JP4896168B2

JP4896168B2 - ファイリング装置、ファイリング方法及びファイリングシステム

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Publication number: JP4896168B2
Application number: JP2009014359A
Authority: JP
Inventors: 弘美南場
Original assignee: Mitsubishi Electric Engineering Co Ltd
Current assignee: Mitsubishi Electric Engineering Co Ltd
Priority date: 2009-01-26
Filing date: 2009-01-26
Publication date: 2012-03-14
Anticipated expiration: 2029-01-26
Also published as: JP2010170472A

Description

この発明は、階層化されているフォルダなどのファイル保存領域に対して、例えば、文書、図面、データ、情報などの電子ファイルを登録するファイリング装置、ファイリング方法及びファイリングシステムに関するものである。

従来より、階層化されているフォルダなどのファイル保存領域を管理しているファイリング装置が存在する。
ユーザが電子ファイルをファイリング装置に登録する場合、階層化されているフォルダの中から、その電子ファイルを格納するフォルダを任意に探し出して、その電子ファイルを当該フォルダに格納する必要がある。

上記のファイリング装置のほかに、電子ファイルを格納するフォルダを自動的に決定するファイリング装置も開発されている（例えば、特許文献１を参照）。
例えば、電子ファイル内の情報や、登録用の入力情報を所定の分析ルールにしたがって分析し、その分析結果に応じて電子ファイルを格納するフォルダを決定するようにしている。
なお、分析ルールは、予め、何らかの定義化方法によって定義しておく必要がある。

上記のファイリング装置のほかに、ユーザがキーワードを入力すると、そのキーワードによって、電子ファイルを格納するフォルダを絞り込むようにするファイリング装置も開発されている。
このようなファイリング装置の場合、ユーザが、ファイリング装置によって管理されているフォルダの名称等を考慮して、適切なキーワードを入力する必要がある。

特開平５−２３３７０６号公報（段落番号［０００９］、図３）

従来のファイリング装置は以上のように構成されているので、予め分析ルールを定義しておけば、電子ファイルを格納するフォルダを自動的に決定することができる。しかし、分析ルールの定義化方法によって、決定精度にバラツキが生じてしまう課題があった。
また、ユーザにより入力されたキーワードによって、電子ファイルを格納するフォルダを絞り込む場合、ユーザが適切なキーワードを入力する必要があり、ユーザに大きな負担を強いるなどの課題があった。

この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、予め分析ルールを定義したり、ユーザがキーワードを入力したりすることなく、適正なファイル保存領域に電子ファイルを格納することができるファイリング装置、ファイリング方法及びファイリングシステムを得ることを目的とする。

この発明に係るファイリング装置は、アクセス頻度管理手段により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルのユーザに係るアクセス頻度を参照し、そのユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のファイル保存領域を提示するファイル保存領域提示手段を設け、電子ファイル登録手段がファイル保存領域提示手段により提示された複数のファイル保存領域の中から、登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するファイル保存領域の選択を受け付け、その電子ファイルを上記ファイル保存領域に格納するようにしたものである。

この発明によれば、アクセス頻度管理手段により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルのユーザに係るアクセス頻度を参照し、そのユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のファイル保存領域を提示するファイル保存領域提示手段を設け、電子ファイル登録手段がファイル保存領域提示手段により提示された複数のファイル保存領域の中から、登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するファイル保存領域の選択を受け付け、その電子ファイルを上記ファイル保存領域に格納するように構成したので、予め分析ルールを定義したり、ユーザがキーワードを入力したりすることなく、適正なファイル保存領域に電子ファイルを格納することができる効果がある。

この発明の実施の形態１によるファイリング装置を適用するファイリングシステムを示す構成図である。この発明の実施の形態１によるファイリング装置を示す構成図である。この発明の実施の形態１によるファイリング装置３の処理内容を示すフローチャートである。アクセス頻度管理部１２により管理されているフォルダの階層構造を示す説明図である。アクセス頻度管理部１２により管理されている各フォルダに対するユーザ別のアクセス頻度の一例を示す説明図である。ユーザＡのユーザ端末１に提示されたフォルダの一例を示す説明図である。ユーザＢのユーザ端末１に提示されたフォルダの一例を示す説明図である。この発明の実施の形態４によるファイリング装置を示す構成図である。アクセス頻度が高い上位数個のフォルダと類似フォルダの提示例を示す説明図である。この発明の実施の形態６によるファイリング装置を示す構成図である。

実施の形態１．
図１はこの発明の実施の形態１によるファイリング装置を適用するファイリングシステムを示す構成図である。
図１において、ユーザ端末１はユーザが使用するパーソナルコンピュータなどの端末であり、例えば、ＬＡＮなどのネットワーク２を介してファイリング装置３と接続されている。
ファイリング装置３は例えば文書、図面、データ、情報などの電子ファイルを格納する複数のフォルダ（ファイル保存領域）を管理しており、ユーザ端末１から電子ファイルの登録要求を受け付けると、その電子ファイルを適正なフォルダに格納する装置である。
この実施の形態１では、説明の便宜上、電子ファイルを格納するファイル保存領域がフォルダであるとして説明するが、これは一例に過ぎず、例えば、ファイル保存領域がディレクトリであってもよい。

図２はこの発明の実施の形態１によるファイリング装置３を示す構成図である。
図２において、ネットワークＩ／Ｆ部１１はネットワーク２に対するインタフェース（例えば、ＬＡＮアダプタなどのインタフェース）を備えており、ユーザ端末１と各種の情報を送受信する処理を実施する。
アクセス頻度管理部１２は複数のフォルダに対するユーザ別のアクセス頻度（フォルダに対する電子ファイルの格納や、フォルダに格納されている電子ファイルの読み込みが行われた頻度）を管理する処理を実施する。なお、アクセス頻度管理部１２はアクセス頻度管理手段を構成している。

登録要求受付部１３はネットワークＩ／Ｆ部１１が任意のユーザ端末１から電子ファイルの登録要求を受信すると、その登録要求を受け付けて、そのユーザ端末１からユーザＩＤや電子ファイルを収集する処理を実施する。なお、登録要求受付部１３は登録要求受付手段を構成している。

フォルダ順位付け部１４はアクセス頻度管理部１２により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、登録要求受付部１３により収集されたユーザＩＤを有するユーザに係るアクセス頻度を参照し、そのユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のフォルダの順位付けを行う。
フォルダ提示部１５はネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、フォルダ順位付け部１４により付けられた順位が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示する処理を実施する。
なお、フォルダ順位付け部１４及びフォルダ提示部１５からファイル保存領域提示手段が構成されている。

フォルダ選択受付部１６はネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、フォルダ提示部１５により提示された複数のフォルダの中から、登録要求受付部１３により登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するフォルダの選択を受け付ける処理を実施する。
電子ファイル登録部１７は登録要求受付部１３により収集された電子ファイルをフォルダ選択受付部１６により選択が受け付けられたフォルダに格納する処理を実施する。
なお、フォルダ選択受付部１６及び電子ファイル登録部１７から電子ファイル登録手段が構成されている。

図２では、ファイリング装置３の構成要素であるネットワークＩ／Ｆ部１１、アクセス頻度管理部１２、登録要求受付部１３、フォルダ順位付け部１４、フォルダ提示部１５、フォルダ選択受付部１６及び電子ファイル登録部１７のそれぞれが専用のハードウェア（例えば、ＣＰＵを実装している半導体集積回路）で構成されているものを想定しているが、ファイリング装置３がコンピュータで構成される場合には、ネットワークＩ／Ｆ部１１、アクセス頻度管理部１２、登録要求受付部１３、フォルダ順位付け部１４、フォルダ提示部１５、フォルダ選択受付部１６及び電子ファイル登録部１７の処理内容を記述しているプログラムを当該コンピュータのメモリに格納し、当該コンピュータのＣＰＵが当該メモリに格納されているプログラムを実行するようにしてもよい。
図３はこの発明の実施の形態１によるファイリング装置３の処理内容を示すフローチャートである。

次に動作について説明する。
ファイリング装置３のアクセス頻度管理部１２は、例えば、図４に示すような階層構造のフォルダを管理しており、各フォルダに対するユーザ別のアクセス頻度を逐次更新する。
例えば、３人のユーザＡ，Ｂ，Ｃが存在する場合、各フォルダに対するユーザＡのアクセス頻度、各フォルダに対するユーザＢのアクセス頻度、各フォルダに対するユーザＣのアクセス頻度を更新する。

具体的には、例えば、各フォルダに対するユーザＡのアクセス頻度は、下記のようになる。
一定期間内において、全てのフォルダ（１）〜（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａａｌｌ、フォルダ（１）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａ１、フォルダ（２）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａ２、・・・、フォルダ（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_ＡＭである場合、フォルダ（１）〜（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス頻度Ｆ_Ａ１，Ｆ_Ａ２，・・・，Ｆ_ＡＭは、下記のようになる。
Ｆ_Ａ１＝（Ｎ_Ａ１／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）
Ｆ_Ａ２＝（Ｎ_Ａ２／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）
：
Ｆ_ＡＭ＝（Ｎ_ＡＭ／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）

ここでは、ユーザＡのアクセス頻度Ｆ_Ａ１，Ｆ_Ａ２，・・・，Ｆ_ＡＭを、フォルダ全体のアクセス回数に対する個々のフォルダのアクセス回数の割合で示しているが、これは一例に過ぎず、例えば、一定期間内における各フォルダのアクセス回数Ｎ_Ａ１，Ｎ_Ａ２，・・・，Ｎ_ＡＭをアクセス頻度Ｆ_Ａ１，Ｆ_Ａ２，・・・，Ｆ_ＡＭとしてもよい。
図５はアクセス頻度管理部１２により管理されている各フォルダに対するユーザ別のアクセス頻度の一例を示す説明図である。
図５において、ユーザＩＤはユーザを識別するユニークなコードである。

例えば、ユーザＡが電子ファイルをファイリング装置３に登録する必要がある場合、ユーザ端末１を操作して、電子ファイルの登録要求をファイリング装置３に送信する。
ファイリング装置３のネットワークＩ／Ｆ部１１は、ユーザ端末１が電子ファイルの登録要求を送信すると、その電子ファイルの登録要求を受信して、その登録要求を登録要求受付部１３に出力する（図３のステップＳＴ１）。

登録要求受付部１３は、ネットワークＩ／Ｆ部１１から電子ファイルの登録要求を受けると、その登録要求を受け付けて、ユーザＩＤと電子ファイルの送信要求をネットワークＩ／Ｆ部１１に出力する（ステップＳＴ２）。
ネットワークＩ／Ｆ部１１は、登録要求受付部１３からユーザＩＤと電子ファイルの送信要求を受けると、ユーザＩＤと電子ファイルの送信要求を登録要求送信元のユーザ端末１に送信する。

ユーザ端末１は、ファイリング装置３からユーザＩＤと電子ファイルの送信要求を受信すると、ユーザＩＤと電子ファイルをファイリング装置３に送信する。
ファイリング装置３のネットワークＩ／Ｆ部１１は、ユーザ端末１からユーザＩＤと電子ファイルを受信すると、そのユーザＩＤと電子ファイルを登録要求受付部１３に出力する。
登録要求受付部１３は、ネットワークＩ／Ｆ部１１からユーザＩＤと電子ファイルを収集し、そのユーザＩＤをフォルダ順位付け部１４に出力し、その電子ファイルを電子ファイル登録部１７に出力する（ステップＳＴ３）。

ここでは、登録要求受付部１３が電子ファイルの登録要求を受け付けると、ユーザＩＤと電子ファイルの送信要求をユーザ端末１に送信することにより、ユーザ端末１からユーザＩＤと電子ファイルを収集するものについて示したが、電子ファイルの登録要求にユーザＩＤと電子ファイルが含まれている場合には、ユーザＩＤと電子ファイルの送信要求をユーザ端末１に送信するなどの処理を省略することができる。

フォルダ順位付け部１４は、アクセス頻度管理部１２により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、登録要求受付部１３により収集されたユーザＩＤを有するユーザＡに係るアクセス頻度を参照し、そのユーザＡに係るアクセス頻度が高い順に複数のフォルダの順位を付けて、複数のフォルダの順位をフォルダ提示部１５に出力する（ステップＳＴ４）。
例えば、ユーザＡに係るアクセス頻度が、Ｆ_Ａ３＞Ｆ_ＡＭ＞・・・＞Ｆ_Ａ１＞Ｆ_Ａ２である場合、下記のように、複数のフォルダの順位付けを行う
順位１ → フォルダ（３）
順位２ → フォルダ（Ｍ）
：
順位Ｍ−１ → フォルダ（１）
順位Ｍ → フォルダ（２）

フォルダ提示部１５は、フォルダ順位付け部１４から複数のフォルダの順位を受けると、ネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、順位が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示する（ステップＳＴ５）。
ここで、図６はユーザＡのユーザ端末１に提示されたフォルダの一例を示す説明図である。
図６の例では、フォルダ名「棚卸関係」のフォルダが最も順位が高いフォルダであり、フォルダ名「月次在庫状況」のフォルダが次に順位が高いフォルダであり、フォルダ名「棚卸資産廃却」のフォルダがその次に順位が高いフォルダである。以下、説明を省略する。

また、図７はユーザＢのユーザ端末１に提示されたフォルダの一例を示す説明図である。
図７の例では、フォルダ名「ドキュメント」のフォルダが最も順位が高いフォルダであり、フォルダ名「取扱説明書」のフォルダが次に順位が高いフォルダであり、フォルダ名「提案書」のフォルダがその次に順位が高いフォルダである。
アクセス頻度管理部１２がユーザ別のアクセス頻度を管理しているので、図６及び図７に示すように、ユーザＡのユーザ端末１に提示されたフォルダの順番と、ユーザＢのユーザ端末１に提示されたフォルダの順番とは異なっている。

ユーザ端末１は、ファイリング装置３から、順位が高いフォルダから順番にフォルダの提示を受けると、図６に示すように、順位が高いフォルダほど、ディスプレイの上部に位置するように表示する。
なお、ファイリング装置３が数多くのフォルダを管理している場合、一人のユーザが取り扱うフォルダ（過去にアクセスしたことがあるフォルダ）は、極一部のフォルダに限定されることが一般的である。
したがって、過去にアクセスしたことがあるフォルダを先に提示すれば、電子ファイルを格納するフォルダを適正に絞り込むことができる。しかも、この実施の形態１では、アクセス頻度が高いフォルダから順番に提示しているので、電子ファイルを格納するフォルダを効率的に見つけ出すことができる。

ユーザＡは、ディスプレイの表示内容を参照して、電子ファイルを格納するフォルダを選択する。
ユーザＡは、電子ファイルを格納するフォルダを選択すると、ユーザ端末１を操作して、そのフォルダの選択結果をファイリング装置３に送信する。
例えば、ユーザＡが「月次在庫状況」のフォルダを選択すると、「月次在庫状況」のフォルダが選択された旨を示す選択結果がファイリング装置３に送信される。

ファイリング装置３のネットワークＩ／Ｆ部１１は、ユーザ端末１からフォルダの選択結果を受信すると、その選択結果をフォルダ選択受付部１６に出力する（ステップＳＴ６）。
フォルダ選択受付部１６は、ネットワークＩ／Ｆ部１１からフォルダの選択結果を受けると、その選択結果を受け付けて、その選択結果が示すフォルダを電子ファイルの格納先に設定する（ステップＳＴ７）。

電子ファイル登録部１７は、フォルダ選択受付部１６が電子ファイルの格納先に設定すると、登録要求受付部１３により収集された電子ファイルをフォルダ選択受付部１６により格納先に設定されたフォルダに格納する（ステップＳＴ８）。
例えば、ユーザＡにより「月次在庫状況」のフォルダが選択されている場合、登録要求受付部１３により収集された電子ファイルを「月次在庫状況」のフォルダに格納する。

以上で明らかなように、この実施の形態１によれば、アクセス頻度管理部１２により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、登録要求受付部１３により収集されたユーザＩＤを有するユーザに係るアクセス頻度を参照し、そのユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のフォルダの順位付けを行うフォルダ順位付け部１４と、ネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、フォルダ順位付け部１４により付けられた順位が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示するフォルダ提示部１５とを設け、フォルダ提示部１５により提示された複数のフォルダの中から、登録要求受付部１３により収集された電子ファイルを格納するフォルダの選択を受け付け、その電子ファイルを上記フォルダに格納するように構成したので、予め分析ルールを定義したり、ユーザがキーワードを入力したりすることなく、適正なフォルダに電子ファイルを格納することができる効果を奏する。

即ち、この実施の形態１によれば、ユーザの過去の操作実績が反映されるものであるため、ユーザがキーワードを入力するなどの特別な操作を行わせる煩わしさが生じない。
また、予め分析ルールを定義する必要がないため、分析ルールの定義化方法によって、決定精度にバラツキが生じてしまう不具合を生じる余地がない。したがって、分析ルールの定義精度を調整する必要がなく、運用の煩わしさが生じない。

実施の形態２．
上記実施の形態１では、フォルダ順位付け部１４が、アクセス頻度が高い順に複数のフォルダの順位付けを行うものについて示したが、アクセス頻度が同一のフォルダが複数存在する場合、最後のアクセス時刻が現在時刻に近い方のフォルダの順位を高めることで、フォルダ提示部１５が、最後のアクセス時刻が現在時刻に近い方のフォルダから先に提示するようにしてもよい。

具体的には、以下の通りである。
フォルダ順位付け部１４は、例えば、ユーザＡから登録要求を受けている場合、上記実施の形態１と同様に、ユーザＡに係るアクセス頻度を参照して、ユーザＡに係るアクセス頻度が高い順に複数のフォルダの順位付けを行うが、例えば、下記の示すように、アクセス頻度が同一のフォルダが複数存在する場合がある。
Ｆ_Ａ３＝Ｆ_ＡＭ＞・・・＞Ｆ_Ａ１＞Ｆ_Ａ２

フォルダ順位付け部１４は、上記のように、フォルダ（３）に対するユーザＡのアクセス頻度Ｆ_Ａ３と、フォルダ（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス頻度Ｆ_ＡＭとが同一である場合、ユーザＡが最後にフォルダ（３）にアクセスした時刻と、ユーザＡが最後にフォルダ（Ｍ）にアクセスした時刻とを比較する。
このとき、例えば、最後にフォルダ（Ｍ）にアクセスした時刻の方が、最後にフォルダ（３）にアクセスした時刻より新しい場合、フォルダ（Ｍ）の順位をフォルダ（３）の順位より高くする。

したがって、この場合、フォルダ順位付け部１４は、下記のように、複数のフォルダの順位付けを行う
順位１ → フォルダ（Ｍ）
順位２ → フォルダ（３）
：
順位Ｍ−１ → フォルダ（１）
順位Ｍ → フォルダ（２）

フォルダ提示部１５は、フォルダ順位付け部１４から複数のフォルダの順位を受けると、上記実施の形態１と同様に、ネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、順位が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示する。

以上で明らかなように、この実施の形態２によれば、アクセス頻度が同一のフォルダが複数存在する場合、最後のアクセス時刻が現在時刻に近い方のフォルダから先に提示するように構成したので、ユーザの直近の操作が大きな重みで、フォルダの提示順位に反映されるようになり、電子ファイルを格納するフォルダを更に効率的に見つけ出すことができる効果を奏する。

実施の形態３．
上記実施の形態１，２では、フォルダ提示部１５がフォルダ順位付け部１４により付けられた順位が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示するものについて示したが、全てのフォルダを提示する必要はなく、例えば、アクセス頻度管理部１２により管理されている複数のフォルダの中から、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダだけをユーザ端末１に提示するようにしてもよい。

具体的には、以下の通りである。
フォルダ提示部１５は、予め、ユーザ端末１に提示するフォルダの数の設定を受け付ける処理を実施する。
フォルダ数の設定方法は、特に限定するものではないが、例えば、ユーザ端末１が、ファイリング装置３から提示を受けるフォルダの数を指定するフォルダ数設定要求を、事前に、ファイリング装置３のフォルダ提示部１５に送信するようにすれば、フォルダ提示部１５が、ユーザ端末１に提示するフォルダの数を設定することができる。

フォルダ提示部１５は、上記実施の形態１，２と同様にして、フォルダ順位付け部１４から複数のフォルダの順位を受けると、複数のフォルダの中から、順位が高いフォルダを設定数だけ抽出する。
例えば、ユーザ端末１に提示するフォルダの数が“３”に設定されている場合、順位が１位、２位、３位のフォルダを抽出する。
フォルダ提示部１５は、上記のようにして、上位数個のフォルダを抽出すると、ネットワークＩ／Ｆ部１１を介して、上位数個のフォルダを順位が高いものから順番にユーザ端末１に提示する。

以上で明らかなように、この実施の形態３によれば、フォルダ提示部１５が複数のフォルダの中から、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダだけをユーザ端末１に提示するように構成したので、フォルダの提示を受けるユーザと関係が低いと思われるフォルダの提示が省略されるようになり、電子ファイルを格納するフォルダを更に効率的に見つけ出すことができる効果を奏する。

実施の形態４．
図８はこの発明の実施の形態４によるファイリング装置３を示す構成図であり、図において、図２と同一符号は同一又は相当部分を示すので説明を省略する。
類似フォルダ探索部１８はフォルダ順位付け部１４から複数のフォルダの順位を受けると、複数のフォルダの中からアクセス頻度が高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダと同じ階層にあるフォルダを類似フォルダとして検索する処理を実施する。
フォルダ提示部１９は、上記実施の形態３におけるフォルダ提示部１５と同様にして、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダをユーザ端末１に提示するとともに、類似フォルダ探索部１８により検索された上位数個のフォルダに類似している類似フォルダをユーザ端末１に提示する処理を実施する。
なお、類似フォルダ探索部１８及びフォルダ提示部１９からファイル保存領域提示手段が構成されている。

次に動作について説明する。
類似フォルダ探索部１８は、フォルダ順位付け部１４から複数のフォルダの順位を受けると、上記実施の形態３におけるフォルダ提示部１５と同様にして、複数のフォルダの中からアクセス頻度が高い上位数個のフォルダを抽出する。
類似フォルダ探索部１８は、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダを抽出すると、上位数個のフォルダに類似しているフォルダを検索する。

以下、類似フォルダ探索部１８による類似フォルダの検索処理を具体的に説明する。
類似フォルダ探索部１８は、アクセス頻度が高いフォルダとして、例えば、フォルダ名「２０００年度ドキュメント」のフォルダを抽出すると、そのフォルダと同じ階層にあるフォルダを検索する。

この場合、アクセス頻度管理部１２により管理されている複数のフォルダの中に、「２０００年度ドキュメント」のフォルダと同じ階層にある、フォルダ名「２００１年度ドキュメント」のフォルダ、フォルダ名「２００２年度ドキュメント」のフォルダ、フォルダ名「２００３年度ドキュメント」のフォルダとが存在しているので、フォルダ名「２００１年度ドキュメント」、「２００２年度ドキュメント」、「２００３年度ドキュメント」のフォルダを検索する。

フォルダ提示部１９は、上記実施の形態３におけるフォルダ提示部１５と同様にして、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダをユーザ端末１に提示する。
また、フォルダ提示部１９は、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダをユーザ端末１に提示する際、類似フォルダ探索部１８により検索された上位数個のフォルダに類似しているフォルダをユーザ端末１に提示する。

図９はアクセス頻度が高い上位数個のフォルダと類似フォルダの提示例を示す説明図である。
図９の例では、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダとして、フォルダ名「２０００年度ドキュメント」、「取扱説明書」、「提案書」のフォルダを提示し、また、フォルダ名「２０００年度ドキュメント」のフォルダに類似しているフォルダとして、フォルダ名「２００１年度ドキュメント」「２００２年度ドキュメント」「２００３年度ドキュメント」のフォルダを提示している。
ただし、図９の例では、フォルダ名「取扱説明書」、「提案書」のフォルダと同じ階層にあるフォルダが存在していないため、類似フォルダは提示されていない。

類似フォルダ探索部１８及びフォルダ提示部１９以外の処理部の動作は、上記実施の形態１〜３と同様であるため説明を省略する。

以上で明らかなように、この実施の形態４によれば、アクセス頻度が高い上位数個のフォルダをユーザ端末１に提示する際、上位数個のフォルダに類似しているフォルダを検索して、そのフォルダをユーザ端末１に提示するように構成しているので、フォルダの提示を受けるユーザと関係が高いと思われるフォルダを提示することが可能になり、電子ファイルを格納する適正なフォルダを的確に見つけ出すことができる効果を奏する。

実施の形態５．
上記実施の形態１〜４では、フォルダ提示部１５，１９が、アクセス頻度が高いフォルダから順番にユーザ端末１に提示するものについて示したが、そのようなフォルダを提示する際、図４に示すような複数のフォルダの階層構造をユーザ端末１に提示するようにしてもよい。
これにより、例えば、アクセス頻度が高いフォルダに類似しているフォルダや、過去にアクセスしたことがないフォルダなどを、電子ファイルを格納するフォルダとして容易に選択することができるなどの効果を奏する。

実施の形態６．
図１０はこの発明の実施の形態６によるファイリング装置３を示す構成図であり、図において、図８と同一符号は同一又は相当部分を示すので説明を省略する。
算定期間設定部２０はアクセス頻度の算定期間の設定をユーザ別に受け付ける処理を実施する。
アクセス頻度管理部２１は上記実施の形態１〜５のアクセス頻度管理部１２と同様に、複数のフォルダに対するユーザ別のアクセス頻度を管理する処理を実施する。
ただし、アクセス頻度管理部２１は算定期間設定部２０により設定が受け付けられたユーザ別の算定期間でアクセス頻度を算定する。
なお、算定期間設定部２０及びアクセス頻度管理部２１からアクセス頻度管理手段が構成されている。

次に動作について説明する。
算定期間設定部２０は、アクセス頻度の算定期間の設定をユーザ別に受け付ける処理を実施する。
アクセス頻度の算定期間の設定方法は、特に限定するものではないが、例えば、ユーザ端末１が、算定期間を指定する算定期間設定要求を、事前に、ファイリング装置３の算定期間設定部２０に送信するようにすれば、算定期間設定部２０が、アクセス頻度の算定期間をユーザ別に設定することができる。
これにより、例えば、ユーザＡに係るアクセス頻度の算定期間を３日、ユーザＢに係るアクセス頻度の算定期間を１週間などのように設定することができる。

アクセス頻度管理部２１は、上記実施の形態１〜５のアクセス頻度管理部１２と同様にして、複数のフォルダに対するユーザ別のアクセス頻度を管理する。
ただし、アクセス頻度管理部２１は、算定期間設定部２０により設定が受け付けられたユーザ別の算定期間で、アクセス頻度を算定する。
例えば、ユーザＡに係るアクセス頻度の算定期間が３日に設定されている場合、直近３日間のユーザＡのアクセス回数から、各フォルダに対するユーザＡのアクセス頻度を算出する。

具体的には、直近３日間において、全てのフォルダ（１）〜（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａａｌｌ、フォルダ（１）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａ１、フォルダ（２）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_Ａ２、・・・、フォルダ（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス回数がＮ_ＡＭである場合、フォルダ（１）〜（Ｍ）に対するユーザＡのアクセス頻度Ｆ_Ａ１，Ｆ_Ａ２，・・・，Ｆ_ＡＭ，は、下記のようになる。
Ｆ_Ａ１＝（Ｎ_Ａ１／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）
Ｆ_Ａ２＝（Ｎ_Ａ２／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）
：
Ｆ_ＡＭ＝（Ｎ_ＡＭ／Ｎ_Ａａｌｌ）×１００（％）

算定期間設定部２０及びアクセス頻度管理部２１以外の処理部の動作は、上記実施の形態１〜５と同様であるため説明を省略する。

以上で明らかなように、この実施の形態６によれば、ユーザ別のアクセス頻度を管理するに際して、アクセス頻度の算定期間の設定をユーザ別に受け付けるように構成したので、ファイリング装置を利用する各ユーザの利用状況に合わせて、アクセス頻度を適切に管理することができる効果を奏する。

１ユーザ端末、２ネットワーク、３ファイリング装置、１１ネットワークＩ／Ｆ部、１２アクセス頻度管理部（アクセス頻度管理手段）、１３登録要求受付部（登録要求受付手段）、１４フォルダ順位付け部（ファイル保存領域提示手段）、１５フォルダ提示部（ファイル保存領域提示手段）、１６フォルダ選択受付部（電子ファイル登録手段）、１７電子ファイル登録部（電子ファイル登録手段）、１８類似フォルダ探索部（ファイル保存領域提示手段）、１９フォルダ提示部（ファイル保存領域提示手段）、２０算定期間設定部（アクセス頻度管理手段）、２１アクセス頻度管理部（アクセス頻度管理手段）。

Claims

電子ファイルを保存している複数のファイル保存領域に対するユーザ別のアクセス頻度を管理するアクセス頻度管理手段と、電子ファイルの登録要求を受け付ける登録要求受付手段と、上記アクセス頻度管理手段により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、上記登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルのユーザに係るアクセス頻度を参照し、上記ユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のファイル保存領域を提示するファイル保存領域提示手段と、上記ファイル保存領域提示手段により提示された複数のファイル保存領域の中から、上記登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するファイル保存領域の選択を受け付け、上記電子ファイルを上記ファイル保存領域に格納する電子ファイル登録手段とを備え、上記ファイル保存領域提示手段は、複数のフォルダの順位を受けると、複数のフォルダの中からアクセス頻度の高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダと同じ階層にあるフォルダを類似フォルダとして検索し、検索した類似フォルダをユーザ端末に提示することを特徴とするファイリング装置。
アクセス頻度管理手段は、ユーザ別のアクセス頻度を管理するに際して、アクセス頻度の算定期間の設定をユーザ別に受け付けることを特徴とする請求項１記載のファイリング装置。
アクセス頻度管理手段が電子ファイルを保存している複数のファイル保存領域に対するユーザ別のアクセス頻度を管理するアクセス頻度管理ステップと、登録要求受付手段が電子ファイルの登録要求を受け付ける登録要求受付ステップと、ファイル保存領域提示手段が上記アクセス頻度管理ステップによって管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、上記登録要求受付ステップで登録要求が受け付けられた電子ファイルのユーザに係るアクセス頻度を参照し、上記ユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のファイル保存領域を提示するファイル保存領域提示ステップと、電子ファイル登録手段が上記ファイル保存領域提示ステップで提示された複数のファイル保存領域の中から、上記登録要求受付ステップで登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するファイル保存領域の選択を受け付け、上記電子ファイルを上記ファイル保存領域に格納する電子ファイル登録ステップとを備え、上記ファイル保存領域提示ステップは、複数のフォルダの順位を受けると、複数のフォルダの中からアクセス頻度の高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダと同じ階層にあるフォルダを類似フォルダとして検索し、検索した類似フォルダをユーザ端末に提示することを特徴とするファイリング方法。
ユーザが使用するユーザ端末と、上記ユーザ端末とネットワークを介して接続され、上記ユーザ端末から送信された電子ファイルを格納するファイリング装置とから構成されているファイリングシステムにおいて、上記ファイリング装置は、電子ファイルを保存している複数のファイル保存領域に対するユーザ別のアクセス頻度を管理するアクセス頻度管理手段と、上記ユーザ端末から電子ファイルの登録要求を受け付ける登録要求受付手段と、上記アクセス頻度管理手段により管理されているユーザ別のアクセス頻度のうち、上記登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルのユーザに係るアクセス頻度を参照し、上記ユーザに係るアクセス頻度が高い順に複数のファイル保存領域を上記ユーザ端末に提示するファイル保存領域提示手段と、上記ファイル保存領域提示手段により提示された複数のファイル保存領域の中から、上記登録要求受付手段により登録要求が受け付けられた電子ファイルを格納するファイル保存領域の選択を受け付け、上記電子ファイルを上記ファイル保存領域に格納する電子ファイル登録手段と、上記ファイル保存領域提示手段は、複数のフォルダの順位を受けると、複数のフォルダの中からアクセス頻度の高い上位数個のフォルダを抽出し、上位数個のフォルダと同じ階層にあるフォルダを類似フォルダとして検索し、検索した類似フォルダをユーザ端末に提示することを特徴とするファイリングシステム。