JP2007293693A - 文書回覧システム、文書回覧装置、文書回覧方法および文書回覧プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】回覧文書を、効率よく、確実に各回覧先に配布することのできる文書回覧システムを提供する。
【解決手段】複数の情報端末１０において文書を回覧する文書回覧システム１であって、情報端末１０は、複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信する受信手段１４０と、回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、情報端末識別情報に対応付けて受信手段が受信した配布指示書中に書き込む閲覧管理手段１２２と、配布指示書中の情報端末識別情報のうち、閲覧済情報が対応付けられていない情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定する送信先特定手段１２４と、送信先となる情報端末に対し、閲覧管理手段により閲覧済情報が書き込まれた配布指示書を送信する送信手段１４０とを有する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、複数の情報端末に文書を回覧する文書回覧システム、文書回覧装置、文書回覧方法および文書回覧プログラムに関するものである。

従来から、複数の情報端末のユーザが１つの文書を回覧する文書回覧システムが知られている。一般に文書回覧システムは、クライアント／サーバ形式であり、回覧文書発信者は、グループ所属者（ユーザ）に文書を回覧する場合には、このグループのサーバに該文書を登録する。そして、グループ参加者は、サーバにアクセスすることにより回覧文書を取得する（例えば、「特許文献１」参照）。

特開２００５−１７３６５６号公報

しかしながら、上述のようなクライアント／サーバ形式においては、回覧文書を閲覧するグループ参加者は、能動的にサーバにアクセスする必要がある。このため、ユーザがサーバにアクセスしない場合や、仮にアクセスしたとしても重要な回覧文書を見過ごす場合などが想定される。すなわち、回覧文書の作成者が意図しているユーザに、確実に回覧文書を送付できない場合があり、問題となっている。

また、クライアント／サーバ型のプル型配布では、複数のグループ参加者に対し一斉に文書を配布するので、ネットワークの通信量が急激に増加し、スループットが低下し、ひいては、クライアント・サーバ間のレスポンスの低下を招くことになる。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、回覧文書を、効率よくかつ確実に各回覧先に配布することのできる文書回覧システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、複数の情報端末を備え、前記複数の情報端末において文書を回覧する文書回覧システムであって、前記情報端末は、前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信手段と、前記受信手段が受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信手段とを有することを特徴とする。

また、請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の文書回覧システムであって、前記配布指示書には、前記情報端末識別情報に対応付けて前記情報端末のアドレスが記述されており、前記送信手段は、前記配布指示書において前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする。

また、請求項３にかかる発明は、請求項１または２に記載の文書回覧システムであって、前記文書回覧システムは、前記情報端末識別情報と、前記アドレスとを対応付けて保持するアドレス保持手段をさらに備え、前記情報端末は、前記配布指示書において、前記情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、前記アドレス保持手段において、前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスを特定するアドレス特定手段をさらに有し、前記送信手段は、前記アドレス特定手段により特定された前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする。

また、請求項４にかかる発明は、請求項１または２に記載の文書回覧システムであって、前記情報端末は、前記情報端末識別情報と、前記アドレスとを対応付けて保持するアドレス保持手段と、前記配布指示書において、前記情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、前記アドレス保持手段において、前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスを特定するアドレス特定手段とをさらに有し、前記送信手段は、前記アドレス特定手段により特定された前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする。

また、請求項５にかかる発明は、請求項１から４のいずれか一項に記載の文書回覧システムであって、前記配布指示書には、前記情報端末識別情報が順番に記述されており、前記配布指示書中の当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報の順番を最後に変更する再配布管理手段をさらに備え、前記送信手段は、前記配布指示書において、前記閲覧管理手段による変更後に先頭に記述されている前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を前記送信先として特定することを特徴とする。

また、請求項６にかかる発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載の文書回覧システムであって、前記情報端末は、ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択手段と、前記情報端末選択手段により選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成手段と、前記配布指示書作成手段により作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信する送信手段とをさらに有することを特徴とする。

また、請求項７にかかる発明は、請求項６に記載の文書回覧システムであって、前記配布指示書作成手段は、前記回覧文書の回覧期限を示す情報を含む前記配布指示書を作成し、前記回覧期限内に前記配布指示書を送信可能か否かを判断する再配布管理手段を備えたことを特徴とする。

また、請求項８にかかる発明は、請求項６または７に記載の文書回覧システムであって、前記配布指示書作成手段は、前記回覧文書の回覧間隔時間を示す情報を含む前記配布指示書を作成し、前記回覧期限内に前記配布指示書を送信可能か否かを判断する再配布管理手段を備えたことを特徴とする。

また、請求項９にかかる発明は、文書を回覧する文書回覧装置であって、前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信手段と、前記受信手段が受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信手段とを備えたことを特徴とする。

また、請求項１０にかかる発明は、請求項９に記載の文書回覧装置であって、ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択手段と、前記情報端末選択手段により選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成手段と、前記配布指示書作成手段により作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信する送信手段とをさらに備えたことを特徴とする。

また、請求項１１にかかる発明は、文書を回覧する文書回覧方法であって、前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信ステップと、前記受信ステップにおいて受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信ステップとを有することを特徴とする。

また、請求項１２にかかる発明は、請求項１１に記載の文書回覧方法であって、ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択ステップと、前記情報端末選択ステップにおいて選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成ステップと、前記配布指示書作成ステップにおいて作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信する送信ステップとをさらに有することを特徴とする。

また、請求項１３にかかる発明は、文書回覧プログラムであって、請求項１１または１２に記載の文書回覧方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

請求項１にかかる発明によれば、情報端末の、受信手段が、複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する情報端末識別情報に対応付けて、受信した配布指示書中に書き込み、送信手段が、受信手段が受信した配布指示書中の情報端末識別情報のうち、閲覧済情報が対応付けられていない情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定し、特定した送信先となる情報端末に対し、閲覧管理手段により閲覧済情報が書き込まれた配布指示書を送信するので、回覧文書を、効率よくかつ確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項２にかかる発明によれば、配布指示書には、情報端末識別情報に対応付けて情報端末のアドレスが記述されており、送信手段が、配布指示書において情報端末識別情報に対応付けられているアドレスに配布指示書を送信するので、確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項３にかかる発明によれば、文書回覧システムのアドレス保持手段が、情報端末識別情報と、アドレスとを対応付けて保持し、情報端末のアドレス特定手段、配布指示書において、情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、アドレス保持手段において、情報端末識別情報に対応付けられているアドレスを特定し、送信手段は、アドレス特定手段により特定されたアドレスに配布指示書を送信するので、アドレス保持手段を参照することにより確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項４にかかる発明によれば、情報端末のアドレス保持手段が、情報端末識別情報と、アドレスとを対応付けて保持し、アドレス特定手段が、配布指示書において、情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、アドレス保持手段において、情報端末識別情報に対応付けられているアドレスを特定し、送信手段が、アドレス特定手段により特定されたアドレスに配布指示書を送信するので、アドレス保持手段を参照することにより確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項５にかかる発明によれば、配布指示書には、情報端末識別情報が順番に記述されており、再配布管理手段が、配布指示書中の当該情報端末を識別する情報端末識別情報の順番を最後に変更し、送信手段が、配布指示書において、再配布管理手段による変更後に先頭に記述されている情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定するので、順番に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項６にかかる発明によれば、情報端末の情報端末選択手段が、ユーザからの指示により、回覧文書を回覧すべき情報端末を選択し、配布指示書作成手段が、情報端末選択手段により選択された情報端末の情報端末識別情報を含む配布指示書を作成し、送信手段が、配布指示書作成手段により作成された配布指示書を配布指示書に記載された情報端末識別情報により識別される情報端末に送信するので、ユーザの所望の配布指示書を作成し、この配布指示書にしたがい、確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項７にかかる発明によれば、配布指示書作成手段が、回覧文書の回覧期限を示す情報を含む配布指示書を作成し、再配布管理手段が、回覧期限内に配布指示書を送信可能か否かを判断するので、回覧期限を過ぎた古い回覧文書が回覧されるのを避けることができ、無駄な通信処理を削減することができるという効果を奏する。

また、請求項８にかかる発明によれば、配布指示書作成手段が、回覧文書の回覧間隔時間を示す情報を含む配布指示書を作成し、再配布管理手段が、送信手段により送信された回覧文書を受信手段が受信してから回覧間隔時間が経過したか否かを判断するので、未読の配布先にのみ配布指示書を再度送信することができるという効果を奏する。

また、請求項９にかかる発明によれば、受信手段が、複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、回覧文書の配布先となる複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する情報端末識別情報に対応付けて、受信した配布指示書中に書き込み、送信手段が、受信手段が受信した配布指示書中の情報端末識別情報のうち、閲覧済情報が対応付けられていない情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定し、特定した送信先となる情報端末に対し、閲覧管理手段により閲覧済情報が書き込まれた配布指示書を送信するので、回覧文書を、効率よくかつ確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項１０にかかる発明によれば、情報端末選択手段が、ユーザからの指示により、回覧文書を回覧すべき情報端末を選択し、配布指示書作成手段が、情報端末選択手段により選択された情報端末の情報端末識別情報を含む配布指示書を作成し、送信手段が、配布指示書作成手段により作成された配布指示書を配布指示書に記載された情報端末識別情報により識別される情報端末に送信するので、ユーザの所望の配布指示書を作成し、この配布指示書にしたがい、確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項１１にかかる発明によれば、受信ステップにおいて、複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該文書回覧装置を識別する情報端末識別情報に対応付けて、受信した配布指示書中に書き込み、送信ステップにおいて、受信ステップにおいて受信した配布指示書中の情報端末識別情報のうち、閲覧済情報が対応付けられていない情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定し、特定した送信先となる情報端末に対し、閲覧管理手段により閲覧済情報が書き込まれた配布指示書を送信するので、回覧文書を、効率よくかつ確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項１２にかかる発明によれば、情報端末選択ステップにおいて、ユーザからの指示により、回覧文書を回覧すべき情報端末を選択し、配布指示書作成ステップにおいて、情報端末選択ステップにおいて選択された情報端末の情報端末識別情報を含む配布指示書を作成し、送信ステップにおいて、配布指示書作成ステップにおいて作成された配布指示書を配布指示書に記載された情報端末識別情報により識別される情報端末に送信するので、ユーザの所望の配布指示書を作成し、この配布指示書にしたがい、確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

また、請求項１３にかかる発明によれば、受信ステップにおいて、複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、表示ステップにおいて、受信手段が受信した回覧文書を表示し、閲覧管理ステップにおいて、回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該文書回覧装置を識別する情報端末識別情報に対応付けて受信手段が受信した配布指示書中に書き込み、送信先特定ステップにおいて、受信ステップにおいて受信した配布指示書中の情報端末識別情報のうち、閲覧済情報が対応付けられていない情報端末識別情報により識別される情報端末を送信先として特定し、送信ステップにおいて、送信先特定ステップにおいて特定した送信先となる情報端末に対し、閲覧管理手段により閲覧済情報が書き込まれた配布指示書を送信するので、回覧文書を、効率よくかつ確実に各回覧先に配布することができるという効果を奏する。

以下に、本発明にかかる文書回覧システム、文書回覧装置、文書回覧方法および文書回覧プログラムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。

図１は、実施の形態にかかる文書回覧システム１の全体図である。本実施の形態にかかる文書回覧システム１は、複数の文書回覧装置１０ａ，１０ｂ・・・を備えている。各文書回覧装置１０ａ，１０ｂ・・・は、ネットワーク２０を介して接続している。

文書回覧システム１においては、これら複数の文書回覧装置１０ａ，１０ｂ・・・の間で、回覧文書を回覧する。具体的には、ピアツーピア形式で、回覧先から回覧先にリレー形式で回覧文書を配布する。このため、ネットワーク２０へのアクセスが集中するのを避けることができ、レスポンスの低下を避けることができる。

図２は、各文書回覧装置１０の機能構成を示す図である。文書回覧装置１０は、例えば、回覧文書の作成、発信などの発信者に関する機能と、回覧文書の回覧に関する機能すなわち回覧者に対する機能との両方を備えている。文書回覧装置１０は、文書回覧システム１に含まれる他の文書回覧装置に回覧すべき回覧文書を作成する回覧文書作成部１１０と、回覧文書を回覧する処理を管理する回覧管理部１２０と、文書回覧システム１に含まれる各文書回覧装置のユーザ、アドレスおよび各ユーザが属するグループを保持するユーザ情報保持部１３０と、回覧文書等の送受信を行う通信部１４０と、通信部１４０が受信した回覧文書や、回覧文書作成部１１０が回覧文書等を作成する際の作成画面をＷｅｂブラウザに表示する表示部１５０とを備えている。

回覧文書作成部１１０は、回覧文書特定部１１２と、メンバー選択部１１４と、配布指示書作成部１１６とを有している。回覧管理部１２０は、閲覧管理部１２２と、送付先特定部１２４と、アドレス特定部１２６と、再配布管理部１２８とを有している。

回覧文書特定部１１２は、ユーザからの指示に基づいて、回覧文書のアクセス先を特定する。具体的には、回覧文書のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を特定する。

メンバー選択部１１４は、ユーザからの指示により回覧文書特定部１１２により特定された回覧文書を回覧すべきメンバー、すなわち回覧先を選択する。メンバー選択部１１４は、このときユーザ情報保持部１３０を参照する。

図３は、ユーザ情報保持部１３０のデータ構成を示す図である。ユーザ情報保持部１３０は、文書回覧システム１に含まれる各文書回覧装置１０ａ、１０ｂ・・・のユーザ名、このユーザが属するグループ名および文書回覧装置１０ａ、１０ｂ・・・のアドレスを対応付けて保持している。

配布指示書作成部１１６は、メンバー選択部１１４により選択されたメンバーを含む配布指示書を作成する。ここで、配布指示書とは、回覧文書の配布に関する情報を含む文書である。

図４は、配布指示書を示す図である。配布指示書には、回覧文書の発行者、すなわち回覧文書の作成者または発信者と、発行者が属するグループ名と、文書名と、回覧文書のＵＲＬと、回覧文書の有効期限と、回覧文書の配布間隔時間とが記述されている。より具体的には、図４に示すように例えば、配布指示書は、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）などの構造化文書として作成される。さらに、例えば、回覧文書の発行者は、＜発行者＞および＜／発行者＞の２つのタグに囲まれて記述される。図４に示す例においては、＜発行者＞および＜／発行者＞に囲まれた「○山○男」が発行者である。

文書名とは、回覧文書を識別する表題または回覧文書に対するコメントである。有効期限とは、対応する回覧文書を回覧する期間である。この有効期限を過ぎた場合には、対象となる回覧先すべてに回覧されていない場合であっても、回覧を中止する。配布間隔時間とは、配布指示書を作成した文書回覧装置が配布指示書を送信した時点から、配布指示書が回覧先を一巡し、再び未読の回覧先に送信する再回覧開始時点までの時間である。すなわち、配布間隔時間経過後に未読の回覧先に送信される。

さらに、配布指示書には、ユーザによって選択されたメンバーの回覧リストが含まれている。回覧リストには、各メンバーのユーザ名、アドレスおよびチェックマークが記述されている。チェックマークとは、既読の有無を示す情報であり、この回覧先のユーザが既に回覧文書を閲覧済みである場合には、「既読」と記述されている。また、回覧文書の発信者に対応するチェックマークには、発信者であることを示す「発信」が記述されている。以上の情報を含む配布指示書が配布指示書作成部１１６により作成される。なお、有効期限および配布間隔時間は、後述のようにユーザにより設定される。

送信先特定部１２４は、当該文書回覧装置１０が発信者となる場合には、配布指示書作成部１１６により作成され、これから送信すべき配布指示書の送信先を特定する。また、当該文書回覧装置１０が回覧者となる場合には、通信部１４０を介して外部から受信した配布指示書の送信先すなわち転送先を特定する。アドレス特定部１２６は、送信先特定部１２４が特定した送信先のアドレスを特定する。このとき、ユーザ情報保持部１３０を参照する。閲覧管理部１２２は、当該文書回覧装置１０が回覧者として配布指示書を受信した場合に、この配布指示書の更新を行う。再配布管理部１２８は、当該文書回覧装置１０が発信者となる場合には、当該文書回覧装置１０が発信し、他の文書回覧装置から当該文書回覧装置１０に戻ってきた配布指示書に記述された有効期限や配布間隔時間により配布指示書を再配布するタイミングを制御する。

図５は、発信者の文書回覧装置１０の回覧文書作成部１１０による回覧文書作成処理の際に表示部１５０によりＷｅｂブラウザに表示される表示画面を示す図である。ユーザは、表示画面の表示に従い、各種情報を設定する。ユーザが表示画面には、有効期限および配布間隔時間の記入欄が設けられている。ユーザがここに所望の時間を入力すると、配布指示書作成部１１６は、入力された有効期限および配布間隔時間を配布指示書に記述する。

さらに、ユーザは、回覧先のメンバーをグループ単位で指定する。具体的には、回覧先のメンバーを含む回覧グループ名を入力する。グループ名が入力されると、図５に示すように、表示画面下の領域に各メンバーが表示される。

なお、回覧先から所定のメンバーを除外したい場合には、個別にメンバー名を削除すればよい。回覧先に所定のメンバーを追加したい場合には、メンバー名を新たに入力すればよい。ユーザにより表示画面においてメンバーが設定されると、配布指示書作成部１１６は、入力されたメンバーを回覧リストに記述する。

再び説明を図１に戻す。回覧管理部１２０の閲覧管理部１２２は、回覧者として配布指示書を受信した際の処理を行う。具体的には、チェックマークに「既読」と書き込み、回覧リストを書き換える。送付先特定部１２４は、回覧リストに基づいて、配布指示書の送信先を特定する。アドレス特定部１２６は、閲覧管理部１２２により特定された送信先のアドレスを特定する。

図６は、文書回覧装置１０による配布指示書作成処理を示すフローチャートである。まず、発信者の文書回覧装置１０の回覧文書特定部１１２は、回覧文書を特定する（ステップＳ１００）。次に、メンバー選択部１１４は、ユーザからの指示に基づいて、回覧先のメンバーを選択する（ステップＳ１０２）。

次に、配布指示書作成部１１６は、ユーザからの指示に基づいて、有効期限を設定する（ステップＳ１０４）。さらに、配布指示書作成部１１６は、配布間隔時間を設定する（ステップＳ１０６）。以上の処理により、回覧文書に対応する配布指示書が完成する。

図７は、文書回覧装置１０による回覧文書の送信処理を示すフローチャートである。まず、文書回覧装置１０の閲覧管理部１２２は、配布指示書作成部１１６により作成された配布指示書の回覧先リストのうち先頭に記述されている先頭の回覧先を回覧先リストの終端に移動する（ステップＳ２００）。

次に、再配布管理部１２８は、先頭の回覧先が終端に移動した後に先頭に記述される回覧先のチェックマークが、「発信」か否かをチェックする。「発信」でない場合には（ステップＳ２０１，Ｎｏ）、次に、回覧先のチェックマークが、「既読」か否かを確認する。「既読」でない場合には（ステップＳ２０２，Ｙｅｓ）、送付先特定部１２４は、この回覧先を送信先として特定する（ステップＳ２０４）。

次に、アドレス特定部１２６は、この回覧先のアドレスを確認する。アドレスの記述がある場合には（ステップＳ２０６，Ｙｅｓ）、このアドレスに向けて配布指示書を送信する（ステップＳ２１４）。

ステップＳ２０２において、先頭の回覧先のチェックマークが「既読」である場合には（ステップＳ２０２，Ｙｅｓ）、ステップＳ２００へ戻る。この処理により次の回覧先がすでに閲覧済みである場合には、この回覧先を飛ばしさらに次の回覧先を送信先とすることができる。

また、ステップＳ２０６において、アドレスの記述がない場合には（ステップＳ２０６，Ｎｏ）、アドレス特定部１２６は、ユーザ情報保持部１３０を参照し、アドレスを検索する（ステップＳ２０８）。具体的には、ユーザ情報保持部１３０において、回覧先リストに含まれる回覧先のユーザ名に対応付けられているアドレスを検索する。

ユーザ情報保持部１３０を参照することにより、アドレスを特定することができた場合には（ステップＳ２１０，Ｙｅｓ）、先頭の回覧先のアドレス欄にアドレスを書き込み（ステップＳ２１２）、ステップＳ２１４へ進む。

ステップＳ２１０において、アドレスを特定できない場合には（ステップＳ２１０）、ステップＳ２００に戻り、先頭の回覧先を回覧リストの終端に移動し（ステップＳ２００）、ステップＳ２０２以降の処理に進む。このように、次に送信すべき回覧先のアドレスが特定できない場合には、この回覧先を飛ばして、次の回覧先に送信することとする。これにより、回覧先のメンバーのうち１人がいない場合であっても、他のメンバーに先に回覧することができる。

ステップＳ２０１において、先頭の回覧先のチェックマークが「発信」である場合、すなわち自身が発信者である場合には（ステップＳ２０１，Ｙｅｓ）、ステップＳ２１４へ進む。

なお、他の例としては、文書回覧装置１０自身のユーザ情報保持部１３０を参照しても、先頭の回覧先のアドレスを特定できない場合には、ネットワーク２０を介して接続されている他の文書回覧装置１０のユーザ情報保持部１３０を参照してもよい。このように、ネットワークを介して接続されている他の装置に格納されている情報を利用してアドレスを特定してもよい。

図８は、文書回覧装置１０が回覧文書を受信する際の受信処理を示すフローチャートである。文書回覧装置１０の通信部１４０が配布指示書を受信すると（ステップＳ３００，Ｙｅｓ）、配布指示書の回覧リストのうち先頭の回覧先のチェックマークを確認する。先頭の回覧先のチェックマークに「発信」と記述されていない場合、すなわち、この文書回覧装置１０のユーザがこの回覧文書の発信者でない場合には（ステップＳ３０２，Ｎｏ）、先頭の回覧先、すなわち自身のチェックマークに「既読」と書き込む（ステップＳ３０４）。一方、ユーザがこの回覧文書の発信者である場合には（ステップＳ３０２，Ｙｅｓ）、配布指示書を再配布管理部１２８に渡す（ステップＳ３１０）。以上で、受信処理が完了し、この回覧文書を次の回覧先に送信すべく、図７を参照しつつ説明した送信処理に進む。

一方、先頭の回覧先のチェックマークに「発信」と記述されている場合、すなわち、この文書回覧装置１０のユーザがこの回覧文書の発信者である場合には（ステップＳ３０２，Ｙｅｓ）、回覧リストに含まれるすべての回覧先のチェックマークに「既読」が記述されていることを確認し、この回覧文書に対する処理を完了し、再配布管理部１２８に配布指示書を渡す。そして再びステップＳ３００に戻り、次の配布指示書を受信するまで待機する。

なお、回覧リストに「既読」も「発信」も記述されていないチェックマークが存在する場合には、この記述のないチェックマークに対応する回覧先に配布指示書を送信する。

図９および図１０は、図７および図８を参照しつつ説明した、配布指示書の送信処理および受信処理を具体的に説明するための図である。

例えば、図４に示した配布指示書が作成されると、次に、図７のステップＳ２００に進み、回覧リストの先頭の「○山○男」に対する回覧先、すなわち発信者を示す回覧先が、回覧リストの終端に移動される。

図９は、発信者を示す回覧先が終端に移動した後の回覧リストを示す図である。このように、発信者を示す回覧先が終端に移動することにより、初めに送信すべき回覧先が回覧リストの先頭に記述される。図９に示す回覧リストにおいては、先頭の「△川和夫」のチェックリストに「既読」と記載されておらず、かつアドレスが記述されている。したがって、送付先特定部１２４は、送信先を「△川和夫」と特定し、アドレス特定部１２６は、「△川和夫」のアドレスを特定し、通信部１４０は、このアドレスに配布指示書を送信する。

なお、アドレスが記述されていない場合には、アドレス特定部１２６は、ユーザ情報保持部１３０を参照し、「△川和夫」のアドレスを特定する。それでもアドレスを特定できない場合には、「△川和夫」の回覧先を回覧リストの終端に移動し、送付先特定部１２４は、次の回覧先を送信先として特定する。

「△川和夫」をユーザとする文書回覧装置１０は、図８のステップＳ３００においてこの配布指示書を受信する。そして、先頭に記載された自身の回覧先のチェックマークを確認する。自身は発信者でなく、「発信者」の記述はないので、自身のチェックマークに「既読」と書き込む。

図１０は、「既読」と書き込まれた後の回覧リストを示す図である。このように、文書を閲覧した回覧先で「既読」と書き込まれるので、この記述に基づいて、まだ回覧されていない回覧先を特定することができる。

図１１は、実施の形態に係る文書回覧装置１０のハードウェア構成を示す図である。文書回覧装置１０は、ハードウェア構成として、文書回覧装置１０における回覧文書作成処理、送信処理および受信処理を含む文書回覧処理を実行する文書回覧プログラムなどが格納されているＲＯＭ５２と、ＲＯＭ５２内のプログラムに従って文書回覧装置１０の各部を制御するＣＰＵ５１と、文書回覧装置１０の制御に必要な種々のデータを記憶するＲＡＭ５３と、ネットワークに接続して通信を行う通信Ｉ／Ｆ５７と、ユーザインターフェース５８と、各部を接続するバス６２とを備えている。

先に述べた文書回覧装置１０における文書回覧プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フロッピー（Ｒ）ディスク（ＦＤ）、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供されてもよい。

この場合には、文書回覧プログラムは、文書回覧装置１０において上記記録媒体から読み出して実行することにより主記憶装置上にロードされ、上記ソフトウェア構成で説明した各部が主記憶装置上に生成されるようになっている。

また、本実施の形態の文書回覧プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成しても良い。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、上記実施の形態に多様な変更または改良を加えることができる。

実施の形態にかかる文書回覧システム１の全体図である。 各文書回覧装置１０の機能構成を示す図である。 ユーザ情報保持部１３０のデータ構成を示す図である。 配布指示書を示す図である。 回覧文書作成部１１０による処理の際に表示部１５０に表示される表示画面を示す図である。 文書回覧装置１０による配布指示書作成処理を示すフローチャートである。 文書回覧装置１０による回覧文書の送信処理を示すフローチャートである。 文書回覧装置１０が回覧文書を受信する際の受信処理を示すフローチャートである。 配布指示書の送信処理および受信処理を具体的に説明するための図である。 配布指示書の送信処理および受信処理を具体的に説明するための図である。 実施の形態に係る文書回覧装置１０のハードウェア構成を示す図である。

符号の説明

１ 文書回覧システム
１０ａ，１０ｂ 文書回覧装置
２０ ネットワーク
５１ ＣＰＵ
５２ ＲＯＭ
５３ ＲＡＭ
５７ 通信Ｉ／Ｆ
５８ ユーザＩ／Ｆ
６２ バス
１１０ 回覧文書作成部
１１２ 回覧文書特定部
１１４ メンバー選択部
１１６ 配布指示書作成部
１２０ 回覧管理部
１２２ 閲覧管理部
１２４ 送付先特定部
１２６ アドレス特定部
１２８ 再配布管理部
１３０ ユーザ情報保持部
１４０ 通信部
１５０ 表示部

Claims (13)

1. 複数の情報端末を備え、前記複数の情報端末において文書を回覧する文書回覧システムであって、
   前記情報端末は、
   前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信手段と、
   前記受信手段が受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信手段と
   を有することを特徴とする文書回覧システム。
2. 前記配布指示書には、前記情報端末識別情報に対応付けて前記情報端末のアドレスが記述されており、
   前記送信手段は、前記配布指示書において前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする請求項１に記載の文書回覧システム。
3. 前記文書回覧システムは、前記情報端末識別情報と、前記アドレスとを対応付けて保持するアドレス保持手段をさらに備え、
   前記情報端末は、前記配布指示書において、前記情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、前記アドレス保持手段において、前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスを特定するアドレス特定手段をさらに有し、
   前記送信手段は、前記アドレス特定手段により特定された前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする請求項１または２に記載の文書回覧システム。
4. 前記情報端末は、
   前記情報端末識別情報と、前記アドレスとを対応付けて保持するアドレス保持手段と、
   前記配布指示書において、前記情報端末識別情報にアドレスが対応付けられていない場合に、前記アドレス保持手段において、前記情報端末識別情報に対応付けられている前記アドレスを特定するアドレス特定手段と
   をさらに有し、
   前記送信手段は、前記アドレス特定手段により特定された前記アドレスに前記配布指示書を送信することを特徴とする請求項１または２に記載の文書回覧システム。
5. 前記配布指示書には、前記情報端末識別情報が順番に記述されており、
   前記配布指示書中の当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報の順番を最後に変更する再配布管理手段をさらに備え、
   前記送信手段は、前記配布指示書において、前記再配布管理手段による変更後に先頭に記述されている前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を前記送信先として特定することを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載の文書回覧システム。
6. 前記情報端末は、
   ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択手段と、
   前記情報端末選択手段により選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成手段と
   をさらに有し、
   前記送信手段は、前記配布指示書作成手段により作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信することを特徴とする請求項１から５のいずれか一項に記載の文書回覧システム。
7. 前記配布指示書作成手段は、前記回覧文書の回覧期限を示す情報を含む前記配布指示書を作成し、
   前記回覧期限内に前記配布指示書を送信可能か否かを判断する再配布管理手段を備えたことを特徴とする請求項６に記載の文書回覧システム。
8. 前記配布指示書作成手段は、前記回覧文書の回覧間隔時間を示す情報を含む前記配布指示書を作成し、
   前記送信手段により送信された前記回覧文書を前記受信手段が受信してから前記回覧間隔時間が経過したか否かを判断する再配布管理手段を備えたことを特徴とする請求項６または７に記載の文書回覧システム。
9. 文書を回覧する文書回覧装置であって、
   前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信手段と、
   前記受信手段が受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信手段と
   を備えたことを特徴とする文書回覧装置。
10. ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択手段と、
    前記情報端末選択手段により選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成手段と
    をさらに備え、
    前記送信手段は、前記配布指示書作成手段により作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信することを特徴とする請求項９に記載の文書回覧装置。
11. 文書を回覧する文書回覧方法であって、
    前記複数の情報端末に回覧すべき回覧文書と、当該回覧文書の配布先となる前記複数の情報端末それぞれを識別する情報端末識別情報が記述された配布指示書とを外部から受信し、前記回覧文書を閲覧したことを示す閲覧済情報を、当該情報端末を識別する前記情報端末識別情報に対応付けて、受信した前記配布指示書中に書き込む受信ステップと、
    前記受信ステップにおいて受信した前記配布指示書中の前記情報端末識別情報のうち、前記閲覧済情報が対応付けられていない前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末を送信先として特定し、特定した前記送信先となる前記情報端末に対し、前記閲覧管理手段により前記閲覧済情報が書き込まれた前記配布指示書を送信する送信ステップと
    を有することを特徴とする文書回覧方法。
12. ユーザからの指示により、前記回覧文書を回覧すべき前記情報端末を選択する情報端末選択ステップと、
    前記情報端末選択ステップにおいて選択された前記情報端末の前記情報端末識別情報を含む前記配布指示書を作成する配布指示書作成ステップと
    をさらに有し、
    前記送信ステップにおいては、前記配布指示書作成ステップにおいて作成された前記配布指示書を前記配布指示書に記載された前記情報端末識別情報により識別される前記情報端末に送信することを特徴とする請求項１１に記載の文書回覧方法。
13. 請求項１１または１２に記載の文書回覧方法をコンピュータに実行させることを特徴とする文書回覧プログラム。

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