JP4811705B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文書画像を形成された記録媒体を管理することによって文書を管理する文書管理システムに関するものである。

機密書類の書類記載情報を取得して記憶した後に、機密書類を切断して破棄することにより、機密書類を管理する機密書類管理システムが知られている（特許文献１参照）。

特開２００３−６２４７６号公報

しかしながら、上記従来例においては、機密書類の書類記載情報を取得した後に、機密書類が他の書類に差し替えられて切断が行われても、切断された書類が機密書類であったか否かを確認することができず、機密レベルの高い書類が確実に切断されたことを確認することができないという問題があった。

そこで、本発明は、細断すべき文書が細断されたことを確認することができる文書管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書画像を形成された記録媒体を細断する細断手段と、この細断手段が細断した記録媒体から文書画像を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った文書画像に対応する情報を出力する出力手段とを有する文書管理システムにある。即ち、細断した記録媒体から読取られた文書画像に対応する情報を確認することができるので、細断すべき文書が細断されたことを確認することができる。

好適には、前記読取り手段が読取った文書画像を記憶する記憶手段をさらに有する。したがって、細断された記録媒体から読取られた文書画像を再利用することができる。

また、好適には、前記読取り手段が記録媒体から文書画像を読取る場合に、前記細断手段が細断した記録媒体の少なくとも一部が平面状になるように記録媒体の姿勢を矯正する矯正手段をさらに有する。したがって、記録媒体が細断されていても、読取り手段が記録媒体に形成された文書画像を読取る精度を向上させることができる。

また、好適には文書画像を形成された記録媒体から情報を検出する情報検出手段をさらに有し、前記細断手段は、前記情報検出手段が情報を検出した記録媒体を細断する。即ち、情報検出手段は、細断手段が記録媒体を細断する以前に、例えば記録媒体の通過、記録媒体に形成された文書画像自体、又は記録媒体に形成された文書画像に固有な文書ＩＤなどの情報を記録媒体から検出することができる。

また、好適には、前記情報検出手段が情報を検出したタイミング、及び前記読取り手段が文書画像を読取ったタイミングに基づいて、記録媒体が細断されたか否かを判定する判定手段をさらに有する。即ち、判定手段は、情報検出手段が情報を検出した後に、読取り手段が文書画像を読取ることに基づいて、記録媒体が細断されたか否かを判定する。

また、好適には、前記情報検出手段は、記録媒体に形成された文書画像に固有な情報を検出する。文書画像に固有な情報は、例えば記録媒体に形成された文書画像自体、又は文書画像に固有な文書ＩＤなどである。

また、好適には、前記情報検出手段が検出した文書画像に固有な情報に応じて、前記読取り手段が読取った文書画像が所定の文書画像であるか否かを判定する文書画像判定手段をさらに有する。即ち、文書画像判定手段は、情報検出手段が検出した文書画像に固有な情報と、読取り手段が読取った文書画像とを対比することにより、読取り手段が読取った文書画像が所定の文書画像であるか否かを判定する。

また、本発明の第２の特徴とするところは、文書画像を形成された記録媒体を細断する第１の細断手段と、この第１の細断手段が細断した記録媒体から文書画像を読取る読取り手段と、この読取り手段により文書画像が読取られた記録媒体をさらに細断する第２の細断手段と、前記読取り手段が読取った文書画像に対応する情報を出力する出力手段とを有する文書管理システムにある。即ち、ユーザは、第１の細断手段が細断した記録媒体から読取られた文書画像に対応する情報を確認することができるので、細断すべき文書が細断されたことを確認することができる。また、文書管理システムは、第２の細断手段が記録媒体をさらに細断するので、第１の細断手段が細断した記録媒体から読取ることが可能であった文書画像を読取ることができないようにすることができる。

好適には、文書画像を形成された記録媒体から情報を検出する情報検出手段をさらに有し、前記第１の細断手段は、前記情報検出手段が情報を検出した記録媒体を細断する。即ち、情報検出手段は、第１の細断手段が記録媒体を細断する以前に、例えば記録媒体の通過、記録媒体に形成された文書画像自体、又は記録媒体に形成された文書画像に固有な文書ＩＤなどの情報を記録媒体から検出することができる。

本発明によれば、細断すべき文書が細断されたことを確認することができる。

次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成が示されている。図１に示すように、文書管理システム１は、例えば隔離された空間である事業所３内に配置されたサーバ１０、画像形成装置１２、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４、電子錠１６及び文書廃棄装置２から構成され、文書の作成及び管理を行う。

サーバ１０は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、文書管理システム１により作成される文書（文書画像）を記憶するとともに、文書管理システム１を構成する各部を管理・制御する。画像形成装置１２は、例えばプリンタ、複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機（ＭＦＰ）である。例えば画像形成装置１２は、表示装置及び入力装置からなるユーザインターフェイス（ＵＩ）装置１４０を有するＰＣ１４からサーバ１０を介して入力される文書データ・印刷指示などに応じて用紙などの記録媒体４に文書（文書画像）を印刷する。なお、事業所３内において、画像形成装置１２が記録媒体４に印刷する文書（文書画像）には、例えば文書に固有の文書ＩＤが電子透かしとして付されるようになっている。

電子錠１６は、事業所３の出入り口３０に設けられた扉３２に対して、サーバ１０の処理に応じて施錠及び開錠を行うようにされている。例えば電子錠１６は、ユーザが入退室しようとする場合、図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザＩＤの認証が成功した場合に開錠するようにされている。

文書廃棄装置２は、例えば画像形成装置１２により文書（文書画像）が印刷された記録媒体４が載置されると、記録媒体４を細断して収容する。

次に、文書廃棄装置２について詳述する。
図２において、文書廃棄装置２の構成が示されている。文書廃棄装置２は、例えば廃棄文書載置部２０、廃棄処理部２２、細断済文書収容部２４及び制御部２６から構成される。

廃棄文書載置部２０は、文書廃棄装置２の正面側（図２において右側）に設けられ、文書画像が印刷された記録媒体４を受入れる開口部２００が上部に形成されている。また、廃棄文書載置部２０には、上方から開口部２００を通った複数の記録媒体４を載置される載置部２０２が設けられている。載置部２０２は、例えば記録媒体４の搬送方向先端側（図２において左側）が記録媒体４をピックアップして搬送するピックアップロール２０４に当接するように、載置された記録媒体４を下方から上昇させる。なお、載置部２０２に対し、記録媒体４は、例えば文書が印刷された面（片面）が下側になるように載置される。ピックアップロール２０４の搬送方向前方（図２において左側）にはリタードロール２０６が配置されている。

廃棄処理部２２は、廃棄文書載置部２０の背面側（図２において左側）に設けられ、検出部２２０、搬送ロール２２２、第１の細断部２２４、読取り部２２６、搬送ロール２２８及び第２の細断部２３０から構成され、ピックアップロール２０４によりピックアップされた記録媒体４に対して廃棄処理（図４を用いて後述）を行い、廃棄処理済みの記録媒体４を細断済文書収容部２４に向けて搬送する。

検出部２２０は、平面状に形成された上面により、ピックアップロール２０４によってピックアップされた記録媒体４の有無（通過）、及び記録媒体４に付された文書（文書画像）に固有の例えば文書ＩＤを検出し、制御部２６に対して出力する。また、検出部２２０は、記録媒体４に印刷された文書に固有な情報として、記録媒体４に印刷された文書画像自体を読取るものであってもよい。

搬送ロール２２２は、ピックアップロール２０４によりピックアップされた記録媒体４を搬送方向に搬送するとともに、記録媒体４の少なくとも一部が検出部２２０の上面に密着して平面状になるように、記録媒体４を検出部２２０に対して押圧する。つまり、検出部２２０と搬送ロール２２２との間で、記録媒体４は、少なくとも一部が平面状になるように姿勢が矯正されている。

第１の細断部２２４は、例えば回転しつつ記録媒体４を細断する回転カッターであり、搬送ロール２２２によって略水平方向に搬送される記録媒体４が複数の帯状の細断片になるように、記録媒体４を搬送方向に細断する。

読取り部２２６は、平面状に形成された上面により、第１の細断部２２４により細断された記録媒体４に印刷された文書画像を読取り、制御部２６に対して出力する。

搬送ロール２２８は、第１の細断部２２４により細断された４を搬送方向に搬送するとともに、記録媒体４の少なくとも一部が読取り部２２６の上面に密着して平面状になるように、記録媒体４を読取り部２２６に対して押圧する。つまり、読取り部２２６と搬送ロール２２８との間で、記録媒体４は、少なくとも一部が平面状になるように姿勢が矯正されている。

第２の細断部２３０は、搬送ロール２２８によって略水平方向に搬送される記録媒体４が複数の細かな小片になるように、記録媒体４を搬送方向に対して例えば直角な方向に細断する。

細断済文書収容部２４は、廃棄処理部２２の背面側（図２において左側）に設けられ、第２の細断部２３０により細断された記録媒体４を収容する収容ボックス２４０を有する。

制御部２６は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、検出部２２０の検出結果及び読取り部２２６の読取り結果を受入れるとともに、文書廃棄装置２を構成する各部を管理・制御する。また、制御部２６は、検出部２２０の検出結果及び読取り部２２６の読取り結果に応じて、記録媒体４が検出部２２０及び読取り部２２６をそれぞれ通過するタイミング、通過時間などを管理する。

したがって、載置部２０２からピックアップロール２０４によりピックアップされた記録媒体４は、図３（Ａ）に示すように、搬送方向先端が検出部２２０の上方へ導かれ、検出部２２０により文書ＩＤなどが検出される。記録媒体４は、文書ＩＤなどが検出されると、図３（Ｂ）に示すように、第１の細断部２２４により複数の帯状の細断片に細断され、読取り部２２６によって文書画像が読取られて、第２の細断部２３０により細断された後に収容ボックス２４０に収容される。

次に、文書管理システム１による記録媒体４の廃棄処理例について説明する。
図４は、文書管理システム１による記録媒体４の廃棄処理例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図４に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、記録媒体４が廃棄文書載置部２０から廃棄処理部２２へ搬送されると、制御部２６は、検出部２２０が記録媒体４の有無の検出を開始したタイミング（記録媒体４の通過の開始タイミング）を取得する。

ステップ１０２（Ｓ１０２）において、制御部２６は、読取り部２２６が記録媒体４から文書画像の読取りを開始したタイミングを取得する。

ステップ１０４（Ｓ１０４）において、制御部２６は、検出部２２０が記録媒体４からの情報の検出を終了したタイミング（通過の終了タイミング）を取得する。

ステップ１０６（Ｓ１０６）において、制御部２６は、文書画像に固有な情報（例えば文書ＩＤ）を検出部２２０から取得する。

ステップ１０８（Ｓ１０８）において、制御部２６は、ピックアップロール２０４、搬送ロール２２２及び搬送ロール２２８による記録媒体４の搬送速度、並びにＳ１０６の処理までに取得した情報を用いて記録媒体４のサイズを算出する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、制御部２６は、読取り部２２６が記録媒体４からの文書画像の読取りを終了したタイミングを取得する。

ステップ１１２（Ｓ１１２）において、制御部２６は、読取り部２２６の読取り結果（文書画像）を取得する。

ステップ１１４（Ｓ１１４）において、制御部２６は、記録媒体４のサイズ、記録媒体４の検出部２２０に対する通過時間、記録媒体４の読取り部２２６に対する通過時間、及び記録媒体４の搬送速度などを用いて、記録媒体４が検出部２２０の通過に連続して（連続的に）細断されたか否かを判定し、連続的に細断されていない場合にはＳ１１６の処理に進み、連続的に細断されている場合にはＳ１１８の処理に進む。

ステップ１１６（Ｓ１１６）において、制御部２６は、記録媒体４が連続的に細断をされなかったことを、例えばＵＩ装置１４０を介して出力する。

ステップ１１８（Ｓ１１８）において、制御部２６は、サーバ１０に対してアクセスし、細断された文書画像が同一文書ＩＤの原画像（原文書）と同一であるか否かを判定し、同一でない場合にはＳ１２０の処理に進み、同一である場合にはＳ１２２の処理に進む。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、制御部２６は、細断された文書画像が原画像と異なることを、例えばＵＩ装置１４０を介して出力する。

ステップ１２２（Ｓ１２２）において、制御部２６は、読取り部２２６の読取り結果（文書画像）を、例えばサーバ１０に記憶させる。
つまり、ユーザは、読取り部２２６の読取り結果を例えばＰＣ１４を介して取り出すことができる。

このように、文書管理システム１は、記録媒体４が検出部２２０の通過に連続して（連続的に）細断されたか否か、又は細断された文書画像が同一文書ＩＤの原画像（原文書）と同一であるか否かの少なくともいずれかを判定し、細断すべき文書が細断されたか否かを確認する。

なお、上記実施形態においては、記録媒体４のサイズを制御部２６が算出する例を示したが、これに限定されることなく、サーバ１０から文書ＩＤに応じて記録媒体４のサイズを読み出すようにしてもよい。また、文書管理システム１は、検出部２２０が読取り部２２６と同じ機能を有するように構成され、記録媒体４の細断の前後で文書画像が読取られるようにしてもよい。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。 文書廃棄装置の構成を示す側面図である。 廃棄処理部を通過する記録媒体を上方から見た状態を示す模式図であって、（Ａ）は記録媒体が検出部に達した状態を示し、（Ｂ）は記録媒体が細断カッターに達した状態を示す模式図である。 文書管理システムによる記録媒体の廃棄処理例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。

符号の説明

１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２・・・画像形成装置
１４・・・ＰＣ
１４０・・・ＵＩ装置
２・・・文書廃棄装置
２０・・・廃棄文書載置部
２２・・・廃棄処理部
２２０・・・検出部
２２２・・・搬送ロール
２２４・・・第１の細断部
２２６・・・読取り部
２２８・・・搬送ロール
２３０・・・第２の細断部
２４・・・細断済文書収容部
２６・・・制御部
４・・・記録媒体

Claims (8)

1. 文書画像を形成された記録媒体を細断する細断手段と、この細断手段が細断した記録媒体の少なくとも一部が平面状になるように記録媒体の姿勢を矯正する矯正手段と、この矯正手段が矯正した記録媒体から文書画像を読取る読取り手段と、この読取り手段が読取った文書画像に対応する情報を出力する出力手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記読取り手段が読取った文書画像を記憶する記憶手段をさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 文書画像を形成された記録媒体から情報を検出する情報検出手段をさらに有し、前記細断手段は、前記情報検出手段が情報を検出した記録媒体を細断することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
4. 前記情報検出手段が情報を検出したタイミング、及び前記読取り手段が文書画像を読取ったタイミングに基づいて、記録媒体が細断されたか否かを判定する判定手段をさらに有することを特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
5. 前記情報検出手段は、記録媒体に形成された文書画像に固有な情報を検出することを特徴とする請求項３又は４記載の文書管理システム。
6. 前記情報検出手段が検出した文書画像に固有な情報に応じて、前記読取り手段が読取った文書画像が所定の文書画像であるか否かを判定する文書画像判定手段をさらに有することを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
7. 文書画像を形成された記録媒体を細断する第１の細断手段と、この第１の細断手段が細断した記録媒体の少なくとも一部が平面状になるように記録媒体の姿勢を矯正する矯正手段と、この矯正手段が矯正した記録媒体から文書画像を読取る読取り手段と、この読取り手段により文書画像が読取られた記録媒体をさらに細断する第２の細断手段と、前記読取り手段が読取った文書画像に対応する情報を出力する出力手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
8. 文書画像を形成された記録媒体から情報を検出する情報検出手段をさらに有し、前記第１の細断手段は、前記情報検出手段が情報を検出した記録媒体を細断することを特徴とする請求項７記載の文書管理システム。

Images