JP6348017B2

JP6348017B2 - 連絡システム

Info

Publication number: JP6348017B2
Application number: JP2014165964A
Authority: JP
Inventors: 昭文望月
Original assignee: Mitsubishi Electric Building Techno-Service Co Ltd
Current assignee: Mitsubishi Electric Building Techno-Service Co Ltd
Priority date: 2014-08-18
Filing date: 2014-08-18
Publication date: 2018-06-27
Anticipated expiration: 2034-08-18
Also published as: CN106663067B; KR101892881B1; EP3185129A4; WO2016027658A1; EP3185129A1; CN106663067A; KR20170044148A; JP2016042289A

Description

この発明は、電子メール端末から送信された電子メールを転送先に転送する連絡システムに関する。

従来、電子メール端末と、電子メール端末から送信された電子メールを受信し、受信した電子メールの本文を画像ファイルに変換するとともに、電子メールに含まれる転送先情報を切り出すメールサーバと、切り出された転送先情報が示す転送先へ変換された画像ファイルを転送するＦＡＸサーバと、転送された画像ファイルを出力するファクシミリ端末とを備えた連絡システムが知られている。（例えば、特許文献１参照）。

特開平１１−１５４９６９号公報

しかしながら、作業者が電子メール端末を用いて作業情報などを監督者に送信する場合に、転送先情報を予め電子メール端末に入力しなければならないので、転送先情報の入力に誤りがあった場合には、誤送信が発生してしまうという問題点があった。

この発明は、誤送信の発生を抑制することができる連絡システムを提供するものである。

この発明に係る連絡システムは、作業者に所持され、電子メールを送信する携帯型電子メール端末と、携帯型電子メール端末から送信された電子メールを受信し、予め設定された複数の転送先の中から転送先を選択し、受信した電子メールを選択した転送先に転送する転送装置と、転送先から携帯型電子メール端末に返信があったか否かを示す返信応答チェック用データベースとを備え、携帯型電子メール端末は、メッセージが入力されるメッセージ入力部と、操作されることによって、予め設定された複数の件名用文字の中から件名用文字が選択される件名選択部と、携帯型電子メール端末のメールアドレスを送信元メールアドレスに設定し、入力されたメッセージを本文とし、選択された件名用文字を件名とする電子メールを転送装置に送信する電子メール送信部とを有し、転送装置は、受信した電子メールにおける送信元メールアドレスおよび件名に基づいて、転送先を選択し、転送装置は、件名用文字に返信が義務付けられていることを示す文字が含まれた電子メールを受信した転送先から携帯型電子メール端末へ返信があった場合に、返信応答チェック用データベースにおいて該当する電子メールが返信済であることを登録する。

この発明に係る連絡システムによれば、作業者が件名用文字を選択して携帯型電子メール端末が電子メールを送信することによって、転送装置は、受信した電子メールの送信元メールアドレスおよび件名に基づいて、転送先に転送するので、誤送信の発生を抑制することができる。

この発明の実施の形態１に係る連絡システムを示す構成図である。図１の携帯型電子メール端末を示すブロック図である。図１の転送装置の転送先テーブルを示す図である。図１の登録データベースに登録された登録データベーステーブルを示す図である。

実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１に係る連絡システムを示す構成図である。図において、連絡システムは、作業者１００に所持され電子メールを送信する携帯型電子メール端末１と、携帯型電子メール端末１から送信された電子メールを受信し、予め設定された複数の転送先の中から転送先を選択し、受信した電子メールを選択した転送先に転送する転送装置２と、転送された電子メールを受信する複数の電子メール受信装置３と、情報センタに設けられ、転送装置２に接続された登録データベース４とを備えている。図１では、１つの電子メール受信装置３を示しているが、連絡システムは、複数の電子メール受信装置３を備えている。

図２は図１の携帯型電子メール端末１を示すブロック図である。携帯型電子メール端末１は、メッセージが入力されるメッセージ入力部１１と、操作されることによって、予め設定された複数の件名用文字の中から件名用文字が選択される件名選択部１２と、電子メールを転送装置２に送信する電子メール送信部１３とを有している。

メッセージ入力部１１は、音声が入力される音声入力部１１１と、音声入力部１１１に入力された音声を録音する録音部１１２と、録音部１１２に録音された音声をテキストに変換する音声テキスト変換部１１３とを有している。メッセージ入力部１１は、音声テキスト変換部１１３で変換されたテキストをメッセージとする。なお、メッセージ入力部１１は、録音部１１２を有していなくてもよい。この場合、音声テキスト変換部１１３は、音声入力部１１１に入力された音声をテキストに変換する。

件名選択部１２には、複数の件名用文字として、ＣＢＳ（ＣａｌｌＢａｃｋＳｅｒｖｉｃｅ）出動、ＣＢＳ完了、定時連絡、ＣＢＳＨＥＬＰ、地震、事務所連絡、事件・事故などの項目が予め設定されている。作業者は、件名選択部１２を操作することによって、複数の件名用文字から１つの件名用文字を選択する。ここでＣＢＳとは、顧客により呼び出しを受けた場合に行う作業者の出動のことである。

電子メール送信部１３は、携帯型電子メール端末１に対応するメールアドレスを送信元メールアドレスに設定し、入力されたメッセージを本文とし、選択された件名用文字を件名とする電子メールを送信する。つまり、電子メールには、携帯型電子メール端末１のメールアドレス、入力されたメッセージおよび選択された件名用文字が含まれる。

転送装置２は、受信した電子メールにおける送信元メールアドレスおよび件名に対応する転送先メールアドレスが予め入力された転送先テーブルを有している。図３は図１の転送装置２の転送先テーブルを示す図である。転送先メールアドレスは、１つの場合および複数の場合がある。転送装置２は、受信した電子メールにおける送信元メールアドレスおよび件名と転送先テーブルとを用いて、転送先のメールアドレスを設定する。また、転送装置２は、電子メール送信部１３から送信された電子メールにおける本文に記載のメッセージを本文とし、電子メール送信部１３から送信された電子メールにおける件名に記載の件名用文字を件名として、電子メールを転送先に転送する。

電子メール受信装置３としては、作業者の上長のパソコン（ＰｅｒｓｏｎａｌＣｏｍｐｕｔｅｒ）または作業者の上長の携帯電話などが挙げられる。また、電子メール受信装置３としては、情報センタの受信者のパソコンまたは指令長のパソコンなどが挙げられる。

転送装置２は、受信した電子メールにおける送信元メールアドレス、件名および本文と、電子メールを受信した日時とを対応させて登録データベース４に登録する。図４は図１の登録データベース４に登録された登録データベーステーブルを示す図である。登録データベース４には、さらに、対応の有無および対応内容を送信元メールアドレス、件名および本文と、電子メールを受信した日時とを対応させて登録されるようになっている。対応の有無および対応内容については、登録データベース４を管理する管理者が情報センタに設けられた入力装置（図示せず）を用いて入力する。

次に、連絡システムの動作について説明する。まず、作業者は、連絡事項を発して、自身が所持する携帯型電子メール端末１にその音声を入力する（音声入力工程）。音声が入力された携帯型電子メール端末１は、入力された音声を録音し（録音工程）、さらに、録音した音声をテキストに変換する（音声テキスト変換工程）。

また、作業者は、件名選択部１２を操作して、複数の件名用文字の中から件名用文字を選択する（件名選択工程）。

その後、携帯型電子メール端末１は、携帯型電子メール端末１のメールアドレスを送信元メールアドレスに設定し、選択された件名用文字を件名とし、音声テキスト変換部１１３でテキストに変換されたメッセージを本文として、電子メールを転送装置２に送信する（電子メール送信工程）。

その後、電子メールを受信した転送装置２は、電子メールの送信元メールアドレス、件名および転送先テーブルを用いて、転送先メールアドレスを設定する。さらに、転送装置２は、電子メール送信部１３から送信された電子メールにおける本文に記載のメッセージを本文とし、電子メール送信部１３から送信された電子メールにおける件名に記載の件名用文字を件名として、電子メールを転送先に転送する（転送行程）。以上により、連絡システムの動作が終了する。

以上説明したように、この発明の実施の形態１に係る連絡システムによれば、作業者が件名用文字を選択して携帯型電子メール端末１が電子メールを送信することによって、転送装置２は、受信した電子メールの送信元メールアドレスおよび件名に基づいて、転送先に転送するので、誤送信の発生を抑制することができる。また、この連絡システムによれば、電話を用いて作業者が受信者に連絡する場合と比較して、連絡する時間帯を制限されることがなくなる。つまり、情報センタの受信者が通話中であっても、受信者に連絡事項を伝達することができる。また、この連絡システムによれば、電話で連絡事項を伝達する必要がなくなり、意思疎通手段を、電子メールを用いた手段に統一することができる。

また、メッセージ入力部１１は、音声が入力される音声入力部１１１と、音声入力部１１１に入力された音声をテキストに変換する音声テキスト変換部１１３とを有し、音声テキスト変換部１１３で変換されたテキストをメッセージとするので、作業者がキーボードを操作してメッセージを入力する場合と比較して、作業者はメッセージを迅速かつ容易に入力することができる。

また、この連絡システムは、転送装置２に接続される登録データベース４を備え、転送装置２は、受信した電子メールにおける送信元メールアドレス、本文および件名と、電子メールを受信した日時とを対応させて登録データベース４に登録するので、登録データベース４を管理する管理者がキーボードを操作して登録事項を登録する場合と比較して、登録事項を迅速かつ正確に登録することができる。

なお、上記実施の形態１では、転送装置２が電子メールを転送先に転送する構成のみを備えた例について説明したが、転送装置２が転送先から携帯型電子メール端末１に返信があったか否かを確認する構成をさらに備えてもよい。この場合、件名選択部１２に予め設定される件名用文字に、「要返信」などの返信が義務付けられていることを示す文字が含まれる。また、転送装置２は、返信が行われたか否かを示す返信応答チェック用データベースを有し、「要返信」の電子メールを受けた転送先から携帯型電子メール端末１へ返信があった場合に、返信応答チェック用データベースにおいて該当する電子メールが返信済であることを登録する。転送先から携帯型電子メール端末１への返信は、転送装置２を介して行われる。なお、転送先から携帯型電子メール端末１への返信は、転送装置２を介さずに行われてもよい。この場合、返信が行われたことを示す情報が、転送先または携帯型電子メール端末１から送られる。

１携帯型電子メール端末、２転送装置、３電子メール受信装置、４登録データベース、１１メッセージ入力部、１２件名選択部、１３電子メール送信部、１００作業者、１１１音声入力部、１１２録音部、１１３音声テキスト変換部。

Claims

作業者に所持され、電子メールを送信する携帯型電子メール端末と、
前記携帯型電子メール端末から送信された前記電子メールを受信し、予め設定された複数の転送先の中から前記転送先を選択し、受信した前記電子メールを選択した前記転送先に転送する転送装置と、
前記転送先から前記携帯型電子メール端末に返信があったか否かを示す返信応答チェック用データベースと
を備え、
前記携帯型電子メール端末は、メッセージが入力されるメッセージ入力部と、操作されることによって、予め設定された複数の件名用文字の中から前記件名用文字が選択される件名選択部と、前記携帯型電子メール端末のメールアドレスを送信元メールアドレスに設定し、入力された前記メッセージを本文とし、選択された前記件名用文字を件名とする前記電子メールを前記転送装置に送信する電子メール送信部とを有し、
前記転送装置は、受信した前記電子メールにおける前記送信元メールアドレスおよび前記件名に基づいて、前記転送先を選択し、
前記転送装置は、前記件名用文字に返信が義務付けられていることを示す文字が含まれた前記電子メールを受信した前記転送先から前記携帯型電子メール端末へ返信があった場合に、前記返信応答チェック用データベースにおいて該当する前記電子メールが返信済であることを登録することを特徴とする連絡システム。
前記メッセージ入力部は、音声が入力される音声入力部と、前記音声入力部に入力された前記音声をテキストに変換する音声テキスト変換部とを有し、前記音声テキスト変換部で変換された前記テキストを前記メッセージとすることを特徴とする請求項１に記載の連絡システム。
前記転送装置に接続される登録データベースをさらに備え、
前記転送装置は、受信した前記電子メールにおける前記送信元メールアドレス、前記本文および前記件名と、前記電子メールを受信した日時とを対応させて前記登録データベースに登録することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の連絡システム。