JP5361471B2 - 情報処理装置、その制御方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、読み取ったドキュメントを登録する情報処理装置、その制御方法及びプログラムに関するものである。

近年、プリンタ、複写機、ファクシミリ等の複数の機能を有する画像処理装置としての複合機が発展している。さらに、このような複合機には、ネットワーク上のワークフローサーバと連携して、業務のワークフローを実行する機能が設けられている。

特許文献１には、複合機からスキャンしたデータをワークフローサーバのワークフローと関連付ける技術が提案されている。これにより、複合機上の操作パネルから実行したいワークフローを選択してスキャン処理を実行させることができる。

また、特許文献２には、予め登録したテンプレートデータとスキャンしたデータとを照合し、適合した場合にテンプレートに定義された後段の処理を実行する技術が提案されている。これにより、スキャンしたデータを効率よく後段の処理と関連付けることができる。

特開２００４―２９５６９５号公報 特開２００１―２１７９８０号公報

しかしながら、上記従来技術には以下に記載する問題がある。例えば、従来技術では、ユーザが複合機上の操作パネルを介してスキャンするドキュメントとワークフローを１対１で関連付けながら処理をする必要がある。したがって、複数種類のドキュメントを一度にワークフローに関連付けてスキャンすることができないため生産性が低下してしまう。また、同じドキュメント種類が複数ある場合は、それぞれを区別する必要があるため、類似オペレーションを繰り返す必要があり、ユーザの操作が煩雑となる。

また、特許文献２に記載の技術では、スキャンしたデータを後段の処理と関連付ける際に、後段処理の処理状況等を一切考慮していない。そのため後段の処理がワークフローへのデータ関連付けだった場合には、本来は所定のステータス状態の場合にのみ関連付けが可能なデータをイレギュラーなステータス状態時に関連付けてしまう可能性がある。したがって、ワークフローに関連付けられたデータの信頼性が低下してしまう。

本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、生産性や信頼性を低下させることなく、ワークフローを実行する際のユーザの操作性を向上する画像処理システム、及びその制御方法を提供することを目的とする。

本発明は、例えば、情報処理装置として実現できる。情報処理装置は、実行すべき複数の処理の処理手順が定義されたワークフローを記憶するとともに、前記ワークフローの処理状況を前記ワークフローに関連づけて記憶する記憶装置と、ドキュメントを読み取って電子データを出力する画像処理装置と通信することが可能な情報処理装置であって、前記画像処理装置で読み取られたドキュメントの電子データを受け取る受取手段と、前記受取手段により受け取られた電子データの特徴情報を特定する特定手段と、前記特定手段によって特定された特徴情報に基づいて決定される、前記記憶装置に記憶されているワークフローの処理状況を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された処理状況に基づいて、前記読取手段により出力された電子データを前記ワークフローに従って処理するか否かを判定する判定手段とを備えることを特徴とする。

本発明は、例えば、情報処理装置の制御方法として実現できる。制御方法は、実行すべき複数の処理の処理手順が定義されたワークフローを記憶するとともに、前記ワークフローの処理状況を前記ワークフローに関連づけて記憶する記憶装置と、ドキュメントを読み取って電子データを出力する画像処理装置と通信することが可能な情報処理装置の制御方法であって、受取手段が、前記画像処理装置で読み取られたドキュメントの電子データを受け取る受取ステップと、特定手段が、前記受取ステップにおいて受け取られた電子データの特徴情報を特定する特定ステップと、取得手段が、前記特定ステップにおいて特定された特徴情報に基づいて決定される、前記記憶装置に記憶されているワークフローの処理状況を取得する取得ステップと、判定手段が、前記取得ステップにおいて取得された処理状況に基づいて、前記読取ステップにより出力された電子データを前記ワークフローに従って処理するか否かを判定する判定ステップとを含むことを特徴とする。

本発明は、例えば、生産性や信頼性を低下させることなく、ワークフローを実行する際のユーザの操作性を向上する情報処理装置、及びその制御方法を提供できる。

本実施形態に係る画像処理システムの構成例を示す図である。 本実施形態に係る情報処理装置であるテンプレートサーバ２００のハードウェア構成を示すブロック図である。 本実施形態に係る処理を実行するためのプログラムをＲＡＭ２０３にロードした状態を示す図である。 本実施形態に係るメディア２０５に格納されたデータ４１６を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００の構成例を示すブロック図である。 本実施形態に係る制御手順の概要を示すフローチャートである。 本実施形態に係るマッチング処理の詳細手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係るマッチング処理のエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係るステータスチェックの処理手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係るステータスチェックのエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係るドキュメントの登録処理における処理手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係るドキュメント登録処理のエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１３００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１４００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１５００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１６００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１７００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１８００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１９００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面２０００を示す図である。 本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面２１００を示す図である。

以下に本発明の一実施形態を示す。以下で説明される個別の実施形態は、本発明の上位概念、中位概念及び下位概念など種々の概念を理解するために役立つであろう。また、本発明の技術的範囲は、特許請求の範囲によって確定されるのであって、以下の個別の実施形態によって限定されるわけではない。

＜システム構成＞
以下では、図１乃至図２１を参照して本発明の実施形態について説明する。図１は、本実施形態に係る画像処理システムの構成例を示す図である。

画像処理システム１０は、画像処理装置である複合機１００と、情報処理装置であるテンプレートサーバ２００、ワークフローサーバ３００及びドキュメントサーバ４００とを備える。複合機１００は、スキャン機能、印刷処理機能、各種通信機能等の複数の機能を有し、画像処理システム１０内の各サーバと通信を行い各種サービスをユーザに提供する。また、複合機１００は、各種サービスをユーザが操作するための操作パネル備える。

テンプレートサーバ２００は、本発明の特徴となる機能を提供する。具体的には、テンプレートサーバ２００は、各種電子化されたドキュメントの雛型データに対してＯＣＲ処理を実施する。これにより、テンプレートサーバ２００は、罫線情報等の静的な情報を認識し、そのデータをドキュメントの特徴を示すテンプレートとして保存する。テンプレートとして保存する場合には、そのテンプレートを使用するワークフローなどの情報を属性情報として同時に保存する。ここで、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）処理とは、文字データや図形データなど光学的に読み取り、前もって記憶されたパターンデータと照合し文字や図形を認識し特定する処理を示す。

ワークフローサーバ３００は、各種業務フローの複数の処理及び処理手順が定義されたワークフローを保持し、実行中のワークフローの処理状況（ステータス）を管理する。また、ワークフローサーバ３００は、テンプレートサーバ２００からの問い合わせや要求に応じて現在実行中のワークフローの新規起票処理やステータスの取得等を行い、テンプレートサーバ２００に応答する機能を有する。例えば、ワークフローサーバ３００は、ビジネス上の手続きを自動化するために、申請書や伝票等の処理対象に対する起票、承認、決済といった作業工程に対応する処理及びそれらの処理手順を定義したワークフローを管理している。なお、１つの業務フローが１つのワークフローに対応している。そして１つのワークフローは複数のプロセス（作業工程）で構成されている。さらに、プロセス毎にプロセスを完了するために紐付け（関連付け）すべきドキュメントが定義され、それらのドキュメントを正しく紐付けることでプロセスが完了し最終的には１つのワークフローが完了する。またワークフローの各プロセスの完了状態は、属性情報である“ステータス（処理状況）”という形で保持され、外部システムから取得することができる。

ドキュメントサーバ４００は、テンプレートサーバ２００からデータを受け取り、受け取ったデータを記憶装置に圧縮等を行いながら保存する。また、ドキュメントサーバ４００は、属性情報等に基づいて検索や削除等の管理も行う。

＜テンプレートサーバ２００の構成＞
図２は、本実施形態に係る情報処理装置であるテンプレートサーバ２００のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、ワークフローサーバ３００及びドキュメントサーバ４００も基本的な構成は、以下で説明するテンプレートサーバ２００の構成と同様である。

ＣＰＵ２０１は、ＨＤ（ハードディスク）２０６に格納されているアプリケーションプログラム、プリンタドライバプログラム、ＯＳやネットワークプリンタ制御プログラム等を実行する。また、ＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０３に対してプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する。ＲＯＭ２０２には、基本Ｉ／Ｏプログラム等のプログラム、文書処理の際に使用するフォントデータ、テンプレート用データ等の各種データを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。２０４は外部記憶ドライブであり、メディア２０５に記憶されたプログラム等を本コンピュータシステムにロードすることができる。

２０５はメディアであり、本実施形態で説明する処理を実行するプログラム及び関連データが格納されている。その記憶されている内容については図３を用いて後述する。また、これらのプログラム及び関連データは、上述したように、ＨＤ２０６やＲＯＭ２０２等に予め格納されてもよい。２０６はＨＤであり、アプリケーションプログラム、プリンタドライバプログラム、ＯＳ、制御プログラム、関連プログラム等が格納されている。２０７はキーボードであり、ユーザがテンプレートサーバ２００に対して、デバイスの制御コマンドの命令等を入力する入力装置である。２０８はディスプレイであり、キーボード２０７から入力したコマンドや、プリンタの状態等を表示したりする表示装置ある。２１０はシステムバスであり、テンプレートサーバ２００内のデータの流れを司るものである。２０９はネットワークインタフェイス（以下、Ｉ／Ｆと称する。）であり、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）又は、インターネットに接続するための通信インタフェイスである。

＜メモリマップ＞
次に、図３を参照して、図２に示すＲＯＭ２０２、ＨＤ２０６又はメディア２０５に格納されている本実施形態の処理を実行するためのプログラムの一例について説明する。図３は、本実施形態に係る処理を実行するためのプログラムをＲＡＭ２０３にロードした状態を示す図である。なお、以下では、本実施形態に係る処理を実行するためのプログラムをメディア２０５からＲＡＭ２０３にロードする例について説明する。

ここでは、メディア２０５からプログラム及び関連データを直接ＲＡＭ２０３にロードして実行させる例を示すが、一度ＨＤ２０６に取り込んだ後にＲＡＭ２０３にロードしてもよい。また、メディア２０５は、ＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ、ＩＣメモリーカード等のいずれであってもよい。

ＲＡＭ２０３にロードされた状態のメモリマップ３１０には、基本Ｉ／Ｏプログラム３１１、ＯＳ３１２、制御プログラム３１３、関連データ３１４、ワークエリア３１５が含まれる。基本Ｉ／Ｏプログラム３１１は、テンプレートサーバ２００の電源が投入されると、ＨＤ２０６からＯＳ３１２がＲＡＭ２０３に読み込まれ、ＯＳ３１２の動作を開始させるＩＰＬ（イニシャルプログラムローティング）機能等を有する。ワークエリア３１５には、ＣＰＵ２０１が制御プログラム３１３を実行する際のワーク領域である。

＜データ構成＞
次に、図４を参照して、メディア２０５に格納されているデータ構成について説明する。図４は、本実施形態に係るメディア２０５に格納されたデータ４１６を示す図である。

データ４１６は、ボリューム情報４１７、ディレクトリ情報４１８、プログラム４１９、及び関連データ４２０を含む。ボリューム情報４１７は、データ４１６のサイズを示す。プログラム４１９は、本実施形態で説明する処理を実行するためのプログラムである。関連データ４２０は、プログラム４１９の関連データである。プログラム４１９は、図６乃至図１２を用いて説明するフローチャートに基づき、コード化されている。

＜画像処理装置の構成＞
次に、図５を参照して、複合機１００の構成について説明する。図５は、本実施形態に係る複合機１００の構成例を示すブロック図である。

複合機１００は、印刷装置１１００、印刷部１００７、操作部１００８、表示部１００９、及び外部メモリ１０１０を備える。また、印刷装置１１００は、ＣＰＵ１０００、ＲＡＭ１００１、ＲＯＭ１００２、時計装置１００３、ネットワークＩ／Ｆ１００４、印刷部Ｉ／Ｆ１００５、外部メモリＩ／Ｆ１００６を備える。ＲＯＭ１００２には、フォントＲＯＭ、プログラムＲＯＭ、及びデータＲＯＭが含まれる。

ＣＰＵ１０００は、ＲＯＭ１００２のプログラムＲＯＭに記憶された制御プログラム又は外部メモリ１０１０に記憶された制御プログラムに基づいて処理を実行する。これにより、ＣＰＵ１０００は、システムバス１０１１に接続された印刷部Ｉ／Ｆ１００４を介して、印刷部（プリンタエンジン）１００７に画像信号を出力する。印刷部１００７は、画像信号に従って記録材等に画像を形成する。また、印刷部１００７には、読取手段として機能するスキャナが設けられており、ドキュメントから読み取った電子データを印刷部Ｉ／Ｆ１００５に出力する。

ＲＯＭ１００２のプログラムＲＯＭには、ＣＰＵ１０００の制御プログラム等が記憶される。また、ＲＯＭ１００２のフォントＲＯＭには、画像信号を生成する際に使用するフォントデータ等が記憶される。さらに、ＲＯＭ１００２のデータＲＯＭには、ハードディスク等の外部メモリ１０１０が設けられていない印刷装置の場合には、ワークフローサーバ３００上で利用される情報等が記憶される。

ＣＰＵ１０００は、ネットワークＩ／Ｆ１００４を介してネットワークと接続され、ワークフローサーバ３００との通信処理が可能となっており、印刷装置１１００内の情報等をワークフローサーバ３００に通知する。ＲＡＭ１００１は、ＣＰＵ１０００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。また、ＲＡＭ１００１は、図示しない増設ポートに接続されるオプションＲＡＭによりメモリ容量を拡張することができる。なお、ＲＡＭ１００１は、出力情報展開領域、環境データ格納領域、ＮＶＲＡＭ等に用いられる。

表示部１００９は、印刷サービス利用者に対して様々な情報を伝える。ハードディスク（ＨＤ）、ＩＣカード等の外部メモリ１０１０は、外部メモリＩ／Ｆ１００６によりアクセスを制御される。外部メモリ１０１０は、オプションとして接続され、フォントデータ、エミュレーションプログラム、フォームデータ等を記憶する。また、操作部１００８は、操作のためのスイッチ及びＬＥＤ表示器等を備える操作パネルである。

また、複合機１００は、内蔵フォントに加えてオプションフォントカード、言語系の異なる印刷装置制御言語を解釈するプログラムを格納した複数の外部メモリ１０１０を接続できるように構成してもよい。さらに、複合機１００は、ＮＶＲＡＭを備え、操作パネル１００８からの印刷装置モード設定情報を記憶するようにしてもよい。また、時計装置１００３は、証明書が有効期限切れか否かを調べるときに使用する。複合機１００は、時計装置１００３の代わりに、ＲＯＭ１００２に同一の時計機能を備えさせるか、又は、印刷装置１１００の外部に同一の機能を備えてもよい。

＜制御手順＞
以下では図６乃至図１２を参照して、本実施形態に係る複合機１００を用いて画像処理を実行する際の制御手順について説明する。図６は、本実施形態に係る制御手順の概要を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ６０１において、複合機１００は、ユーザのログイン処理を行う。続いて、ステップＳ６０２において、複合機１００は、当該ユーザのログインが成功したか否かを判定する。ここで、ログインが成功した場合はステップＳ６０４に進み、失敗した場合はステップＳ６０３に進む。ステップＳ６０３において、複合機１００は、エラー処理を実行し、処理を終了する。エラー処理ではユーザに対して再ログインなどの処理を促す。

一方、ステップＳ６０４において、複合機１００は、原稿を読み取るためのスキャン処理を実行する。ここまでのステップＳ６０１乃至Ｓ６０４の処理は複合機１００の処理となる。なお、以降の処理はテンプレートサーバ２００において実行される。続いて、ステップＳ６０５からの処理は、テンプレートサーバ２００の処理に移行する。したがって、ステップＳ６０４において、複合機１００は、原稿から読み取ったデータをテンプレートサーバ２００に送信する。

ステップＳ６０５において、テンプレートサーバ２００は、複合機１００から送信されたデータを受け取り、マッチング処理を実行する。マッチング処理では、原稿から読み取られたデータに対してＯＣＲ処理を実行した結果と、テンプレートサーバに予め登録されているテンプレートとのマッチングを自動的に実行する。続いて、ステップＳ６０６において、テンプレートサーバ２００は、マッチング処理が成功したか否かを判定する。ここで、マッチング処理が成功した場合はステップＳ６０８に進み、失敗した場合はステップＳ６０９に進む。ステップＳ６０９において、テンプレートサーバ２００は、マッチングエラー処理を実行した後に、処理を継続するか否かを判断し、継続する場合はステップＳ６０８に進み、終了する場合は処理を終了させる。

ステップＳ６０８において、テンプレートサーバ２００は、ワークフローのステータスチェック処理を実行する。ここでは、ワークフローサーバ３００から取得したワークフローのステータスとスキャンしたデータを登録するワークフローのステータスが解析される。ステップＳ６０９において、テンプレートサーバ２００は、ステップＳ６０８に基づき、２つのワークフローのステータスが一致するか否かを判定する。一致する場合はステップＳ６１１に進み、一致しない場合はステップＳ６１０に進む。

ステップＳ６１０において、テンプレートサーバ２００は、エラー処理を実行した後に処理を継続するか否かを判定し、継続する場合はステップＳ６０８に処理を戻し、終了する場合は処理を終了させる。

ステップＳ６１１において、テンプレートサーバ２００は、ドキュメントの登録処理を実行する。ドキュメント登録処理では、スキャンしたデータを最終的にドキュメントサーバ４００に登録する処理が実行される。続いて、ステップＳ６１２において、テンプレートサーバ２００は、ドキュメントサーバ４００への登録処理が成功したか否かを判定する。ここで、成功した場合は処理を終了し、失敗した場合はステップＳ６１３に進む。ステップＳ６１３において、テンプレートサーバ２００は、エラー処理を実行した後に処理を継続するか否かを判定し、継続する場合はステップＳ６１１に処理を戻し、終了する場合は処理を終了させる。

＜マッチング処理＞
次に、図７を参照して、図６のステップＳ６０５におけるマッチング処理の詳細について説明する。図７は、本実施形態に係るマッチング処理の詳細手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。

まず、ステップＳ７０１において、テンプレートサーバ２００は、複合機１００から受信したスキャンデータに対してＯＣＲ処理を実行する。これにより、テンプレートサーバ２００は、受信したスキャンデータの特徴を示す罫線情報等を特定し、スキャンデータの特徴情報を生成する。その後、ステップＳ７０５において、当該特徴情報とテンプレートサーバ２００に予め登録されているテンプレートとを比較する。

この比較処理は、ステップＳ７０４及びＳ７０６において登録されているテンプレートの数だけ繰り返される。その後、ループを抜けると、ステップＳ７０３及びＳ７０７において登録されているプロセスの数だけ繰り返される。さらに、ループを抜けると、ステップＳ７０２及びＳ７０８において登録されているワークフローの数だけ繰り返される。このように、最終的にはテンプレートサーバ２００に登録されている全てのテンプレートとのマッチング処理を実行する。

次に、ステップＳ７０９において、テンプレートサーバ２００は、各マッチング処理の結果に基づき、完全に一致する組み合わせが存在するか否かを判定する。ここで、テンプレートサーバ２００は、マッチング処理が成功した場合は処理を終了し、失敗した場合はステップＳ７１０に進み、エラー処理を実行して処理を終了する。

＜エラー制御＞
次に、図８を参照して、図６のステップＳ６０７に示すマッチング処理のエラー制御について説明する。図８は、本実施形態に係るマッチング処理のエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。

まず、ステップＳ８０１において、テンプレートサーバ２００は、マッチング処理の比較結果を判定する。ここでの判定は、マッチング処理でエラーとなった場合の状況を判定している。ここで、マッチング処理のエラーとは、複数のテンプレートの中に、特徴情報と完全に一致するテンプレートが存在しない場合を示す。なお、マッチ処理でエラーとなる場合には、マッチング処理の結果、特徴情報と予め定められた値以上の一致度を有するテンプレートが複数ある場合と、特徴情報と予め定められた値以上の一致度を有するテンプレートが存在しなかった場合との２通りある。本実施形態では、上記特徴情報と予め定められた値以上の一致度を有する１以上のテンプレートを、マッチング処理が成功したとみなす候補として列挙し、ユーザに選択させる。ステップＳ８０１では、候補が複数存在する場合はステップＳ８０２に進み、候補が存在しない場合はステップＳ８０６に進む。

複数の候補が存在した場合、ステップＳ８０２において、テンプレートサーバ２００は、複数の候補が存在することを複合機１００に通知し、複合機１００の表示装置上に表示させる。ここで表示された複数の候補はユーザによって選択可能に表示される。続いて、ステップＳ８０３において、テンプレートサーバ２００は、ユーザ入力による選択情報を複合機１００から取得する。その後、ステップＳ８０４において、テンプレートサーバ２００は、取得した選択情報に基づき、表示された複数の候補の中から何れかの候補をユーザが選択したか否かを判定する。ここで、選択された場合は正常終了し、選択されなかった場合はステップＳ８１０に進む。ここで、正常終了とは、選択された候補をマッチングが成功したテンプレートとみなし、図６のステップＳ６０８の処理に進み、テンプレートサーバ２００の処理を継続することを示す。

一方、ステップＳ８０１で一致無しと判定された場合、ステップＳ８０５において、テンプレートサーバ２００は、スキャンしたデータをテンプレートとして登録するか否かを確認する表示を複合機１００の表示装置に表示させる。その後、ステップＳ８０６で複合機１００からユーザ入力を受け付けた旨の通知を受信すると、ステップＳ８０７において、テンプレートサーバ２００は、テンプレートの新規登録を行うか否かを判定する。新規登録を行う場合はステップＳ８０８に進み、新規登録を行わない場合はステップＳ８１０に進む。

ステップＳ８０８において、テンプレートサーバ２００は、管理者に対して新規登録をしてもよいか否かを問い合わせる通知を行う。ここでの通知は、例えば、画像処理システム１０に設けられた管理者サーバ等に通知する。その後、ステップＳ８０９において、テンプレートサーバ２００は、管理者からの応答を受信し、新規登録が許可されたか否かを判定する。許可された場合は当該テンプレートを新規登録し、正常終了する。一方、新規登録が許可されなかった場合は、ステップＳ８１０に進む。

ステップＳ８１０において、テンプレートサーバ２００は、エラー終了を選択して処理を終了する。ここでは、例えば、エラー終了を示すフラグを設定して処理を終了する。その後、図６のステップＳ６０７において当該フラグが参照されて、その後の処理を継続するか否かが判断される。

＜ステータスチェック＞
次に、図９を参照して、図６のステップＳ６０８に示すステータスチェックについて説明する。図９は、本実施形態に係るステータスチェックの処理手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。

まず、ステップＳ９０１において、テンプレートサーバ２００は、特徴情報と一致したテンプレートファイルが登録されたワークフローの最新のステータスをワークフローサーバ３００から取得する。続いて、ステップＳ９０２において、テンプレートサーバ２００は、登録しようとするデータが適切なワークフローのステータス（プロセス）に一致しているか否かを確認する。つまり、登録しようとするデータが現在のプロセスに対応するステータスにおいて登録されるべきデータであるかの正当性が確認される。なお、ワークフローは、複数のプロセスを保持している。したがって、１つ１つのプロセスが処理されるごとに、ステータスが遷移することとなる。次に、ステップＳ９０３において、テンプレートサーバ２００は、ステップＳ９０２の確認結果に基づき、ステータスが一致しているか否かを判定する。一致している場合は処理を終了し、一致していない場合はステップＳ９０４に進みエラー処理を実行して処理を終了する。

＜エラー制御＞
次に、図１０を参照して、図６のステップＳ６１０におけるステータスチェックのエラー制御について説明する。図１０は、本実施形態に係るステータスチェックのエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。また、以下で説明する処理は、複合機１００で行われてもよい。

まず、ステップＳ１００１において、テンプレートサーバ２００は、ステータスエラーを複合機１００に通知し、複合機１００の表示装置上にステータス不一致のエラーを表示させる。さらに、ステップＳ１００２において、テンプレートサーバ２００は、複合機１００の表示装置にスキャンすべきドキュメントデータを表示させる。

ステップＳ１００３において、テンプレートサーバ２００は、ユーザ入力を受け付けた旨を複合機１００から受信する。ここでの通知にはユーザが再びスキャンを実行するか否かの選択情報が含まれる。続いて、ステップＳ１００４において、テンプレートサーバ２００は、ユーザの選択を判定する。ここで再びスキャン処理を実行することをユーザが選択した場合は、ステップＳ１００５に進み、複合機１００に対してスキャン処理の実行を指示する。一方、ユーザが再びスキャン処理を実行することを選択しなかった場合は、処理を終了する。

＜登録処理＞
次に、図１１を参照して、図６のステップＳ６１１におけるドキュメントの登録処理について説明する。図１１は、本実施形態に係るドキュメントの登録処理における処理手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。

まず、ステップＳ１１０１において、テンプレートサーバ２００は、ドキュメントサーバ４００への接続処理を実行する。その後、ステップＳ１１０２において、テンプレートサーバ２００は、接続処理が成功した否かを判定する。成功した場合は、ステップＳ１１０４に進み、失敗した場合はステップＳ１１０３に進み、エラー処理を実行して処理を終了する。ステップＳ１１０４において、テンプレートサーバ２００は、ドキュメントの登録処理を実行する。

＜エラー制御＞
次に、図１２を参照して、図６のステップＳ６１３におけるドキュメント登録処理のエラー制御について説明する。図１２は、本実施形態に係るドキュメント登録処理のエラー制御における処理手順を示すフローチャートである。なお、以下で説明する処理は、テンプレートサーバ２００によって実行される。

まず、ステップＳ１２０１において、テンプレートサーバ２００は、ドキュメントサーバ登録時にエラーが発生すると、スキャンしたデータを保持する。その後、テンプレートサーバ２００は、ステップＳ１２０２以降の処理とステップＳ１２０４以降の処理を並行して実施する。

ステップＳ１２０２において、テンプレートサーバ２００は、後工程の処理を実行するために仮登録処理を実行する。続いて、ステップＳ１２０３において、テンプレートサーバ２００は、複合機１００の表示装置へ仮登録処理を完了したことを表示させる。

一方、ステップＳ１２０４乃至Ｓ１２０６において、テンプレートサーバ２００は、接続処理のリトライ処理を実行する。リトライ処理は、予め定められた回数に達するか、又は接続が成功するまで行われる。続いて、ステップＳ１２０７において、テンプレートサーバ２００は、接続が成功したか否かを判定する。失敗した場合はステップＳ１２０９に進み、テンプレートサーバ２００は、複合機１００の表示装置にドキュメント登録処理が失敗したことを表示させる。一方、成功した場合は、ステップＳ１２０８に進み、テンプレートサーバ２００は、ドキュメント登録処理を実行する。

＜画面例＞
次に、図１３乃至図２１を参照して、複合機１００の表示装置に表示される画面例について説明する。図１３は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１３００を示す図である。例えば、表示画面１３００は、図６のステップＳ６０４においてスキャン処理を実行する際に、ユーザがスキャン処理に関する設定を行うために複合機１００に表示される。

表示画面１３００は、スキャン処理関連のメニューを表示している。ユーザは表示された各種メニューから実行したい処理を選択する。この画面ではスキャン処理関連の処理メニューを表示する。例えば、ユーザによりボタン１３０１が選択されると、本実施形態で説明したスキャンしたドキュメントの登録処理が行われる。また、ボタン１３０２は、１画面で表示しきれない場合のページ送りとページ戻りのボタンである。

図１４は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１４００を示す図である。表示画面１４００は、表示画面１３００のボタン１３０１がユーザにより選択された場合に表示される画面である。例えば、表示画面１４００は、図６のステップＳ６０４においてスキャン処理を開始するために表示される。

表示１４０１には、次の処理を実行する操作のためのメッセージが表示される。ボタン１４０２は、スキャンするドキュメントをテンプレートとしてテンプレートサーバ２００へ登録する際に選択するボタンである。ボタン１４０３は、表示画面１４００の表示を終了して、表示画面１３００に戻るためボタンである。ボタン１４０４は、スキャンを開始し、後段の各種処理を実行するためのボタンである。

図１５は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１５００を示す図である。表示画面１５００は、表示画面１４００のボタン１４０２が選択された場合に表示される。例えば、表示画面１５００は、図６のステップＳ６０４においてスキャン処理を実行する際に、ユーザがドキュメントの登録処理を選択した場合に各種設定を行う入力画面として表示される。

表示画面１５００では、スキャンしたドキュメントをテンプレートとしてテンプレートサーバ２００に登録する際の各種設定が行われる。領域１５０１には、スキャンしたデータを紐付けるワークフロー名が入力される。領域１５０２には、領域１５０１に入力されたワークフローのどのプロセスに紐付けるかを示すプロセス名が入力される。領域１５０３には、スキャンしたドキュメントをテンプレートとしてテンプレートサーバ２００に登録する際のテンプレート名が入力される。選択ボタン１５０４は、テンプレートとして登録する際の両面設定を選択するボタンである。正面設定ありが選択されると、テンプレートサーバ２００は、両面をテンプレートとして登録する。一方、両面設定なしが選択されると、テンプレートサーバ２００は、片面をテンプレートとして登録する。ボタン１５０５は、キャンセルボタンであり、選択されると表示画面１４００に戻る。ボタン１５０６は、テンプレートの登録を開始するボタンであり、選択されるとスキャンが実行されＯＣＲ処理が実行される。

図１６は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１６００を示す図である。表示画面１６００は、表示画面１５００のボタン１５０６が選択された場合に表示される。例えば、表示画面１６００は、図６のステップＳ６０４においてスキャン処理を実行する際に、ユーザがドキュメントの登録処理に関する設定を行った場合に確認のため複合機１００に表示される。

表示画面１６００では、スキャンしたドキュメントをテンプレートサーバ２００にテンプレートとして登録する際の設定のプレビュー表示を行う。表示１６０１には、表示画面１５００で設定した各種設定項目が表示される。表示１６０２には、スキャンしたデータのプレビュー表示が行われる。ボタン１６０３は戻るボタンであり、選択すると表示画面１５００に戻る。ボタン１６０４は、キャンセルボタンであり、選択すると表示画面１４００に戻る。ボタン１６０５は登録ボタンであり、選択するとスキャンしたドキュメントをテンプレート化してテンプレートサーバ２００に保存する処理を実行する。

図１７は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１７００を示す図である。表示画面１７００は、マッチング処理において複数のテンプレートがマッチングする候補としてあがった場合のテンプレート選択画面例である。例えば、表示画面１７００は、図８のステップＳ８０２においてテンプレートの一致候補をユーザに選択させるために複合機１００に表示される。

表示１７０１には、候補のワークフロー名が表示される。表示１７０２には、当該ワークフローに含まれるプロセス名が表示される。表示１７０３には、複数のテンプレートのプレビュー表示が行われる。ボタン１７０６は、ページ送りやページ戻りを実行するためのボタンである。ボタン１７０４は、キャンセルボタンであり、選択されると処理が終了されてドキュメント登録がエラー終了される。ボタン１７０５は、選択ボタンであり、選択されるとテンプレートがユニークに決まることになり、後工程の処理が引き続き実行される。

図１８は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１８００を示す図である。表示画面１８００は、マッチング処理において一致するテンプレートが存在しなかった場合に表示される画面例である。例えば、表示画面１８００は、図８のステップＳ８０５において、ユーザにスキャンしたドキュメントを新規登録するか確認するために複合機１００に表示される。

表示１８０１には、これからのアクションを選択させるメッセージを表示する。ボタン１８０２は、Ｙｅｓボタンであり、選択するとスキャンしたドキュメントを新規のテンプレートとして登録するための処理を続行する。ボタン１８０３は、Ｎｏボタンであり、選択すると処理エラーで終了する。

図１９は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面１９００を示す図である。表示画面１９００は、ワークフローのステータスチェック時にステータスが一致しなかった場合に表示される画面例である。例えば、表示画面１９００は、図１０のステップＳ１００１においてステータスが一致しなかった場合に複合機１００に表示される。

表示１９０１は、ステータスが一致せずに不正と判断した場合に表示するメッセージである。このメッセージは登録テンプレート名を登録するように表示する。ボタン１９０２はＹｅｓボタンであり、選択すると指定された正しいテンプレートのドキュメントがスキャン対象として複合機１００のスキャナに設定されたと判断し、再度スキャン処理を実行する。ボタン１９０３は、Ｎｏボタンであり、選択すると処理エラーで終了する。

図２０は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面２０００を示す図である。表示画面２０００は、テンプレートサーバ２００からドキュメントサーバ４００にデータを登録する際にエラーが発生した場合に表示される。例えば、表示画面２０００は、図１２のステップＳ１２０３において仮登録が完了したことをユーザに通知するために複合機１００に表示される。

表示２００１には、ドキュメントの登録時にエラーが発生したが仮登録を実施したメッセージが表示される。ボタン２００２はＯＫボタンであり、選択すると表示画面１３００に戻る。

図２１は、本実施形態に係る複合機１００で表示される表示画面２１００を示す図である。表示画面２１００は、ドキュメントサーバ４００へのデータ登録時にエラーが発生し、仮登録を実施しながらリトライ等処理をやったが最終的に登録処理に失敗した場合に表示する画面例である。例えば、表示画面２１００は、図１２のステップＳ１２０９においてドキュメントの登録処理が失敗した場合に複合機１００に表示される。表示２１０２には、ドキュメント登録に失敗したメッセージが表示される。ボタン２１０２は、ＯＫボタンであり、選択すると表示画面１３００に戻る。

以上説明したように、本実施形態に係る画像処理システムは、登録対象のドキュメントから特徴情報を特定し、予め保持しているテンプレートとのマッチングを行う。さらに、本実施形態では、マッチングが成功すると、当該テンプレートに紐付けられた属性情報と、現在実行中のワークフローの処理状況との正当性を判定し、正当であればドキュメントをドキュメントサーバに登録する。これにより、本画像処理システムは、ドキュメントから読み取られた電子データと、現在実行中のワークフローの処理状況との正当性を自動的に判断してドキュメントを登録することができ、ユーザ操作を軽減するとともに、信頼性の高いドキュメント登録処理を実行することができる。

＜他の実施形態＞
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム又は装置に供給し、それらのコンピュータ（ＣＰＵやＭＰＵ等）が格納されたプログラムコードを読出し実行しても本発明の目的は達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

Claims (12)

1. 実行すべき複数の処理の処理手順が定義されたワークフローを記憶するとともに、前記ワークフローの処理状況を前記ワークフローに関連づけて記憶する記憶装置と、ドキュメントを読み取って電子データを出力する画像処理装置と通信することが可能な情報処理装置であって、
   前記画像処理装置で読み取られたドキュメントの電子データを受け取る受取手段と、
   前記受取手段により受け取られた電子データの特徴情報を特定する特定手段と、
   前記特定手段によって特定された特徴情報に基づいて決定される、前記記憶装置に記憶されているワークフローの処理状況を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された処理状況に基づいて、前記読取手段により出力された電子データを前記ワークフローに従って処理するか否かを判定する判定手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記ワークフローの処理状況は、未処理又は処理済みの何れかを示すことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記特定手段により特定された電子データの特徴情報と、前記情報処理装置で保持されているドキュメントの特徴を示す複数のテンプレートとをマッチングするマッチング手段をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. 前記マッチング手段は、
   マッチングが失敗した場合であって、前記特徴情報と予め定められた値以上の一致度を有する前記テンプレートが存在する場合に、該当する１以上のテンプレートの中からマッチングが成功したとみなす候補を選択するための選択画面を前記画像処理装置の表示部に表示させる手段と、
   前記選択画面を介して入力されたユーザによる選択情報を取得する手段とを備え、
   前記選択情報が前記候補として何れかのテンプレートが選択されたことを示す場合には、選択された前記テンプレートが前記特徴情報と一致したとみなして前記情報処理装置の処理を継続させ、前記選択情報が前記候補として何れかのテンプレートが選択されなかったことを示す場合には、エラー処理を実行し、前記情報処理装置の処理を終了させることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
5. 前記マッチング手段は、
   マッチングが失敗した場合であって、前記特徴情報と予め定められた値以上の一致度を有する前記テンプレートが存在しない場合に、前記特徴情報から生成される新たなテンプレートを登録するか否かを選択するための選択画面を前記画像処理装置の表示部に表示させる手段と、
   前記選択画面を介して入力されたユーザによる選択情報を取得する手段とを備え、
   前記選択情報が前記新たなテンプレートを登録することを示す場合には、前記新たなテンプレートが前記特徴情報と一致したとみなして前記情報処理装置の処理を継続させ、前記選択情報が前記新たなテンプレートを登録しないことを示す場合には、エラー処理を実行し、前記情報処理装置の処理を終了させることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
6. 前記マッチング手段は、
   前記選択情報が前記新たなテンプレートを登録することを示す場合に、管理者サーバに対して、前記新たなテンプレートを登録してもよいか否かを問い合わせる手段をさらに備えることを特徴とする請求項３に記載の情報処理装置。
7. マッチングに成功した前記テンプレートの属性情報が示す処理と取得した前記処理状況が示す処理とが一致しない場合に、前記処理状況が示す処理に対応する前記テンプレートを、前記画像処理装置の表示部に表示させる手段をさらに備えることを特徴とする請求項３乃至６の何れか１項に記載の情報処理装置。
8. 前記複数の処理の少なくとも１つは、前記画像処理装置で読み取られたドキュメントの電子データをドキュメントサーバへ登録する処理であることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. ドキュメントサーバへ前記電子データを登録する際に、前記ドキュメントサーバへの接続処理が失敗した場合に、予め定められた回数までリトライ処理が実行されることを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
10. 新たなテンプレートを登録する際に、前記画像処理装置の表示部に前記新たなテンプレートと関連付けるワークフロー名、プロセス名、テンプレート名、及び両面設定を入力するための入力画面を表示させる手段をさらに備えることを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。
11. 実行すべき複数の処理の処理手順が定義されたワークフローを記憶するとともに、前記ワークフローの処理状況を前記ワークフローに関連づけて記憶する記憶装置と、ドキュメントを読み取って電子データを出力する画像処理装置と通信することが可能な情報処理装置の制御方法であって、
    受取手段が、前記画像処理装置で読み取られたドキュメントの電子データを受け取る受取ステップと、
    特定手段が、前記受取ステップにおいて受け取られた電子データの特徴情報を特定する特定ステップと、
    取得手段が、前記特定ステップにおいて特定された特徴情報に基づいて決定される、前記記憶装置に記憶されているワークフローの処理状況を取得する取得ステップと、
    判定手段が、前記取得ステップにおいて取得された処理状況に基づいて、前記読取ステップにより出力された電子データを前記ワークフローに従って処理するか否かを判定する判定ステップと
    を含むことを特徴とする情報処理装置の制御方法。
12. 請求項１１に記載の情報処理装置の制御方法における各ステップを、コンピュータにより実行させるためのプログラム。

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