JP6525608B2 - 個人番号管理システムとその制御方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、個人番号管理システムとその制御方法、及びプログラムに関する。

従来、各種申請を行う際に、紙媒体の書類の読み取りが必要となる場合がある。例えば、経費の申請等では、経費申請用システムで各種情報を入力した後に、領収書等をスキャンして上司の捺印を受けた後、システムに添付することが考えられる。従来、このような場合は、まずワークフローを定義し、そのワークフローの中で、複写機を用いた書類のスキャンを実施し、得られたイメージデータをワークフローに添付して申請作業を行っていた。しかしながら、このようなワークフローシステムでは、予め定められたフローに従って作業を進める必要があるため、申請書類の種類ごとにワークフローを定義する必要があった。

これに対して特許文献１では、書類をスキャンしてワークフローに電子文書として添付する場合に、その書類に付与された識別子（例えばＱＲコード（登録商標））を基に、ワークフロー中のステップを特定し、その特定したステップに応じた画面を表示している。このようにすることで、ワークフローのステップに応じてＵＩ表示を変えることができ、ユーザビリティが向上する。

特開２０１３−０１５９０５号公報

個人番号の登録に用いる書類は、法的に定められた公的な書類（例えば、個人番号カード、個人番号通知カード、運転免許証等）である。そのため、スキャン対象の書類にＱＲコード等の識別子を付与することはできない。また個人番号の登録には、法的に定められた複数の種類の書類種別の組合せ（例えば、個人番号通知カードと運転免許証等）が必要となり、その組合せは多岐にわたる。ここで必要とされる書類種別を大まかに分類すると、「個人番号が記載された書類」、「顔写真付きの身分証明書（運転免許証等）」、「顔写真無しの身分証明書（例えば、保険証等）」の３つが存在する。この中で、個人番号を登録する際には、個人番号が記載された書類に加えて、１つ以上の顔写真付きの身分証明書、もしくは２つ以上の顔写真無しの身分証明書が必要となる。また身分証明書の種別も多岐にわたるため、ユーザが登録に必要な書類の組合せの全てを把握するのは難しい。このため、誤った書類をスキャンすると、再スキャンなどの作業が必要になり、ユーザビリティが低下するといった課題がある。

本発明の目的は、上記従来技術の課題を解決することにある。

本発明の特徴は、ユーザの個人番号の登録に際して、読み取る必要がある書類を、書類の読み取りに従ってユーザに提示できるため、ユーザが登録に必要な書類の組合せを全て把握していなくても、その登録処理を行うことができる。

上記目的を達成するために本発明の一態様に係る個人番号管理システムは以下のような構成を備える。即ち、
少なくとも、ユーザにより操作される画像処理装置とサーバとを有する個人番号管理システムであって、
前記画像処理装置は、
書類を読み取る読取手段と、
個人番号の登録に際して、前記読取手段により読み取る書類をユーザに選択させる選択手段と、
前記選択手段により選択された第１の書類を前記読取手段により読み取った後、前記個人番号の登録に必要な第２の書類の候補を前記ユーザに提示する第１提示手段と、
前記第１提示手段による提示に基づいて前記ユーザが選択した前記第２の書類により、前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったかどうかを判定する第１判定手段と、
前記第１判定手段が前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったと判定すると、前記第１及び第２の書類を前記読取手段により読み取った画像データと、前記第１或いは第２の書類の画像データから抽出した前記ユーザの個人番号を前記サーバに送信する第１送信手段と、を有し
前記サーバは、
前記第１送信手段により送信された前記画像データと前記ユーザの個人番号を、当該ユーザの識別情報に対応つけて登録する登録手段を有することを特徴とする。

本発明によれば、読み取った書類に応じて、次に読み取るべき書類をユーザに提示できる。これにより、ユーザが登録に必要な書類の組合せを全て把握していなくても、間違わずに、その登録処理を行うことができる。

本発明のその他の特徴及び利点は、添付図面を参照とした以下の説明により明らかになるであろう。なお、添付図面においては、同じ若しくは同様の構成には、同じ参照番号を付す。

添付図面は明細書に含まれ、その一部を構成し、本発明の実施の形態を示し、その記述と共に本発明の原理を説明するために用いられる。
本発明の実施形態１に係る個人番号管理システムの構成を説明する図。 実施形態１に係る企業システム、クライアント、及び管理サーバのハードウェア構成を説明するブロック図。 実施形態１に係る画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図。 実施形態１に係る画像形成装置、企業システム、クライアント、及び管理サーバの機能を説明する機能ブロック図。 実施形態１に係る画像形成装置の操作部に表示されるＩＤ及びパスワードの入力画面の一例を示す図（Ａ）と、管理サーバが提供する機能の一覧の表示画面例を示す図（Ｂ）。 実施形態１に係る読取り対象の書類の選択画面の例を示す図（Ａ）と、個人番号読取り時の表示画面の一例を示す図（Ｂ）。 実施形態１に係るスキャンする書類種別の選択画面例を示す図（Ａ）と、実施形態１で読み取った書類の画像の確認画面例を示す図（Ｂ）。 実施形態１に係るクライアントで表示される承認依頼の一覧の表示例を示す図（Ａ）と、図８（Ａ）で選択されたユーザの承認作業画面のＵＩ例を示す図（Ｂ）。 実施形態１に係る企業システムから管理サーバへ社員情報を登録する際の処理を説明するフローチャート。 実施形態１において、ユーザ（社員）が画像形成装置を操作して、そのユーザの個人番号を管理サーバに登録するまでの処理の流れを説明するフローチャート。 図１０のＳ１０１１の登録処理を説明するフローチャート。 実施形態１に係るクライアントと管理サーバとの間で実行される承認者による承認作業を説明するフローチャート。 実施形態１において、企業システムが管理サーバが管理している個人番号を取得する処理の流れを説明するフローチャート。 実施形態２に係る画像形成装置の操作部に表示される書類不整合確認画面の一例を説明する図。 実施形態２に係る図１０のＳ１０１１の登録処理を説明するフローチャート。

以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組合せの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。

図１は、本発明の実施形態１に係る個人番号管理システムの構成を説明する図である。

このシステムでは、画像形成装置（画像処理装置）１０１、企業システム１０２、クライアント１０３がイントラネット１０４に存在し、これらはインターネット１０５を介して個人番号管理サーバ１０６（以下、管理サーバ）と通信する。ここでイントラネット１０４の装置１０１〜１０３と管理サーバ１０６とは、ブラウザや専用のアプリケーションを介して通信を行う。管理サーバ１０６は、ＨＴＴＰ、ＳＯＡＰ等のプロトコルに準拠したＷｅｂサービスを有している。このＷｅｂサービスでは、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録、企業システム１０２からの社員情報の登録や個人番号の取得、また、クライアント１０３からの個人番号の登録内容の取得リクエスト等を受け付ける。図示はしていないが、管理サーバ１０６には、各種データを保存しておくためのデータベースシステムやファイルシステムが存在する。

図２は、実施形態１に係る企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理サーバ１０６のハードウェア構成を説明するブロック図である。企業システム１０２、クライアント１０３、管理サーバ１０６は、一般的な情報処理装置（いわゆるＰＣ）のハードウェアで構成できる。このため図２では、その代表的な構成例を示し、この構成は、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理サーバ１０６で共通である。

図２において、ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３のプログラムＲＯＭに記憶されたブートプログラムを実行して、ハードディスク等の外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２にＯＳ（オペレーションシステム）やアプリケーションを展開する。こうしてＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０２に展開した、これらプログラムを実行することにより、後述する各フローチャートの処理を実行する各処理部として機能する。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のメインメモリであり、上記プログラムの格納エリアに加えて、ワークエリアを提供している。キーボードコントローラ４０４は、キーボード２０８や図示しないポインティングデバイス（タッチパッド、タッチパネル、トラックボールなど）からの操作入力を制御する。表示制御部２０５は、表示部２０９への表示を制御する。ディスクコントローラ２０６は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２１０へのアクセスを制御する。ネットワークコントローラ（ＮＣ）２０７はネットワークに接続され、そのネットワークに接続された他の機器との通信制御を実行する。

図３は、実施形態１に係る画像形成装置１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。

画像形成装置１０１は、制御部３０１、操作部３０４、認証部３０５、ＮＩＣ３０６、画像読取部３０７、印刷部３０８、記憶部３１２を備えている。制御部３０１はＣＰＵ３０９、ＲＡＭ３１０、ＲＯＭ３１１を有し、画像形成装置３０１全体を制御しており、また画像データを処理する画像処理部３０３を有する。操作部３０４は、例えばソフトウェアキーボード、タッチパネル、その他入出力装置を有し、各種の設定値の入力、及び表示を行うことができる。ＣＰＵ３０９は、ＲＯＭ３１１に記憶されたプログラムや、記憶部３１２からＲＡＭ３１０に展開されたアプリケーション等のプログラムを実行する。ＲＡＭ３１０は、ＣＰＵ３０９のメインメモリであり、ＣＰＵ３０９のワークエリア等を提供している。画像読取部３０７は例えばスキャナ等を含み、紙文書（原稿、書類）等を読取ることにより電子データである紙文書の画像データを取得する。制御部３０１は、記憶部３１２に記憶された文書画像データを操作部３０４に出力して表示させる。また制御部３０１は同様に、記憶部３１２に記憶された文章画像データを印刷部３０８に出力して印刷させることができる。印刷部３０８は、文書画像データに従って文書画像を印刷する。また画像形成装置１０１は、ＮＩＣ３０６を介してネットワークと接続し、ネットワークとの間でデータの送受信を可能とする。ＮＩＣ３０６を介して得られたデータは操作部３０４に表示することも可能である。

図４は、実施形態１に係る画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３、及び管理サーバ１０６の機能を説明する機能ブロック図である。

まず画像形成装置１０１の機能について説明する。

画面表示部４０１は、通信部４０２を介して、管理サーバ１０６から取得したマークアップランゲージ（ＭＬ）（画面情報）や、入力受付部４０３によってユーザから受け付けた情報を操作部３０４の表示部に表示する。通信部４０２は、管理サーバ１０６と通信し、管理サーバ１０６へのログインや、個人番号の仮登録処理を実施する。書類スキャン部４０４は、画像読取部３０７を用いて書類の読み取りを行う。書類スキャン部４０４によって読み取られた書類の画像データは個人番号抽出部４０５に渡される。個人番号抽出部４０５は、書類スキャン部４０４で得られた画像データに個人番号が含まれているか否かを判定し、個人番号が含まれていると判定するとＯＣＲ等の技術を用いて、その個人番号を抽出する。個人番号抽出部４０５によって抽出された個人番号は検証部４０６に渡され、検証部４０６は、チェックディジットを用いて、個人番号抽出部４０５が抽出した個人番号の妥当性を検証する。この妥当性の検証の結果等は、画面表示部４０１により操作部３０４に表示される。ここで個人番号の登録では、法的に定められた書類の種別の組合せを用いる必要がある。例えば、個人番号通知カードを用いる場合には、運転免許証やパスポート等の顔写真付きの書類が必要となる。そこで、１つの書類がスキャンされた後に、有効組合せ取得部４０７は、スキャン済の書類の種別に対して、個人番号の登録に有効な書類の種別を管理サーバ１０６に問い合わせる。そして管理サーバ１０６から、個人番号の登録に有効な組合せとなる書類の種別を取得すると、操作部３０４に、次にスキャンする書類種別として表示する。個人情報抽出部４０８及び不整合チェック部４０９は、実施形態２に係る処理部であるため、実施形態１での説明を割愛する。なお、本実施形態では画面情報や入力受付部４０３によって受け付けた情報を操作部３０４の表示部に表示する例を説明するが、同様の情報を画像形成装置１０１に接続されたＰＣの表示部に表示してもよい。その場合、ユーザからの操作は、ＰＣのマウスやキーボードなどの操作部から受け付ければよい。

次に、クライアント１０３の各処理部の機能について説明する。

クライアント１０３は、個人番号登録の承認作業を行う。承認作業は、例えば、画像形成装置のユーザが所属する企業の番号管理責任者が行う。この番号管理責任者として、例えば、そのユーザの上司、または、そのユーザが所属する企業の番号管理資格保持者、または人事部の部員が挙げられる。通信部４２１は、管理サーバ１０６から承認リクエストを取得し、また承認結果を管理サーバ１０６に送信する。画面表示部４２２は、通信部４２１が取得した承認リクエストの一覧や、各承認リクエストの内容を表示し、承認者が登録内容を確認するための画面を表示する。また入力受付部４２３は、キーボード２０８等の操作部を介して承認者からの入力を受け付ける。

次に企業システム１０２の各処理部の機能について説明する。

企業システム１０２は、管理サーバ１０６から個人番号を受信して、調書の作成作業を行う。通信部４４１は、管理サーバ１０６に対して、個人番号を取得するためのリクエストを送信するとともに、画像形成装置１０１へ印刷データを送信する。画面表示部４４２は、管理サーバ１０６から取得した個人番号取得用のマークアップランゲージの表示や、入力受付部４４３から調書を編集、或いは印刷指示するための画面を表示する。調書作成部４４４は、社員管理テーブル４４５のデータ及び管理サーバ１０６から受信した個人番号等に基づいて調書を作成する。

次に管理サーバ１０６の各処理部の機能について説明する。

画面生成部４６１は、画像形成装置１０１や、クライアント１０３等からのリクエストに応じて、表示部２０９に表示するためのデータ（例えばＨＴＭＬ等）を生成する。ログイン要求受信部４６２は、画像形成装置１０１、クライアント１０３や企業システム１０２からのログイン要求を受け付けると、ユーザ管理テーブル４７４で管理されているデータに基づいて、ユーザの認証処理を実施する。組合せ要求受信部４６３は、有効組合せ管理テーブル４７５に登録された種類の種別の組合せの内、有効組合せ取得部４０７からのリクエストに含まれる書類種別と対となる書類種別のリストを返却する。仮登録要求受信部４６４は、画像形成装置１０１からの個人番号の仮登録リクエストを受信する。その後、その受信したデータを、個人番号仮登録部４６５を介して、個人番号管理テーブル４７６に登録する。また仮登録が完了した場合には、承認者に通知するために、承認リクエスト発行部４６６は、社員情報管理テーブル４７７から承認者の情報（例えばメールアドレス）を取得して、その承認者に通知する。承認リクエスト取得部４６７は、仮登録状態の登録内容を個人番号管理テーブル４７６から取得してクライアント１０３に返却する。承認結果受信部４６８は、クライアント１０３からの承認結果を受信し、承認された時は仮登録状態の登録内容を本登録の状態に遷移させる。個人番号要求受信部４６９は、企業システム１０２からの個人番号の取得要求を受け付けると、その要求に応じて、個人番号管理テーブル４７６から個人番号を取得して企業システム１０２に返却する。社員情報登録部４７０は、企業システム１０２からのリクエストを受信し、ユーザ管理テーブル４７４及び社員情報管理テーブル４７７に、ユーザ（社員）のデータを登録する。具体的には、企業システム１０２のオペレータが、社員管理テーブル４４５から取得した社員データに、後述する社員情報管理テーブル４７７で定義されるデータ項目に相当する情報を付加し、通信部４４１を介して社員情報登録部４７０にリクエストを発行する。これにより社員情報登録部４７０は、社員情報管理テーブル４７７へのデータの登録に加え、後述するユーザ管理テーブル４７４に、企業コード及び社員ＩＤ（識別情報）を登録する。

次に、実施形態１に係るユーザ管理テーブル４７４、有効組合せ管理テーブル４７５、個人番号管理テーブル４７６、社員管理テーブル４４５、社員情報管理テーブル４７７のデータ構成例を、表を参照して説明する。

表１は、実施形態１に係る管理サーバ１０６が管理しているユーザ管理テーブル４７４の一例を示す。

ユーザ管理テーブル４７４は、アカウント（Ａ１）、パスワード（Ａ２）、企業コード（Ａ３）、社員ＩＤ（Ａ４）の４つの要素を含む。アカウント（Ａ１）及びパスワード（Ａ２）は、画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３が、管理サーバ１０６が提供するサービスを利用する際に必要となるＩＤ及びパスワードである。アカウント（Ａ１）は、社員情報登録部４７０がユーザ管理テーブル４７４に情報を登録する際に、各社員に対して自動で発行される。またパスワード（Ａ２）は、企業システム１０２で予め設定されたものが一律で設定される。このパスワードは、各社員によって変更可能であるが、この方法については公知であるため、説明を割愛する。また、企業コード（Ａ３）及び社員ＩＤ（Ａ４）は、後述する社員情報管理テーブル４７７の各社員情報と、アカウント（Ａ１）を紐付けるためのキーとなる。

表２は、実施形態１に係る管理サーバ１０６が管理している有効組合せ管理テーブル４７５に登録されている情報の一例を示す。

有効組合せ管理テーブル４７５は、書類種別１（Ｂ１）、書類種別２（Ｂ２）、書類種別３（Ｂ３）の３つを含む。書類種別１〜３の組合せで、登録に有効な組合せを表している。登録に必要な書類を大まかに分類すると、「個人番号が記載された書類」、「顔写真付きの身分証明書（運転免許証等）」、「顔写真無しの身分証明書（例えば、住民票等）」の３つが存在する。この中で、個人番号を登録する際には、写真と個人番号が記載された個人番号カードがあれば、そのカードの表と裏の画像をスキャンして読み取ることにより、そのユーザの個人番号を登録することができる。これに対して個人番号通知カードを使用する場合は、個人番号が記載された書類（個人番号通知カード）に加えて、１つ以上の顔写真付きの身分証明書、或いは２通以上の顔写真無しの書類（個人を特定できる書類）が必要となる。そのため個人番号カードがないときは、最小で２つ、最大で３つの書類のスキャンが必要となる。

例えば、個人番号通知カードと運転免許証（あるいはパスポート）があれば、これら２つの書類をスキャンするだけで済む。しかし個人番号通知カードと住民票の場合は、これらに加えて、更にもう一種類（例えば、年金手帳、保険証等）の書類のスキャンが必要となる。尚、登録に有効な書類の種別は、表２に列挙したものが全てではなく、実際は、法的に定められた書類種別の組合せが全て登録されている。組合せ要求受信部４６３は、画像形成装置１０１の有効組合せ取得部４０７から要求された書類の種別に基づいて、この有効組合せ管理テーブル４７５を参照する。そして、更に追加で読み取る必要のある書類の種別を取得して、その書類の種別を画像形成装置１０１の有効組合せ取得部４０７に返却する。

表３は、実施形態１に係る管理サーバ１０６の個人番号管理テーブル４７６に保存されている情報の一例を示す。

個人番号管理テーブル４７６は、社員ＩＤ（Ｃ１）、個人番号（Ｃ２）、続柄（Ｃ３）、利用目的（Ｃ４）、画像データ（Ｃ５）、ステータス（Ｃ６）の６つの要素を含む。社員ＩＤ（Ｃ１）は、後述する社員管理テーブル４４５の社員情報と個人番号を紐付けるためのキーとなる。次に個人番号（Ｃ２）は、本実施形態１で登録された個人番号である。また続柄（Ｃ３）は、対象の社員の扶養家族を含む続柄（本人、配偶者、子供）を示す項目である。利用目的（Ｃ４）は、企業システム１０２が、その社員の個人番号を利用可能な範囲を示す項目で、個人番号を社員から収集するときに予め各社員に対して開示されている内容が記録される。画像データ（Ｃ５）は、個人番号の登録作業において読み取られた書類の画像データである。この画像データは複数登録することができる。表３の例では、複数の｛書類種別：画像データ｝の組を画像データ（Ｃ５）の項目に登録しているが、これらのデータを別のテーブルで管理するような構成に変更してもよい。ステータス（Ｃ６）は、個人番号の登録状況を表す項目である。具体的には画像形成装置１０１からの登録リクエストを受け付けた場合は、ステータスが仮登録の状態となり、承認リクエストに対するクライアント１０３からの承認結果を受け付けて承認が確認されると、そのステータスが本登録となる。

表４は、実施形態１に係る企業システム１０２が管理している社員管理テーブル４４５の一例を示す。

社員管理テーブル４４５は、社員ＩＤ（Ｄ１）、氏名（Ｄ２）、続柄（Ｄ３）、所属（Ｄ４）の４つの要素を含む。社員ＩＤ（Ｄ１）は、企業内で一意に割り当てられる社員のＩＤであり、先に述べたユーザ管理テーブル４７４（表１）の社員ＩＤ（Ａ４）に対応している。氏名（Ｄ２）は、社員の氏名を示す項目であり、続柄は対象社員の続柄を示す項目である。所属（Ｄ４）は、対象社員が企業内で所属する部署を示す属性である。ここで所属（Ｄ４）は、この社員管理テーブル４４５だけに登録されている。尚、表４は、上記の４つの要素を示しているが、これらに限らず、社員の情報を示す他の情報を含むようにしてもよい。

次に、実施形態１に係る管理サーバ１０６が管理している社員情報管理テーブル４７７について表５を参照して説明する。表５は、実施形態１に係る社員情報管理テーブル４７７の一例を示す。

社員情報管理テーブル４７７は、企業コード（Ｅ１）、社員ＩＤ（Ｅ２）、社員名（Ｅ３）、承認者ＩＤ（Ｅ４）、社員メールアドレス（Ｅ５）、承認者メールアドレス（Ｅ６）の６要素を含んでいる。企業コード（Ｅ１）には、管理サーバ１０６を利用する組織を一意に特定するための企業のＩＤが設定される。この企業コードは、管理サーバ１０６利用契約時などに発行されても良いし、自動でＩＤを払い出すような仕組みを別途作成してもよい。社員ＩＤ（Ｅ２）は、企業コード（Ｅ１）の企業内で、社員を一意に識別するためのＩＤである。また社員名（Ｅ３）にはその社員の氏名（Ｅ３）、社員メールアドレス（Ｅ５）には、その社員の連絡先であるメールアドレスが設定される、この社員メールアドレス（Ｅ５）に個人番号の登録通知をメールで発行する。承認者ＩＤ（Ｅ４）は、その企業内で、社員ＩＤ（Ｅ２）が示す社員の個人番号の登録を承認する承認者のＩＤである。この承認者は、企業単位、或いは企業内の所属部署ごとに設けられても良い。承認者メールアドレス（Ｅ６）には、承認者のメールアドレスが設定される。ここで設定される承認者メールアドレス（Ｅ６）に、承認リクエスト発行部４６６が承認依頼をメールで通知する。

次に、図５を参照して、本実施形態１に係るシステムにおける登録作業に関するＵＩ例について説明する。

図５（Ａ）は、実施形態１に係る画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される、管理サーバ１０６が提供するサービスの利用を開始するためのＩＤ及びパスワードの入力画面の一例を示す図である。

ユーザは、この画面を介して、ユーザのＩＤとパスワードを、それぞれ入力欄５１１，５１２に入力してログインボタン５１３を押下する。ここで入力されたユーザＩＤとパスワードが、前述の管理サーバ１０６のユーザ管理テーブル４７４に登録された内容と一致すれば、そのユーザのログインが可能となる。

こうしてユーザのログインが成功すると、操作部３０４の表示部には、図５（Ｂ）に示すような、管理サーバ１０６が提供する機能の一覧５２１が表示される。尚、図５（Ｂ）に示した機能が全てではなく、管理サーバ１０６が提供する機能が増える度に、この画面上に表示される機能が増加する。以下、個人番号登録５２２が選択されたときのＵＩの遷移を図６を参照して説明する。

図６（Ａ）は、図５（Ｂ）の画面で、ユーザが個人番号登録５２２を指示したときに操作部３０４に表示される画面例を示す図である。

この画面により、ユーザに、個人番号を登録するためにスキャンする書類の種別を選択させる。この画面を介してユーザは、これらからスキャンする書類の種別を選択した後、その書類を画像読取部３０７にセットしてＯＫボタン６１２を押下すると、その書類のスキャンが開始される。こうして書類のスキャンが完了すると、図６（Ｂ）に示すようなスキャンした書類の画像データを含む確認画面が表示される。図６（Ａ）では、読み取り対象の書類として、個人番号通知カードが選択されている。

図６（Ｂ）は、例えば、個人番号が記載された書類を読み取った場合を示しており、ここでは図６（Ａ）の画面での選択に対応して、個人番号通知カードを読み取った場合を示している。個人番号は、その読み取った個人番号通知カードの画像データから、ＯＣＲなどの技術を用いて抽出した個人番号の文字列６２１として表示される。ユーザは、ここで抽出された個人番号の文字列に誤りがあると判定した場合は、この画面を直接編集し、個人番号を、通知された正しい番号に訂正できる。併せて、この画面には、スキャンされた個人番号通知カードのイメージデータ６２２を表示することも可能である。こうしてユーザは、この画面に表示された内容を確認した後にＯＫボタン６２３を押下すると、例えば図７（Ａ）に示すような、次にスキャンする書類種別の選択画面に遷移する。

図７（Ａ）は、実施形態１に係る画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される、ユーザに次にスキャンすべき書類種別の候補の一覧を提示する画面例を示す図である。この書類種別の一覧は、有効組合せ取得部４０７が取得した次にスキャンすべき書類種別に基づいて表示される。

この画面では、個人番号通知カードを読み取った後に、次に読み込む必要のある書類の一覧が表示されている。これは前述の表２の有効組合せ管理テーブル４７５を参照して得られたものである。ユーザはこの画面を介して、次にスキャンする書類の種別を選択し、その書類を画像読取部３０７にセットしてＯＫボタン７１２を押下すると、その書類の読み取りが実行される。図７（Ａ）では、次にスキャンする書類として運転免許証が選択されている。こうして書類の読み取りが終了すると、例えば図７（Ｂ）で示すように、読み取った運転免許証の画像が表示される。

図７（Ｂ）は、図７（Ａ）の画面で選択された書類（運転免許証）を読み取った場合のＵＩ例の画面を表示している。

このように個人番号が記載されていない書類を読み取った場合は、前述の図６（Ｂ）で示すような個人番号６２１を表示せず、読み取った画像７２１だけが表示される。ユーザは、この画面でＯＫボタン７２２を押下すると、画像形成装置１０１の制御部３０１は、有効組合せ管理テーブル４７５に基づいて、個人番号の登録に必要な全ての書類の読み取りが終了しているかどうかを判定する。そして、必要な全ての書類の読み取りが完了していると判定すると、通信部４０２を介して、仮登録要求受信部４６４に、個人番号の仮登録の要求を発行する。

次に、図８を参照して、本実施形態１に係るクライアント１０３において承認者が承認作業を行うときのＵＩ例について説明する。

図８（Ａ）は、実施形態１に係るクライアント１０３で表示される承認依頼の一覧の表示例を示す図である。

承認者がクライアント１０３から管理サーバ１０６にログインすると、画像形成装置１０１の場合と同様に、図５（Ｂ）に示すような機能一覧の画面が表示部２０９に表示される。この画面を介してユーザが、機能一覧の中の個人番号承認５２３のリンクを押下すると、それが管理サーバ１０６に送られる。これにより管理サーバ１０６は、クライアント１０３に対して、例えば図８（Ａ）に示すような、承認作業を行うべきユーザの一覧を送信して表示させる。

図８（Ａ）のＵＩ例では、依頼番号、依頼日時、及び氏名の３項目が表示されているが、他の項目が表示されていても良いし、いずれかの項目が無くても構わない。この画面に表示されたユーザの内、承認者がキーボード２０８等を操作して承認作業を行うユーザ８１２を選択すると、例えば図８（Ｂ）に示すような、承認作業を行うための画面に遷移する。

図８（Ｂ）では、図８（Ａ）の画面で選択されたユーザ（Ａ田一郎）８１２の情報と、そのユーザの個人番号８２１、及びスキャンされた書類（個人番号通知カードと運転免許証）の画像８２２，８２３が表示される。ここで承認者は、個人番号８２１と、スキャンされた書類の画像８２２，８２３に記載された個人番号が異なっていないかどうかや、スキャンされた書類の画像８２２，８２３が登録者本人のものかどうかをチェックする。そして問題ないと判定すると、承認者は承認ボタン８２４を押下する。こうして承認ボタン８２４が押下されると、クライアント１０３の通信部４２１を介して管理サーバ１０６に承認結果を通知する。このとき管理サーバ１０６は、通信部４２１より送信される承認結果を承認結果受信部４６８により受信し、その結果に応じて、個人番号管理テーブル４７６のステータス（Ｃ６）を変更する。一方、クライアント１０３の承認者は、図８（Ｂ）の画面で内容に不備があると判定した場合に差し戻しボタン８２５を押下する。これにより承認要求は不成功となり、その要求は画像形成装置１０１に差し戻される。

次に図９から図１３を参照して、本実施形態１に係る個人番号の登録から利用までの処理の流れについて説明する。

図９は、実施形態１に係る企業システム１０２から管理サーバ１０６へ社員情報を登録する際の処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、企業システム１０２と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、図２に示す企業システム１０２と管理サーバ１０６の各ＣＰＵ２０１が、外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２に展開したプログラムを実行することにより実現される。

まずＳ９０１で、企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、社員情報の登録リクエストを発行する。このリクエストには、表５に示すような情報が含まれている。

これによりＳ９０２で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２から発行された登録リクエストを受信する。次にＳ９０３に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、その受信した登録リクエストに含まれる社員の情報を社員情報管理テーブル４７７に登録する（表５参照）。そしてＳ９０４に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ９０３で登録した各社員のメールアドレスに、個人番号を登録するように依頼する個人番号の登録依頼をメールで送信する。

図１０は、実施形態１において、ユーザ（社員）が画像形成装置１０１を操作して、そのユーザの個人番号を管理サーバ１０６に登録するまでの処理の流れを説明するフローチャートである。

図１１は、図１０のＳ１０１１の登録処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。

図１０において、まずＳ１００１でＣＰＵ３０９は、図５（Ａ）の画面を介して入力されたユーザのＩＤ及びパスワードを取得し、その入力されたユーザＩＤ及びパスワードを用いて、管理サーバ１０６にログイン要求を発行する。

これによりＳ１００２で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、受け付けたログイン要求のユーザＩＤ及びパスワードに基づいて、そのユーザの認証処理を実施する。ここでユーザの認証に成功した場合はＳ１００３に進み、認証に失敗した場合はエラーメッセージなどを出力して、この処理を終了する。Ｓ１００３で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１に対して、例えば図５（Ｂ）に示すような機能一覧画面を表示するように、その画面表示用ＵＲＬへのリダイレクト命令を発行する。

これによりＳ１００４で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、そのリダイレクト命令に従って管理サーバ１０６にアクセスする。これによりＳ１００５で、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、そのリダイレクトされたアクセス、即ち、機能一覧画面の取得要求を受信する。そしてＳ１００６に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、その要求された機能一覧画面を表示するためのマークアップランゲージを生成して画像形成装置１０１に返却する。

こうしてＳ１００７に進み、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、受信したマークアップランゲージに従って、操作部３０４の表示部に機能一覧画面（図５（Ｂ）参照）を表示する。次にＳ１００８に進みＣＰＵ３０９は、その画面を介したユーザの操作に基づいて、選択された機能を検知する。そしてＳ１００９に進みＣＰＵ３０９は、押下された機能が何れの機能であるかを判定し、押下された機能が個人番号登録５２２であった場合はＳ１０１１に進み、そうでないときはＳ１０１０に進む。Ｓ１０１０でＣＰＵ３０９は、その指示された機能に従った処理を実行して、この処理を終了する。尚、ここではＳ１０１０の処理の詳細な説明を省略する。

Ｓ１０１０でＣＰＵ３０９は、指示された個人番号の登録処理を管理サーバ１０６と協働で実行して、この処理を終了する。

次に、Ｓ１０１１の登録処理の詳細を図１１のフローチャートを参照して説明する。

Ｓ１１０１でＣＰＵ３０９はＮＩＣ３０６を介して、管理サーバ１０６に対して、登録に有効な組合せとなる書類の種別の一覧の取得要求を発行する。そして、このとき、それまでに画像形成装置１０１でスキャンした全ての書類種別の情報も送信する。但し、この時点で、まだいずれの書類もスキャンしていない場合は、いずれの書類種別も設定しない。

これによりＳ１１０２で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１から発行された、書類種別の一覧の取得要求を受信する。そしてＳ１１０３に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、有効組合せ管理テーブル４７５を参照して、Ｓ１１０１で発行された取得要求に含まれる、スキャン済の書類の種別をキーとして、その書類種別を含む組合せを取得して画像形成装置１０１に返却する。例えば、このとき書類の種別が空（未だ何もスキャンしていない）の場合は、全ての書類の種別を取得し返却する。一方、例えば「個人番号通知カード」がスキャン済で、かつ、表２の有効組合せが登録されていた場合は、「運転免許証」、「パスポート」、「住民票」、「年金手帳」、「保険証」、「水道局の請求書」、「電気料金の請求書」を含む書類一覧が返却される。また例えば、「個人番号通知カード」及び「住民票」がスキャン済の場合は、「年金手帳」、「保険証」を含む書類一覧が返却される。また例えば、「個人番号通知カード」及び「パスポート」がスキャン済の場合は、これ以上の書類の読み取りは不要であるため、書類種別の一覧を空にして返却する。

これによりＳ１１０４に進み画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、返却された書類種別一覧に含まれる書類種別の数を確認する。ここで書類種別の数が「０」（空）であれば、必要な書類のスキャンが既に終了していて、追加スキャンの必要がないということになり、この場合はＳ１１１５に遷移する。一方、リストが空でない場合は追加スキャンの必要があるためＳ１１０５に遷移する。Ｓ１１０５でＣＰＵ３０９は、返却された書類種別の一覧を操作部３０４の画面上に表示する。ここでは、例えば図６（Ａ）に示すようなＵＩ画面が表示される。図６（Ａ）の画面は、それまでに画像形成装置１０１でスキャンした書類がない場合を示す。一方、それまでに画像形成装置１０１でスキャンした書類（例えば個人番号通知カードがスキャン済）があるときは、図７（Ａ）に示すようなＵＩ画面が表示される。

次にＳ１１０６に進みＣＰＵ３０９は、操作部３０４に表示された、例えば図６（Ａ）或いは図７（Ａ）の画面を介して、ユーザが選択した書類種別を取得する。次にＳ１１０７に進みＣＰＵ３０９は、画像読取部３０７により、Ｓ１１０６で選択された書類を読み取る。

次にＳ１１０８に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０６でユーザが選択した書類が、個人番号が印刷された書類か否かを判定し、個人番号が印刷された書類であればＳ１１０９に進むが、そうでないときはＳ１１１８に遷移する。Ｓ１１０９でＣＰＵ３０９は、画像処理部３０３のＯＣＲ等の機能を使用して、Ｓ１１０７で読み取った書類の画像データから個人番号を抽出してＳ１１１０に進む。尚、ここでＯＣＲ等の技術は公知であるため、その説明を割愛する。Ｓ１１１０でＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０９で抽出した個人番号の妥当性を、チェックディジットを用いて検証する。ここで検証の結果、個人番号として正しくないと判定するとＳ１１１１に遷移し、正しいと判定した場合はＳ１１１２に進む。Ｓ１１１１でＣＰＵ３０９は、操作部３０４の画面にアラートや、図６（Ｂ）の様な画面を表示して、ユーザに個人番号の訂正を促し、ユーザからの入力を受け付けるとＳ１１１２に進む。Ｓ１１１２でＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０９で抽出した個人番号、或いはＳ１１１１で修正された個人番号をＲＡＭ３１０に保存する。次にＳ１１１３に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０７でスキャンして得られた画像データをＲＡＭ３１０に保存する。そしてＳ１１１４に進みＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０１で送信した、スキャン済の書類種別の情報を更新してＳ１１０１に進む。

一方、Ｓ１１０６でユーザが選択した書類が、個人番号が印刷された書類でないときはＳ１１１８に進み、ＣＰＵ３０９は、個人番号を取得済かどうかを判定する。個人番号を取得済であればＳ１１１３に進み、ＣＰＵ３０９は、Ｓ１１０７でスキャンして得られた画像データをＲＡＭ３１０に保存してＳ１１１４に進む。一方、個人番号を取得済でないときはＳ１１１４に進み、スキャン済の書類種別の情報を更新してＳ１１０１に進む。これにより、最初に個人番号が記載された書類（個人番号カード、個人番号通知カード）を読み取らないときは、スキャン済の書類種別の情報が更新されるだけで、そのスキャンした画像データが記憶されない。これは不要となるかもしれない書類が読み取られて、その画像データによりＲＡＭ３１０のメモリ容量が無駄に消費されるのを防止するためである。尚、図６（Ａ）の画面で、例えば最初に、個人番号カード（裏）、或いは個人番号通知カードのいずれかを選択しなければならないようにしておけば、Ｓ１１１８でＮＯと判定されることはなくなる。

こうして必要な書類のスキャンが終了するとＳ１１０４からＳ１１１５に進みＣＰＵ３０９は、ＮＩＣ３０６を介して、管理サーバ１０６に、仮登録リクエストを発行する。このとき、スキャンした書類の画像データ、及び抽出した個人番号を管理サーバ１０６に送信する。

これによりＳ１１１６に進み、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、画像形成装置１０１から送信された仮登録リクエストを受信し、そのリクエストに含まれて個人番号及び画像データを個人番号管理テーブル４７６（表３参照）に保存する。そしてＳ１１１７に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、社員情報管理テーブル４７７（表５参照）から承認者の情報（メールアドレス）を取得し、その承認者に対して、その社員（ユーザ）の承認作業を依頼する承認作業依頼をメールで発行する。

以上説明した処理を行うことにより、ユーザは個人番号の登録に際して、次にスキャンすべき書類の種別を把握でき、簡単に個人番号の仮登録を行うことが可能となる。

次に図１２を参照して、承認者による承認作業に関する処理を説明する。

図１２は、実施形態１に係るクライアント１０３と管理サーバ１０６との間で実行される承認者による承認作業を説明するフローチャートである。尚、図１２に示すフローチャートの前に、クライアント１０３から管理サーバ１０６へのログイン処理や機能一覧画面の表示及び承認機能の選択などの処理が含まれるが、これら処理は図１０の画像形成装置１０１の場合と同じであるためその説明を割愛する。但し、この場合のログイン処理では、承認者は、その承認者のＩＤでログインする必要がある。図１２では、そのログインに応答して管理サーバ１０６から送られる画面情報に基づいてクライアント１０３で機能一覧の画面が表示され、その中の承認機能が選択された以降の処理の流れで説明する。尚、ここで、クライアント１０３と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、クライアント１０３のＣＰＵ２０１と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。

まずＳ１２０１でクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、承認を要求するユーザの一覧の取得要求を発行する。このときクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、承認者のＩＤも併せて送信する。

これによりＳ１２０２で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、Ｓ１２０１で送信された承認者ＩＤに対応する社員のＩＤを、社員情報管理テーブル４７７（表５）及びユーザ管理テーブル４７４から特定する。その後、個人番号管理テーブル４７６（表３参照）の中で、その社員ＩＤに対応するステータス（Ｃ６）が仮登録となっているデータを取得する。そして、それらデータ（承認依頼を発行したユーザで、かつその承認者の承認が必要なユーザの一覧）を表示用のマークアップランゲージに整形してクライントに返却する。

これによりＳ１２０３に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、承認依頼を発行したユーザの一覧（例えば図８（Ａ）参照）を表示部２０９に表示する。そしてＳ１２０４に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、その表示された承認依頼を発行したユーザの一覧の中から、承認者が選択したユーザを検知する、そのユーザの詳細情報の取得要求を管理サーバ１０６に対して発行する。

これによりＳ１２０５に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４７６から、そのユーザのデータを取得し、それらのデータを表示用のマークアップランゲージに整形してクライアント１０３に返却する。

これによりＳ１２０６に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、受信したマークアップランゲージに従って、例えば図８（Ｂ）に示すような承認依頼画面を表示する。次にＳ１２０７に進みクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、承認者が、この画面上でボタンを押下したのを検知すると、その押下されたボタンが承認ボタン８２４或いは差し戻しボタン８２５かを判定する。承認ボタン８２４の押下を検知した場合はＳ１２１０に遷移し、差し戻しボタン８２５の押下を検知した場合はＳ１２０８に遷移する。Ｓ１２０８で、クライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、個人番号を再登録するように依頼するメールの発行要求を送信する。これによりＳ１２０９に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号の登録を依頼するメールを、そのユーザに発行して、この処理を終了する。

一方、承認ボタン８２４が押下されるとＳ１２１０でクライアント１０３のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、そのユーザを承認したことを送信する。これによりＳ１２１１に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４７６に登録されている、そのユーザのデータのステータスを、仮登録から本登録に変更して、この処理を終了する。

以上説明した図１２のフローチャートに従った処理を実施することで、クライアント１０３の承認者は、管理サーバ１０６からの承認要求に応じて、個人番号登録の承認作業を行うことができる。

次に図１３を参照して、登録された個人番号の利用に関する処理を説明する。

図１３は、実施形態１において、企業システム１０２が管理サーバ１０６が管理している個人番号を取得する処理の流れを説明するフローチャートである。尚、ここで、企業システム１０２と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、企業システム１０２のＣＰＵ２０１と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。

まずＳ１３０１で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６に対して、個人番号の取得要求を発行する。このとき、この取得要求には、取得対象の社員ＩＤが含まれている。

これによりＳ１３０２で管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、企業システム１０２から送信された個人番号の取得要求を受信する。そして１３０３に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、取得対象の社員ＩＤに対応する個人番号管理テーブル４７６のデータを参照する。そしてＳ１３０４に進み管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１は、個人番号管理テーブル４７６に登録されている、その社員の個人番号のステータス（Ｃ６）を確認する。ここで、そのステータスが本登録であればＳ１３０５に進んで、その取得した社員の個人番号を企業システム１０２に送信するが、本登録でなければＳ１３０８に進み、エラーメッセージなどを企業システム１０２に返却して、処理を終了する。

Ｓ１３０６で企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、管理サーバ１０６から送信された個人番号を受信する。そしてＳ１３０７に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、その受信した個人番号を用いて、帳票（例えば源泉徴収票等）を作成して、この処理を終了する。作成された帳票は、その後、企業システム１０２に保存され、ＣＰＵ２０１によって、ネットワークを介して送信される。または、作成された帳票は、ＣＰＵ２０１によってプリンタに送信されて、印刷される。

一方、エラーメッセージなどが返却されたときはＳ１３０９に進み企業システム１０２のＣＰＵ２０１は、エラーが発生したことをオペレータに通知して、この処理を終了する。

以上説明したように本実施形態１によれば、ユーザは、画像形成装置１０１を使用して個人番号の登録に必要な書類を読み取らせて、そのユーザの個人番号を登録することができる。また、そのユーザが所属している企業システムは、その登録された個人番号を用いて、帳票などの生成が可能となる。

［実施形態２］
本発明に係る実施形態２について説明する。尚、実施形態２に係るシステム構成、及び画像形成装置１０１、企業システム１０２、クライアント１０３及び管理サーバ１０６等の構成は、いずれも基本的に前述の実施形態１と同じであるため、それらの説明を省略する。

実施形態２では、例えば、あるオペレータが画像形成装置１０１を使用して、複数の社員（ユーザ）の個人番号をまとめて登録する場合を考える。この場合、登録のための操作を行うオペレータは、複数の社員の個人番号の登録に必要な書類（例えば、個人番号カード、個人番号通知カード、運転免許証等）を保持しているため、誤って別の社員の書類を読み取ってしまう可能性がある。例えば、社員Ａの個人番号通知カードと、社員Ｂの運転免許証との組合せで登録作業を行ってしまうことが考えられる。

そこで実施形態２では、書類をスキャンした時に、その書類が、先にスキャンした書類が特定する社員と同一の社員を特定する書類であるかどうかを判定する。そして同一の社員を特定する書類でない場合は、オペレータにその旨を提示して、正しい書類をスキャンするように促す。

実施形態２を実現するにあたって、前述の図４に示すように、画像形成装置１０１に、個人情報抽出部４０８及び不整合チェック部４０９の２つの処理部を追加する。個人情報抽出部４０８は、書類スキャン部４０４によって得られた画像データから、氏名や生年月日、住所等の個人を特定するための個人情報を抽出する。具体的な抽出方法に関しては、ＯＣＲなどの公知の技術を用いることができる。不整合チェック部４０９は、個人情報抽出部４０８が抽出した個人情報が、スキャンされた複数の書類間で一致するかどうかをチェックする。複数の書類間で抽出された個人情報が一致しない場合は、誤った社員の身分証明書等を読み取った可能性が高いため、オペレータにその旨を提示する。

図１４は、実施形態２に係る画像形成装置１０１の操作部３０４に表示される書類不整合確認画面の一例を説明する図である。

不整合チェック部４０９が不整合を発見した時に、画面表示部４０１に表示されるＵＩ例について説明する。この画面には、不整合が発見された書類の種別が表示されている。図１４の例では、個人番号通知カードから抽出された氏名が「Ａ田一郎」になっているのに対して、運転免許証から抽出された氏名が「Ｂ田二郎」となっている例を示している。また、この画面には、イメージ１４１２，１４１３で示すように、スキャンした書類の画像を表示しても良い。オペレータは、この画面を確認し、他の社員の書類を誤って読み取っていたと判断した場合は、再スキャンする書類をボタン１４１１で選択する。そしてオペレータは、その選択した書類を画像形成装置１０１にセットし、再スキャンボタン１４１４を押下する。

一方、例えばＯＣＲの結果が誤っているだけで、スキャンした書類が正しいと判断した場合は、必要な修正などを行った後、承認依頼ボタン１４１５ボタンを押下する。これにより、承認依頼を発行することが可能となる。

図１５は、実施形態２に係る図１０のＳ１０１１の登録処理を説明するフローチャートである。尚、ここで、画像形成装置１０１と管理サーバ１０６のそれぞれの処理は、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９と、管理サーバ１０６のＣＰＵ２０１が、各対応するＲＡＭに展開したプログラムを実行することにより実現される。尚、この処理は、基本的には図１１で述べたフローチャートと同じであるため、同じ処理は図１１と同じ参照番号を用いてその説明を割愛し、実施形態２に特有の処理についてのみ説明する。

Ｓ１５０１で、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、ＯＣＲ等の技術を用いて、スキャンした書類から、氏名や生年月日、住所などの個人情報を抽出する。

そしてＳ１１０４で、登録有効な書類種別の全てを読み取るとＳ１５０２に進み、画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、Ｓ１５０１で抽出した個人情報が、スキャンした全ての書類で一致しているか否かを判定する。ここでは、例えば氏名と名前の間のスペースの有無や、数字や漢数字の違いなどを吸収し、その程度の違いであれば、一致すると判定するようにしても良い。また、ある書類からは氏名のみ抽出でき、別の書類からは氏名と生年月日の２つが抽出できた場合には、抽出できた項目でのみ比較する。ここで、読み取った全ての書類の個人情報が一致する場合はＳ１５０４に遷移し、一致しない場合はＳ１５０３に遷移する。Ｓ１５０３で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、操作部３０４に、例えば図１４に示したような書類の不整合を確認するための画面を表示する。

Ｓ１５０４で画像形成装置１０１のＣＰＵ３０９は、図１４の画面で、承認依頼ボタン１４１５或いは再スキャンボタン１４１４のいずれかが押下されたかどうかを判定する。ここで承認依頼ボタン１４１５が押下されたことを検知するとＳ１１１５に遷移し、個人番号とスキャンにより得られた画像データを管理サーバ１０６に送信する。一方、再スキャンボタン１４１４が押下されたと判定したときはＳ１１０７に進み、図１４の画面で選択された書類を再度読み取る。

以上説明したように実施形態２によれば、オペレータが、複数の社員（ユーザ）の個人番号をまとめて登録するとき、誤って別のユーザの書類をスキャンした場合に、オペレータに警告を出すことが可能となる。なお、本実施形態では、全ての書類を読み取ってから、スキャンした書類で個人情報が一致しているか否かを判定する例を説明したが、本発明は、これに限られない。例えば、各書類がスキャンされるＳ１５０１の処理の後に、それまでにスキャンされた書類で一致しているか否かを判定して、一致していないと判定した場合にユーザに警告してもよい。なお、一致していると判定した場合、Ｓ１１０８に処理を進めればよい。

尚、上記実施形態では、ユーザが企業に属しているものとして説明したが、本発明はこれに限らず、個人単体でも良く、或いは団体や特定の法人等に属していても良い。

（その他の実施形態）
本発明は、上述の実施形態の１以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける１つ以上のプロセッサーがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、１以上の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても実現可能である。

本発明は上記実施の形態に制限されるものではなく、本発明の精神及び範囲から離脱することなく、様々な変更及び変形が可能である。従って、本発明の範囲を公にするために、以下の請求項を添付する。

１０１…画像形成装置、１０２…企業システム、１０３…クライアント、１０６…管理サーバ、２０１，３０９…ＣＰＵ、３０４…操作部

Claims (14)

1. 少なくとも、ユーザにより操作される画像処理装置とサーバとを有する個人番号管理システムであって、
   前記画像処理装置は、
   書類を読み取る読取手段と、
   個人番号の登録に際して、前記読取手段により読み取る書類をユーザに選択させる選択手段と、
   前記選択手段により選択された第１の書類を前記読取手段により読み取った後、前記個人番号の登録に必要な第２の書類の候補を前記ユーザに提示する第１提示手段と、
   前記第１提示手段による提示に基づいて前記ユーザが選択した前記第２の書類により、前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったかどうかを判定する第１判定手段と、
   前記第１判定手段が前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったと判定すると、前記第１及び第２の書類を前記読取手段により読み取った画像データと、前記第１或いは第２の書類の画像データから抽出した前記ユーザの個人番号を前記サーバに送信する第１送信手段と、を有し
   前記サーバは、
   前記第１送信手段により送信された前記画像データと前記ユーザの個人番号を、当該ユーザの識別情報に対応つけて登録する登録手段を有することを特徴とする個人番号管理システム。
2. 前記画像処理装置は、
   前記第１判定手段が前記個人番号の登録に必要な書類が揃っていないと判定すると、前記個人番号の登録に必要な第３の書類の候補を前記ユーザに提示する第２提示手段を更に有し、
   前記第１判定手段は更に、前記第２提示手段による提示に基づいて前記ユーザが選択した前記第３の書類により、前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったかどうかを判定し、
   前記第１送信手段は、前記第１判定手段が前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったと判定すると、前記第１乃至前記第３の書類を前記読取手段により読み取った画像データと、前記第１乃至前記第３の書類のいずれかから抽出した前記ユーザの個人番号を前記サーバに送信することを特徴とする請求項１に記載の個人番号管理システム。
3. 前記画像処理装置は、更に、
   前記抽出した前記ユーザの個人番号と前記画像データとを表示して、前記個人番号が正しく抽出されているかどうかを前記ユーザに確認するための確認画面を表示する第１表示制御手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の個人番号管理システム。
4. 前記ユーザは、前記画像処理装置を操作して前記サーバにログインすると、
   前記サーバは、前記ユーザのログインに応答して、前記ユーザが選択できる機能の一覧を表示する画面情報を前記画像処理装置に送信し、前記ユーザは前記画面情報に基づいて表示される機能の一覧から前記個人番号の登録を選択することにより、前記個人番号の登録のための処理が開始されることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の個人番号管理システム。
5. 前記選択手段は、前記サーバから前記個人番号の登録に必要な書類の一覧を受信して表示することにより、前記読取手段により読み取る書類をユーザに選択させることを特徴とする請求項１に記載の個人番号管理システム。
6. 前記第１提示手段は、前記読取手段により読み取った書類を前記サーバに通知し、前記サーバから前記読み取った書類を含まない、必要な残りの書類の一覧を受信して前記個人番号の登録に必要な前記第２の書類の候補として提示することを特徴とする請求項５に記載の個人番号管理システム。
7. 前記サーバは、前記個人番号の登録を示す情報と、前記画像処理装置で読み取った書類とに基づいて、当該個人番号の登録に必要な残りの書類の一覧を前記画像処理装置に送信することを特徴とする請求項６に記載の個人番号管理システム。
8. 前記サーバは、前記個人番号の登録に必要な書類の組み合わせを記憶する記憶手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の個人番号管理システム。
9. 前記サーバは、前記ユーザが属する企業或いは団体から当該ユーザの個人番号の登録要求を受け付けると、当該ユーザに対して前記画像処理装置を使用した前記個人番号の登録を行うようにメールで通知することを特徴とする請求項１に記載の個人番号管理システム。
10. 前記画像処理装置は、
    前記第１及び第２書類に含まれるユーザの個人情報が共通しているかどうかを判定する第２判定手段と、
    前記第２判定手段が前記個人情報が共通していないと判定すると、読み取る書類をユーザに選択させて、当該選択した書類を前記読取手段により読み取らせるように指示するための画面を表示する第２表示制御手段と、を更に有することを特徴とする請求項１に記載の個人番号管理システム。
11. 前記登録手段による登録を承認するための情報処理装置を更に有し、
    前記情報処理装置は、
    承認者による前記サーバへのログインを受け付ける第１受付手段と、
    前記ログインに応答して、前記サーバから前記承認者による承認が必要なユーザの一覧を受信して表示する表示手段と、
    前記ユーザの一覧から選択されたユーザの個人番号及び前記画像データを前記サーバから取得して表示し、前記承認者による承認結果を前記サーバに送信する第２送信手段と、を有し、
    前記サーバは、
    前記承認結果に基づいて、前記登録手段に登録された内容を仮登録から本登録に変更することを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１項に記載の個人番号管理システム。
12. 前記サーバは、前記ユーザに対応する前記承認者にメールで承認を依頼することにより、当該承認者が前記情報処理装置から前記サーバにログインすることを特徴とする請求項１１に記載の個人番号管理システム。
13. 少なくとも、ユーザにより操作される画像処理装置とサーバとを有する個人番号管理システムを制御する制御方法であって、
    前記画像処理装置は、
    読取手段が、書類を読み取る読取工程と、
    選択手段が、個人番号の登録に際して、前記読取工程で読み取る書類をユーザに選択させる選択工程と、
    第１提示手段が、前記選択工程で選択された第１の書類を前記読取工程で読み取った後、前記個人番号の登録に必要な第２の書類の候補を前記ユーザに提示する第１提示工程と、
    第１判定手段が、前記第１提示工程による提示に基づいて前記ユーザが選択した前記第２の書類により、前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったかどうかを判定する第１判定工程と、
    第１送信手段が、前記第１判定工程が前記個人番号の登録に必要な書類が揃ったと判定すると、前記第１及び第２の書類を前記読取工程で読み取った画像データと、前記第１或いは第２の書類の画像データから抽出した前記ユーザの個人番号を前記サーバに送信する第１送信工程と、を有し
    前記サーバは、
    登録手段が、前記第１送信工程で送信された前記画像データと前記ユーザの個人番号を、当該ユーザの識別情報に対応つけて登録する登録工程を有することを特徴とする個人番号管理システムの制御方法。
14. コンピュータを、請求項１乃至１２のいずれか１項に記載の個人番号管理システムの各手段として機能させるためのプログラム。

Images