JP5107130B2 - 情報発生経緯管理装置、情報発生経緯管理システムおよび情報発生経緯管理方法 - Google Patents

Description

この発明は、電子ファイルの発生経緯や入手経路を電子ファイルに対応付けて管理する情報発生経緯管理装置、情報発生経緯管理システムおよび情報発生経緯管理方法に関するものである。

近年、業務の電子化が進み、組織において電子ファイルは日々新たに発生し、蓄積され、必要に応じて共有され、再利用されている。組織内で扱われる電子ファイルは、組織の人員が独自のアイディアを文書化したものであったり、インターネットからダウンロードしたものであったり、メールに添付されてきたものを保存したものであったり、発生経緯は様々である。通常は、電子ファイルを生成または取得した個人が、その発生経緯や入手経路を記憶し、それらを利用する際には、共有範囲や著作権等に問題がないように配慮、判断をしている。
ただし、取り扱う電子ファイルの数が非常に多くなると、それを入手した本人でさえも、それらの発生経緯を失念することがあり、また組織においては人事異動等で人員が入れ替わることも多々あるため、組織で共有されている膨大な数の電子ファイルそれぞれについて発生経緯や入手経路等の情報を、組織の人員の記憶に頼って管理することは困難である。

従来から、文書管理製品と呼ばれる、電子ファイルの登録や共有を目的とした製品が存在しており、それらを利用することで、電子ファイルに付随する属性情報をその電子ファイルに対応付けて管理することが可能である。これらの製品は主に、検索や分類のためのキーワードを登録したり、ファイルのバージョンを管理したり、アクセス制御を実施したりする機能を有しているものが多いが、自由記述欄を設けているものもあるため、上記で述べたような電子ファイルの発生経緯や入手経路などについて、登録者が書き込むことにより、それらの情報を登録・共有することは実現可能である。

また、情報の作成された背景を共有するという目的を達成する方法に関しては、特許文献１において、組織内で生成される文書が会議など集団での作業と個人作業との繰り返しで形成されるという前提の下、議論を元に文書が作成される過程を記録・保持し、後にそれを利用することにより、情報の再利用性を促進するという手法が提案されている。
特開平８−１６５７８号公報

前述の文書管理製品を利用すれば、電子ファイルの生成者もしくは入手者が、そのファイルを文書管理製品に登録する段階で、情報の入手経路を登録することは可能であるが、記憶を元に記述しなければならないため、登録者の手間がかかり、また情報の入手から登録までの間に長期間が経過している場合には失念していることも考えられる。
また、電子ファイルは必ずしも組織内で生成されるものばかりではないため、前述の特許文献１のように、組織内での情報生成過程を記録するだけでは、組織外から受け取った情報についてはその発生経緯を把握できないという問題がある。
電子ファイルの発生経緯や入手経路が不明確なまま、そのファイルそのもの、またはファイルに含まれる一部情報を再利用する場合、著作権を侵害してしまうことや、本来見せてはいけない人に情報を送ってしまうなどの人為的なミスが発生しやすいため、組織内で扱う情報の発生経緯や入手経路を把握することは、情報の利活用促進および情報セキュリティの両方の観点からメリットがあると言える。

本発明は、上記の課題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、電子ファイルの発生経緯や入手経路を人間の記憶や伝聞に頼ることなく、迅速かつ正確に把握できるようにすることで、著作権の問題や情報共有範囲の設定などを適切に考慮した情報の再利用を可能にする情報発生経緯管理装置、情報発生経緯管理システムおよび情報発生経緯管理方法を提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明の情報発生経緯管理装置は、電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、組織内情報を保持する組織内情報保持手段と、前記ファイル属性情報保持手段から電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された入手元の属性情報を、前記組織内情報保持手段が保持する組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル経路情報解析手段とを備えることを特徴とする。

本発明の情報発生経緯管理装置は、前記電子ファイルの入手元が、電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置である場合には、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段を更に備えることが好ましい。

本発明の情報発生経緯管理装置は、前記ファイル属性情報保持手段で管理されている電子ファイルの属性情報を表示および編集するファイル利用手段を更に備えることが好ましい。

本発明の情報発生経緯管理システムは、ファイル入手・利用装置と、当該ファイル入手・利用装置から電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置からなり、前記ファイル入手・利用装置は、電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、組織内情報を保持する組織内情報保持手段と、前記ファイル属性情報保持手段から電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された入手元の属性情報を、前記組織内情報保持手段が保持する組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル経路情報解析手段と、前記電子ファイルの入手元が前記ファイル共有装置である場合には、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段とを備え、前記ファイル共有装置は、電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、電子ファイルが前記ファイル入手・利用装置からファイル共有装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル共有装置内のファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、前記電子ファイルの入手元のファイル入手・利用装置内のファイル属性情報保持手段に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル共有装置内のファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段とを備えることを特徴とする。

本発明の情報発生経緯管理方法は、電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理する情報発生経緯管理装置における情報発生経緯管理方法であって、前記情報発生経緯管理装置が、電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知するステップと、前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップと、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存した後に、前記入手元の属性情報を組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップとを含むことを特徴とする。

本発明の情報発生経緯管理方法は、前記電子ファイルの入手元が、電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置である場合には、前記情報発生経緯管理装置が、前記電子ファイルの入手経路の属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存した後に、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップを更に含むことが好ましい。

本発明は、多数のファイルが日々発生・共有される組織等において、ファイルの発生経緯や入手経路を人間の記憶や伝聞に頼ることなく、迅速かつ正確に把握することができるようになるため、著作権の問題や情報共有範囲の設定などを適切に考慮した情報の再利用が可能となる。
また、本発明は、ファイルの発生経緯や入手経路について、個々の利用者が意識して登録することなく自動的に取得・管理されるため、利用者の利便性が向上する。

本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。図１は、本発明の情報発生経緯管理システムの構成を示すブロック図であり、本発明の情報発生経緯管理システムは、ファイル入手・利用装置１とファイル共有装置２により構成される。
ファイル入手・利用装置１は、クライアント端末（ＰＣ）のように、利用者がインターネットやイントラネットを介して情報を入手して保存したり、利用者が自ら電子ファイルを作成して保存したりする装置である。一方のファイル共有装置２は、ファイル共有サーバのように、組織内の各クライアント端末から電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するための装置である。ファイル入手・利用装置１とファイル共有装置２は、ＬＡＮ等のネットワーク１６で接続されている。

ファイル入手・利用装置１は、ファイル属性情報取得手段３と、ファイル属性情報保持手段４と、ファイル経路情報解析手段５と、組織内情報保持手段６と、ファイル属性情報問合せ手段７と、ファイル利用手段８とで構成され、ファイル共有装置２は、ファイル属性情報取得手段１１と、ファイル属性情報保持手段１２と、ファイル属性情報問合せ手段１３と、ファイル利用手段１４とで構成される。

始めに、ファイル入手・利用装置１における構成要素について説明する。ファイル属性情報取得手段３は、電子ファイルが装置内に新たに保存されたことを検知して、そのファイルを一意に識別するための情報やそのファイルの入手元の属性情報を取得する手段である。ファイル属性情報保持手段４は、電子ファイルのファイル属性情報９をその電子ファイルに対応付けて管理する手段である。組織内情報保持手段６は、その組織内にあるイントラネットのＷｅｂサーバやＦＴＰサーバのＵＲＬやファイル共有サーバのアドレス、組織内人員のメールアドレスを含む組織内情報１０を保持する手段である。ファイル経路情報解析手段５は、ファイル属性情報保持手段４から電子ファイルの入手元に関する属性情報を取得し、また、組織内情報保持手段６から組織内情報１０を取得してそれらを照合し、その入手元が組織の内か外かを判別して、そのファイルに入手経路属性を付与する手段である。ファイル属性情報問合せ手段７は、電子ファイルの入手元がファイル共有装置２である場合に、そのファイル共有装置２のファイル属性情報保持手段１２に対し、そのファイルの属性情報を問合せて、その属性情報を自装置内のファイル属性情報保持手段４に保存する手段である。ファイル利用手段８は、利用対象ファイルの属性情報を利用者に表示し、ファイルの編集内容に応じて属性情報を編集する手段である。

次に、ファイル共有装置２における構成要素について説明する。ファイル属性情報取得手段１１およびファイル属性情報保持手段１２およびファイル利用手段１４については、ファイル入手・利用装置１における各手段と同じ働きをする手段であるので、説明を省略する。ファイル属性情報問合せ手段１３は、ファイル属性情報保持手段１２で管理されている電子ファイルの入手元の情報を取得し、そのファイルの入手元であるファイル入手・利用装置１のファイル属性情報保持手段４からファイルの属性情報を取得して、ファイル共有装置２のファイル属性情報保持手段１２に格納する手段である。

次に、本発明によるファイル入手・利用装置１内の各構成手段の処理の流れを説明する。図２は、ファイル属性情報取得手段３の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報取得手段３は、まず電子ファイルの保存イベントを検知する（ステップ１０１）。次に、そのファイルを一意に特定する情報、すなわちそのファイルのハッシュ値等の識別情報、そのファイルが保存された場所（装置名やディレクトリパス）、保存時刻、保存ユーザなど、当該装置において共通的に取得可能な属性情報を取得する。また、同時に、当該ファイルが端末外から流入してきたものであれば、入手手段（メール添付、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ等）および入手元（メールであれば送信者アドレス、ＷｅｂダウンロードであればＵＲＬ等）といった属性情報を取得し、当該ファイルが端末内で生成されたものであれば、端末内で生成されたという属性情報を付与する（ステップ１０２）。次に、これらの属性情報をファイル属性情報保持手段４へ送信（保存）し（ステップ１０３）、ファイル経路情報解析手段５を呼び出して終了する（ステップ１０４）。

ファイル属性情報保持手段４は、電子ファイルの識別情報に対応付けて電子ファイルの属性情報を格納し、ファイルの識別情報をキーにファイルの各種属性情報を検索できるように保持する。

図３は、ファイル経路情報解析手段５の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル経路情報解析手段５は、ファイル属性情報保持手段４から電子ファイルの入手手段と入手元の情報を取得し（ステップ２０１）、入手手段がネットワーク経由（メール、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ファイル共有）であるか否かを判定する（ステップ２０２）。入手手段がネットワーク経由（メール、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ファイル共有）であれば、組織内情報保持手段６にて管理されている組織内情報１０を取得し（ステップ２０３）、その入手元の情報が、組織内情報１０内に存在するかどうかを判定する（ステップ２０４）。存在すれば「組織内」という入手経路属性を付与し（ステップ２０５）、存在しなければ「組織外」という入手経路属性を付与し（ステップ２０９）、それらの属性情報を元のファイル識別情報に対応付けてファイル属性情報保持手段４に保存する（ステップ２０６）。次に、ファイルの入手元が組織内情報１０で管理されているファイル共有装置２であるか否かを判定し（ステップ２０７）、ファイル共有装置２であった場合には、ファイル属性情報問合せ手段７を呼び出して終了する（ステップ２０８）。

図４は、ファイル属性情報問合せ手段７の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報問合せ手段７は、ファイル属性情報保持手段４から電子ファイルの入手元であるファイル共有装置２のアドレスを取得し（ステップ３０１）、ファイル共有装置２のファイル属性情報保持手段１２へアクセス（問合せ）して、そのファイルの識別情報に合致する属性情報を検索し（ステップ３０２）、当該ファイルの発生時の属性情報（入手手段、入手経路属性等）が登録されているか否かを判定する（ステップ３０３）。登録されていれば、それらの属性情報を取得して自装置内のファイル属性情報保持手段４に保存する（ステップ３０４）。

図５は、ファイル利用手段８の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル利用手段８は、ファイル展開（＝ファイルオープン）イベントを検知し（ステップ４０１）、まず、そのファイルの識別情報をファイル属性情報保持手段４に照会して（ステップ４０２）、該当するファイルの属性情報が登録されているか否かを判定する（ステップ４０３）。登録されていれば、ファイル属性情報９を取得して利用者に表示しつつファイルを開き（ステップ４０４、４０５）、登録されていない場合には、そのままファイルを開く（ステップ４０５）。利用者は必要に応じてファイル自体を編集・更新し（ステップ４０６）、その編集内容に応じて属性情報を編集（オリジナル情報を付加した等）して保存し（ステップ４０７）、ファイルを保存する（閉じる）（ステップ４０８）。

次に、本発明によるファイル共有装置２内の各構成手段の処理の流れを説明する。ファイル共有装置２に対するファイルの保存は、１つないし複数のファイル入手・利用装置１からファイル共有プロトコルでの保存のみを受け付けると仮定する。
図６は、ファイル属性情報取得手段１１の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報取得手段１１は、まず、電子ファイルの保存イベントを検知し（ステップ５０１）、次に、そのファイルを一意に特定する情報、すなわちそのファイルのハッシュ値等の識別情報と、そのファイルに関連する属性情報、すなわち保存された場所（装置名やディレクトリパス）や保存時刻、保存ユーザ、入手元の情報（ファイル入手・利用装置の名前）を取得し（ステップ４０２）、それらの情報をファイル属性情報保持手段１２へ送信（保存）し（ステップ４０３）、ファイル属性情報問合せ手段１３を呼び出して終了する（ステップ４０４）。

図７は、ファイル属性情報問合せ手段１３の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報問合せ手段１３は、自装置内のファイル属性情報保持手段１２からファイルの識別情報と入手元の情報を取得し（ステップ６０１）、その入手元のファイル入手・利用装置１のファイル属性情報保持手段４に対し、そのファイルの識別情報に合致する属性情報を検索して（ステップ６０２）、当該ファイルの発生時の属性情報（入手手段、入手経路属性等）が存在するか否かを判定する（ステップ６０３）。当該ファイルの属性情報が存在すれば、それらの属性情報を自装置内のファイル属性情報保持手段１２に保存して終了し（ステップ６０４）、存在しなければそのまま処理を終了する。

図８は、ファイル利用手段１４の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル利用手段１４は、ファイル展開（＝ファイルオープン）イベントを検知し（ステップ７０１）、まず、そのファイルの識別情報をファイル属性情報保持手段１２に照会して（ステップ７０２）、該当するファイルの属性情報が登録されているか否かを判定する（ステップ７０３）。登録されていれば、ファイル属性情報１５を取得して利用者に表示しつつファイルを開き（ステップ７０４、７０５）、登録されていない場合には、そのままファイルを開く（ステップ７０５）。利用者は必要に応じてファイル自体を編集・更新し（ステップ７０６）、その編集内容に応じて属性情報を編集（オリジナル情報を付加した等）して保存し（ステップ７０７）、ファイルを保存する（閉じる）（ステップ７０８）。

図９に、本発明の情報発生経緯管理システムの具体的な構成例を示し、図１０〜２０に同じく処理の流れを示し、図２１〜２３に、図９に示すシステムで用いられる情報の具体的な構成例を示し、図２４に本発明の応用例におけるシステムの構成例を示す。
ファイル入手・利用装置１は、ＬＡＮ２０に接続されたＰＣ等のクライアント端末２１とし、ファイル共有装置２は、ＬＡＮ２０に接続されたファイル共有サーバ２２とする。
始めに、図９および図１０〜１７を用いてクライアント端末２１における各構成要素とそれに付随する処理の流れを説明する。
クライアント端末２１内のファイル属性情報取得手段２８〜３２は、情報の発生経緯ごとに関連するプログラムに沿って動作するものとする。

図１０は、メールの添付ファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。メーラ（メールソフト）２３が添付ファイル付きのメールを受信して、そのファイルを予め指定されたフォルダに保存（格納）すると（ステップ８０１）、メール添付ファイル用ファイル属性情報取得手段２８は、メーラ２３が添付ファイルを指定フォルダに格納するというイベントを検知して、ファイルの識別情報やメールの送信者のメールアドレス等の属性情報を取得し（ステップ８０２）、ファイルの入手手段属性としてメール添付という情報を付加して（ステップ８０３）、取得情報と属性情報をファイル属性情報保持手段３３へ保存し（ステップ８０４）、ファイル経路情報解析手段３４を呼び出して終了する（ステップ８０５）。

図１１は、Ｗｅｂサーバからファイルをダウンロードする場合の処理の流れを説明するフローチャートである。Ｗｅｂブラウザ２４がファイルのダウンロード行為を介してファイルを端末内に保存すると（ステップ９０１）、ＨＴＴＰ（Ｓ）ダウンロードファイル用ファイル属性情報取得手段２９は、ファイルが端末内に保存されるというイベントを検知して、ファイルの識別情報やダウンロード元のＵＲＬ等の属性情報を取得し（ステップ９０２）、ファイルの入手手段属性としてＨＴＴＰダウンロードという情報を付加して（ステップ９０３）、取得情報と属性情報をファイル属性情報保持手段３３へ保存し（ステップ９０４）、ファイル経路情報解析手段３４を呼び出して終了する（ステップ９０５）。

図１２は、ＦＴＰサーバからファイルをダウンロードする場合の処理の流れを説明するフローチャートである。ＦＴＰダウンローダ２５がファイルのダウンロード行為を介してファイルを端末内に保存すると（ステップ１００１）、ＦＴＰダウンロードファイル用ファイル属性情報取得手段３０は、ファイルが端末内に保存されるというイベントを検知して、ファイルの識別情報やダウンロード元のＵＲＬ等の属性情報を取得し（ステップ１００２）、ファイルの入手手段属性としてＦＴＰダウンロードという情報を付加して（ステップ１００３）、取得情報と属性情報をファイル属性情報保持手段３３へ保存し（ステップ１００４）、ファイル経路情報解析手段３４を呼び出して終了する（ステップ１００５）。

図１３は、ファイル丸ごとの複製または移動によりファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラ等のファイル管理プログラム２６が、ファイル丸ごとの複製または移動に伴ってファイルを任意フォルダへ保存すると（ステップ１１０１）、ファイル管理プログラム用ファイル属性情報取得手段３１は、ファイルが保存されるというイベントを検知して、端末外からの複製または移動か否かを判定する（ステップ１１０２）。端末内での複製または移動の場合（Ｎｏの場合）には、新たな保存先等の属性情報をファイル属性情報保持手段３３へ上書き保存する（ステップ１１０７）。端末外からの複製または移動の場合（Ｙｅｓの場合）には、ファイルの識別情報や複製または移動元等の属性情報を取得し（ステップ１１０３）、ファイルの入手手段属性として端末外からの複製または移動という情報を付加して（ステップ１１０４）、取得情報をファイル属性情報保持手段３３へ保存し（ステップ１１０５）、ファイル経路情報解析手段３４を呼び出して終了する（ステップ１１０６）。

図１４は、ファイル作成アプリケーションによりファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル作成アプリケーション２７が、ファイルを保存すると（ステップ１２０１）、ファイル作成アプリケーション別ファイル属性情報取得手段３２は、当該アプリケーションがファイルを保存することを検知して、ファイルの識別情報や属性情報を取得し（ステップ１２０２）、ファイルの入手手段属性として端末内生成という情報を付加して（ステップ１２０３）、取得情報をファイル属性情報保持手段３３へ保存する（ステップ１２０４）。

図１５は、ファイル経路情報解析手段３４の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル経路情報解析手段３４は、まずファイル属性情報保持手段３３から当該ファイルの入手手段と入手元情報を取得し（ステップ１３０１）、入手手段がＨＴＴＰ（Ｓ）ダウンロードまたはＦＴＰダウンロードか否かを判定する（ステップ１３０２）。ＨＴＴＰ（Ｓ）ダウンロードまたはＦＴＰダウンロードである場合（Ｙｅｓの場合）は、組織内情報保持手段３５内の組織内情報３９に格納されている組織内のＷｅｂ／ＦＴＰサーバアドレスリストを取得し（ステップ１３０３）、ＨＴＴＰ（Ｓ）ダウンロードまたはＦＴＰダウンロードでない場合（Ｎｏの場合）は、入手手段がメール添付か否かを判定し（ステップ１３０７）、メール添付の場合（Ｙｅｓの場合）は、組織内情報保持手段３５内の組織内情報３９に格納されている組織内のメールアドレスリストを取得する（ステップ１３０８）。次に、入手元情報がＷｅｂ／ＦＴＰサーバアドレスリスト、メールアドレスリストに存在するか否かを判定し（ステップ１３０４）、存在すれば（Ｙｅｓの場合）、入手経路属性として「組織内」を付与し（ステップ１３０５）、属性情報をファイル属性情報保持手段３３に保存して終了する（ステップ１３０６）。
ステップ１３０７において、入手手段がメール添付でない場合（Ｎｏの場合）は、入手手段が端末外からの複製または移動か否かを判定する（ステップ１３１０）。端末外からの複製または移動である場合（Ｙｅｓの場合）は、組織内情報保持手段３５内の組織内情報３９に格納されている組織内のファイル共有装置アドレスリストを取得し（ステップ１３１１）、入手元情報がファイル共有装置アドレスリストに存在するか否かを判定する（ステップ１３１２）。存在すれば（Ｙｅｓの場合）、ファイル属性情報問合わせ手段３６を呼び出して終了する（ステップ１３１３）。ステップ１３０４およびステップ１３１２において、入手元情報がアドレスリスト内に存在しない場合（Ｎｏの場合）は、入手経路属性として「組織外」を付与し（ステップ１３０９）、属性情報をファイル属性情報保持手段３３に保存して終了する（ステップ１３０６）。
また、ステップ１３１０において、端末外からの複製または移動でない場合（Ｎｏの場合）は、入手経路属性として「組織内」を付与し（ステップ１３０５）、属性情報をファイル属性情報保持手段３３に保存して終了する（ステップ１３０６）。

図１６は、ファイル属性情報問合せ手段３６の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報問合せ手段３６は、ファイル属性情報保持手段３３からファイル入手元のファイル共有サーバ２２のアドレスを取得し（ステップ１４０１）、ファイル共有サーバ２２にアクセス（問合せ）して、ファイル共有サーバ２２のファイル属性情報保持手段４２から、そのファイルの識別情報に合致するファイル属性情報４５を検索して（ステップ１４０２）、当該ファイルの発生時の属性情報（入手手段、入手経路属性、保存ユーザ）が存在するか否かを判定する（ステップ１４０３）。存在すれば、それらの属性情報を取得して、自装置内のファイル属性情報保持手段３３に保存して終了し（ステップ１４０４）、発生時の属性情報が存在しなければそのまま処理を終了する。

図１７は、ファイル利用手段３７の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル利用手段３７は、ファイル展開（＝ファイルオープン）イベントを検知し（ステップ１５０１）、そのファイルの識別情報をファイル属性情報保持手段３３に照会して（ステップ１５０２）、該当するファイルの属性情報が登録されているか否かを判定する（ステップ１５０３）。登録されていれば、ファイル属性情報３８を取得して利用者に対して見読可能なように表示しつつファイルを開き（ステップ１５０４、１５０５）、登録されていない場合には、そのままファイルを開く（ステップ１５０５）。利用者は必要に応じてファイル自体を編集・更新し（ステップ１５０６）、その編集内容に応じて属性情報を編集（オリジナル情報を付加した等）して保存し（ステップ１５０７）、ファイルを保存する（閉じる）（ステップ１５０８）。

次に、図９および図１８〜２０を用いてファイル共有サーバ２２における各構成要素とそれに付随する処理の流れを説明する。
図１８は、ファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル共有サーバ２２に対するファイルの保存は、１つないし複数のクライアント端末２１からファイル共有プロトコルでの保存のみを受け付けるとしているので、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラ等のファイル管理プログラム４０が、任意フォルダへファイルを保存すると（ステップ１６０１）、ファイル属性情報取得手段４１は、ファイルが保存されるというイベントを検知して、端末外からの保存か否かを判定する（ステップ１６０２）。端末内での保存の場合（Ｎｏの場合）には、新たな保存先等の属性情報をファイル属性情報保持手段４２へ上書き保存する（ステップ１６０６）。端末外からの保存の場合（Ｙｅｓの場合）には、ファイルの識別情報や複製または移動元等の属性情報を取得し（ステップ１６０３）、取得情報をファイル属性情報保持手段４２へ保存し（ステップ１６０４）、ファイル属性情報問合せ手段４３を呼び出して終了する（ステップ１６０５）。

図１９は、ファイル属性情報問合せ手段４３の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル属性情報問合せ手段４３は、自装置内のファイル属性情報保持手段４２から、ファイルの入手元であるクライアント端末２１のアドレスを取得し（ステップ１７０１）、クライアント端末２１にアクセス（問合せ）して、クライアント端末２１のファイル属性情報保持手段３３に対し、そのファイルの識別情報に合致するファイル属性情報３８を検索して（ステップ１７０２）、当該ファイルの発生時の属性情報（入手手段、入手経路属性、保存ユーザ）が存在するか否かを判定する（ステップ１７０３）。発生時の属性情報が存在すれば、それらの属性情報を取得して、自装置内のファイル属性情報保持手段４２に保存して終了し（ステップ１７０４）、発生時の属性情報が存在しなければそのまま処理を終了する。

図２０は、ファイル利用手段４４の処理の流れを説明するフローチャートである。ファイル利用手段４４は、ファイル展開（＝ファイルオープン）イベントを検知し（ステップ１８０１）、そのファイルの識別情報をファイル属性情報保持手段４２に照会して（ステップ１８０２）、該当するファイルの属性情報が登録されているか否かを判定する（ステップ１８０３）。登録されていれば、ファイル属性情報４５を取得して利用者に対して見読可能なように表示しつつファイルを開き（ステップ１８０４、１８０５）、登録されていない場合には、そのままファイルを開く（ステップ１８０５）。利用者は必要に応じてファイル自体を編集・更新し（ステップ１８０６）、その編集内容に応じて属性情報を編集して保存し（ステップ１８０７）、ファイルを保存する（閉じる）（ステップ１８０８）。

図２１は、クライアント端末２１のファイル属性情報保持手段３３で管理されるファイル属性情報３８の構成例を示し、図２２は、ファイル共有サーバ２２のファイル属性情報保持手段４２で管理されるファイル属性情報４５の構成例を示し、図２３は、クライアント端末２１の組織内情報保持手段３５で管理される組織内情報３９の構成例を示している。

以上は、本発明の情報発生経緯管理システムの基本的な構成要素と動作について説明したもので、主にファイルの発生経緯に関する属性情報を収集して保持する過程とそれを利用者に表示するまでの部分について説明した。次に、取得して保持しているファイルの発生経緯に関する属性情報を組織外にファイルを出す際のフィルタリングルールに組み込むという一応用例について、図２４を用いて説明する。本応用例においては、組織から外部へのファイルの転送は、メールへの添付とＷｅｂのアップロードで実施されていると仮定している。

組織におけるファイルの組織外転送ルールを管理する管理者端末５３から、各クライアント端末５４に対してファイルの属性に応じたフィルタリングルールを設定する。クライアント端末５４は、メーラ６１とＷｅｂブラウザ６２に対し、それぞれでファイルのフィルタリングを実施するメールフィルタリング手段５９とＷｅｂコンテンツフィルタリング手段６０を保持している。
メールフィルタリング手段５９は、メーラ６１がファイルを添付したメールを転送しようとするイベントをとらえ、そのファイルの送信先（送信先メールアドレス）を取得するとともに、その送信先アドレスが、組織内情報保持手段６９の組織内情報７３に格納されている組織内のメールアドレスリスト内に存在するかを確認し、存在すれば組織内への転送であると判断し、送信許可の判断結果をメーラ６１に返して、そのままファイルを転送させる。送信先メールアドレスが組織内情報７３内に存在しなければ、組織外への転送であると判断し、そのファイルの発生経緯に関する属性情報をファイル属性情報保持手段６７から取得するとともに、フィルタリングルール保持手段５８からフィルタリングルール７４を取得して、そのルールに応じてファイルの転送を許可または禁止の判断を行い、メーラ６１に対して判断結果を戻す。メーラ６１は、メールフィールタリング手段５９の判断結果に応じて、ファイルをそのまま送信したり、送信を止めたりするものとする。

Ｗｅｂブラウザ６２におけるファイルのＰＯＳＴについても、メールの場合と同様な制御を実施する。まず、Ｗｅｂコンテンツフィルタリング手段６０は、Ｗｅｂブラウザ６２がファイルをアップロードしようとするイベントをとらえ、そのファイルのアップロード先（Ｗｅｂサーバアドレス）を取得するとともに、そのＷｅｂサーバアドレスが組織内情報保持手段６９の組織内情報７３に格納されている組織内のＷｅｂサーバアドレスリスト内に存在するかを確認し、存在すれば組織内への転送であると判断し、送信許可の判断結果をＷｅｂブラウザ６２に返して、そのままファイルをアップロードさせる。アップロード先のサーバアドレスが組織内情報７３内に存在しなければ、組織外への転送であると判断し、そのファイルの発生経緯に関する属性情報をファイル属性情報保持手段６７から取得するとともに、フィルタリングルール保持手段５８からフィルタリングルール７４を取得して、そのルールに応じてファイルの転送を許可または禁止の判断を行い、Ｗｅｂブラウザ６２に対して判断結果を戻す。Ｗｅｂブラウザ６２は、Ｗｅｂコンテンツフィルタリング手段６０の判断結果に応じて、ファイルをそのままアップロードしたり、アップロードを止めたりするものとする。

本発明の情報発生経緯管理システムの構成を示すブロック図である。 ファイル属性情報取得手段３の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル経路情報解析手段５の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報問合せ手段７の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル利用手段８の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報取得手段１１の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報問合せ手段１３の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル利用手段１４の処理の流れを説明するフローチャートである。 本発明の情報発生経緯管理システムの具体的な構成例を示す図である。 メールの添付ファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 Ｗｅｂサーバからファイルをダウンロードする場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 ＦＴＰサーバからファイルをダウンロードする場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル丸ごとの複製または移動によりファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル作成アプリケーションによりファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル経路情報解析手段３４の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報問合せ手段３６の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル利用手段３７の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイルを保存する場合の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報問合せ手段４３の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル利用手段４４の処理の流れを説明するフローチャートである。 ファイル属性情報３８の構成例を示す図である。 ファイル属性情報４５の構成例を示す図である。 組織内情報３９の構成例を示す図である。 本発明の応用例におけるシステムの構成例を示す図である。

符号の説明

１ ファイル入手・利用装置
２ ファイル共有装置
３，１１，４１ ファイル属性情報取得手段
４，１２，３３，４２，６７ ファイル属性情報保持手段
５，３４，６８ ファイル経路情報解析手段
６，３５，６９ 組織内情報保持手段
７，１３，３６，４３，７０ ファイル属性情報問合せ手段
８，１４，３７，４４，７１ ファイル利用手段
９，１５，３８，４５，７２ ファイル属性情報
１０，３９，７３ 組織内情報
１６ ネットワーク
２０，５２ ＬＡＮ
２１，５４ クライアント端末
２２ ファイル共有サーバ
２３，６１ メーラ
２４，６２ Ｗｅｂブラウザ
２５，６３ ＦＴＰダウンローダ
２６，４０，６４ ファイル管理プログラム
２７，６５ ファイル作成アプリケーション
２８ メール添付ファイル用ファイル属性情報取得手段
２９ ＨＴＴＰ（Ｓ）ダウンロードファイル用ファイル属性情報取得手段
３０ ＦＴＰダウンロードファイル用ファイル属性情報取得手段
３１ ファイル管理プログラム用ファイル属性情報取得手段
３２ ファイル作成アプリケーション別ファイル属性情報取得手段
５０ インターネット
５１ ファイアウォール
５３ 管理者端末
５５ メールサーバ
５６ プロキシサーバ
５７ フィルタリングルール設定手段
５８ フィルタリングルール保持手段
５９ メールフィルタリング手段
６０ Ｗｅｂコンテンツフィルタリング手段
６６ 各種ファイル属性情報取得手段
７４ フィルタリングルール

Claims (6)

1. 電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、
   電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、
   組織内情報を保持する組織内情報保持手段と、
   前記ファイル属性情報保持手段から電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された入手元の属性情報を、前記組織内情報保持手段が保持する組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル経路情報解析手段と、
   を備えることを特徴とする情報発生経緯管理装置。
2. 前記電子ファイルの入手元が、電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置である場合には、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の情報発生経緯管理装置。
3. 前記ファイル属性情報保持手段で管理されている電子ファイルの属性情報を表示および編集するファイル利用手段を更に備えることを特徴とする請求項１または２に記載の情報発生経緯管理装置。
4. ファイル入手・利用装置と、当該ファイル入手・利用装置から電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置からなる情報発生経緯管理システムにおいて、
   前記ファイル入手・利用装置は、
   電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、
   電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、
   組織内情報を保持する組織内情報保持手段と、
   前記ファイル属性情報保持手段から電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された入手元の属性情報を、前記組織内情報保持手段が保持する組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル経路情報解析手段と、
   前記電子ファイルの入手元が前記ファイル共有装置である場合には、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段と、を備え、
   前記ファイル共有装置は、
   電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理するファイル属性情報保持手段と、
   電子ファイルが前記ファイル入手・利用装置からファイル共有装置内に保存されたことを検知して、前記電子ファイルの入手元の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル共有装置内のファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報取得手段と、
   前記電子ファイルの入手元のファイル入手・利用装置内のファイル属性情報保持手段に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を前記ファイル共有装置内のファイル属性情報保持手段に保存するファイル属性情報問合せ手段と、
   を備えることを特徴とする情報発生経緯管理システム。
5. 電子ファイルの属性情報を当該電子ファイルに対応付けて管理する情報発生経緯管理装置における情報発生経緯管理方法であって、
   前記情報発生経緯管理装置は、
   電子ファイルが自装置内に保存されたことを検知するステップと、
   前記電子ファイルが自装置外から自装置内に保存されたものであれば、前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を取得して、取得された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存し、前記電子ファイルが自装置内で生成されて保存されたものであれば、前記電子ファイルに発生元が自装置内であるという属性情報を付与して、付与された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップと、
   前記電子ファイルの入手手段および入手元の属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存した後に、前記入手元の属性情報を組織内情報と照合して、前記入手元の属性情報が前記組織内情報内に存在するか否かを判定し、前記電子ファイルに、判定結果である入手元が組織内か組織外かの入手経路の属性情報を付与して、付与された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップと、
   を含むことを特徴とする情報発生経緯管理方法。
6. 前記電子ファイルの入手元が、電子ファイルの登録を受け付け、組織内で共有するためのファイル共有装置である場合には、前記情報発生経緯管理装置は、前記電子ファイルの入手経路の属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存した後に、前記ファイル共有装置に前記電子ファイルの属性情報を問合せて、当該電子ファイルの発生時の属性情報を取得し、取得された属性情報を当該電子ファイルに対応付けて保存するステップを更に含むことを特徴とする請求項５に記載の情報発生経緯管理方法。

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