JP5942397B2 - 文書管理装置、文書管理装置の制御プログラム、文書管理システム、文書管理装置の制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理装置の制御プログラム、文書管理システム、文書管理装置の制御方法に関し、特に、文書管理システムにおけるメール通知に関する

従来、クライアント端末と文書管理サーバが互いにネットワーク接続され、クライアント端末で作成された電子文書をネットワーク経由で文書管理サーバに格納し、その電子文書を文書管理サーバにおいて管理する文書管理システムが知られている。このような文書管理システムは、電子文書が格納されたことを特定の利用者に通知する機能を備え、また、格納された電子文書を基に審査や承認の申請を行うワークフローシステムとして利用されている。

このような文書管理システムでは、文書閲覧を許可された利用者や審査・承認を申請された利用者を文書ごとに管理し、その利用者に閲覧文書が登録されたことや、審査・承認の申請が行われたことを自動的にメールで通知するといったことが行われている。

具体的には、閲覧文書の登録者や審査・承認の申請者は、ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理端末を用いて閲覧文書や申請書等の電子文書を作成し、この電子文書を文書管理サーバ内に格納すると共に、閲覧を許可する利用者や審査・承認を行う利用者を設定する。その後、文書管理サーバは、電子文書の格納先（ＵＲＬ等）を記載した通知文書を作成して、上記で設定された利用者に電子メールとして自動的に配信し、電子文書が登録されたことや、審査・承認が申請されたことを通知する。

ところが、このような文書管理システムにおいては、文書ごとにメール通知の設定操作を行わなければならないという煩雑さがあった。そこで、電子文書が登録されたことを通知するための通知メールを作成するに際し、メール通知の設定を、文書ごとではなくフォルダごとにまとめて行うことができる文書管理システムが考案され、既に知られている（例えば、特許文献１）。

このような文書管理システムにおいては、フォルダごとに予めメール通知設定が作成されており、電子文書が格納されたり変更されるといった操作がなされた場合に、その格納先となっているフォルダのメール通知設定を用いて通知文書を作成する。その後、通知文書を電子メールとして閲覧を許可した利用者に自動的に配信して、どのような操作がなされたかを通知する。従って、特許文献１に記載された文書管理システムにおいては、電子文書の格納先となっているフォルダの設定を用いることができるので、メール通知設定を効率的に行うことができるようになっている。

ところで、特許文献１に記載の文書管理システムでは、フォルダごとにメール通知設定が作成されているため、電子文書の登録者は、数あるフォルダから自身が望むメール通知設定を有するフォルダを選択して、そのフォルダに電子文書を格納する必要がある。

そのため、特許文献１に記載の文書管理システムでは、文書管理サーバの管理者により予めメール通知設定が作成されるため、電子文書の登録者は自らメール通知設定の作成を行うことはできない。そのため、電子文書の登録者が望むメール通知設定を有するフォルダがない場合には、毎回同じ設定内容であっても、電子文書を登録する度にメール通知の設定をしなければならないという問題があった。

本発明は、このような課題を解決するためになされたものであり、文書管理サーバに登録されている電子文書を対象にして閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを閲覧者や審査・承認者に通知する場合において、簡易な構成で利用者の操作性を向上させることを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理装置であって、ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録する配信設定登録部と、前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付ける配信フォルダ作成部と、前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させる表示制御部と、前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知する格納検知部と、前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成する通知文書作成部と、前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するメール送信部と、を備えることを特徴とする。

また、本発明の他の態様は、ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理装置の制御プログラムであって、ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録するステップと、前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付けるステップと、前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させるステップと、前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知するステップと、前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成するステップと、前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するステップと、を前記文書管理装置に実行させることを特徴とする。

また、本発明の更に他の態様は、ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理システムであって、ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録する配信設定登録部と、前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付ける配信フォルダ作成部と、前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させる表示制御部と、前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知する格納検知部と、前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成する通知文書作成部と、前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するメール送信部と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、文書管理サーバに登録されている電子文書を対象にして閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを閲覧者や審査・承認者に通知する場合において、簡易な構成で利用者の操作性を向上させることができる。

本発明の実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバとクライアント端末の機能構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが備えるユーザ情報データベースが格納するユーザ情報の一覧の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが備える電子文書データベースが格納する電子文書の一覧の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバに閲覧依頼設定を登録する際にユーザが操作するクライアント端末の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバに審査・承認依頼設定を登録する際にユーザが操作するクライアント端末の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが備えるユーザ情報データベースが格納する閲覧依頼設定の一覧の例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが備えるユーザ情報データベースが格納する審査・承認依頼設定の一覧の例を示す図である。 電子文書を配信フォルダに格納する際にユーザが操作するクライアント端末の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが通知文書を作成して通知メールとして配信する処理を説明するためのフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバが通知文書を作成して通知メールとして配信する処理を説明するためのフローチャートである。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバに閲覧依頼の申請を行なった場合に送信される通知メールの記載例を示す図である。 本発明の実施形態に係る文書管理サーバに審査・承認依頼の申請を行なった場合に送信される通知メールの記載例を示す図である。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、文書管理システムの例として、クライアント端末から閲覧文書や申請書等の電子文書を対象にして閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われた場合に、その依頼者が予め設定した閲覧者や審査・承認者に、閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを自動的にメールで通知するワークフローシステムを例として説明する。

図１は、本実施形態に係るシステムの運用形態を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係るシステムは、文書管理サーバ１が接続されたネットワーク３と、クライアント端末２が接続されたネットワーク４が、インターネットや電話回線等の公衆回線５を介して接続されて構成されている。尚、ネットワーク４に接続されているクライアント端末２の数は一例であり、これらがもっと多く接続された大規模なシステムであっても良い。また、文書管理サーバ１とクライアント端末２とが同一のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）内に接続されたローカルなシステムで実現することも可能である。

文書管理サーバ１は、ネットワーク上に存在するファイル共有サーバであり、ウェブサーバ機能を備える。また、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、ワークフローシステムとして利用される。即ち、ユーザがクライアント端末２を用いて、文書管理サーバ１に登録されている閲覧文書や申請書等の電子文書を対象にして閲覧依頼や審査・承認依頼の申請を行なった場合に、そのユーザが予め設定した閲覧者や審査・承認者に、閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを自動的にメールで通知する。

そのために、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、申請の対象となった電子文書の登録先や依頼内容が記載された通知文書を自動的に作成して上記閲覧者や審査・承認者に通知メールとして配信する。尚、電子文書の登録先としては、例えば、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）等を用いることができる。

尚、通知メールが配信された閲覧者若しくは審査・承認者は、自身が操作するＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）等の情報処理端末を用いて、その通知メールに記載されているＵＲＬにアクセスすることにより、そのＵＲＬに保管されている電子文書をウェブブラウザ上で閲覧することができる。

クライアント端末２は、ユーザが操作する情報処理端末であり、ＰＣ等の情報処理装置によって実現され、ＩＥ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅｒ）（登録商標）等のウェブブラウザを備える。尚、クライアント端末２は、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）等の携帯情報端末、スマートフォン、タブレット端末等の情報処理端末によって実現されても良い。

上記のように、文書管理サーバ１及びクライアント端末２が構成されることにより、クライアント端末２は、ユーザの操作によりウェブブラウザ上で入力された情報を文書管理サーバ１に送信することができる。また、文書管理サーバ１は、ウェブサーバ機能を利用してクライアント端末２に情報を送信して、ウェブブラウザ上にその情報を表示させることができる。

このように構成されたシステムにおいて、ユーザはクライアント端末２を操作することにより閲覧文書や申請書等の電子文書を作成することができ、ネットワークを介して作成した電子文書を文書管理サーバ１に登録することができる。

また、ユーザはクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザを介して、文書管理サーバ１が配信する通知メールの通知先やその通知内容等のメール通知設定を予め作成して、文書管理サーバ１に登録することができる。

ここで、ユーザ操作によりクライアント端末２から文書管理サーバ１に登録された上記メール通知設定は、文書管理サーバ１において配信設定として管理され、ユーザは良く利用する設定に応じて、複数の配信設定を文書管理サーバ１に登録することができる。

尚、図１におけるネットワーク３及び４は、例えばオフィスＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の限定されたネットワークであり、文書管理サーバ１、クライアント端末２は、夫々のＬＡＮを介して公衆回線５に接続されるが、公衆回線５に直接接続される態様とすることも可能である。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１及びクライアント端末２のハードウェア構成について図２を参照して説明する。以下の説明においては、文書管理サーバ１のハードウェア構成を例として説明するが、クライアント端末２についても同様である。

図２に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、一般的なサーバやＰＣ等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）４０及びＩ／Ｆ５０がバス８０を介して接続されている。また、Ｉ／Ｆ５０にはＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）６０及び操作部７０が接続されている。

ＣＰＵ１０は演算手段であり、文書管理サーバ１全体の動作を制御する。ＲＡＭ２０は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、ＣＰＵ１０が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ＲＯＭ３０は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。ＨＤＤ４０は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。

Ｉ／Ｆ５０は、バス８０と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。ＬＣＤ６０は、システム提供者が文書管理サーバ１の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部７０は、キーボードやマウス等、サービス提供者が文書管理サーバ１に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図１において説明したように、本実施形態に係る文書管理サーバ１はネットワーク上に存在するサーバとして運用される。従って、ＬＣＤ６０及び操作部７０等のユーザインタフェースは省略可能である。

このようなハードウェア構成において、ＲＯＭ３０やＨＤＤ４０若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがＲＡＭ２０に読み出され、ＣＰＵ１０がＲＡＭ２０にロードされたプログラムに従って演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能を実現する機能ブロックが構成される。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１とクライアント端末２の機能構成について、図３を参照して説明する。図３は、本実施形態に係るシステムの機能構成を示すブロック図である。図３に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、文書管理部１００、ユーザ情報データベース１１０（以下、「ユーザ情報ＤＢ１１０」とする）、電子文書データベース１２０（以下、「電子文書ＤＢ１２０」とする）により構成され、クライアント端末２はウェブブラウザ２００を備える。

文書管理部１００はワークフローシステムとしての機能を提供し、表示制御部１０１、格納検知部１０２、ユーザ認証部１０３、通知文書作成部１０４、メール送信部１０５、配信設定登録部１０６、配信フォルダ作成部１０７により構成されている。

表示制御部１０１は、文書管理サーバ１が備えるウェブサーバ機能に基づいてクライアント端末２の表示画面上にウェブブラウザ２００を介して情報を表示させる。また、表示制御部１０１は、文書管理サーバ１に登録されている配信設定を、ユーザが操作するクライアント端末２の表示画面上にウェブブラウザ２００を介して配信設定毎に夫々個々のフォルダ（以下、「配信フォルダ」とする）として表示させる。配信フォルダについては後述する。

格納検知部１０２は、ユーザによるクライアント端末２の操作により、ウェブブラウザ２００上で電子文書が配信フォルダに格納されたことを検知する。電子文書の配信フォルダへの格納については後述する。

ユーザ認証部１０３は、ユーザが文書管理サーバ１を利用するにあたって、そのユーザが利用を許可されたユーザであるか否かを、ユーザ情報ＤＢ１１０に格納されているユーザ情報と、クライアント端末２からウェブブラウザ２００を介して入力されたログイン情報とを比較することにより判定する。

通知文書作成部１０４は、ユーザにより閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われた際に、閲覧者や審査・承認者に上記申請が行われたことを通知するための文書を作成する。メール送信部１０５は、通知文書作成部１０４で作成された通知文書を上記閲覧者や審査・承認者に通知メールとして送信する。

配信設定登録部１０６は、ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００上に入力した情報に応じてメール通知設定を作成し、作成したメール通知設定を配信設定としてユーザ情報ＤＢ１１０に登録する。尚、文書管理サーバ１は、登録された配信設定をその登録者と関連付けてユーザ毎に管理する。

配信フォルダ作成部１０７は配信設定毎に配信フォルダを作成し、作成した配信フォルダを、基になった配信設定に関連付けてユーザ情報ＤＢ１１０に格納する。尚、ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して配信フォルダを選択することにより、ユーザはウェブブラウザ２００上でその配信フォルダに対応する配信設定の設定内容を参照することができるように構成されていても良い。

ユーザ情報ＤＢ１１０は、ユーザ認証やユーザを識別するために必要なユーザ情報及び配信設定等のユーザ設定情報を格納する。電子文書ＤＢ１２０は閲覧文書や申請書等の電子文書を格納する。

このように構成された文書管理サーバ１において、本実施形態に係る要旨の一つは、文書管理サーバ１がユーザ情報ＤＢ１１０に格納している配信設定を、クライアント端末２の表示画面上にウェブブラウザ２００を介して配信フォルダとして視覚的に表示させることにある。

また、このように構成された文書管理サーバ１において、本実施形態に係る他の要旨の一つは、ユーザによるクライアント端末２の操作により、ウェブブラウザ２００上で閲覧依頼若しくは審査・承認依頼の申請の対象となる電子文書が配信フォルダに格納されることにより、その配信フォルダの配信設定に従って自動的に通知文書を作成し、その配信フォルダに設定されている通知先に通知メールとして配信することにある。

従って、本実施形態に係る文書管理サーバ１によれば、ユーザはワークフローシステムにおいて良く利用するメール通知設定を、夫々のユーザ固有の配信設定として文書管理サーバ１に登録しておくことができるので、登録済みの配信設定を必要に応じて参照することができ、閲覧依頼や審査・承認依頼の申請を行なう度にメール通知設定を行なう必要がなく、ユーザに対する操作性を向上させることができる。

また、本実施形態に係る文書管理サーバ１によれば、登録済みの配信設定をユーザが操作するクライアント端末２のウェブブラウザ２００上に配信フォルダとして視覚的に表示させることができるので、ユーザはクライアント端末２の表示画面上において配信設定の区別や参照が容易にでき、ユーザに対する操作性を向上させることができる。

さらに、本実施形態に係る文書管理サーバ１によれば、ユーザはクライアント端末２を操作して、ウェブブラウザ２００上で電子文書を配信フォルダに格納するだけで、文書管理サーバ１はその配信フォルダの配信設定に従って自動的に通知メールを配信するので、ユーザに対する操作性を向上させることができる。以下、詳細に説明する。

図４は、本実施形態に係る文書管理サーバ１が備えるユーザ情報ＤＢ１１０が格納するユーザ情報の一覧の例を示す図である。図４に示すように、ユーザ情報ＤＢ１１０はユーザ毎に、「ユーザ名」、「アカウント名」、「パスワード」、「メールアドレス」、「所属」、「配信設定識別ＩＤ」を関連付けて格納している。ここで、配信設定識別ＩＤとは、ユーザが登録した配信設定毎に付与されており、図８又は図９に示す配信設定の一覧からその設定内容を特定するためのＩＤである。

図５は、本実施形態に係る文書管理サーバ１が備える電子文書ＤＢ１２０が格納する電子文書の一覧の例を示す図である。図５に示すように、電子文書ＤＢ１２０は電子文書毎に、「電子文書名」、「フォルダパス」、「作成者」、「登録先ＵＲＬ」を関連付けて格納している。

次に、ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して配信設定を作成し、作成した配信設定を文書管理サーバ１に登録する操作について、図６及び図７を参照して説明する。

尚、本実施形態に係る文書管理サーバ１に登録される配信設定には２種類あり、１つは、文書管理サーバ１に対して閲覧依頼の申請が行なわれた場合に参照される配信設定（以下、「閲覧依頼設定」とする）であり、もう一つは、審査・承認依頼の申請が行なわれた場合に参照される配信設定（以下、「審査・承認依頼設定」とする）である。

まず、閲覧依頼設定について、図６を参照して説明する。図６は、ユーザが閲覧依頼設定を作成して文書管理サーバ１に登録する際にクライアント端末２の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図である。

ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して閲覧依頼設定を作成して文書管理サーバ１に登録する際には、図６に示すように、表示制御部１０１はクライアント端末２の表示画面上にウェブブラウザを介して閲覧依頼設定画面を表示させている。

閲覧依頼設定画面には、ユーザが閲覧を希望する閲覧者の「アカウント名」及び「メールアドレス」、「件名」、「コメント」を入力するための項目欄が設けられている。尚、本実施形態においては、ユーザは閲覧者を複数指定することができるようになっている。

そして、ユーザはクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して各項目欄に入力を行い「登録」ボタンを選択すると、配信設定登録部１０６はウェブブラウザ２００を介して入力された情報に基づいて閲覧依頼設定を作成し、作成した閲覧依頼設定をユーザ情報ＤＢ１１０に登録する。

図８にユーザ情報ＤＢ１１０に登録されている閲覧依頼設定の一覧の例を示す。図８は、本実施形態に係るユーザ情報ＤＢ１１０が格納する閲覧依頼設定の一覧の例を示す図である。図８に示すように、ユーザ情報ＤＢ１１０は配信設定毎に、「配信設定識別ＩＤ」、「フォルダパス」、「通知先アカウント名」、「通知先メールアドレス」、「件名」、「コメント」を関連付けて格納している。

「配信設定識別ＩＤ」は、ユーザによって設定された配信設定を一意に識別する識別情報である。「フォルダパス」は、その配信設定に対応するフォルダ、即ち、その配信設定に従って配信するべき文書を格納するフォルダのフォルダパスである。「通知先アカウント名」は、図６に示す「アカウント名」において指定された情報である。「通知先メールアドレス」は、図６に示す「メールアドレス」において指定された情報である。「件名」は、図６に示す「件名」において指定された情報である。「コメント」は、図６に示す「コメント」において指定された情報である。

次に、審査・承認依頼設定について、図７を参照して説明する。図７は、ユーザが審査・承認依頼設定を作成して文書管理サーバ１に登録する際にクライアント端末２の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図である。

ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して審査・承認依頼設定を作成して文書管理サーバ１に登録する際には、図７に示すように、表示制御部１０１はクライアント端末２の表示画面上にウェブブラウザ２００を介して審査・承認依頼設定画面を表示させている。

審査・承認依頼設定画面には、ユーザが審査・承認を希望する審査・承認者の「アカウント名」及び「メールアドレス」、「件名」、「コメント」、配布先の「アカウント名」及び「メールアドレス」を入力するための項目欄が設けられている。

さらに、審査・承認依頼設定画面には、アカウント毎に「処理」を入力するための項目欄が設けられている。ここで、配布先とは、審査・承認依頼の申請の対象となっている電子文書がその審査・承認を全てパスした後に、ユーザがその電子文書の閲覧を希望する閲覧者のことである。また、処理とは、「審査」や「承認」といったように、各アカウントが行う処理の種類のことである。尚、本実施形態においては、ユーザは審査・承認者及び配布先を複数指定することができるようになっている。

そして、ユーザはクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して各項目欄に入力を行い「登録」ボタンを選択すると、配信設定登録部１０６はウェブブラウザ２００を介して入力された情報に基づいて審査・承認依頼設定を作成し、作成した審査・承認依頼設定をユーザ情報ＤＢ１１０に登録する。

図９にユーザ情報ＤＢ１１０に登録されている審査・承認依頼設定の一覧の例を示す。図９は、本実施形態に係るユーザ情報ＤＢ１１０が格納する審査・承認依頼設定の一覧の例を示す図である。図９に示すように、ユーザ情報ＤＢ１１０は配信設定毎に、「配信設定識別ＩＤ」、「フォルダパス」、「通知先アカウント名」、「通知先メールアドレス」、「件名」、「コメント」、「配布先アカウント名」、「配布先メールアドレス」を関連付けて格納している。

「配信設定識別ＩＤ」は、ユーザによって設定された配信設定を一意に識別する識別情報である。「フォルダパス」は、その配信設定に対応するフォルダ、即ち、その配信設定に従って配信するべき文書を格納するフォルダのフォルダパスである。「通知先アカウント名」は、図７に示す「アカウント名」において指定された情報である。「通知先メールアドレス」は、図７に示す「メールアドレス」において指定された情報である。「件名」は、図７に示す「件名」において指定された情報である。「コメント」は、図７に示す「コメント」において指定された情報である。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１に通知メールを配信させる際に、ユーザがクライアント端末２を操作して、ウェブブラウザ２００上で電子文書を配信フォルダに格納する動作について図１０を参照して説明する。図１０は、電子文書を配信フォルダに格納する際にクライアント端末２の表示画面上に表示される画面の表示例を示す図であり、ユーザがクライアント端末２を操作して文書管理サーバ１にアクセスすることにより、文書管理サーバ１内のフォルダ構成及び格納されている電子文書が表示されたものである。

尚、ここで、電子文書を配信フォルダに格納する動作とは、例えば電子文書をドラッグアンドドロップにより配信フォルダに格納する動作や、電子文書をコピーアンドペーストにより配信フォルダに格納する動作等がある。

本実施形態に係る文書管理サーバ１に通知メールを配信させるためには、図１０に示すように、ユーザがクライアント端末２を操作することにより、ウェブブラウザ２００上で電子文書を配信フォルダに重なるように移動させることにより格納する。図１０に示す例では、「電子文書１」が「配信設定１」に対応する配信フォルダに格納されている。

尚、文書管理サーバ１内に生成されているフォルダ及び文書管理サーバ１内に格納されている電子文書を、図１０に示すようなユーザインタフェースによって表示させる際の文書管理サーバ１とクライアント端末２との間の通信プロトコルとしては、ＨＴＴＰ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等を用いることができる。

このように、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、通知メールを配信する際に、ユーザがクライアント端末２を操作して電子文書を配信フォルダに格納することにより、電子文書が格納された配信フォルダを検知し、その配信フォルダに設定されている配信設定を参照する。

次に、本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信する処理について図１１を参照して説明する。図１１は、本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信する処理を説明するためのフローチャートである。

図１１に示すように、本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信するにはまず、図１０において説明したように、配信フォルダに電子文書が格納されると、格納検知部１０２は電子文書を検知する（Ｓ１１０１／ＹＥＳ）。

格納検知部１０２が電子文書を検知すると、通知文書作成部１０４は配信フォルダに格納された電子文書の登録先のＵＲＬを取得すると共に、格納先となった配信フォルダに対応する配信設定を図８又は図９に示す配信設定の一覧から取得する（Ｓ１１０２）。即ち、電子文書が格納されたフォルダのフォルダパスが「フォルダパス」となっている配信設定を図８、図９に示す配信設定の一覧から取得する。

そして、通知文書作成部１０４は、予め決められたフォーマットに従って通知文書を作成する（Ｓ１１０３）。尚、本実施形態に係る通知文書には、Ｓ１１０２で取得されたＵＲＬ及び配信設定に設定されている項目が通知内容として記載される。

通知文書が作成されると、メール送信部１０５は通知文書作成部１０４が取得した配信設定に設定されている「通知先アカウント名」、「通知先メールアドレス」等の通知先に、作成された通知文書を通知メールとして送信する（Ｓ１１０４）。本実施形態に係る通知メールの記載内容を図１３及び図１４に示す。

図１３は、ユーザが文書管理サーバ１に閲覧依頼の申請を行なった場合に送信される通知メールの記載例を示す図である。図１３には、図４に示すユーザ１が図５に示す電子文書１を図１０に示す操作により図８に示す配信設定１に対応する配信フォルダに格納した場合に、文書管理サーバ１により作成される通知メールの記載内容を示している。

図１４は、ユーザが文書管理サーバ１に審査・承認依頼の申請を行なった場合に送信される通知メールの記載例を示す図である。図１４には、図４に示すユーザ２が図５に示す電子文書２を図１０に示す操作により図９に示す配信設定３に対応する配信フォルダに格納した場合に、文書管理サーバ１により作成される通知メールの記載内容を示している。

尚、配信フォルダに格納される電子文書は毎回同じものであるとは限らないため、件名とコメントについてはその都度入力し直さなければならないといったことが生じる可能性がある。そこで、このような場合に対応するため、文書管理サーバ１においては、電子文書が配信フォルダに格納された後であっても件名とコメントを入力するための処理が必要となる。

以下、本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信する際に、ユーザが電子文書を配信フォルダに格納した後であっても件名とコメントを入力することができる場合の処理について図１２を参照して説明する。図１２は、本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信する処理を説明するためのフローチャートである。

本実施形態に係る文書管理サーバ１が通知文書を作成して通知メールとして配信する際に、ユーザが電子文書を配信フォルダに格納した後に件名とコメントを入力するにはまず、図１１におけるＳ１１０１とＳ１１０２と同様の処理を行う（Ｓ１２０１、Ｓ１２０２）。そして、表示制御部１０１は、ウェブブラウザ２００を介してクライアント端末２の表示画面上に件名とコメントを入力するか否かをユーザに選択させる画面を表示させる（Ｓ１２０３）。

選択画面が表示されたら、ユーザはクライアント端末２を操作することにより、件名とコメントを入力するか否かを選択する。ユーザがクライアント端末２を操作することにより件名とコメントの入力を選択した場合（Ｓ１２０４／ＹＥＳ）、表示制御部１０１は、ウェブブラウザ２００を介してクライアント端末２の表示画面上に、ユーザに件名とコメントを入力させるための画面を表示させる（Ｓ１２０５）。

ユーザがクライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して件名とコメントを入力したら、通知文書作成部１０４は、入力された件名とコメントを取得し（Ｓ１２０６）、取得した件名とコメントを通知文書に反映させて、あとは、図１１のＳ１１０３とＳ１１０４と同様の処理を行う（Ｓ１２０７、Ｓ１２０８）。

一方、Ｓ１２０４において、ユーザがクライアント端末２を操作することにより件名とコメントの入力を選択しなかった場合（Ｓ１２０４／ＮＯ）、そのまま図１１のＳ１１０３とＳ１１０４と同様の処理を行う（Ｓ１２０７、Ｓ１２０８）。

このような処理により、電子文書が配信フォルダに格納された後であっても、ユーザは件名とコメントの入力を希望する場合には、クライアント端末２を操作することによりウェブブラウザ２００を介して件名とコメントを再度入力することができる。反対に、ユーザは件名とコメントの入力を希望しない場合には、それらを再度入力する必要はない。

従って、本実施形態に係る文書管理サーバ１によれば、ユーザは、図６、図７に示した設定画面で入力した件名とコメントを採用せずに、毎回異なる件名とコメントを通知メールに記載させることができる。反対に、件名とコメントを変更する必要がないとユーザが判断した場合には、図６、図７に示した設定画面で入力した件名とコメントが通知メールに記載される。

以上、説明したように本実施形態に係る文書管理サーバ１は、ユーザがクライアント端末２を操作して電子文書を配信フォルダに格納することにより、図８又は図９に示す配信設定の一覧から上記配信フォルダに対応する配信設定を参照して、図１３又は図１４に示すような記載内容の通知文書を自動的に作成し、上記配信設定に設定されている宛先に作成された通知文書を通知メールとして送信する。

このような構成とすることにより、本実施形態に係る文書管理サーバ１は、電子文書ＤＢ１２０に登録されている電子文書を対象にした閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを、予め設定されている閲覧者や審査・承認者に自動的に通知することができる。そのため、文書管理サーバ１に登録されている電子文書を対象にして閲覧依頼や審査・承認依頼の申請が行われたことを閲覧者や審査・承認者に通知する場合において、簡易な構成で利用者の操作性を向上させることができる。

１ 文書管理サーバ
２ クライアント端末
３ ネットワーク
４ ネットワーク
５ 公衆回線
１０ ＣＰＵ
２０ ＲＡＭ
３０ ＲＯＭ
４０ ＨＤＤ
５０ Ｉ／Ｆ
６０ ＬＣＤ
７０ 操作部
８０ バス
１００ 文書管理部
１０１ 表示制御部
１０２ 格納検知部
１０３ ユーザ認証部
１０４ 通知文書作成部
１０５ メール送信部
１０６ 配信設定登録部
１０７ 配信フォルダ作成部
１１０ ユーザ情報データベース
１２０ 電子文書データベース
２００ ウェブブラウザ

特開２００７−１５６６２４号公報

Claims (11)

1. ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理装置であって、
   ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録する配信設定登録部と、
   前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付ける配信フォルダ作成部と、
   前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させる表示制御部と、
   前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知する格納検知部と、
   前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成する通知文書作成部と、
   前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するメール送信部と、
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記配信設定登録部は、前記ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先と記載内容とを配信設定として前記ユーザと関連付けて登録し、
   前記通知文書作成部は、前記格納された電子文書の登録先を表す文字列を前記記載内容として、前記記載内容を含む前記通知文書を作成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記配信設定登録部は、前記ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先と記載内容とを配信設定として前記ユーザと関連付けて登録し、
   前記通知文書作成部は、前記所定の操作の内容を前記記載内容として、前記記載内容を含む前記通知文書を作成することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記格納検知部は、前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて前記作成されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書がドラッグアンドドロップにより格納されたことを検知することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 前記格納検知部は、前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて前記作成されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書がコピーアンドペーストにより格納されたことを検知することを特徴とする請求項１乃至３いずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 前記配信設定登録部は、前記ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先と記載内容とを配信設定として前記ユーザと関連付けて登録し、
   前記通知文書作成部は、前記格納検知部が前記作成されたフォルダに電子文書が格納されたことを検知した場合に、前記ユーザ操作により前記情報処理端末から入力された情報を前記通知文書の記載内容に反映させて、前記記載内容を含む前記通知文書を作成することを特徴とする請求項１乃至５いずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 前記配信設定登録部は、前記電子文書の閲覧依頼を前記配信設定として登録し、
   前記通知文書作成部は、前記所定の操作が前記電子文書の閲覧依頼である場合、前記電子文書の閲覧を依頼する通知文書を作成することを特徴とする請求項１乃至６いずれか１項に記載の文書管理装置。
8. 前記配信設定登録部は、前記電子文書の審査・承認依頼を前記配信設定として登録し、
   前記通知文書作成部は、前記所定の操作が前記電子文書の審査・承認依頼である場合、前記電子文書の審査・承認を依頼する通知文書を作成することを特徴とする請求項１乃至７いずれか１項に記載の文書管理装置。
9. ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理装置の制御プログラムであって、
   ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録するステップと、
   前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付けるステップと、
   前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させるステップと、
   前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知するステップと、
   前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成するステップと、
   前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するステップと、
   を前記文書管理装置に実行させることを特徴とする文書管理装置の制御プログラム。
10. ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理システムであって、
    ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録する配信設定登録部と、
    前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付ける配信フォルダ作成部と、
    前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させる表示制御部と、
    前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知する格納検知部と、
    前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成する通知文書作成部と、
    前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信するメール送信部と、
    を備えることを特徴とする文書管理システム。
11. ネットワークを介して接続される情報処理端末からの要求に応じて電子文書に対して所定の操作が行われた場合に、通知文書を作成してネットワークを介して前記作成された通知文書を通知メールとして送信する文書管理装置の制御方法であって、
    ユーザ操作に応じて前記情報処理端末により入力された前記通知メールの送信先を配信設定として、前記ユーザ操作を行ったユーザと関連付けて登録し、
    前記配信設定の登録に応じて、前記登録された配信設定ごとに対応するフォルダを作成し、作成した前記フォルダのフォルダパスと、登録された前記配信設定とを関連付け、
    前記ユーザが操作する前記情報処理端末の表示画面に、前記ユーザに関連付けられて登録された前記配信設定毎に対応するフォルダを表示させ、
    前記ユーザ操作による前記情報処理端末からの要求に応じて、前記表示されたフォルダに前記所定の操作の対象である電子文書が格納されたことを検知し、
    前記表示されたフォルダに電子文書が格納されたことが検知された場合に、前記電子文書の格納先のフォルダのフォルダパスに関連付けられている前記配信設定に基づいて前記通知文書を作成し、
    前記格納先のフォルダに関連付けられている配信設定に設定されている前記通知メールの送信先に対して、前記作成された通知文書を通知メールとして送信することを特徴とする文書管理装置の制御方法。

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