JP2010026991A - メール通知システム、メール通知方法、及びメール通知プログラム - Google Patents

メール通知システム、メール通知方法、及びメール通知プログラム Download PDF

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敏実 元島
Minoru Yamaguchi
実 山口
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Abstract

【課題】セキュリティを確保しつつ、緊急性を有する電子メールの受信を通知すると共に、受信者の都合で当該緊急性を有する電子メールの内容を確認することができるメール通知システム等を提供する。
【解決手段】受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定部310と、携帯電話機240の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択部315と、選択した電話回線を使用して前記携帯電話機240の電話番号に発呼する発着呼部320と、所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断部325と、前記発着呼部320が発呼した呼に基づく前記携帯電話機240からの着呼がある場合に、当該携帯電話機240と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声に変換する音声変換部330とを備える。
【選択図】図2

Description

本発明は、メールの受信を通知するメール通知システムに関し、特に電話の発呼によりメールの受信を通知するメール通知システム等に関する。
電子メールは、現在企業活動に欠かせないものになっているが、社外にいる場合には、自分の会社用のメールアドレス宛てに電子メールが届いているかどうかを知ることが困難である。そこで、自分の携帯電話機に、会社用のメールアドレス宛てに届いた電子メールを自動転送することが行われている。携帯電話機に電子メールを転送することで、社外にいても、会社用のメールアドレス宛てに届いた電子メール直ぐに確認することができるが、携帯電話機の紛失等があった場合に、セキュリティ上の観点から非常に危険である。従って、情報漏洩防止という観点から、会社用のメールアドレス宛てに届いた電子メールを社外に転送することを禁止している企業が多い。
そのため、セキュリティを確保した上で、電子メール受信や電子メールの内容を直ぐに確認でき、電子メールの返送を行うことができる仕組みが求められている。
そうしたニーズのもと、緊急性が高い電子メール受信した場合に、外出先にいる電子メール受信者に対して、電話回線を用いて電子メールの受信を通知する技術が開示されている(特許文献1、特許文献2参照)。
特開平11−298522号公報 特開2003−18628号公報
しかしながら、特許文献1に示す技術は、緊急性が高い電子メールを受信したことを直ぐに確認することができるが、電子メールの内容を確認するためには、受信端末側で電子メールを受信しないといけないため、受信端末を紛失してしまった場合等には、受信した電子メールの内容が漏洩してしまう可能性があり、セキュリティの面で非常に高いリスクがあるという課題を有する。
特許文献2に示す技術は、受信した電子メールの内容を音声で出力するため、電子メールの内容が漏洩する可能性は低くなっているが、主装置側から一方的に電話を発信し、電子メールのメッセージを音声出力するため、受信者の都合を考慮することができず、使い勝手が悪くなってしまうという課題を有する。
また、複数人に対して電話を発信する場合の処理が考慮されていないため、もし複数人宛ての電子メールを受信した場合には、主装置の制御により発信した順にメッセージが順次通知され、メッセージを通知する効率が悪くなってしまうという課題を有する。
そこで、本発明は上記課題を解決するためになされたものであり、セキュリティを確保しつつ、緊急性を有する電子メールの受信を通知すると共に、受信者の都合で当該緊急性を有する電子メールの内容を確認することができるメール通知システム、メール通知方法、及びメール通知プログラムを提供することを目的とする。
(1.メール通知システム)
本願に開示するメール通知システムは、電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するメール通知システムであって、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定手段と、前記緊急判定手段が判定した結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択手段と、前記回線選択手段が選択した電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼手段と、前記発呼手段が所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断手段と、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力手段とを備えるものである。
このように、本願に開示するメール通知システムにおいては、電子メールを受信した場合に、当該電子メールが緊急性を有するかどうかに応じて緊急用か通常用の電話回線を選択して受信者の携帯電話機に所定時間発呼し、その後当該呼を切断し、発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて受信した電子メールの内容を音声で出力するため、緊急用の電子メールを受信した旨の通知を、電話回線を選択することで確実に通知することができるという効果を奏する。
また、呼が切断された後に、受信者側から電話を掛け直すことができるため、受信者の都合に合わせて電子メールの内容を確認することができるという効果を奏する。
さらに、受信した電子メールの内容を音声で出力するため、電子メールの内容が漏洩する可能性を最小限に抑えてセキュリティを確保することができるという効果を奏する。
なお、緊急の電子メールであるかどうかを判定は、様々な情報に基づいて行われるようにしてもよい。例えば、電子メール送信者のドメインやメールアドレスや予め設定されたキーワード等に基づいて判定されてもよい。
また、判定の基準は、様々な条件に応じた緊急度を算出し、その合計緊急度が所定の閾値を超えた場合に、緊急の電子メールであると判定してもよい。例えば、予め設定されたドメインからの電子メールを受信した場合の緊急度を8とし、「故障」というキーワードが本文中に含まれている場合の緊急度を3であるとする。このとき合計緊急度は11である。また、閾値が10に設定されているとすると、当該受信した電子メールの合計緊急度は閾値を超えているために、緊急の電子メールであると判定される。
さらに、判定基準となる情報は、個人で設定してもよいし、組織で共通の情報として設定してもよい。
(2.複数人宛ての電子メールを受信)
本願に開示するメール通知システムは、前記受信した電子メールが複数人宛てに送信されたものであり、前記緊急判定手段が、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定した場合に、前記発呼手段が当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声出力手段が通話状態を一旦解除する旨の音声を出力し、前記携帯電話機との通話状態が解除されると、当該着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するものである。
なお、電子メールに関する情報とは、宛先に含まれるメールアドレスや本文のメッセージ内容の情報であり、優先順位はそれらの情報に基づいて設定される。例えば、宛先に設定されている人は優先順位が高く、CC(Carbon Copy)やBCC(Blind Carbon Copy)に設定されている人は優先度を低く設定するようにしてもよい。また、宛先に設定されている人の中でも、特に本文中に名前が記載されている人については、さらに優先順位を高く設定するようにしてもよい。
また、役職に応じて優先度を設定してもよい。例えば、グループ全体が宛先として設定されている場合、グループの最高責任者であるグループリーダを最優先に設定し、副リーダを2番目に優先して設定する等、立場に応じて優先順位を設定してもよい。
さらに、折り返しの電話が掛かってきた順番に応じて優先度を設定してもよいし、緊急判定手段が緊急度を判定した結果に基づいて、緊急度が高い電子メール受信者の順に優先度を設定してもよい。
(3.同一人物宛ての複数の電子メールを受信)
本願に開示するメール通知システムは、一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、前記音声出力手段が、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容を音声で出力するものである。
なお、優先順位は電子メールの着信順や緊急度順に応じて設定されてもよい。
(4.電子メールのマージ)
本願に開示するメール通知システムは、前記複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするものである。
(5.発呼時間の調整)
本願に開示するメール通知システムは、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発呼手段が発呼する所定の時間を設定する発呼時間設定手段を備えるものである。
例えば、緊急度が高い電子メールを受信した場合ほど発呼時間を長くするように設定しておけば、受信者は発呼時間の長さによって、電子メールの緊急度を知ることが可能となる。
また、例えば、A社からの電子メールを受信した場合は、発呼時間をa秒、B社からの電子メールを受信した場合は、発呼時間をb秒と設定しておけば、受信者は発呼時間の長さによって、電子メールの差出人を知ることが可能となる。
(6.電子メールの返信)
本願に開示するメール通知システムは、前記携帯電話機からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するものである。
これまで、本発明をシステムとして示したが、所謂当業者であれば明らかであるように本発明を装置、方法、及び、プログラムとして捉えることもできる。これら前記の発明の概要は、本発明に必須となる特徴を列挙したものではなく、これら複数の特徴のサブコンビネーションも発明となり得る。
すなわち、本願に開示するメール通知システムの構成要素または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、データ構造などに適用したものも、他の態様として有効である。
以下、本発明の実施の形態を説明する。本発明は多くの異なる形態で実施可能である。従って、本実施形態の記載内容のみで本発明を解釈すべきではない。また、本実施形態の全体を通して同じ要素には同じ符号を付けている。
以下の実施の形態では、主にシステムについて説明するが、所謂当業者であれば明らかな通り、本発明は装置、方法、及びコンピュータを動作させるためのプログラムとしても実施できる。また、本発明はハードウェア、ソフトウェア、または、ハードウェア及びソフトウェアの実施形態で実施可能である。プログラムは、ハードディスク、CD−ROM、DVD−ROM、光記憶装置、または、磁気記憶装置等の任意のコンピュータ可読媒体に記録できる。さらに、プログラムはネットワークを介した他のコンピュータに記録することができる。
(本発明の第1の実施形態)
以下に、本実施形態に係るメール通知システムについて、図1ないし図8を用いて説明する。図1は、本実施形態に係るメール通知システムを構成するコンピュータのハードウェア構成図、図2は、本実施形態に係るメール通知システムのシステム構成図、図3は、本実施形態に係るメール通知装置の機能ブロック図、図4は、本実施形態に係る携帯電話機の機能ブロック図、図5は、本実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第1のフローチャート、図6は、本実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第2のフローチャート、図7は、本実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第3のフローチャート、図8は、本実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第4のフローチャートである。
(1.構成及び機能)
(1−1 ハードウェア構成)
図1において、本実施形態に係るメール通知システムを構成するコンピュータ1は、CPU(Central Processing Unit)101、RAM(Random Access Memory)102、ROM(Read Only Memory)103、フラッシュメモリ(Flash Memory)104、外部記憶装置であるHD(Hard Disk)105、LAN(Local Area Network)カード106、マウス107、キーボード108、ビデオカード109、このビデオカード109と電気的に接続する表示装置であるディスプレイ109a、サウンドカード110、このサウンドカード110と電気的に接続する音出力装置であるスピーカ110a及びフレキシブルディスク、CD−ROM、DVD−ROM等の記憶媒体を読み書きするドライブ111からなる。
なお、上記ハードウェア構成はあくまで一例を示したものであり、構成要素の変更をすることができるのは当然である。
(1−2 システム構成)
図2において、メール通知システム200は、メールサーバ210とメール通知装置220とメール送信端末230と携帯電話機240(240a〜240n)とを備え、メールサーバ210、メール通知装置220、及びメール送信端末230はインターネット網250を介して通信可能な状態で接続されており、メール通知装置220、及び携帯電話機240は電話網260を介して接続されている。
メール通知装置220は、電話回線を少なくとも2つ以上保有しており、1つは通常用に使用する通常用電話回線270aであり、1つは緊急用に使用する緊急用電話回線270bである。
メール送信端末230から送信された電子メールは、メールサーバ210に未読メールとして蓄積されると共に、メール通知装置220に送られる。メール受信者が自席にいる場合には、自パソコン(図示しない)からインターネット網250を介してメールサーバ210に蓄積された未読メールを取得して、メッセージを確認することができる。
メール通知装置220に送られた電子メールは、緊急性を有する電子メールかどうかが判定され、緊急性を有しない電子メールの場合は、通常用電話回線270aを使用してメール受信者の携帯電話機240(ここでは、240aとする)に発呼される。緊急性を有する電子メールの場合は、緊急用電話回線270bを使用してメール受信者の携帯電話機240aに発呼される。
発呼して所定時間が経過すると、自動的に呼が切断される。メール受信者は携帯電話機240aの着信を見て、受信した電子メールが緊急性を有するかどうかを知ることができる。メール通知装置220からの発呼が切断されると、今度は携帯電話機240aからメール通知装置220に対して折り返しの電話が掛けられる。このとき、折り返しの電話はメール受信者の都合に応じて掛けることができる。
折り返しの電話を着呼したら、携帯電話機240aと通話可能な状態にし、未読メールのメッセージ内容を音声出力する。メール受信者は、出力された音声を受話器から聞いて、受信メールの内容を確認することができる。
(1−3 メール通知装置220のモジュール構成)
図3において、メール通知装置220は、入出力部305と緊急判定部310と回線選択部315と発着呼部320と呼切断部325と音声変換部330と優先順位設定部335とメールデータ340と基本データ345と緊急判定データ350と着呼データ355とを備える。
入出力部305は、インターネット網250を介してメールサーバ210が受信した電子メールを入力する処理、及び返信メールを出力する処理を行う。入力された電子メールはメールデータ340に保持される。
緊急判定部310は、メール受信者の基本情報やメールアドレスと電話番号が紐付けられた情報等を保持する基本データ345、及び緊急性を判定する条件に関する情報を保持する緊急判定条件データ350に基づいて、受信した電子メールが緊急性を有するかどうかを判定する処理を行う。
回線選択部315は、緊急判定部310が判定した結果に基づいて、使用する電話回線を選択する処理を行う。緊急性を有する電子メールであると判定された場合は、緊急用電話回線270bを選択し、緊急性を有しない電子メールであると判定された場合は、通常用電話回線270aを選択する。
発着呼部320は、携帯電話機240に対して発呼する処理、及び携帯電話機240からの発呼を着呼する処理を行う。また、発着呼した情報は、発着呼データ355に保持される。
呼切断部325は、発着呼部320が携帯電話機240に対して発呼し、所定の時間が経過した場合に、呼を切断する処理を行う。なお、所定の時間は、システムの利用者が任意に設定できるようにしてもよい。利用者による設定がされていない場合は、初期値として1コール後に切断されるように設定してもよい。
音声変換部330は、メールデータ340に保持されている電子メールのメッセージを音声に変換して、発着呼部320に出力する処理を行う。
優先順位設定部335は、複数人宛てに緊急性を有する電子メールが送信された場合に、メール受信者の携帯電話機240からの折り返しの着呼が複数あるとき、再度メール受信者の携帯電話機240に発呼する順番の優先順位を決定する処理を行う。また、同一人に対して複数の緊急性を有する電子メールが送信されている場合に、音声出力を行う順番の優先順位を決定する処理も行う。
メールデータ340は、メールサーバ210から入力された電子メールを格納するデータ部である。
基本データ345は、メール受信者のメールアドレスや携帯電話番号等の基本的な情報を格納するデータ部である。
緊急判定条件データ350は、緊急性を有するかどうかの判定を行う場合の条件が登録されたデータ部である。ここで登録されている情報は、例えば、発呼する対象から除外するキーワードやメールアドレス、自組織や取引先等の緊急度の分析対象ドメイン、マッチングを行うためのキーワードやメールアドレス等の情報である。
発着呼データ355は、発着呼部320が発呼した情報、及び着呼した情報を格納するデータ部である。
(1−4 携帯電話機240のモジュール構成)
図4において、携帯電話機240は、携帯着呼部410と携帯発呼部420と画面表示制御部430と携帯音声出力部440と登録データ450とを備える。
携帯着呼部410は、電話網260を介してメール通知装置220から発呼された呼を着呼する処理を行うと共に、電話帳等のデータが格納された登録データ450のデータを読み込んで、着呼した電話番号とのマッチング処理を行う。
携帯発呼部420は、着信履歴等のデータが格納された登録データ450のデータを読み込んで、メール通知装置220に、電話網260を介して発呼する処理を行う。
画面表示制御部430は、携帯着呼部410が着呼した電話番号を携帯電話機240の画面に表示する処理を行う。このとき、着呼した電話番号が登録データ450に電話帳として登録されていると、登録された名称が画面に表示される。例えば、緊急用電話回線270bの電話番号が「緊急」として登録されている場合に、緊急用電話回線270bの電話番号を着呼すると、画面に「緊急」と表示される。
携帯音声出力部440は、携帯発呼部420がメール通知装置220に発呼し、メール通知装置220と通話可能状態になった場合に、メール通知装置220から出力された音声を携帯電話機240のマイクに出力する処理を行う。
登録データ450は、携帯電話機240に関する様々な情報を格納するデータ部である。具体的には、例えば、電話帳、発信履歴、着信履歴等の情報が格納されている。
以上が、本実施形態に係るメール通知システムの構成についての説明である。
なお、上記メール通知装置220、及び携帯電話機240のモジュール構成はあくまで一例を示したものであり、構成要素の追加、変更、削除等をすることができるのは当然である。
(2.動作)
以下に、本実施形態に係るメール通知システムの動作を説明する。図5において、まずメール通知装置220が、メールサーバ210で受信した電子メールがあるかどうかを判定する(ステップS501)。受信した電子メールが有る場合は、[1]の処理に進む。[1]の処理では、受信した電子メールの緊急度を判定して、メール受信者に対して電話網260を介して発呼する処理を行う。
ここで、図6を用いて[1]の処理について詳細に説明する。[1]の処理では、まず、緊急判定条件データ350から、除外キーワード、分析対象ドメイン、マッチング情報を読み出し(ステップS601)、基本データ345からメールアドレスと紐付けられた電話番号を読み出す(ステップS602)。受信した電子メールのアドレス、件名、又は本文中に除外キーワードが含まれているかどうかを判定し(ステップS603)、除外キーワードが含まれている場合は、[1]の処理を終了する。
除外キーワードとは、当該除外キーワードが含まれている電子メールについての通知等を一切行わないためのキーワードである。具体的には、メーリングリストや迷惑メール等のメールアドレスやキーワードである。つまり、外出先にて確認する必要がない電子メールについては、通知すら行われないため、メール受信者の無駄な作業を省くことができる。
ステップS603で除外キーワードが含まれていない場合は、受信した電子メールのメールアドレスのドメインが分析対象のドメインかどうかを判定し(ステップS604)、分析対象のドメインでない場合は、通常用電話回線270aを使用して、ステップS602で読み出した電話番号に発呼する(ステップS607)。
分析対象ドメインとは、自組織や取引先等のドメインであって、緊急度を判定する対象となるドメインである。つまり、ここで登録されていないドメインについては、メール受信者に対して通知を行うが、緊急度を判定する対象にはならないため、無条件に通常用電話回線270aが選択される。
ステップS604で分析対象のドメインである場合は、マッチング対象が存在するかどうかが判定され(ステップS605)、マッチング対象が存在しない場合は、通常用電話回線270aを使用して、ステップS602で読み出した電話番号に発呼する(ステップS607)。
マッチング対象とは、ステップS601で読み出したマッチング情報とマッチングする対象情報である。例えば、「緊急」、「至急」、「急ぎ」、「故障」等のキーワード情報や、上司や責任者のメールアドレス等の情報である。つまり、これらの情報とマッチングする対象情報が、受信した電子メールに含まれない場合は、緊急度を有しないと判断して通常用電話回線270aが選択される。
なお、緊急度の判定は、様々な条件に応じた緊急度を算出し、その合計緊急度が所定の閾値を超えた場合に、緊急の電子メールであると判定してもよい。例えば、予め設定されたドメインからの電子メールを受信した場合の緊急度を8とし、「故障」というキーワードが本文中に含まれている場合の緊急度を3であるとする。このとき合計緊急度は11である。また、閾値が10に設定されているとすると、当該受信した電子メールの合計緊急度は閾値を超えているために、緊急の電子メールであると判定されるようにしてもよい。
また、ここでのキーワードやメールアドレスは、組織内の共通情報として登録してもよいし、個人が個別に登録するようにしてもよい。
ステップS605でマッチング対象が存在する場合(緊急メールであると判定された)は、緊急用電話回線270bを使用して、ステップS602で読み出した電話番号に発呼する(ステップS606)。ステップS606、又はステップS607で発呼処理が行われると、所定時間経過後に当該発呼を中止して切断し(ステップS608)、[1]の処理を終了する。
図5に戻って、ステップS501で受信メールがない場合は、着呼があるかどうかが判定される(ステップS502)。着呼が有る場合は、[2]の処理に進む。[2]の処理では、主に、折り返しの着呼があった携帯電話機240に対して、受信した電子メールの内容を音声出力する処理を行う。
ここで、図7を用いて[2]の処理について詳細に説明する。[2]の処理では、まず、折り返しの着呼を検出し(ステップS701)、基本データ345から、着呼した電話番号と紐付けられたメールアドレスに基づいて、受信したメール情報を読み出す(ステップS702)。ステップS701で検出した着呼が、複数人宛ての緊急の電子メールに基づいて、メール通知装置220が通知した発呼に対する折り返しの着呼かどうかを判定し(ステップS703)、そうであれば、所定の着呼期間内の折り返しの着呼かどうかを判定する(ステップS704)。所定の期間内の着呼でなければステップS707に進む。所定の期間内の着呼であれば、電話番号を記録し(ステップS705)、通話状態を解除する旨を通知して(ステップS706)、[2]の処理を終了する。
ステップS703で、複数人宛ての緊急の電子メールに基づいて、メール通知装置220が通知した発呼に対する折り返しの着呼ではない場合、又はステップS704で所定の期間内の着呼でない場合は、同一の受信者に対して緊急のメールを複数回受信、及び複数回発呼しているかどうかを判定する(ステップS707)。発呼していなければ、ステップS710に進む。発呼していれば、受信した電子メールのうち、同一内容の電子メールがあればマージ処理をし(ステップS708)、音声出力を行う優先順位を設定して記録しておく(ステップS709)。
なお、優先順位を設定するための条件は、利用者が任意に設定できるようにしてもよい。また、その条件は、例えば電子メールの着信順、緊急度順、メールサイズ順等に応じて設定されてもよい。
そして、ステップS710で、未読メールを音声に変換して出力する。このとき、同一人物に対する複数の電子メールについて音声出力を行う優先順位が設定されている場合は、優先順位に従って音声が出力される。返信操作、又は返信音声の入力があるかどうかを判定し(ステップS711)、入力があれば返信メールを生成して送信して(ステップS712)、ステップS713に進む。入力がなければ、そのまま何もせずにステップS713に進む。ステップS713で未読メールがあるかどうかを判定し、未読メールがあれば、ステップS710に戻って、再度音声変換して出力する処理を行う。未読メールがなければ、[2]の処理を終了する。
ここで、返信メールの生成について説明する。受信した電子メールの内容を音声により確認したメール受信者は、当該電子メールが緊急性を有していることから、少しでも早い対応をする必要がある。そのような場合に、携帯電話機240のプッシュ操作の入力、又は音声入力に基づいて返信メールを生成することができる。
プッシュ操作の入力の場合は、例えば、予めプッシュ番号ごとに定型文を作成して登録しておき、入力されたプッシュ番号に応じてメール通知装置220が返信メールを作成する。具体的には、プッシュ番号「1」に対応して「了解しました。」を登録し、プッシュ番号「2」に対して「ただいま外出中ですので、後ほどこちらからお電話致します。」を登録しておく。メール受信者は、受信した電子メールの内容に応じて、プッシュ操作をすることで、登録された文章の返信メールを、当該受信した電子メールの差出人を宛先にして生成して送信することができる。
また、音声入力の場合は、受信した電子メールの内容に応じて、メール受信者が返信したいメッセージ内容を携帯電話機240の受話器に向かって話す。メール通知装置220では、入力された音声を文字に変換し、変換した文字を返信メールの本文に出力し、当該受信した電子メールの差出人を宛先にして返信メールを生成して送信することができる。
このように、プッシュ操作の入力、又は音声入力に基づいて返信メールを生成することで、セキュリティを確保しつつ、緊急の電子メールに対して素早い応答をすることができる。
以上が、返信メールの生成について説明である。
図5に戻って、ステップS502で着呼がない場合は、所定の着呼期間が経過したかどうかが判定される(ステップS503)。所定の着呼期間が経過している場合は、[3]の処理に進む。[3]の処理では、複数人宛ての緊急の電子メールを受信したことの通知に対する折り返しの電話を、所定の着呼期間内に複数回着呼した場合に、優先順位を設定し、その優先順位に従って、再度メール通知装置220が携帯電話機240に発呼して、受信したメールの内容を音声出力する処理を行う。
ここで、図8を用いて[3]の処理について詳細に説明する。[3]の処理では、まず、所定の着呼期間内に着呼した電話番号を抽出し(ステップS801)、複数の着呼がある場合に、発呼するメール受信者の優先順位を設定する(ステップS802)。
なお、優先順位を設定するための条件は、利用者が任意に設定できるようにしてもよい。また、その条件は、宛先に設定されている人は優先順位が高く、CCやBCCに設定されている人は優先度を低く設定するようにしてもよい。また、宛先に設定されている人の中でも、特に本文中に名前が記載されている人については、さらに優先順位を高く設定するようにしてもよい。さらに、役職に応じて優先度を設定してもよい。さらにまた、折り返しの電話が掛かってきた順番に応じて優先度を設定してもよいし、緊急度が高い電子メール受信者の順に優先度を設定してもよい。
ステップS802で設定された優先順位に従って、発呼処理が行われる(ステップS803)。なお、ステップS804からステップS810までの処理は、図7におけるステップS707からステップS713までの処理と同じであるため、説明は省略する。ステップS810で未読メールがなければ、所定の着呼期間内に着呼した全ての折り返し電話の電話番号に対して発呼済みかどうかを判定し(ステップS811)、全ての電話番号に発呼済みではない場合は、ステップS803に戻って、再度発呼処理が行われる。全ての電話番号に発呼済みの場合は、[3]の処理を終了する。
以上が、本実施形態に係るメール通知システムの動作についての説明である。
このように、本実施形態に係るメール通知システムによれば、電子メールを受信した場合に、当該電子メールが緊急性を有するかどうかに応じて緊急用か通常用の電話回線を選択して受信者の携帯電話機に所定時間発呼し、その後当該呼を切断し、発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて受信した電子メールの内容を音声で出力するため、緊急用の電子メールを受信した旨の通知を、電話回線を選択することで確実に通知することができる。
また、呼が切断された後に、受信者側から電話を掛け直すことができるため、受信者の都合に合わせて電子メールの内容を確認することができる。
さらに、受信した電子メールの内容を音声で出力するため、電子メールの内容が漏洩する可能性を最小限に抑えてセキュリティを確保することができる。
さらにまた、受信した電子メールが複数人宛てに送信され、緊急判定部310が、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定した場合に、発着呼部320が当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、当該発着呼部320が発呼した呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声変換部330が通話状態を一旦解除する旨の音声を出力し、前記携帯電話機との通話状態が解除されると、当該着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するため、複数の電子メール受信者から同時に折り返しの電話が掛けられた場合の電話回線の混線を防止することができると共に、電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って、効率よくメッセージの通知を行うことができる。
さらにまた、同一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容を音声で出力するため、電子メール受信者が、複数の電子メールを優先順位に従って、より重要と思われる電子メールから順に効率よく確認することができる。
さらにまた、複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするため、同一内容のメッセージを繰り返して確認するような無駄な作業を省略することができ、効率よく受信した電子メールを確認することができる。
さらにまた、携帯電話機240からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するため、外出先からでもセキュリティを確保しつつ電子メールの返信を行うことができ、緊急時に素早い対応が可能になる。
(その他の実施形態)
以下に、本実施形態に係るメール通知システムについて、図9を用いて説明する。図9は、本実施形態に係るメール通知装置の機能ブロック図である。
なお、本実施形態に係るメール通知システムについて、前記第1の実施形態と重複する説明については省略する。
図9において、第1の実施形態に係るメール通知装置と異なるのは、発呼時間登録部910と発呼時間データ920を備える点である。
発呼時間登録部910は、利用者からの入力に基づいて、発呼してから呼を切断するまでの発呼時間を発呼時間データ920に登録する処理を行う。発呼時間は、全ての受信メールに共通(例えば、ワンコールの時間)に設定してもよいし、受信メールの差出人のメールアドレス、件名、本文、電子メールの緊急度、発呼履歴情報等に応じて設定してもよい。例えば、A上司からの電子メールの場合は5秒、B社のドメインが含まれる電子メールの場合は10秒というような設定が可能である。また、緊急判定部310が判定処理を行った結果、緊急度が高い場合は長めに設定し、緊急度が低い場合は短めに設定するといった設定も可能である。さらに、複数の緊急の電子メールを受信している場合に、電子メールの着信時間に応じて次第に発呼時間を長くするような設定も可能である。
発呼時間データ920は、発呼時間登録部910で設定された発呼時間に関するデータが格納されているデータ部である。
呼切断部325は、発呼時間データ920、緊急度、並びにメールデータ340、基本データ345、緊急判定条件データ350、及び発着呼データ355の各データに基づいて、発呼時間を調整して呼を切断する処理を行う。
以上が、本実施形態に係るメール通知装置220の構成についての説明である。
なお、本実施形態に係るメール通知システムの動作は、第1の実施形態と同様であるため説明は省略する。
このように、本実施形態に係るメール通知システムによれば、受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発着呼部320が発呼する所定の時間を設定するために、発呼時間を登録する発呼時間登録部910を備えるため、発呼時間調整することで、緊急性の有無のみではなく、受信した電子メールに関する様々な情報(例えば、差出人情報、緊急度等)をメール受信者に対して通知することができるという効果を奏する。
以上の前記各実施形態により本発明を説明したが、本発明の技術的範囲は実施形態に記載の範囲には限定されず、これら各実施形態に多様な変更又は改良を加えることが可能である。そして、かような変更又は改良を加えた実施の形態も本発明の技術的範囲に含まれる。このことは、特許請求の範囲及び課題を解決する手段からも明らかなことである。
なお、上記各実施形態において、緊急の電子メールの受信を携帯電話機240に通知するかどうかを設定するための通知設定部をメール通知装置220に備える構成としてもよい。そうすることで、外出する際には緊急メールの受信を通知するように設定し、社内にいる場合には通知されないように設定することができる。
また、音声の出力において、最初は予め設定された所定の文字数を音声出力し、続きを聞く場合のみ、所定のプッシュ操作を行うことで続きを聞くことができるようにしてもよい。
さらに、電子メールの中の挨拶文、署名、引用文を音声出力の対象から除外してもよい。
さらにまた、所定のプッシュ操作を行うことで、受信した電子メールについての、過去の電子メールの返送のやり取りを検索して、音声出力をすることができるようにしてもよい。
さらにまた、受信した電子メールの内容を音声出力する場合に、予め設定されたパスワードの入力をプッシュ操作、又は音声により行い、一致した場合のみ電子メールの内容を出力するようにしてもよい。そうすることで、セキュリティを強化することができる。
前記各実施形態に関して次の付記を示す。
(付記1)電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するメール通知システムであって、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定手段と、前記緊急判定手段が判定した結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択手段と、前記回線選択手段が選択した電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼手段と、前記発呼手段が所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断手段と、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力手段とを備えるメール通知システム。
(付記2)付記1に記載のメール通知システムにおいて、前記受信した電子メールが複数人宛てに送信されたものであり、前記緊急判定手段が、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定した場合に、前記発呼手段が当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声出力手段が通話状態を一旦解除する旨の音声を出力し、前記携帯電話機との通話状態が解除されると、所定の期間内に着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するメール通知システム。
(付記3)付記1又は2に記載のメール通知システムにおいて、一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、前記音声出力手段が、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容を音声で出力するメール通知システム。
(付記4)付記3に記載のメール通知システムにおいて、前記複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするメール通知システム。
(付記5)付記1ないし4のいずれかに記載のメール通知システムにおいて、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発呼手段が発呼する所定の時間を設定する発呼時間設定手段を備えるメール通知システム。
(付記6)付記1ないし5のいずれかに記載のメール通知システムにおいて、前記携帯電話機からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するメール通知システム。
(付記7)コンピュータが、電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するメール通知方法であって、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定ステップと、前記緊急判定ステップで判定された結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択ステップと、前記回線選択ステップで選択された電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼ステップと、前記発呼ステップで所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断ステップと、前記発呼ステップで発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力ステップとを含むメール通知方法。
(付記8)付記7に記載のメール通知方法において、前記受信した電子メールが複数人宛てに送信されたものであり、前記緊急判定ステップで、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定された場合に、前記発呼ステップで当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、前記発呼ステップで発呼された呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声出力ステップで通話状態を一旦解除する旨の音声が出力され、前記携帯電話機との通話状態が解除されると、所定の期間内に着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するメール通知方法。
(付記9)付記7又は8に記載のメール通知方法において、一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、前記音声出力ステップで、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容が音声で出力されるメール通知方法。
(付記10)付記9に記載のメール通知方法において、前記複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするメール通知方法。
(付記11)付記7ないし10のいずれかに記載のメール通知方法において、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発呼ステップで発呼される所定の時間を設定する発呼時間設定ステップを含むメール通知方法。
(付記12)付記7ないし11のいずれかに記載のメール通知方法において、前記携帯電話機からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するメール通知方法。
(付記13)電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するようにコンピュータを機能させるためのメール通知プログラムであって、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定手段と、前記緊急判定手段が判定した結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択手段と、前記回線選択手段が選択した電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼手段と、前記発呼手段が所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断手段と、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力手段としてコンピュータを機能させるメール通知プログラム。
(付記14)付記13に記載のメール通知プログラムにおいて、前記受信した電子メールが複数人宛てに送信されたものであり、前記緊急判定手段が、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定した場合に、前記発呼手段が当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声出力手段が通話状態を一旦解除する旨の音声を出力し、前記携帯電話機との通話状態が解除されると、所定の期間内に着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するメール通知プログラム。
(付記15)付記13又は14に記載のメール通知プログラムにおいて、一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、前記音声出力手段が、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容を音声で出力するメール通知プログラム。
(付記16)付記15に記載のメール通知プログラムにおいて、前記複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするメール通知プログラム。
(付記17)付記13ないし16のいずれかに記載のメール通知プログラムにおいて、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発呼手段が発呼する所定の時間を設定する発呼時間設定手段としてコンピュータを機能させるメール通知プログラム。
(付記18)付記13ないし17のいずれかに記載のメール通知プログラムにおいて、前記携帯電話機からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するメール通知プログラム。
第1の実施形態に係るメール通知システムを構成するコンピュータのハードウェア構成図である。 第1の実施形態に係るメール通知システムのシステム構成図である。 第1の実施形態に係るメール通知装置の機能ブロック図である。 第1の実施形態に係る携帯電話機の機能ブロック図である。 第1の実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第1のフローチャートである。 第1の実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第2のフローチャートである。 第1の実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第3のフローチャートである。 第1の実施形態に係るメール通知システムの動作を示す第4のフローチャートである。 その他の実施形態に係るメール通知装置の機能ブロック図である。
符号の説明
1 コンピュータ
101 CPU
102 RAM
103 ROM
104 フラッシュメモリ
105 HD
106 LANカード
107 マウス
108 キーボード
109 ビデオカード
109a ディスプレイ
110 サウンドカード
110a スピーカ
111 ドライブ
200 メール通知システム
210 メールサーバ
220 メール通知装置
230 メール送信端末
240 携帯電話機
250 インターネット網
260 電話網
270a 通常用電話回線
270b 緊急用電話回線
305 入出力部
310 緊急判定部
315 回線選択部
320 発着呼部
325 呼切断部
330 音声変換部
335 優先順位設定部
340 メールデータ
345 基本データ
350 緊急判定条件データ
355 発着呼データ
410 携帯着呼部
420 携帯発呼部
430 画面表示制御部
440 携帯音声出力部
450 登録データ
910 発呼時間登録部
920 発呼時間データ

Claims (8)

  1. 電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するメール通知システムであって、
    前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定手段と、
    前記緊急判定手段が判定した結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択手段と、
    前記回線選択手段が選択した電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼手段と、
    前記発呼手段が所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断手段と、
    前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力手段とを備えるメール通知システム。
  2. 請求項1に記載のメール通知システムにおいて、
    前記受信した電子メールが複数人宛てに送信されたものであり、前記緊急判定手段が、当該複数のメール受信者のうち、少なくとも2以上のメール受信者について緊急の電子メールであると判定した場合に、前記発呼手段が当該少なくも2以上のメール受信者が所有する携帯電話機の電話番号に対して発呼し、
    前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機から着呼があるときに、前記音声出力手段が通話状態を一旦解除する旨の音声を出力し、
    前記携帯電話機との通話状態が解除されると、所定の期間内に着呼があった携帯電話機の電話番号に対して、前記受信した電子メールに関する情報に基づいて設定された優先順位に従って発呼し、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力するメール通知システム。
  3. 請求項1又は2に記載のメール通知システムにおいて、
    一の人物に対して複数の緊急の電子メールが送信された場合に、当該複数の電子メールに関する情報に基づいて優先順位を設定し、前記音声出力手段が、当該設定された優先順位に従って当該電子メールの内容を音声で出力するメール通知システム。
  4. 請求項3に記載のメール通知システムにおいて、
    前記複数の緊急の電子メールの内容情報が同一である場合に、当該同一内容の電子メールをマージするメール通知システム。
  5. 請求項1ないし4のいずれかに記載のメール通知システムにおいて、
    前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、前記発呼手段が発呼する所定の時間を設定する発呼時間設定手段を備えるメール通知システム。
  6. 請求項1ないし5のいずれかに記載のメール通知システムにおいて、
    前記携帯電話機からのプッシュ操作による入力、及び/又は音声入力に応じて、前記電子メールの送信者に対して返信メールを生成して送信するメール通知システム。
  7. コンピュータが、電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するメール通知方法であって、
    前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定ステップと、
    前記緊急判定ステップで判定された結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択ステップと、
    前記回線選択ステップで選択された電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼ステップと、
    前記発呼ステップで所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断ステップと、
    前記発呼ステップで発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力ステップとを含むメール通知方法。
  8. 電子メールの受信を、予め登録された携帯電話機の電話番号に発呼して通知するようにコンピュータを機能させるためのメール通知プログラムであって、
    前記受信した電子メールに関する情報に基づいて、当該電子メールが緊急の電子メールであるかどうかを判定する緊急判定手段と、
    前記緊急判定手段が判定した結果に基づいて、前記携帯電話機の電話番号に発呼する場合に使用する電話回線について、緊急用電話回線、又は通常用電話回線のいずれか一の電話回線を選択する回線選択手段と、
    前記回線選択手段が選択した電話回線を使用して前記携帯電話機の電話番号に発呼する発呼手段と、
    前記発呼手段が所定の時間発呼した後に、当該呼を切断する呼切断手段と、
    前記発呼手段が発呼した呼に基づく前記携帯電話機からの着呼がある場合に、当該携帯電話機と通話可能状態にて前記受信した電子メールの内容を音声で出力する音声出力手段としてコンピュータを機能させるメール通知プログラム。
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