JP4831152B2 - 宛先情報管理システムおよび通信端末装置および宛先情報管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、宛先情報管理システムおよび送信端末装置および宛先情報管理プログラムに関する。

従来、データ送信のためのアドレス帳（宛先管理装置）に対するアドレス（宛先情報）の登録を容易に行なうことができる先行技術としては、特許文献１に記載されたものが知られている。

特許文献１には、ネットワークに接続された装置の電源がオンとなると、ネットワークに接続されているＳＭＴＰサーバの検索が行なわれ、宛先グループを示す情報を含む、ユーザ情報（アドレス情報）をサーバへ要求し、サーバから、そのグループに対応するユーザ情報（ユーザ名リスト）を取得し、取得したリストに、既に登録済みのユーザ情報が存在するかを判定し、取得されたリストのユーザ情報のうち未だ登録されていないユーザ情報を抽出し、該抽出したユーザ情報をリストデータに宛先リストとして登録する構成が記載されている。
特開２００４−３０５８３号公報

本発明は、利用頻度の高い宛先情報を、利用者に対応して簡単に登録することができ、さらに、登録した宛先情報を運用時に利用頻度の高い宛先情報で随時更新していくようにした宛先情報管理システムおよび送信端末装置および宛先情報管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明の宛先情報管理システムは、送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置と、前記宛先管理装置で管理される宛先情報に基づき情報の通信を行う通信端末装置と、前記通信端末装置からの送信情報の送信元および宛先含む過去の送信履歴情報を管理する通信管理装置とを備え、前記宛先管理装置は、前記通信端末装置の設置場所情報に対応して該通信端末装置を使用する部門を関連付けて記憶する部門管理手段と、前記通信端末装置から送信される前記設置場所情報に基づき該設置場所情報に対応する部門を前記部門管理手段が管理する部門から特定する特定手段と、前記特定手段で特定された部門に基づき該部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を外部から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した宛先要覧を前記通信端末装置から送信される前記設置場所情報に応答して該通信端末装置に返信する返信手段とを具備し、前記通信端末装置は、前記返信手段により前記宛先管理装置から返信された前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段と、前記通信管理装置が管理する前記送信履歴情報から前記部門の構成員からの送信情報の宛先を抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した宛先に基づき前記宛先記憶手段に記憶した前記宛先要覧を更新する更新手段とを具備する。

請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記通信端末装置は、前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段を具備する。

請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記表示制御手段は、前記抽出手段で抽出した宛先の中で直近に使用された宛先を前記表示部の最上位に表示制御する。

請求項４の発明は、請求項２の発明において、前記表示制御手段は、前記抽出手段で抽出した宛先を前記表示部に使用回数が多い順で表示制御する。

請求項５の発明は、請求項２の発明において、前記表示制御手段は、前記抽出手段で抽出した宛先が含まれ部署の中で使用回数が多い宛先が含まれる部署を前記表示部に表示制御するとともに、該表示された部署の選択により、該部署に含まれる宛先を使用回数が多い順で前記表示部に表示するように切り換え表示制御する。

請求項６の発明は、請求項４または５の発明において、前記表示制御手段は、前記抽出手段で抽出した宛先の種別に対応して重み付けを行って、該重み付けにしたがって前記使用回数に対応した表示制御する。

請求項７の発明は、請求項１の発明において、前記宛先監視装置は、前記部門管理手段が管理する部門毎に、該部門に対応する部門別宛先要覧を管理する部門別宛先要覧管理手段と、前記部門に対応して前記通信管理装置が管理する前記送信履歴情報から各部門の構成員からの送信情報の宛先を部門別に抽出する部門別抽出手段と、前記部門別抽出手段で抽出した部門別宛先に基づき前記部門別宛先要覧管理手段が管理する部門別宛先要覧を更新する部門別宛先要覧更新手段とを更に具備し、前記返信手段は、前記部門別宛先要覧更新手段により更新された部門別宛先要覧を該当送信端末装置に返信する。

請求項８の発明の通信端末装置は、送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置に対して設置場所情報を送信して、該設置場所情報に対応する部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を該宛先管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段と、通信管理装置が管理する送信情報の送信元および宛先含む過去の送信履歴情報から前記部門の構成員からの送信情報の宛先を抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出した宛先に基づき前記宛先記憶手段に記憶した前記宛先要覧を更新する更新手段と、前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段とを具備する。

請求項９の発明の宛先要情報管理プログラムは、コンピュータを、送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置に対して設置場所情報を送信して、該設置場所情報に対応する部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を該宛先管理装置から取得する取得手段、前記取得手段で取得した前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段、通信管理装置が管理する送信情報の送信元および宛先含む過去の送信履歴情報から前記部門の構成員からの送信情報の宛先を抽出する抽出手段、前記抽出手段で抽出した宛先に基づき前記宛先記憶手段に記憶した前記宛先要覧を更新する更新手段、前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段として機能させる。

請求項１の発明によれば、通信端末装置の設置時に、利用頻度の高い宛先情報を、利用者に対応して簡単に登録でき、さらに、登録した宛先情報を運用時に利用頻度の高い宛先情報で随時更新していくことができる。

請求項２の発明によれば、請求項１の効果に加えて、利用頻度の高い宛先情報を選択的に利用者に提示することができる。

請求３の発明によれば、請求項１の効果に加えて、利用者が直近に使用された宛先を優先して利用者に表示することができる。

請求項４の発明によれば、請求項１の効果に加えて、利用者による使用回数が多い順で宛先を利用者に表示することができる。

請求項５の発明によれば、請求項１の効果に加えて、利用者による宛先が含まれ部署の中で使用回数が多い宛先が含まれる部署を利用者に提示するとともに、該部署に含まれる宛先を使用回数が多い順で利用者に提示することができる。

請求項６の発明によれば、請求項４および５の効果に加えて、宛先の種別に対応した使用回数に対応して宛先を利用者に表示することができる。

請求項７の発明によれば、請求項１の効果に加えて、利用頻度の高い宛先情報を、部門に対応して登録し、さらに、登録した宛先情報を運用時に利用頻度の高い宛先情報で部門別に随時更新していくことができる。

請求項８の発明によれば、利用頻度の高い宛先情報を、利用者に対応して簡単に登録でき、さらに、登録した宛先情報を運用時に利用頻度の高い宛先情報で随時更新していくことができる。

請求項９の発明によれば、利用頻度の高い宛先情報を、利用者に対応して簡単に登録でき、さらに、登録した宛先情報を運用時に利用頻度の高い宛先情報で随時更新する宛先情報管理プログラムを提供することができる。

以下、本発明に係わる画像処理装置および画像完全消去プログラムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

本発明は、各通信端末装置の設置時に、利用頻度の高い宛先情報を各通信端末装置の宛先記憶手段に登録するとともに、運用時に利用頻度の高い宛先情報で宛先記憶手段に記憶した宛先情報を随時更新する。

なお、以下に示す実施例においては、本発明を、電子メールシステムに適用した場合を示し、この場合、本発明の宛先記憶手段は、各デバイス装置（通信端末装置）に設けられ、メールアドレスを記憶するアドレス帳記憶部に対応し、宛先管理手段は、例えば、全社のメールアドレスを管理するするアドレス帳サーバに対応し、通信管理手段は、メールサーバに対応する。

本発明は、全社アドレス帳のような大規模なアドレス帳から、いかにして必要な情報だけを選別して抽出するか、さらにユーザにとって利便性が向上するようにデバイス装置に表示するかを示す。

すなわち、デバイス装置を設置した際に、デバイス装置の設置場所情報(ネットワークアドレスなど)から、デバイス装置が主に使われている部門やグループを判断して、それに応じたユーザ情報を外部のアドレス帳サーバより取得してデバイス装置のアドレス帳として表示させる。さらに、メールサーバと連携をして、その部門やグループでよく送信されている宛先(メールアドレス)を抽出して、上位に表示して、利用頻度の高いものを優先的に表示する機能も有する。

本願発明においては、
１）デバイス装置に新規にアドレス帳を登録する手間をかけずに、自動的に必要なアドレス帳をサーバから取得し表示する
２）デバイス装置側でアドレス帳を管理する必要なく、利用頻度の高いアドレスを優先的に表示する
これらの構成のについては、以下に示す実施例の中で具体的に記載する。

図１は、本発明に係わる宛先情報管理システムの一実施例の全体構成を示す図である。

図１に示す宛先情報管理システム１００は、デバイス装置１０、アドレス帳サーバ２０、メールサーバ３０をネットワーク４０を介して接続される。

デバイス装置１０は、電子メールの通信機能を有する、例えば、複合機等であり、アドレス帳記憶部１１、送信履歴情報変換部１２、部門別アドレス帳更新部１３、制御部１４、操作表示部１５、通信部１６を具備して構成される。

ここで、アドレス帳記憶部１１は、電子メールの宛先であるメールアドレスを記憶するものであり、送信履歴情報変換部１２は、メールサーバ３０から取得した送信履歴情報を記憶して、自装置で使用する形態に変換するものであり、部門別アドレス帳更新部１３は、アドレス帳サーバ２０から取得したアドレス帳を記憶して、該アドレス帳の更新処理を行うものであり、制御部１４は、このデバイス装置１０の全体の制御を行うものであり、操作表示部１５は、アドレス帳の表示およびこの表示されたアドレス帳からのメールアドレスの選択操作等を行うものであり、通信部１６は、ネットワーク４０に接続され、ネットワーク４０を介した通信を制御するものである。

アドレス帳サーバ２０は、この宛先情報管理システム１００に係わる全社のメールアドレスを管理するするもので、制御部２１、全社アドレス管理部２２、部門管理部２３、通信部２４を具備して構成される。

ここで、制御部２１は、このアドレス帳サーバ２０の全体の制御を行うものであり、全社アドレス管理部２２は、全社のメールアドレスを記憶して管理するものであり、部門管理部２３は、全社の部門を記憶して管理するものであり、通信部２４は、ネットワーク４０に接続され、ネットワーク４０を介した通信を制御するものである。

メールサーバ３０は、電子メールの送受信制御を行うもので、通信部３１、制御部３２、送信履歴管理部３３を具備して構成される。

ここで、通信部３１は、ネットワーク４０に接続され、ネットワーク４０を介した通信を制御するものであり、制御部３２は、このメールサーバ３０の全体の制御を行うものであり、送信履歴管理部３３は、このこのメールサーバ３０を用いた電子メールの送信履歴を管理するものである。

図２は、図１に示した宛先情報管理システムにおける実施例１の動作を説明するシーケンスチャートである。

図２において、デバイス装置１０は、新規に設置した際に、このデバイス装置１０の設置場所情報をアドレス帳サーバ２０に送信する（ステップ２０１）。ここで、デバイス装置１０の設置場所情報は、デバイス装置１０の設置場所に対応するもので、この実施例においては、このデバイス装置のネットワークアドレスが用いられる。

すなわち、この場合、このデバイス装置１０の設置場所のネットワークアドレスは「１００ｎｅｔ」であるので、デバイス装置１０は、ネットワークアドレス「１００ｎｅｔ」をこのデバイス装置１０の設置場所情報としてアドレス帳サーバ２０に送信する。

アドレス帳サーバ２０は、部門管理部２３で、図３に示すような部門管理情報３００を管理している。この部門管理情報３００は、「設置場所情報」に対応して「部門」およびその「構成員」を記憶したもので、例えば、設置場所情報が「１００ｎｅｔ」の場合、部門は「Ａ開発部」であり、その構成員は、「Ｘ，Ｙ，Ｚ」であり、設置場所情報が「１２０ｎｅｔ」の場合、部門は「Ｃ営業部」であり、その構成員は、「甲，乙，丙」であることを示している。

アドレス帳サーバは、全社アドレス管理部２２で、図４に示すような、各部門に対応した全社アドレス帳４００を管理している。ここで、例えば、「１００ｎｅｔＡ開発部」のアドレス帳４１０は、「１００ｎｅｔＡ開発部」の構成員の「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」を使用対象としており、「１２０ｎｅｔＣ営業部」のアドレス帳４１０は、「１２０ｎｅｔＣ営業部」の構成員の「営業マン甲さん」、「営業マン乙さん」、「営業マン丙さん」を使用対象としている。

アドレス帳サーバ２０は、デバイス装置１０から設置場所情報としてネットワークアドレス「１００ｎｅｔ」を受信すると、上記図３に示した部門管理部２３で管理されている部門管理情報３００を参照して、デバイス装置１０が主に使われている部門は、「Ａ開発部」であると特定する（ステップ２０２）。

次に、上記図４に示した全社アドレス管理部２２で管理されている全社アドレス帳４００を参照して、この特定した「Ａ開発部」に対応する「１００ｎｅｔＡ開発部」のアドレス帳４１０を取得する（ステップ２０３）。ここで、全社アドレス管理部２２からの部門別アドレス帳データの取得手法は、ＬＤＡＰプロトコル（Lightweight Directory Access Protocol）を利用しても良いし、それ以外の方法でも良い。

アドレス帳サーバ２０は、次に、部門別アドレス帳データ、すなわち、ステップ２０３で取得した「Ａ開発部」に対応する「１００ｎｅｔＡ開発部」のアドレス帳４１０に対応するデータをデバイス１０に返送する（ステップ２０４）。

デバイス１０は、アドレス帳サーバ２０から部門別アドレス帳データの返送を受けると、この部門別アドレス帳データを、アドレス帳記憶部１１に記憶して、この部門別アドレス帳データに対応するアドレス帳を通常使用するアドレス帳として登録する（ステップ２０５）。

デバイス１０は、上記のようにして通常使用するアドレス帳を登録した後、通常の運用に際しては、メールサーバ３０の送信履歴管理部３３に管理された送信履歴に基づき当該部門でよく利用するメールアドレスの更新制御を行う。

デバイス１０は、所定の間隔でメールサーバ３０に対してメール送信履歴検索要求を送信する（ステップ２０６）。

メールサーバ３０は、デバイス装置１０からのメール送信履歴検索要求により、デバイス１０を使用する部門に所属している全ユーザのメールアドレスを検索キーワードとして、送信履歴管理部３３で管理されている過去のメール送信履歴を自動的に検索する（ステップ２０７）。

上記の例では、「１００ｎｅｔＡ開発部」に所属しているのは「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」であるので、「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」に関するメールをメールサーバ３０の送信履歴管理部３３で管理されている過去の送信履歴から検索する。

図５は、メールサーバ３０の送信履歴管理部３３で管理されている過去の送信履歴の一例を示したものである。図５に示す過去の送信履歴５００の場合、「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」が送信元（Ｆｒｏｍ）になっているメールは、「１」、「２」、「４」、「５」、「７」、「９」であるので、これらのメールを抽出し、その検索結果をデバイス装置１０に返送する（ステップ２０８）。

デバイス装置１０では、メールサーバ３０から返送された検索結果に基づきアドレス帳記憶部１１に記憶されている部門別アドレス帳を更新する（ステップ２０９）。

また、デバイス装置１０では、上記更新されれた部門別アドレス帳を表示するとともに（ステップ２１０）、上記メールサーバ３０から返送された検索結果に基づき部門でよく使われる宛先を表示する（ステップ２１１）。図６の（Ａ）は、ステップ２１０で表示される部門別アドレス帳６１０の一例を示し、図６の（Ｂ）は、ステップ２１１で表示される部門でよく使われる宛先６２０の一例を示す。

なお、ステップ２０５のメール送信履歴検索要求は、デバイス装置１０のログイン画面から、パスワード認証などの認証操作を行って、認証が正しいと判断された場合に、ログインしてメールサーバ３０に送信するようにしてもよい。

また、ステップ２１１の「よく使われる宛先表示」では、ステップ２０８で返送された検索結果の中で直近に使用された宛先を最上位に表示するようにしてもよく、また、使用回数が多い順で表示制御するように構成してもよい。

例えば、メールサーバ３０の送信履歴管理部３３で管理されている過去の送信履歴が図７の（Ａ）に示す「過去の送信履歴」７００の場合、「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」が送信元（Ｆｒｏｍ）になっているメールは、「１」、「２」、「４」、「５」、「７」、「９」、「１０」、「１１」、「１３」、「１４」、「１５」、「１７」、「１８」、「２０」であるが、直近に使用された宛先は「Ｔｏ Ｙさん」であり、次は、「Ｔｏ 甲さん」、「Ｔｏ 外部委託会社」、「Ｔｏ 乙さん」の順である。

また、この場合、使われた宛先の回数は、図７の（Ｂ）の「使われた宛先の回数」７１０に示されるように、「Ｔｏ 乙さん」が６回、「Ｔｏ Ｙさん」が４回、「Ｔｏ 甲さん」が２回、「Ｔｏ 外部委託会社」が１回である。

そこで、「直近に使用された宛先を優先」と「使われた回数が多い宛先を優先」とを選択可能にし、「よく使われる宛先表示」において、「直近に使用された宛先を優先」が選択された場合は、「Ｔｏ Ｙさん」を最優先した図８の（Ａ）の「部門でよく使われる宛先」８１０を表示し、「使われた回数が多い宛先を優先」が選択された場合は、「Ｔｏ 乙さん」を最優先した図８の（Ｂ）の「部門でよく使われる宛先」８１０を表示する。

また、ステップ２１１の「よく使われる宛先表示」では、使用回数が多い宛先が含まれる部署を表示して、この表示された部署の選択により、該部署に含まれる宛先を使用回数が多い順で表示するようにしてもよい。

例えば、「部門でよく使われる宛先」の表示に、図９の「部門でよく使われる宛先」９１０に示すように、「部門でよく使われる部署」を表示し、この「部門でよく使われる部署」の中の「開発部」、「営業部」から「営業部」が選択された場合は、「営業部のよく使われる宛先」９２０を表示する。

また、ステップ２０７のメール送信履歴の検索において、宛先の種別、すなわち「Ｆｒｏｍ」、「Ｃｃ」、「Ｂｃｃ」に対応して重み付けを行って、該重み付けにしたがって計算した値から表示順序を制御するようにしてもよい。

例えば、メールサーバ３０の送信履歴管理部３３で管理されている過去の送信履歴が図１０に示す「過去の送信履歴」１０００の場合、宛先の登場回数は「Ｚさん」が最も多いが、「Ｚさん」は「Ｃｃ」での送信が多いため、この場合の「部門でよく使われる宛先」の表示は、図９の「部門でよく使われる宛先」１１００に示すように、「Ｔｏ Ｙさん」を最優先した表示になる。

なお、図２のステップ２０５のメール送信履歴検索要求に基づく、ステップ２０９のアドレス帳の更新は、初期設定で設定した間隔で行うことを基本とするが、使用者による操作に基づく手動更新によって行ってもよい。

実施例１では、メールサーバ３０に対する「メール送信履歴検索要求」をデバイス装置１０から行って、その検索結果からデバイス装置１０のアドレス帳記憶部１１に記憶したアドレス帳の更新を行うようにしたが、実施例２においては、アドレス帳サーバ２０がメールサーバ３０に対する「メール送信履歴検索要求」を行うようにして、その検索結果からアドレス帳サーバ２０の全社アドレス管理部２２で管理される部門別アドレス帳を更新し、この更新した部門別アドレス帳をデバイス装置１０に送信して、デバイス装置１０のアドレス帳記憶部１１に記憶したアドレス帳の登録、更新を行うように構成される。

なお、この実施例２のおいても、図１に示したシステム構成と同様のシステム構成を用いることができ、また、デバイス装置１０における「よく使われる宛先表示」は、図６乃至図１１で説明した「よく使われる宛先表示」と同様の手法を採用することができる。

図１２は、図１に示した宛先情報管理システムにおける実施例１の動作を説明するシーケンスチャートである。

図１２において、デバイス装置１０は、新規に設置した際に、このデバイス装置１０の設置場所情報をアドレス帳サーバ２０に送信する（ステップ１２０１）。

アドレス帳サーバ２０は、部門管理部２３で、図３に示すような部門管理情報３００を管理しており、全社アドレス管理部２２で、図４に示すような、各部門に対応した全社アドレス帳４００を管理しており、デバイス装置１０から設置場所情報として、例えば、ネットワークアドレス「１００ｎｅｔ」を受信すると、上記図３に示した部門管理部２３で管理されている部門管理情報３００を参照して、デバイス装置１０が主に使われている部門は、「Ａ開発部」であると特定する（ステップ１２０２）。

次に、上記図４に示した全社アドレス管理部２２で管理されている全社アドレス帳４００を参照して、この特定した「Ａ開発部」に対応する「１００ｎｅｔＡ開発部」のアドレス帳４１０を取得する（ステップ１２０３）。

アドレス帳サーバ２０は、部門別アドレス帳データ、すなわち、ステップ２０３で取得した「Ａ開発部」に対応する「１００ｎｅｔＡ開発部」のアドレス帳４１０に対応するデータに基づき、メールサーバ３０に対してメール送信履歴検索要求を送信する（ステップ１２０４）。

メールサーバ３０は、デバイス装置１０からのメール送信履歴検索要求により、デバイス１０を使用する部門に所属している全ユーザのメールアドレスを検索キーワードとして、送信履歴管理部３３で管理されている過去のメール送信履歴を自動的に検索する（ステップ１２０５）。

上記の例では、「１００ｎｅｔＡ開発部」に所属しているのは「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」であるので、「エンジニアＸさん」、「エンジニアＹさん」、「エンジニアＺさん」に関するメールをメールサーバ３０の送信履歴管理部３３で管理されている過去の送信履歴から検索し、その検索結果をアドレス帳サーバ２０に返送する（ステップ１２０６）。

アドレス帳サーバ２０では、メールサーバ３０から返送された検索結果に基づき、ステップ１２０３で取得した部門別アドレス帳を更新し（ステップ１２０７）、この更新した部門別アドレス帳およびメールサーバ３０から返送された検索結果をデバイス装置１０に送信する（ステップ１２０８）。

デバイス装置１０では、アドレス帳サーバ３０から送信された部門別アドレス帳に基づき、アドレス帳記憶部１１に記憶される部門別アドレス帳を登録する（ステップ１２
０９）。

また、デバイス装置１０では、上記更新された部門別アドレス帳を表示するとともに（ステップ１２１０）、上記メールサーバ３０から返送された検索結果に基づき部門でよく使われる宛先を表示する（ステップ１２１１）。

なお、上記説明においては、デバイス装置１０の設置時の動作について説明したが、運用時においては、図１２のステップ１２０４のように、アドレス帳サーバ２０からメールサーバ３０に定期的にメール装置履歴検索要求を行い、アドレス帳サーバ２０はメールサーバから返送された検索結果に基づき部門別アドレス帳を更新してデバイス装置１０に送信することにより、デバイス装置１０のアドレス帳記憶部１１に記憶される部門別アドレス帳を更新し、また、メールサーバ３０から返送された検索結果に基づき部門でよく使われる宛先を表示する。

以上が本発明の代表的な実施形態の一例であるが、本発明は、上記実施例及び図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

また、上記宛先情報管理処理は、記憶装置に記憶された宛先情報管理プログラムに基づき中央演算処理装置で処理することによっても行うことができる。

また、上記宛先情報管理プログラムは、ネットワーク等の通信手段により提供することは勿論、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の外部記録媒体に記録して提供することも可能である。

なお、上記実施例においては、本発明を、電子メールシステムに適用した場合を示したが、宛先情報の管理が必要な他の通信システムにも同様に適用可能である。

図１は、本発明に係わる宛先情報管理システムの一実施例の全体構成を示す図である。 図１に示した宛先情報管理システムにおける実施例１の動作を説明するシーケンスチャートである。 図１に示したアドレス帳サーバの部門管理部で管理される部門管理情報の一例を示す図である。 図１に示したアドレス帳サーバの全社アドレス管理部で管理される全社アドレス帳の一例を示す図である。 メールサーバの送信履歴管理部で管理されている過去の送信履歴の一例を示した図である。 図１に示したデバイス装置で表示される部門別アドレス帳およびよく部門で使われる宛先の一例を示した図である。 メールサーバの送信履歴管理部で管理されている過去の送信履歴の一例および使われた宛先の回数を示す図である。 図１に示したデバイス装置で表示される部門でよく使われる宛先の一例を示した図である。 図１に示したデバイス装置で表示される部門でよく使われる宛先の一例を示した図である。 メールサーバの送信履歴管理部で管理されている過去の送信履歴の一例を示した図である。 図１に示したデバイス装置で表示される部門でよく使われる宛先の一例を示した図である。 図１に示した宛先情報管理システムにおける実施例１の動作を説明するシーケンスチャートである。

符号の説明

１０ デバイス装置
１１ アドレス帳記憶部
１２ 送信履歴情報変換部
１３ 部門別アドレス帳更新部
１４ 制御部
１５ 操作表示部
１６ 通信部
２０ アドレス帳サーバ
２１ 制御部
２２ 全社アドレス管理部
２３ 部門管理部
２４ 通信部
３０ メールサーバ
３１ 通信部
３２ 制御部
３３ 送信履歴管理部
４０ ネットワーク
１００ 宛先情報管理システム

Claims (9)

1. 送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置と、
   前記宛先管理装置で管理される宛先情報に基づき情報の通信を行う通信端末装置と、
   前記通信端末装置からの送信情報の送信元および宛先を含む過去の送信履歴情報を管理する通信管理装置と
   を備え、
   前記宛先管理装置は、
   前記通信端末装置の設置場所情報に対応して該通信端末装置を使用する部門を関連付けて記憶する部門管理手段と、
   部門の構成員が使用する宛先情報を管理する宛先記憶手段と、
   前記通信端末装置から送信される前記設置場所情報に基づき該設置場所情報に対応する部門を前記部門管理手段が管理する部門から特定する特定手段と、
   前記宛先記憶手段で管理される宛先情報を参照し、前記特定手段で特定された部門に基づき該部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得した宛先要覧を前記通信端末装置から送信される前記設置場所情報に応答して該通信端末装置に返信する宛先要覧返信手段と
   を具備し、
   前記通信端末装置は、
   前記宛先要覧返信手段により前記宛先管理装置から返信された前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段と、
   前記通信管理装置に対し、前記通信管理装置が管理する前記送信履歴情報から前記部門の構成員の送信元に関する情報に基づいて、前記部門の構成員による送信履歴の検索を指示する送信履歴検索要求手段と、
   宛先記憶手段に記憶された宛先要覧を、前記送信履歴検索要求手段の要求に応じ、前記通信管理装置から返送された検索結果に基づき更新する更新手段と、
   前記通信管理装置は、
   前記通信端末装置からの過去の送信履歴情報を管理する送信履歴管理手段と、
   前記通信端末装置の前記送信履歴検索要求手段からの検索要求により、検索を要求した前記通信端末装置に対応する部門の構成員の送信元に関する情報に基づいて、送信履歴管理手段で管理されている過去の送信履歴情報を検索する送信履歴検索手段と、
   前記送信履歴検索手段によって取得した検索結果を前記通信端末に返信する送信履歴返信手段と
   を具備する宛先情報管理システム。
2. 前記通信端末装置は、
   前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段
   を具備する請求項１記載の宛先情報管理システム。
3. 前記表示制御手段は、
   前記抽出手段で抽出した宛先の中で直近に使用された宛先を前記表示部の最上位に表示制御する請求項２記載の宛先情報管理システム。
4. 前記表示制御手段は、
   前記抽出手段で抽出した宛先を前記表示部に使用回数が多い順で表示制御する請求項２記載の宛先情報管理システム。
5. 前記表示制御手段は、
   前記抽出手段で抽出した宛先が含まれ部署の中で使用回数が多い宛先が含まれる部署を前記表示部に表示制御するとともに、該表示された部署の選択により、該部署に含まれる宛先を使用回数が多い順で前記表示部に表示するように切り換え表示制御する請求項２記載の宛先情報管理システム。
6. 前記表示制御手段は、
   前記抽出手段で抽出した宛先の種別に対応して重み付けを行い、前記宛先の種別ごとに前記使用回数を計算し、重み付けによって重要度が高い種別に位置づけられた種別の宛先を、重要度が低い種別の宛先より優先して順位付けた上で、前記使用回数に対応した表示制御する請求項４または５記載の宛先情報管理システム。
7. 前記宛先管理装置は、
   前記部門管理手段が管理する部門毎に、該部門に対応する部門別宛先要覧を管理する部門別宛先要覧管理手段と、
   前記部門に対応して前記通信管理装置が管理する前記送信履歴情報から各部門の構成員からの送信情報の宛先を部門別に抽出する部門別抽出手段と、
   前記部門別抽出手段で抽出した部門別宛先に基づき前記部門別宛先要覧管理手段が管理する部門別宛先要覧を更新する部門別宛先要覧更新手段と
   を更に具備し、
   前記宛先要覧返信手段は、
   前記部門別宛先要覧更新手段により更新された部門別宛先要覧を該当送信端末装置に返信する請求項１記載の宛先情報管理システム。
8. 送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置に対して設置場所情報を送信して、該設置場所情報に対応する部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を該宛先管理装置から取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得した前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段と、
   通信管理装置に対し、通信管理装置が管理する送信情報の送信元および宛先を含む過去の送信履歴情報から前記部門の構成員の送信元に関する情報に基づいて、前記部門の構成員による送信履歴の検索を指示する送信履歴検索要求手段と、
   宛先記憶手段に記憶された宛先要覧を、送信履歴検索要求手段の要求に応じ、前記通信管理装置から返送された検索結果に基づき更新する更新手段と、
   前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段と
   を具備する通信端末装置。
9. コンピュータを、
   送信情報の宛先情報を管理する宛先管理装置に対して設置場所情報を送信して、該設置場所情報に対応する部門の構成員が使用する宛先情報の宛先要覧を該宛先管理装置から取得する取得手段、
   前記取得手段で取得した前記宛先要覧を記憶する宛先記憶手段、
   通信管理装置に対し、通信管理装置が管理する送信情報の送信元および宛先を含む過去の送信履歴情報から前記部門の構成員の送信元に関する情報に基づいて、前記部門の構成員による送信履歴の検索を指示する送信履歴検索要求手段、
   宛先記憶手段に記憶された宛先要覧を、送信履歴検索要求手段の要求に応じ、前記通信管理装置から返送された検索結果に基づき更新する更新手段、
   前記宛先記憶手段に記憶される前記宛先要覧を表示部に表示制御する表示制御手段
   として機能させる宛先情報管理プログラム。

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