JP5258400B2 - 文書管理システム、文書管理方法、及びコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、文書のショートカットを生成するために用いて好適なものである。

ファイルシステムには、ショートカットと呼ばれる機能がある。これは、ファイルシステム上のファイルやディレクトリへのアクセスを、ファイルやディレクトリの実体に対して直接行うのではなく、間接的なファイルを介して行うものである。このようなファイルへのアクセスを間接的に提供するファイルはショートカットファイルと呼ばれている。ファイルシステムにおけるショートカットの実例としては、Microsoft社のWindows（登録商標）における「ショートカット」やＡＴ＆Ｔ社のＵＮＩＸ（登録商標）における「シンボリック・リンク」等が挙げられる。これらのようにショートカットは、ファイルシステムを制御するオペレーティングシステム（ＯＳ）に特有な名前で呼ばれることが多い。
また、ファイルシステムには、所謂「ごみ箱」と呼ばれる機能がある。これは、削除された不要なファイルやディレクトリを保管する特別なディレクトリであり、ユーザの指示に応じてそれらを復元可能とするものである。

近年、これらショートカットやごみ箱と同等な機能が、データベースをバックエンドエンジンとして利用する文書管理システムでも提供されるようになってきている。ファイルシステムでのファイル、ディレクトリは、文書管理システムでは、夫々、文書、フォルダに相当する。ファイルシステムでファイルが別のディレクトリに移動されたり、削除によってごみ箱に移動されたりした際、そのファイルの元のパスに対して設定されていたショートカットは利用できなくなる。ファイルの実体が移動されたことにより、ショートカットファイルに格納されるパス情報が、ファイルの実体の適切な在り処を指し示さなくなるためである。

このような問題を解決するための従来の技術は、特許文献１で開示されている。特許文献１で開示された技術によれば、ショートカットファイルのリンク先であるファイルの実体の位置が変更された場合、移動先の位置を記述した「仮ファイル」と呼ばれるファイルを、リンク先のファイルと同一のファイル名で作成する。この仮ファイルがショートカットファイルからアクセスされた場合、移動後のファイルの実体の位置をショートカットに通知し、ショートカットファイルが保持するパス情報を新たなパス情報に変更するというものである。

しかしながら、文書管理システムにおけるショートカットでは、このような先行技術は、適切な解決手段にならない場合がある。文書管理システムでは、文書は、データベースのエントリに対応する文書管理ＩＤで管理される。そのため、文書管理システムにおけるショートカットには、ファイルシステムにおけるショートカットのパス情報ではなく、文書管理ＩＤの情報が保持される。文書管理ＩＤで文書がショートカットからアクセスされるため、文書をごみ箱等に移動しても、移動後の文書をショートカットからアクセスできる。そのため、このような場合には前述した先行技術は必要ない。

特開平８−１６１２１０号公報

しかしながら、文書管理システムでも、前述した先行技術で用いられる「仮ファイル」と呼ばれるようなファイルが必要な場合がある。それは、文書の入れ替えの際である。文書を一旦削除した後、文書を入れ替えたいという場合がある。その入れ替えの前に文書に対してショートカットを作成していると、削除された文書がショートカットのアクセス先となってしまう。文書の削除後に新たに同一の文書名で文書を登録したとしても、ショートカットのアクセス先がその文書とはならない。これは入れ替えを行ったユーザにとって好ましい結果ではない。

例えば、文書の承認依頼というワークフローでは、文書を登録した後にショートカットを作成し、そのショートカットをメールに添付し、承認者に対して、承認依頼のメールを送信する。この場合、メールに添付したショートカットが示す文書が承認依頼の対象となる文書である。メールを送信した後、登録した文書が間違ったものであるために、依頼者が文書を取り替えたい場合がある。この場合、一旦文書を削除して文書の取り替えを行うことがある。このような文書の削除後に新規文書を登録するという取り替え作業を行った場合、従来では、取り替え後の文書へのショートカットを再度作成し、承認者に対して、承認依頼のメールを出し直す必要がある。取り替え前の文書の文書管理ＩＤと、取り替え後の文書の文書管理ＩＤとが異なるためである。すなわち、以前にメールに添付して送付済みのショートカットは、取り替え前の文書の文書管理ＩＤを保持していることから、取り替え後の文書へのショートカットを再度作成し、承認依頼のメールを出し直さないと、承認者は取り替え後の文書を開けない。

また、前述した文書の取り替えの際、文書管理システムの文書のチェックイン・チェックアウトの機能を使うこともできる。この機能を使った場合、文書管理ＩＤは変更されないため、ショートカットの変更を行う必要がない。しかしながら、一般的にチェックイン・チェックアウトの機能は同一種類の文書の更新を目的とした機能であり、文書の種類を変更して入れ替えを行うような場合には向かない。

本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、ショートカットが設定された文書を他の文書に入れ替えるに際し、入れ替え前の文書に対するショートカットが、入れ替え後の文書に対して有効に働くようにすることを目的とする。

本発明の文書管理システムは、ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成手段と、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成手段と、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動手段と、新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更手段と、前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除手段と、を有することを特徴とする。

本発明の文書管理方法は、文書管理システムのショートカット作成手段が、ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成ステップと、文書管理システムの代理データ作成手段が、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成ステップと、文書管理システムの移動手段が、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動ステップと、文書管理システムの変更手段が、新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更ステップと、文書管理システムの削除手段が、前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除ステップと、を有することを特徴とする。

本発明のコンピュータプログラムは、 ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成ステップと、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成ステップと、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動ステップと、新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更ステップと、前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、削除した文書の文書ＩＤが設定された代理データを用いることにより、入れ替え前の文書に対するショートカットが、入れ替え後の文書に対して有効に働くようにすることが可能になる。

以下に、図面を参照しながら、本発明の一実施形態について説明する。
図１は、文書管理システムの構成の一例を示す図である。本実施形態における文書管理システムは、例えばパーソナルコンピュータのＯＳ上で動作する"文書管理クライアント端末１０００と及び文書管理サーバ１１００"を備えている。また、本実施形態では、スキャナ等のデバイスや、ＯＳのファイルシステムから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的とする文書管理システムを例に挙げて説明する。

＜文書入出力処理部＞
まず、文書管理クライアント端末１０００における"文書入出力や操作を行う処理部"について説明する。
ユーザは、ユーザインターフェース部１００１を介して、文書管理サーバ１１００に対する文書の登録や、文書管理サーバ１１００からの文書の獲得や、文書の検索といった操作を行うことになる。また、文書の削除、代理エンティティに関する問い合わせダイアログへの指示、ごみ箱からの文書の移動、代理エンティティへのメッセージの設定といった操作もユーザインターフェース部１００１で行われる。
ユーザインターフェース部１００１に対して行われた操作の情報は、コマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われることになる。また必要であれば文書管理サーバ１１００との通信を行うためのコマンドがコマンド制御部１００２で作成される。

スキャナ等のデバイスはデバイス制御部１００３によって制御される。例えば、デバイス制御部１００３は、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理を行う。
ファイルシステム等のＯＳに保存されたファイルは、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部１００４で入力処理させることができるようになっている。また、文書管理サーバ１１００で管理するファイルをＯＳにエクスポートする処理もファイル制御部１００４で行われる。
外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書管理サーバ１１００内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取とったりといった処理を行う。例えば、ＭＡＰＩ（Messaging Application Program Interface）に対応したメーラーに文書管理サーバ１１００で管理している文書を渡したりする処理は、外部モジュール通信部１００５で行われる。

＜文書管理クライアント内部処理部＞
次に、文書管理クライアント端末１０００内に配置される各種処理部について説明する。
文書管理制御部１００６は、文書管理クライアント端末１０００の心臓部である。文書管理制御部１００６は、図示しない入出力処理部より渡された画像やコマンドに応じて処理を行う。
内部データ保持部１００７は、テンポラリデータ等を保存する。例えば、内部データ保持部１００７は、画像処理を行う過程で作成されるデータや、文書管理サーバ１１００との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する。
ファイル解析部１００８は、登録された文書が画像として扱うことのできる文書か否かを判断する。登録された文書が画像として扱える文書であればイメージ文書処理部１０１０によって必要に応じて画像処理が行われる。一方、登録された文書が画像として扱えないコード文書であればコード文書処理部１００９で処理が行われる。文書管理サーバ１１００でコード文書に処理が行われることはあまりないが、コード文書に対するサムネイルの作成処理や、文書属性の所得等はこのコード文書処理部１００９で行われる。

通信制御部１０１１は、ＬＡＮやインターネット等の通信路１２００を介した文書管理サーバ１１００との通信のための制御を行う。本実施形態では、通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御にはＯＳに用意されたものが使用されるようにしている。

＜文書管理サーバ内部処理部＞
次に、文書管理サーバ１１００内に配置される各種処理部について説明する。
通信制御部１１０１は、通信路１２００を介した文書管理クライアント端末１０００の通信制御部１０１１との通信のための制御を行う。文書管理サーバ１１００の通信制御部１１０１は、多数の文書管理クライアント端末１０００の通信制御部１０１１と同時に通信を行うことが可能になっている。
検索制御部１１０２は、文書管理クライアント端末１０００からの依頼に応じた検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックスの作成のための処理を行ったりする。
ファイル解析部１１０３、コード文書処理部１１０４、イメージ文書処理部１１０５の主な機能は、文書管理クライアント端末１０００のものと同じである。ただし、文書管理サーバ１１００では、登録された文書に応じて、検索用のインデックスを文書から抽出する処理を行っている。つまり、ファイル解析部１１０３は、登録されたファイルの種別を判断する。そして、登録されたファイルの種別がコード文書であれば、コード文書処理部１１０４はインデックスデータを抽出する。一方、登録されたファイルの種別がイメージ文書であればイメージ文書処理部１１０５はイメージ処理を行い、ＯＣＲエンジン１１０６は、イメージ文書からインデックスデータを抽出する。

文書管理制御部１１０７は、文書管理に関する全ての処理の振り分けを行う。
イメージ文書処理部１１０８は、文書管理クライアント端末１０００に転送するイメージ文書に対するアノテーション（annotation）の焼き付けや、画像フォーマットの変換等の画像処理を行う。
テンポラリデータ格納部１１０９は、文書管理サーバ１１００側のテンポラリデータ等を保存する。

＜データベース処理部＞
次に、文書管理サーバ１１００におけるデータベース処理部について説明する。
データベース制御部１１１０は、文書管理制御部１１０７からの指示に基づき、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース１１１１、属性データベース１１１２、及び全文検索用データベース１１１３の何れかに、対応するデータを保存する。また、データベース制御部１１１０は、文書管理クライアント端末１０００からの要求に応じて、夫々のデータベースからデータを取り出し、文書管理クライアント端末１０００に渡す文書を作成する。

ボリュームデータベース１１１１は、文書の実体が保存されるデータベースである。ボリュームデータベース１１１１は概念的なものであって、その実体がＯＳのファイルシステムであってもよい。
属性データベース１１１２は、文書の名前や作成日付、コメント等の属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、属性データベース１１１２には、文書管理システムを使用するユーザの情報等の管理情報データや、キーワードに対するアクセスコントロールテーブルや、文書毎のキーワードの位置情報データも保存されている。
全文検索用データベース１１１３には、登録された文書から抽出されたテキストデータをインデックス情報にしたデータが登録される。文書管理クライアント端末１０００で全文検索が行われると、全文検索用データベース１１１３内が検索される。

図２は、属性データベース１１１２に登録されている文書に関する情報のデータ構造の一例を概念的に示す図である。
図２において、全ての登録されるエントリは、属性データベース１１１２のルート３１００の子データである。
フォルダエントリ３２００は、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダエントリ３２００は、フォルダＩＤ３２０１と、フォルダ属性情報３２０２と、親フォルダＩＤ３２０３とを含んでいる。ルート３１００の下に複数のフォルダが存在することができるので、（ルート３１００の下の）最上位に存在するフォルダはその数の分だけ、ルート３１００の直下に接続される子データとして登録される。図２では、２つのフォルダ（フォルダエントリ３２００、３３００）を例に挙げて示している。図２に示すように、最上位に存在するフォルダ（フォルダエントリ３２００、３３００）の親フォルダはルート３１００になる。
また、「ごみ箱」のデータもフォルダエントリとなり、最上位に存在するフォルダエントリとして予め登録されている。

文書エントリ３４００は、文書が格納されるフォルダの子データとして存在する。文書エントリ３４００は、文書ＩＤ３４０１と、文書属性情報３４０２と、親フォルダＩＤ３４０３とを含んでいる。文書属性情報３４０２には、文書名や更新日時、コメントデータ等の複数のデータ項目がある。文書エントリは、フォルダの下に複数存在することができるので、その数の分だけ、フォルダエントリの直下に接続される子データとして登録される。図２では、２つの文書（文書エントリ３４００、３５００）を例に挙げて示している。
また、フォルダ（フォルダエントリ）の下に更にフォルダ（フォルダエントリ）を存在させフォルダの階層化構造をとることが可能である。図２では、フォルダエントリ３２００の直下にフォルダエントリ３６００が登録されている場合を例に挙げて示している。

ページエントリ３７００には、フォルダに登録された文書の各ページに関する情報が保存される。ページエントリ３７００は、ページＩＤ３７０１と、ページ属性情報３７０２と、検索インデックスＩＤ３７０３と、ボリュームデータＩＤ３７０４と、文書エントリＩＤ３７０５とを含む。検索インデックスＩＤ３７０３は、全文検索用データベース１１１３に保存された情報のＩＤである。ボリュームデータＩＤ３７０４は、ボリュームデータベース１１１１に登録された文書の実体のＩＤである。ボリュームデータＩＤ３７０４を利用することによって、文書に関連した情報を各データベースから引き出すことが可能である。ページ属性情報３７０２には、ページ番号、ファイルフォーマットといった情報が保存される。ページエントリは、文書のページ数の分だけ、文書エントリの直下に接続される子データとして登録されることが可能である。図２では、２ページ（２つのページエントリ３７００、３８００）を例に挙げて示している。

図３は、属性データベース１１１２に登録されているユーザ情報テーブルのデータ構造の一例を概念的に示す図である。
図３において、ユーザ情報テーブル４０００は、ＩＤ４００１、ログイン名（Ｎａｍｅ）４００２、プロパティ（Properties）４００３の要素から成り立ち、文書管理システム内のユーザを管理している。ＩＤ４００１はユーザを区別するために用いられ、文書管理システム内に一意のものである。ログイン名４００２もユーザを区別するために用いられ、文書管理システム内で一意でのものである。プロパティ４００３には、パスワードを含めユーザに付随する情報が格納されている。

図４は、属性データベース１１１２に登録されている文書属性情報のデータ項目の一例を示す図である。
図４に示すように、項目５１００に対し、値５２００が格納される。項目５１００には、文書名５１０１、文書のボリュームデータＩＤ５１０２、文書タイプ５１０３、オーナーＩＤ５１０４、ショートカット作成履歴５１０５、代理エンティティ５１０６、及びコメント５１０７等が存在する。

＜文書管理クライアント端末での文書ショートカット作成時の処理＞
まず、文書管理クライアント端末１０００側における文書のショートカットの作成時の処理の一例について説明する。図５は、文書のショートカットを作成する際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例を説明するフローチャートである。また、図６は、文書管理クライアント端末１０００で表示される文書ショートカット作成メニュー表示画面の一例を示す図である。

図６に示すように、ユーザは、ユーザインターフェース部１００１のユーザインターフェース８００１から文書８００２を選択し、更にアプリケーションのＦｉｌｅメニュー８００３の新規作成８００４からショートカット８００５を選択する。これにより、文書８００２のショートカットの作成が指示される。ショートカットの作成先として、ＯＳのファイルシステムにおける任意のディレクトリが指定される。
ユーザによってショートカットの作成が指示された後、文書管理クライアント端末１０００は、フォルダ８００６内の文書８００２のショートカットの作成の処理を開始する。

図５のステップＳ６００１において、文書管理制御部１１０７は、指定されたディレクトリに空のショートカットファイルを作成する。
図７は、ファイルシステムのデータを表示するファイルマネージャ等のアプリケーション９００１の表示の一例を示す図である。図７に示す例では、ショートカットファイル９００３がディレクトリ９００２に作成されている。

次に、ステップＳ６００２において、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ６００１で作成した空のショートカットファイルに、ショートカットの作成が指示された文書８００２の文書ＩＤをデータとして設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ６００１、Ｓ６００２の処理を行うことによりショートカット作成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ６００３において、通信制御部１０１１は、ステップＳ６００２で設定された文書ＩＤと、その文書ＩＤに対応する文書８００２のショートカットが作成されたこととを文書管理サーバ１１００に通知する。
次に、ステップＳ６００４において、文書管理制御部１１０７は、ショートカットの作成が指示された文書８００２の属性表示を更新する。

図８は、文書管理クライアント端末１０００で表示される"文書のショートカットの作成後のプロパティ画面"の一例を示す図である。
図８に示すように、プロパティウィンドウ１０００１のショートカット作成履歴のプロパティ表示１０００２が「あり」に更新されている。
以上が、文書のショートカットを作成する際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例である。

＜文書管理サーバでの文書ショートカット作成時の処理＞
次に、文書管理サーバ１１００側における文書のショートカットの作成時の処理の一例について説明する。図９は、文書のショートカットを作成する際の文書管理サーバ１１００の処理の一例を説明するフローチャートである。
図９のステップＳ７００１において、通信制御部１１０１は、文書管理クライアント端末１０００から、文書ＩＤと共に、文書のショートカットが作成されたことを示す通知を受信する。文書管理クライアント端末１０００が文書管理サーバ１１００と通信を行うためには、文書管理サーバ１１００において既にユーザの認証が行われている必要がある。ユーザの認証が行われた後に、その認証されたユーザの文書管理クライアント端末１０００から送られたコマンドは、全て認証されたユーザの権限で行われたものとなる。

次に、ステップＳ７００２において、データベース制御部１１１０は、文書管理クライアント端末１０００から通知された文書ＩＤに対応する文書属性情報のショートカット作成履歴５１０５を「１」（作成履歴あり）に変更する。
次に、ステップＳ７００３において、データベース制御部１１１０は、属性データベース１１１２に登録されているテーブルを更新する。
以上が、文書のショートカットを作成する際の文書管理サーバ１１００の処理の一例である。

＜文書管理クライアントでの文書削除時の処理＞
まず、文書管理クライアント端末１０００側における文書の削除時の処理の一例について説明する。図１０は、文書を削除する際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例を説明するフローチャートである。また、図１１は、文書管理クライアント端末１０００で表示される文書削除メニュー表示画面の一例を示す図である。

図１１に示すように、ユーザは、ユーザインターフェース部１００１のユーザインターフェース８００１から文書８００２を選択し、更にアプリケーションのＦｉｌｅメニュー８００３の削除１３００１を選択する。これにより、文書８００２の削除が指示される。
ユーザによって文書の削除が指示された後、文書管理クライアント端末１０００は、文書８００２の削除の処理を開始する。

図１０のステップＳ１１００１において、文書管理制御部１００６は、削除が指定された文書８００２の文書属性情報におけるショートカット作成履歴が「１」、すなわちショートカット作成履歴が「あり」か否かを判定する。この判定は、例えば、文書管理クライアント端末１０００が、属性データベース１１１２内のショートカット作成履歴５１０５の内容を文書管理サーバ１１００に問い合わせることによって行うことができる。
この判定の結果、削除が指定された文書８００２にショートカット作成履歴があると判定されると、ステップＳ１１００２に進む。ステップＳ１１００２に進むと、文書管理制御部１００６は、代理エンティティの作成を行うかどうかを問い合わせるダイアログ（文書削除時の代理エンティティ作成問い合わせダイアログ）をユーザインターフェース部１００１に表示する。
図１２は、文書削除時の代理エンティティ作成問い合わせダイアログ１４００１の一例を示す図である。
図１２において、ボタン１４００２は、代理エンティティの作成を行うことをユーザが指示するためのボタンである。また、ボタン１４００３は、代理エンティティの作成を行わないことをユーザが指示するためのボタンである。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１１００２の処理を行うことにより問い合わせ手段の一例が実現される。

図１０の説明に戻り、ステップＳ１１００３において、文書管理制御部１００６は、文書削除時の代理エンティティ作成問い合わせダイアログ１４００１に対するユーザの操作の結果に基づいて、代理エンティティの作成を行うか否かを判定する。
この判定の結果、代理エンティティの作成を行う場合には、ステップＳ１１００４に進む。ステップＳ１１００４に進むと、通信制御部１０１１は、削除が指定された文書８００２の文書ＩＤと、その文書８００２の削除要求と、その文書８００２に対応する代理エンティティの作成要求とを文書管理サーバ１１００に送信する。
次に、ステップＳ１１００５において、通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００から、処理終了を示すデータと最新データとが受信されるまで待機する。

そして、文書管理サーバ１１００から、処理終了を示すデータと最新データとが受信されると、ステップＳ１１００６に進む。ステップＳ１１００６に進むと、文書管理制御部１００６は、受信した最新データに基づいて、ユーザインターフェース部１００１のユーザインターフェース８００１の表示を更新する。
図１３は、文書管理クライアント端末１０００で表示される"代理エンティティ作成後の文書リスト表示画面"の一例を示す図である。
図１３に示すように、図１１に示した文書８００２に代わり、新たに作成された代理エンティティ１５００１が表示される。
図１４は、文書管理クライアント端末１０００で表示される"代理エンティティ作成後のごみ箱内の削除文書のリスト表示画面"の一例を示す図である。
図１４に示すように、ごみ箱１６００１内に、代理エンティティが作成された削除文書１６００２が表示される。
以上のように本実施形態では、例えば、ごみ箱により、不要なデータを保管する所定の記憶領域の一例が実現される。

図１０の説明に戻り、前記ステップＳ１１００１において、削除が指定された文書８００２の文書属性情報におけるショートカット作成履歴が「０」、すなわちショートカット作成履歴が「なし」であると判定されると、ステップＳ１１００７に進む。ステップＳ１１００７に進むと、通信制御部１０１１は、削除が指定された文書８００２の文書ＩＤと、その文書の削除要求とを文書管理サーバ１１００に送信する。そして、前述したステップＳ１１００５に進む。
また、前記ステップＳ１１００３において、代理エンティティの作成を行わないと判定された場合にも、ステップＳ１１００７に進み、削除が指定された文書８００２の文書ＩＤと、その文書の削除要求とが文書管理サーバ１１００に送信される。そして、前述したステップＳ１１００５に進む。
以上が、文書を削除する際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例である。

＜文書管理サーバでの文書削除時の処理＞
次に、文書管理サーバ１１００側における文書の削除時の処理の一例について説明する。図１５は、文書を削除する際の文書管理サーバ１１００の処理の一例を説明するフローチャートである。
図１５のステップＳ１２００１において、通信制御部１１０１は、文書管理クライアント端末１０００から、文書８００２の削除要求と、削除が指示された文書８００２（削除文書）の文書ＩＤ等のデータとを受信する。文書管理クライアント端末１０００が文書管理サーバ１１００と通信を行うためには、文書管理サーバ１１００において既にユーザの認証が行われている必要がある。ユーザの認証が行われた後に、その認証されたユーザの文書管理クライアント端末１０００から送られたコマンドは、全て認証されたユーザの権限で行われたものとなる。

次に、ステップＳ１２００２において、データベース制御部１１１０は、文書管理クライアント端末１０００から受信した文書ＩＤに対応する"削除文書の文書エントリ"を属性データベース１１１２から取得する。
次に、ステップＳ１２００３において、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ１２００２で取得された"削除文書の文書エントリ"の親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」であるか否かを判定する。

この判定の結果、削除文書の文書エントリの親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」でない場合には、ステップＳ１２００４に進む。ステップＳ１２００４に進むと、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ１２００１で受信した関連データに、削除が指示された文書８００２に対応する代理エンティティの作成要求が含まれているか否かを判定する。
この判定の結果、ステップＳ１２００１で受信した関連データに、削除が指示された文書８００２に対応する代理エンティティの作成要求が含まれている場合には、ステップＳ１２００５に進む。ステップＳ１２００５に進むと、データベース制御部１１１０は、前記「ごみ箱」であるフォルダエントリを親データとして、新たな文書エントリ（代理エンティティの文書エントリ）を属性データベース１１１２に作成する。

次に、ステップＳ１２００６において、データベース制御部１１１０は、ステップＳ１２００５で新たに作成した文書エントリの文書属性情報を設定する。
図１６は、属性データベース１１１２に登録される"代理エンティティの文書属性情報のデータ項目の値"の一例を示す図である。
図１６に示す例では、文書名５１０１の値１７００１には、削除が指示された文書（削除文書）の文書名「文書Ｃ」の先頭に「代理〜」が付けられたものが設定される。また、文書のボリュームデータＩＤ５１０２の値１７００２には、空の値が設定される。文書タイプ５１０３の値１７００３には、「代理エンティティ」が設定される。また、オーナーＩＤ５１０４の値１７００４には、文書の削除要求の送信を指示した"認証済みのユーザ"のユーザＩＤが設定される。更に、代理エンティティ５１０６の値１７００５には、代理となる"削除が指示された文書８００２"の現在の文書ＩＤが設定される。

図１５の説明に戻り、ステップＳ１２００７において、データベース制御部１１１０は、削除が指示された文書８００２の文書エントリの文書属性情報を変更する。
図１７は、属性データベース１１１２に登録されている"代理エンティティが作成された削除文書の文書属性情報のデータ項目の値"の一例を示す図である。
図１７に示すように、代理エンティティ５１０６の値１８００１には、前記代理エンティティの文書ＩＤが設定される。
次に、ステップＳ１２００８において、データベース制御部１１１０は、削除が指示された文書８００２の文書ＩＤと、新たに作成した代理エンティティの文書エントリの文書ＩＤとを入れ替える。これにより、図１６、図１７に示すように、代理エンティティ５１０６には、削除が指示された文書８００２の現在の文書ＩＤが設定され、削除が指示された文書８００２には、代理エンティティの文書ＩＤが設定される。
以上のように本実施形態では、例えば、代理エンティティにより代理データの一例が実現され、更にステップＳ１２００５〜Ｓ１２００８の処理を行うことにより代理データ作成手段の一例が実現される。

次に、ステップＳ１２００９において、データベース制御部１１１０は、削除が指示された文書８００２の文書エントリが「ごみ箱」の子データとして格納するように、その文書８００２の文書エントリの親フォルダＩＤに「ごみ箱」のフォルダＩＤを設定する。
次に、ステップＳ１２０１０において、データベース制御部１１１０は、親フォルダＩＤに「ごみ箱」のフォルダＩＤが設定された"削除文書の文書エントリ"を「ごみ箱」のフォルダエントリの下に移動する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１２００９、Ｓ１２０１０の処理を行うことにより移動手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ１２０１１において、通信制御部１１０１は、処理の終了を示すデータと最新データ（例えば図１５のフローチャートで変更した後のデータ）とを文書管理クライアント端末１０００に送信する。

前記ステップＳ１２００３においてステップＳ１２００２で取得された"削除文書の文書エントリ"の親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」であると判定された場合には、ステップＳ１２０１２に進む。ステップＳ１２０１２に進むと、データベース制御部１１１０は、ステップＳ１２００２で取得された"削除文書の文書エントリ"の文書属性情報の文書ボリュームＩＤに対応する文書データをボリュームデータベース１１１１から削除する。そして、前述したステップＳ１２０１１に進む。
また、前記ステップＳ１２００４において、ステップＳ１２００１で受信した関連データに、削除が指示された文書８００２に対応する代理エンティティの作成要求が含まれていないと判定された場合には、前述したステップＳ１２００９に進む。
以上が、文書を削除する際の文書管理サーバ１１００の処理の一例である。

＜代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理クライアント端末での処理＞
まず、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の処理の文書管理クライアント端末１０００側における一例について説明する。図１８は、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例を説明するフローチャートである。
図１８のステップＳ１９００１において、アプリケーションにファイルを取り込む処理を行う。この処理は、例えば、デバイス制御部１００３がスキャナからの画像を文書管理アプリケーションに取り込むことにより実現される。また、ファイル制御部１００４がＯＳ上に存在するファイルを文書管理アプリケーションに取り込むことによっても実現される。更に、外部モジュール通信部１００５が外部アプリケーションからの文書を文書管理アプリケーションに取り込むことによっても実現される。
図１９は、文書管理クライアント端末１０００で表示される"文書登録の際のメニュー表示画面"の一例を示す図である。
図１９に示すように、ユーザは、ユーザインターフェース部１００１のユーザインターフェース８００１のアプリケーションのＦｉｌｅメニュー８００３のインポート２１００１から、"ファイルをインポート２１００２"を選択する。これにより、ＯＳに存在するファイルのインポートが指示される。
このようにしてユーザによってファイルのインポートが指示された後、文書管理クライアント端末１０００は文書登録の処理を開始する。

まず、ステップＳ１９００２において、ファイル解析部１００８は、ステップＳ１９００１で取り込まれたファイル（文書）を解析する処理を行う。例えば、ファイル解析部１００８は、ステップＳ１９００１で取り込まれた文書が文書管理システムで扱えるかどうかの判断や、ファイル自体の属性情報等の取り込みといった処理を行う。
次に、ステップＳ１９００３において、ファイル解析部１００８は、ステップＳ１９００２で解析したファイル（文書）が画像文書であるか、コード文書であるかを判定する。
この判定の結果、ステップＳ１９００２で解析したファイル（文書）がコード文書である場合には、ステップＳ１９００４に進み、コード文書処理部１００９は、コード文書処理を行う。例えば、コード文書処理部１００９は、コード文書から文書管理クライアント端末１０００で表示するためのサムネイル画像を作成したり、コード文書のコード内に保存された属性情報を取り出したりする。そして、後述するステップＳ１９００８に進む。

一方、ステップＳ１９００２で解析したファイル（文書）がイメージ文書である場合には、ステップＳ１９００５に進み、イメージ文書処理部１０１０は、イメージ文書処理を行う。例えば、イメージ文書処理部１０１０は、文書データに対応したサムネイル画像の作成等の処理を行う。この際、内部データ保持部１００７に一時的にファイルがためられることがある。
次に、ステップＳ１９００６において、ファイル解析部１００８は、登録するイメージ文書を画像変換して保存するか否かを判定する。この判定の結果、イメージ文書を画像変換して保存する場合には、ステップＳ１９００７に進み、イメージ文書処理部１０１０は、イメージ文書を画像変換して保存する。そして、後述するステップＳ１９００８に進む。
一方、イメージ文書を画像変換して保存しない場合には、ステップＳ１９００７を省略してステップＳ１９００８に進む。

ステップＳ１９００８に進むと、文書管理制御部１００６は、ステップＳ１９００１で取り込んだファイルの格納先となるフォルダに、取り込んだファイルの名前に対応する代理エンティティが存在するか否かを判定する。例えば、文書管理制御部１００６は、格納先のフォルダに、取り込んだファイルのファイル名から拡張子を除いた名前の先頭に「代理〜」が付けられた名前の代理エンティティが存在するか否かを判定する。
この判定の結果、ステップＳ１９００１で取り込んだファイルの格納先となるフォルダに、取り込んだファイルの名前に対応する代理エンティティが存在する場合には、ステップＳ１９００９に進む。ステップＳ１９００９に進むと、文書管理制御部１００６は、文書の登録の際に代理エンティティの取り込みを行うかどうかをユーザに問い合わせるダイアログをユーザインターフェース部１００１に表示する。
図２０は、文書登録時の代理エンティティ取り込み問い合わせダイアログ２２００１の一例を示す図である。
図２０において、ボタン２２００２は、代理エンティティの取り込みを行うことをユーザが指示するためのボタンである。また、ボタン２２００３は、代理エンティティの取り込みを行わないことをユーザが指示するためのボタンである。

図１８の説明に戻り、ステップＳ１９０１０において、文書管理制御部１００６は、文書登録時の代理エンティティ取り込み問い合わせダイアログ２２００１に対するユーザの操作に基づいて、代理エンティティの取り込みを行うか否かを判定する。
この判定の結果、代理エンティティの取り込みを行う場合には、ステップＳ１９０１１に進む。ステップＳ１９０１１に進むと、通信制御部１０１１は、文書データと、代理エンティティの取り込み要求と、代理エンティティの文書ＩＤとを文書管理サーバ１１００に送信する。
次に、ステップＳ１９０１２において、通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００から、処理終了を示すデータと最新データとが受信されるまで待機する。
そして、文書管理サーバ１１００から、処理終了を示すデータと最新データとが受信されると、ステップＳ１９０１３に進む。ステップＳ１９０１３に進むと、文書管理制御部１００６は、文書管理サーバ１１００から受信した最新データに基づき、画面の表示を更新する。
図２１は、文書管理クライアント端末１０００で表示される"代理エンティティを取り込み、文書登録を行った後の文書リスト表示画面"の一例を示す図である。
図２１において、文書２３００１は、フォルダ８００６に再登録された文書であり、再登録前に存在した代理エンティティ（図１３に示した代理エンティティ１５００１）は削除されている。

前記ステップＳ１９００８において、ステップＳ１９００１で取り込んだファイルの格納先となるフォルダに、取り込んだファイルの名前に対応する代理エンティティが存在しないと判定されると、ステップＳ１９０１４に進む。ステップＳ１９０１４に進むと、通信制御部１０１１は、文書データを文書管理サーバ１１００に送信する。そして、前述したステップＳ１９０１２に進む。
また、前記ステップＳ１９０１０において、代理エンティティの取り込みを行わないと判定された場合にも、ステップＳ１９０１４に進み、文書データが文書管理サーバ１１００に送信される。
以上が、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理クライアント端末１０００における処理の一例である。

＜代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理サーバでの処理＞
次に、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理サーバ１１００側における処理の一例について説明する。図２２は、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理サーバ１１００の処理の一例を説明するフローチャートである。

図２２のステップＳ２０００１において、通信制御部１１０１は、文書管理クライアント端末１０００から送信された文書データを含むデータを受信する。文書管理クライアント端末１０００が文書管理サーバ１１００と通信を行うためには、文書管理サーバ１１００において既にユーザの認証が行われている必要がある。ユーザの認証が行われた後に、その認証されたユーザの文書管理クライアント端末１０００から送られたコマンドは、全て認証されたユーザの権限で行われたものとなる。

次に、ステップＳ２０００２において、ファイル解析部１１０３は、検索制御部１１０２からの指示に基づいて、ステップＳ２０００１で受信された文書データを解析する処理を行う。
次に、ステップＳ２０００３において、ファイル解析部１１０３は、ステップＳ２０００２で解析した文書データが画像文書であるか、コード文書であるかを判定する。文書管理サーバ１１００に登録された文書を検索するためには、文書検索用のインデックスデータを文書から抽出する必要がある。そのために、文書データの内容を解析する必要があり、その解析の結果に基づいて文書データを処理するモジュールを変更する。

この判定の結果、ステップＳ２０００２で解析した文書データがコード文書である場合には、ステップＳ２０００４に進み、コード文書処理部１１０４は、コード文書処理を行う。例えば、コード文書処理部１１０４は、コード文書から、文書検索用のインデックスデータを抽出する。そして、後述するステップＳ２０００７に進む。
一方、ステップＳ２０００２で解析した文書データがイメージ文書である場合には、ステップＳ２０００５に進み、イメージ文書処理部１１０５は、イメージ文書処理を行う。例えば、イメージ文書処理部１１０５は、文書データの画像変換を行う。ここで行う画像変換は、ＯＣＲに適した画像を得るための処理のためである。実際にデータベースに登録されるデータは、文書管理クライアント端末１０００から受信した文書データである。

次に、ステップＳ２０００６において、ＯＣＲエンジン１１０６は、ステップＳ２０００５で画像変換が行われた文書データに対してＯＣＲ処理を行い、文書検索用のインデックスデータを抽出する。そして、ステップＳ２０００７に進む。
ステップＳ２０００７に進むと、データベース制御部１１１０は、ステップＳ２０００１で文書管理クライアント端末１０００から受信された文書データを、ボリュームデータベース１１１１に保存する処理を行う。ボリュームデータベース１１１１に保存されるデータは、受信した文書データそのものと、そのサムネイル画像のデータである。また、文書データに画像アノテーションが貼り付けられていた場合には、アノテーション用の画像もボリュームデータベース１１１１に保存される。

次に、ステップＳ２０００８において、データベース制御部１１１０は、文書データから抽出された文書検索用のインデックスデータを、全文検索用データベース１１１３に登録する処理を行う。
次に、ステップＳ２０００９において、データベース制御部１１１０は、文書の属性データ、及びボリュームデータベース１１１１に登録した文書データの文書ＩＤ等を属性データベース１１１２にあるテーブルに登録する。
次に、ステップＳ２００１０において、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ２０００１で文書管理クライアント端末１０００から受信されたデータに、代理エンティティの取り込み要求が含まれているか否かを判定する。

この判定の結果、文書管理クライアント端末１０００から受信したデータに、代理エンティティの取り込み要求が含まれている場合には、ステップＳ２００１１に進む。ステップＳ２００１１に進むと、データベース制御部１１１０は、ステップＳ２０００１で文書管理クライアント端末１０００から受信された代理エンティティの文書ＩＤに対応する文書エントリを属性データベース１１１２から取得する。
次に、ステップＳ２００１２において、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ２０００９で新たに登録された文書エントリの文書ＩＤと、ステップＳ２０００１で文書管理クライアント端末１０００から受信した代理エンティティの文書ＩＤとを入れ替える。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２００１２の処理を行うことにより変更手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ２００１３において、データベース制御部１１１０は、代理エンティティの文書エントリを属性データベース１１１２にあるテーブルから削除する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２００１３の処理を行うことにより削除手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ２００１４において、通信制御部１１０１は、処理の終了を示すデータと最新データ（例えば図２２のフローチャートで変更した後のデータ）とを文書管理クライアント端末１０００に送信する。

前記ステップＳ２００１０において、Ｓ２０００１で文書管理クライアント端末１０００から受信したデータに代理エンティティ取り込み要求が含まれていないと判断された場合には、前述したステップＳ２００１４に進む。そして、処理の終了を示すデータと最新データとが文書管理クライアント端末１０００に送信される。
以上が、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理サーバ１１００における処理の一例である。

尚、図１８のステップＳ１９０１１において、代理エンティティの文書ＩＤに加えて、代理エンティティのオーナーＩＤ（ユーザＩＤ）を、文書管理クライアント端末１０００から文書管理サーバ１１００に送信してもよい。このようにした場合、例えば、次の処理を行うようにすることができる。
まず、図２２のステップＳ２０００４、ステップＳ２０００６の後に、次の処理を行う。
すなわち、ステップＳ２０００１で受信された文書データにおける文書ＩＤ（文書のファイル名）が、その文書データと同じフォルダにある代理エンティティにおける文書ＩＤ（ファイル名）に対応するか否かを判定する。更に、ステップＳ２０００１で受信されたデータに含まれるオーナーＩＤ（新たに文書を登録するユーザのオーナーＩＤ）と、代理エンティティのオーナーＩＤ（ごみ箱に文書を削除したユーザのオーナーＩＤ）とが一致するか否かも判定する。
これらの少なくとも何れか一方が一致していない場合には、ステップＳ２０００７〜Ｓ２０００９、Ｓ２００１４の処理を行う。一方、これらの両方が一致している場合には、ステップＳ２０００７〜Ｓ２０００９、Ｓ２００１１〜Ｓ２００１４の処理を行う。

＜代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理クライアントでの処理＞
まず、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理クライアント端末１０００側における処理の一例について説明する。図２３は、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例を説明するフローチャートである。

ユーザインターフェース８００１のＥｄｉｔメニューの"コピーと貼り付け"を選択する等のユーザの操作により、選択された文書１６００２がごみ箱１６００１から他のフォルダに移動される（図１４を参照）。そうすると、文書管理クライアント端末１０００はごみ箱からの文書移動処理を開始する。
図２３のステップＳ２４００１において、通信制御部１０１１は、選択されたごみ箱１６００１内の文書１６００２の文書ＩＤと、移動先として指定されたフォルダのフォルダＩＤと共に、移動処理の実行を文書管理サーバ１１００に通知する。
次に、ステップＳ２４００２において、通信制御部１０１１は、文書管理サーバ１１００から、処理の終了を示すデータと最新データとが受信されるまで待機する。

そして、文書管理サーバ１１００から、処理の終了を示すデータと最新データとが受信されると、ステップＳ２４００３に進む。ステップＳ２４００３に進むと、文書管理制御部１１０７は、文書管理サーバ１１００から受信した最新データに代理エンティティ削除のステータスが含まれているか否かを判定する。
この判定の結果、文書管理サーバ１１００から受信した最新データに代理エンティティ削除のステータスが含まれていない場合には、ステップＳ２４００４、Ｓ２４００５を省略して後述するステップＳ２４００６に進む。

一方、文書管理サーバ１１００から受信した最新データに代理エンティティ削除のステータスが含まれている場合には、ステップＳ２４００４に進む。ステップＳ２４００４に進むと、文書管理制御部１００６は、代理エンティティが削除された旨を示すダイアログをユーザインターフェース部１００１に表示する。
図２４は、文書管理クライアント端末１０００に表示される"代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の代理エンティティ削除通知ダイアログ"の一例を示す図である。
図２４において、ボタン２６００２は、代理エンティティ削除通知ダイアログ２６００１を閉じることをユーザが指示するためのボタンである。

そして、ステップＳ２４００５において、文書管理制御部１００６は、代理エンティティ削除通知ダイアログ２６００１が閉じられるまで待機する。代理エンティティ削除通知ダイアログ２６００１が閉じられると、ステップＳ２４００６に進む。ステップＳ２４００６に進むと、文書管理制御部１００６は、文書管理サーバ１１００から受信した最新データに基づき、画面の表示を更新する。
以上が、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の処理の一例である。

＜文書管理サーバでの代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の処理＞
次に、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理サーバ１１００側における処理の一例について説明する。図２５は、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理サーバ１１００の処理の一例を説明するフローチャートである。
図２５のステップＳ２５００１において、通信制御部１１０１は、文書管理クライアント端末１０００から送信されたデータ（移動処理の実行の指示と、ごみ箱内の移動する文書の文書ＩＤと、移動先として指定されたフォルダのフォルダＩＤ）を受信する。文書管理クライアント端末１０００が文書管理サーバ１１００と通信を行うためには、文書管理サーバ１１００において既にユーザの認証が行われている必要がある。ユーザの認証が行われた後に、その認証されたユーザの文書管理クライアント端末１０００から送られたコマンドは、全て認証されたユーザの権限で行われたものとなる。

次に、ステップＳ２５００２において、データベース制御部１１１０は、ステップＳ２５００１で文書管理クライアント端末１０００から受信された文書ＩＤに対応する文書エントリを属性データベース１１１２から取得する。
次に、ステップＳ２５００３において、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」であるか否かを判定する。
この判定の結果、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」でない場合には、ステップＳ２５００４〜Ｓ２５００７を省略して、後述するステップＳ２５００８に進む。

一方、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの親データであるフォルダエントリが「ごみ箱」である場合には、ステップＳ２５００４に進む。ステップＳ２５００４に進むと、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの文書属性情報の代理エンティティのデータの項目に値が設定されているか否かを判定する。この判定の結果、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの文書属性情報の代理エンティティのデータの項目に値が設定されていない場合には、ステップＳ２５００５〜Ｓ２５００７を省略して、後述するステップＳ２５００８に進む。

一方、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの文書属性情報の代理エンティティのデータの項目に値が設定されている場合には、ステップＳ２５００５に進む。ステップＳ２５００５に進むと、文書管理制御部１１０７は、ステップＳ２５００２で取得した文書エントリの文書属性情報の代理エンティティのデータの項目の値を、代理エンティティの文書ＩＤとして取得する。
次に、ステップＳ２５００６において、データベース制御部１１１０は、ステップＳ２５００５で取得された代理エンティティの文書ＩＤに対応する文書エントリを属性データベース１１１２から削除する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２５００６の処理を行うことにより第２の削除手段の一例が実現される。

次に、ステップＳ２５００７において、データベース制御部１１１０は、ステップＳ２５００５で取得された代理エンティティの文書ＩＤを、該文書エントリの文書ＩＤとして設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２５００７の処理を行うことにより第２の変更手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ２５００８において、データベース制御部１１１０は、該文書エントリの親フォルダＩＤに、文書管理クライアント端末１０００から受信された"移動先として指定されたフォルダのフォルダＩＤ"を設定する。
次に、ステップＳ２５００９において、データベース制御部１１１０は、該フォルダＩＤの下に接続される子データとして該文書エントリを移動する。
次に、ステップＳ２５０１０において、通信制御部１１０１は、文書管理クライアント端末１０００に、処理の終了を示すデータと、代理エンティティ削除のステータスを含む最新データ（例えば図２５のフローチャートで変更した後のデータ）を送信する。
以上が、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理サーバ１１００における処理の一例である。

＜代理エンティティが文書ショートカットから開かれた際の文書管理クライアント端末での処理＞
図２６は、代理エンティティが文書ショートカットから開かれた際の文書管理クライアント端末１０００の処理の一例を説明するフローチャートである。
図２６のステップＳ２７００１において、文書管理制御部１００６は、ＯＳのファイルシステムに作成されたショートカットが開かれるまで待機する。そして、ショートカットが開かれると、ステップＳ２７００２に進む。ステップＳ２７００２に進むと、文書管理制御部１１０７は、内部データ保持部１００７に保存されている代理エンティティの文書属性情報のコメント５１０７のデータ項目に値が設定されているか否かを判定する。

この判定の結果、代理エンティティの文書属性情報のコメント５１０７のデータ項目に値が設定されている場合には、ステップＳ２７００３に進む。ステップＳ２７００３に進むと、文書管理制御部１００６は、該データ項目の値に基づくコメント情報を表示するダイアログをユーザインターフェース部１００１に表示する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２７００３の処理を行うことにより表示手段の一例が実現される。
図２７は、文書ショートカットから代理エンティティが開かれた際のコメントメッセージ表示ダイアログ３１００２の一例を示す図である。図２７では、代理エンティティ１５００１にコメント情報があることを示す情報（アイコン）３１００１を表示するようにしている。

ここで、代理エンティティが開かれた際のコメントメッセージ（コメントメッセージ表示ダイアログ３１００２の内容）は、ユーザによって予め設定される。
図２８は、文書管理クライアント端末１０００に表示される文書メモ設定メニュー表示画面の一例を示す図である。
図２８に示すように、ユーザが、代理エンティティ１５００２を選択した後、アプリケーションのＥｄｉｔメニュー３０００１からメモの追加／編集３０００２を選択し、メモの追加／編集を実行する。これにより、コメントメッセージを代理エンティティの文書属性情報に設定することが可能となる。
以上のように本実施形態では、例えば、このようにしてコメントメッセージを代理エンティティの文書属性情報に設定することにより、設定手段の一例が実現される。

図２６の説明に戻り、ステップＳ２７００２において、代理エンティティの文書属性情報のコメント５１０７のデータ項目に値が設定されていないと判定された場合には、ステップＳ２７００４に進む。ステップＳ２７００４に進むと、文書管理制御部１００６は、既定のコメント情報を表示するダイアログをユーザインターフェース部１００１に表示する。
図２９は、文書ショートカットから代理エンティティが開かれた際の既定のメッセージ表示ダイアログ２９００１の一例を示す図である。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ２７００４の処理を行うことにより表示手段の一例が実現される。
尚、ステップＳ２７００３、Ｓ２７００４で表示される情報（メッセージ）は、文書ショートカットのリンク先が文書ではなく、文書の代理エンティティであることに関わる情報であれば、前述した情報に限定されるものではない。
以上が、文書ショートカットから代理エンティティが開かれた際の文書管理クライアント端末１０００における処理の一例である。

以上のように本実施形態では、文書のショートカットの作成が指示されると、その文書の文書ＩＤを含むショートカットを作成し、その文書の属性（ショートカット作成履歴）を更新する。その後、この文書のごみ箱への削除と、その文書の代理エンティティの作成とが指示されると、削除する文書に設定されているユーザＩＤと同じユーザＩＤが設定された代理エンティティを作成する。この代理エンティティは、削除する文書があるフォルダと同じフォルダに作成される。そして、削除する文書の文書ＩＤと、作成した代理エンティティの文書ＩＤとを入れ替え、削除する文書をごみ箱に移動（削除）する。

このようにして代理エンティティのみが格納されたフォルダに文書が新たに登録され、且つ代理エンティティの取り込みが指示されると、次の処理を行う。すなわち、新たに登録された文書の文書ＩＤと、代理エンティティの文書ＩＤとを入れ替える等して、新たに登録された文書に代理エンティティの文書管理情報を設定した後、代理エンティティを削除する。
また、ごみ箱に移動（削除）した文書の他の場所への移動が指示されると、その文書の代理エンティティの文書ＩＤを取得して、その代理エンティティを削除する。そして、移動する文書の文書ＩＤを、取得した代理エンティティの文書ＩＤに設定し、文書をごみ箱から指示された場所に移動する。

以上のように、代理エンティティが存在している場合、ショートカットのアクセス先である文書ＩＤは、削除した文書の文書ＩＤとなっている。したがって、代理エンティティが存在している状態でショートカットが開かれると、代理エンティティにアクセスされ、その代理エンティティに設定されているコメントをダイアログ表示する。

したがって、文書の入れ替えを行うに際し、入れ替え前の文書に対するショートカットが入れ替え後の文書に対しても有効に働くようにすることができる。すなわち、ショートカットのリンク先の文書を差し替えても、差し替えた文書に元の文書の文書管理情報を反映させることができる。そのため、背景技術で記載した"文書の承認依頼のワークフロー"のように、依頼者が、承認者に対して、差し替えた文書へのショートカットを添付したメールを出し直す必要はない。すなわち、作成済みのショートカットを気にすることなく、一旦文書を削除した後、その文書の入れ替えを行うことが容易にできるようになる。

また、ショートカットがアクセス先として保持する文書の文書ＩＤを含む文書管理情報が新たな文書に引き継がれる。そのため、文書管理情報を引き継ぎながら、文書の種類を新たなものに変更して文書の入れ替えを行うようなことも容易にできる。
更に、文書のショートカットにより、代理エンティティが開かれた際、元の文書の代理であることを示すメッセージ、又は独自に設定したメッセージを表示することができる。そのため、承認者が、メールに添付されたショートカットから代理エンティティを開いた場合であっても、承認者は、依頼者が設定したメッセージを読んで状況を把握し、承認作業を引き伸ばすことができる。
以上のように本実施形態では、ショートカットが設定された文書を他の文書に入れ替えるに際し、入れ替え前の文書に対するショートカットが、入れ替え後の文書に対して有効に働くようにすることができる。

（本発明の他の実施形態）
前述した本発明の実施形態における文書管理システムを構成する各手段、並びに文書管理方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。

また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図５等に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接、あるいは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。

したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。

また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

尚、前述した各実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

本発明の実施形態を示し、文書管理システムの構成の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、属性データベースに登録されている文書に関する情報のデータ構造の一例を概念的に示す図である。 本発明の実施形態を示し、属性データベースに登録されているユーザ情報テーブルのデータ構造の一例を概念的に示す図である。 本発明の実施形態を示し、属性データベースに登録されている文書属性情報のデータ項目の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書のショートカットを作成する際の文書管理クライアント端末の処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される文書ショートカット作成メニュー表示画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、ファイルシステムのデータを表示するファイルマネージャ等のアプリケーションの表示の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される"文書のショートカットの作成後のプロパティ画面"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書のショートカットを作成する際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書を削除する際の文書管理クライアント端末の処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される文書削除メニュー表示画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書削除時の代理エンティティ作成問い合わせダイアログの一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される"代理エンティティ作成後の文書リスト表示画面"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される"代理エンティティ作成後のごみ箱内の削除文書のリスト表示画面"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書を削除する際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、属性データベースに登録される"代理エンティティの文書属性情報のデータ項目の値"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、属性データベースに登録されている"代理エンティティが作成された削除文書の文書属性情報のデータ項目の値"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理クライアント端末の処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される"文書登録の際のメニュー表示画面"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書登録時の代理エンティティ取り込み問い合わせダイアログの一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末で表示される"代理エンティティを取り込み、文書登録を行った後の文書リスト表示画面"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、代理エンティティがあるフォルダに文書を登録した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理クライアント端末の処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末に表示される"代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の代理エンティティ削除通知ダイアログ"の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、代理エンティティがある文書をごみ箱から移動した際の文書管理サーバの処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、代理エンティティが文書ショートカットから開かれた際の文書管理クライアント端末の処理の一例を説明するフローチャートである。 本発明の実施形態を示し、文書ショートカットから代理エンティティが開かれた際のコメントメッセージ表示ダイアログの一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書管理クライアント端末に表示される文書メモ設定メニュー表示画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態を示し、文書ショートカットから代理エンティティが開かれた際の既定のメッセージ表示ダイアログの一例を示す図である。

符号の説明

１０００ 文書管理クライアント端末
１００１ ユーザインターフェース部
１００６ 文書管理制御部
１００７ 内部データ保持部
１００８ ファイル解析部
１０１１ 通信制御部
１１００ 文書管理サーバ１１００
１１０１ 通信制御部
１１０２ 検索制御部
１１０３ ファイル解析部
１１０７ 文書管理制御部１１０７
１１１０ データベース制御部
１１０９ テンポラリデータ格納部
１１１１ ボリュームデータベース
１１１２ 属性データベース
１１１３ 全文検索用データベース

Claims (8)

1. ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成手段と、
   前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成手段と、
   前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動手段と、
   新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更手段と、
   前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除手段と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記移動手段により前記所定の記憶領域に移動され且つ前記代理データが存在する文書が、前記所定の記憶領域から他の記憶領域に移動される場合、前記代理データを削除する第２の削除手段と、
   前記移動手段により移動された文書が前記所定の記憶領域から他の記憶領域に移動される場合、当該他の記憶領域に移動される文書の文書ＩＤを、前記代理データに設定されている文書ＩＤに変更する第２の変更手段と
   を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記ショートカットが開かれた際に、そのショートカットに含まれている文書ＩＤと同じ文書ＩＤが設定されている代理データがあるならば、そのショートカットのリンク先が代理データであることに関わる情報を表示装置に表示する表示手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記代理データに対してメッセージを設定する設定手段と、
   前記ショートカットが開かれた際に、そのショートカットに含まれている文書ＩＤと同じ文書ＩＤが設定されている代理データがあるならば、その代理データに対して設定されているメッセージを表示装置に表示する表示手段と
   を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合に、その文書の代理データを作成すべきか否かをユーザに問い合わせる問い合わせ手段を有し、
   前記代理データ作成手段は、前記問い合わせ手段による問い合わせの結果、前記ショートカットが作成された文書の代理データを作成すべきと指示された場合に、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 前記代理データ作成手段は、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報と前記文書の削除を指示したユーザのユーザＩＤとが設定された代理データを作成し、
   前記変更手段は、前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録され、且つ、前記新たな文書の登録を指示したユーザが前記代理データに設定されているユーザＩＤに対応している場合に、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該新たな文書の文書ＩＤとして設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
7. 文書管理システムのショートカット作成手段が、ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成ステップと、
   文書管理システムの代理データ作成手段が、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成ステップと、
   文書管理システムの移動手段が、前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動ステップと、
   文書管理システムの変更手段が、新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更ステップと、
   文書管理システムの削除手段が、前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除ステップと、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
8. ユーザの指示により文書のショートカットの作成が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報を含むショートカットを作成するショートカット作成ステップと、
   前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、該文書の文書ＩＤに関する情報が設定された代理データを、当該削除が指示された文書があるフォルダと同じフォルダに作成する代理データ作成ステップと、
   前記ショートカットが作成された文書の削除が指示された場合、前記削除が指示された文書の文書ＩＤを異なる文書ＩＤに変更し、当該文書ＩＤが変更された文書を、削除されたデータを保管する所定の記憶領域に移動する移動ステップと、
   新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データに設定されている前記文書ＩＤを、当該登録される新たな文書の文書ＩＤとして設定する変更ステップと、
   前記新たな文書が前記代理データのあるフォルダに登録される場合、前記代理データを削除する削除ステップと、
   をコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。

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