JP6292962B2 - ジャーナル管理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明の実施形態は、ジャーナル管理装置およびプログラムに関する。

従来、店舗や企業には、客に渡すレシートと同じ内容のデータを記録したジャーナルを、７年間保存する義務がある。ジャーナルは、印刷物の他、近年では、電子データで保存されるようにもなっている。

ジャーナルは、求めがあった場合に提出可能である必要がある。必要が生じた場合に目的とする記録を抽出しやすくするために、ジャーナルのデータとともに、索引情報をも保存して、オペレータや日付、取引内容などでフィルタリングすることを可能にしている。

しかし、７年間の全取引の記録は膨大であり、全ての記録について、索引情報をも保存することは難しい。そこで、従来は、索引情報は直近１年分のみ保存している。そして、直近１年分を除く残りの６年分については、索引情報を廃棄してテキストデータのみにすることでデータ量を減らし、さらに、保存先を、店舗内のＰＣ（パーソナルコンピュータ、Personal Computer）から上位ホストやＤＶＤなどの外部メディアに移すなどしている。

しかしながら、上述のような運用であると、直近１年分を除く残りの６年分のいずれかの取引記録について参照する必要が生じた場合、目的とする記録を抽出するには、まず、保存先から、目的の記録が含まれると推測されるファイルやメディアを取り寄せ、そして、その中の膨大なテキストファイルから目的のファイルを探し出さなければならず、煩雑である。その上、専用ツールがないため、汎用のテキストエディタなど用いて、参照や印刷を行う他ない。この場合には、誤ってデータを編集してしまう恐れがある。

本発明が解決しようとする課題は、直近１年を超え索引情報が存在しなくなったジャーナルから目的の記録を抽出しやすくすることができるジャーナル管理装置およびプログラムを提供することである。

実施形態のジャーナル管理装置は、ファイル作成手段と、索引作成手段と、ファイル退避手段と、過去ジャーナル出力手段と、を備える。ファイル作成手段は、電子ジャーナルのデータを取引ごとにファイルにし、検索条件にする識別情報を１つ以上含めた文字列を前記ファイルの名称として定め、前記ファイルを第一記憶部に保管させる。索引作成手段は、前記電子ジャーナルのデータに基づいて前記ファイルの索引情報を作成してデータベースに記憶させる。ファイル退避手段は、前記第一記憶部における保管期間を過ぎた前記ファイルを第二記憶部に移すとともに、当該ファイルの前記索引情報を前記データベースから削除する。過去ジャーナル出力手段は、前記第二記憶部に保管されている前記ファイルを検索する条件として、前記名称に含まれる前記識別情報の指定を１つ以上受け付け、該検索条件に合致する前記ファイルの内容を連ねて出力する。

図１は、実施形態の店舗ＰＣ（ジャーナル管理装置、情報処理装置）の機能構成を示すとともに、店舗ＰＣを含むジャーナル管理システムの構成を示すブロック図である。 図２は、実施形態の索引情報の一例を示す図である。 図３は、実施形態の第二記憶部がジャーナルファイルを保管するフォルダの階層構造を示す図である。 図４は、実施形態の検索条件の指定を受け付ける画面の一例を示す図である。 図５は、実施形態のジャーナルファイルを印刷した帳票の外観の一例を示す図である。 図６は、実施形態の制御部が行う記憶部の管理の流れを示すフローチャートである。

実施形態について図面を用いて説明する。図１は、実施形態の店舗ＰＣ（ジャーナル管理装置、情報処理装置）１の機能構成を示すとともに、店舗ＰＣ１を含むジャーナル管理システム１００の構成を示すブロック図である。

店舗ＰＣ１は、概ね一般的なＰＣであり、ストアコントローラとして、店舗が備えるＰＯＳ（Point Of Sale）端末装置１０１を管理、統括する。この店舗ＰＣ１は、プログラムを実行することによって、ジャーナル管理装置として機能する。ジャーナル管理システム１００は、店舗ＰＣ１と、１台以上のＰＯＳ端末装置１０１とを備える。店舗ＰＣ１と各ＰＯＳ端末装置１０１とは、ネットワーク１０２を介して接続されている。ネットワーク１０２は、例えばローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ、Local Area Network）である。

ＰＯＳ端末装置１０１は、当日分（ないし一日分）の電子ジャーナル１１１を記憶している。電子ジャーナル１１１のデータ形式は、例えば、ＸＭＬ形式である。そして、ＰＯＳ端末装置１０１は、終業時（ないし定時）に、自発的あるいは店舗ＰＣ１の要求に対する応答として、一日分の電子ジャーナル１１１を店舗ＰＣ１に送信する。

店舗ＰＣ１は、表示デバイス１１、キーボード１２、マウス１３、プリンタ１４、制御部１５、第一記憶部１６、および第二記憶部１７を備えている。

表示デバイス１１は、例えば液晶パネルであって、制御部１５の制御に基づいて画像を表示する。キーボード１２およびマウス１３は、表示デバイス１１の表示に応じた操作を受け付け、操作内容に応じた信号を制御部１５に出力する。プリンタ１４は、制御部１５の制御に基づいて、紙などの媒体に印刷を施す。

制御部１５は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）およびＲＡＭ（Random Access Memory）（いずれも不図示）等から構成される。

ＲＯＭは、ＣＰＵが実行する各種プログラムや各種データを記憶する。ＲＡＭは、ＣＰＵが各種プログラムを実行する際に一時的にデータやプログラムを記憶する。ＣＰＵは、ＲＯＭから読み出したプログラムをＲＡＭに展開して実行することにより、店舗ＰＣ１が備える上記各部（表示デバイス１１、キーボード１２、マウス１３、プリンタ１４、第一記憶部１６、および第二記憶部１７）を統括的に制御する。

そして、制御部１５は、ＲＯＭに記憶されたプログラムをＣＰＵが実行することにより、ファイル作成手段２１、索引作成手段２２、ファイル退避手段２３、ファイル削除手段２４、および過去ジャーナル出力手段２５として機能する。

第一記憶部１６は、１年前までのジャーナルファイル３１および索引情報３２を保管する。ジャーナルファイル３１は、ファイル作成手段２１により、電子ジャーナル１１１に基づいて作成される。索引情報３２は、索引作成手段２２により、電子ジャーナル１１１に基づいて作成される。

ジャーナルファイル３１は、取引の記録であって、一取引ごとに作成される。ジャーナルファイル３１が保持するデータの内容は、電子ジャーナル１１１に基づくものであって、客に渡すレシートの記載内容に準じる。ジャーナルファイル３１のデータ形式は、例えば、電子ジャーナル１１１に準じたＸＭＬ形式である。索引情報３２は、ジャーナルファイル３１の特定を助ける情報であって、テーブルとしてデータベースに記憶される。

図２は、索引情報３２の一例を示す図である。索引情報３２は、例えば、ジャーナルファイル３１のファイル名や、該ジャーナルファイル３１が記録する取引の日付、取引の時間、レジ番号、オペレータ、取引の種別、などを記憶する。レジ番号は、店内の各ＰＯＳ端末装置１０１に割り振られた固有の番号である。

１年前までのジャーナルファイル３１を参照する必要が生じた場合には、索引情報３２を取引の日付や時間、レジ番号、オペレータ、取引の種別によって絞りこみ、抽出されたファイル名に該当するジャーナルファイル３１を参照する。

第二記憶部１７は、７年前までのジャーナルファイル４１を保管する。ジャーナルファイル４１は、テキストファイルである。ジャーナルファイル４１が保持するデータの内容は、電子ジャーナル１１１に基づくものであって、客に渡すレシートの記載内容に準じる。ジャーナルファイル４１は、ファイル退避手段２３により、第一記憶部１６のジャーナルファイル３１に基づいて作成される。

図３は第二記憶部１７がジャーナルファイル４１を保管するフォルダの階層構造を示す図である。ファイル退避手段２３は、取引の日付（年、月）およびレジ番号によって、ジャーナルファイル４１を保管する第二記憶部１７のフォルダを分ける。より詳細には、取引の年を名称とするフォルダ（年フォルダ）の下に、取引の月を名称とするフォルダ（月フォルダ）が配され、月フォルダの下に、レジ番号を名称とするフォルダ（レジ番号フォルダ）が配されている。

ファイル退避手段２３は、ジャーナルファイル４１の取引の日付に合致する年フォルダ内の月フォルダのうち、取引の日付に合致する月フォルダを選択し、該月フォルダ内のレジ番号フォルダのうち、取引に用いられたレジのレジ番号に合致するレジ番号フォルダを選択して、該レジ番号フォルダに、ジャーナルファイル４１を格納する。

ファイル作成手段２１は、ＰＯＳ端末装置１０１から取得した電子ジャーナル１１１のデータを、一取引（あるいは数取引）ごとにファイル化することにより、ジャーナルファイル３１を作成する。そして、ファイル作成手段２１は、ジャーナルファイル３１の名称を定め、ジャーナルファイル３１を第一記憶部１６に保管させる。ここで、ファイル作成手段２１は、ジャーナルファイル３１の名称を、後に検索条件にする識別情報を１つ以上含めた文字列にする。識別情報は、例えば、取引の日付、時間（ないし時間帯）、レジ番号、などである。

索引作成手段２２は、ＰＯＳ端末装置１０１から取得した電子ジャーナル１１１のデータから、索引情報３２を作成する。索引作成手段２２は、索引情報３２のテーブルに、１つのジャーナルファイル３１に対して１つのレコードを作成する。

ファイル退避手段２３は、第一記憶部１６での保管期間を超えたジャーナルファイル３１を、第二記憶部１７に移す。第一記憶部１６でのジャーナルファイル３１の保管期間は、例えば、１年間である。

ファイル退避手段２３は、保管期間を超えたか否かの判断を、例えば、索引情報３２に基づいて、行うことができる。この場合、ファイル退避手段２３は、まず、索引情報３２から、日付のカラムが、作業日の１年前の同月同日にあたるファイル名を抽出する。そして、当該ファイル名を有するジャーナルファイル３１が移転対象であると、ファイル退避手段２３は判断する。

また、ファイル退避手段２３は、移転対象のジャーナルファイル３１に対応する索引情報３２を、第一記憶部１６から削除する。

ファイル退避手段２３は、移転対象のジャーナルファイル３１を第二記憶部１７に移してジャーナルファイル４１とするにあたって、ファイルの形式をＸＭＬ形式からテキスト形式に変更する。ジャーナルファイル４１はジャーナルファイル３１の名称を受け継ぐ。ただし、データ形式の変更により、拡張子が変更される。

ファイル削除手段２４は、第二記憶部１７での保管期間を超えたジャーナルファイル４１を削除する。第二記憶部１７でのジャーナルファイル４１の保管期間は、例えば６年間である。つまり、第二記憶部１７は、１年前から７年前までの取引記録を保管する。

ファイル削除手段２４は、保管期間を超えたか否かの判断を、例えば、第二記憶部１７のフォルダ名に基づいて、行うことができる。この場合、ファイル削除手段２４は、第二記憶部１７の階層化されたフォルダから、名称が作業日の７年前の同月同日であるものを選択し、当該フォルダに保管されたジャーナルファイル４１を、フォルダごと削除する。

過去ジャーナル出力手段２５は、ジャーナルファイル４１を検索する条件として、日付範囲およびレジ番号の指定を受け付ける。これらは、ジャーナルファイル４１の名称に、識別情報として含まれている。図４は、検索条件の指定を受け付ける画面（過去ジャーナル専用検索画面）２００の一例を示す図である。画面２００は、印刷可能日表示欄２０１、印刷対象開始日指定欄２０２、印刷対象終了日指定欄２０３、印刷対象レジ選択欄２０４、および印刷ボタン２０５を有している。

印刷可能日表示欄２０１は、第二記憶部１７が保管するジャーナルファイル４１のうち最も古いものの日付と最も新しいものの日付とを表示する。印刷対象開始日指定欄２０２および印刷対象終了日指定欄２０３は、ジャーナルファイル４１のうち印刷対象とする取引日付の範囲の指定を受け付ける。印刷対象レジ選択欄２０４は、ジャーナルファイル４１のうち印刷対象とするレジ番号の指定を受け付ける。

印刷ボタン２０５は、上述の印刷対象開始日指定欄２０２、印刷対象終了日指定欄２０３、および印刷対象レジ選択欄２０４で受け付けた指定内容（すなわち検索条件）に合致するジャーナルファイル４１を抽出、および、抽出されたジャーナルファイル４１を連ねたデータによる印刷プレビュー画面の表示、を実行する。

図５は、ジャーナルファイル４１を印刷した帳票の外観の一例を示す図である。帳票は、客に渡したレシートに準じていて、レシートの記載をテキスト印刷で再現している。より詳しくは、帳票は、ジャーナルファイル４１のデータを印刷対象の日付範囲分、連続印刷したものである。

帳票は、まずヘッダとして、左上部に店舗固有の番号である店舗コード、店舗固有の名称である店名を示し、右上部に帳票の作成日を示し、それらの下段中央に表題を示し、さらに下段に、画面２００で指定された印刷対象期間およびレジ番号を示す。次に、ヘッダの下の本文として、印刷対象のジャーナルファイル４１のデータを連ねて示す。そして、最後に、「印字終了」を表示する。

図６は制御部１５が行う記憶部１６，１７の管理の流れを示すフローチャートである。制御部１５が電子ジャーナル１１１のデータを取得すると（ステップＳ１）、このデータを、ファイル作成手段２１が取引ごとにファイル化する（ステップＳ２）。続いて、電子ジャーナル１１１のデータに基づいて、索引作成手段２２が索引情報を作成する（ステップＳ３）。

次に、ファイル退避手段２３が、１年経過したジャーナルファイル３１を、第二記憶部１７に移す（ステップＳ４）。これによりジャーナルファイル３１はジャーナルファイル４１となる。続いて、ファイル退避手段２３が、１年経過した索引情報３２を削除し（ステップＳ５）、さらに、ファイル削除手段２４が、７年経過したジャーナルファイル４１を削除する（ステップＳ６）。

このように本実施形態によれば、電子ジャーナル１１１のデータを管理することができる。また、本実施形態によれば、保管期間を経過したジャーナルファイル３１，４１を、自動的に移動・削除できる。

また、本実施形態によれば、ジャーナルファイル４１を参照する必要が生じた場合に、検索条件の指定を受け付ける画面２００で取引日付の範囲やレジ番号を指定することによって、条件に合致するジャーナルファイル４１の内容を連ねて印刷することができる。

なお、実施形態では、ファイル退避手段２３がジャーナルファイル３１をジャーナルファイル４１にする際にデータ形式をテキスト形式に改めたが、実施にあたっては、ファイル作成手段２１にて電子ジャーナル１１１を取引ごとにファイル化するときに、データ形式をテキスト形式にしてもよい。

また、電子ジャーナル１１１のデータ形式は、例えば、ＸＭＬ形式であるとしたが、実施にあたっては、ＣＳＶ形式、ＨＴＭＬ形式、テキスト形式など、数ある形式のいずれでもよい。電子ジャーナル１１１がテキスト形式であった場合には、ファイル退避手段２３（ないしファイル作成手段２１）においてファイルのデータ形式を改める工程が不要である。

さらに、実施にあたっては、ファイル退避手段２３（ファイル削除手段２４）は、保管期間を超えたか否かの判断を、実施形態の手法によらずに、例えば、ジャーナルファイル３１（４１）の作成日時ないし更新日時、名称に基づいて、行ってもよい。

本実施形態のジャーナル管理装置は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施形態のジャーナル管理装置で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、本実施形態のジャーナル管理装置で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。また、本実施形態のジャーナル管理装置で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成しても良い。

また、本実施形態のプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施形態のジャーナル管理装置で実行されるプログラムは、上述した各部（ファイル作成手段２１、索引作成手段２２、ファイル退避手段２３、ファイル削除手段２４、および過去ジャーナル出力手段２５）を含むモジュール構成となっている。ＣＰＵ（プロセッサ）は、プログラムを読み出して実行することにより、上記各部をロードする。これにより、ファイル作成手段２１、索引作成手段２２、ファイル退避手段２３、ファイル削除手段２４、および過去ジャーナル出力手段２５が、主記憶装置上に生成される。

本発明の実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１００…ジャーナル管理システム
１０１…ＰＯＳ端末装置、１１１…電子ジャーナル
１０２…ネットワーク
１…店舗ＰＣ
１１…表示デバイス
１２…キーボード、１３…マウス
１４…プリンタ
１５…制御部
１６…第一記憶部、３１…ジャーナルファイル、３２…索引情報
１７…第二記憶部、４１…ジャーナルファイル
２１…ファイル作成手段、２２…索引作成手段
２３…ファイル退避手段、２４…ファイル削除手段
２５…過去ジャーナル出力手段
２００…画面（過去ジャーナル専用検索画面）
２０１…印刷可能日表示欄
２０２…印刷対象開始日指定欄
２０３…印刷対象終了日指定欄
２０４…印刷対象レジ選択欄
２０５…印刷ボタン

特開２０１３−１１４３３９号公報

Claims (6)

1. 電子ジャーナルのデータを取引ごとにファイルにし、検索条件にする識別情報を１つ以上含めた文字列を前記ファイルの名称として定め、前記ファイルを第一記憶部に保管させるファイル作成手段と、
   前記電子ジャーナルのデータに基づいて前記ファイルの索引情報を作成してデータベースに記憶させる索引作成手段と、
   前記第一記憶部における保管期間を過ぎた前記ファイルを第二記憶部に移すとともに、当該ファイルの前記索引情報を前記データベースから削除するファイル退避手段と、
   前記第二記憶部に保管されている前記ファイルを検索する条件として、前記名称に含まれる前記識別情報の指定を１つ以上受け付け、該検索条件に合致する前記ファイルの内容を連ねて出力する過去ジャーナル出力手段と、
   を備えるジャーナル管理装置。
2. 前記ファイル作成手段は、前記識別情報として、取引の日付を前記名称に含める
   請求項１に記載のジャーナル管理装置。
3. 前記ファイル作成手段は、前記識別情報として、取引を行ったレジ番号を前記名称に含める
   請求項１または２に記載のジャーナル管理装置。
4. 前記ファイル作成手段は、前記識別情報として、取引の時間ないし時間帯を前記名称に含める
   請求項１〜３のいずれか１つに記載のジャーナル管理装置。
5. 前記過去ジャーナル出力手段は、前記識別情報の指定を受け付けるための過去ジャーナル専用検索画面を表示デバイスに表示させる
   請求項１〜４のいずれか１つに記載のジャーナル管理装置。
6. コンピュータを、
   電子ジャーナルのデータを取引ごとにファイルにし、検索条件にする識別情報を１つ以上含めた文字列を前記ファイルの名称として定め、前記ファイルを第一記憶部に保管させるファイル作成手段と、
   前記電子ジャーナルのデータに基づいて前記ファイルの索引情報を作成してデータベースに記憶させる索引作成手段と、
   前記第一記憶部における保管期間を過ぎた前記ファイルを第二記憶部に移すとともに、当該ファイルの前記索引情報を前記データベースから削除するファイル退避手段と、
   前記第二記憶部に保管されている前記ファイルを検索する条件として、前記名称に含まれる前記識別情報の指定を１つ以上受け付け、該検索条件に合致する前記ファイルの内容を連ねて出力する過去ジャーナル出力手段と、
   として機能させるためのプログラム。

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