JP4468327B2 - Supervisor support method for call center system - Google Patents
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Description
本発明は、入電に応じて回線制御を行って適宜な対応端末に通話交換を行う回線制御装置と、この回線制御装置の動作を管理する装置管理システムと、回線制御装置の動作履歴を格納した履歴データベースとを備えるコールセンタシステムにおける、コンピュータによるスーパバイザ業務の支援方法に関する。 The present invention stores a line control device that performs line control according to incoming calls and exchanges calls to an appropriate corresponding terminal, a device management system that manages the operation of the line control device, and an operation history of the line control device. The present invention relates to a supervisory support method by a computer in a call center system having a history database.
消費者からの問合わせや注文などに応えるため、多数のオペレータを配置し、電話やパソコン等の各種コミュニケーション端末を介して受け答えを行う、いわゆるコールセンタ等の電話対応システムを開設運営またはアウトソーシングする企業が増えている。この電話対応システムはCTI(Computer Telephony Integration)システムと呼ばれるコンピュータシステムにより自動化が推進されつつある。前記の如きコールセンタを管理・運営するスーパーバイザは、当該コールセンタが維持すべきサービス内容に応じて、人員を配置し、またこれを教育してモチベーションを高めるなど、様々な業務を日々こなしていく必要がある。 To respond to inquiries and orders from consumers, a company that establishes and operates or outsources a telephone support system such as a so-called call center that arranges a large number of operators and receives and answers through various communication terminals such as telephones and personal computers. is increasing. This telephone compatible system is being automated by a computer system called a CTI (Computer Telephony Integration) system. A supervisor who manages and operates a call center as described above needs to perform various tasks on a daily basis, such as assigning personnel according to the service contents that the call center should maintain and educating them to increase motivation. is there.
そこでCTIシステムとしては、各オペレータが1コールあたりにどれぐらい時間をかけ、また総コール数がどれほどであるのか、というコール現況値やその履歴情報をグラフ化するなどして前記スーパーバイザに自動提供する技術が提案されてきた。確かにこの技術により、スーパーバイザはコールセンタの現況を把握することが可能となったのである。 Therefore, the CTI system automatically provides the supervisor with a graph of the call status value and the history information such as how much time each operator spends per call and the total number of calls. Technology has been proposed. Certainly, this technology allowed supervisors to understand the current status of call centers.
しかしながら、コールセンタが達成・維持すべきサービス内容に比較した現況分析を提供する訳でもなく、しかもあくまでもスーパーバイザに一元的に提供されるのみであった。つまり、現況を認識するデータは提供されるものの、オペレータ等に対するアドバイスや指示は、従来通りにスーパーバイザが前記現況を考慮して経験等に基づき判断し逐一行うしかなかったのである。 However, it does not provide an analysis of the current situation compared to the service content that the call center should achieve and maintain, and it is only provided to the supervisor in a unified manner. In other words, although data for recognizing the current situation is provided, advice and instructions to the operator or the like have to be made one after another by the supervisor, taking into account the current situation and making decisions based on experience.
コールセンタの規模がオペレータ数や施設の点で大規模になるような状況下であれば、前記指示やアドバイスを行うスーパーバイザの負担は非常に大きいものとなってしまう。またこの負担となる処理の質はスーパーバイザ個人の能力により左右されることが多いため、スーパバイザの異動や交代がすなわち一定の品質を維持しつつ効率的にコールセンタを運営する障害となりかねなかった。 If the size of the call center is large in terms of the number of operators and facilities, the burden on the supervisor who gives the instructions and advice becomes very large. In addition, since the quality of the processing that is a burden often depends on the supervisor's individual ability, the transfer or change of the supervisor may be an obstacle to efficiently operating the call center while maintaining a certain quality.
そこで本発明はこのような従来の課題に着目してなされたもので、コールセンタにおける良好な管理効率を達成するスーパバイザ業務支援方法およシステムを提供することを目的とする。 Accordingly, the present invention has been made paying attention to such conventional problems, and an object thereof is to provide a supervisor business support method and system that achieves good management efficiency in a call center.
上記目的を達成する本発明のスーパバイザ業務支援方法は、入電に応じて回線制御を行って適宜な対応端末に通話交換を行う回線制御装置と、この回線制御装置の動作を管理する装置管理システムと、回線制御装置の動作履歴を格納した履歴データベースとを備えるコールセンタシステムにおける、コンピュータによるスーパバイザ業務の支援方法であって、前記コンピュータが、前記履歴データベースに格納されている動作履歴情報を適宜なタイミングで取得するステップと、取得した動作履歴情報に基づいて、入電のうち、対応中の入電数に応じた現在の入電への対応状況を算定するステップと、前記算定した対応状況について、予め定められたサービスの品質と比較し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致している場合は以後の処理を終了し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致していない場合は、前記対応状況と前記サービスの品質との差異を特定し、この差異を、差異に応じた処理プログラムが設定された規定目標テーブルに照合して該当処理プログラムを選定するステップと、前記比較による、前記対応状況が前記サービスの品質を下回っているとの判断に応じて、前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知するステップと、前記比較による、前記対応状況が前記サービスの品質を上回っているとの判断に応じて、前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を延長すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知するステップとを実行することを特徴とする。 The supervisor business support method of the present invention that achieves the above object includes a line control device that performs line control in response to incoming calls and exchanges calls to an appropriate corresponding terminal, a device management system that manages the operation of the line control device, and A supervisory support method for a supervisor business by a computer in a call center system comprising a history database storing an operation history of a line control device, wherein the computer stores the operation history information stored in the history database at an appropriate timing. Based on the acquired operation history information, a step of calculating a response status to the current incoming call according to the number of incoming calls being handled among incoming calls, and the calculated response status are predetermined. compared to the quality of service, if the corresponding status is consistent with the quality of service subsequent If the response status does not match the quality of the service, a difference between the response status and the quality of the service is identified, and a processing program corresponding to the difference is set for the difference. In response to the step of selecting a corresponding processing program against a specified target table and the determination that the response status is lower than the quality of the service based on the comparison, the processing program specified by the selection is executed. , Extracting from the message table instruction information to the effect that the interval corresponding to incoming calls should be shortened, and notifying the corresponding terminal of the instruction information, and determining by the comparison that the response status exceeds the quality of the service Depending on the message table, the processing program specified by the selection is executed, and the instruction information indicating that the interval corresponding to the incoming call should be extended is displayed in the message table. Extracted, and executes the step of notifying it to the corresponding terminal.
その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄及び図面により明らかにされる。 In addition, the problems disclosed by the present application and the solutions thereof will be clarified by the embodiments of the present invention and the drawings.
本発明によれば、コールセンタにおける良好な管理効率を達成することができる。 According to the present invention, it is possible to achieve good management efficiency in a call center.
本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。
前記スーパバイザ業務支援方法において、前記サービス品質は、前記現在の入電数に対する前記対応中の入電数の割合に応じて定められたものであるとしてもよい。
At least the following will be clarified by the description of the present specification.
In the supervisor business support method, the service quality may be determined in accordance with a ratio of the number of incoming calls that are being handled to the current number of incoming calls.
また、前記スーパーバイザ業務支援方法において、前記指示情報を表示装置に表示するステップは、前記対応中の入電数の前記現在の入電数に対する割合をグラフ状に表示するとしてもよい。 Further, in the supervisor business support method, the step of displaying the instruction information on a display device may display a ratio of the number of incoming calls being handled to the current number of incoming calls in a graph.
また、前記スーパバイザ業務支援方法において、前記指示情報を対応端末に通知するステップは、前記現在の入電数のうち待ち数をスーパバイザ端末に表示させるとしてもよい。 In the supervisor business support method, the step of notifying the instruction terminal of the instruction information may display a waiting number on the supervisor terminal among the current number of incoming calls.
また、前記スーパバイザ業務支援方法において、前記指示情報を対応端末に通知するステップは、前記指示情報として、前記対応中の入電数の増減に従って段階的に変動させた対応指示コメントを、オペレータ端末に表示させる、としてもよい。 In the supervisor business support method, in the step of notifying the instruction terminal of the instruction information, the instruction instruction information is displayed on the operator terminal as a corresponding instruction comment that is changed stepwise according to the increase or decrease in the number of incoming calls. It may be allowed to.
コールセンタにおけるスーパバイザ業務の支援を行うコンピュータ装置であって、コールセンタへの入電に応じて回線制御を行って適宜な対応端末に通話交換を行う回線制御装置の動作履歴を格納した履歴データベースにアクセスし、当該履歴データベースに格納されている動作履歴情報を適宜なタイミングで取得する機能部と、取得した動作履歴情報に基づいて、入電のうち、対応中の入電数に応じた現在の入電への対応状況を算定する機能部と、前記算定した対応状況について、予め定められたサービスの品質と比較し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致している場合は以後の処理を終了し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致していない場合は、前記対応状況と前記サービスの品質との差異を特定し、この差異を、差異に応じた処理プログラムが設定された規定目標テーブルに照合して該当処理プログラムを選定する機能部と、前記比較による前記対応状況が前記サービスの品質を下回っているとの判断に応じて前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知する機能部と、前記比較による前記対応状況が前記サービスの品質を上回っているとの判断に応じて前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を延長すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知する機能部と、を備えるコールセンタマネジメントシステムをなすこととする。
また、前記コールセンタマネジメントシステムにおいて、前記サービス品質は、前記現在の入電数に対する前記対応中の入電数の割合に応じて定められたものであるとしてもよい。
また、前記コールセンタマネジメントシステムにおいて、前記指示情報を対応端末に通知する機能部は、前記対応中の入電数の前記現在の入電数に対する割合を対応端末にグラフ状に表示させるものであるとしてもよい。
It is a computer device that supports supervisor business in a call center, accesses a history database that stores the operation history of a line control device that performs line control in response to incoming calls to the call center and exchanges calls to appropriate terminals, A function unit that acquires the operation history information stored in the history database at an appropriate timing, and the current status of the incoming call according to the number of incoming calls based on the acquired operation history information The function unit for calculating the response status and the calculated response status are compared with a predetermined service quality, and if the response status matches the quality of the service, the subsequent processing is terminated, and the response status is determined. Is not consistent with the quality of the service, the difference between the response status and the quality of the service is identified, and the difference is A function unit that selects a corresponding processing program by checking with a specified target table in which a corresponding processing program is set, and specified by the selection based on a determination that the response status by the comparison is lower than the quality of the service The processing section is executed, the instruction information indicating that the interval corresponding to incoming calls should be shortened is extracted from the message table, and this is notified to the corresponding terminal, and the response status by the comparison is the quality of the service A function of executing the processing program specified by the selection in response to the determination that it exceeds the limit, extracting instruction information to the effect that the interval corresponding to incoming calls should be extended, and notifying the corresponding terminal of the instruction information And a call center management system comprising a department.
In the call center management system, the quality of service may be determined according to a ratio of the number of incoming calls that is currently being handled to the current number of incoming calls.
In the call center management system, the function unit that notifies the corresponding terminal of the instruction information may display a ratio of the number of incoming calls being handled to the current incoming number in a graph on the corresponding terminal. .
また、前記コールセンタマネジメントシステムにおいて、前記指示情報を対応端末に通知する機能部は、前記現在の入電数のうち待ち数をスーパバイザ端末に表示させるものであるとしてもよい。 In the call center management system, the functional unit that notifies the corresponding terminal of the instruction information may display a waiting number on the supervisor terminal among the current number of incoming calls.
また、前記コールセンタマネジメントシステムにおいて、前記指示情報を対応端末に通知する機能部は、前記指示情報として、前記対応中の入電数の増減に従って段階的に変動させた対応指示コメントを、オペレータ端末に表示させるものである、としてもよい。 In the call center management system, the function unit that notifies the instruction terminal of the instruction information displays, on the operator terminal, the instruction instruction information that is changed stepwise as the instruction information increases or decreases in response to the number of incoming calls. It is good also as what is made to do.
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。図1は本実施形態におけるコールセンタマネジメントシステム10を含むコールセンタシステム100の概要を示す図であり、図2は図1のコールセンタシステム100に対応する機能ブロック図である。コールセンタはコールセンタシステム100により構成されており、全体としてCTI(Computer Telephony Integration)技術を駆使して様々な電話関連業務を行う設備を備えている。このコールセンタシステム100は、企業独自に構築する場合もあるが、多大な初期投資や応対など独自の業務ノウハウが必要なため、アウトソーシング・サービスとして提供する専業者も多い。
Embodiments of the present invention will be described below in detail with reference to the drawings. FIG. 1 is a diagram showing an outline of a
コールセンタシステム100で扱う一般的な業務としては顧客からの受注処理、問い合わせ対応等が考えられる。電話機105とパーソナルコンピュータ106とが一体となったオペレータ端末104を介して、オペレータがこの問合わせ等に直接応対するほか、夜間などに自動応答システム109が電話を受け付ける無人対応の機能も備えるとする。運営形態の例としては、かかってきた電話を受けるインバウンド業務と、外向けに電話をかけるアウトバウンド業務とに分けられるが、本実施形態においては主としてインバウンド業務に着目した説明を行うこととする。勿論、この形態のみに本発明の適用範囲が限定されることはなく、他の種々の運営形態に適用可能である。
As general operations handled by the
インバウンド業務においては、公衆回線網200のサービス提供企業による発信者の番号通知サービス等を利用して、電話をかけてきた顧客の情報を電話に出る前に該当オペレータ端末104のディスプレイ上に表示し、顧客毎の的確な応対を促すものとする。また、オペレータでは対応しきれない内容の問合わせ等には、転送システム110がスーパバイザの端末105に電話転送を行うことになる。なお、本発明で言う“対応端末”とは、本実施形態においてオペレータ端末104とスーパバイザ端末107とを含むものとする。
In the inbound business, the caller's number notification service by the service provider of the public line network 200 is used to display the information of the customer who made the call on the display of the
上記コールセンタシステム100の一般的なシステム構成としては、構内交換機たるPBX101、PBX管理システム102、交換情報データベース103、そして各オペレータ用のオペレータ端末104と内線電話網(図示せず)、およびスーパバイザ端末107などで構成される。他に、IVRたる自動応答装置109や電話転送システム110等も備えている。本実施形態においては、この一般的なシステム構成に加えて、コールセンタマネジメントシステム10および統計情報データベース15を備えることとなる。
A general system configuration of the
PBX101は構内交換機であり、公衆回線網に備わる電話交換機と区別する意味で、企業などの構内に設置する私設の電話交換機を指す。PABX(Private Automatic Branch Exchange)とも呼ばれる。顧客から入電があった場合、これを受けたPBX101は、PBX管理システム102の管理に従って適宜なオペレータ端末104に電話交換を行う。図2の機能ブロック図で言えば、PBX101は回線制御装置、PBX管理システム102は、回線制御管理システムとなる。
The PBX 101 is a private branch exchange, and refers to a private telephone exchange installed on the premises of a company or the like in order to distinguish it from a telephone exchange provided in a public line network. Also called PABX (Private Automatic Branch Exchange). When there is an incoming call from a customer, the PBX 101 that receives the call exchanges a telephone with an
PBX管理システム(回線制御管理システム)102は、CTIサーバとしても機能可能なシステムであり、前記PBX101をソフトウェア制御するプログラムを備えている。このプログラムに基づいて電話交換命令など各種指令をPBX101に送信しPBX101の制御を実現する。また、自動応答システム109や転送システム110らと連携してオペレータ離席等の状況に対応して自動応答音声の再生処理やスーパバイザ端末107への電話転送処理を実現する。このPBX管理システム102が行ったPBX101に対する制御の履歴情報は、交換情報データベース103に格納される。或いは、コールセンタマネジメントシステム(図2では制御情報管理システム)10にこの履歴情報を転送し、データベース管理システム12を介してデータベース13に格納する(図2参照)。
The PBX management system (line control management system) 102 is a system that can also function as a CTI server, and includes a program for controlling the PBX 101 by software. Based on this program, various commands such as a telephone exchange command are transmitted to the PBX 101 to realize control of the PBX 101. In addition, in cooperation with the automatic response system 109 and the transfer system 110, the automatic response voice reproduction processing and the telephone transfer processing to the
PBX101により外線から交換された入電は、PBX管理システム102の指示に応じてオペレータ端末104に交換される。オペレータ端末104は、こうして交換された電話を受ける電話機105と、当該電話に対応する顧客情報等を表示するパーソナルコンピュータ106とから構成される、一般のオペレータ端末104である。このオペレータ端末104の状態は常にPBX管理システム102により監視されている。
The incoming call exchanged from the outside line by the PBX 101 is exchanged to the
前記交換情報データベース(またはデータベース13)103に格納されている制御履歴の情報を参照して、予め設定済みの目標値と比較の上、適宜な指示やアドバイスをオペレータ端末104に通知する機能を発現するのがコールセンタマネジメントシステム10である(図2においては制御情報管理システム)。コールセンタマネジメントシステム10としては、サーバコンピュータを適用することが想定できる。このコールセンタマネジメントシステム10は、スーパバイザ端末107の設定管理ツール108を通じて設定された設定管理システム11の設定情報(目標値)を取得して、前記制御履歴情報との比較を行う他、オペレータ端末104の状態遷移の情報やコールセンタシステム100の運営情報をデータベース管理システム12を介してデータベース13もしくは統計情報データベース15に蓄積する。
Referring to control history information stored in the exchange information database (or database 13) 103, a function for notifying the
スーパバイザ端末107は、このコールセンタマネジメントシステム10から提示されるオペレータ端末104やコールセンタシステム100全体の状態に関する情報や、それに応じて生成されたアドバイス等を受付けるものである。装置としてはオペレータ端末104と同様に電話機とパーソナルコンピュータとからなる。また、図2に示すように設定管理ツール108を備えて、当該コールセンタに要求される対応品質を目標値として、コールセンタマネジメントシステム10(もしくは設定管理システム11)に対して設定することが可能である。
The
なお、PBX101以外の交換機を採用したコールセンタシステムに対しても本発明は適用可能である。また、前記PBX管理システム102とコールセンタマネジメントシステム10とが別々に設けられているシステム構成のみならず、両者が一体となったシステム構成に対しても本発明は適用可能である。更に、交換情報データベース103と統計情報データベース15とを一体にしたデータベースを運用しているシステムとしてもよい。また、PBX101がPBX管理システム102およびコールセンタマネジメントシステム10の機能を兼ね備えるものとしてもよい。また、電話対応のみならずWebやチャット、メールによる顧客対応を行う状況においても対応可能であるのは勿論である。
Note that the present invention is also applicable to a call center system that employs an exchange other than the
図3は本実施形態のコールセンタシステム全体の動作内容を示す図であり、図4は本実施形態におけるコールセンタマネジメントシステムの処理内容を示す図である。上述したコールセンタシステム100が顧客からの入電に対して行う処理の内容につきその概要を説明しておく。顧客がコールセンタに電話をかけたとする。この電話は前記PBX101に入電し、PBX管理システム102の制御に基づき適宜なオペレータ端末104に交換される。オペレータ端末104では担当のオペレータが電話に対応することになる。一方で、PBX101からオペレータ端末104へ交換した情報は、交換履歴としてPBX管理システム102が交換情報データベース103に登録する。またこの交換履歴の情報は、コールセンタマネジメントシステム10から参照される。
FIG. 3 is a diagram showing the operation contents of the entire call center system of this embodiment, and FIG. 4 is a diagram showing the processing contents of the call center management system in this embodiment. An outline of the contents of processing performed by the
コールセンタマネジメントシステム10は、交換情報データベース103に登録された交換履歴を参照して処理401を行い、現在のコールセンタがおかれた状況を示す管理指標(現対応状況)の算出処理402を実行する。そしてこの管理指標と前記目標値との比較処理403の結果に基づき、PBX101、PBX管理システム102、オペレータ端末104、およびスーパバイザ端末107の少なくともいずれかに対する指示内容を作成する処理404を実行する。この指示内容は該当する端末もしくはPBX管理システム102への送信処理405、406がなされる。以下にこの処理流れの詳細を説明する。
The call
図5は本実施形態のコールセンタマネジメントシステムを含むコールセンタシステムの処理流れを示すフロー図である。PBX101に顧客からのコールが入電したならば(ステップ501)、PBX101は通話状況の変化を検知する。この入電に際し、PBX管理システム102は、備えるプログラムに従ってオペレータ端末104の通話状況等に配慮した対応オペレータ端末104を決定し、そのオペレータ端末104に電話交換処理をおこなう旨の指示をPBX101に返す(ステップ502)。
FIG. 5 is a flowchart showing the processing flow of the call center system including the call center management system of this embodiment. If a call from a customer enters the PBX 101 (step 501), the
PBX101ではPBX管理システム102の指示に従って電話交換を実行し、前記入電をオペレータ端末104につなげる。オペレータ端末104では担当オペレータが顧客と会話して応答し、その要求に適宜応えていく。このオペレータ端末104での処理状況はPBX管理システム102によりモニタリングされており、通話処理情報(交換情報)として交換情報データベース103に格納される(ステップ504)。
The
図6は本実施形態における通話処理情報のデータ構造例を示す図であり、図7は本実施形態における交換情報データベースのデータ構造例を示す図である。通話処理情報600は、PBX101に顧客からのコールが入電した時刻たる受電時刻601およびPBX入電端子ナンバー602、そして当該通話処理情報にかかる入電への対応状況が変化した時刻を記録した状態変化時刻603、入電を接続したオペレータ端末104またはスーパバイザ端末107等のナンバーを示す接続先604、話中、履歴、保留などの接続先における受電後の状態605、および対応が終了した終了時刻606から構成されている。
FIG. 6 is a diagram showing an example of the data structure of the call processing information in this embodiment, and FIG. 7 is a diagram showing an example of the data structure of the exchange information database in this embodiment. The
そしてこの通話処理情報600は、交換情報データベース103において例えば時系列的に格納管理されることになる。図7で示す交換情報データベース103のデータ構造700(通話履歴)においては、各通話処理情報が時系列で列挙され、通話延べ時間、受信通話、発信、リング、転送、着信待ち、調査・入力、離席、といった各要素毎に要した時間が計上される。交換情報データベース(履歴データベース)103に格納された前記通話処理情報(動作履歴情報)は、交換情報データベース103から適宜なタイミングで、或いは要求に応じてコールセンタマネジメントシステム10に送信される(ステップ505)。
The
コールセンタマネジメントシステム10では、これを受信し、適宜な記憶手段に登録する(ステップ506)。次に、コールセンタマネジメントシステム10は、取得した通話処理情報に基づいて、現在の入電への対応状況を算定する。この算定処理に際しては、まず、前記交換情報データベース103から取得した通話処理情報が含む入電IDとその受電時刻のデータとから、現在入電している入電IDを抽出して現入電数を算出する。そして、前記通話処理情報が含む入電ID毎のオペレータ端末104やスーパバイザ端末107における“受電後の状態”(通話状況情報)と、前記現在入電している入電IDとを照合し、現在すでに対応中である対応中入電数を算出する。最終的に、現入電数のうち対応中入電数が占める割合または対応中入電数を、管理指標(現対応状況)とする。
The call
管理指標を算定したコールセンタマネジメントシステム10は、算定した管理指標と、入電への対応状況について予め登録された目標値とを比較する処理を行う(ステップ507)。目標値とは、コールセンタ毎、あるいはコールセンタのセクション毎に達成すべきサービス品質の目安である。例としては、「総入電数に対する対応中入電数の割合を、平日は6割、週末は7割以内とする」、「対応待ちとなっている入電数を東京地区で20以内、沖縄地区で5以内とする」などといったサービス品質に対応した目標値の設定が行われる。
The call
前記比較の結果、管理指標と目標値とが一致している場合(ステップ508)、当該コールセンタシステム100の管理状況に問題はないとして処理は終了する(ステップ509)。他方、一致しておらず、管理指標が目標値を上回っている、つまり過剰サービスを行っていると判断された場合(ステップ510)、管理指標と目標値との差分を算定する(ステップ511)。 As a result of the comparison, if the management index matches the target value (step 508), the process ends as there is no problem in the management status of the call center system 100 (step 509). On the other hand, if it is determined that the management index is higher than the target value, that is, that excessive service is being performed (step 510), the difference between the management index and the target value is calculated (step 511). .
差分が算定されたならば、当該差分に応じた処理を選定する(ステップ512)。図8は本実施形態における規定目標テーブル例を示す図である。このテーブル800においては、前記差分の算定数値801をキーに、それに応じた処理内容が処理プログラム802として設定されている。ここでは、管理指標が目標値を上回っているのであるから、差分数値が+30%〜+10%までの処理プログラムが選定されることになる。
If the difference is calculated, a process corresponding to the difference is selected (step 512). FIG. 8 is a diagram showing an example of a prescribed target table in the present embodiment. In this table 800, the processing content corresponding to the calculated
適宜な処理プログラムを選定したコールセンタマネジメントシステム10は、サービス過剰との現況に対し、入電に応じる間隔を延長すべき旨の指示情報を適宜なメッセージテーブルより抽出し、これを前記オペレータ端末104またはスーパバイザ端末107に通知する(ステップ513、514、515)。また、前記PBX101管理システム102またはPBX101に、入電に応じる間隔を延長すべき旨の、指示情報または回線制御を行うアルゴリズムのパラメータ変更情報を送信する。
The call
一方、前記比較において管理指標が目標値を下回っていると判断された場合、つまり、サービス品質が不足している場合、その差分を上記同様に算定して(ステップ516)、適宜の提示処理(ステップ517)および前記規定目標テーブル800との照合による処理プログラムの選定処理を行う。ここでは、管理指標が目標値を下回っているのであるから、差分数値が−5%〜−15%までの処理プログラムが選定されることになる。 On the other hand, if it is determined in the comparison that the management index is below the target value, that is, if the service quality is insufficient, the difference is calculated in the same manner as above (step 516), and an appropriate presentation process ( Step 517) and processing program selection processing by collation with the prescribed target table 800 are performed. Here, since the management index is below the target value, a processing program having a difference numerical value of −5% to −15% is selected.
適宜な処理プログラムを選定したコールセンタマネジメントシステム10は、サービス不足との現況に対し、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の指示情報を適宜なメッセージテーブルより抽出し、これを前記オペレータ端末104またはスーパバイザ端末107に通知する。或いは、前記PBX101管理システム102またはPBX101に、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の、指示情報または回線制御を行うアルゴリズムのパラメータ変更情報を送信する(ステップ518)。PBX管理システム102ではこれを受けてPBX101の制御を実行し(ステップ519)、PBX101での交換処理(ステップ520)を管理する。
The call
図9は本実施形態におけるオペレータ向け指示情報の提示画面例を示す図であり、図10は本実施形態におけるスーパーバイザ向け指示情報の提示画面例を示す図であり、図11は本実施形態におけるマネージャ向け指示情報の提示画面例を示す図である。オペレータ端末104やスーパバイザ端末107に提示する指示情報は、管理指標と目標値との差異の度合いに応じて属性変更をすると好適である。属性変更を行う対象としては、指示情報が含むテキスト、数値、記号および画像の少なくともいずれかまたはそれらの組合せが想定できる。
9 is a diagram showing an example of a screen for presenting instruction information for an operator in the present embodiment, FIG. 10 is a diagram showing an example of a screen for presenting instruction information for a supervisor in the present embodiment, and FIG. 11 is a manager in the present embodiment. It is a figure which shows the example of a presentation screen of direction instruction information. The instruction information presented to the
図9、図10および図11に示す各画面例は、上から順に入電対応待ちの数が増大していく状況に応じて画面が遷移していく様を示している。例えば、オペレータ端末104に表示された提示画面900では、対応中の入電数902が全入電数903に占める割合を示す指示バー901と、この状況に応じた顧客の心境を象徴する表情画像904および対応指示コメント905とが示される。対応待ちの入電数が増えるに従い、指示バーの表示も変化し、また表情画像904も画像914〜画像924へと険しくする。対応指示コメント905も、それにあわせて「対応テキパキ!」や「コールバックに!」といった変化を見せるよう設定される。
Each of the screen examples shown in FIG. 9, FIG. 10, and FIG. 11 shows that the screen changes according to the situation where the number of waiting for incoming calls increases from the top. For example, in the
このような提示形態はスーパバイザ端末107における提示画面1000でも同様であるが、例えば、実際の対応待ちの入電数を数値表示する対応待ち数1006、1016、1026、を構成に加えるとしてもよい。また、複数のコールセンタを統括する立場のマネージャ向けには、図11に示すように、前記指示バー1101が複数のコールセンターを統合した合計指示バー1102、および各地区毎の指示バー1103〜1105から構成されることとなる。これによりマネージャは、担当するコールセンタの運営状況を迅速明確に認識出来るとともに、状況に応じた指示情報を該当スーパバイザ端末107に提示する指示を発することも出来るのである。
Such a presentation form is the same as that on the
上述したように、コールセンタシステム100の現況に応じた指示情報を該当オペレータ端末104やスーパバイザ端末107、PBX101やPBX管理システム102に発するのみならず、例えば、前記統計情報データベース15に蓄積されたコールセンタシステム100やPBX101またはPBX管理システム102の運営情報を参照すれば、時間や曜日、月日、季節などの属性に応じたコールセンタシステム100の負荷予測を行うことも出来る。この予測に基づいて前記目標値を達成すべく予め指示を生成し、該当するオペレータ端末104やスーパバイザ端末107、或いはPBX101やPBX管理システム102らに通知することも可能となる。
As described above, instruction information corresponding to the current state of the
本発明の実施の形態によれば、次の効果を奏する。
各オペレータが1コールあたりにどれぐらい時間をかけ、また総コール数がどれほどであるのか、というコール現況値やその履歴情報をスーパーバイザに自動提供するのみならず、コールセンタが達成・維持すべきサービス内容に比較した現況分析を提供することが可能となる。またこの現況分析に応じてオペレータ等に行うべき指示・アドバイスを自動処理することが可能であることから、コールセンタの規模がオペレータ数や施設の点で大規模になるような状況下であってもスーパーバイザにかかる負担を少ないものとできる。またコンピュータにより前記情報提供やオペレータ等に対する指示・アドバイスなどを実行するため、その内容や質がスーパバイザの異動や交代が生じても一定となる。すなわち一定の品質を維持しつつ効率的にコールセンタを運営することが可能となるのである。
According to the embodiment of the present invention, the following effects can be obtained.
The service contents that the call center should achieve and maintain as well as automatically provide the supervisor with call status values and history information such as how much time each operator spends per call and the total number of calls. It is possible to provide an analysis of the current situation in comparison with. In addition, since it is possible to automatically process instructions and advice to be given to operators according to this analysis of the current situation, even in situations where the size of the call center is large in terms of the number of operators and facilities The burden on the supervisor can be reduced. Further, since the information provision and instructions / advice to the operator are executed by the computer, the contents and quality thereof are constant even if the supervisor is changed or changed. In other words, it is possible to efficiently operate the call center while maintaining a certain quality.
以上、本発明の実施の形態について、その実施の形態に基づき具体的に説明したが、これに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。 As mentioned above, although embodiment of this invention was described concretely based on the embodiment, it is not limited to this and can be variously changed in the range which does not deviate from the summary.
10 コールセンタマネジメントシステム、コンピュータ、制御情報管理システム
11 設定管理システム
12 データベース管理システム
13 データベース
15 統計情報データベース
100 コールセンタシステム
101 PBX、回線制御装置
102 PBX管理システム、回線制御管理システム
103 交換情報データベース、履歴データベース
104 オペレータ端末、対応端末
105 (オペレータ端末の)電話機
106 (オペレータ端末の)コンピュータ
107 スーパバイザ端末
108 設定管理ツール
109 自動応答システム
110 転送システム
200 通信回線、公衆回線網
10 Call Center Management System, Computer, Control
Claims (10)
前記コンピュータが、
前記履歴データベースに格納されている動作履歴情報を適宜なタイミングで取得するステップと、
取得した動作履歴情報に基づいて、入電のうち、対応中の入電数に応じた現在の入電への対応状況を算定するステップと、
前記算定した対応状況について、予め定められたサービスの品質と比較し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致している場合は以後の処理を終了し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致していない場合は、前記対応状況と前記サービスの品質との差異を特定し、この差異を、差異に応じた処理プログラムが設定された規定目標テーブルに照合して該当処理プログラムを選定するステップと、
前記比較による、前記対応状況が前記サービスの品質を下回っているとの判断に応じて、前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知するステップと、
前記比較による、前記対応状況が前記サービスの品質を上回っているとの判断に応じて、前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を延長すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知するステップと、
を実行することを特徴とするスーパバイザ業務支援方法。 A line control device that performs line control in response to incoming calls and exchanges calls to appropriate terminals, a device management system that manages the operation of the line control device, and a history database that stores the operation history of the line control device A support method for supervisor work by a computer in a call center system comprising:
The computer is
Obtaining operation history information stored in the history database at an appropriate timing;
Based on the acquired operation history information, the step of calculating the current status of the incoming call according to the number of incoming calls among the incoming calls,
The calculated response status is compared with a predetermined service quality. If the response status matches the quality of the service, the subsequent processing is terminated, and the response status matches the quality of the service. If not, identifying a difference between the response status and the quality of the service, comparing the difference against a specified target table in which a processing program corresponding to the difference is set, and selecting a corresponding processing program; ,
In response to the determination that the response status is lower than the quality of the service based on the comparison, the processing program specified by the selection is executed, and instruction information indicating that the interval corresponding to incoming calls should be shortened is a message table. Extracting more and notifying the corresponding terminal of this,
In response to the determination that the response status exceeds the quality of the service based on the comparison, the processing program specified by the selection is executed, and instruction information indicating that the interval corresponding to incoming calls should be extended is a message table. Extracting more and notifying the corresponding terminal of this ,
Supervisor support method characterized by executing
前記サービス品質は、前記現在の入電数に対する前記対応中の入電数の割合に応じて定められたものであることを特徴とするスーパバイザ業務支援方法。 The supervisor business support method according to claim 1,
The supervisor service support method according to claim 1, wherein the service quality is determined in accordance with a ratio of the number of incoming calls to the current number of incoming calls.
前記指示情報を対応端末に通知するステップは、前記対応中の入電数の前記現在の入電数に対する割合をグラフ状に対応端末に表示させることを特徴とするスーパバイザ業務支援方法。 The supervisor business support method according to claim 2,
The step of notifying the corresponding terminal of the instruction information displays a ratio of the number of incoming calls being handled to the current incoming number on the corresponding terminal in a graph form.
前記指示情報を対応端末に通知するステップは、前記現在の入電数のうち待ち数をスーパバイザ端末に表示させることを特徴とするスーパバイザ業務支援方法。 The supervisor business support method according to any one of claims 1 to 3,
The step of notifying the corresponding terminal of the instruction information includes displaying a waiting number on the supervisor terminal among the current number of incoming calls.
コールセンタへの入電に応じて回線制御を行って適宜な対応端末に通話交換を行う回線制御装置の動作履歴を格納した履歴データベースにアクセスし、当該履歴データベースに格納されている動作履歴情報を適宜なタイミングで取得する機能部と、
取得した動作履歴情報に基づいて、入電のうち、対応中の入電数に応じた現在の入電への対応状況を算定する機能部と、
前記算定した対応状況について、予め定められたサービスの品質と比較し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致している場合は以後の処理を終了し、前記対応状況が前記サービスの品質と一致していない場合は、前記対応状況と前記サービスの品質との差異を特定し、この差異を、差異に応じた処理プログラムが設定された規定目標テーブルに照合して該当処理プログラムを選定する機能部と、
前記比較による前記対応状況が前記サービスの品質を下回っているとの判断に応じて前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を短縮すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知する機能部と、
前記比較による前記対応状況が前記サービスの品質を上回っているとの判断に応じて前記選定により特定した処理プログラムを実行して、入電に応じる間隔を延長すべき旨の指示情報をメッセージテーブルより抽出し、これを前記対応端末に通知する機能部と、
を備えることを特徴とするコールセンタマネジメントシステム。 A computer device for supporting a supervisor business in a call center,
Accessing the history database storing the operation history of the line control device that performs line control in response to incoming calls to the call center and exchanging calls to an appropriate corresponding terminal, and appropriately stores the operation history information stored in the history database. A functional part to be acquired at the timing;
Based on the acquired operation history information, among the incoming calls, a functional unit that calculates the current incoming call status according to the number of incoming calls that are supported,
The calculated response status is compared with a predetermined service quality. If the response status matches the quality of the service, the subsequent processing is terminated, and the response status matches the quality of the service. If not, a functional unit that identifies a difference between the response status and the quality of the service, and compares the difference with a specified target table in which a processing program corresponding to the difference is set, and selects a corresponding processing program When,
The processing program specified by the selection is executed in response to the determination that the response status by the comparison is lower than the quality of the service, and instruction information indicating that the interval corresponding to incoming calls should be shortened is extracted from the message table And a function unit for notifying this to the corresponding terminal,
Execute the processing program specified by the selection in response to the determination that the response status by the comparison exceeds the quality of the service, and extract instruction information indicating that the interval corresponding to incoming calls should be extended from the message table And a function unit for notifying this to the corresponding terminal ,
A call center management system comprising:
前記サービス品質は、前記現在の入電数に対する前記対応中の入電数の割合に応じて定められたものであることを特徴とするコールセンタマネジメントシステム。 In the call center management system according to claim 6 ,
The call center management system according to claim 1, wherein the service quality is determined according to a ratio of the number of incoming calls to the current number of incoming calls.
前記指示情報を対応端末に通知する機能部は、前記対応中の入電数の前記現在の入電数に対する割合をグラフ状に対応端末に表示させるものであることを特徴とするコールセンタマネジメントシステム。 In the call center management system according to claim 7 ,
The function part which notifies the said instruction information to a corresponding | compatible terminal displays the ratio with respect to the said current number of incoming calls of the said number of incoming calls currently corresponding | compatible on a corresponding | compatible terminal in a call center management system characterized by the above-mentioned.
前記指示情報を対応端末に通知する機能部は、前記現在の入電数のうち待ち数をスーパバイザ端末に表示させるものであることを特徴とするコールセンタマネジメントシステム。 In the call center management system according to any one of claims 6 to 8 ,
The call center management system, wherein the function unit that notifies the instruction information to the corresponding terminal displays a waiting number on the supervisor terminal among the current number of incoming calls.
前記指示情報を前記対応端末に通知する機能部は、前記指示情報として、前記対応中の入電数の増減に従って段階的に変動させた対応指示コメントを、オペレータ端末に表示させるものである、ことを特徴とするコールセンタマネジメントシステム。 In the call center management system according to any one of claims 6 to 9 ,
The function unit that notifies the corresponding terminal of the instruction information is configured to display, on the operator terminal, a corresponding instruction comment that is changed stepwise as the instruction information is increased or decreased. A featured call center management system.
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