９０１が登録される。手続者情報９０１は、お問い合わせ番号９０２、ライフイベント９０３、世帯コード９０４、個人コード９０５、手続者氏名９０６、手続の対象者との関係９０７、手続者住所９０８、手続者連絡先９０９、及び本人確認９１０を含んでいる。そして、総合窓口の端末２０の制御部３００は、ステップＳ７０２においてお問い合わせ番号９０２に、お問い合わせ番号８３１の情報を登録する。また、制御部３００は、ライフイベント９０３にライフイベント８０１の情報を登録する。制御部３００は、世帯コード９０４に世帯コード８１１の情報（即ち、手続の対象者の世帯コード）を登録する。制御部３００は、個人コード９０５には、個人コード８１６の情報（即ち、手続の対象者の個人コード）を登録する。制御部３００は、手続者氏名９０６には、手続者氏名８３２の手続者の氏名の情報を登録する。制御部３００は、手続の対象者との関係９０７には、手続の対象者との関係８３３の情報を登録する。制御部３００は、手続者住所９０８には、手続者住所８３５の手続者の住所の情報を登録する。制御部３００は、手続者連絡先９０９には、手続者連絡先８３６の手続者の連絡先の情報を登録する。制御部３００は、本人確認９１０には、本人確認８３４の手続者の本人確認に用いたものの情報を登録する。

続いて、ステップＳ７０３において、総合窓口の端末２０の制御部３００は、手続情報入力画面８００に入力された手続対象者個人情報８２１に対応する個人が、サーバ１０の住民票管理情報４００に登録されているか否かを判定する。そして、登録されていない場合に、手続情報入力画面８００に入力された登録情報８０２を基に、その個人の情報を住民票情報４０１として登録する。この場合、制御部３００は、例えば、住民票情報４０１の世帯コード４０２に世帯コード８１１の情報を登録する。また、制御部３００は、個人コード４０３に例えば、個人コード８１６の情報を登録する。制御部３００は、氏名４０４に例えば、氏名８１３の情報を登録する。制御部３００は、性別４０５に例えば、性別８１４の情報を登録する。制御部３００は、生年月日４０６に例えば、生年月日８１５の情報を登録する。制御部３００は、住所４０７に例えば、住所８１２の情報を登録する。なお、手続対象者個人情報８２１に対応する個人が、住民票管理情報４００に登録されていない場合とは、例えば、転入などの役所の管轄外の地域から、役所の管轄の地域に手続の対象者が引っ越してきた場合などである。例えば、この様な場合には、その手続の対象者は、引っ越しの前までは役所での管理の対象外であるため、住民票管理情報４００にその手続の対象者の情報が保持されていない。しかしながら、引っ越し後は役所での管理の対象となるため、その個人の情報を住民票管理情報４００に登録する。

続いて、ステップＳ７０４において、総合窓口の端末２０の制御部３００は、サーバ１０の手続管理情報５００を参照し、手続情報入力画面８００に入力されたライフイベント８０１に関連付けられている手続きを特定する。例えば、ライフイベント８０１に「転入」と入力された場合には、その「転入」と同じ値をライフイベント５０２に有する手続情報５０１を特定する。手続情報５０１では、ライフイベント５０２に、手続の情報が対応付けられているため、これにより、ライフイベント５０２に関連する手続を特定することができる。

ステップＳ７０５において、総合窓口の端末２０の制御部３００は、特定した手続を基に、特定した手続の一覧である手続案内書１０００を生成し、例えば表示装置の表示画面に表示することでユーザに提示する。そして、総合窓口の端末２０の制御部３００は、ユーザからの手続１００１の選択を受け付ける。

図１０は、実施形態に係る手続案内書１０００を例示する図である。手続案内書１０００には、ステップＳ７０４において特定された手続情報５０１に対応する手続１００１が登録される。手続１００１は、例えば、手続名称１００２、受付場所１００３、及び必要物１００４を含んでいる。手続名称１００２には、ステップＳ７０４において特定された手続情報５０１の手続名称５０４が登録される。受付場所１００３には、ステップＳ７０４において特定された手続情報５０１の受付場所５０６が登録される。必要物１００４には、ステップＳ７０４において特定された手続情報５０１の必要物５０７が登録される。

総合窓口の端末２０の制御部３００は、例えば、この様な手続案内書１０００を生成してユーザに提示する。そのため、ユーザは、例えば、提示された手続案内書１０００の必要物１００４に記載される手続に必要な印鑑などの必要物を持参しているか、及び表示された手続の数などからその日に終えていく手続をどれにするか検討することができる。そして、総合窓口の端末２０の制御部３００は、提示した手続案内書１０００からの手続１００１の選択をユーザから受け付ける。図１０の例では、手続案内書１０００には、チェックボックス１０１０が設けられており、ユーザがチェックボックス１０１０をチェックすることで、手続１００１を選択できるように構成されている。なお、手続案内書１０００のユーザへの提示は、例えば、手続案内書１０００を印刷することで行われてもよい。また、ユーザからの手続１００１の選択の受け付けは、上記チェックボックスによるものに限定されるものではなく、その他の手法で受け付けてもよい。

ユーザから手続１００１の選択を受け付けると、フローはステップＳ７０６へと進む。ステップＳ７０６において総合窓口の端末２０の制御部３００は、ステップＳ７０１で手続情報入力画面８００に入力された登録情報８０２に基づいて、通知情報１１００を生成する。

図１１は、実施形態に係る通知情報１１００を例示する図である。図１１の例では、通知情報１１００は登録情報８０２の手続者についての情報８３０に入力された情報を、手続者の情報１１０１として含んでいる。手続者の情報１１０１は、例えば、手続者の氏名、手続の対象者との関係、手続者の住所、手続者の連絡先、及び本人確認情報とを含んでいる。通知情報１１００のお問い合わせ番号には、例えば、手続情報入力画面８００のお問い合わせ番号８３１に入力された情報が記載される。通知情報１１００の手続者の氏名には、例えば、手続情報入力画面８００の手続者氏名８３２に入力された情報が記載される。通知情報１１００の手続の対象者との関係には、例えば、手続情報入力画面８００の手続きの対象者との関係８３３に入力された情報が記載される。通知情報１１００の手続者の住所には、例えば、手続情報入力画面８００の手続者住所８３５に入力された情報が記載される。通知情報１１００の手続者の連絡先には、例えば、手続情報入力画面８００の手続者連絡先８３６に入力された情報が記載される。本人確認情報には、例えば、手続情報入力画面８００の本人確認８３４に入力された情報が記載される。

また、図１１の例では、通知情報１１００は登録情報８０２の手続の対象者についての情報８１０に入力された情報を、手続の対象者の情報１１０２に含む。手続の対象者の情報１１０２は、例えば、ライフイベント、住所、世帯コード、氏名、性別、生年月日、個人コードを含む。通知情報１１００のライフイベントには、例えば、手続情報入力画面８００のライフイベント８１７に入力された手続の対象者に生じたライフイベントの情報が記載される。通知情報１１００の住所には、例えば、手続情報入力画面８００の住所８１２に入力された手続の対象者の住所の情報が記載される。通知情報１１００の世帯コードには、例えば、手続情報入力画面８００の世帯コード８１１に入力された手続の対象者の世帯コードの情報が記載される。通知情報１１００の氏名には、例えば、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された手続の対象者の氏名の情報が記載される。通知情報１１００の性別には、例えば、手続情報入力画面８００の性別８１４に入力された手続の対象者の性別の情報が記載される。通知情報１１００の生年月日には、例えば、手続情報入力画面８００の生年月日８１５に入力された手続の対象者の生年月日の情報が記載される。通知情報１１００の個人コードには、例えば、手続情報入力画面８００の個人コード８１８に入力された手続の対象者の個人コードの情報が記載される。なお、通知情報１１００の氏名、性別、生年月日、個人コードの情報は、手続情報入力画面８００に複数人の手続対象者個人情報８２１が入力された場合には、その複数人のそれぞれの情報が記載される。

また、図１１の例では、通知情報１１００は手続の情報１１０３として、手続名称、受付場所、必要物、及び備考を含んでいる。通知情報１１００の手続名称には、例えば、ステップＳ７０５で選択された手続１００１の手続名称１００２が記載される。また、通知情報１１００の受付場所には、例えば、ステップＳ７０５で選択された手続１００１の受付場所１００３が記載される。通知情報１１００の必要物には、例えば、ステップＳ７０５で選択された手続１００１の必要物１００４が記載される。また、通知情報１１００の備考は、必要であれば後からユーザが特記事項などを記入するために設けられている欄である。

通知情報１１００は、例えば以上で述べたように、手続情報入力画面８００に入力された登録情報８０２を含んでいる。また、図１１の例では、通知情報１１００は、ステップＳ７０５で選択された手続１００１の情報も含んでいる。

ステップＳ７０６において、総合窓口の端末２０の制御部３００が通知情報１１００を生成すると、フローはステップＳ７０７へと進む。ステップＳ７０７で総合窓口の端末２０の制御部３００は、サーバ１０の送信先管理情報６００を参照し、ステップＳ７０５で選択された手続１００１の受付場所１００３が、名称６０２に登録されている送信先情報６０１を特定する。それによって、総合窓口の端末２０の制御部３００は、通知情報１１００の送信先を特定する。そして、総合窓口の端末２０の制御部３００は、特定した送信先に通知情報１１００を送信する。なお、通知情報１１００は、上述したように登録情報８０２を含んでいるので、ステップＳ７０７の処理により登録情報８０２が特定した送信先に送信される。

なお、ステップＳ７０７において、例えば、総合窓口の端末２０の制御部３００が、特定された送信先情報６０１の通知方法６０３を参照した場合に、通知方法６０３がプリンタであったとする。この場合、総合窓口の端末２０の制御部３００はステップＳ７０６で生成した通知情報１１００を印刷可能なデータに変換し、特定された送信先情報６０１のプリンタ名６０８及びプリンタＩＤ６０９で指定されるプリンタ４０に送信する。従って、プリンタ４０から印刷された通知情報１１００を見ることで、例えば、各処理部門の人は所属する処理部門に手続者がどのような用件で来るかを事前に知ることができる。

また、ステップＳ７０７において、総合窓口の端末２０の制御部３００が、特定された送信先情報６０１の通知方法６０３を参照した場合に、通知方法６０３がメールであったとする。この場合、総合窓口の端末２０の制御部３００は、例えば、特定された送信先情報６０１のメールタイトル６０４、メール本文６０５を用いてメールデータ１２００を生成する。そして、生成したメールデータ１２００に通知情報１１００を添付ファイルとして登録する。そして、総合窓口の端末２０の制御部３００は、通知情報１１００が添付されたメールデータ１２００を、受信メールアドレス６０６を送信元として、送信メールアドレス６０７宛てに送信する。

図１２は、ステップＳ７０７で通知方法６０３がメールである場合に生成されるメールデータ１２００を例示する図である。メールデータ１２００では、宛先に送信先管理情報６００の送信メールアドレス６０７が設定されている。また、件名にはメールタイトル６０４が、メール本文にはメール本文６０５の文面が記載されている。また、メールデータ１２００には、ステップＳ７０６で生成された通知情報１１００が添付されている。従って、メールデータ１２００を受信した各処理部門の端末３０のユーザはメールに添付された通知情報１１００を見ることで、例えば、各処理部門の人は所属する処理部門に手続者がどのような用件で来るかを事前に知ることができる。

ステップＳ７０７で、総合窓口の端末２０の制御部３００が、特定した送信先に通知情報１１００を送信すると、本動作フローは終了する。

以上のように、図７の動作フローでは、例えば、総合窓口の端末２０にライフイベント８０１と、ライフイベント８０１に応じた登録情報８０２が入力される。すると、ライフイベント８０１に関連付けられた１又は複数の手続と、その手続を処理する処理部門の端末３０やプリンタ４０が特定される。そして、特定した手続きを処理する処理部門の端末３０やプリンタ４０に対して、入力された登録情報８０２を含む通知情報１１００を送信する。通知情報１１００は、登録情報８０２として、例えば、手続者の情報１１０１、及び手続の対象者の情報１１０２を含んでいる。そのため、各処理部門の人は手続者が処理部門に訪れる前に通知情報１１００に含まれる登録情報８０２から、手続に必要な書類や、審査に必要な情報を事前に準備することができる。従って、手続者が処理部門に到着するころには手続の準備が済んでいるといった状態が可能となり、手続者の待ち時間を短縮することができる。

また、特に、各処理部門の者にしか閲覧の権限が無い情報が、手続の審査や書類の準備などに必要となる場合がある。図１３は、役所が管轄する地域の住人の所得の情報を格納する所得情報１３００を例示する図である。所得情報１３００に示される地域の住人の所得の情報などは、個人のプライバシーに関わる情報であるため、保護されるべきである。そのため、所得情報１３００のような、個人情報を格納した情報は、特定の処理部門の者にしか閲覧の権限が無いことがある。即ち、このような個人情報に関わる所得情報１３００などの情報は、総合窓口では閲覧することができず、その結果、総合窓口では手続の審査や書類の準備などをすることができない状況が存在する。しかしながら、上記図７の動作フローでは、所得情報１３００などの個人情報に関わる情報の閲覧権限を有する個別の処理部門に通知情報１１００が通知される。そのため、個別の処理部門では、その処理部門が閲覧権限を有する所得情報１３００などの情報を閲覧して、手続の審査や書類の準備などを事前に実施することができる。

また、ステップＳ７０５では、ライフイベント８０１に関連付けられた１又は複数の手続のなかから、ユーザに手続を選択させている。そして、通知情報１１００を送信する送信先を、選択された手続を行う処理部門の端末３０やプリンタ４０に制限している。そのため、例えば、手続に必要な必要物が揃わない等の理由で手続を行うことができない場合に、その処理部門の端末３０又はプリンタ４０に通知情報１１００を送信してしまうといったことが無い。従って、手続者が来ないにもかかわらず、処理部門で手続の準備を行ってしまうといった可能性を回避することができる。

また、ステップＳ７０６で生成される通知情報１１００には、ステップＳ７０５で選択された全ての手続１００１に対する手続の情報１１０３が含まれている。そのため、通知情報１１００の通知を受けた各処理部門では、手続者が他にどれくらいの手続を行う予定であるかを知ることができる。従って、各処理部門の人は、通知情報１１００の手続きの情報１１０３に含まれる手続の数や内容から、例えば、手続者の遅延が、手続が多いことに起因するなど、遅延の理由を推定することができる。

なお、上記の実施形態では、サーバ１０に住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、及び所得情報１３００などの各種情報が格納されている場合を例として説明した。しかしながら、実施形態はこれに限定されるものでは無い。例えば、住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、及び所得情報１３００などの各種情報が総合窓口の端末２０に格納されていてもよい。この場合には、各処理部門の端末３０は、総合窓口の端末２０にアクセスすることで、これらの各種情報を参照してもよい。

また、上記の実施形態では、ステップ７０１で手続情報入力画面８００へ世帯コード８１１、住所８１２、並びに手続対象者個人情報８２１の氏名８１３、性別８１４、生年月日８１５、個人コード８１６の情報をユーザに入力させる例を述べた。しかしながら、実施形態はこれに限定されるものでは無い。例えば、手続情報入力画面８００に氏名８１３が入力された際に、入力された氏名を含む住民票情報４０１が住民票管理情報４００に存在する場合には、住民票管理情報４００に登録されている情報からこれらの情報を取得してもよい。即ち、例えば、世帯コード８１１の値を、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された氏名を含む住民票情報４０１の世帯コード４０２から取得してもよい。また、例えば、ライフイベント８０１が異動ではない場合には、住所８１２の値を、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された氏名を含む住民票情報４０１の住所４０７から取得してもよい。性別８１４の値を、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された氏名を含む住民票情報４０１の性別４０５から取得してもよい。生年月日８１５の値を、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された氏名を含む住民票情報４０１の生年月日４０６から取得してもよい。個人コード８１６の値を、手続情報入力画面８００の氏名８１３に入力された氏名を含む住民票情報４０１の個人コード４０３から取得してもよい。

以上の図７の動作フローにおいて、ステップＳ７０１からステップＳ７０４までの処理では、総合窓口の端末２０の制御部３００は、例えば、特定部３１１として機能する。また、ステップＳ７０５からステップＳ７０７までの処理では、総合窓口の端末２０の制御部３００は、例えば、送信部３１２として機能する。

図１４は、実施形態に係るサーバ１０、端末２０、及び端末３０を実現するためのコンピュータ１４００のハードウェア構成を例示する図である。図１４のサーバ１０、端末２０、及び端末３０を実現するためのハードウェア構成は、例えば、プロセッサ１４０１、メモリ１４０２、記憶装置１４０３、読取装置１４０４、通信インタフェース１４０６、及び入出力インタフェース１４０７を備える。なお、プロセッサ１４０１、メモリ１４０２、記憶装置１４０３、読取装置１４０４、通信インタフェース１４０６、入出力インタフェース１４０７は、例えば、バス１４０８を介して互いに接続されている。また、サーバ１０、端末２０、及び端末３０を実現するためのハードウェア構成は、表示装置１４１０を備えていてもよい。

プロセッサ１４０１は、メモリ１４０２を利用して、例えば上述の動作フローの手順を記述したプログラムを実行することにより、上述した各機能部の一部または全部の機能を提供する。例えば、コンピュータ１４００がサーバ１０である場合、サーバ１０の制御部２００は、例えばプロセッサ１４０１であり、また、記憶部２１０は、例えばメモリ１４０２、記憶装置１４０３、及び着脱可能記憶媒体１４０５を含んでいる。サーバ１０のプロセッサ１４０１は、例えば、記憶装置１４０３に格納されているプログラム２２０を読み出して実行することで、制御部２００として機能する。サーバ１０の記憶装置１４０３には、例えば、プログラム２２０、住民票管理情報４００、手続管理情報５００、送信先管理情報６００、手続者管理情報９００、所得情報１３００が格納されていてよい。

また、コンピュータ１４００が総合窓口の端末２０である場合、総合窓口の端末２０の制御部３００は、例えばプロセッサ１４０１であり、また、記憶部３１０は、例えばメモリ１４０２、記憶装置１４０３、及び着脱可能記憶媒体１４０５を含んでいる。端末２０のプロセッサ１４０１は、例えば、記憶装置１４０３に格納されているプログラム３２０を読み出して実行することで、特定部３１１、及び送信部３１２として機能する。端末２０の記憶装置１４０３には、例えば、プログラム３２０が格納されている。

また、コンピュータ１４００が各処理部門の端末３０である場合、各処理部門の端末３０は、例えば、制御部及び記憶部を含んでいる。各処理部門の端末３０の制御部は、例えばプロセッサ１４０１であり、また、記憶部は、例えばメモリ１４０２、記憶装置１４０３、及び着脱可能記憶媒体１４０５を含んでいる。端末３０のプロセッサ１４０１は、例えば、記憶装置１４０３に格納されているプログラムを読み出して実行することで、制御部として機能する。端末３０の記憶装置１４０３には、例えば、プログラムが格納されている。

メモリ１４０２は、例えば半導体メモリであり、ＲＡＭ領域及びＲＯＭ領域を含んで構成される。記憶装置１４０３は、例えばハードディスク、フラッシュメモリ等の半導体メモリ、又は外部記憶装置である。

読取装置１４０４は、プロセッサ１４０１の指示に従って着脱可能記憶媒体１４０５にアクセスする。着脱可能記憶媒体１４０５は、例えば、半導体デバイス（ＵＳＢメモリ等）、磁気的作用により情報が入出力される媒体（磁気ディスク等）、光学的作用により情報が入出力される媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等）などにより実現される。通信インタフェース１４０６は、プロセッサ１４０１の指示に従ってネットワーク１４２０を介してデータを送受信する。入出力インタフェース１４０７は、例えば、入力装置及び出力装置との間のインタフェースに相当する。入力装置は、例えばユーザからの指示を受け付けるキーボードやマウスなどのデバイスであってよい。出力装置は、例えばスピーカなどの音声装置及びプリンタなどの印刷装置であってよい。また、入出力インタフェース１４０７は、例えば、ディスプレーなどの表示装置１４１０と接続されていてよい。

実施形態に係る各プログラムは、例えば、下記の形態でサーバ１０、総合窓口の端末２０、及び各処理部門の端末３０に提供される。
（１）記憶装置１４０３に予めインストールされている。
（２）着脱可能記憶媒体１４０５により提供される。
（３）プログラムサーバなどのサーバ１４３０から提供される。

以上において、いくつかの実施形態について説明した。しかしながら、実施形態は上記の実施形態に限定されるものではなく、上述の実施形態の各種変形形態及び代替形態を包含するものとして理解されるべきである。例えば、各種実施形態は、その趣旨及び範囲を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できることが理解されよう。また、前述した実施形態に開示されている複数の構成要素を適宜組み合わせることにより、種々の実施形態を成すことができることが理解されよう。更には、実施形態に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除して又は置換して、或いは実施形態に示される構成要素にいくつかの構成要素を追加して種々の実施形態が実施され得ることが当業者には理解されよう。

１ 手続処理支援システム
１０ サーバ
２０ 端末
３０ 端末
４０ プリンタ
５０ ネットワーク
３１１ 特定部
３１２ 送信部
１４００ コンピュータ
１４０１ プロセッサ
１４０２ メモリ
１４０３ 記憶装置
１４０４ 読取装置
１４０５ 着脱可能記憶媒体
１４０６ 通信インタフェース
１４０７ 入出力インタフェース
１４０８ バス
１４１０ 表示装置
１４２０ ネットワーク
１４３０ サーバ

Claims (5)

1. 複数の処理装置を備えた行政システムにおいて、
   申請者のライフイベントと、該ライフイベントに応じた登録情報の入力がなされる場合に、ライフイベントと関連する１又は複数の手続きとの対応関係を記憶する記憶部を参照して、入力された前記申請者のライフイベントと関連づけられた手続きと、前記手続を行う場合に必要な必要物とを特定し、
   特定した前記手続及び前記必要物を対応付けて表示して、前記手続きの選択を受け付け、
   選択された前記手続きを処理する処理装置に対して、入力された前記申請者の登録情報を送信する、
   処理をコンピュータに実行させるプログラムであって、更に、
   特定した前記手続きが、第１の処理装置が処理を行う第１の手続と、前記第１の処理装置とは異なる第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む複数の手続である場合に、前記複数の手続きのうち前記第１の手続きを行う第１の処理装置に、前記申請者の行う手続きを示す情報として、前記第１の処理装置が処理を行う前記第１の手続と、前記第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む前記複数の手続きを特定する情報を送信する、処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
2. 前記ライフイベントは、転入、転居、転出、出生、死亡、世帯主変更であり、前記登録情報は、異動後の住所情報であり、特定した前記手続きは、
   身体障害者申請、児童手当申請、国民健康保険申請、国民年金申請、
   後期高齢者医療申請、埋火葬申請であることを特徴とする請求項１記載のプログラム。
3. 送信した前記登録情報は、自動的にプリント出力される、ことを特徴とする請求項１記載のプログラム。
4. 複数の処理装置を備えた行政システムにおける処理方法において、
   申請者のライフイベントと、該ライフイベントに応じた登録情報の入力がなされる場合に、ライフイベントと関連する１又は複数の手続きとの対応関係を記憶する記憶部を参照して、入力された前記申請者のライフイベントと関連づけられた手続きと、前記手続を行う場合に必要な必要物とを特定し、
   特定した前記手続及び前記必要物を対応付けて表示して、前記手続きの選択を受け付け、
   選択された前記手続きを処理する処理装置に対して、入力された前記申請者の登録情報を送信する、
   ことを特徴とする、コンピュータが実行する処理方法であって、更に、
   特定した前記手続きが、第１の処理装置が処理を行う第１の手続と、前記第１の処理装置とは異なる第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む複数の手続である場合に、前記複数の手続きのうち前記第１の手続きを行う第１の処理装置に、前記申請者の行う手続きを示す情報として、前記第１の処理装置が処理を行う前記第１の手続と、前記第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む前記複数の手続きを特定する情報を送信する、ことを特徴とする処理方法。
5. 複数の処理装置を備えた行政システムにおける情報処理装置であって、
   申請者のライフイベントと、該ライフイベントに応じた登録情報の入力がなされる場合に、ライフイベントと関連する１又は複数の手続きとの対応関係を記憶する記憶部を参照して、入力された前記申請者のライフイベントと関連づけられた手続きと、前記手続を行う場合に必要な必要物とを特定する特定部と、
   特定した前記手続及び前記必要物を対応付けて表示して、前記手続きの選択を受け付ける受付部と、
   選択された前記手続きを処理する処理装置に対して、入力された前記申請者の登録情報を送信する送信部と、
   を含む、情報処理装置であって、
   前記送信部は、更に、特定した前記手続きが、第１の処理装置が処理を行う第１の手続と、前記第１の処理装置とは異なる第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む複数の手続である場合に、前記複数の手続きのうち前記第１の手続きを行う第１の処理装置に、前記申請者の行う手続きを示す情報として、前記第１の処理装置が処理を行う前記第１の手続と、前記第２の処理装置が行う前記第２の手続とを含む前記複数の手続きを特定する情報を送信する、ことを特徴とする情報処理装置。

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