JP4788508B2 - 文書管理システム、文書管理方法、文書管理サーバ、及びクライアント端末 - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理方法、文書管理サーバ、及びクライアント端末に関し、特に、クライアント端末で表示する文書をネットワークを介して文書管理サーバで管理する文書管理システム、文書管理方法、文書管理サーバ、及びクライアント端末に関する。

ユーザがノートＰＣ(Personal Computer)などのクライアント端末で文書を表示する際に、文書を管理するコンテキストサーバ（文書管理サーバ）から当該文書の最新版を提供することによって、文書の活用を広く図ることを目的とした文書属性管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。

このようなシステムでは、イントラネットの内外を問わず広く活用されることが望まれており、例えば、ユーザがクライアント端末からＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)などの特定の環境に限られることなく比較的容易なプロトコルを用いて文書管理サーバにアクセスすることを可能とすることにより、より効果的にシステムを利用することができる。

一方、ユーザに提供する文書（コンテキスト）は、時間（版）だけでなく、社内外（イントラネットの内外）といったユーザの場所（位置）によっても異なるものが求められる場合がある。

例えば、イントラネット外からシステムを利用する場合を考えると、社外のユーザであったり、社員（社内のユーザ）が既に文書を格納しているクライアント端末を用いて、ＰＳＴＮ(Public Switched Telephone Networks)などの低速回線からサーバにアクセスしている場合などが考えられる。

文書をより多くの機会で活用するためには、些細な情報や不確かな情報でもユーザに通知することが必要であるが、そのような情報の提供は、社外のユーザには不要であったり、低速回線を利用しているユーザには通信の妨げになることもある。

また、例えば、仕様書のようなものは、社内では頻繁に更新を行い、多くのユーザに見てもらうことが好ましいが、公開版の仕様書を利用する社外のユーザに次版のドラフト版の仕様書を通知しても無駄な情報になる。

さらに、文書情報に関する問合せ先として、社内のユーザには内線番号、社外のユーザには外線番号を通知するなど、情報そのものを切り替えることがふさわしい場合も考えられる。

そして、例えば、低速回線を利用しているユーザには通信の妨げになる社員（社内のユーザ）がノートＰＣに文書を入れて持ち出し、ＰＳＴＮを利用してサーバにアクセスした場合に、ユーザの通信の妨げとなることを防止する方法の一つとして、ＰＳＴＮを介してアクセスされた場合は、文書に関する重要連絡事項のサマリだけに切り替えて先に通知して一旦通信を終了することにより、低速回線でいきなり長時間の通信を開始してしまう事態を避ける方法が挙げられる。

そして、例えば、低速回線を利用しているユーザの通信を妨げることを防止する方法としては、社員が文書を格納しているノートＰＣ（クライアント端末）を社外に持ち出し、ＰＳＴＮを介してサーバにアクセスした場合に、最新版の文書自体を提供する代りに、文書に関する重要連絡事項のサマリだけに切り替えて先に通知し、低速回線でいきなり長時間の通信を開始することを避ける方法などが挙げられる。
特開２００４−１１０６９２号公報

しかし、このような情報（文書）の切り替えは、クライアント端末に手動での情報の切り替え手段を持たせてユーザ自身が文書を切り替えるなどの方法によって実現可能であるが、文書に依存するシステムでは、文書毎に異なるサーバに接続するため、文書毎に情報切り替えの設定が必要となり、ユーザに煩雑な作業を強いることになる。

また、一時的に社外から低速回線でサーバにアクセスしている場合は、社内に戻ったと同時に社内向けの通知に自動的に切り替わるほうが手動で設定するよりもはるかに利便性が向上する。

そこで、本発明では、ユーザがサーバによって管理されている文書を展開する場所（位置）に応じて、適切な文書をユーザに自動的に提供することが可能な文書管理システム、文書管理方法、文書管理サーバ、及びクライアント端末を提供することを目的とする。

請求項１の発明は、文書を管理する文書管理サーバと該文書管理サーバで管理されている文書を表示するクライアント端末とを備えて構成される文書管理システムにおいて、前記クライアント端末は、文書を格納する文書格納手段と、前記文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理する利用状況管理手段と、前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求とともに、前記利用状況管理手段が管理する該文書の利用状況を前記文書管理サーバに通知し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示する文書表示手段とを具備し、前記文書管理サーバは、前記クライアント端末の位置を判定する位置判定手段と、前記位置判定手段により判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記文書表示手段により通知された利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記文書表示手段により通知された利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して前記文書表示手段により通知された表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信する文書管理手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記位置判定手段は、前記文書管理サーバと前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記クライアント端末は、該クライアント端末の位置を判定する端末位置判定手段をさらに具備し、前記文書表示手段は、前記表示要求とともに前記端末位置判定手段による判定結果を前記文書管理サーバに通知し、前記位置判定手段は、前記文書表示手段により通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、文書管理サーバで文書を管理し、該文書管理サーバで管理されている文書をクライアント端末で表示する文書管理方法において、前記クライアントが文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理し、前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求とともに、前記利用状況を前記文書管理サーバに通知し、前記文書管理サーバが前記クライアント端末の位置を判定し、該判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して前記表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信し、前記クライアントは、前記文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記文書管理サーバは、前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項４の発明において、前記クライアント端末の位置を該クライアント端末の端末位置判定手段で判定し、前記文書管理サーバは、前記表示要求とともに前記端末位置判定手段による判定結果の通知を受け、該通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、クライアント端末に表示する文書を管理する文書管理サーバにおいて、前記クライアント端末の位置を判定する位置判定手段と、前記位置判定手段により判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記クライアント端末から通知された利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記クライアント端末から通知された利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末から通知された表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信する文書管理手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記位置判定手段は、前記文書管理サーバと前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、請求項７の発明において、前記位置判定手段は、前記クライアント端末で該クライアント端末の位置が判定された際の判定結果の通知を受け、該通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定することを特徴とする。

また、請求項１０の発明は、文書管理サーバで管理されている文書を表示するクライアント端末において、前記クライアント端末の位置を判定する端末位置判定手段と、文書を格納する文書格納手段と、前記文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理する利用状況管理手段と、前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求を前記端末位置判定手段による判定結果および前記利用状況管理手段が管理する該文書の利用状況とともに前記文書管理サーバに通知し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示する文書表示手段とを具備することを特徴とする。

本発明では、ユーザが一台のクライアント端末でそれぞれ異なるサーバで管理される複数の文書を利用する場合であっても、クライアント端末の設定を意識することなく、自動的にクライアント端末の位置などに応じた適切な文書を利用することができる。

以下、実施例を用いて、本発明に係る文書管理システムについて詳細に説明する。

図１は、本実施例に係る文書管理システムの構成の一例を示す概略概念図であり、同図(ａ)は、文書管理サーバ１０とクライアント端末２０が共にイントラネット３０内（社内）にある場合の構成の一例を示す図であり、同図(ｂ)は、クライアント端末２０がイントラネット３０外（社外）にある場合の構成の一例を示す図である。

同図に示すように文書管理システムは、文書管理サーバ１０とクライアント端末２０とを備えて構成され、文書管理サーバ１０とクライアント端末２０が共にイントラネット３０内にある場合は、同図(ａ)に示すようにＬＡＮ(Local Area Network)などのイントラネット内ネットワーク４０を介して文書管理サーバ１０とクライアント端末２０が接続し、クライアント端末２０がイントラネット３０外にある場合は、同図(ｂ)に示すようにＰＳＴＮなどのイントラネット外ネットワーク５０と、イントラネット内ネットワーク４０と、イントラネット内外のネットワーク（４０、５０）を接続するゲートウェイ６０を介して文書管理サーバ１０とクライアント端末２０が接続している。

ここで文書管理サーバ１０は、文書の管理を行うサーバであり、図２に示すように、文書データベース１１と、位置判定部１２と、文書管理部１３と、制御部１４とを具備して構成される。

文書データベース１１は、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)などの記憶装置であり、クライアント端末で表示する文書（コンテキスト）を格納する。具体的には、例えば、最も情報が新しいイントラネット内用の社内版文書、社外に開示されることが好ましくない秘密事項や不確定な要素などを除いたイントラネット外用の社外板文書、ＰＳＴＮを介しての通信向けに情報量を抑えた簡易版文書など、文書毎に内容の異なる複数の種類の文書を格納する。

位置判定部１２は、クライアント端末の位置を判定する。具体的には、例えば、図１（ａ）に示すように、ゲートウェイ６０を介することなくイントラネット内ネットワーク４０からアクセスされると、イントラネット３０内にクライアント端末があると判定し、図１（ｂ）に示すように、ゲートウェイ６０を介してクライアント端末２０からアクセスされると、イントラネット３０外にクライアント端末２０があると判定する。なお、クライアント端末のＩＰアドレスへのアクセス経路に基づいてクライアント端末の位置（イントラネット４０の内外）を判定してもよい。また、この際、イントラネット外ネットワーク５０の種類（ＶＰＮ(Virtual Private Network)、ＰＳＴＮなど）を判断し、低速回線を利用しているか否かを判定してもよい。

文書管理部１３は、クライアント端末２０の位置に応じて該クライアント端末２０で表示する文書を切り替える（決定する）。具体的には、例えば、図１（ａ）に示すように、イントラネット３０内にクライアント端末があると、該クライアント端末で表示する文書を社内版文書に決定し、図１（ｂ）に示すように、イントラネット３０外にクライアント端末２０があると該クライアント端末で表示する文書を社外版文書に決定する。また、クライアント端末がイントラネット外ネットワーク５０としてＰＳＴＮなどの低速回線を利用している場合は、該クライアント端末で表示する文書を簡易版文書に決定してもよい。

制御部１４は、文書管理サーバ１０全体を制御するための処理を行うと共に、クライアント端末と文書などの情報を送受信する。

なお、位置判定部１２、及び文書管理部１３は、文書管理サーバにインストールされたソフトウェアなどによって実現されるものであり、文書管理サーバは、サーバとして動作可能なコンピュータで、同図に示す各機能部を実現するプログラムを実行させることで実現される。

上記構成を用いて文書管理サーバ１０は、文書の表示要求をクライアント端末から受信すると、クライアント端末の位置を位置判定部１２で判定し、クライアント端末で表示する文書を該クライアント端末の位置に応じて文書管理部１３で決定する。そして、決定した文書を文書データベース１１から抽出してクライアント端末に送信する。

クライアント端末２０は、ノートＰＣ(Personal Computer)などの情報処理装置であり、図３に示すように、操作・表示部２１と、制御部２２とを具備して構成されている。

操作・表示部２１は、キーボードやマウスなどの操作装置と、ディスプレイなどの表示装置とを備えて構成され、ユーザからの操作を受け付けると共に、ユーザに提供する情報や文書を表示する。

制御部２２は、クライアント端末２０全体を制御するための処理を行うと共に、文書管理サーバと文書などの情報を送受信する。

上記構成を用いてクライアント端末２０は、文書名をユーザが操作・表示部２１で入力するなどして文書の表示要求を受け付けると、文書管理サーバに表示要求を送信し、文書管理サーバから受信した文書を操作・表示部２１で表示する。

図４は、本実施例に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。

まず、クライアント端末でユーザから文書の表示要求を受け付ける（ステップ１００）と、当該文書を管理する文書管理サーバに表示要求を送信する（ステップ１０１）。

文書管理サーバは、クライアント端末の位置を判定し（ステップ１０２）、判定結果に基づいて該クライアント端末で表示する文書の種類を決定する（ステップ１０３）。

そして、文書管理サーバは、決定した文書をクライアント端末に送信し（ステップ１０４）、クライアント端末は、受信した文書を表示する（ステップ１０５）。

このように本発明では、クライアント端末の位置に基づいて、ユーザに提供する文書を決定する（切り替える）ため、例えば、「公開版の仕様書を社外（イントラネット外）のユーザに提供し、新仕様書のドラフト版を社内（イントラネット内）のユーザに提供する。」「価格表を社外のユーザに対して提供し、仕切り価格の変更を社内のユーザに提供する。」というように、イントラネットの内外で異なる文書をユーザに提供することができる。

ところで、クライアント端末の位置は、例えば、クライアント端末に搭載されているＯＳ(Operating System)やブラウザなどの機能を用いて、該クライアント端末側で判断することも可能であり、以下、実施例を用いて詳細に説明する。

図５は、本実施例に係るクライアント端末の構成の一例を示す機能ブロック図である。

同図に示すようにクライアント端末２０は、操作・表示部２１と、制御部２２と、位置判定部２３とを具備して構成されている。

なお、図３と共通な機能を果たす部分には、図３で使用した符号と同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。

位置判定部２３は、クライアント端末（自端末）の位置を判定する。具体的には、例えば、図１（ａ）に示すように、イントラネット内ネットワーク４０から文書管理サーバにアクセスする場合は、イントラネット３０内に自端末２０があると判定し、図１（ｂ）に示すように、イントラネット外ネットワーク５０からゲートウェイ６０を介して文書管理サーバにアクセスする場合は、イントラネット３０外に自端末２０があると判定する。

なお、位置判定部２３は、クライアント端末にインストールされたソフトウェアなどによって実現されるものである。

上記構成を用いてクライアント端末２０は、文書名をユーザが操作・表示部２１で入力するなどして文書の表示要求を受け付けると、自端末の位置を判定し、表示要求及び自端末位置の判定結果を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバから受信した文書を操作・表示部２１で表示する。

本実施例における文書管理サーバ１０は、図２に示すように、文書データベース１１と、位置判定部１２と、文書管理部１３と、制御部１４とを具備して構成されている。

ここで位置判定部１２は、クライアント端末での位置判定結果に基づいて、該クライアント端末の位置を判定する。

なお、文書データベース１１、文書管理部１３、制御部１４は、図２を用いて実施例１で説明した文書管理サーバの各部と共通な機能を果たしており、その詳細な説明を省略する。

上記構成を用いて文書管理サーバ１０は、文書の表示要求及び位置判定結果をクライアント端末から受信すると、クライアント端末の位置を該クライアント端末での位置判定結果に基づいて位置判定部１２で判定し、クライアント端末で表示する文書を該クライアント端末の位置に応じて文書管理部１３で決定する。そして、決定した文書を文書データベース１１から抽出してクライアント端末に送信する。

図６は、本実施例に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。

まず、クライアント端末でユーザから文書の表示要求を受け付ける（ステップ２００）と、自端末の位置を判定し（ステップ２０１）、当該文書を管理する文書管理サーバに自端末の位置判定結果及び表示要求を送信する（ステップ２０２）。

文書管理サーバは、クライアント端末から受信した位置判定結果に基づいて該クライアント端末の位置を判定し（ステップ２０３）、判定結果に基づいて該クライアント端末で表示する文書を決定する（ステップ２０４）。

そして、文書管理サーバは、決定した文書をクライアント端末に送信し（ステップ２０５）、クライアント端末は、受信した文書を表示する（ステップ２０６）。

このように本実施例では、クライアント端末の位置を該クライアント端末で判定し、判定結果に基づいて、該クライアント端末で表示する文書を決定して切り替えを行うことができる。

ところで、社内版文書をクライアント端末に格納してイントラネット外に一時的に持ち出した場合など、イントラネット外で社内版文書をクライアント端末に表示させたい場合がある。

しかし、秘密事項など、社外で公開されることが望ましくない情報を含んだ社内版の文書をイントラネット外で無制限に表示することは好ましくない。

そこで、クライアント端末の位置及び文書の利用状況に基づいて、該クライアント端末で表示する文書を決定することが可能な文書管理システムについて、以下、実施例を用いて詳細に説明する。

図７は、本実施例に係るクライアント端末の構成の一例を示す機能ブロック図である。

同図に示すようにクライアント端末２０は、操作・表示部２１と、制御部２２と、文書格納部２４と、利用状況管理部２５とを具備して構成されている。

なお、図３と共通な機能を果たす部分には、図３で使用した符号と同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。

文書格納部２４は、ＨＤＤなどの記憶装置であり、クライアント端末２０で表示する文書を格納する。

利用状況管理部２５は、文書の利用状況を管理する。具体的には、例えば、一定期間（一日や、社外に外出してから帰社までの期間など）内にイントラネット外で当該文書を表示した回数や、イントラネット外に文書を持ち出して表示してからイントラネット内で文書を表示せずに経過した期間など、文書の利用状況を把握することが可能な任意の情報を管理する。

なお、利用状況管理部２５は、クライアント端末にインストールされたソフトウェアなどによって実現されるものである。

上記構成を用いてクライアント端末２０は、文書を文書格納部２４に格納し、当該文書の文書名をユーザが操作・表示部２１で入力するなどして表示要求を受け付けると、当該文書の利用状況を利用状況管理部２５から抽出して、表示要求及び利用状況を文書管理サーバに送信する。

そして、文書管理サーバから文書の表示許可を受信すると、文書格納部２４に格納している文書を操作・表示部２１で表示し、文書管理サーバから文書を受信すると、受信した文書を操作・表示部２１で表示する。

本実施例における文書管理サーバ１０は、図２に示すように、文書データベース１１と、位置判定部１２と、文書管理部１３と、制御部１４とを具備して構成されている。

ここで文書管理部１３は、クライアント端末２０の位置及び文書の利用状況に応じて該クライアント端末２０で表示する文書を決定する。具体的には、例えば、イントラネット内にある場合やイントラネット外にある場合でも、利用状況が所定の条件を満たす場合は、クライアント端末に格納されている社内版文書の表示を許可し、クライアント端末がイントラネット外にあり、利用状況が所定の条件を満たさない場合は、社外版文書に決定する。

ここで、所定の条件としては、例えば、文書の表示回数や文書を表示してから経過した期間など任意の条件を用いることが可能であり、イントラネット外で文書を表示した回数が所定の表示回数を超えていない場合や、イントラネット外で文書を公開してから経過した期間が所定の期間を超えていない場合などに所定の条件を満たしていると判断する。

なお、文書データベース１１、位置判定部１２、制御部１４は、図２を用いて実施例１で説明した文書管理サーバの各部と共通な機能を果たしており、その詳細な説明を省略する。

上記構成を用いて文書管理サーバ１０は、文書の表示要求及び該文書の利用状況をクライアント端末から受信すると、該クライアント端末の位置を位置判定部１２で判定し、該クライアント端末の位置及び該文書の利用状況に基づいてクライアント端末で表示する文書を文書管理部１３で決定し、決定した文書がクライアント端末に格納されている場合は、表示許可をクライアント端末に送信し、決定した文書がクライアント端末に格納されていない場合は、文書データベース１１から文書を抽出してクライアント端末に送信する。

図８は、本実施例に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。

まず、クライアント端末で文書を格納し（ステップ３００）、ユーザから当該文書の表示要求を受け付ける（ステップ３０１）と、当該文書の利用状況を抽出し（ステップ３０２）、当該文書を管理する文書管理サーバに表示要求及び利用状況を送信する（ステップ３０３）。

文書管理サーバは、クライアント端末の位置を判定し（ステップ３０４）判定結果及び利用状況に基づいて該クライアント端末に格納されている文書を表示するか否かの判断を行う（ステップ３０５）。

ここで、クライアント端末に格納されている文書を表示すると判断する（ステップ３０５でＹＥＳ）と、当該文書の表示許可をクライアント端末に送信し（ステップ３０６）、クライアント端末は、格納している文書を表示する（ステップ３０７）。

一方、クライアント端末に格納されている文書を表示しないと判断する（ステップ３０５でＮＯ）と、クライアント端末で表示する文書を決定し（ステップ３０８）、決定した文書をクライアント端末に送信し（ステップ３０９）、クライアント端末は、受信した文書を表示する（ステップ３０７）。

なお、本実施例では、クライアント端末に格納されている文書に応じて、該文書の表示許可、或いはクライアント端末で表示する文書をクライアント端末に送信しているが、クライアント端末に文書が格納されているか否かを問わずに、文書管理サーバからクライアント端末に文書を送信してもよい。

また、クライアント端末に格納されている文書を表示する場合であっても、当該文書（種類）の更新版がある場合は、当該文書を文書管理サーバからクライアント端末に送信して表示してもよい。

さらに、クライアント端末で表示する文書を当該クライアント端末で決定し、決定した文書がクライアント端末に格納されている文書と異なる場合は、文書管理サーバにアクセスして文書を取得するように構成してもよい。

加えて、文書の利用状況は、当該文書を他のクライアント端末などに複製する際に、文書と共に複製されることが好ましい。社外で複製された文書は、複製の元となった原本の利用状況を引継ぐこととなり、例えば、社内用の文書である原本が社外に持ち出されてから一定期間が経過すると、複製した文書も社外用の文書に切り換わるなど、原本と同様に、複製した文書の切り替えを行うことができる。

このよう本実施例では、イントラネット内用の文書がクライアント端末内に格納されていたとしてもアクセス回数が制限値を超えると社外用の文書に切り換えるなど、ユーザの状況に応じた文書の管理を行うことができる。

また、ユーザは、文書を一時的に社外に持ち出したのであれば、社内と同様に文書を閲覧することが可能であり、電子メールなどで文書が社外に持ち出された場合でも、アクセス回数が制限知を越えると社外用の文書に切り替わるため、ユーザは、特に意識することなく、状況に応じた文書の提供を受けることができる。

このように本発明では、１台のクライアント端末で、それぞれ異なる文書管理サーバが管理する複数の文書を利用する場合であっても、ユーザが文書の設定を意識することなく、サーバとクライアントの位置に応じた文書の切り替えを行うことができる。

また、クライアント端末の位置などに応じて文書を切り替えることができるため、社内外での連絡事項の切り替え、無駄な情報の通知を制限、通信量の調整による低速回線での利用の最適化などが可能となる。

さらに、クライアント端末で表示する文書を利用状況に応じて切り替えることができるため、社内から一時的に持ち出された文書を、ユーザが設定変更などの操作を行うことなく、一定期間、イントラネット内と同様にクライアント端末で表示することが可能となる。

実施例１に係る文書管理システムの構成の一例を示す概略概念図である 実施例１に係る文書管理サーバの構成の一例を示す機能ブロック図である。 実施例１に係るクライアント端末の構成の一例を示す機能ブロック図である。 実施例１に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。 実施例２に係るクライアント端末の構成の一例を示す機能ブロック図である。 実施例２に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。 実施例３に係るクライアント端末の構成の一例を示す機能ブロック図である。 実施例３に係る文書管理システムの処理の流れの一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１０…文書管理サーバ
１１…文書データベース
１２…位置判定部
１３…文書管理部
１４…制御部
２０…クライアント端末
２１…操作・表示部
２２…制御部
２３…位置判定部
２４…文書格納部
２５…利用状況管理部
３０…イントラネット
４０…イントラネット内ネットワーク
５０…イントラネット外ネットワーク
６０…ゲートウェイ

Claims (10)

1. 文書を管理する文書管理サーバと該文書管理サーバで管理されている文書を表示するクライアント端末とを備えて構成される文書管理システムにおいて、
   前記クライアント端末は、
   文書を格納する文書格納手段と、
   前記文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理する利用状況管理手段と、
   前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求とともに、前記利用状況管理手段が管理する該文書の利用状況を前記文書管理サーバに通知し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示する文書表示手段と
   を具備し、
   前記文書管理サーバは、
   前記クライアント端末の位置を判定する位置判定手段と、
   前記位置判定手段により判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記文書表示手段により通知された利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記文書表示手段により通知された利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して前記文書表示手段により通知された表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信する文書管理手段と
   を具備することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記位置判定手段は、前記文書管理サーバと前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記クライアント端末は、
   該クライアント端末の位置を判定する端末位置判定手段をさらに具備し、
   前記文書表示手段は、前記表示要求とともに前記端末位置判定手段による判定結果を前記文書管理サーバに通知し、
   前記位置判定手段は、前記文書表示手段により通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定する
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
4. 文書管理サーバで文書を管理し、該文書管理サーバで管理されている文書をクライアント端末で表示する文書管理方法において、
   前記クライアントが文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理し、前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求とともに、前記利用状況を前記文書管理サーバに通知し、
   前記文書管理サーバが前記クライアント端末の位置を判定し、該判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して前記表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信し、
   前記クライアントは、前記文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示する
   ことを特徴とする文書管理方法。
5. 前記文書管理サーバは、前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
6. 前記クライアント端末の位置を該クライアント端末の端末位置判定手段で判定し、
   前記文書管理サーバは、前記表示要求とともに前記端末位置判定手段による判定結果の通知を受け、該通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定する
   ことを特徴とする請求項４記載の文書管理方法。
7. クライアント端末に表示する文書を管理する文書管理サーバにおいて、
   前記クライアント端末の位置を判定する位置判定手段と、
   前記位置判定手段により判定した前記クライアント端末の位置が予め定めた位置である場合と、前記クライアント端末から通知された利用状況が文書が表示された回数である場合に該回数が予め定めた回数を越えていない場合と、前記クライアント端末から通知された利用状況が文書が表示されてから経過した時間である場合に該時間が予め定めた時間を越えていない場合とのいずれかの場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末から通知された表示要求に対応する文書の表示を許可し、該文書の表示を許可しない場合に、前記クライアント端末に対して該クライアント端末に表示させる文書を送信する文書管理手段と
   を具備することを特徴とする文書管理サーバ。
8. 前記位置判定手段は、前記文書管理サーバと前記クライアント端末との接続経路に基づいて該クライアント端末の位置を判定することを特徴とする請求項７記載の文書管理サーバ。
9. 前記位置判定手段は、前記クライアント端末で該クライアント端末の位置が判定された際の判定結果の通知を受け、該通知された判定結果に基づいて前記クライアント端末の位置を判定する
   ことを特徴とする請求項７記載の文書管理サーバ。
10. 文書管理サーバで管理されている文書を表示するクライアント端末において、
    前記クライアント端末の位置を判定する端末位置判定手段と、
    文書を格納する文書格納手段と、
    前記文書格納手段に格納された文書が表示された回数または該文書が表示されてから経過した時間を該文書の利用状況として管理する利用状況管理手段と、
    前記文書格納手段に格納された文書の表示が要求されると該文書の表示要求を前記端末位置判定手段による判定結果および前記利用状況管理手段が管理する該文書の利用状況とともに前記文書管理サーバに通知し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可された場合は、前記文書格納部に格納している該表示要求した文書を表示し、該文書管理サーバから該表示要求した文書の表示が許可されなかった場合は、該文書管理サーバから受信した文書を表示する文書表示手段と
    を具備することを特徴とするクライアント端末。

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