JP5211863B2 - 電子文書処理装置及び電子文書処理プログラム - Google Patents
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Description
特許文献2には、ワークフロー中に電子会議を組み込む発明が提案されている。
特許文献3には、「患者の識別コード」と「区分コード」をファイル名に含め、カルテフォルダと連携させる発明が提案されており、このような、ファイル名によって分類キーを指定し、それに従って文書データのデータベース処理などが行われる例も、ファイル名による簡易なワークフロー指定ということができる。
(2)承認を得る処理内容の処理指定ページに係る処理を実行した結果、承認が得られなかった場合に、当該処理指定ページに後続する処理指定ページを削除する。
(3)処理指定ページに係る処理を実行した後に当該ページに後続する処理指定ページのうちの一部のページを削除し、このとき、処理指定ページに係る処理の実行結果が成功の場合と失敗の場合とで削除対象とする処理指定ページを変化させる。
また、第4の本発明に係る電子文書プログラムによると、電子文書に対するワークフローの実行結果に応じた変更を当該電子文書に加えることができる。
図1は、本発明の一例に係る電子文書処理装置の機能ブロック図を示している。
本例の電子文書処理装置は、電子文書のデータ(文書データ)が格納されるメモリ部11、文書データ中のページを表示する文書表示部12、文書データ中のページを編集する文書編集部13、文書データに対するワークフローの実行指示を受け付けるフロー起動指示部14、ワークフロー対象の文書データ中のページを解釈するページ解釈部15、ページの解釈結果に基づいて文書データに対する処理を実行するフロー実行部16、処理の実行結果を通知する結果通知部17を備えている。
メモリ部11には、本例の電子文書処理装置による処理対象の文書データが格納される。
この文書データは、文書内容ページと処理指定ページとを含めることが可能なデータ構造の文書データである。文書内容ページには、文書内容の情報が格納され、処理指定ページには、当該文書データに対して実行されるべき処理の指定情報が格納される。つまり、文書データを構成するページを用いてワークフローの定義や指定をするとともに、そのページ(処理指定ページ)を、処理対象の文書内容(文章、図形、画像など)を表すページ(文書内容ページ)と同じ文書データに含めており、ワークフローの内容及び対象を一体とした文書データを形成している。
処理の指定情報としては、処理プログラムそのものや、その処理プログラムを示すIDでもよく、その処理内容の具体的概念を表す文字列や図形のデータ(利用者が処理内容を把握し易い態様のデータ)であってもよい。
文書データに対する処理としては種々な処理を用いることができ、例えば、「指定された格納先に格納する処理」、「指定された人から承認を得る処理」、「指定された宛先に送信する処理」などがある。
例えば、想定される複数の処理のそれぞれについて処理指定ページの雛形を予め用意しておく。利用者が処理指定ページ(雛形)を指定して追加を指示すると、指定された雛形が複写されて処理指定ページが生成され、文書データに追加される。なお、細かな条件の設定が必要な処理(例えば、「指定された格納先に格納する処理」は「格納先」の設定が必要)の処理指定ページについては、処理指定ページ(雛形)の指定の際に条件の指定も利用者から受け付けておき、生成した処理指定ページに当該受け付けた条件を設定してから文書データに追加すればよい。
同図の文書データは、Pa1、Pa2、Pa3、Pa4の4枚の処理指定ページと、Pb1、Pb2、Pb3の4枚の文書内容ページとで構成されている。各処理指定ページPa1、Pa2、Pa3、Pa4のそれぞれには、「場所Aへ保存」、「ユーザーXの承認」、「ユーザーYの承認」、「管理者Pへメール送信」の処理の指定情報が格納されており、そのページ順(Pa1、Pa2、Pa3、Pa4の順)に従って処理が実行されるように構成されている。
同図によると、処理内容として「指定場所へコピーを保存」が指定され、その処理の条件として、保存先に「¥¥Server−1¥User1¥2008」が指定され、保存対象に「処理指定ページを除く全ページ」が指定されている。つまり、処理指定ページPa1の処理が実行されると、残りの処理指定ページPa2、Pa3、Pa4、及び全ての文書内容ページPb1、Pb2、Pb3を含む文書データが、¥¥Server−1¥User1¥2008のフォルダにコピーされることを意味している。
例えば、処理指定ページ作成機能を有するWebサーバに対して処理指定ページの作成を指示し、当該指示に応じた処理指定ページをWebサーバから受信して文書データに追加するように構成することができる。図4にはWebサーバに対する処理指定ページの作成指示画面21の例を示してある。この作成指示画面21には、処理内容を指定するための処理内容指定部22、処理内容として「指定場所へコピーを保存」が選択された場合に設定が必要な条件である保存先を指定するための保存先指定部23及び保存対象のページを指定するための保存対象指定部24、各指定部22〜24等による指定に従って処理指定ページの作成開始を指示するための処理指定ページ作成指示部25が設けられている。このような構成によると、処理指定ページの作成機能を利用者側の操作端末に設ける必要がないため、一般的な文書閲覧・編集アプリケーションによりワークフローの編集(処理指定ページの追加、削除、並べ替えなど)を行える。
フロー起動指示部14は、1以上の処理指定ページを含む文書データの指定を、当該文書データに対するワークフローの実行指示として利用者から受け付ける。
また、処理の実行結果に応じて、その処理の指定情報が含まれる処理指定ページに対して変更を加える。変更としては、例えば、当該処理指定ページを後の実行対象から除外するために削除し、例えば、処理が実行済みであることを示す情報や処理の実行結果(処理の成否、実行日時、失敗の理由など)を示す情報を当該処理指定ページに追記する。
また、処理の実行結果に応じて、他の処理指定ページに変更を加えるようにしてもよい。例えば、以降の処理を継続するために必要な人から承認が得られなかった場合に、後続の処理指定ページを削除する。また、例えば、前段の処理の実行結果に応じて後続の処理指定ページの一部を削除するようにしてもよく、前段の処理が成功の場合と失敗の場合とで削除対象の処理指定ページを変化させることにより、分岐を含むワークフローを実現することができる。
また、処理の実行結果に応じて、文書内容ページに変更を加えるようにしてもよい。例えば、指定された人から承認が得られた場合に、その人の承認を表す印鑑状の画像を所定の文書内容ページに追加する。
図5には、ワークフロー実行の処理フローの概要の一例が示されている。
すなわち、文書データの指定によりワークフローの実行が指示されると、当該文書データに指定されている1つの処理を実行する(ステップS11)。その後、ワークフローの継続が不可能なエラーが発生したか否かを判定し(ステップS12)、エラーが発生した場合には処理を終了する。一方、エラーが発生していない場合には、当該文書データに指定されている全ての処理を実行したか否かを判定し(ステップS13)、実行していない処理がある場合にはステップS11に戻ってその処理を実行する。以下、処理対象の文書データに指定されている全ての処理が実行されるまで繰り返す。
なお、実行していない処理が残っている場合でも、その処理が実行可能な状況にない場合(例えば、ユーザYから承認を得る処理においてユーザYが不在の場合など)には、ワークフローの実行が中断され、ワークフローの実行指示が再度なされたことに応じてワークフローの実行を再開する。
すなわち、文書データのページ構成を解析し(ステップS21)、全てのページを既に解析していた場合には処理を終了する(ステップS22)。未解析のページがあれば、そのページ(Nページ目)を解析し(ステップS23)、Nページ目が処理指定ページか否かの判定(ステップS24)、及びNページ目は既に処理済か否かの判定(ステップS25)を行う。Nページ目が処理指定ページでない場合(つまり文書内容ページの場合)や既に処理済の場合には次のページ(N+1ページ目)の解析を行う。Nページ目が処理指定ページで未処理の場合には、Nページ目に指定されている処理を実行する(ステップS26)。その後、処理の実行が成功したか否かを判定し(ステップS27)、成否に応じた内容の処理結果情報がNページ目に追記される。具体的には、処理の実行が成功した場合には、処理成功を示す情報や実行日時の情報などがNページ目に追記され、処理の実行が失敗した場合には、処理失敗を示す情報や失敗の理由を示す情報などがNページ目に追記される。
図7には、図3に例示した処理指定ページPaの処理実行後のページPa’が例示されている。同図によると、“2008/3/24 14:05:13”に処理が実行され、正常終了したことが分かる。
図8(a)は、ワークフロー実行前の文書データ中の各ページを示している。この文書データについてワークフローの実行指示がなされると、その先頭の処理指定ページPa1の処理が実行され、その実行後に処理指定ページPa1が削除されて(b)の状態となり、更に次の処理指定ページPa2の処理が実行され、その実行後に処理指定ページPa2が削除されて(c)の状態となる。このため、利用者は文書データを画面表示させることにより、ワークフローの実行状況(どの処理指定ページがまだ処理されていないか)を確認することができる。
本例の電子文書処理装置は、各種演算処理を行うCPU31、CPU31の作業領域となるRAM32、基本的な制御プログラムを記憶するROM33、本発明に係る機能を実現するためのプログラムや各種データを記憶するHDD34、利用者に対する情報を表示出力するディスプレイ画面や利用者からの情報の入力を受け付けるマウス・キーボード等の機器とのインターフェースである入出力I/F35、他の装置との間で通信を行うインターフェースである通信I/F36、等のハードウェア資源を有するコンピュータにより構成されている。
そして、本発明に係るプログラムをHDD34から読み出してRAM32に展開し、これをCPU31により実行させることで、本発明に係る各機能手段をコンピュータにより実現している。
なお、本発明に係るプログラムは、例えば当該プログラムを記憶したCD−ROM等の外部記憶媒体を配布する形式やネットワークを介して配信する形式により、本発明の実施者に提供される。
また、本発明に係る各機能手段は、本例のようなソフトウェア構成により実現する態様に限られず、それぞれ専用のハードウエアモジュールで構成してもよい。
Claims (8)
- 電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付手段と、
前記実行指示受付手段により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理手段と、
を備え、
前記処理手段は、前記削除処理として、処理済みの処理指定ページを当該電子文書から削除する、
ことを特徴とする電子文書処理装置。 - 前記処理手段により電子文書に対する処理が実行されたことに応じて、当該処理の実行後の電子文書を所定の宛先に送信する送信手段、
を備えたことを特徴とする請求項1に記載の電子文書処理装置。 - 電子文書に含まれる文書内容ページと処理指定ページとをページ単位で表示する表示手段と、
前記表示手段により表示された処理指定ページに対する編集指示を利用者から受け付ける編集指示受付手段と、
前記編集指示受付手段により受け付けられた編集指示に応じて処理指定ページを編集する編集手段と、
を備えたことを特徴とする請求項1又は請求項2に記載の電子文書処理装置。 - 電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付手段と、
前記実行指示受付手段により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理手段と、
を備え、
前記処理手段は、前記削除処理として、承認を得る処理内容の処理指定ページに係る処理を実行した結果、承認が得られなかった場合に、当該処理指定ページに後続する処理指定ページを削除する、
ことを特徴とする電子文書処理装置。 - 電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付手段と、
前記実行指示受付手段により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理手段と、
を備え、
前記処理手段は、前記削除処理として、処理指定ページに係る処理を実行した後に当該ページに後続する処理指定ページのうちの一部のページを削除し、このとき、処理指定ページに係る処理の実行結果が成功の場合と失敗の場合とで削除対象とする処理指定ページを変化させる、
ことを特徴とする電子文書処理装置。 - コンピュータに、
電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付機能と、
前記実行指示受付機能により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理機能と、
を実現させるための電子文書処理プログラムであり、
前記処理機能は、前記削除処理として、処理済みの処理指定ページを当該電子文書から削除する、
ことを特徴とする電子文書処理プログラム。 - コンピュータに、
電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付機能と、
前記実行指示受付機能により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理機能と、
を実現させるための電子文書処理プログラムであり、
前記処理機能は、前記削除処理として、承認を得る処理内容の処理指定ページに係る処理を実行した結果、承認が得られなかった場合に、当該処理指定ページに後続する処理指定ページを削除する、
ことを特徴とする電子文書処理プログラム。 - コンピュータに、
電子文書のページとして当該電子文書の内容情報が格納される文書内容ページと当該電子文書に対して実行される処理の指定情報が格納される処理指定ページとを含む電子文書を、当該電子文書に対する実行指示として受け付ける実行指示受付機能と、
前記実行指示受付機能により受け付けられた電子文書に対し、当該電子文書に含まれる処理指定ページに格納された指定情報に従った処理をページ順に実行し、前記処理の実行後に、処理指定ページの削除処理を行う処理機能と、
を実現させるための電子文書処理プログラムであり、
前記処理機能は、前記削除処理として、処理指定ページに係る処理を実行した後に当該ページに後続する処理指定ページのうちの一部のページを削除し、このとき、処理指定ページに係る処理の実行結果が成功の場合と失敗の場合とで削除対象とする処理指定ページを変化させる、
ことを特徴とする電子文書処理プログラム。
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