JP4627715B2 - ドキュメントデータ管理システム、ドキュメントデータ管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、複数の機器においてドキュメントデータの送受信が行われるドキュメントデータ管理システム、ドキュメントデータ管理方法、及びプログラムに関する。

従来、複数の機器（画像形成装置やパーソナルコンピュータ等）がネットワークを介して相互に接続され、それら複数の機器間でドキュメントデータ（画像データ、文書データ等）を送受信して複製するシステムが知られている。
このような従来技術例として、クライアント側からの印刷データを全てサーバ経由で印刷して印刷ログを取得し、取得した印刷ログ及び印刷データを蓄積保管することにより、情報の漏洩が起こった際に追跡できるようにする「印刷データ管理システム、方法、プログラム、及び記憶媒体」がある（例えば、特許文献１参照）。
特開２００３−３３０６７７号公報

しかしながら、上記特許文献１記載のシステムは、サーバ装置を必須の構成とするシステムであり、設置コストや管理コストがかかるという問題がある。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、複数の機器のみで構成されたシステムであって、システム上の全ての機器においてドキュメントデータの複製の流れを把握することができるドキュメントデータ管理システム、ドキュメントデータ管理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

かかる目的を達成するために、本発明の第１の態様は、ドキュメントデータを管理可能な機器が複数接続されたドキュメントデータ管理システムであって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録することを特徴とする。

また、本発明の第１の態様において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容が更新されることを特徴とする。

また、本発明の第１の態様において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする。

また、本発明の第１の態様において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報が付加されることを特徴とする。

本発明の第２の態様は、ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法であって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録することを特徴とする。

また、本発明の第２の態様において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容が更新されることを特徴とする。

また、本発明の第２の態様において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする。

また、本発明の第２の態様において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報が付加されることを特徴とする。

本発明の第３の態様は、ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法を実行させるためのプログラムであって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器に、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録する処理を実行させることを特徴とする。

本発明の第３の態様において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録する処理を機器に実行させることを特徴とする。

本発明の第３の態様において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容を更新する処理を機器に実行させることを特徴とする。

本発明の第３の態様において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲する処理を機器に実行させることを特徴とする。

本発明の第３の態様において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加する処理を機器に実行させることを特徴とする。

本発明によれば、複数の機器のみで構成されたシステムであって、システム上の全ての機器においてドキュメントデータの複製の流れを把握することが可能となる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。

本実施例のドキュメントデータ管理システムは、図１に示すように、ＭＦＰ１、ＭＦＰ２、ＭＦＰ３がそれぞれネットワーク等を介して接続されている。本実施例のＭＦＰ１〜３は、一般的なＭＦＰの機能に加え、ドキュメントデータを蓄積する機能、ドキュメントデータを送受信する機能、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報を記録・更新する機能を有する。なお、本実施例では、ＭＦＰの数を３台としたが、数はこれに限定されない。また、本実施例では、機器の一例として、画像形成装置であるＭＦＰを用いているが、これに限定されない。

以下、図１に示すドキュメントデータ管理システムにおける各ＭＦＰの動作について説明する。なお、ドキュメントデータ管理方法を実行するためのプログラムはＭＦＰ１〜３に読み込まれ、ＭＦＰ１〜３は、そのプログラムの制御により以下の動作を実行する。

図１において、文書や画像などのドキュメントである文書ＡをＭＦＰ（Multi Function Printer）１のスキャナ（図示せず）で読み取り、読み取ったデータを文書データ（ドキュメントデータ）５としてＭＦＰ１内のＨＤＤ１０に蓄積する。この際、文書データ５に付加するヘッダ情報４として、文書データ５の固有の識別子であるドキュメントＩＤ（文書ＩＤ）、文書データ５を蓄積した機器（ここではＭＦＰ１）を示す機器ＩＤ、文書データ５をＨＤＤ１０に蓄積した時刻を示す時間情報、蓄積した文書データ５がオリジナルデータか又はコピーデータかを示す状態情報（ここでは、文書データ５が、ＭＦＰ１自身にて読み取ったオリジナルデータである旨を示す）等を文書データ５とともに記録する。
なお、本実施例では、文書データ５は、ＭＦＰ１自身で読み取ったデータを例としたが、外部装置や記憶媒体等から入力されたデータであってもよい。

機器ＩＤとしては、機器のシリアルNo.やネットワークのＭＡＣアドレス（Media Access Control address）を利用することもできる。
あるいは、各Ethernet（登録商標）カードの固有のＩＤ番号を利用してもよい。全世界のEthernet（登録商標）カードには１枚１枚固有の番号が割り当てられており、これを元にカード間のデータの送受信が行われる。IEEEが管理・割り当てをしているメーカー毎に固有な番号と、メーカーが独自に各カードに割り当てる番号の組み合わせによって表される。

図２において、ＭＦＰ１のＨＤＤ１０に蓄積された文書データ５をＭＦＰ２に転送（コピー）する場合、文書データ５のコピーであるコピーデータ７のヘッダ情報６に、コピーデータ７を蓄積するＭＦＰ２の機器ＩＤやコピーデータ７を蓄積した時刻を示す時間情報とともに、コピーデータ７がＭＦＰ１からＭＦＰ２に転送されたデータである旨を示す状態情報を追加した後、コピーデータ７とともにＭＦＰ２のＨＤＤに蓄積する。同時に、ＭＦＰ１内の文書データ５のヘッダ情報４も書き換えて更新を行い、ＭＦＰ２に文書データ５を転送したという旨を示す情報をヘッダ情報４に追加する。

図３において、ＭＦＰ２のＨＤＤ２０に蓄積した文書Ａのコピーデータ７をＭＦＰ３にさらに転送する場合、ＭＦＰ２のヘッダ情報６にＭＦＰ３にコピーデータ７を転送したという旨を示す情報を記録し、ヘッダ情報６の内容を更新する。同時に、転送先のＭＦＰ３のヘッダ情報８に対して、オリジナルデータ（文書データ５）を管理するＭＦＰ１からのＭＦＰ３に至るまでの文書データ５の転送履歴、すなわち、コピーデータ９はＭＦＰ１からＭＦＰ２を経由してＭＦＰ３に転送されたデータである旨を示す情報を追加し、ヘッダ情報８が付加したコピーデータ９をＭＦＰ３のＨＤＤ３０に蓄積する。これにより、文書データ４の複製の流れ（履歴）を追跡可能にする。

次に、文書データ複製の追跡例として、コピーデータの削除を要求する場合の動作について、図４〜図６を参照してそれぞれ説明する。

図４において、オリジナルデータである文書データ５を管理するＭＦＰ１が、直接データ転送を行ったＭＦＰ２より後の孫コピー（ＭＦＰ３のコピーデータ９）を削除したい場合は、ＭＦＰ１からＭＦＰ２に対してコピーデータ９の削除要求を発行する。削除要求を受けたＭＦＰ２は、ＨＤＤ２０に保持されているコピーデータ７のヘッダ情報６の内容に基づいて、孫コピーを行ったＭＦＰ３に対してコピーデータ９の削除要求を発行する。

削除要求を受けたＭＦＰ３は、それより後の複製が無ければコピーデータ９の削除を行い、削除終了後、ＭＦＰ２に削除処理が完了した旨を通知する。削除完了の通知を受けたＭＦＰ２は、コピーデータ７のヘッダ情報６の更新を行い、ＭＦＰ３へデータの転送を行ったという旨を示す情報を消去するとともに、ＭＦＰ３にてコピーデータ９の削除処理が完了した旨をＭＦＰ１に通知する。

図５において、オリジナルデータである文書データ５を管理するＭＦＰ１が、直接データ転送を行ったＭＦＰ２のＨＤＤ２０に蓄積されたコピーデータ７を削除したい場合は、ＭＦＰ１からＭＦＰ２に対してコピーデータ７の削除要求を発行する。削除要求を受けたＭＦＰ２は、孫コピーであるコピーデータ９を管理するＭＦＰ３に対して複製ルートの変更要求を発行する。複製ルートの変更要求を受けたＭＦＰ３は、要求に従い、ＭＦＰ２を経由せずにＭＦＰ１からＭＦＰ３に文書データ５が複製されたことを示すようにヘッダ情報８を書き換えて更新する。更新処理の完了後、ＭＦＰ３はＭＦＰ２へ更新処理完了を通知する。

更新処理完了の通知を受けたＭＦＰ２は、ヘッダ情報６及びコピーデータ７を削除し、ＭＦＰ１へ削除処理完了を通知する。

図６において、ＭＦＰ１のＨＤＤ１０に最初に蓄積されたオリジナルデータである文書データ５を削除する場合、ＭＦＰ１は、ＭＦＰ２に対して複製ルートの変更要求を発行し、ＭＦＰ２より上流にオリジナルデータがなくなることを通知する。

複製ルートの変更要求を受けたＭＦＰ２は、ヘッダ情報６の更新を行い、コピーデータ７の上流がなくなったということを示す情報を記録する。これにより、ＭＦＰ２は文書データの管理権限を委譲される。ただし、コピーデータ７はオリジナルデータである文書データ５がＭＦＰ１から転送（コピー）されたデータであるという旨を示す情報をヘッダ情報６に残したままにして、コピーデータ７の管理を継続する。

次に、本実施例におけるヘッダ情報の例について説明する。
図７は、ヘッダ情報４の内容を示す図である。図１においてＭＦＰ１にて文書Ａを読み取り、読み取りデータを文書データ５としてＨＤＤ１０に蓄積する際、図７に示すように、ヘッダ情報４には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ１」、状態情報として「オリジナルデータ」、時間情報として「２００５年１１月２８日１４時３６分」が記録される。この時、文書データの移動はないので、図７に示すように、ルート情報はない。

次に、図２においてＭＦＰ１からＭＦＰ２へ文書データ５を転送した場合、図８に示すように、ＭＦＰ１のヘッダ情報４には、文書データ５の転送先がＭＦＰ２であることを示すルート情報として「out:ＭＦＰ２」が追加で記録される。一方、ＭＦＰ２のヘッダ情報６には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ１」、状態情報として「コピーデータ」、時間情報として「２００５年１１月２９日９時１５分」、ルート情報として「in:ＭＦＰ１」及び「root:ＭＦＰ１」が記録される。この場合のルート情報は、コピーデータ７の転送元がＭＦＰ１であり、かつ、ＭＦＰ１から直接受信したことを示している。

次に、図３においてＭＦＰ２からＭＦＰ３へコピーデータ７を転送した場合、図９に示すように、ＭＦＰ２のヘッダ情報６には、コピーデータ７の転送先がＭＦＰ３であることを示すルート情報として「out:ＭＦＰ３」が追加で記録される。一方、ＭＦＰ３のヘッダ情報８には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ３」、状態情報として「コピーデータ」、時間情報として「２００５年１１月２９日１７時０２分」、ルート情報として「in:ＭＦＰ２」及び「root:ＭＦＰ１→ＭＦＰ２」が記録される。この場合のルート情報は、コピーデータ７の転送元がＭＦＰ２であり、かつ、ＭＦＰ１からＭＦＰ２を経由して受信したことを示している。

以上説明したように本実施例によれば、オリジナルデータの管理元であるＭＦＰ１は、ルート情報のコピー転送先情報（図中のout）に基づいてコピーデータがどこに到達しているかを追跡可能になる。

また、本実施例によれば、コピーデータを蓄積している末端機器であるＭＦＰ３は、ルート情報のコピー転送元情報（図中のin）やコピー経由情報（図中のroot）に基づいてオリジナルデータの管理元がどこであるのかを把握することが可能になる。また、オリジナルデータ管理元がどこにあるかを知ることで出力許可などの認可を問い合わせる処理が可能になる。

本実施例では、上記実施例１のヘッダ情報において、オリジナルデータの出力や複製（転送）を禁止することを示す出力禁止情報や複製禁止情報などの禁止情報をヘッダ情報として文書データに付加する。これにより出力許可された機器以外からのデータ出力や他の機器へのデータコピーを禁止する制御が可能になり、データの複製、移動後にデータ移動を追跡して特定条件に一致した場合の動作に後から制限を加えることが可能になる。

以上、本発明の実施例について説明したが、上記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々の変形が可能である。

本発明は、複数の機器にて文書データの通信・蓄積を行うドキュメントデータ管理システムや画像形成システムに適用できる。

本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１による文書読み取り時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１からＭＦＰ２への文書データ転送時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２からＭＦＰ３へのコピーデータ転送時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ３のコピーデータ削除要求時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２のコピーデータ削除要求時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１の文書データ削除時を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１による文書読み取り時のヘッダ情報を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１からＭＦＰ２への文書データ転送時の各ヘッダ情報を示す図である。 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２からＭＦＰ３へのコピーデータ転送時の各ヘッダ情報を示す図である。

符号の説明

１，２，３ ＭＦＰ（機器の一例）
４，６，８ ヘッダ情報
５ 文書データのオリジナルデータ
７，９ 文書データのコピーデータ
１０，２０，３０ ＨＤＤ

Claims (12)

1. ドキュメントデータを管理可能な機器が複数接続されたドキュメントデータ管理システムであって、
   一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録することを特徴とするドキュメントデータ管理システム。
2. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容が更新されることを特徴とする請求項１記載のドキュメントデータ管理システム。
3. オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする請求項１又は２記載のドキュメントデータ管理システム。
4. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報が付加されることを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理システム。
5. ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法であって、
   一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録することを特徴とするドキュメントデータ管理方法。
6. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容が更新されることを特徴とする請求項５記載のドキュメントデータ管理方法。
7. オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする請求項５又は６記載のドキュメントデータ管理方法。
8. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報が付加されることを特徴とする請求項５から７のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理方法。
9. ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法を実行させるためのプログラムであって、
   一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器に、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録する処理を実行させることを特徴とするプログラム。
10. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容を更新する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項９記載のプログラム。
11. オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項９又は１０記載のプログラム。
12. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項９から１１のいずれか１項に記載のプログラム。

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