JP4676816B2 - 文書処理装置 - Google Patents
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Description
(1)読み取り対象の紙文書について、オペレータが電子化要件等をコンピュータに入力した後、スキャナ装置で文書のスキャニングを行う。
(2)読み取り対象の紙(領収書等)を張り付けてスキャニングする台紙を前もってコンピュータ上で編集・作成しておき、オペレータがスキャニングのための条件等を入力する。その台紙を印刷する際に、入力された条件等がバーコードで表され、台紙上に印刷される。そして、その台紙に読み取り対象の紙を張り付けてスキャニングすると、同時にバーコードを読み取って処理が行われる。
スキャナ装置を用いた電子化の指針や仕様の規定は公開されているが、実際の運用時にそれらの情報を精査し、それぞれの指針や仕様の規定に沿って、人手でスキャナ装置およびコンピュータを設定する作業を行う必要がある。例えば、電子化を行う人の電子署名を電子文書に付加することも規定されている。そのためのコストやトラブル発生時のリカバリ等のために、当初の想定に反してコスト増加を生みかねないという状況にある。
本発明の課題は、紙文書を電子化して管理・運用するシステムにおいて、コンピュータ等の特別なスキルをオペレータに要求することなく、簡便な方法で、指針や仕様の規定に沿った厳密な文書処理を行うことである。
要件格納手段101は、紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書から読み取られた要件情報111を格納する。文書格納手段102は、紙文書から読み取られた文書情報112を格納する。生成手段103は、要件情報111が電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、その署名鍵と文書情報112を用いて電子署名を生成する。付加手段104は、生成された電子署名を文書情報112に付加して電子文書を生成する。
図2は、実施形態の文書処理システムの構成図である。このシステムは、スキャナ装置201、コンピュータ202、登録情報ファイルデータベース203、文書管理システム204、および文書データベース205からなる。
スキャナ装置201により要件書212の画像情報が読み取られると、コンピュータ202は、まず、OCR機能により電子化情報保存先301の内容を認識し、通信ネットワークを介してその保存先を検索する。指定された保存先が見つからなければ、オペレータに警告を発する。
まとまりの単位303の内容は、紙文書211の読み取りの際に用いられ、コンピュータ202は、指定されたまとまり毎に紙文書211の文書情報を保存する。
・電子署名を付加するか否か
・電子書名を付加する場合、どの署名鍵を使用するか
・タイムスタンプを付加するか否か
・タイムスタンプを付加する場合、どのタイムスタンプ局を使用するか
これに加えて、電子文書のデータと電子署名/タイムスタンプを一体化するか否かを指定する情報が、電子署名/タイムスタンプ305に含まれる場合もある。一体化処理としては、2種類のデータを1ファイルにまとめる処理やリンクする処理が考えられる。
前記紙文書から読み取られた文書情報を格納する文書格納手段と、
前記要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、該署名鍵と前記文書情報を用いて電子署名を生成する生成手段と、
生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する付加手段と
を備えることを特徴とする文書処理装置。
(付記2) 要件格納手段から、紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書から読み取られた要件情報を読み出し、
前記要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、文書格納手段から、前記紙文書から読み取られた文書情報を読み出し、
前記署名鍵と前記文書情報を用いて電子署名を生成し、
生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する
処理を前記コンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
(付記3) 前記要件情報が前記電子文書の保存先フォルダを指定しているとき、該電子文書を指定されたフォルダに保存する処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記4) 前記要件情報が前記電子文書のまとまりの単位を指定しているとき、前記電子文書を指定された単位毎に分割して保存する処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記5) 前記要件情報が前記紙文書から前記文書情報を読み取る際に用いる分解能および色調を指定しているとき、指定された分解能および色調で前記紙文書を読み取る処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記6) 前記要件情報が前記電子文書にタイムスタンプを付加する旨とタイムスタンプの発行元とを指定しているとき、前記文書格納手段から前記文書情報を読み出して該発行元に送信し、該発行元から受信したタイムスタンプを前記電子文書に付加する処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記7) 前記要件情報が前記要件書の使用を許諾された人を指定しているとき、オペレータの可搬記録媒体から使用者情報を読み出し、読み出された使用者情報と指定された使用者情報を比較し、両者が一致した場合に前記電子文書を生成する処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記8) 前記要件情報が前記要件書の使用を許諾された人の生体情報を指定しているとき、オペレータの生体情報を取得し、取得された生体情報と指定された生体情報を比較し、両者が一致した場合に前記電子文書を生成する処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記9) 前記要件情報が前記要件書を使用可能なスキャナ装置のハードウェア構成およびソフトウェア構成を指定しているとき、前記紙文書をスキャンするスキャナ装置の構成情報を取得し、取得された構成情報と指定されたハードウェア構成およびソフトウェア構成を比較し、両者が一致した場合に前記電子文書を生成する処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする付記2記載のプログラム。
(付記10) スキャナ装置が、紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書をスキャンして、読み取った要件情報を要件格納手段に格納し、
前記スキャナ装置が、前記紙文書をスキャンして読み取った文書情報を文書格納手段に格納し、
生成手段が、前記要件格納手段から前記要件情報を読み出し、該要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、前記文書格納手段から前記文書情報を読み出し、該署名鍵と該文書情報を用いて電子署名を生成し、
付加手段が、生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する
ことを特徴とする文書処理方法。
102 文書格納手段
103 生成手段
104 付加手段
111 要件情報
112 文書情報
201、1001 スキャナ装置
202 コンピュータ
203 登録情報ファイルデータベース
204 文書管理システム
205 文書データベース
213 認証局
214 ICカード
215 タイムスタンプ局
216 時刻認証局
301 電子化情報保存先
302 電子化ファイル名
303 まとまりの単位
304 読み取り分解能/色調
305 電子署名/タイムスタンプ
306 使用者制御
307 適合スキャナ
308 暗号処理
601、602 監視管理プログラム
603 TCG準拠チップ
604 アプリケーションプログラム
605 オペレーティングシステム
606 ドライバ
607 BIOS
608 ハードウェア
701、801 CPU
702、802 メモリ
703 画像入力部
704、810 バス
803 入力装置
804 出力装置
805 外部記憶装置
806 媒体駆動装置
807 ネットワーク接続装置
808 ICカードスロット
809 生体情報入力装置
811 可搬記録媒体
901 サーバ
1002 USBカード
Claims (6)
- 紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書から読み取られた要件情報を格納する要件格納手段と、
前記要件情報が前記要件書を使用可能なスキャナ装置のハードウェア構成およびソフトウェア構成を指定しているとき、前記紙文書をスキャンするスキャナ装置の構成情報を取得し、取得された構成情報と指定されたハードウェア構成およびソフトウェア構成を比較し、両者が一致した場合に前記紙文書から読み取られた文書情報を生成する第1の生成手段と、
前記文書情報を格納する文書格納手段と、
前記要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、該署名鍵と前記文書情報を用いて電子署名を生成する第2の生成手段と、
生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する付加手段と
を備えることを特徴とする文書処理装置。 - 要件格納手段から、紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書から読み取られた要件情報を読み出し、
前記要件情報が前記要件書を使用可能なスキャナ装置のハードウェア構成およびソフトウェア構成を指定しているとき、前記紙文書をスキャンするスキャナ装置の構成情報を取得し、取得された構成情報と指定されたハードウェア構成およびソフトウェア構成を比較し、両者が一致した場合に前記紙文書から読み取られた文書情報を生成し、
前記文書情報を文書格納手段に格納し、
前記要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、前記文書格納手段から前記文書情報を読み出し、
前記署名鍵と前記文書情報を用いて電子署名を生成し、
生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する
処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。 - 前記要件情報が前記電子文書の保存先フォルダを指定しているとき、該電子文書を指定されたフォルダに保存する処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする請求項2記載のプログラム。
- 前記要件情報が前記紙文書から前記文書情報を読み取る際に用いる分解能および色調を指定しているとき、指定された分解能および色調で前記紙文書を読み取る処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする請求項2記載のプログラム。
- 前記要件情報が前記電子文書にタイムスタンプを付加する旨とタイムスタンプの発行元とを指定しているとき、前記文書格納手段から前記文書情報を読み出して該発行元に送信し、該発行元から受信したタイムスタンプを前記電子文書に付加する処理を、前記コンピュータにさらに実行させることを特徴とする請求項2記載のプログラム。
- スキャナ装置が、紙文書をスキャンして電子文書を生成するための要件を記載した要件書をスキャンして、読み取った要件情報を要件格納手段に格納し、
第1の生成手段が、前記要件格納手段から前記要件情報を読み出し、該要件情報が前記要件書を使用可能なスキャナ装置のハードウェア構成およびソフトウェア構成を指定しているとき、前記スキャナ装置の構成情報を取得し、取得された構成情報と指定されたハードウェア構成およびソフトウェア構成を比較し、
前記スキャナ装置が、前記取得された構成情報と前記指定されたハードウェア構成およびソフトウェア構成が一致した場合に、前記紙文書をスキャンして読み取った文書情報を文書格納手段に格納し、
第2の生成手段が、前記要件格納手段から前記要件情報を読み出し、該要件情報が前記電子文書に電子署名を付加する旨と電子署名に用いる署名鍵とを指定しているとき、前記文書格納手段から前記文書情報を読み出し、該署名鍵と該文書情報を用いて電子署名を生成し、
付加手段が、生成された電子署名を前記文書情報に付加して電子文書を生成する
ことを特徴とする文書処理方法。
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