JP6416487B2 - 文書管理システム及び文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法に関する。

従来より、文書ファイルを管理する文書ファイル管理システムが一般的に知られている。この文書ファイル管理システムにおいて、目次（フォルダ）及び文書ファイルの各々は、ツリー構造で管理され、ユーザの指示に対応して、各文書ファイルが所定の目次の下に配置、すなわちフォルダ内に格納されている。
この文書ファイル管理システムにおいて、どの時点で目次及び文書ファイルに対し改訂がなされたのかの履歴を管理するためのフォルダ及び文書ファイルのバージョンの管理が重要である。

改訂したドキュメントとして、どの時点でフォルダ及び文書ファイルのバージョンを改訂したかを履歴として残し、そのドキュメントを管理して閲覧できる文書ファイル管理システムがある（例えば、特許文献１参照）。
この文書ファイル管理システムは、バージョンと日付との対応を、改訂される毎に履歴のドキュメントとして、目次及び文書のそれぞれについて表示する。例えば、目次や文書が改訂されると、改訂された日付とその時点のバージョンとが対応付けられて表示される。この履歴のドキュメントにより、フォルダ及び文書ファイルについて改訂されたバージョンの履歴を確認することができる。

特開平１１−１４３７５４号公報

しかしながら、特許文献１の文書管理システムは、２つの日付の各々の時点における異なるバージョン間における目次及び文書ファイルのタイトルレベルの差分を確認する際、表示された表をユーザが参照して日付を追って、日付間のバージョンの違いを探していく必要がある。このため、人間が履歴のドキュメントを目視により比較して確認するため、この履歴のドキュメントにおけるバージョンや日付の読み間違いなどが発生し易い。

また、差分として検出されたバージョンの文書ファイルの内容を見たいとき、このバージョンの文書ファイルが入ったフォルダを探し、そのフォルダにたどり着く必要がある。
そこで、検索の際のフォルダ（目次）や文書ファイルの名称の読み違いや入力間違いなどがあり、処理が煩雑となり、確認がしづらいという問題がある。

本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、２つの日付の各々の時点における異なるバージョン間における目次及び文書ファイルの各々の差分と、差分して検出された目次及び文書ファイルの内容の確認とが容易に行える文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。

この発明は上述した課題を解決するためになされたもので、本発明の文書管理システムは、目次と、当該目次の下の階層にある下層目次と、前記目次あるいは前記下層目次の下の階層にある文書ファイルとから構成される文書の履歴を管理する文書管理システムであり、少なくとも、前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を公開した公開日と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブル記憶部と、指定された２つの異なる日付の各々と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルそれぞれの前記公開日及び前記非公開日とを比較して、前記２つの異なる日付において公開あるいは非公開となった前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルを抽出し、前記目次のバージョンテーブルから前記２つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索部と、前記集計の結果から前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、当該ツリー構造において前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々が、追加、変更及び削除のいずれにより公開あるいは非公開とされたかの履歴を表示画面に対して表示するツリー構造検索部とを備えることを特徴とする。

本発明の文書管理方法は、目次と、当該目次の下の階層にある下層目次と、前記目次あるいは前記下層目次の下の階層にある文書ファイルとから構成される文書の履歴を管理する文書管理方法であり、バージョン・日付検索部が、少なくとも、前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を公開した公開日と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブルから、指定された２つの異なる日付の各々と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルそれぞれの前記公開日及び前記非公開日とを比較して、前記２つの異なる日付において公開あるいは非公開となった前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルを抽出し、前記目次のバージョンテーブルから前記２つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索過程と、ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、当該ツリー構造において前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々が、追加、変更及び削除のいずれにより公開あるいは非公開とされたかの履歴を表示画面に対して表示するツリー構造検索過程とを備えることを特徴とする。

この発明によれば、文書における目次及び文書ファイルとに対し、バージョンと改訂された日付（公開日）と、削除された日付（非公開日）が対応付けられたバージョンテーブルを用いて改訂の履歴を管理しているため、２つの異なる日付の時点における目次及び文書ファイル各々の差分に基づき、差分の目次及び文書ファイルからなるツリー構造が表示される。このため、この発明によれば、差分の目次及び文書ファイルのツリー構造から、２つの異なる日付の時点における目次あるいは文書ファイルの差分の確認（文書ファイルの内容を含め）を、ビジュアル的に容易に行える。

本発明の一実施形態によるファイル管理システムの構成例を示す概念図である。 バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。 バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている抽出テーブルの構成例を示す図である。 バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている抽出テーブルに基づいて構成された、文書における目次及び文書ファイルのツリー構造を示す図である。 本実施形態によるファイル管理システムの動作例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。図１は、本発明の一実施形態によるファイル管理システムの構成例を示す概念図である。この図１において、ファイル管理システム１は、入力部１０、作成部１１、更新部１２、バージョン・日付検索部１３、ツリー構造検索部１４、ファイル読出部１５、画像処理部１６、表示部１７、バージョンテーブル記憶部１８及びファイルデータベース１９を備えている。

図２は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルの構成例を示す図である。バージョンテーブルは、目次及び文書ファイルの各々の種別と、文書・目次識別情報（文書・目次ＩＤ（Identification））と、改訂バージョンと、文書・目次タイトルと、親目次識別情報（親目次ＩＤ）と、表示順番と、公開日と、非公開日と、ファイルアドレスとの項目を少なくとも有している。

ここで、種別は、文書・目次タイトルで示される対象が目次（フォルダ）であるか文書ファイルであるかを区別する情報である。例えば、種別が「１」の場合、この文書・目次タイトルは目次であることを示している。一方、種別が「２」の場合、この文書・目次タイトルは文書ファイルであることを示している。
文書・目次識別情報は、文書における目次及び文書ファイルの各々の文書・目次タイトルを識別する識別情報である。
改訂バージョンは、文書・目次識別情報毎の目次及び文書ファイルのバージョンを示している。
文書・目次タイトルは、文書における目次及び文書ファイルの名称を示している。本実施形態においては、ツリー構造において、目次の下の階層に目次あるいは文書ファイルが配置された構成となっていることを前提としている。

親目次識別情報は、目次（フォルダ）及び文書ファイルの各々が従属する目次の文書・目次識別情報を示す識別情報である。
表示順番は、ツリー構造における同一階層における表示の順番を示す数である。
公開日は、作成あるいは更新した文書を閲覧用のＷＥＢサイト(website) に公開する日付である。
非公開日は、ツリー構造から削除した目次及び文書ファイルを閲覧用のＷＥＢサイトにおいて非公開とする日付である。ここで、削除は、非公開とした日付以降において、ツリー構造から削除したものである。すなわち、ツリー構造から削除されても、実体は削除されずに履歴として、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブル、あるいはファイルデータベース１９には削除されずに記憶された状態となっている。
ファイルアドレスは、ファイルデータベースにおいて、文書における文書ファイルが書き込まれて記憶されているアドレスを示している。

図１に戻り、入力部１０は、マニュアルなどの文書における目次及び文書ファイルのバージョン間の差分の確認を行うため、ユーザが図示しないキーボードなどから入力する第１の日付及び第２の日付を、バージョン・日付検索部１３に対して出力する。ここで、第１の日付は、特定の日付である。第２の日付は、第１の日付から所定の期間経過した日付である。例えば、「２０１４／０１／０１」を第１の日付とすると、第２の日付は、「２０１４／０１／０１」以降の「２０１４／０２／０１」である。
また、入力部１０は、新しい目次及び文書ファイルの各々を作成、あるいはすでにあるフォルダ及び文書ファイルの各々を更新する際、ユーザが文字データなどの入力を行う。

作成部１１は、ユーザが新たな目次（フォルダ）あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たなフォルダあるいは文書ファイルの各々の登録を行う。
更新部１２は、ユーザがすでにある目次あるいは文書ファイルを更新すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々の新たなバージョンのレコード（表の行のデータ列）を追加する。例えば、図２において、更新部１２は、文書・目次タイトル「第１章 総論」のバージョンが「１」から「２」に変更された場合、文書・目次タイトル「１．総論」のバージョンが「２」のレコードを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに追加する。

バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている目次及び文書ファイルの履歴を示すバージョンテーブルにおいて、差分比較を指定された第１の日付及び第２の日付の各々の時点において、バージョンが最も新しく、かつ公開された日付が最も新しい目次（フォルダ）及び文書ファイルを検索する。また、バージョン・日付検索部１３は、検索された第１の日付と第２の日付との各々の目次及び文書ファイルの各々において、第１の日付における目次及び文書ファイルに対し、第２の日付における目次及び文書ファイルから追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルの抽出を行う。また、バージョン・日付検索部１３は、抽出した追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルを集計した抽出テーブルを作成する。

ツリー構造検索部１４は、抽出された抽出テーブルから、目次識別情報及び親目次識別情報の対応関係に基づき、文書のツリー構造を作成する。そして、ツリー構造検索部１４は、抽出したツリー構造を、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。
ファイル読出部１５は、表示された差分の目次及び文書ファイルのツリー構造において、ファイルが選択されると、文書におけるファイルのデータが管理されているファイルデータベースから、選択された文書ファイルのデータを読み出す。ここで、削除された文書ファイルも、実体がファイルデータベース１９に記憶された状態であるため、読み出すことが可能である。この文書ファイルを読み出す際、ファイル読出部１５は、選択されたバージョンの目次・文書タイトルに対応するファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルから読み出す。そして、ファイル読出部１５は、読み出したファイルアドレスにより、選択された文書ファイルのデータをファイルデータベース１９から読み出す。また、ファイル読出部１５は、読み出した文書ファイルのデータを、画像処理部１６を介して表示部１７の表示画面に表示する。

画像処理部１６は、各部が出力するデータを表示部１７の表示画面に表示する。
バージョンテーブル記憶部１８には、バージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されている。
ファイルデータベース１９は、追加、更新及び削除（非公開）された文書の文書ファイルが記憶されている。

図３は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている抽出テーブルの構成例を示す図である。図３の抽出テーブルにおいては、図２のバージョンテーブルと同様の構成であるが、アドレスの欄に代えて、項目の欄が新たに設けられている。すなわち、抽出テーブルには、種別、文書・目次識別情報、改訂バージョン、文書・目次タイトル、親目次識別情報、表示順番、公開日、非公開日及び項目の各々の欄が設けられている。項目の欄には、目次及び文書ファイルに対する処理の内容を表す「追加」、「変更」及び「削除」の各々が記憶されている。

ここで、追加は、第１の日付の時点における最新のバージョンに無く、第２の日付の時点における最新のバージョンに新たに存在する目次及び文書ファイルに対して付加される。変更は、第１の日付の時点における最新のバージョンに対し、第２の日付の時点における最新のバージョンがアップしている（新しい版となっている）目次及び文書ファイルに対して付加される。削除は、第１の日付の時点における最新のバージョンに存在し、第２の日付の時点における最新のバージョンに無い目次及び文書ファイルに対して付加される。以降の説明において、第１の日付を「２０１４／０１／０１」とし、第２の日付を「２０１４／０２／０１」とした場合を一例として説明する。

図３において、文書・目次タイトル「第１章 総論」は、第１の日付「２０１４／０１／０１」の時点にはなく、第２の日付「２０１４／０２／０１」が公開日となっており、バージョンが「１」のため、項目には「追加」が付加されている。文書・目次タイトル「１．総論」は、第２の日付「２０１４／０２／０１」において、「第１章 総論」から「１．総論」に変更されて公開されているため、項目には「変更」が付加されている。また、文書・目次タイトル「２．補足」は、第１の日付「２０１４／０１／０１」の時点には公開され、第２の日付「２０１４／０２／０１」に非公開日となっており、項目には「削除」が付加されている。

図４は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている抽出テーブルに基づいて構成された、文書における目次及び文書ファイルのツリー構造を示す図である。図４においては、第１の日付と第２の日付とにおける、目次及び文書ファイルのバージョンの差分を示している。例えば、文書・目次タイトル「第１章 総論」は、上述したように、第２の日付において追加された目次であるため、項目には「追加」が付与され、この項目の右横の近傍に、追加された日付を示す第２の日付「２０１４／０２／０１」が記載されている。また、文書・目次タイトル「１．総論」は、第２の日付において名称が「第１章 総論」から変更された文書ファイルであるため、項目には「変更」が付与され、この項目の右横の近傍に、変更された日付を示す第２の日付「２０１４／０２／０１」が変更された日付として記載されている。また、文書・目次タイトル「２．補足」は、第１の日付においては文書に存在していたが、第２の日付においては削除されている文書ファイルであるため、項目には「削除」が付与され、この項目の右横の近傍に、削除された日付として第２の日付「２０１４／０２／０１」が記載されている。

図１に戻り、作成部１１は、ユーザが新たな目次あるいは文書ファイルを作成すると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、新たな目次あるいは文書ファイルの各々の登録を行う。すなわち、作成部１１は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに新たに作成した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、新たに付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、作成部１１は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・目次タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、追加した日として公開日、非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース１９におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。

更新部１２は、ユーザによってすでにある目次あるいは文書ファイルが更新されると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、更新した目次あるいは文書ファイルの各々のバージョンの変更を行う。すなわち、更新部１２は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに更新した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、更新した際に付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、更新部１２は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・目次タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、変更した日として公開日、非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース１９におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。

また、更新部１２は、ユーザによってすでにある目次あるいは文書ファイルが文書のツリー構造から削除（非公開）されると、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに対し、削除した目次あるいは文書ファイルの各々のバージョンの変更を行う。すなわち、更新部１２は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトルに更新した目次あるいは文書ファイルのタイトル名を、更新した際に付与した文書・目次識別情報とともに書き込んで記憶させる。また、更新部１２は、目次か文書ファイルかの種別、従属する文書・文字タイトルの文書・目次識別情報を親目次識別情報、表示順番、公開日、削除した日としての非公開日、文書ファイルであれば、ファイルデータベース１９におけるファイルアドレスを、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されているバージョンテーブルに書き込んで記憶させる。

次に、図５を用いて本発明の一実施形態におけるファイル管理システムが行う用紙情報の確認処理を説明する。図５は、本実施形態によるファイル管理システムの動作例を示すフローチャートである。
ステップＳ１：
入力部１０は、第１の日付及び第２の日付の各々のデータがユーザにより入力されたか否かの判定を行う。このとき、入力部１０は、第１の日付及び第２の日付の各々のデータがユーザにより入力された場合、処理をステップＳ２へ進める。一方、入力部１０は、第１の日付及び第２の日付の各々のデータがユーザにより入力されない場合、一定時間経過後にステップＳ１を再度実行する。

ステップＳ２：
入力部１０は、入力された第１の日付及び第２の日付のデータを、バージョン・日付検索部１３に対して出力する。
そして、バージョン・日付検索部１３は、入力部１０から供給された第１の日付及び第２の日付の示す日付、例えば第１の日付として「２０１４／０１／０１」、第２の日付として「２０１４／０２／０１」が入力される。

これにより、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付のバージョンに存在せず、第２の日付のバージョンに存在する目次及び文書ファイルの各々の文書・目次識別情報を、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルから抽出する。このとき、バージョン・日付検索部１３は、公開日が第２の日付の目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を順次１個ずつ順番に選択する。そしてバージョン・日付検索部１３は、選択した第２の日付の目次あるいは文書ファイルで、第１の日付の目次及び文書ファイルに存在しない目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を抽出する。この追加された目次及び文書ファイルの抽出処理は、種別毎、すなわち目次及び文書ファイルの各々の種別単位で行う。
例えば、図２のバージョンテーブルにおいて、第１の日付「２０１４／０２／０１」の時点に存在する目次「第１章 総論」（文書・目次識別情報「３」）は、第２の日付「２０１４／０１／０１」の時点に存在していない。したがって、目次「第１章 総論」は、第１の日付「２０１４／０２／０１」の時点で追加されたと判定される。

ステップＳ３：
そして、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までには公開されておらず、第２の日付「２０１４／０２／０１」までに公開された目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報が抽出されたか否かの判定を行う。このとき、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されておらず、第２の日付「２０１４／０２／０１」までに公開された目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップＳ４へ進める。一方、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されておらず、第２の日付「２０１４／０２／０１」までに公開された目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップＳ５へ進める。

ステップＳ４：
次に、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対して複写する。また、バージョン・日付検索部１３は、追加された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「追加」を付加し、バージョンテーブル記憶部１８における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。

ステップＳ５：
次に、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されており、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」までに非公開（削除）となっている目次及び文書ファイルを、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルから抽出する。このとき、例えば、バージョン・日付検索部１３は、非公開日が第２の日付「２０１４／０２／０１」の目次及び文書ファイルを抽出する。そして、バージョン・日付検索部１３は、抽出した目次及び文書ファイルの公開日が第１の日付「２０１４／０１／０１」以前である目次及び文書ファイルを検索する。これにより、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」以前に公開され、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」以前に非公開となった目次及び文書ファイルを抽出する。

ステップＳ６：
そして、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」で公開されており、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」で非公開（削除）となっている目次及び文書ファイルが抽出されたか否かの判定を行う。
このとき、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されており、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」までに非公開となっている目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップＳ７へ進める。一方、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されており、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」までに非公開となっている目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップＳ８へ進める。

ステップＳ７：
次に、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対して複写する。また、バージョン・日付検索部１３は、削除された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「削除」を付加し、バージョンテーブル記憶部１８における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。

ステップＳ８：
次に、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」までに公開されたバージョンと、かつ第２の日付「２０１４／０２／０１」までに公開されたバージョンが異なっている目次及び文書ファイルを、バージョンテーブル記憶部１８のバージョンテーブルから抽出する。このとき、例えば、バージョン・日付検索部１３は、公開日が第２の日付「２０１４／０２／０１」の目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を抽出する。そして、バージョン・日付検索部１３は、抽出した目次及び文書ファイルのバージョンに対し、公開日が第１の日付「２０１４／０１／０１」以前に公開された目次及び文書ファイルからバージョンの異なる目次及び文書ファイルの文書・目次識別情報を検索する。これにより、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」と第２の日付「２０１４／０２／０１」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルを抽出する。

ステップＳ９：
そして、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」と第２の日付「２０１４／０２／０１」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが抽出されたか否かの判定を行う。
このとき、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」と第２の日付「２０１４／０２／０１」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが抽出された場合、処理をステップＳ１０へ進める。一方、バージョン・日付検索部１３は、第１の日付「２０１４／０１／０１」と第２の日付「２０１４／０２／０１」とでバージョンの異なる目次及び文書ファイルが一つも抽出されない場合、処理をステップＳ１１へ進める。

ステップＳ１０：
次に、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、抽出された目次及び文書ファイルを、順次バージョンアップテーブルから読み出す。そして、バージョン・日付検索部１３は、バージョンテーブル記憶部１８において、読み出した目次及び文書ファイルを、抽出テーブルに対してコピーして書き込む。また、バージョン・日付検索部１３は、削除された目次及び文書ファイルの抽出であるため、項目には「削除」を付加し、バージョンテーブル記憶部１８における抽出テーブルに、文書・目次識別情報に対応させて書き込んで記憶させる。

ステップＳ１１：
そして、ツリー構造検索部１４は、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルを参照して、それぞれの文書ファイル及び目次の従属関係から、文書ファイル及び目次のツリー構造を生成する。
例えば、ツリー構造検索部１４は、抽出テーブルにおいて、種別が「１」で親目次識別情報に記載されている文書・目次識別情報が検出されない場合、バージョンテーブルから親目次識別情報と一致する文書・目次識別情報を検索する。ツリー構造検索部１４は、種別が「１」の目次であり、かつ文書・目次識別情報が「３」の文書・目次タイトル「第１章総論」を抽出テーブルから読み出す。
そして、ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「第１章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する目次を、バージョンテーブルから検索する。

次に、ツリー構造検索部１４は、「第１章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトル「第１編 総則」を検出する。
そして、ツリー構造検索部１４は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトル「第１編 総則」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を検索する。ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「第１編 総則」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報として、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」を検出する。

同様に、ツリー構造検索部１４は、バージョンテーブルにおいて、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を検索する。ここで、ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルが検出できない。これにより、ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」がツリー構造の頂点であることを検出する。
この結果、ツリー構造検索部１４は、図４のツリー構造に示すように、文書・目次タイトル「ＴＯＰ」の直下の階層に文書・目次タイトル「第１編 総則」を配置しする。
そして、ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「第１編 総則」の直下の階層に文書・目次タイトル「第１章 総論」を配置する。

次に、ツリー構造検索部１４は、ツリー構造検索部１４は、抽出テーブルから、種別が「２」の文書ファイルであり、かつ文書・目次識別情報が「１」の文書・目次タイトル「１．総論」を抽出テーブルから読み出す。
そして、ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「１．総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する目次を、抽出テーブルから検索する。ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「１．総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルとして、文書・目次タイトル「第１章 総論」を検出する。ツリー構造検索部１４は、文書・目次タイトル「第１章 総論」の直下の階層に文書・目次タイトル「１．総論」を配置する。ここで、ツリー構造検索部１４は、「第１章総論」の親目次識別情報に一致する文書・目次識別情報を有する文書・目次タイトルがすでに終了しているため、再度の検索を行わない。

上述したように、ツリー構造検索部１４は、バージョンテーブル記憶部１８に記憶されている抽出テーブルから従属関係を、親目次識別情報と文書・目次識別情報とから求めて、文書における目次及び文書ファイルのツリー構造を作成する。
このとき、ツリー構造検索部１４は、追加、削除及び変更された目次及び文書ファイルが存在した場合、ツリー構造のいずれに配置された目次及び文書ファイルで有るかが明確となるように、従属先の目次を頂点の目次までを含めたツリー構造を生成する。そして、ツリー構造検索部１４は、生成した目次及び文書ファイルのツリー構造を画像処理部１６に対して出力する。

ステップＳ１２：
画像処理部１６は、ツリー構造検索部１４から目次及び文書ファイルが供給された、文書における第１の日付と第２の日付との目次及び文書ファイルにおける差分を示すツリー構造を、図４に示すように、表示部１７の表示画面に表示する。
このとき、画像処理部１６は、上記ツリー構造における目次及び文書ファイル各々の種別及び文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルから、目次及び文書ファイル各々の差分の種別を示す項目、及び項目各々に対応する日付を読み出す。ここで、項目に対応する日付として、追加及び変更の各々については公開日となり、削除については非公開日である。

そして、画像処理部１６は、ツリー構造において、追加、削除及び変更された目次及び文書ファイルの近傍に、その目次及び文書ファイルの差分が追加、削除及び変更のいずれかであるか、また追加、削除及び変更が行われた日付の情報を表示する。
例えば、画像処理部１６は、文書・目次タイトル「第１章 総論」の場合、、文書・目次タイトル「第１章 総論」の文書・目次識別情報により、項目「追加」、公開日「２０１４／０２／０１」を、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部１６は、図４に示すように、文書・目次タイトル「第１章 総論」の文字が表示された近傍の領域に、「追加（２０１４／０２／０１）」の文字を表示する。

同様に、画像処理部１６は、文書・目次タイトル「１．総論」の場合、項目「変更」、公開日「２０１４／０２／０１」を、文書・目次タイトル「１．総論」の文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部１６は、図４に示すように、文書・目次タイトル「１．総論」の文字が表示された近傍の領域に、「変更（２０１４／０２／０１）」の文字を表示する。
また、画像処理部１６は、文書・目次タイトル「２．補足」の場合、項目「削除」、非公開日「２０１４／０２／０１」を、文書・目次タイトル「２．補足」の文書・目次識別情報により、バージョンテーブル記憶部１８の抽出テーブルから読み出す。そして、画像処理部１６は、図４に示すように、文書・目次タイトル「２．補足」の文字が表示された近傍の領域に、「削除（２０１４／０２／０１）」の文字を表示する。

すなわち、本実施形態によれば、第１の日付と第１の日付以降の第２の日付とのバージョンの差分として検出された目次（ホルダ）と文書ファイルとのツリー構造が、あたかも通常の従属関係を示すツリー構造として表示されるため、すなわちバージョンの差分のみが絞り込まれて表示されるため、追加、変更及び削除された目次及び文書ファイルの各々の特定が、ビジュアル的に容易にできる。
例えば、本実施形態によれば、指定された日付の時点における業務管理状態に対する調査や、監督官庁からの要求される報告書類の抽出において、例えば第２の日付である現在と、第１の日付である指定された日付（過去）との目次及び文書ファイルの差分が表示されるため、改訂あるいは改善などがされた部分の抽出が容易に行え、効率的な文書の管理運用が行える。

また、本実施形態によれば、文書における目次及び文書ファイルの各々の追加、変更及び削除の履歴がバージョンテーブルにより蓄積されていくため、作成以降の文書の履歴の管理が容易となり、過去のバージョンの文書内容に対して知識継承が図れ、文書の改訂を管理するマネジメントシステムを確立することができる。
また、本実施形態によれば、文書における目次及び文書ファイルの各々の追加、変更及び削除の履歴がバージョンテーブルにより蓄積され、バージョンに対応した異なる２つの日付の文書間の差分を容易に検出できるため、それぞれの日付毎のバージョンにおける文書を個別に管理する必要がなく、かつ異なるファイル間での差分の有無の比較を行う必要がないので、文書管理コストを抑制することができる。

また、図１におけるファイル管理システム１の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより文書における文書ファイルや目次の異なる２つの日付のバージョン各々の差分の抽出理処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。

以上、この発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。

１…ファイル管理システム
１０…入力部
１１…作成部
１２…更新部
１３…バージョン日付検索部
１４…ツリー構造検索部
１５…ファイル読出部
１６…画像処理部
１７…表示部
１８…バージョンテーブル記憶部
１９…ファイルデータベース

Claims (2)

1. 目次と、当該目次の下の階層にある下層目次と、前記目次あるいは前記下層目次の下の階層にある文書ファイルとから構成される文書の履歴を管理する文書管理システムであり、
   少なくとも、前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を公開した公開日と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブル記憶部と、
   指定された２つの異なる日付の各々と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルそれぞれの前記公開日及び前記非公開日とを比較して、前記２つの異なる日付において公開あるいは非公開となった前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルを抽出し、前記目次のバージョンテーブルから前記２つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索部と、
   前記集計の結果から前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、当該ツリー構造において前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々が、追加、変更及び削除のいずれにより公開あるいは非公開とされたかの履歴を表示画面に対して表示するツリー構造検索部と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 目次と、当該目次の下の階層にある下層目次と、前記目次あるいは前記下層目次の下の階層にある文書ファイルとから構成される文書の履歴を管理する文書管理方法であり、
   バージョン・日付検索部が、少なくとも、前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を識別する文書・目次識別情報と、従属先の目次の前記文書・目次識別情報である親目次識別情報と、改訂のバージョンと、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を公開した公開日と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々を削除して非公開とした非公開日との対応を示すバージョンテーブルが予め書き込まれて記憶されたバージョンテーブルから、指定された２つの異なる日付の各々と、前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルそれぞれの前記公開日及び前記非公開日とを比較して、前記２つの異なる日付において公開あるいは非公開となった前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルを抽出し、前記目次のバージョンテーブルから前記２つの異なる日付間の差分として抽出して集計するバージョン・日付検索過程と、
   ツリー構造検索部が、前記集計の結果から前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々の従属関係を文書・目次識別情報及び親目次識別情報を用いて抽出し、差分として検出された前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々のツリー構造を構成し、当該ツリー構造において前記文書における前記目次、前記下層目次及び前記文書ファイルの各々が、追加、変更及び削除のいずれにより公開あるいは非公開とされたかの履歴を表示画面に対して表示するツリー構造検索過程と
   を備えることを特徴とする文書管理方法。

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