JP5067877B2 - 管理装置、管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、複数のデバイスから収集する履歴情報を取得して、宛先情報を管理する管理装置に関するものである。

一般に、機能複合型複写機は、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ送信機能、スキャン機能、スキャン画像送信機能、電子メール送信機能などの機能を備えている。また、この種の機能複合型複写機は、ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）と呼ばれ、広く実用化されている。ＭＦＰにおいて、送信機能処理のための送信先の宛先情報としてファクス番号、電子メールアドレス、ネットワーククライアントのアドレスなどを宛先表として機器に登録することができる。

しかし、ＭＦＰのような不特定多数のユーザが使用する装置においては、各ユーザが自由に宛先情報を登録することで、宛先表が肥大化してメモリ資源を有効に活用できなくなる状態になってしまう課題がある。

また、不特定多数のユーザが使用するために、実際には使用されなくなった宛先情報がＭＦＰのメモリ資源に残ったままになってしまうという課題もある。

これに対し、メールを送受信した際に送受信回数をＭＦＰ内のメモリに保持しておき、予め定めた閾値以上になると自動的にアドレス帳に登録するという技術がある（例えば、特許文献１）。

また、宛先表を記憶するメモリ資源の空き容量が少なくなった時に、送信先ごとに記憶された送信回数と最新の送信日時に基づいてアドレスを自動的に削除するという技術もある（例えば、特許文献２）。
特開２００６−２５１９２９号公報 特開平１１−１２２４１６号公報

しかしながら、上述特許文献１では、削除に関する記載がないため、ＭＦＰのように不特定多数のユーザが使用する装置において、宛先表の肥大化を防ぐことができない。

また、上述した特許文献２では、宛先表を削除するための基準が１つしかないため、ユーザの様々な環境に対応して宛先表を削除することができない。例えば毎年１月のみ必ず使用する宛先情報などが、特許文献２では最新送信日時が古いという理由で削除されてしまう。

本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、ユーザの環境に適応可能な、宛先情報の使用実績に基づいた宛先表を更新する仕組みを提供することである。

本発明に係る管理装置は、以下の特徴的構成を備える。

画像形成装置で記憶された宛先情報を管理する管理装置であって、予め定められた期間における前記画像形成装置に記憶された宛先情報の使用実績に応じて、削除候補の前記宛先情報を決定する決定手段と、予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値に満たない場合は前記決定手段により決定された削除候補の宛先情報を削除せず、予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値以上の場合は前記決定手段により決定された削除候補の宛先情報を削除する削除手段を有することを特徴とする。

本発明によれば、ユーザの環境に適した、宛先情報の使用実績に基づいた宛先表の更新ができる。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。

＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
図１Ａは、本実施形態を示すデバイス管理システムの一例を示す図である。本例は、ネットワーク通信部１０１ａと、ネットワーク１０５とを介して複数の画像形成装置等のデバイスから取得し、デバイス管理サーバ１０１が取得したデバイス情報をデータベース１０１ｓに保持して管理するシステム例である。

ここで、画像形成装置は、上記ＭＦＰやファクシミリ装置、またはメール送信機能やファイル送信機能を持つプリンタ等が含まれる。なお、デバイス管理サーバ１０１は、一般的な情報処理装置（パーソナルコンピュータなど）で構成することができる。

なお、デバイス管理サーバ１０１は、表示部１０１ｊ、ワークフロー管理部１０１ｉ、ユーザ管理部１０１ｈ、デバイスグループ管理部１０１ｇ、デバイス管理部１０１ｆ、宛先表配信部１０１ｅ、宛先表管理部１０１ｄ、集計処理部１０１ｃ、送信履歴収集部１０１ｂを備える。

なお、各デバイスは、デバイス１０２が備えるネットワーク通信部１０２ａ、画像形成部１０２ｂ、送信履歴保持部１０２ｃ、宛先表保持部１０２ｄと同等の手段を備える。なお、各デバイス自身の送信機能には、例えばファクシミリ送信機能、所定のオペレーティングシステム（ＯＳ）で使用されるプロトコルに従う送信機能も含まれる。

ここで、プロトコルとしては、例えばＳＭＢ（サーバメッセージブロック）、インターネットやイントラネットなどのＴＣＰ／ＩＰネットワークでファイルを転送するときに使われるＦＴＰが含まれる。なお、本実施形態では、送信機能がこれらのプロトコルに限定されるものではない。したがって、デバイスからＳＭＴＰコマンドによる「ＳＥＮＤ」による送信も送信履歴として管理される。

また、本システムでは、ネットワーク１０５に接続されるデバイスをデバイス管理サーバ１０１が管理する場合を示すが、ルータ等の通信ターミナルを介して、他のネットワークに接続されるデバイスを管理する構成であってもよい。

図１Ａにおいて、本デバイス管理システムでは、デバイス管理サーバ１０１と、宛先表登録機能を持つ複数のデバイス１０２、１０３、１０４とが、ネットワーク１０５を介して接続されている。

本実施形態では、ネットワーク１０５がＬＡＮや無線ＬＡＮ、インターネットであってもよい。さらに本実施形態では、デバイス１０３と１０４を、例えば２階ＯＡコーナーのような設置場所を示すローケーション情報によりデバイスグループ１０６として管理することもできる。

デバイス管理サーバ１０１は、デバイス管理部１０１ｆでネットワーク１０５に接続されたデバイスのデバイス情報１０１ｎ，デバイスグループ情報１０１ｒを管理することができる。さらに、デバイス管理サーバ１０１は、デバイスグループ管理部１０１ｇでデバイスグループとして管理することもできる。

また、送信履歴収集部１０１ｂで、管理対象となるデバイスの送信履歴保持部１０２ｃから送信履歴を収集することができ、さらに収集した送信履歴１０１ｋを集計処理部１０１ｃで宛先情報毎にどれくらい使用実績があるか集計することができる。ここで、送信履歴収集部１０１ｂは、例えば収集プラグインモジュールとして構成される場合がある。この場合は、当該収集プラグインモジュールと通信するモジュールが各デバイスにインストールされる構成となる。

また、宛先表管理部１０１ｄではデバイスやデバイスグループ毎に宛先情報をデータベース１０１ｓに記憶して管理し、さらに宛先表配信部１０１ｅでデバイスに宛先表を配信することができる。

ユーザ管理部１０１ｈでは、デバイスを使用する一般のユーザ情報１０１ｐを管理することができる。ワークフロー管理部１０１ｉでは、デバイスでの定型操作をワークフロー情報１０１ｑとして管理することができる。

本実施形態では、上記の機能を１つのデバイス管理サーバとして記載しているが、上記の機能が別のサーバに分散されている構成も他の実施例である。

デバイス１０２は、一般ユーザがメール送信やファクシミリを行うと、送信履歴保持部１０２ｃに送信履歴を保存する。また、宛先表保持部１０２ｄに宛先情報を登録する方法として、一般ユーザが直接登録する方法と、上述したデバイス管理サーバ１０１の宛先表配信部１０１ｅから配信する方法、さらには宛先情報が記載されたファイルをインポートポートする方法などがある。

以下、上記構成を備えたデバイス管理システムにおけるデバイス管理処理の概要について説明する。

デバイス管理サーバ１０１は、デバイス１０２の送信履歴保持部１０２ｃから送信履歴を収集し、送信履歴１０１ｋとして保持する。次に、デバイスを管理する管理ユーザが宛先表を更新したいデバイスについて、集計処理部１０１ｃで送信履歴１０１ｋを集計し、宛先情報毎に使用実績を集計する。

さらに、宛先表を更新する宛先表更新条件を設定し、集計結果と更新条件に基づいて宛先表情報１０１ｍを更新する。最後に、宛先表配信部１０１ｅで更新された宛先情報をデバイスに配信することで、デバイスの宛先表保持部１０２ｄの情報を更新する。

図１Ｂは、図１Ａに示したデバイス管理サーバ１０１のハードウエアの構成例を説明するブロック図である。なお、デバイス管理サーバ１０１は、一般的なＰＣのハードウエア資源を備えて構成されるものである。

図１Ｂにおいて、ＣＰＵ１０は、ＲＯＭ１２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いは外部メモリ１９からＲＡＭ１１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。ここでＯＳとはコンピュータ上で稼動するオペレーティングシステムの略語であり、以下オペレーティングシステムのことをＯＳと呼ぶ。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。

ＲＡＭ１１は、ＣＰＵ１０の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ１３は、キーボード１７や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ１４は、各種ディスプレイ１８の表示を制御する。ディスクコントローラ１５は、各種データを記憶するハードディスク（ＨＤ）等の外部メモリ１９やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）等におけるデータアクセスを制御する。ネットワークコントローラ（ＮＣ）１６はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の装置との通信制御処理を実行する。なお、外部メモリ１９は、図１Ａに示したデータベース１０１ｓを実現する記憶領域を確保可能に構成されている。

なお、ＣＰＵ１０は、ワークフロー管理部１０１ｉ、ユーザ管理部１０１ｈ、デバイスグループ管理部１０１ｇ、デバイス管理部１０１ｆ、宛先表配信部１０１ｅ、宛先表管理部１０１ｄ、集計処理部１０１ｃ、送信履歴収集部１０１ｂとして機能する制御プログラムを実行することで、図１Ａに示す各種の管理処理を行う。

図１Ｃは、図１Ａに示した画像形成装置のハードウエア構成を説明するブロック図である。なお、本例は、画像形成装置としてＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）の場合を示す
図１Ｃにおいて、デバイス管理サーバ１０１は、とネットワーク１０５と通信可能に接続されている。

ここで、ネットワーク１０５は、ネットワークケーブル、無線ＬＡＮ機器等を使用することが可能である。

操作部３４は、画像表示部とキ−入力部とから成り立ち、ユーザの操作指示を受け付けるものである。また、画像処理装置の情報をユーザに表示する機能も含む。

ＨＤＤ３３は、入出力するデータおよび画像を記憶しておくためのものである。スキャナ部３１は、図示しない原稿台に積置された原稿の画像を光学的に読み取る。コントローラ部３５は、本画像処理装置の制御を行う。プリンタ部３２は、本画像処理装置にて形成された画像を、記録媒体に印刷出力する。

次に、コントローラ部３５の構成について説明する。

コントローラ部３５において、ホストＩ／Ｆ２１は、デバイス管理サーバ１０１とのデータインタフェースであり、コネクタ、データバッファから成り立っている。

操作部Ｉ／Ｆ２２は、操作部３４にて入力したキ−情報、ユーザに提示する情報の出し入れを行うインタフェースであり、コネクタ、データバッファから成り立っている。

ＨＤＤＩ／Ｆ２３は、ＨＤＤ３３とのインタフェースであり、コネクタ、データバッファから成り立っている。スキャナＩ／Ｆ２４は、スキャナ部３１にて読み取った画像情報のインタフェースであり、コネクタ、データバッファから成り立っている。

なお、ＨＤＤ３３には、プログラム領域と、データ領域とを備え、データ領域にはユーザの情報、ジョブ情報が記憶され、プログラム領域には、ＣＰＵ２５が実行すべき後述するフローチャートに示す制御手順に基づく制御プログラムが記憶される。

ＣＰＵ２５は、他のブロックとバス３０を介して接続され、各ブロック間にデータ、命令を伝達して、本画像処理装置を制御する。

ＲＯＭ２６には、ＣＰＵ２５が実行すべきプログラム、文字フォント等のデータを記憶している。

ＲＡＭ２７は、各種データ、画像を一時的に記憶しておくワークエリアで、各種の演算を行う。ページメモリ２８は、入力または出力する画像をそのままビットマップで展開できるメモリである。プリンタＩ／Ｆ２９は、プリンタ部３２にて印刷する画像情報のインタフェースであり、コネクタ、データバッファから成り立っている。

図２は、図１に示したデバイス管理サーバ１０１のデータベース１０１ｓ内のテーブル構造を説明する図である。

図２において、矢印とＦＫは外部参照キーを表し、矢印が指すデータを参照していることを意味している。２０１はデバイス情報テーブルで、宛先表テーブル２０５と、送信履歴テーブル２０４と、デバイス−デバイスグループテーブル２０２により参照される。２０６はユーザ情報テーブルで、送信履歴テーブル２０４により参照される。２０３はデバイスグループ情報テーブルで、デバイス−デバイスグループテーブル２０２により参照される。２０７はワークフロー情報テーブルで、宛先表テーブル２０５により参照される。

例えば、送信履歴テーブル２０４とデバイス情報テーブル２０１の関係で見ると、送信履歴情報の中のデバイス情報は、送信履歴テーブルではなくデバイス情報テーブル２０１に保持し、そのデータを参照している。このようなテーブル構造にすることで、デバイス管理サーバ１０１内の複数の機能において、同じデータを参照することができ、機能間の連携を行うことができる。

図２に示すテーブル構造は、本実施形態を実現するための一例であり、このテーブル構造に限るものではなく、他のテーブル構造で実現しても良いことは言うまでもない。

図３〜図５は、図１に示したデバイス管理サーバ１０１の表示部１０１ｊに表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。図３は、管理ユーザが宛先表を更新するデバイスを選択する際に、宛先表を更新する対象となるデバイスを選択するための画面例である。図４は、管理ユーザが宛先表を更新する更新条件を設定する際に、デバイス管理サーバ１０１の表示部１０１ｊに表示される宛先表更新条件設定画面例であり、図３に示す画面において、後述する次へボタン３０３が押下された場合に表示される。

図３において、更新タイプ選択部３０１は、宛先表を更新する単位を選択するもので、本実施形態ではデバイスとデバイスグループの２つから選択できる。ユーザやユーザグループ毎に宛先表を管理しているシステムにおいて、ユーザやユーザグループが選択できる構成も他の実施形態である。

更新対象選択部３０２は、宛先表を更新するデバイスやデバイスグループを選択するためのものである。チェックボックスにユーザがチェックを入れることで、デバイス又はデバイスグループを選択することができる。本実施形態では、更新タイプ選択部３０１の内容によって切り替わり、図３では更新タイプにデバイスが選択された時の画面である。

なお、本実施形態では、宛先表の更新対象を任意のデバイス、デバイスグループから選択できるように構成しているので、ユーザの環境に応じて最適な単位で宛先表を更新することができる。

例えば、各デバイスを使用する使用者が不特定なデバイス環境の場合、デバイス毎に更新することにより各デバイスで最適な宛先表に更新することができる。

一方、デバイスがＯＡコーナーにまとめて置かれており、使用者はＯＡコーナーで空いているデバイスを使用するようなシステム環境の場合、デバイスグループ（ＯＡコーナー）で更新することにより、ＯＡコーナーのデバイスで最適な宛先表に更新することができる。

なお、図３に示すユーザインタフェースの状態で、ユーザがポインティングデバイスを操作して次へボタン３０３が押下すると、表示画面が図４に示す更新条件指定を行う画面へ遷移する。

図４において、更新条件設定部４０１は、宛先表の更新条件を設定するため、ラジオボタンにより宛先表更新条件を選択することで行えるように構成されている。本実施形態では、更新条件が例えば「集計結果の使用実績がＮ回以上」、「集計結果の使用実績が送信履歴全体のＮ％以上」、「複数の集計結果のいずれかで使用実績がＮ回以上」の３つ用意されている例である。ここで、いずれかに対応するラジオボタンをユーザがポインティングデバイスを操作して選択することで宛先表の更新条件を設定可能に構成されている。

さらに、使用実績では、Ｎに対応する箇所に数値を入力することができる。また、ここで設定された更新条件は、後述する図８に示す手順において宛先表管理部１０１ｄに参照される。また、本実施形態では、各画像形成装置に対して、図４に示すユーザインタフェースを介して管理者により選択された更新条件は、データベース１０１ｓ上に記憶されるものとする。なお、上記Ｎは、指定回数以上、指定割合以上における数値を示し、管理者があらかじめ設定された範囲で指定可能に構成されている。

「集計結果の使用実績がＮ回以上」では、集計結果の中で使用実績が少ない宛先情報を削除することができる。また、「集計結果の使用実績が送信履歴全体のＮ％以上」では、基準を割合にすることで、例えば休業などで全体の送信処理が少ない時に、削除対象に含まれない効果がある。

さらに、「複数の集計結果のいずれかで使用実績がＮ回以上」では、複数の視点から更新基準を判断することができる。例えば、先のＯＡコーナーにデバイスが置かれている例で１つのデバイスの宛先表を更新したい場合、宛先表の使用実績をデバイスの集計結果とデバイスグループの集計結果の２つから判断することができる。

さらに、これらの宛先表更新条件を選択することで、ユーザの環境に適応してユーザ好みの更新条件を設定することができるように構成されている。

例外条件設定部４０２は、更新条件に該当しない宛先情報でも例外的に削除しないための条件を設定するものであり、本実施形態では、５つの例外的条件を選択可能に構成されている。なお、例外的条件は、これら５つに限定されるものではない。

ここで、「期間中にプリント／コピーの実績（画像形成処理履歴を示す）がＮ回未満のときは削除しない」とは、他のジョブの実績も少ないときは、更新条件を満たしていない場合も宛先情報を削除しないという条件である。ここでは、プリント処理の回数またはコピー処理の回数と指定された閾値（Ｎ回）とを比較してもよいし、プリント処理の回数及びコピー処理の回数の合計と指定された閾値（Ｎ回）とを比較してもよい。

具体的には、デバイス管理サーバ１０１が送信履歴以外のジョブ履歴（プリント履歴、コピー履歴など）を取得する機能を持ち、後述する図７に示す集計結果指定画面でジョブタイプ別集計結果（図５）の３月の履歴に示すように、休暇やデバイスの故障により偶然的に更新条件を満たしていない場合を他のジョブの実績から判断できる。本例は、ジョブタイプとして、送信ジョブ、プリントジョブ、コピージョブを集計した例を示している。

ここで、他のジョブの種別は、プリントとコピーに限定したものではなく、スキャンやＦＡＸ受信などのジョブであってもよい。

さらに、対象とする他のジョブの種別を選択できる構成としてもよい。

また、図４に示す例外条件設定部４０２において、「複数期間集計結果で条件を満たしていないのが連続Ｎ回未満（指定回数未満）の時は削除しない」とは、偶然的に使用実績が少なかった宛先情報を削除しないために、他の集計期間で使用実績がある宛先情報を削除しないという条件である。

さらに、図４に示す例外条件設定部４０２において、「ワークフロー管理が使用している宛先情報は削除しない」とは、デバイス管理サーバ上の他の機能であるワークフロー管理が使用している宛先は削除しないというもので、機能間連携において重要な例外条件である。ここで、ワークフロー管理とは、デバイス上のユーザの定型操作をワークフローとして管理する機能である。具体的には、デバイス上に（ユーザ認証→スキャン→コピー→スキャン画像を固定宛先にメール送信）といった定型の操作群を予め設定しておき、ユーザの操作性を向上させるための機能である。こういったデバイス上のアプリケーションなどで利用される宛先情報に関しては例外的に削除されないように設定できる。

また、他の期間の集計結果で指定回数以上宛先更新条件に該当している場合を含めて削除しない条件とするように構成してもよい。

上記例において、定型操作の最後に使用する宛先情報が宛先表更新により削除されると、ワークフローを管理する機能に影響を与えてしまうため、例外的に削除しないという条件である。具体的な実現方法の例を３つ挙げる。

１つ目の方法は、図２に示したテーブル構造図で、宛先表テーブル２０５から削除対象の宛先情報を検索し、その宛先情報をワークフロー情報テーブル２０７から外部参照されているかを確認する。ここで、外部参照されている場合は、ワークフロー管理で使用されている宛先情報であるため、この例外条件に当てはまると宛先表管理部１０１ｄが判断する。

２つ目の方法は、デバイスが送信履歴を保持する際に、「ワークフロー管理で使用された宛先情報」のように宛先情報を使用したアプリケーションの情報を残す。

デバイス管理サーバ１０１がデバイスから送信履歴を収集すると、サーバで保持する送信履歴には宛先情報を使用したアプリケーションの情報も残すことができる。

そして、宛先表を更新する際に、削除対象の宛先情報と、送信履歴内の宛先情報を使用したアプリケーションを比較して、ワークフロー管理で使用されている宛先情報はこの例外条件に当てはまると宛先表管理部１０１ｄが判断する。

２つ目の方法では、デバイス管理サーバ１０１で管理するワークフロー情報の他に、一般ユーザがデバイスに直接登録したワークフロー情報も判定に含めることができる。

３つ目の方法は、ワークフロー管理にデバイスに登録されているワークフロー情報を、ネットワークを介して取得する機能があり、その機能を使用して削除対象の宛先情報がワークフローとしてデバイスに登録されているかを宛先表管理部１０１ｄが確認する。

３つ目の方法では、一般ユーザがデバイスで登録したワークフローも判定に含めることができ、さらに２つ目の方法と異なり、未使用で送信履歴に宛先情報が残っていない場合も判定に含めることができる。

また、本実施形態では宛先表を使用する他の機能をワークフロー管理としたが、これに限定するものではない。

また、図４に示す例外条件設定部４０２において、「重要宛先表の宛先情報は削除しない」とは、例えばデバイス管理者が登録した宛先情報のように、重要な宛先情報を削除しないための例外条件である。重要な宛先情報を管理する方法として、宛先情報毎に重要度をつける方法や宛先表に重要宛先フォルダを作成し、その中の宛先情報を重要とする方法などがある。ここで、例外条件設定部４０２における「重要宛先表の宛先情報は削除しない」が選択されると、後述するように、宛先表管理部１０１ｄが重要宛先情報除外処理を実行する。

この機能により、宛先表管理部１０１ｄは、使用実績だけを基準として自動更新するのではなく、宛先情報の重要度も考慮して宛先表を更新することができる。

さらに、図４に示す例外条件設定部４０２において、「重要宛先表から除外する」とは、先の例外条件で使用実績が少なくても重要として削除対象から除かれた宛先情報を、重要宛先表から除くという機能である。この機能により、宛先表管理部１０１ｄは、重要な宛先情報はすぐには削除しないが、宛先表の肥大化を防ぐために徐々に重要度を下げるといったことができる。

メール通知設定部４０３は、削除された宛先情報を過去に使用した実績があるユーザに、デバイスから宛先情報が削除されたことを通知することを設定する際にチェックボックスが指示される。ここで、重要なのは、削除された宛先情報に対して通知するのではなく、削除された宛先情報を過去に使用したユーザに対して通知する点である。

本実施形態では、デバイス管理サーバ１０１は、過去の送信履歴をデータベース１０１ｓに保持しているため、削除された宛先情報を過去に使用したユーザに通知することができる。

具体的な実現方法の一例として、図２に示すテーブル構造で、宛先表テーブル２０５から削除対象の宛先情報を検索し、その宛先情報を外部参照している送信履歴テーブル２０４の送信履歴を検索する。

次に、該当する送信履歴の実行ユーザとして参照しているユーザ情報をユーザ情報テーブル２０６から検索し、そのユーザのメールアドレスにデバイスから宛先情報が削除されたことを通知する。

なお、図４に示す画面において、ユーザがポインティングデバイス等を操作して、次へボタン４０４を押下すると、表示部１０１ｊに表示される画面は、図４に示す画面から図７に示す画面へと遷移する。

図６は、図１に示すネットワーク通信部１０１ａより通知されるメールの一例を示す図である。本例は、データベース１０１ｓより削除された宛先情報を過去に使用していたユーザに通知する場合のメールの例である。なお、通知すべき内容の形式、通知方法等はシステム環境に応じて採用すればよく、本実施形態に限定されるものではない。したがって、通知する場合に、その内容を暗号化して通知してもよい。

図６において、本通知メールでは、削除された対象デバイス、削除された宛先情報、削除するに至った理由となる集計期間、その期間中の使用実績などを記載した内容を含んでいる。しかし、これ以外の情報を合わせて通知するように構成してもよい。また、通知すべきユーザの属性、例えばユーザ権限に応じて、これら全てを通知する場合と、一部の情報を通知する場合とのように通知メールの内容を変更してもよい。

図７は、本実施形態を示すデバイス管理システムにおけるユーザインタフェースの一例を示す図である。本例は、管理ユーザが宛先表の更新基準とする集計結果を指定する際に、デバイス管理サーバ１０１の表示部１０１ｊに表示される集計結果指定画面の一例である。本実施形態では、宛先表更新条件として、集計期間、集計単位を管理者がユーザのデバイス管理システムの運用に合わせて指定することができるように構成されている。したがって、管理者は、集計単位をデバイス、デバイスグループ、あるいは、ユーザ、管理コードとして指定することも可能である。ここで、管理コードとは、例えば請求先のようにデバイスの業務に属する情報である。

図７において、新規集計結果作成部７０１は、更新基準とする集計結果を新たに作成する際に指定するためのものである。

集計開始日指定部７０１ａは、集計期間の開始日を指定するためのものである。集計期間指定部７０１ｂは、集計開始日からどの期間を集計対象とするかを指定するためのものである。図ではドロップダウンメニューにより、適宜、期間を選択可能になっている。このように、集計期間を自由に設定できることで、年間の使用実績で１年毎に宛先表を更新したり、毎日の使用実績で毎日更新したりすることができ、ユーザの環境に応じて適した集計期間を設定することができる。つまり、管理者は、集計する期間を１ヶ月、１週間、１日、午前中等を指定することが可能であり、集計する単位を、デバイス毎、グループとして、例えばＡ棟、ある地域のショップを指定することも可能である。

集計単位指定部７０１ｃは、集計単位を設定するためのものである。

集計デバイス選択部７０１ｄは、集計対象とするデバイスを選択するものである。本実施形態では、集計デバイス選択部７０１ｄは集計単位指定部７０１ｃと連動しており、本画面は集計単位指定部７０１ｃでデバイスが選択された時の画面である。集計デバイスは複数選択することもでき、複数デバイスの使用実績を更新基準とすることもできる。

さらに、更新対象デバイスとは異なるデバイスを選択することもできる。これにより、例えばデバイスをリプレイスする際に、今まで使用していたデバイスの使用実績からリプレイス後のデバイスの宛先表を更新することもできる。

既存集計結果指定部７０２は、更新対象の集計結果を新規に作成するのではなく、過去に作成した集計結果を指定する時に使用するためのものである。ここで、既存集計結果を指定すれば、新たに集計結果を作成する集計処理部１０１ｃの処理時間を短縮することができる。

また、集計処理部１０１ｃが別のサーバに分散されているような構成でも、集計結果データをインポートすることで宛先表の更新が可能になる。

図７に示す画面において、ユーザがポインティングデバイスを操作して実行ボタン７０３を押下すると、図３、図４、図７に示すユーザインタフェースで選択された条件に従って、宛先表管理部１０１ｄが図８に示すフローチャートの手順に従って宛先表の更新処理を行う。

図８は、本実施形態を示す管理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、図１に示したデバイス管理サーバ１０１が集計結果から宛先表を更新する際の処理例である。なお、Ｓ８０１〜Ｓ８１７は各ステップを示す。また、各ステップは、デバイス管理サーバ１０１のＣＰＵ１０が図１Ａに示すモジュールを実行することで実現される。以下の説明では、図１Ａに示す宛先表管理部１０１ｄ等が行う処理として説明する。

まず、Ｓ８０１で、宛先表管理部１０１ｄが更新対象デバイスの更新前の宛先表情報を取得する。ここで、宛先表の取得先は、デバイス管理サーバ１０１のデータベース１０１ｓでも、更新対象となるデバイスからネットワーク１０５を経由して取得してもよい。なお、取得先がデータベース１０１ｓである場合には、宛先表情報１０１ｍが取得されることとなる。

次に、Ｓ８０２で、管理ユーザが選択した宛先表更新条件の種類を宛先表管理部１０１ｄが判断する。ここで、宛先表更新条件が図４に示した更新条件設定部４０１における「使用実績がＮ回以上」であると宛先表管理部１０１ｄが判断した場合、Ｓ８０３で、図４に示す更新条件設定部４０１で選択された使用実績の数値がＮ回以上という指定条件に該当しない宛先を宛先表管理部１０１ｄが探す。そして、Ｓ８０４で、図４で指定された指定条件に該当しない宛先を削除対象宛先リストとしてメモリ上やデータベース１０１ｓ内で管理し、その後、Ｓ８０９へ進む。これにより、削除候補となる宛先が決定される。なお、「使用実績がＮ回以上」とは、使用実績が閾値（Ｎ）以上であることに対応する。

一方、Ｓ８０２で、宛先表更新条件が「使用実績がＮ％以上」であると宛先表管理部１０１ｄが判断した場合、Ｓ８０５で、図４に示す更新条件設定部４０１で選択された使用実績の数値がＮ％以上という指定条件に該当しない宛先を宛先表管理部１０１ｄが探す。

そして、Ｓ８０６で、条件に該当しない宛先をＳ８０４と同様に削除対象宛先リストとしてデータベース１０１ｓ内で管理し、その後、Ｓ８０９へ進む。このように本実施形態では、宛先表管理部１０１ｄが削除候補に決定した宛先をすぐに削除することなく、一旦削除候補として、データベース１０１ｓ内に削除対象宛先リストとして登録する。そして、後述するステップで除外する条件に従い削除対象宛先リストから削除されたりする。

また、Ｓ８０２で、宛先表更新条件が「複数集計結果の使用実績がＮ回以上」であると宛先表管理部１０１ｄが判断した場合、Ｓ８０７で、図４に示す更新条件設定部４０１で選択された複数集計結果の使用実績の数値がＮ回以上という指定条件に該当しない宛先を宛先表管理部１０１ｄが探す。そして、Ｓ８０８で、条件に該当しない宛をＳ８０４と同様に削除対象宛先リストとしてデータベース１０１ｓ内で管理し、その後、Ｓ８０９へ進む。

次にＳ８０９〜Ｓ８１３で、図４に示した例外条件設定部４０２で選択された例外条件に当てはまる宛先情報を更新対象から除く処理を行う。なお、Ｓ８０９〜Ｓ８１３において、図４に示した例外条件設定部４０２で例外条件が管理者により選択されていない場合、そのステップは無視される。

Ｓ８０９では、図４に示す例外条件設定部４０２の「同期間中のほかのジョブの使用実績がＮ（閾値）回未満か否か」を宛先表管理部１０１ｄが判断し、条件に当てはまると宛先表管理部１０１ｄが判断した場合は、Ｓ８１０へ進む。そして、Ｓ８１０では、閾値未満と判断された場合、Ｓ８０４、Ｓ８０６、Ｓ８０８の処理で管理されている、先の削除対象宛先リストを宛先表管理部１０１ｄがすべてクリアして、Ｓ８１４へ進む。このように、本実施形態では、指定された期間内における画像形成装置の稼動量に基づき、削除対象となっている宛先を削除対象から外す処理を行う。ここで、稼動量は、上述したプリント処理の回数、コピー処理の回数、あるいはプリント処理の回数とコピー処理の回数とを合計した回数に対応する。

一方、Ｓ８０９で、図４に示す例外条件設定部４０２の「同期間中のほかのジョブの使用実績がＮ回未満か否か」を宛先表管理部１０１ｄが判断し、条件に当てはまらないと宛先表管理部１０１ｄが判断した場合は、つまり、閾値以上と判断された場合は、Ｓ８１１へ進む。

そして、Ｓ８１１では、宛先表管理部１０１ｄがワークフロー管理部１０１ｉで管理している「ワークフロー管理のような他のアプリで使用されている宛先情報」を、データベース１０１ｓ内で管理している先の削除対象宛先リストから除外する。つまり、Ｓ８１１では、ワークフロー機能により、アドレス帳を利用する他のアプリケーションが使用している宛先を削除候補から外すことで、宛先が削除されて、他のアプリケーションが実行するデータ送信処理で障害が発生することを防止できる。

次に、Ｓ８１２では、宛先表管理部１０１ｄが図４に示す例外条件設定部４０２で選択された「他の期間の集計結果で更新条件を満たしている宛先情報」を、データベース１０１ｓ内で管理している先の削除対象宛先リストから除外する。

そして、Ｓ８１３では、宛先表管理部１０１ｄが図４に示す例外条件設定部４０２で選択された「重要宛先表に設定されている宛先情報」を、データベース１０１ｓ内で管理している先の削除対象宛先リストから除外する。ここで、上記の例外条件処理（Ｓ８０９〜Ｓ８１３）の順番は、いかなる順番であってもよい。

次に、Ｓ８１４で、宛先表管理部１０１ｄがＳ８０１の更新前宛先表とＳ８０９〜Ｓ８１３で作成した削除対象宛先リストから更新後となる新宛先表を作成する。そして、Ｓ８１５で、宛先表管理部１０１ｄが更新対象デバイスの宛先表を更新する。ここで、更新する方法は、デバイス管理サーバ１０１の宛先表情報１０１ｍを更新する方法、デバイス管理サーバ１０１の宛先表配信部１０１ｅで更新対象デバイスに配信する方法、更新対象デバイスが読み込めるファイル形式で出力する方法などがある。

そして、Ｓ８１６で、デバイス管理サーバ１０１のデータベース１０１ｓの送信履歴１０１ｋから、削除対象宛先リストの宛先情報を過去使用したユーザ情報を宛先表管理部１０１ｄが取得する。そして、Ｓ８１７で、取得したユーザ情報から特定されるこれらのユーザに対して宛先情報が削除された旨のメール（図６）を宛先表管理部１０１ｄが通知して、本処理を終了する。

これにより、図４に示した宛先表更新条件と、例外条件とに基づいて、宛先表を更新することができ、ユーザの環境に適応して宛先表を最適に更新することで、宛先表の肥大化を防いでメモリ資源を有効に活用することができる。

なお、上記実施形態では、管理装置として機能するデバイス管理サーバ１０１がネットワークを介して画像形成装置と通信して、画像形成装置の処理の実績を収集する場合について説明したが、管理装置は、画像形成装置内に設ける構成としてもよい。この場合には、画像形成装置は、第１実施形態に示したデバイス管理サーバの機能に対応するモジュールを実行することで実現可能である。

さらに、ネットワーク上に接続される複数の画像形成装置のうち、特定の画像形成装置に上記デバイス管理サーバの機能を実行するように構成して、全ての画像形成装置がデバイス管理サーバの機能を持たせない構成としてもよい。この場合、デバイス管理サーバの機能を持つ画像形成装置には、図１に示したデータベース１０１ｓとして機能させる手段として、ハードディスク等の記憶装置を備えることが望ましい。

〔第２実施形態〕
以下、図９に示すメモリマップを参照して本発明に係る管理装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図９は、本発明に係る管理装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報、作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。

本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。

本実施形態を示すデバイス管理システムの一例を示す図である。 図１Ａに示したデバイス管理サーバ１０１のハードウエアの構成例を説明するブロック図である。 図１Ａに示した画像形成装置のハードウエア構成を説明するブロック図である。 図１に示したデバイス管理サーバのデータベース内のテーブル構造を説明する図である。 図１に示したデバイス管理サーバの表示部に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 図１に示したデバイス管理サーバの表示部に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 図１に示したデバイス管理サーバの表示部に表示されるユーザインタフェースの一例を示す図である。 図１に示すネットワーク通信部より通知されるメールの一例を示す図である。 本実施形態を示すデバイス管理システムにおけるユーザインタフェースの一例を示す図である。 本実施形態を示す管理装置におけるデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明に係る管理装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

１０１ デバイス管理サーバ
１０２〜１０４ 画像形成装置

Claims (11)

1. 画像形成装置で記憶された宛先情報を管理する管理装置であって、
   予め定められた期間における前記画像形成装置に記憶された宛先情報の使用実績に応じて、削除候補の前記宛先情報を決定する決定手段と、
   予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値に満たない場合は前記決定手段により決定された削除候補の宛先情報を削除せず、予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値以上の場合は前記決定手段により決定された削除候補の宛先情報を削除する削除手段と、
   を有することを特徴とする管理装置。
2. 前記画像形成装置の稼動量とは、プリント処理の回数、コピー処理の回数、またはプリント処理とコピー処理の合計の回数を示すことを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. 前記管理装置は、画像形成装置とネットワークを介して接続され、前記画像形成装置における処理の実績を収集することで宛先情報の管理を行うことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の管理装置。
4. 前記削除手段は、更に前記決定手段により決定された削除候補の宛先情報が、前記画像形成装置に登録されたワークフロー機能により使用されている場合は削除しないことを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１項に記載の管理装置。
5. 前記削除手段により削除された宛先情報を使用したユーザに対して、削除された旨の通知を行う通知手段を有することを特徴とする請求項１乃至請求項４の何れか１項に記載の管理装置。
6. 画像形成装置で記憶された宛先情報を管理する管理装置における管理方法であって、
   予め定められた期間における前記画像形成装置に記憶された宛先情報の使用実績に応じて、削除候補の前記宛先情報を決定する決定ステップと、
   予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値に満たない場合は前記決定ステップにより決定された削除候補の宛先情報を削除せず、予め定められた期間における前記画像形成装置の稼動量が閾値以上の場合は前記決定ステップにより決定された削除候補の宛先情報を削除する削除ステップと、
   を有することを特徴とする管理方法。
7. 前記画像形成装置の稼動量とは、プリント処理の回数、コピー処理の回数、またはプリント処理とコピー処理の合計の回数を示すことを特徴とする請求項６に記載の管理方法。
8. 前記管理装置は、画像形成装置とネットワークを介して接続され、前記画像形成装置における処理の実績を収集することで宛先情報の管理を行うことを特徴とする請求項６または請求項７に記載の管理方法。
9. 前記削除ステップは、更に前記決定ステップにより決定された削除候補の宛先情報が、前記画像形成装置に登録されたワークフロー機能により使用されている場合は削除しないことを特徴とする請求項６乃至請求項８の何れか１項に記載の管理方法。
10. 前記削除ステップにより削除された宛先情報を使用したユーザに対して、削除された旨の通知を行う通知ステップを有することを特徴とする請求項６乃至請求項９の何れか１項に記載の管理方法。
11. 請求項６〜１０のいずれか１項に記載の管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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