JP5340366B2 - 文書管理装置、文書管理方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、１つ以上の元文書と該元文書を１つに纏めた表示用ファイルと表示方法を指定する設定ファイルを包含するバインダ文書を管理可能な文書管理装置、文書管理方法、プログラムに関する。

複数の文書を１つのファイルに纏める複合文書の技術として、１つ以上の元文書と該元文書を１つに纏めた表示用ファイルと表示方法を指定する設定ファイルを包含するバインダ文書がある。バインダ文書は複数の元文書を含む性質上、ファイルサイズが肥大化しがちである事が課題となっている。
従来のバインダ文書のファイルサイズを削減する技術として、特許文献１のように未使用である元文書をバインダ文書から削除する技術がある。

特開２００６−１０７３７４号公報

ところが、従来技術では、バージョン管理を行う文書管理システムにバインダ文書を登録した場合のファイルサイズ削減について考慮されていない。既存の文書管理システムでは、バインダ文書の更新時に元文書に変更がない場合でも、すべての元文書の実体ファイルが新しいバージョンのバインダ文書に保存されていた。例えば、バインダ文書に含まれる元文書間で、表示順序の並べ替えが行われた場合、元文書の内容には変更がないため設定ファイルのみが更新されることとなる。しかしながらこのような場合でも、更新前のバインダ文書に含まれる複数の元文書の実体ファイルが全て新しいバージョンとして保存され、元文書のデータサイズが大きい場合特にファイルサイズが増大するという課題があった。

本発明の文書管理装置は、複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、バインダ文書の任意のバージョンを削除対象バージョンとして削除するための削除指示を受け付ける削除指示受付手段と、前記削除指示にて指定された削除対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在するかどうかを判断する第二の判断手段と、前記第二の判断手段により、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在すると判断された場合は、参照情報が存在すると判断されたバージョンのうち最も古いバージョンである移動対象バージョンに、前記実体ファイルを移動し、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在しないと判断された場合に、前記元文書の実体ファイルを削除する削除手段と、前記移動対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に含まれる前記実体ファイルを参照する参照情報を、前記移動対象バージョンへ移動された実体ファイルを参照するよう更新する更新手段とを有することを特徴とする。
また、本発明の文書管理装置は、複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、前記バインダ文書の任意のバージョンを取得するための一括取得指示を受け付ける一括取得指示受付手段と、前記一括取得指示にて指定された任意のバージョンに含まれる元文書に対応する情報として、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在するか否かを判断する第三の判断手段と、前記第三の判断手段により、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在すると判断された場合に、該参照情報が参照する実体ファイルを前記指定された任意のバージョンのバインダ文書に組み込むことで、送信用バージョンのバインダ文書を生成する生成手段とを有することを特徴とする。
また、本発明の文書管理装置は、複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる指定された元文書を取得するための元文書取得指示を受け付ける元文書取得指示受付手段と、前記指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる前記指定された元文書に対応する情報が、過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であるか否かを判断する第四の判断手段と、前記第四の判断手段により、前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であると判断された場合に、前記過去バージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得し、前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報ではないと判断された場合に、前記元文書取得指示にて指定されたバージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得する取得手段と、前記取得手段により取得された実体ファイルを送信する送信手段とを有することを特徴とする。

上述の構成により、バージョン管理を行う文書管理装置でバインダ文書を保管する場合に、新しいバージョンとして保存されるバインダ文書のファイルサイズを削減できる。また、過去バージョンのバインダ文書の削除処理、バインダ文書の一括送信処理および適時送信処理を実行することもできる。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムのシステム構成図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのハードウェア構成図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのバインダ文書更新時における元文書保存処理のフローチャート。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのバインダ文書更新時における元文書の状態を示す図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムのバインダ文書内元文書のデータ構造を示す図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの過去バージョン削除時における過去バージョン元文書削除処理のフローチャート。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの過去バージョン削除時における元文書の状態を示す図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの一括送信処理のフローチャート。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの一括送信時の情報のやりとりを示す図。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの適時送信処理のフローチャート。 本発明の一実施形態に係る文書管理システムの適時送信時の情報のやりとりを示す図。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に適用される文書管理システムのシステム構成図である。文書管理システムは、情報処理装置であるクライアントＰＣ１０と、文書管理装置である文書管理サーバ２０とにより構成され、クライアントＰＣ１０と文書管理サーバ２０とは、ＬＡＮ３０を介して接続される。

クライアントＰＣ１０は、ブラウザを介して文書管理サーバ２０に接続して、文書管理サーバ２０において管理されている文書、フォルダなどの各種コンテンツを操作する機能を提供する。文書管理サーバ２０は、文書、フォルダなどの各種コンテンツを管理する文書管理機能と、Ｗｅｂアプリケーションサーバ機能とを提供する。

尚、本実施形態ではユーザがクライアントＰＣ１０を操作することで、文書管理サーバ２０にて管理されている各種コンテンツに対して指示を行う構成としているが、文書管理サーバ２０にて直接、操作・指示される構成であっても構わない。また、本実施形態に係る文書管理システムは、クライアントＰＣ１０のブラウザを介してアクセスする構成としている。しかし、図示しない専用のクライアントアプリケーションを該クライアントＰＣ１０に配置し、クライアントアプリケーションを用いて操作される構成であっても構わない。

［ハードウェア構成］
図２に、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する装置のハードウェア構成図を示す。前述したクライアントＰＣ１０および文書管理サーバ２０のハードウェア構成はいずれも一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当し、図２の一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

図２において、ＣＰＵ１００は、ＲＯＭ１０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク１０９からＲＡＭ１０１にロードされたオペレーティングシステム（ＯＳ）やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はＣＰＵ１００がプログラムを実行することにより実現する。ＲＡＭ１０１は、ＣＰＵ１００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１０３は、キーボード１０８や、マウスなど図示しないポインティングデバイスからの入力を制御する。ディスプレイコントローラ１０４は、各種ディスプレイ１０７の表示を制御する。ディスクコントローラ１０５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）１０９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ネットワークカードＮＣ１０６は、ネットワークを介して他の機器との通信制御処理を実行する。

［ソフトウェア構成］
図３に、本発明の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る文書管理システムは、全ての機能をクライアントＰＣ１０および文書管理サーバ２０それぞれのＣＰＵ１００により実行されるプログラムによって実現される。

クライアントＰＣ１０のソフトウェア構成は、メイン制御部２０１、入出力管理部２０２からなる。メイン制御部２０１は、クライアントＰＣ１０の全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。

入出力管理部２０２は、ユーザによるクライアントＰＣ１０のキーボード１０８の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、入出力管理部２０２は、クライアントＰＣ１０のディスプレイ１０７へのＵＩの表示及び、ＬＡＮ３０を通じた情報の送受信を行う。

文書管理サーバ２０のソフトウェア構成は、入出力管理部３０２、メイン制御部３０１、文書操作部３０３、文書記憶部３０４からなる。メイン制御部３０１は、文書管理サーバ２０の全体を制御し、各部に対する指示、管理を行う。

入出力管理部３０２は、ユーザによる文書管理サーバ２０のキーボード１０８の操作を検知して、操作に応じた処理を実行する。また、入出力管理部３０２は、文書管理サーバ２０のディスプレイ１０７へのＵＩの表示及び、ＬＡＮ３０を通じた情報の送受信を行う。

文書操作部３０３は、メイン制御部３０１の指示に従い、文書記憶部３０４にて記憶されている文書に対して登録・取得・削除等の処理を指示する。文書記憶部３０４は、文書管理サーバ２０において管理される文書、フォルダ等の各種コンテンツ及び、コンテンツに関する情報を記憶する。

以下、本発明の実施形態に係る文書管理システムの処理の詳細について、図４から図１２を用いて具体的に説明する。

［元文書登録処理］
図４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、バインダ文書更新時の元文書登録処理を行うフローチャートを示す図である。この処理は、文書記憶部３０４に記憶されているバインダ文書が、クライアントＰＣ１０側で更新されたバインダ文書で新たなバージョンのバインダ文書として更新される際に行われる処理である。

ステップＳ１００において、メイン制御部３０１は、入出力管理部３０２を通じて、新たなバージョンのバインダ文書に含まれる元文書のうち保存対象の元文書をクライアントＰＣ１０から取得する。ステップＳ１０１において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、更新されるバインダ文書の過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、保存対象の元文書と同一の文書が存在するか否かを判断する。同一の文書が存在すると判断された場合は、ステップＳ１０２に移行し、同一の文書が存在しないと判断された場合は、ステップＳ１０３に移行する。

ステップＳ１０２において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、登録される新しいバージョンのバインダ文書における保存対象の元文書に対応する情報として、前のステップＳ１０１で存在すると判断された同一の文書の実体ファイルへの参照情報を保存する。ここで、参照情報は、元文書の実体ファイルに比べてファイルサイズが小さく、保存対象の元文書の実体ファイルの代わりに保存されることで、ファイルサイズの削減が可能となる。

ステップＳ１０３において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、登録される新しいバージョンのバインダ文書に含まれる保存対象の元文書に対応する情報として、当該新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書の実体ファイルを保存する。

ステップＳ１０４において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、当該新しいバージョンのバインダ文書に含まれる未処理の元文書が存在するか確認する。存在する場合はＳ１００に遷移し、存在しない場合は、処理を終了する。

尚、本実施形態においては、単一バージョンのバインダ文書のケースを記載しているが、バインダ文書Ａの任意のバージョンからバインダ文書Ｂに分岐した場合に、バインダ文書Ｂの過去バージョンとしてバインダ文書Ａを含める構成にしても良い。

図５は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書の更新後のデータ構造の一例を示す図である。ここでは、元文書以外のバインダ文書の要素については省略する。

更新前の過去バージョンのバインダ文書であるＶ１．０には、元文書１及び元文書２が含まれている。図５は、バインダ文書Ｖ１．０に含まれる元文書２が編集された新たなバージョンのバインダ文書Ｖ２．０で、前記バインダ文書Ｖ１．０が更新される場合のデータ構造を示している。

この時、元文書１に関しては、編集されておらず、過去のバージョンに含まれている元文書に同一な文書が存在することとなる。そのため、バインダ文書Ｖ２．０の元文書１に対応する情報として、矢印で示されているように、過去バージョンであるバインダ文書Ｖ１．０に含まれる元文書１への参照情報が保存される。

一方、バインダ文書Ｖ１．０の元文書２は、クライアントＰＣ１０における編集により、バインダ文書Ｖ２．０に含まれる元文書２´として変更されているため、過去バージョンに同一の文書が存在しない。そのため、Ｖ２．０の元文書２´に対応する情報として、元文書２´の実体ファイルが保存される。

図６は、文書管理システムにおける、バインダ文書に含まれる元文書のデータ構造の一例を示す図である。ここでは元文書以外のバインダ文書の要素については説明を省略する。図６のそれぞれの表は、バインダ文書の各バージョンで持つテーブルであり、このテーブルで各バージョンに含まれる元文書の実体ファイルと参照情報とが管理されている。

テーブルの各項目について説明する。元文書名（４０１，４０５）は、元文書を特定する文書名を示す。バインダ文書ＩＤ（４０２，４０６）は、元文書の実体ファイルを持つバインダ文書を特定する文書ＩＤを示す。

Ｖｅｒ（４０３，４０７）は、バインダ文書ＩＤで特定されるバインダ文書の複数のバージョンのうち、対象となる元文書の実体ファイルを持つバージョンの番号を示す。元文書の実体（４０４，４０８）は、元文書の実体ファイルであり、対象バージョンで元文書の実体が存在する場合のみ格納される。ａｂｃ．ｄｏｃは、バインダ文書Ｖ１．０とＶ２．０とで同一のファイルであるため、バインダ文書Ｖ２．０には実体ファイルが存在しない。バインダ文書Ｖ２．０においてａｂｃ．ｄｏｃの実体を特定するには、まず、バインダ文書Ｖ２．０のａｂｃ．ｄｏｃの行にあるバインダ文書ＩＤ４０６およびＶｅｒ４０７に基づいて、実体の存在するバインダ文書およびバージョンを特定する。その後、特定したバージョンのａｂｃ．ｄｏｃの行の元文書の実体４０４からファイルを取得する。

［過去バージョン削除処理］
図７は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、バインダ文書の過去バージョン削除時に、当該過去バージョンのバインダ文書に含まれる元文書の削除処理のフローチャートを示す図である。尚、本処理は、クライアントＰＣ１０から、バインダ文書の任意の過去バージョンを削除する指示である削除指示を文書管理サーバ２０が受け付ける（削除指示受付）ことで開始される。

ステップＳ２００において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、削除指示にて指定された削除対象のバージョン（削除対象バージョン）のバインダ文書に含まれる元文書のうち実体のある元文書を取得する。

ステップＳ２０１において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、削除対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書（削除対象バージョンよりも新しいバージョンのバインダ文書）に、削除対象の元文書の実体ファイルへの参照情報が存在するか否かを判断する。参照情報が存在すると判断された場合は、ステップＳ２０２に移行し、参照情報が存在しないと判断された場合は、ステップＳ２０４に移行する。

ステップＳ２０２において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、当該削除対象の元文書の実体への参照情報が存在すると判断されたバインダ文書のうちで最初のバージョンのバインダ文書（移動対象バージョンのバインダ文書）に元文書の実体ファイルを移動する。またこのとき、当該実体ファイルが移動されたバインダ文書内の参照情報は削除される。

ステップＳ２０３において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、移動対象バージョン以降のバージョン（移動対象バージョンよりも新しいバージョン）のバインダ文書に含まれる当該元文書への参照情報を、当該移動対象バージョンへ移動された実体ファイルを参照するよう更新する。

ステップＳ２０４において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、削除対象バージョンのバインダ文書に含まれている当該元文書の実体ファイルを削除する。ステップＳ２０５において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、削除対象のバインダ文書内に未処理の実体のある元文書が存在するか確認する。存在する場合はＳ２００に移行し、存在しない場合は、処理を終了する。

上記の処理により、バージョン管理されたバインダ文書の全体としてのファイルサイズを抑えつつ、過去バージョンの削除にも対応することが可能となる。

図８は、文書管理システムにおける、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書の過去バージョン削除前後のデータ構造の一例を示す図である。ここでは元文書以外のバインダ文書の要素については説明を省略する。

過去バージョン削除前のデータ構造において、元文書１に関してはバインダ文書Ｖ１．０およびＶ２．０で差異はないため、バインダ文書Ｖ２．０では元文書１の実体ファイルは保存されておらず、バインダ文書Ｖ１．０の元文書１の実体への参照情報が保存されている。ここで、バインダ文書Ｖ１．０が削除されると、バインダ文書Ｖ１．０に含まれている元文書１の実体ファイルが、バインダ文書Ｖ２．０に移動されるため、図８の過去バージョン削除後に図示したデータ構造となる。

［一括送信処理］
図９は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書の一括送信処理を行うフローを示す図である。

ステップＳ３００において、メイン制御部３０１は、入出力管理部３０２を通じて、クライアントＰＣ１０からバインダ文書の一括取得指示を受け付ける（一括取得指示受付）。一括取得指示は、文書管理サーバ２０からクライアントＰＣ１０に、指定されたバインダ文書の任意のバージョンを送信させるために、クライアントＰＣ１０から発行される指示である。尚、一括取得指示では、取得対象のバインダ文書及び、バージョン情報が指定されている。また、一括取得指示にて指定されている取得対象のバージョンは、常にバインダ文書における最新バージョンに設定されている構成であってもよい。

ステップＳ３０１において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、取得を指定されたバインダ文書のバージョンに含まれる元文書に対応する情報として、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在するか否かを判断する。参照情報が存在すると判断された場合はステップＳ３０２に移行し、参照情報が存在しないと判断された場合はステップＳ３０３に移行する。

ステップＳ３０２において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、一括取得指示にて指定されたバインダ文書に、参照情報が参照する実体ファイルを過去バージョンからコピーして組み込む。このように、過去バージョンのバインダ文書から実体ファイルが組み込まれることで送信用バージョンが生成される。ステップＳ３０３において、メイン制御部３０１は、入出力管理部３０２を通じて、前記指定されたバージョン（送信用バージョン）のバインダ文書をクライアントＰＣ１０に送信する。ここで、クライアントＰＣ１０に送信されるバインダ文書は、バインダ文書に含まれる元文書に対応する実体ファイルを全て含むことになる。尚、ステップＳ３０３では、ステップＳ３０２において、送信用バージョンが生成されている場合には、送信用バージョンが送信される。

上記の処理により、バージョン管理されたバインダ文書の全体としてのファイルサイズを抑えつつ、バインダ文書の一括取得指示にも対応することが可能となる。

図１０は、文書管理システムにおける、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書をクライアントＰＣ１０に一括送信した場合の、情報のやりとりの一例を示す図である。ここでは元文書以外のバインダ文書の要素の説明については省略する。

文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書において、元文書１に関してはバインダ文書Ｖ１．０およびＶ２．０で差異はないため、バインダ文書Ｖ２．０ではバインダ文書Ｖ１．０に含まれている元文書１の実体への参照情報を持っている。ここで、文書管理サーバ２０がクライアントＰＣ１０からＶ２．０のバインダ文書の一括取得操作を受信すると、文書管理サーバ２０はバインダ文書Ｖ１．０に含まれている元文書１の実体ファイルをバインダ文書Ｖ２．０に組み込むことにより、送信用のバインダ文書を生成する。そして、生成されたバインダ文書をクライアントＰＣ１０に送信する。

［適時送信処理］
図１１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの、文書管理サーバ２０上のバインダ文書の適時送信処理を行うフローを示す図である。本フローの前提として、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書を表示するときは、クライアントＰＣ１０はバインダ文書の表示に最低限必要な表示用ファイルおよび設定ファイルのみを取得している。その後、バインダ文書に含まれる任意の元文書を編集する目的で後から元文書を取得するときに本フローが実行される。

ステップＳ４００において、メイン制御部３０１は、入出力管理部３０２を通じて、クライアントＰＣ１０からバインダ文書内の元文書取得指示を受け付ける。元文書取得指示は、文書管理サーバ２０からクライアントＰＣ１０に、指定された元文書を送信させるために、クライアントＰＣ１０から発行される指示である。尚、元文書取得指示には、取得対象のバージョン及び元文書の情報が指定されているものとする。また、元文書取得指示にて指定されている取得対象のバージョンは、常にバインダ文書における最新バージョンに設定されている構成であってもよい。

ステップＳ４０１において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、指定された取得対象バージョンのバインダ文書に含まれる元文書に対応する情報が、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報であるか否かを判断する。参照情報であると判断された場合はステップＳ４０２へ移行し、参照情報ではなく、実体ファイルであると判断された場合はＳ４０３に移行する。

ステップＳ４０２において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、過去バージョンのバインダ文書に含まれる元文書の実体ファイルを取得する。ステップＳ４０３において、メイン制御部３０１は、文書操作部３０３を通じて、取得を要求されたバージョンのバインダ文書に含まれる元文書の実体ファイルを取得する。

ステップＳ４０４において、メイン制御部３０１は、入出力管理部３０２を通じて、取得した元文書の実体ファイルを、クライアントＰＣ１０に対して送信する。

図１２は、文書管理システムにおいて、文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書をクライアントＰＣ１０に適時送信した場合の、情報のやりとりの一例を示す図である。文書管理サーバ２０に登録されたバインダ文書において、元文書１に関しては、バインダ文書Ｖ１．０およびＶ２．０で差異はないため、バインダ文書Ｖ２．０ではバインダ文書Ｖ１．０に含まれる元文書１の実体ファイルへの参照情報を持っている。

まず、クライアントＰＣ１０は、文書管理サーバ２０からＶ２．０の表示ファイルおよび設定ファイルを取得しているものとする。ここで、文書管理サーバ２０がクライアントＰＣ１０から元文書１の取得指示を受信すると、文書管理サーバ２０はバインダ文書Ｖ２．０に含まれる元文書１に関する情報が参照情報であるか判断する。文書管理サーバ２０は、バインダ文書Ｖ２．０に含まれる元文書１に関する情報が参照情報であると判断して、バインダ文書Ｖ１．０に含まれる元文書１の実体ファイルをクライアントＰＣ１０に送信する。

本実施形態によれば、同一の元文書の実体ファイルを各バージョンで持たないため、文書管理サーバ２０に登録するバインダ文書のファイルサイズを削減できる。また、過去バージョンのバインダ文書の削除処理、バインダ文書の一括送信処理および適時送信処理を実行することもできる。特に一括送信処理では、各バージョンに分散した元文書をまとめて送信する事により、完全な形でバインダ文書を提供可能である。一方、適時送信処理では、必要最低限な情報を送信する事により、バインダ文書のデータ送信量を削減可能である。

以上、本発明の実施例について具体例を挙げて説明したが、本発明は上記の実施例に限定されるものではない。また、上述した説明ではコンピュータがプログラムを実行することにより各処理部として機能するようにしたが、これに限るものではなく、上述した各処理の一部または全部を電子回路やＡＳＩＣ等の特定のハードウェアで構成してもよい。また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１０ クライアントＰＣ
２０ 文書管理サーバ
３０１ メイン制御部
３０２ 入出力管理部
３０３ 文書操作部
３０４ 文書記憶部

Claims (7)

1. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、
   バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、
   前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、
   前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、
   バインダ文書の任意のバージョンを削除対象バージョンとして削除するための削除指示を受け付ける削除指示受付手段と、
   前記削除指示にて指定された削除対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在するかどうかを判断する第二の判断手段と、
   前記第二の判断手段により、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在すると判断された場合は、参照情報が存在すると判断されたバージョンのうち最も古いバージョンである移動対象バージョンに、前記実体ファイルを移動し、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在しないと判断された場合に、前記元文書の実体ファイルを削除する削除手段と、
   前記移動対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に含まれる前記実体ファイルを参照する参照情報を、前記移動対象バージョンへ移動された実体ファイルを参照するよう更新する更新手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、
   バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、
   前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、
   前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、
   前記バインダ文書の任意のバージョンを取得するための一括取得指示を受け付ける一括取得指示受付手段と、
   前記一括取得指示にて指定された任意のバージョンに含まれる元文書に対応する情報として、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在するか否かを判断する第三の判断手段と、
   前記第三の判断手段により、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在すると判断された場合に、該参照情報が参照する実体ファイルを前記指定された任意のバージョンのバインダ文書に組み込むことで、送信用バージョンのバインダ文書を生成する生成手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
3. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する文書管理装置であって、
   バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断手段と、
   前記第一の判断手段により、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存し、
   前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存手段と、
   指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる指定された元文書を取得するための元文書取得指示を受け付ける元文書取得指示受付手段と、
   前記指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる前記指定された元文書に対応する情報が、過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であるか否かを判断する第四の判断手段と、
   前記第四の判断手段により、前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であると判断された場合に、前記過去バージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得し、前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報ではないと判断された場合に、前記元文書取得指示にて指定されたバージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された実体ファイルを送信する送信手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
4. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する装置が実行する文書管理方法であって、
   第一の判断手段が、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断工程と、
   保存手段が、前記第一の判断工程で、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存する一方、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存工程と、
   削除指示受付手段が、バインダ文書の任意のバージョンを削除対象バージョンとして削除するための削除指示を受け付ける削除指示受付工程と、
   第二の判断手段が、前記削除指示にて指定された削除対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在するかどうかを判断する第二の判断工程と、
   削除手段が、前記第二の判断工程で、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在すると判断された場合は、参照情報が存在すると判断されたバージョンのうち最も古いバージョンである移動対象バージョンに、前記実体ファイルを移動し、前記削除対象バージョンに含まれる元文書の実体ファイルを参照する参照情報が存在しないと判断された場合に、前記元文書の実体ファイルを削除する削除工程と、
   更新手段が、前記移動対象バージョン以降のバージョンのバインダ文書に含まれる前記実体ファイルを参照する参照情報を、前記移動対象バージョンへ移動された実体ファイルを参照するよう更新する更新工程と
   を有することを特徴とする文書管理方法。
5. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する装置が実行する文書管理方法であって、
   第一の判断手段が、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断工程と、
   保存手段が、前記第一の判断工程で、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存する一方、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存工程と、
   一括取得指示受付手段が、前記バインダ文書の任意のバージョンを取得するための一括取得指示を受け付ける一括取得指示受付工程と、
   第三の判断手段が、前記一括取得指示にて指定された任意のバージョンに含まれる元文書に対応する情報として、過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在するか否かを判断する第三の判断工程と、
   生成手段が、前記第三の判断工程で過去バージョンのバインダ文書に含まれる実体ファイルへの参照情報が存在すると判断された場合に、該参照情報が参照する実体ファイルを前記指定された任意のバージョンのバインダ文書に組み込むことで、送信用バージョンのバインダ文書を生成する生成工程と
   を有することを特徴とする文書管理方法。
6. 複数の元文書が一つにまとめられたバインダ文書をバージョン管理する装置が実行する文書管理方法であって、
   第一の判断手段が、バインダ文書更新時に、更新されるバインダ文書の過去のバージョンに含まれる元文書に、当該更新される前記バインダ文書の新しいバージョンに含まれる元文書と同一の元文書が存在するか否かを判断する第一の判断工程と、
   保存手段が、前記第一の判断工程で、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在すると判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、前記同一の元文書への参照情報を保存する一方、前記過去のバージョンのバインダ文書に含まれる元文書に、前記新しいバージョンのバインダ文書に含まれる元文書と同一の元文書が存在しないと判断された場合、前記新しいバージョンのバインダ文書における元文書に対応する情報として、該元文書の実体ファイルを保存する保存工程と、
   元文書取得指示受付手段が、指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる指定された元文書を取得するための元文書取得指示を受け付ける元文書取得指示受付工程と、
   第四の判断手段が、前記指定されたバージョンのバインダ文書に含まれる前記指定された元文書に対応する情報が、過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であるか否かを判断する第四の判断工程と、
   取得手段が、前記第四の判断工程で前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報であると判断された場合に、前記過去バージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得し、前記指定された元文書に対応する情報が過去バージョンのバインダ文書に含まれる同一の元文書の実体ファイルへの参照情報ではないと判断された場合に、前記元文書取得指示にて指定されたバージョンのバインダ文書から前記指定された元文書の実体ファイルを取得する取得工程と、
   送信手段が、前記取得工程により取得された実体ファイルを送信する送信工程と
   を有することを特徴とする文書管理方法。
7. コンピュータを、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理装置の各手段として機能させるためのプログラム。

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