JP4573214B2

JP4573214B2 - 文書管理システム、廃棄装置及び文書管理方法

Info

Publication number: JP4573214B2
Application number: JP2005172036A
Authority: JP
Inventors: 泰則斎藤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2005-06-13
Filing date: 2005-06-13
Publication date: 2010-11-04
Anticipated expiration: 2025-06-13
Also published as: JP2006352212A

Description

本発明は、文書を分類して管理する文書管理システム及び文書管理方法に関するものである。

機密書類の書類記載情報を取得して記憶した後に、機密書類を切断して破棄することにより、機密書類を管理する機密書類管理システムが知られている（特許文献１参照）。

特開２００３−６２４７６号公報

しかしながら、上記従来例においては、光学式スキャナなどの書類記載情報取得手段が機密書類から取得した書類記載情報を用いて機密書類の破棄を管理しており、例えば電子透かしなどを含む画像が書類記載情報である場合、取得した書類記載情報が原画像に対して劣化した画像となることによって機密書類を特定できなくなり、機密書類の廃棄を管理することができないという問題があった。

また、上記従来例においては、書類記載情報を特定するための固有な書類記載情報名が書類記載情報に含まれていても、書類記載情報である画像が劣化していると、書類記載情報取得手段が取得した書類記載情報が、本来の書類記載情報名に対応する固有の書類記載情報でない場合に、機密書類の廃棄を管理することができない。例えば、対応していない書類記載情報名と書類記載情報とが記載された偽造の機密書類が作成されると、機密書類を管理することができなくなってしまう。

そこで、本発明は、文書の内容を特定して、文書を分類することができる文書管理システム及び文書管理方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、記録媒体を廃棄する廃棄手段と、前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、を有することを特徴とする文書管理システムにある。即ち、情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較することができるので、文書の内容を特定することができ、文書を分類することができる。また、文書の内容を特定して、文書を廃棄することができる。

また、本発明の第２の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、記録媒体を廃棄する廃棄手段と、前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが同一であるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段の判定結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、を有することを特徴とする文書管理システムにある。即ち、報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが同一であるか否かを判定することにより、文書の内容を特定することができ、文書を分類することができる。また、文書の内容を特定して、文書を廃棄することができる。

好適には、記録媒体を前記廃棄手段が廃棄する前に保持する保持手段と、前記情報読取り手段が読取った文書に固有な情報に基づいて、前記保持手段を制御する保持制御手段と、をさらに有する。即ち、記録媒体の廃棄又は保持を文書に固有な情報に基づいて制御することができる。
また、好適には、前記比較手段の比較結果に応じて情報を出力する情報出力手段、をさらに有する。したがって、情報出力手段が出力した情報により、ユーザは、記録媒体の比較結果を把握することができる。

また、好適には、前記比較手段は、前記読取手段が読み取った文書に追記データが付加されている場合、この追記データを削除した文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する。

また、本発明の第３の特徴とするところは、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、記録媒体を廃棄する廃棄手段と、前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、を有することを特徴とする廃棄装置にある。即ち、報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが同一であるか否かを判定することにより、文書の内容を特定することができ、文書を分類することができる。また、文書の内容を特定して、文書を廃棄することができる。

また、本発明の第４の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較し、比較結果、読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが一致した場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法にある。

また、また、本発明の第５の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、読取った文書に固有な情報に基づいて、読取った文書から追記データを抽出し、予め登録された画像パターンが抽出された追記データ内にあるか否かを判定し、判定結果、予め登録された画像パターンが抽出された追記データ内にある場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法にある。

また、本発明の第６の特徴とするところは、文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、読取った文書に固有な情報に基づいて、読取った文書から所定の位置に記載された日時情報を抽出し、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取った日時と、前記抽出した日時とを比較し、比較結果、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取った日時が、前記抽出した日時以前である場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法にある。

本発明によれば、文書の内容を特定して、文書を分類することができる。

次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の概要が示されている。文書管理システム１は、例えば隔離された空間である事業所４内に配置されたサーバ１０、画像形成装置１２、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）１４、管理者用ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１６及び廃棄装置２を有し、文書の作成及び文書の廃棄などの管理を行う。

サーバ１０は、図示しないＣＰＵ及びメモリなどを有し、例えばクライアントＰＣ１４において作成された文書データ（原文書）に対して固有なＩＤ（機密管理ＩＤ）を付与し、文書データ及びＩＤを記憶するようにされており、さらに文書管理システム１を構成する各部を管理・制御する。
画像形成装置１２は、例えばプリンタ、複写機及びファクシミリ等の機能を有する複合機である。例えば画像形成装置１２は、サーバ１０を介してクライアントＰＣ１４から入力される文書データに応じて用紙などの記録媒体３に文書（画像）を印刷（記録）する。また、画像形成装置１２は、文書データに応じて、文書本体３０及び文書本体３０に固有のＩＤ（機密管理ＩＤ）３２を有する文書を記録媒体３に印刷するようにされている。なお、ＩＤ３２は、文書本体３０に対して独立させて設けられてもよいし、文書本体３０の一部を構成するものであってもよい。

クライアントＰＣ１４は、第１の入力部１４０、第２の入力部１４２及び表示装置１４４を有し、文書の作成、及び文書の印刷指示などを行うユーザが使用できるようにされている。第１の入力部１４０は、キーボード及びマウスなどであり、ユーザが表示装置１４４に表示される画像を確認しつつ、コマンド等を入力することができるようにされている。第２の入力部１４２は、例えば所定の入力領域を有するアノト式の手書き入力可能なペン入力装置であり、例えば第１の入力部１４０を介して入力された文書データに対し、手書きの追記データを別レイヤのデータとして付加することができるようにされている。
管理者用ＰＣ１６は、入力部１６０及び表示装置１６２を有し、例えば文書管理システム１により作成される文書の管理者であるユーザが使用できるようにされている。

廃棄装置２は、例えばサーバ１０の制御に応じて、記録媒体３の保持、又は記録媒体３を細かく切断して廃棄することができるようにされている。

事業所４の出入り口４０に設けられた扉４２には、サーバ１０の制御に応じて施錠及び開錠を行う電子錠４４が設けられている。電子錠４４は、ユーザが事業所４に対して入退室しようとする場合、例えば図示しない無線のＩＤカード読取り装置を用いたユーザの認証が成功することにより開錠するようにされている。

次に、廃棄装置２の詳細について説明する。
図２及び図３において、廃棄装置２の構成が示されている。
廃棄装置２は、例えば上方から順に重ねられたトレイ２０−１，２０−２及び細断部２４、表示装置及びキーボードなどを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置２５、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記憶装置２６、通信装置２７、並びにＣＰＵ２８０及びメモリ２８２を含む制御装置２８などから構成され、コンピュータとしての機能を有する。
また、制御装置２８は、例えばＵＩ装置２５を介して入力されるパスワードなどにより、廃棄装置２のユーザを認証するようにされている。

トレイ２０−１は、文書を印刷された記録媒体３を受入れる開口部２００が上部に形成されている。また、トレイ２０−１内には、上方から開口部２００を通った複数の記録媒体３を載置される載置部２０２が設けられている。載置部２０２は、例えば記録媒体３の搬送方向先端側（図３において右側）が記録媒体３をピックアップするピックアップロール２０４に当接するように、載置された記録媒体３を下方から上昇させる。ピックアップロール２０４の搬送方向前方（図３において右側）にはリタードロール２０６が配置されている。

第１の搬送路２０８は、トレイ２０−１のリタードロール２０６からトレイ２０−２内の蓄積部２１４までの記録媒体通路であり、記録媒体の搬送を補助する搬送ロール２１０−1〜２１０−３が設けられている。第１の搬送路２０８は、廃棄装置２のの正面（図３の右側面）近傍にあって、搬送ロール２１０−1，２１０−２間に略垂直に形成されている部分を有する。
また、ピックアップロール２０４と搬送ロール２１０−1との間には、例えばピックアップロール２０４によりピックアップされた記録媒体３に印刷された文書本体３０及びＩＤ（機密管理ＩＤ）３２を読取るスキャナなどの読取装置２１２が配置されている。

このように、載置部２０２からピックアップロール２０４により送り出された記録媒体３は、リタードロール２０６により、読取装置２１２の近傍を通って第１の搬送路２０８に導かれ、搬送ロール２１０−1〜２１０−３により下方に向けて搬送されて、トレイ２０−２内の蓄積部２１４上に重ねて蓄積される。

蓄積部２１４は、例えば記録媒体３の搬送方向先端側（図３において左側）が記録媒体３をピックアップするピックアップロール２１６に当接するように、載置された記録媒体３を下方から上昇させる。なお、蓄積部２１４に蓄積された記録媒体３は、例えば廃棄装置２の外部からは見ることができないようになっている。ピックアップロール２１６の搬送方向前方（図３において左側）にはリタードロール２１８が配置されている。

第２の搬送路２２０は、トレイ２０−２のリタードロール２１８からトレイ２０−１内の載置部２０２までの記録媒体通路であり、記録媒体の搬送を補助する搬送ロール２２２−1，２２２−２が設けられている。第２の搬送路２２０は、廃棄装置２の裏面（図３の左側面）近傍にあって、搬送ロール２２２−1，２２２−２間に略垂直に形成されている部分を有する。

また、搬送ロール２２２−１の裏面側（図３において左側）近傍には、トレイ２０−２内の記録媒体３をトレイ２０−１又は細断部２４のいずれかに導く切替え爪２２４が配置されている。つまり、切替え爪２２４は、トレイ２０−２のリタードロール２１８から細断部２４への記録媒体通路である第３の搬送路２２６、又は第２の搬送路２２０のいずれかに、記録媒体３を制御装置２８の制御に応じて導く。

細断部２４は、上述したようにトレイ２０−２の下方に配置されており、記録媒体３を細かく切断する細断カッター２４０、及び切断された記録媒体３を収容する収容部２４２を有し、導かれた記録媒体３を廃棄するためのシュレッダとして動作する。

したがって、トレイ２０−１の載置部２０２からピックアップロール２０４により送り出された記録媒体３は、リタードロール２０６により、読取装置２１２の近傍を通って第１の搬送路２０８に導かれ、搬送ロール２１０−1〜２１０−３により下方に向けて搬送されて、トレイ２０−２内の蓄積部２１４上に重ねて蓄積され、一旦保持される。

また、制御装置２８の制御によって蓄積部２１４からピックアップロール２１６により送り出された記録媒体３は、例えば切替え爪２２４が記録媒体３を細断部２４に導くように切替えられている場合には、第３の搬送路２２６及び細断カッター２４０を通って細かく切断され、収容部２４２に収容される。切替え爪２２４が記録媒体３をトレイ２０−１に導くように切替えられている場合には、記録媒体３は、第２の搬送路２２０に沿って上方に向けて搬送されて、トレイ２０−１内の載置部２０２上に戻されて、保持される。

次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図４は、文書管理システム１の全体動作例を示す概念図である。
図５は、文書管理システム１の全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、クライアントＰＣ１４は、例えば機密文書を作成したユーザの入力に応じて機密文書に対応する文書データをサーバ１０に対して出力し、画像形成装置１２により機密文書を印刷する指示をサーバ１０を介して行う。

ステップ１０２（Ｓ１０２）において、サーバ１０は、クライアントＰＣ１４から受入れた文書データに対し、ＩＤ（機密管理ＩＤ）を付与し、文書データ及びＩＤを画像形成装置１２に対して出力する。

ステップ１０４（Ｓ１０４）において、画像形成装置１２は、サーバ１０から受入れた文書データ及びＩＤに応じて、文書本体３０をＩＤ３２付きで記録媒体３に印刷する。つまり、画像形成装置１２は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を印刷（記録）する。

ステップ１０６（Ｓ１０６）において、サーバ１０は、画像形成装置１２に対して出力した文書データ（印刷データ）及びＩＤを対応付け、暗号化及び圧縮を行って記憶する。つまり、サーバ１０は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を保管する。
なお、文書データの活用として、例えば図６（Ａ）に示すように、文書本体３０及びＩＤ３２に対し、ユーザが第２の入力部１４２を介して追記レイヤ３００に手書き文字（追記データ）３０２を付加した場合には、サーバ１０は、追記データ３０２も文書本体３０及びＩＤ３２に対応付けて、暗号化及び圧縮を行って記憶する。

ステップ１０８（Ｓ１０８）において、廃棄装置２は、機密管理ＩＤ付きで機密文書を印刷された記録媒体３が載置部２０２に載置されると、記録媒体３からＩＤ３２及び文書本体３０を読み込む。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、廃棄装置２は、ＩＤ３２及び文書本体３０を読み込んだ記録媒体３を蓄積部２１４上に保持する。

ステップ１１２（Ｓ１１２）において、サーバ１０は、記憶している文書データを廃棄装置２が読み込んだＩＤ３２に応じて復号化し、伸張することによって蓄積部２１４に保持された機密文書に対応する文書データを復元し、読取装置２１２が読み込んだ文書（読取り画像）と復元した文書データから生成される文書とを比較する。そして、サーバ１０は、読取装置２１２が読み込んだ文書と復元した文書データから生成される文書とが合致している（同一である）か否かを判定し、合致している場合にはＳ１１４の処理に進み、合致していない場合にはＳ１１６の処理に進む。
なお、文書本体３０及びＩＤ３２に対して追記データ３０２が付加されて文書が記録媒体３に印刷されている場合には、ＩＤ３２に応じて、サーバ１０が記憶している文書データから生成される文書本体３０、ＩＤ３２及び追記データ３０２を含む文書と、読取装置２１２が読み込んだ文書とが比較されるようになっている（図６（Ａ），（Ｂ）参照）。

ステップ１１４（Ｓ１１４）において、廃棄装置２は、サーバ１０の制御に応じて、記録媒体３を細断部２４へ導いて細かく切断（廃棄）する。
つまり、サーバ１０が文書の合致を判定した結果に応じて、廃棄装置２は、記録媒体３を蓄積部２１４に保持するものと、細断部２４によって廃棄するものとに分類する。

ステップ１１６（Ｓ１１６）において、管理者用ＰＣ１６の表示装置１６２は、サーバ１０が文書の合致を判定した結果及びＩＤ３２に応じて、例えば廃棄装置２によって廃棄されようとした記録媒体３に記録された文書に対し、サーバ１０が記憶している文書が合致しなかったことを表示する。

なお、サーバ１０は、文書本体３０及びＩＤ３２に対して追記データ３０２が付加されて文書が印刷されている場合に、ＩＤ３２に応じて、読取装置２１２が読み込んだ文書から追記データ３０２を抽出して削除し、追記データ３０２を削除した結果とサーバ１０が記憶している文書本体３０及びＩＤ３２とを比較するようにされてもよい。

また、上記実施形態の全体動作例（Ｓ１０）においては、記録媒体を分類するために、読取り装置２１２が読込んだ文書と復元した文書データから生成される文書とを比較する場合を例に説明したが、これに限定されることなく、他の条件に基づいて記録媒体を分類するようにしてもよい。例えば、サーバ１０は、ＩＤ３２に基づいて、図７に示すように読取った文書から追記データ３０８を抽出し、記憶装置２６に予め登録された画像パターン（電子登録印データ）２６２，２６４が追記データ３０８内にあるか否かを判定し、判定結果に応じて記録媒体を分類するようにしてもよい。

図７に示した例においては、サーバ１０は、抽出した追記データ３０８内のパターン３１０，３１２と画像パターン２６２，２６４とを比較し、それぞれが同一であると判定する。つまり、サーバ１０は、画像パターン２６２，２６４が追記データ３０８内にあると判定してＳ１１４の処理に進む。

さらに、サーバ１０は、ＯＣＲなどにより、追記データ３０８から所定の位置に記載された日時情報３１４，３１６を抽出し、文書本体３０及びＩＤ３２をを読取った日時と日時情報３１４，３１６とを比較し、比較結果に応じて記録媒体を分類するようにしてもよい。

図７に示した例においては、サーバ１０は、文書本体３０の所定位置３０４，３０６にある日時情報３１４，３１６を抽出する。そして、サーバ１０は、例えば文書本体３０及びＩＤ３２をを読取った日２２６と日時情報３１６とを比較し、同一であると判定する。つまり、サーバ１０は、読取った日２２６と日時情報３１６とが矛盾なしと判定してＳ１１４の処理に進む。

また、文書本体３０及びＩＤ３２が印刷された記録媒体３が画像形成装置１２によって複写される場合、文書本体３０及びＩＤ３２を複写された記録媒体３が複写物であることを示す新たなＩＤを画像形成装置１２が記録媒体３に付加するようにして、サーバ１０が記録媒体３に付加された新たなＩＤ及びＩＤ３２に応じて文書の比較を行うようにしてもよい。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。廃棄装置の構成を示す構成図である。廃棄装置の概略を示す側面図である。文書管理システムの全体動作例を示す概念図である。文書管理システムの全体動作例（Ｓ１０）を示すフローチャートである。文書本体及びＩＤからなる文書に対し、追記データが付加された場合の文書を示す概念図であって、（Ａ）はサーバ１０が記憶している文書を示し、（Ｂ）は廃棄装置２が読み込んだ文書を示す概念図である。文書管理システムの他の全体動作例におけるデータの比較例を示す概念図である。

符号の説明

１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２・・・画像形成装置
１４・・・クライアントＰＣ
１４０・・・第１の入力部
１４２・・・第２の入力部
１４４・・・表示装置
１６・・・管理者用ＰＣ
２・・・廃棄装置
２０−１，２０−２・・・トレイ
２１２・・・読取装置
２１４・・・蓄積部
２２４・・・切替え爪
２４・・・細断部
２４０・・・細断カッター
２６・・・記憶装置
２６２，２６４・・・画像パターン（電子登録印データ）
２６６・・・読取った日
３・・・記録媒体
３０・・・文書本体
３２・・・ＩＤ
３００・・・追記レイヤ
３０２・・・追記データ
３０４，３０６・・・所定位置
３０８・・・追記データ
３１０，３１２・・・パターン
３１４，３１６・・・日時情報

Claims

文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、
この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、
記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、
記録媒体を廃棄する廃棄手段と、
前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する比較手段と、
前記比較手段の比較結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、
この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、
記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、
記録媒体を廃棄する廃棄手段と、
前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが同一であるか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
記録媒体を前記廃棄手段が廃棄する前に保持する保持手段と、
前記情報読取り手段が読取った文書に固有な情報に基づいて、前記保持手段を制御する保持制御手段と、
をさらに有することを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
前記比較手段の比較結果に応じて情報を出力する情報出力手段、
をさらに有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記比較手段は、前記読取手段が読み取った文書に追記データが付加されている場合、この追記データを削除した文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する請求項１記載の文書管理システム。
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録する記録手段と、
この記録手段が記録媒体に記録した文書を、文書に固有な情報と共に記憶する記憶手段と、
記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取る情報読取り手段と、
記録媒体を廃棄する廃棄手段と、
前記情報読取り手段が読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較する比較手段と、
前記比較手段の比較結果、前記情報読取り手段が読み取った文書と前記取得した文書とが一致した場合、記録媒体を前記廃棄手段により廃棄するように制御する制御手段と、
を有することを特徴とする廃棄装置。
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、
記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、
文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、
読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とを比較し、
比較結果、読取った文書と固有な情報に基づいて取得した文書とが一致した場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法。
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、
記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、
文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、
読取った文書に固有な情報に基づいて、読取った文書から追記データを抽出し、
予め登録された画像パターンが抽出された追記データ内にあるか否かを判定し、
判定結果、予め登録された画像パターンが抽出された追記データ内にある場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法。
文書及び文書に固有な情報を記録媒体に記録し、
記録した文書を文書に固有な情報と共に記憶し、
文書を記録した記録媒体の廃棄に先立って、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取り、
読取った文書に固有な情報に基づいて、読取った文書から所定の位置に記載された日時情報を抽出し、
記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取った日時と、前記抽出した日時とを比較し、
比較結果、記録媒体から文書及び文書に固有な情報を読取った日時が、前記抽出した日時以前である場合、記録媒体を廃棄することを特徴とする文書管理方法。