JP5593758B2 - 書類管理システム、書類管理装置及び制御プログラム - Google Patents

Description

本発明は、書類管理システム、書類管理装置及び制御プログラムに関し、特に、実物の書類を送付した場合の送付確認に関する。

保険の販売代理店等では、顧客から保険の契約の同意を得た場合、契約に必要な申込書類を顧客から預かり、受理管理センターへ郵送や配送等によって送付している。この場合、受理管理センターでは、申込書類が届いた時点で、販売代理店から申込書類が送られていたことを把握することになる。そのため、仮に、販売代理店では申込書類をミスなく送付したにも関わらず、送付中に紛失するという事態が生じたとしても、販売代理店は問題なく送付したと認識している一方で、受理管理センターでは、販売代理店から申込書類が送付されていないと認識しているという認識の不一致の問題が発生する。

この問題を解決するため、上記販売代理店等の書類送付側において申込書を印刷する際、申込書を識別するための識別データをバーコードとして上記書類に印刷すると共に、この識別データを電子メールによって受理側へ送信するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。これにより、受理側では、受理した書類に印刷されているバーコードを読み取って取得した識別データと、予め受信した電子メールから取得した識別データとを照合すれば、どの書類が無事に届いたかを認識することが出来る。また、電子メールの受信後一定期間経過しても電子メールで受信した識別データに係る書類が届かなければ、送付中に紛失したことを認識することができる。

しかしながら、契約を結ぶ申込書類には、自社で印刷した申込書等の書類の他に、顧客が用意する書類（以降、添付書類とする）、例えば自動車保険では車検証等の書類が含まれる。添付書類は、申込書類等とは異なり自社で印刷する書類ではないため、特許文献１に開示された技術の場合、申込書を識別するための識別データを付与することができず、添付書類の授受管理を正確に行うことができない問題点がある。

書類送付側と書類受理側とのオペレータが電話等により授受された書類の確認を行うことは可能であるが、授受される書類の件数が膨大となると、オペレータの負担も膨大となってしまう。尚、上述したような問題は、例示した保険の販売代理店と受理管理センターとの書類のやり取りに限らず、実物の書類を送付する場合において同様に問題となり得る。

本発明は、上記課題を解決するためになされたものであり、実際の書類を授受する場合の書類の授受管理を正確かつ容易に行うことを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の一態様は、紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムであって、前記書類を送付する側において、送付するべき書類としての紙を構成する繊維の組織構成を読み取る送付側繊維読み取り部と、前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する送付側紙紋データ生成部と、前記生成された紙紋データを前記書類を受領する側にネットワークを介して送信するデータ送信部と、送付する書類に表示されたデータであって前記書類を識別する書類識別データを読み取る送付側識別データ読み取り部とを含み、前記送付側紙紋データ生成部は、前記書類識別データを含まない書類から読み取られた前記繊維の組織構成に基づいて前記紙紋データを生成し、前記データ送信部は、前記読み取られた書類識別データ及び前記生成された紙紋データを前記書類を受領する側にネットワークを介して送信し、前記書類を受領する側において、前記ネットワークを介して送信された紙紋データを確認用紙紋データとして受信して記憶する確認用データ記憶部と、紙として受領された前記書類を構成する繊維の組織構成を読み取る受領側繊維読み取り部と、前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する受領側紙紋データ生成部と、前記生成された紙紋データと前記記憶された確認用紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断する受領判断部と、紙として受領した前記書類に表示された書類識別データを読み取る受領側識別データ読み取り部とを含み、前記確認用データ記憶部は、前記ネットワークを介して送信された書類識別データを確認用書類識別データとして受信して記憶し、前記受領判断部は、前記読み取られた書類識別データと前記記憶された確認用書類識別データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断することを特徴とする。

本発明によれば、実際の書類を授受する場合の書類の授受管理を正確かつ容易に行うことができる。

本発明の実施形態に係る書類管理システムの全体構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る書類管理システムに含まれる装置の機能構成を示す図である。 本発明の実施形態に係る受理状況管理ＤＢに含まれる情報を示す図である。 本発明の実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。 本発明の他の実施形態に係る書類管理システムに含まれる装置の機能構成を示す図である。 本発明の他の実施形態に係る書類管理システムにおいてやり取りされる書類の例を示す図である。 本発明の他の実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。 本発明の更に他の実施形態に係る書類管理システムに含まれる装置の機能構成を示す図である。 本発明の更に他の実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。 本発明の更に実施形態に係る受理状況管理ＤＢに含まれる情報を示す図である。 本発明の更に他の実施形態に係る書類管理システムにおいてやり取りされるフロントページの例を示す図である。 本発明の更に他の実施形態に係る判定処理を示すフローチャートである。

実施の形態１．
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、顧客に対する各種保険等の販売、契約の代理を行う販売代理店と、保険の契約書類等を受理する受理管理センターとの間の書類の送付及び受領を管理する書類管理システムを例として説明する。

図１に示すように、本実施形態に係る書類管理システムにおいては、複数の販売代理店Ａ、Ｂ、Ｃ・・・に設置された画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・が、インターネット等の公衆回線３を介して受理管理センターＤの受理管理サーバ２と接続されている。また、受理管理センターＤには、画像形成装置１ｄが設置されており、画像形成装置１ｄは、受理管理サーバ２と接続されている。

図１に示す複数の販売代理店Ａ、Ｂ、Ｃ・・・は、各種保険などに加入する顧客に対して保険契約の締結を代理する。受理管理センターＤは、各販売代理店から郵送や配送などで送付された保険の申込書類を受け取って一元管理する。

販売代理店Ａ、Ｂ、Ｃ・・・に設置された画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・は、書類の紙紋データを読み取る紙紋読取機能と書類を読み込んで得たデータを受理管理サーバに送信する機能とを有する。書類の指紋とは、紙を組織する繊維の絡み具合であり、上記紙紋読取機能とは、対象の書類に記載された内容ではなく、対象の書類を構成している紙紋を読み込む機能である。

受理管理センターＤに設置された受理管理サーバ２は、サーバコンピュータ等の情報処理装置によって構成される。また、画像形成装置１ｄは、対象の書類の紙紋データを読み取る紙紋読取機能を備える。尚、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ、１ｄは、コピー機能、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能、プリント機能、スキャナ機能および入力画像（スキャナ機能による読み取り原稿画像やプリンタあるいはＦＡＸ機能により入力された画像）を配信する機能等を複合したいわゆるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）と称される複合機である。

図２（ａ）は、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃの機能構成を示すブロック図である。画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃは、入力受付部１１、紙紋読取部１２、紙紋データ生成部１３、送受信部１４を含む。入力受付部１１は、操作者による各種入力を受け付ける。紙紋読取部１２は、書類原稿を組織する繊維の絡み具合を読み取る。

紙紋読取部１２としては、既存の紙紋読み取り技術を用いることが可能であるが、例えば、赤外線等の波長の短い光によって紙面に現れる繊維の絡み具合を読み取る態様や、顕微鏡のように拡大率の高いレンズを介して紙面上を高解像度で読み取る態様等を用いることができる。尚、紙紋読取部１２は、紙面上の予め定められた位置の紙紋を読み取る。これにより、同種の用紙であっても、紙毎に異なる紙紋が検出されると共に同一の用紙であれば同様の紙紋が検出されるため、紙を識別することが可能になる。

紙紋データ生成部１３は紙紋読取部１２が読み取った紙紋をデジタル信号化し、紙紋データを作成する。送受信部１４は生成された紙紋データをＬＡＮやインターネットなどの通信ネットワークを介して他の装置に送信すると共に、他の装置との間で各種データの送受信を行う。

図２（ｂ）は、本実施形態に係る受理管理サーバ２及び画像形成装置１ｄの機能構成を示すブロック図である。受理管理サーバ２は、送受信部２１、受理判定部２２、記憶・読取処理部２３、受理状況管理記憶部２４を含む。送受信部２１は、ＬＡＮやインターネットなどの通信ネットワークを介して、他の装置と各種データの送受信を行う。

受理判定部２２は、画像形成装置１ｄから送られてきた紙紋データを検索キーとして、受理状況管理記憶部２４に記憶されている受理状況管理ＤＢを検索することで、受理状況管理ＤＢに記憶されている複数の紙紋データの中に、画像形成装置１ｄで認識した紙紋データと同じ紙紋データが記憶されているかを判断する。尚、受理判定部２２は、同じ識別データが記憶されているかを判断するだけでなく、同じ識別データが記憶されていないかの判断や、記憶されているかの判断及び記憶されていないかの判断の両方（記憶されているか否かの判断）を行ってもよい。

記憶・読出処理部２３は、ＨＤＤにより実現され、記憶媒体である受理状況管理記憶部２４に各種データを記憶し、記憶媒体に記憶されている各種データを読み出す処理を行う。受理状況管理記憶部２４は、上述したように、受理管理状況管理ＤＢが構築されている。この受理管理状況ＤＢは図３に示されているような受理状況管理テーブルによって構成されている。

受理状況管理テーブルは、紙紋データ、その紙紋データの受付日、その紙紋データを受理したか否かを示す「受理結果」の各データが関連付けられて管理されるテーブルである。ここで、受理状況管理テーブルに記憶されている紙紋データは、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・から受理管理サーバ２に送信された紙紋データである。このように、書類の受理を紙ごとに管理することで、送付の途中で申込書類の一部が紛失したような場合であっても、受理管理センターＡは、どのページが抜け落ちたかを把握することができる。

次に、本実施形態に係る書類管理システムの動作について説明する。図４は、本実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。図４においては、販売代理店Ａから受理管理センターＤに書類を送付する場合を例として説明するが、販売代理店Ｂ、Ｃ・・・であっても同様である。

販売代理店Ａの画像形成装置１ａは、受理管理センターＤへ送付する申込書の送付処理を行う。ここでは、販売代理店Ａのオペレータが、受理管理センターＤに送付する申込書を画像形成装置の紙紋読取部１２にセットして紙紋読取の指示を入力することにより、紙紋読取部１２が、セットされた申込書の紙を組織する繊維の絡み具合を読み取る（Ｓ４０１）。即ち、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の紙紋読取部１２が、送付側繊維読取部として機能する。

紙紋の読み取りが完了すると、紙紋データ生成部１３が、Ｓ４０１において読み取られた紙紋をデジタル信号化し、紙紋データを生成する。即ち、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の紙紋データ生成部が、送付側紙紋データ生成部として機能する。そして、送受信部１４は、上記生成された紙紋データを、公衆回線３を介して、受理管理サーバ２に送信する（Ｓ４０２）。即ち、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の送受信部１４が、データ送信部として機能する。このような処理により、画像形成装置１ａから送られた紙紋データは受理管理サーバ２の送受信部２１によって受信される。紙紋データの送信は、処理ステップ１０２の直後でもよいし、一日にまとめて一回や所定の時間ごとに送信してもよい。

紙紋データを受信した受理管理サーバ２においては、記憶・読出処理部２３が受理状況管理ＤＢに紙紋データと受付日時を関連付けて図３に示すように記憶する（Ｓ４０３）。即ち、記憶・読出処理部２３及び受理状況管理記憶部２４が、確認用データ記憶部として機能する。続いて、受理管理センターＤでは、オペレータが、販売代理店Ａから郵送等により送付された申込書を受け取り、画像形成装置１ｄの紙紋読取部１２にセットして紙紋読取の指示を入力することにより、紙紋読取部１２が、セットされた申込書の紙を組織する繊維の絡み具合を読み取る（Ｓ４０４）。即ち、画像形成装置１ｄの紙紋読取部１２が、受領側繊維読み取り部として機能する。

画像形成装置１ｄにおいて紙紋の読み取りが完了すると、指紋データ生成部１３が、Ｓ４０５において読み取られた紙紋をデジタル信号化し、紙紋データを生成する（Ｓ４０５）。即ち、画像形成装置１ｄの紙紋データ生成部１３が、受領側紙紋データ生成部として機能する。次に、画像形成装置１ｄの送受信部１４は、上記生成された紙紋データを、受理管理センターＤのＬＡＮ等を介して、受理管理サーバ２に送信する（Ｓ４０５）。このような処理により、画像形成装置１ｄから送られた紙紋データは受理管理サーバ２の送受信部２１で受信される。

画像形成装置１ａにおいて生成された紙紋データ及び画像形成装置１ｄにおいて生成された紙紋データを受理管理サーバ２が受信すると、受理管理サーバ２の受理判定部２２は、受信された紙紋データを用いて、販売代理店から送付された申込書類の受理確認を行う（Ｓ４０６）。即ち、受理判定部２２が、受領判断部として機能する。Ｓ４０６は、上述したように、画像形成装置１ｄから取得した紙紋データを検索キーとして受理状況管理ＤＢを検索し、同一の紙紋データが既に格納されているか否かを判断する処理である。

Ｓ４０６の処理が完了すると、記憶・読出処理部２３は、受理判定の結果を受理状況管理ＤＢに記憶して管理する（Ｓ４０７）。Ｓ４０７の処理は、受理状況管理ＤＢにおいて画像形成装置１ｄから入力された紙紋データと一致した紙紋データに関連付けられる「受理結果」を、“受信済み”を示す値に更新する処理である。このような処理により、本実施形態に係る書類管理システムの動作が完了する。

以上説明したように、本実施形態によれば、販売代理店から受理管理センターに郵送等により書類の原本を送付する際、まず販売代理店側の画像形成装置において書類の原本の紙紋を読み取って紙紋データを生成し、公衆回線３等のネットワークを介して受理管理センターの受理管理サーバに送信する。受理管理センターにおいては、受理管理サーバが、販売代理店の画像形成装置から受信した紙紋データを受理状況管理ＤＢに記憶する。また、紙紋データとは別途、紙によって送付された書類の原本の紙紋を画像形成装置により読み取って紙紋データを生成し、受理管理サーバに入力する。そして、受理管理サーバが、受理状況管理ＤＢに記憶した紙紋データと送付された書類を読み取って生成された紙紋データとを照合することにより、販売代理店が発送した書類が受理管理センターに到達したことが確認される。これにより、実際の書類を授受する場合の書類の授受管理を正確かつ容易に行うことができる。

また、本実施形態に係る書類管理システムにおいては、紙紋データの生成及び照合を書類の頁毎に行う。これにより、書類の一部が送付中に紛失したり、一部が他の書類と入れ替わっていた場合であっても、どの頁が紛失又は入れ替わったかを把握することができるという効果を奏する。

実施の形態２．
実施の形態１においては、全ての書類について、紙紋データによる照合を行う場合を例として説明した。本実施形態においては、紙紋データによる照合とバーコード等による識別データによる照合とを使い分ける場合を例として説明する。尚、実施の形態１と同様の符号を付す構成については、同一または相当部を示すものとし、詳細な説明を省略する。

図５（ａ）は、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の機能構成を示すブロック図である。図５（ａ）に示すように、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・は、図２（ａ）に示す実施の形態１の構成に識別データ認識部１５が追加されている。識別データ認識部１５は、申込書に付加された識別データを認識する。

図５（ｂ）は、本実施形態に係る受理管理サーバ２及び画像形成装置１ｄの機能構成を示すブロック図である。受理管理サーバ２は、実施の形態１の構成と同一の構成を含む。画像形成装置１ｄは、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・と同様に、実施の形態１の構成に識別データ認識部１５が追加されている。

図６（ａ）、（ｂ）は本実施形態において処理される書類を示す図である。図６（ａ）は、各種保険等の申込書を示す図である。図６（ａ）の申込書は販売代理店でプリントアウト等により作成されるものであり、申込書を特定するための識別データ、即ち、書類を識別するための書類識別データがバーコードで付与されている。保険等の申込書は、サービスを提供するサービス提供者によって作成されるものであるため、そのフォーマットはサービス提供者によって自由に決定することが可能である。従って、図６（ａ）に示すように、バーコード等の識別データを書類上に含めることができる。

図６（ｂ）は、自動車保険の申込書に添付される自動車検査証を示す図である。図６（ｂ）の自動車検査証は、保険の申し込みの際に顧客側で用意して添付されるものであり、上記申込書のようにフォーマットを自由に作成することが出来ない。即ち、上記識別データを付与することができない。このように、識別データを付与することができる書類と出来ない書類とで、照合方法を変更することが本実施形態の要旨である。

次に、本実施形態に係る書類管理システムの動作について説明する。図７は、本実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。図７においては、販売代理店Ａから受理管理センターＤに書類を送付する場合を例として説明するが、販売代理店Ｂ、Ｃ・・・であっても同様である。

図７に示すように、本実施形態に係る動作においても、まず販売代理店Ａにおいて書類の送付処理が行われる。図７に示すように、販売代理店Ａの画像形成装置１ａに書類がセットされて読取処理が行われると（Ｓ７０１）、読取画像に基づいて識別データの認識及び送信処理が行われる（Ｓ７０２）。Ｓ７０２の処理においては、識別データ認識部１５が、読取画像に基づいて識別データを認識し、識別データが認識できたら、即ち識別データが付された書類であれば、送受信部１４が、認識された識別データを受理管理サーバ２に送信する。即ち、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の識別データ認識部１５が、送付側識別データ読み取り部として機能する。

次に、紙紋データの生成及び送信処理が行われる（Ｓ７０３）。Ｓ７０３の処理は、Ｓ７０２において識別データが認識されなかった書類についてのみ実行される処理であり、実施の形態１における図４のＳ４０２及びＳ４０３の処理と同様の処理である。即ち、本実施形態に係る紙紋読取部１２及び紙紋データ生成部１３は、識別データを含まない書類から組織構成を読み取って紙紋データを生成する。

Ｓ７０２及びＳ７０３の処理において画像形成装置１ａから送られた識別データもしくは紙紋データは受理管理サーバ２の送受信部２１で受信される。識別データ、紙紋データの送信は、処理ステップＳ７０２、Ｓ７０３において実行されてもよいし、一日にまとめて一回や所定の時間ごとに送信してもよい。

識別データ及び紙紋データを受信した受理管理サーバ２においては、記憶・読出処理部２３が受理状況管理ＤＢに識別データもしくは紙紋データと受付日時を関連付けて記憶する（Ｓ７０４）。尚、識別データも図３において説明したように紙紋データと同様の態様で記憶される。

続いて、受理管理センターＤでは、オペレータが、販売代理店Ａから郵送等により送付された書類を受け取り、その書類が画像形成装置１ｄの紙紋読取部１２にセットされて、読取が実行される（Ｓ７０５）。そして、上記Ｓ７０２及びＳ７０３の処理と同様に、識別データの認識＆送信（Ｓ７０６）及び紙紋データの認識＆送信（Ｓ７０７）が、画像形成装置１ｄにおいて実行される。即ち、画像形成装置１ｄの識別データ認識部１５が、受領側識別データ読み取り部として機能する。

画像形成装置１ａにおいて生成された紙紋データ及び画像形成装置１ｄにおいて生成された紙紋データを受理管理サーバ２が受信すると、受理管理サーバ２の受理判定部２２は、受信された紙紋データを用いて、販売代理店から送付された申込書類の受理確認を行う（Ｓ７０８）。Ｓ７０８は、図４のＳ４０８と略抱一の処理であるが、Ｓ７０８においては、画像形成装置１ｄから取得した紙紋データ及び識別データを検索キーとして受理状況管理ＤＢを検索し、同一の紙紋データ若しくは識別データが既に格納されているか否かを判断する。

Ｓ７０８の処理が完了すると、記憶・読出処理部２３は、受理判定の結果を受理状況管理ＤＢに記憶して管理する（Ｓ７０９）。Ｓ７０９の処理は、受理状況管理ＤＢにおいて画像形成装置１ｄから入力された紙紋データ若しくは識別データと一致した紙紋データ若しくは識別データに関連付けられる「受理結果」を、“受信済み”を示す値に更新する処理である。このような処理により、本実施形態に係る書類管理システムの動作が完了する。

以上説明したように、本実施形態によれば、予め販売代理店で印刷した申込書に識別情報が付与されている場合、全ての申込書の紙紋データを生成・認識することが必要ではなく、申込書に識別情報のないものだけ、紙紋データを生成・認識すればよいので、処理の高速化を図ることができる。また、紙紋データの認識よりも識別データの認識の方が簡易な処理であり、精度も高いため、システムの信頼性を向上することが可能である。

実施の形態３．
実施の形態１、２においては、書類毎に照合を行って授受の確認が行われる態様を例として説明した。しかしながら、実際の書類のやり取りにおいては、複数の書類がまとめられて一通の封筒等により送付されることが多い。本実施形態においては、一度にまとめて送付される書類がそろっていることを確認することができる態様について説明する。尚、実施の形態１と同様の符号を付す構成については、同一または相当部を示すものとし、詳細な説明を省略する。

図８（ａ）は、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・の機能構成を示すブロック図である。図８（ａ）に示すように、本実施形態に係る画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・は、図２（ａ）に示す実施の形態１の構成に加えて、フロントページ生成部１６及び印刷部１７を含む。フロントページ生成部１６は、紙紋データ生成部１３によって生成された紙紋データに基づいてバーコードやＱＲコード（登録商標）等を生成し、定められた画像データに付加して、書類のフロントページ、即ち表紙となる画像を生成する。印刷部１７は、フロントページ生成部１６が生成した表紙の画像を画像形成出力する。

図８（ｂ）は、本実施形態に係る受理管理サーバ２及び画像形成装置１ｄの機能構成を示すブロック図である。受理管理サーバ２は、実施の形態１と同一の構成を含むが、受理判定部２２が省略されている。画像形成装置１ｄは、実施の形態１の構成に加えて、フロントページ認識部１８及び判定部１９を含む。

フロントページ認識部１８は、上述したフロントページ生成部１６によって生成され、印刷部１７によって出力されたフロントページの読み取り画像から、付加されたバーコードやＱＲコード（登録商標）を認識して符号化されたデータを復号する。判定部１９は、フロントページ認識部１８で復号されたデータと紙紋データ生成部で生成された紙紋データとを比較し、受理確認をする機能であり、本実施形態において省略されている受理判定部２２の機能に相当する。

次に、本実施形態に係る書類管理システムの動作について説明する。図９は、本実施形態に係る書類管理システムの動作を示すシーケンス図である。図９においては、販売代理店Ａから受理管理センターＤに書類を送付する場合を例として説明するが、販売代理店Ｂ、Ｃ・・・であっても同様である。

実施の形態１と同様に、販売代理店Ａの画像形成装置１ａは、受理管理センターＤへ送付する申込書の送付処理を行う。ここでは、販売代理店Ａのオペレータが、受理管理センターＤに送付する申込書を画像形成装置の紙紋読取部１２にセットして紙紋読取の指示を入力することにより、紙紋読取部１２が、セットされた申込書の紙を組織する繊維の絡み具合を読み取る（Ｓ９０１）。

紙紋の読み取りが完了すると、指紋データ生成部１３が、Ｓ９０１において読み取られた紙紋をデジタル信号化し、紙紋データを生成する（Ｓ９０２）。Ｓ９０２の処理は、一通の封筒によって同時に送付するべき全ての書類について実行される。送付する全ての書類について、紙紋データの生成が完了すると、オペレータによる画像形成装置１ａの操作や画像形成装置１ａによる書類束の終了検知等をトリガとして、フロントページ生成部１６及び印刷部１７によって上述したようにフロントページが出力される（Ｓ９０３）。

Ｓ９０３の処理において、フロントページ生成部１６は、各書類についての紙紋データを符号化したバーコードに加えて、上述したように一通の封筒等によって同時送付される書類のまとまりを識別する送付識別情報を生成する。図１１に、本実施形態におけるフロントページの例を示す。図１１に示すように、本実施形態に係るフロントページは、送付識別情報が符号化されたＱＲコード（登録商標）９１０と、各書類の紙紋データが符号化されたバーコード９１１〜９１５を含む。

このように、本実施形態に係るフロントページは、一通の封筒等、まとめて送付される書類に添付される添付書類である。即ち、画像形成装置１ａ、１ｂ、１ｃ・・・のフロントページ生成部１６及び印刷部１７が、送付識別情報生成部及び添付書類を作成する画像形成出力部として機能する。

次に、送受信部１４は、上記生成された送付識別情報を、公衆回線３を介して、受理管理サーバ２に送信する（Ｓ９０４）。このような処理により、画像形成装置１ａから送られた送付識別情報は受理管理サーバ２の送受信部２１によって受信される。送付識別情報の送信は、Ｓ９０３の直後でもよいし、一日にまとめて一回や所定の時間ごとに送信してもよい。

送付識別情報を受信した受理管理サーバ２においては、記憶・読出処理部２３が受理状況管理ＤＢに送付識別情報と受付日時を関連付けて図１１に示すように記憶する（Ｓ９０５）。続いて、受理管理センターＤでは、オペレータが、販売代理店Ａから郵送等により送付されたフロントページ及び書類のまとまりを受け取り、画像形成装置１ｄの紙紋読取部１２にセットして紙紋読取の指示を入力することにより、画像形成装置１ｄにおいて画像の読み取りが実行される（Ｓ９０６）。

画像形成装置１ｄにおいて画像が読み取られると、まず、フロントページ認識部１８が、フロントページに表示されたＱＲコード（登録商標）及びバーコードを認識し、符号化された送付識別情報及び紙紋データを復号する（Ｓ９０７）。即ち、画像形成装置１ｄのフロントページ認識部１８が、フロントページに表示されたバーコードから紙紋データを取得する紙紋データ取得部及びＱＲコード（登録商標）から送付識別情報を取得する送付識別情報取得部として機能する。また、紙紋読取部１２が、各書類の紙紋を読み取り（Ｓ９０８）、紙紋データ生成部１３が、読みとられた紙紋に基づいて紙紋データを生成する（Ｓ９０９）。

フロントページに含まれる情報の復号及び各書類の紙紋データの生成が完了すると、判定部１９が、フロントページに表示されている各バーコードに対応する書類が揃っているか否かの確認を行う（Ｓ９１０）。Ｓ９１０の処理の詳細について、図１２を参照して説明する。

図１２に示すように、判定部１９は、まずＳ９０８及びＳ９０９の処理をへて生成された紙紋データの数が、フロントページに含まれるバーコードから復号された紙紋データの数と一致するか否か確認する（Ｓ１２０１）。Ｓ１２０１の判断の結果、数が一致しなければ（Ｓ１２０２／ＮＯ）、判定部１９は、発送された書類の紛失や不要な書類の紛れ込みがあることを認識する（Ｓ１２０３）。

他方、数が一致した場合（Ｓ１２０２／ＹＥＳ）、次に、判定部１９は、Ｓ９０８及びＳ９０９の処理を経て生成された各紙紋データが、フロントページに含まれるバーコードから復号された紙紋データのいずれかと一致するか否か確認する（Ｓ１２０４）。Ｓ１２０４の判断の結果、一致しない紙紋データがある場合（Ｓ１２０５／ＮＯ）、判定部１９は、実際に受領した書類の中に、送付されるべき書類と入れ替わっている書類があることを認識する（Ｓ１２０６）。

Ｓ９０８及びＳ９０９の処理を経て生成された各紙紋データと、フロントページに含まれるバーコードから復号された紙紋データとがすべて一致した場合（Ｓ１２０５／ＹＥＳ）、判定部１９は、送付されるべき書類をすべて正常に受領したことを認識し（Ｓ１２０７）、処理を終了する。尚、Ｓ１２０３の処理の後、Ｓ１２０４の処理に進み、足りない書類や余分な書類を認識しても良いし、書類の入れ替わりの確認を更に実行しても良い。

判定処理を完了すると、送受信部１４が、上記判定された結果を、受理管理センターＤのＬＡＮ等を介して、受理管理サーバ２に送信する（Ｓ９１１）。このような処理により、受理管理センターＤに郵送等により送付された書類について、足りない書類が無いか、余分な書類が無いか、入れ替わっている書類が無いか等の判断結果が、受理管理サーバ２の送受信部２１で受信される。

受理管理サーバ２において判定結果が受信されると、記憶・読出処理部２３は、受理判定の結果を受理状況管理ＤＢに図１１に示すように記憶して管理する（Ｓ９１２）。このような処理により、本実施形態に係る書類管理システムの動作が完了する。

以上のように、本実施形態によれば、各書類の紙紋データバーコードを生成すると共に、同時に送付される書類のまとまりを識別する送付識別情報のＱＲコード（登録商標）を生成し、それらを表示させたフロントページを出力して書類と共に送付する。書類を受領した側においては、各書類の紙紋データを生成すると共に、フロントページにおいて符号化された情報を復号して両者を比較することにより、同時に送付される一まとまりの書類毎に、送付する側が意図したように書類が受領されているか否かを確認することが可能となる。

また、本実施形態においては、販売代理店Ａ、Ｂ、Ｃ・・・から受理管理センターに送信され、受理管理サーバ２において管理される情報は、各書類の紙紋データではなく、各書類のまとまりを識別する送付識別情報であるため、送信及び管理すべき情報が削減され、通信負荷や管理に要する記憶容量を削減することが可能となる。また、本実施形態においては、画像形成装置１ｄ内における受理の判定処理をすることが可能である。

尚、上記実施形態においては、紙紋データのみを処理する場合を例として説明したが、実施の形態２において説明したように、識別データとの使い分けを行うことも可能である。また、判定部１９を画像形成装置１ｄに設けるのではなく、受理管理サーバ２の受理判定部２２を用いることも可能である。この場合、画像形成装置１ｄからは、フロントページから復号された送付識別情報及び紙紋データ並びに夫々の書類から読み取られて生成された紙紋データが受理管理サーバ２に送信される。

また、上記実施形態においては、フロントページに送付識別情報を含めると共に、受理状況管理ＤＢにおいて送付識別情報と受理結果とを関連付けて管理する場合を例として説明した。しかしながら、送付識別情報の生成を行わず、受理状況管理ＤＢを省略する態様も可能である。この場合、フロントページには、図１１に示すバーコード９１１〜９１５が表示される。この場合であっても、同時に送付される書類に含まれる各書類についての照合を行うことは可能であり、図１２において説明した動作を実行してＳ９１０の判定処理を行うことが可能である。この場合、画像形成装置１ｄや受理管理サーバ２が判定結果を表示することにより、書類が正常に受理されたことをオペレータが認識することができる。

１ａ、１ｂ、１ｃ、１ｄ 画像形成装置、
２ 受理管理サーバ、
３ 公衆回線、
１１ 入力受付部、
１２ 紙紋読取部、
１３ 紙紋データ生成部、
１４ 送受信部、
１５ 識別データ認識部、
１６ フロントページ生成部、
１７ 印刷部、
１８ フロントページ認識部、
１９ 判定部、
２１ 送受信部、
２２ 受理判定部、
２３ 記憶・読出処理部、
２４ 受理状況管理記憶部

特開２０００−１５１５８１号公報

Claims (6)

1. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムであって、
   前記書類を送付する側において、
   送付する書類としての紙を構成する繊維の組織構成を読み取る送付側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する送付側紙紋データ生成部と、
   前記生成された紙紋データを前記書類を受領する側にネットワークを介して送信するデータ送信部と、
   送付する書類に表示されたデータであって前記書類を識別する書類識別データを読み取る送付側識別データ読み取り部とを含み、
   前記送付側紙紋データ生成部は、前記書類識別データを含まない書類から読み取られた前記繊維の組織構成に基づいて前記紙紋データを生成し、
   前記データ送信部は、前記読み取られた書類識別データ及び前記生成された紙紋データを前記書類を受領する側にネットワークを介して送信し、
   前記書類を受領する側において、
   前記ネットワークを介して送信された紙紋データを確認用紙紋データとして受信して記憶する確認用データ記憶部と、
   紙として受領された前記書類を構成する繊維の組織構成を読み取る受領側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する受領側紙紋データ生成部と、
   前記生成された紙紋データと前記記憶された確認用紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断する受領判断部と、
   紙として受領した前記書類に表示された書類識別データを読み取る受領側識別データ読み取り部とを含み、
   前記確認用データ記憶部は、前記ネットワークを介して送信された書類識別データを確認用書類識別データとして受信して記憶し、
   前記受領判断部は、前記読み取られた書類識別データと前記記憶された確認用書類識別データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断することを特徴とする書類管理システム。
2. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムであって、
   前記書類を送付する側において、
   送付する書類としての紙を構成する繊維の組織構成を読み取る送付側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する送付側紙紋データ生成部と、
   紙として同時に送付する複数の書類について前記送付側紙紋データ生成部により生成された複数の紙紋データを示す画像を生成して紙面上に出力することにより前記同時に送付する複数の書類に添付するための添付書類を作成する画像形成出力部と、
   紙として同時に送付する複数の書類について生成された複数の前記紙紋データに関連付けて送付単位を識別する送付識別情報を生成する送付識別情報生成部と、
   前記生成された送付識別情報を前記書類を受領する側にネットワークを介して送信するデータ送信部とを含み、
   前記画像形成出力部は、生成された複数の紙紋データ及び前記生成された送付識別情報を示す画像を生成し、紙面上に出力して前記同時に送付する複数の書類に添付するための添付書類を作成し、
   前記書類を受領する側において、
   紙として受領された前記添付書類における前記紙紋データを示す画像に基づいて前記紙紋データを取得する紙紋データ取得部と、
   紙として受領された前記書類を構成する繊維の組織構成を読み取る受領側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する受領側紙紋データ生成部と、
   前記取得された紙紋データと前記生成された紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断する受領判断部と、
   前記ネットワークを介して送信された送付識別情報を確認用送付識別情報として受信して記憶する確認用データ記憶部と、
   紙として受領された前記添付書類における前記送付識別情報を示す画像に基づいて前記送付識別情報を取得する送付識別情報取得部とを含み、
   前記確認用データ記憶部は、前記受領された書類が前記送付する書類であることが判断された場合に、記憶している前記確認用送付識別情報のうち前記取得された送付識別情報と同一の確認用送付識別情報と関連付けて書類が受領済みであることを示す情報を記憶することを特徴とする書類管理システム。
3. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムにおいて前記書類の受領を管理する書類管理装置であって、
   前記書類を送付する側において、送付する書類としての紙を構成する繊維の組織構成が読み取られ、前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて生成された前記紙の紙紋を示す紙紋データがネットワークを介して前記書類を受領する側に送信され、
   前記送信された紙紋データを確認用紙紋データとして受信して記憶する確認用データ記憶部と、
   紙として受領された前記書類を構成する繊維の組織構成を読み取る受領側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する受領側紙紋データ生成部と、
   前記生成された紙紋データと前記記憶された確認用紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断する受領判断部と、
   紙として受領した前記書類に表示された書類識別データを読み取る受領側識別データ読み取り部とを含み、
   前記データ受信部は、前記書類を送付する側において送付する書類から読み取られた書類識別データをネットワークを介して受信し、
   前記データ記憶部は、前記受信された書類識別データを確認用書類識別データとして記憶し、
   前記受領判断部は、前記読み取られた書類識別データと前記記憶された確認用書類識別データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断することを特徴とする書類管理装置。
4. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムにおいて前記書類の受領を管理する書類管理装置であって、
   前記書類を送付する側において、送付する書類としての紙を構成する繊維の組織構成が読み取られ、前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データが生成され、紙として同時に送付する複数の書類について生成された複数の紙紋データを示す画像が生成されて紙面上に出力されることにより作成された書類であって、前記同時に送付する複数の書類に添付される添付書類が前記書類を受領する側に紙として送付され、且つ、紙として同時に送付する複数の書類について生成された複数の前記紙紋データに関連付けて送付単位を識別する送付識別情報が生成されて前記書類を送付する側にネットワークを介して送信されると共に、前記生成された複数の紙紋データ及び前記生成された送付識別情報が符号化された画像を生成して紙面上に出力することにより前記添付書類が作成され、
   紙として受領された前記添付書類における前記紙紋データを示す画像に基づいて前記紙紋データを取得する紙紋データ取得部と、
   紙として受領された前記書類としての紙を構成する繊維の組織構成を読み取る受領側繊維読み取り部と、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成する受領側紙紋データ生成部と、
   前記取得された紙紋データと前記生成された紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断する受領判断部と、
   前記ネットワークを介して送信された送付識別情報を確認用送付識別情報として受信して記憶する確認用データ記憶部と、
   紙として受領された前記添付書類における前記送付識別情報を示す画像に基づいて前記送付識別情報を取得する送付識別情報取得部とを含み、
   前記確認用データ記憶部は、前記受領された書類が前記送付する書類であることが判断された場合に、記憶している前記確認用送付識別情報のうち前記取得された送付識別情報と同一の確認用送付識別情報と関連付けて書類が受領済みであることを示す情報を記憶することを特徴とする書類管理装置。
5. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムにおいて前記書類の受領を管理する書類管理装置の制御プログラムであって、
   送付する書類に表示されたデータであって前記書類を識別する書類識別データが前記書類を送付する側において読み取られ、前記読み取られた書類識別データをネットワークを介して受信するステップと、
   前記受信された書類識別データを確認用書類識別データとして記憶媒体に記憶させるステップと、
   送付する書類のうち前記書類識別データを含まない書類としての紙を構成する繊維の組織構成が前記書類を送付する側において読み取られ、前記読み取られた繊維の組織構成に基づいて生成された前記紙の紙紋を示す紙紋データをネットワークを介して受信するステップと、
   前記受信された紙紋データを確認用紙紋データとして記憶媒体に記憶させるステップと、
   紙として受領された前記書類としての紙を構成する繊維の組織構成を読み取るステップと、
   紙として受領された前記書類に表示された書類識別データを読み取るステップと、
   前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成するステップと、
   前記生成された紙紋データと前記記憶された確認用紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断するステップと、
   前記読み取られた書類識別データと前記記憶された確認用書類識別データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする制御プログラム。
6. 紙として送付及び受領される書類を管理する書類管理システムにおいて前記書類の受領を管理する書類管理装置の制御プログラムであって、
   前記書類を送付する側において、送付する書類としての紙を構成する繊維の組織構成が読み取られ、前記読みとられた繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データが生成され、紙として同時に送付する複数の書類について生成された複数の紙紋データを示す画像が生成されて紙面上に出力されることにより作成された書類であって、前記同時に送付する複数の書類に添付される添付書類が前記書類を受領する側に紙として送付され、且つ、紙として同時に送付する複数の書類について生成された複数の前記紙紋データに関連付けて送付単位を識別する送付識別情報が生成されて前記書類を送付する側にネットワークを介して送信されると共に、前記生成された複数の紙紋データ及び前記生成された送付識別情報が符号化された画像を生成して紙面上に出力することにより前記添付書類が作成され、
   紙として受領された前記添付書類における前記紙紋データを示す画像に基づいて前記紙紋データを取得するステップと、
   紙として受領された前記書類から読み取られた前記紙を構成する繊維の組織構成に基づいて前記紙の紙紋を示す紙紋データを生成するステップと、
   前記取得された紙紋データと前記生成された紙紋データとを比較して前記受領された書類が前記送付する書類であることを判断するステップと、
   前記ネットワークを介して送信された送付識別情報を確認用送付識別情報として受信して記憶するステップと、
   紙として受領された前記添付書類における前記送付識別情報を示す画像に基づいて前記送付識別情報を取得するステップと、
   前記受領された書類が前記送付する書類であることが判断された場合に、記憶している前記確認用送付識別情報のうち前記取得された送付識別情報と同一の確認用送付識別情報と関連付けて書類が受領済みであることを示す情報を記憶するステップとを情報処理装置に実行させることを特徴とする制御プログラム。
   

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