JP4394845B2 - 受付システム、受付処理方法、及び受付処理用プログラム - Google Patents
受付システム、受付処理方法、及び受付処理用プログラム Download PDFInfo
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会社等への訪問者の入出門管理を行う受付システム、受付処理方法及び受付処理用プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
工場等の敷地内に入場する際、入場門の受付で手続きを行うことが多い。訪問者は、受付で、自分の氏名, 社名, 訪問の目的, 面会を希望する相手( 以下、応対者という) の名前等を所定用紙に記入する。受付担当者は、用紙に記入された応対者へ来客の連絡を入れ、応対者の指示を受ける。例えば、応対者は、工場の入り口付近に設けられたロビーで訪問者に待ってもらうよう指示する。受付担当者は、訪問者へ入場許可書を渡して、応対者が指定した場所で待つように指示する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、訪問者の入場手続きを簡略化することにある。本発明の他の目的は、訪問者の入出門管理を手間なく行うことにある。本発明の更に他の目的は、入出門手続きの無人化にある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明の受付システムは、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データを前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる訪問者送信手段とを含む。他に一つの態様では、通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する前記サーバー内の来訪データ記憶手段と、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる前記応対者端末内の応対者入出力手段と、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段と、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段と、訪問者が応対者の番号を入力する前記受付端末内の番号入力手段と、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する前記受付端末内の予約データ検索手段と、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる前記受付端末内の認可データ出力制御手段と、を含み、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された該応対者の番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【０００５】
本明細書において、通信ネットワークは、インターネット通信、イントラネット通信、エクストラネット通信、ローカルエリアネットワーク通信等のコンピューターを利用した信号データ通信のネットワークである。記憶、読取、特定、送信、出力、検索、制御、照合又は認識は、自動的に又は指令によってコンピューターが行う処理である。入力は、キーボード、マウス、画面、ドライブ等を用いて人間がコンピューターへ入力する処理である。記憶手段、読取手段、特定手段、送信手段、出力手段、検索手段、制御手段、照合手段、認識手段、又は入力手段は、ＭＰＵに各手段として機能させるためのプログラムを記憶したメモリを含む。訪問者は、既に受付に訪問した又は訪問中の訪問者である。関係付けられるとは、一方のデータが、他方のデータに含まれる文字、番号、又は記号等に対して、完全一致、一部一致、類似、一定のデータ加工処理によって導かれる等の関係にあることである。
【０００６】
本発明の受付システムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段と、該予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する訪問通知データ送信手段とを含む。
【０００７】
本発明の受付システムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データを出力する認可データ出力手段とを含む。
【０００８】
本発明の受付方法は、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）訪問者の保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｂ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｃ）訪問者送信手段によって該訪問者データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップとを含む。他の一つの態様では、通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）前記応対者端末内の応対者入出力手段が、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記サーバー内の来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）バーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段が、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るステップと、（ｃ）名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段が、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込むステップと、（ｄ）前記受付端末内の予約データ検索手段が、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）前記受付端末内の認可データ出力制御手段が、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させるステップと、を含み、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、
該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、
該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記応対者端末内の番号入力手段に前記訪問者により入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【０００９】
本発明の受付方法は、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）応対者が予約データを応対者入出力手段へ入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）訪問者が保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｃ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｄ）該訪問者データに関係付けられる予約データを予約データ検索手段によって該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）該予約データを入力した応対者入出力手段へ訪問通知データ送信手段によって前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信するステップとを含む。
【００１０】
本発明の受付方法は、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）応対者が予約データを応対者入出力手段へ入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）訪問者が保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｃ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｄ）該訪問者データに関係付けられる予約データを予約データ検索手段によって該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データ出力手段によって認可データを出力するステップとを含む。
【００１１】
本発明の受付処理用プログラムは、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データを前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる訪問者送信手段として機能させる。他の一つの態様では、 通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段を有するサーバー、及び、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段を有する応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行うために該受付端末を、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む第一の識別データ読取手段、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む第二の識別データ読取手段、訪問者が応対者の番号を入力する番号入力手段、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる認可データ出力制御手段、として機能させ、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【００１２】
本発明の受付処理用プログラムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、該予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する訪問通知データ送信手段として機能させる。
【００１３】
本発明の受付処理用プログラムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データを出力する認可データ出力手段として機能させる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
次に、本発明に係る受付システム及び受付処理方法の実施の形態について、図面に基づいて詳しく説明する。
【００１５】
受付システム１０は、図１に示すように、受付端末１２とサーバー１４と応対者端末１６とを含む。受付システム１０は、営業所１１内に設けられる。受付端末１２とサーバー１４と応対者端末１６とは、通信ネットワーク１８を介して通信可能に接続される。受付端末１２は、受付に設置される。サーバー１４は、多数の来訪データを記憶できるコンピューターである。応対者端末１６は、営業所１１内の各応対者が使用する汎用コンピュータである。
【００１６】
受付端末１２は、訪問者へ応対者から渡された名刺２２上のバーコードを読み取るバーコードリーダー２４と、訪問者の名刺２６を読み取る名刺リーダー２８と、データ処理を行うＰＣ（パーソナルコンピューター）３０と、認可票を出力する印刷装置３２とを含む。
【００１７】
バーコードリーダー２４は、名刺２２に予め付加されたバーコードを読み取ることができるように、名刺２２の挿入部３４を含む。名刺リーダー２８は、名刺の画像データ取り込みを行うイメージ・スキャナを含む。名刺リーダー２８は、名刺を挿入する挿入部３４と、読み取り後に名刺を返却する吐き出し手段とを含む。バーコードリーダー２４は、第一の識別データ読取手段として機能する。名刺リーダー２８は、第二の識別データ読取手段として機能する。
【００１８】
ＰＣ３０は、図２に示すように、訪問者特定手段３６、訪問者送信手段３８、予約データ検索手段４０、訪問通知データ送信手段４２として機能する。訪問者特定手段３６は、訪問者データ作成手段４４を含む。訪問者データ作成手段４４は、名刺リーダー２８が読み込んだ画像データを受信し、その画像データを文字データへ変換し、その文字データから電話番号を識別し、その電話番号を記憶する。電話番号の識別は、「電話」又は「ＴＥＬ」の文字をキーとして行う。電話番号は訪問者データに含まれる。訪問者送信手段３８は、この電話番号をサーバー１４へ送信して記憶させる。
【００１９】
名刺２２に予め付加されたバーコードは応対者の社員番号であり、バーコードリーダー２４は、この社員番号を読み込む。例えば、図６は、この社員番号が２０１Ａ９である場合を示す。訪問者データ作成手段４４は、訪問者がキーボード又はマウス等を使用して応対者の社員番号をＰＣ３０へ入力する番号入力手段を含む。
【００２０】
予約データ検索手段４０は、訪問者データ作成手段４４から受信した応対者の社員番号又は訪問者の電話番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。予約データ検索手段４０は、検索した予約データを含む訪問通知データを記憶する訪問通知データ記憶手段と、送信先の応対者の社員番号を送信先データとして記憶する送信先記憶手段と、印刷装置３２へ認可票の出力指令を送信する認可データ出力制御手段とを含む。訪問通知データ送信手段４２は、送信先データに基づいて送信先の応対者の応対者端末１６を複数の応対者端末１６から特定し、訪問者データをその応対者端末１６へ送信する。
【００２１】
印刷装置３２は、認可データ出力手段として機能する。認可データは、カード状の認可票上に付加される。
【００２２】
サーバー１４は、来訪データ記憶手段として機能する。来訪データは、現実に訪問した訪問者の訪問者データと応対者に面会予約を行った訪問者の予約データとを含む。訪問者データは、訪問者送信手段３８から送信された訪問者毎の電話番号を含む。予約データは、訪問者毎の、氏名, 会社名, 住所、電話番号、入門予定日時、出門予定日時、面会に使用するルームナンバー、応対者の氏名、応対者の社員番号、応対者の社内メール・アドレス、応対者の内線電話番号等である。
【００２３】
応対者端末１６は、応対者入出力手段として機能する。応対者端末１６は、受付端末１２から訪問通知データを受信する。
【００２４】
次に、訪問者がこの受付システムを用いて入門する時の受付方法について説明する。
【００２５】
最初に、応対者は、応対者端末１６から訪問者の予約登録を行う。応対者は、図３に示す訪問者予約画面５０を用いて予約データを入力する。入力する予約データは、来客予定日時データ表示部５２、氏名等の訪問者データ表示部５４、ルームナンバーデータ表示部５６、応対者データ表示部５８に示すデータである。応対者データ表示部５８の起票者社員番号は応対者の社員番号である。会議室を使用しない場合、応対者はルームナンバーデータ表示部５６に示すデータを入力しない。入力した予約データは、通信ネットワーク１８を介してサーバー１４へ送信される。なお、応対者は、図４に示す検索画面６０を用いて、既に予約登録している予約データを検索できる。
【００２６】
予約登録が行われた後、訪問者は、予約した日時に、営業所１１の受付場所へ行く。受付場所に設置されたＰＣ３０には、図５に示す訪問者用画面６２が表示されている。又は、訪問者の操作によって訪問者用画面６２が表示される。訪問者用画面６２の説明が、ＰＣ３０の近辺の表示板に記載されている。訪問者は、この説明に従い、バーコードの付加された名刺２２をバーコードリーダー２４に挿入する。このバーコードの付加された名刺２２は応対者が予め訪問者に渡している。
【００２７】
次に、バーコードリーダー２４が、名刺２２に付加されたバーコードから応対者の社員番号を読み取る。読み取られた社員番号は、ＰＣ３０に送信される。ＰＣ３０の予約データ検索手段４０は、この社員番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。ＰＣ３０は、その予約データが存在した場合、社員番号を送信先データとして送信先記憶手段に記憶する。その社員番号は、図６に示す社員番号表示部６４のように、訪問者用画面６２に表示される。この社員番号を含む予約データが存在した場合、スキャナー釦７２を押下することが可能となる。
【００２８】
ＰＣ３０は、社員番号を含む予約データを検索できなかった場合、図７に示すように、予約不存在表示画面６６に該当者が無い旨及び応対者の社員番号の入力指示を表示する。訪問者が、「ＯＫ」を押下すると、ＰＣ３０は図示しない社員番号入力画面を表示する。訪問者が、社員番号を入力すると、ＰＣ３０は、その社員番号を、図８に示す社員番号データ表示部７０のように表示する。ＰＣ３０は、この社員番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。ＰＣ３０は、この社員番号を含む予約データが存在した場合、社員番号を送信先データとして送信先記憶手段に記憶する。その社員番号は、図８に示す社員番号表示部６４のように、訪問者用画面６２に表示される。この社員番号を含む予約データが存在した場合、スキャナー釦７２を押下することが可能となる。
【００２９】
次に、訪問者は、訪問者の名刺２６を名刺リーダー２８へ挿入し、スキャナー釦７２を押下する。スキャナー釦７２を押下すると、図９に示す名刺読取画面７４のように、名刺２６が読み取られる。ＰＣ３０の訪問者データ作成手段４４が名刺２６の画像データに基づいて訪問者の電話番号を識別し、その電話番号を記憶する。訪問者が「Ｇｏ Ｔｏ Ｍａｉｎ Ｆｏｒｍ」と記載されたメイン画面指定釦７６を押下すると、図１０に示すように、電話番号表示部７８に、その電話番号が表示される。訪問者は、表示された電話番号が正しいことを確認した場合、電話番号表示部７８の「ＯＫ」釦を押下する。訪問者は、表示された電話番号が正しくない場合、正しい電話番号を入力した後「ＯＫ」釦を押下する。ＰＣ３０の予約データ検索手段４０は、この電話番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。
【００３０】
次に、訪問者がメール送信釦８０を押下すると、検索した予約データの存否に関係なく、応対者へ訪問通知データのメール送信が行われる。検索した予約データが存在する場合、ＰＣ３０は，図１１に示すように、入門を認可する旨を示す予約確認画面８２を表示し、印刷装置３２は、入門の認可票を出力する。訪問者は認可票を受け取って入門する。検索した予約データが存在しない場合、ＰＣ３０は，図１２に示すように、入門を認可しない旨を示す予約確認画面８４を表示し、印刷装置３２は、認可票を出力しない。
【００３１】
以上、本発明の一実施例について説明したが、本発明は他の態様でも実施し得る。
【００３２】
例えば、図１３は他の態様を示す。この態様は、一の営業所１１の複数箇所の受付に夫々受付端末１２を設けた態様である。例えば、図１４は更に他の態様を示す。この態様は、複数の営業所１１に夫々、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）９０で接続する受付端末１２及び応対者端末１６を設置し、各ＬＡＮ９０とサーバー１４とをインターネット９２で接続した態様である。
【００３３】
以上、本発明は特定の実施例について説明されたが、本発明はこれらに限定されるものではない。本発明はその趣旨を逸脱しない範囲で当業者の知識に基づき種々なる改良，修正，変形を加えた態様で実施できるものである。同一の作用又は効果が生じる範囲内で、いずれかの発明特定事項を他の技術に置換した形態で実施できるものである。一体に構成されている発明特定事項を複数の部材から構成した形態でも、複数の部材から構成されている発明特定事項を一体に構成した形態でも実施できるものである。
【００３４】
【発明の効果】
訪問者送信手段を含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、現実に訪問した訪問者の氏名、電話番号、入門時間又は出門時間等の訪問者データを来訪データ記憶手段へ蓄積できる。このため、受付における入出門記入を省略して受付処理時間を短縮することにより、訪問者へのサービスを向上させることができる。これら受付システム及び受付処理方法は、訪問者が通常に保持する名刺等の識別手段によって訪問者を特定するため、訪問者の手を煩わすことなく訪問者を特定することができる。これら受付システム及び受付処理方法は、訪問者データを通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ集中させることができる。このため、訪問者データの検索又は管理等が容易である。これら受付システム及び受付処理方法は、応対者入出力手段からサーバーに予約データを記憶させることができるため、受付端末又はサーバーにおいて予約者と現実の訪問者との照合を行うことができる。
【００３５】
予約データ検索手段と訪問通知データ送信手段とを含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、訪問者が予約者であるか否かを確認した上で、応対者へ訪問通知データを送信する機会を訪問者に与えることができる。このため、予約を行っていない訪問者である場合又は識別データ読取手段が識別データを誤って読み取った場合、訪問者に不快感を与えることがない。
【００３６】
予約データ検索手段と認可データ出力手段とを含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、訪問者が予約者である場合には自動的に認可データを出力し、訪問者が予約者でない場合には所定処理によって認可データの出力を行うことができる。
【００３７】
訪問者特定手段が番号入力手段を含むこの受付システムは、バーコードリーダーが誤ってバーコードを読み取ったために訪問者が予約者でないと判断した場合でも、訪問者の入力番号に基づいて再び予約者であるか否かを判断できる。このため、予約者である訪問者に不快感を与えることがない。
【００３８】
識別データ照合手段を含むこの受付システムは、訪問者から取得した２種類以上の識別データを照合することにより、本人であるか否かを確認できる。このため、例えば、不当に入手した他人の名刺を識別データ読取手段に読み取らせた場合、本人でないと判断できる。
【００３９】
読取可能指令手段を含む本発明の受付システムは、第一の識別データ読取手段によって訪問者が予約者であるか否かを確認した後に、第二の識別データ読取手段が読取可能となる。このため、例えば、第一の識別データ読取手段がバーコードリーダーであり、第二の識別データ読取手段が名刺リーダーである場合、バーコードにより予約者であるか否かを確認した後に名刺リーダーによって訪問者データを取り込むことができる。
【００４０】
認可データ出力制御手段を含むこの受付システムは、第二の識別データ読取手段が読取可能となった後に、第二の識別データ読取手段によって訪問者が予約者であるか否かを確認し、予約者である場合に認可データを出力することができる。このため、予約者であるか否かを２度確認することができ、セキュリティーシステムとしての機能を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の受付システムの一態様を示す。
【図２】図２は、図１の受付システムの受付端末を示す。
【図３】図３は、図１の受付システムの応対者端末の画面である。図３は、訪問者予約画面である。
【図４】図４は、図１の受付システムの応対者端末の画面である。図４は、検索画面である。
【図５】図５は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図５は、訪問者用画面の初期状態である。
【図６】図６は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図６は、読み取ったバーコードを表示している画面である。
【図７】図７は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図７は、訪問者に対して社員番号の入力を要求する画面である。
【図８】図８は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図８は、入力された社員番号を表示する画面である。
【図９】図９は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図９は読み取った名刺を表示する画面である。
【図１０】図１０は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１０は、訪問者の電話番号を表示する画面である。
【図１１】図１１は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１１は、訪問者に入門票の受け取りを要求する画面である。
【図１２】図１２は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１２は、入館できない旨を表示する画面である。
【図１３】図１２は、本発明の受付システムの他の態様を示す。
【図１４】図１３は、本発明の受付システムの更に他の態様を示す。
【符号の説明】
１０：受付システム
１２：受付端末
１４：サーバー
１６：応対者端末
１８：通信ネットワーク
２２、２６：名刺
２４，２８：名刺リーダー
３０：ＰＣ
３２：印刷装置
３６：訪問者特定手段
３８：訪問者送信手段
４０：予約データ送信手段
４２：訪問通知データ送信手段
４４：訪問者データ作成手段
【発明の属する技術分野】
本発明は、会社等への訪問者の入出門管理を行う受付システム、受付処理方法及び受付処理用プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
工場等の敷地内に入場する際、入場門の受付で手続きを行うことが多い。訪問者は、受付で、自分の氏名, 社名, 訪問の目的, 面会を希望する相手( 以下、応対者という) の名前等を所定用紙に記入する。受付担当者は、用紙に記入された応対者へ来客の連絡を入れ、応対者の指示を受ける。例えば、応対者は、工場の入り口付近に設けられたロビーで訪問者に待ってもらうよう指示する。受付担当者は、訪問者へ入場許可書を渡して、応対者が指定した場所で待つように指示する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、訪問者の入場手続きを簡略化することにある。本発明の他の目的は、訪問者の入出門管理を手間なく行うことにある。本発明の更に他の目的は、入出門手続きの無人化にある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
本発明の受付システムは、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データを前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる訪問者送信手段とを含む。他に一つの態様では、通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する前記サーバー内の来訪データ記憶手段と、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる前記応対者端末内の応対者入出力手段と、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段と、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段と、訪問者が応対者の番号を入力する前記受付端末内の番号入力手段と、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する前記受付端末内の予約データ検索手段と、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる前記受付端末内の認可データ出力制御手段と、を含み、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された該応対者の番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【０００５】
本明細書において、通信ネットワークは、インターネット通信、イントラネット通信、エクストラネット通信、ローカルエリアネットワーク通信等のコンピューターを利用した信号データ通信のネットワークである。記憶、読取、特定、送信、出力、検索、制御、照合又は認識は、自動的に又は指令によってコンピューターが行う処理である。入力は、キーボード、マウス、画面、ドライブ等を用いて人間がコンピューターへ入力する処理である。記憶手段、読取手段、特定手段、送信手段、出力手段、検索手段、制御手段、照合手段、認識手段、又は入力手段は、ＭＰＵに各手段として機能させるためのプログラムを記憶したメモリを含む。訪問者は、既に受付に訪問した又は訪問中の訪問者である。関係付けられるとは、一方のデータが、他方のデータに含まれる文字、番号、又は記号等に対して、完全一致、一部一致、類似、一定のデータ加工処理によって導かれる等の関係にあることである。
【０００６】
本発明の受付システムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段と、該予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する訪問通知データ送信手段とを含む。
【０００７】
本発明の受付システムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段と、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して該来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段と、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段と、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段と、該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データを出力する認可データ出力手段とを含む。
【０００８】
本発明の受付方法は、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）訪問者の保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｂ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｃ）訪問者送信手段によって該訪問者データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップとを含む。他の一つの態様では、通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）前記応対者端末内の応対者入出力手段が、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記サーバー内の来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）バーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段が、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るステップと、（ｃ）名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段が、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込むステップと、（ｄ）前記受付端末内の予約データ検索手段が、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）前記受付端末内の認可データ出力制御手段が、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させるステップと、を含み、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、
該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、
該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記応対者端末内の番号入力手段に前記訪問者により入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【０００９】
本発明の受付方法は、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）応対者が予約データを応対者入出力手段へ入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）訪問者が保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｃ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｄ）該訪問者データに関係付けられる予約データを予約データ検索手段によって該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）該予約データを入力した応対者入出力手段へ訪問通知データ送信手段によって前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信するステップとを含む。
【００１０】
本発明の受付方法は、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、（ａ）応対者が予約データを応対者入出力手段へ入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、（ｂ）訪問者が保持する識別手段から識別データ読取手段によって識別データを読み取るステップと、（ｃ）該読み取った識別データから訪問者特定手段によって訪問者を特定して訪問者データを作成するステップと、（ｄ）該訪問者データに関係付けられる予約データを予約データ検索手段によって該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、（ｅ）該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データ出力手段によって認可データを出力するステップとを含む。
【００１１】
本発明の受付処理用プログラムは、１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データを前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる訪問者送信手段として機能させる。他の一つの態様では、 通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段を有するサーバー、及び、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段を有する応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行うために該受付端末を、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む第一の識別データ読取手段、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む第二の識別データ読取手段、訪問者が応対者の番号を入力する番号入力手段、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる認可データ出力制御手段、として機能させ、前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる。
【００１２】
本発明の受付処理用プログラムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、該予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する訪問通知データ送信手段として機能させる。
【００１３】
本発明の受付処理用プログラムは、他の１つの態様では、通信ネットワークを通信ネットワークを介して訪問者の入出門管理を行うためにコンピューターを、応対者が予約データを入力し、該入力した予約データを、前記通信ネットワークを介して、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段、訪問者が保持する識別手段から識別データを読み取る識別データ読取手段、該読み取った識別データから訪問者を特定して訪問者データを作成する訪問者特定手段、該訪問者データに関係付けられる予約データを該来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、該訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、認可データを出力する認可データ出力手段として機能させる。
【００１４】
【発明の実施の形態】
次に、本発明に係る受付システム及び受付処理方法の実施の形態について、図面に基づいて詳しく説明する。
【００１５】
受付システム１０は、図１に示すように、受付端末１２とサーバー１４と応対者端末１６とを含む。受付システム１０は、営業所１１内に設けられる。受付端末１２とサーバー１４と応対者端末１６とは、通信ネットワーク１８を介して通信可能に接続される。受付端末１２は、受付に設置される。サーバー１４は、多数の来訪データを記憶できるコンピューターである。応対者端末１６は、営業所１１内の各応対者が使用する汎用コンピュータである。
【００１６】
受付端末１２は、訪問者へ応対者から渡された名刺２２上のバーコードを読み取るバーコードリーダー２４と、訪問者の名刺２６を読み取る名刺リーダー２８と、データ処理を行うＰＣ（パーソナルコンピューター）３０と、認可票を出力する印刷装置３２とを含む。
【００１７】
バーコードリーダー２４は、名刺２２に予め付加されたバーコードを読み取ることができるように、名刺２２の挿入部３４を含む。名刺リーダー２８は、名刺の画像データ取り込みを行うイメージ・スキャナを含む。名刺リーダー２８は、名刺を挿入する挿入部３４と、読み取り後に名刺を返却する吐き出し手段とを含む。バーコードリーダー２４は、第一の識別データ読取手段として機能する。名刺リーダー２８は、第二の識別データ読取手段として機能する。
【００１８】
ＰＣ３０は、図２に示すように、訪問者特定手段３６、訪問者送信手段３８、予約データ検索手段４０、訪問通知データ送信手段４２として機能する。訪問者特定手段３６は、訪問者データ作成手段４４を含む。訪問者データ作成手段４４は、名刺リーダー２８が読み込んだ画像データを受信し、その画像データを文字データへ変換し、その文字データから電話番号を識別し、その電話番号を記憶する。電話番号の識別は、「電話」又は「ＴＥＬ」の文字をキーとして行う。電話番号は訪問者データに含まれる。訪問者送信手段３８は、この電話番号をサーバー１４へ送信して記憶させる。
【００１９】
名刺２２に予め付加されたバーコードは応対者の社員番号であり、バーコードリーダー２４は、この社員番号を読み込む。例えば、図６は、この社員番号が２０１Ａ９である場合を示す。訪問者データ作成手段４４は、訪問者がキーボード又はマウス等を使用して応対者の社員番号をＰＣ３０へ入力する番号入力手段を含む。
【００２０】
予約データ検索手段４０は、訪問者データ作成手段４４から受信した応対者の社員番号又は訪問者の電話番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。予約データ検索手段４０は、検索した予約データを含む訪問通知データを記憶する訪問通知データ記憶手段と、送信先の応対者の社員番号を送信先データとして記憶する送信先記憶手段と、印刷装置３２へ認可票の出力指令を送信する認可データ出力制御手段とを含む。訪問通知データ送信手段４２は、送信先データに基づいて送信先の応対者の応対者端末１６を複数の応対者端末１６から特定し、訪問者データをその応対者端末１６へ送信する。
【００２１】
印刷装置３２は、認可データ出力手段として機能する。認可データは、カード状の認可票上に付加される。
【００２２】
サーバー１４は、来訪データ記憶手段として機能する。来訪データは、現実に訪問した訪問者の訪問者データと応対者に面会予約を行った訪問者の予約データとを含む。訪問者データは、訪問者送信手段３８から送信された訪問者毎の電話番号を含む。予約データは、訪問者毎の、氏名, 会社名, 住所、電話番号、入門予定日時、出門予定日時、面会に使用するルームナンバー、応対者の氏名、応対者の社員番号、応対者の社内メール・アドレス、応対者の内線電話番号等である。
【００２３】
応対者端末１６は、応対者入出力手段として機能する。応対者端末１６は、受付端末１２から訪問通知データを受信する。
【００２４】
次に、訪問者がこの受付システムを用いて入門する時の受付方法について説明する。
【００２５】
最初に、応対者は、応対者端末１６から訪問者の予約登録を行う。応対者は、図３に示す訪問者予約画面５０を用いて予約データを入力する。入力する予約データは、来客予定日時データ表示部５２、氏名等の訪問者データ表示部５４、ルームナンバーデータ表示部５６、応対者データ表示部５８に示すデータである。応対者データ表示部５８の起票者社員番号は応対者の社員番号である。会議室を使用しない場合、応対者はルームナンバーデータ表示部５６に示すデータを入力しない。入力した予約データは、通信ネットワーク１８を介してサーバー１４へ送信される。なお、応対者は、図４に示す検索画面６０を用いて、既に予約登録している予約データを検索できる。
【００２６】
予約登録が行われた後、訪問者は、予約した日時に、営業所１１の受付場所へ行く。受付場所に設置されたＰＣ３０には、図５に示す訪問者用画面６２が表示されている。又は、訪問者の操作によって訪問者用画面６２が表示される。訪問者用画面６２の説明が、ＰＣ３０の近辺の表示板に記載されている。訪問者は、この説明に従い、バーコードの付加された名刺２２をバーコードリーダー２４に挿入する。このバーコードの付加された名刺２２は応対者が予め訪問者に渡している。
【００２７】
次に、バーコードリーダー２４が、名刺２２に付加されたバーコードから応対者の社員番号を読み取る。読み取られた社員番号は、ＰＣ３０に送信される。ＰＣ３０の予約データ検索手段４０は、この社員番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。ＰＣ３０は、その予約データが存在した場合、社員番号を送信先データとして送信先記憶手段に記憶する。その社員番号は、図６に示す社員番号表示部６４のように、訪問者用画面６２に表示される。この社員番号を含む予約データが存在した場合、スキャナー釦７２を押下することが可能となる。
【００２８】
ＰＣ３０は、社員番号を含む予約データを検索できなかった場合、図７に示すように、予約不存在表示画面６６に該当者が無い旨及び応対者の社員番号の入力指示を表示する。訪問者が、「ＯＫ」を押下すると、ＰＣ３０は図示しない社員番号入力画面を表示する。訪問者が、社員番号を入力すると、ＰＣ３０は、その社員番号を、図８に示す社員番号データ表示部７０のように表示する。ＰＣ３０は、この社員番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。ＰＣ３０は、この社員番号を含む予約データが存在した場合、社員番号を送信先データとして送信先記憶手段に記憶する。その社員番号は、図８に示す社員番号表示部６４のように、訪問者用画面６２に表示される。この社員番号を含む予約データが存在した場合、スキャナー釦７２を押下することが可能となる。
【００２９】
次に、訪問者は、訪問者の名刺２６を名刺リーダー２８へ挿入し、スキャナー釦７２を押下する。スキャナー釦７２を押下すると、図９に示す名刺読取画面７４のように、名刺２６が読み取られる。ＰＣ３０の訪問者データ作成手段４４が名刺２６の画像データに基づいて訪問者の電話番号を識別し、その電話番号を記憶する。訪問者が「Ｇｏ Ｔｏ Ｍａｉｎ Ｆｏｒｍ」と記載されたメイン画面指定釦７６を押下すると、図１０に示すように、電話番号表示部７８に、その電話番号が表示される。訪問者は、表示された電話番号が正しいことを確認した場合、電話番号表示部７８の「ＯＫ」釦を押下する。訪問者は、表示された電話番号が正しくない場合、正しい電話番号を入力した後「ＯＫ」釦を押下する。ＰＣ３０の予約データ検索手段４０は、この電話番号を含む予約データをサーバー１４から検索する。
【００３０】
次に、訪問者がメール送信釦８０を押下すると、検索した予約データの存否に関係なく、応対者へ訪問通知データのメール送信が行われる。検索した予約データが存在する場合、ＰＣ３０は，図１１に示すように、入門を認可する旨を示す予約確認画面８２を表示し、印刷装置３２は、入門の認可票を出力する。訪問者は認可票を受け取って入門する。検索した予約データが存在しない場合、ＰＣ３０は，図１２に示すように、入門を認可しない旨を示す予約確認画面８４を表示し、印刷装置３２は、認可票を出力しない。
【００３１】
以上、本発明の一実施例について説明したが、本発明は他の態様でも実施し得る。
【００３２】
例えば、図１３は他の態様を示す。この態様は、一の営業所１１の複数箇所の受付に夫々受付端末１２を設けた態様である。例えば、図１４は更に他の態様を示す。この態様は、複数の営業所１１に夫々、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）９０で接続する受付端末１２及び応対者端末１６を設置し、各ＬＡＮ９０とサーバー１４とをインターネット９２で接続した態様である。
【００３３】
以上、本発明は特定の実施例について説明されたが、本発明はこれらに限定されるものではない。本発明はその趣旨を逸脱しない範囲で当業者の知識に基づき種々なる改良，修正，変形を加えた態様で実施できるものである。同一の作用又は効果が生じる範囲内で、いずれかの発明特定事項を他の技術に置換した形態で実施できるものである。一体に構成されている発明特定事項を複数の部材から構成した形態でも、複数の部材から構成されている発明特定事項を一体に構成した形態でも実施できるものである。
【００３４】
【発明の効果】
訪問者送信手段を含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、現実に訪問した訪問者の氏名、電話番号、入門時間又は出門時間等の訪問者データを来訪データ記憶手段へ蓄積できる。このため、受付における入出門記入を省略して受付処理時間を短縮することにより、訪問者へのサービスを向上させることができる。これら受付システム及び受付処理方法は、訪問者が通常に保持する名刺等の識別手段によって訪問者を特定するため、訪問者の手を煩わすことなく訪問者を特定することができる。これら受付システム及び受付処理方法は、訪問者データを通信ネットワークを介して来訪データ記憶手段へ集中させることができる。このため、訪問者データの検索又は管理等が容易である。これら受付システム及び受付処理方法は、応対者入出力手段からサーバーに予約データを記憶させることができるため、受付端末又はサーバーにおいて予約者と現実の訪問者との照合を行うことができる。
【００３５】
予約データ検索手段と訪問通知データ送信手段とを含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、訪問者が予約者であるか否かを確認した上で、応対者へ訪問通知データを送信する機会を訪問者に与えることができる。このため、予約を行っていない訪問者である場合又は識別データ読取手段が識別データを誤って読み取った場合、訪問者に不快感を与えることがない。
【００３６】
予約データ検索手段と認可データ出力手段とを含む本発明の受付システム及び受付処理方法は、訪問者が予約者である場合には自動的に認可データを出力し、訪問者が予約者でない場合には所定処理によって認可データの出力を行うことができる。
【００３７】
訪問者特定手段が番号入力手段を含むこの受付システムは、バーコードリーダーが誤ってバーコードを読み取ったために訪問者が予約者でないと判断した場合でも、訪問者の入力番号に基づいて再び予約者であるか否かを判断できる。このため、予約者である訪問者に不快感を与えることがない。
【００３８】
識別データ照合手段を含むこの受付システムは、訪問者から取得した２種類以上の識別データを照合することにより、本人であるか否かを確認できる。このため、例えば、不当に入手した他人の名刺を識別データ読取手段に読み取らせた場合、本人でないと判断できる。
【００３９】
読取可能指令手段を含む本発明の受付システムは、第一の識別データ読取手段によって訪問者が予約者であるか否かを確認した後に、第二の識別データ読取手段が読取可能となる。このため、例えば、第一の識別データ読取手段がバーコードリーダーであり、第二の識別データ読取手段が名刺リーダーである場合、バーコードにより予約者であるか否かを確認した後に名刺リーダーによって訪問者データを取り込むことができる。
【００４０】
認可データ出力制御手段を含むこの受付システムは、第二の識別データ読取手段が読取可能となった後に、第二の識別データ読取手段によって訪問者が予約者であるか否かを確認し、予約者である場合に認可データを出力することができる。このため、予約者であるか否かを２度確認することができ、セキュリティーシステムとしての機能を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の受付システムの一態様を示す。
【図２】図２は、図１の受付システムの受付端末を示す。
【図３】図３は、図１の受付システムの応対者端末の画面である。図３は、訪問者予約画面である。
【図４】図４は、図１の受付システムの応対者端末の画面である。図４は、検索画面である。
【図５】図５は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図５は、訪問者用画面の初期状態である。
【図６】図６は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図６は、読み取ったバーコードを表示している画面である。
【図７】図７は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図７は、訪問者に対して社員番号の入力を要求する画面である。
【図８】図８は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図８は、入力された社員番号を表示する画面である。
【図９】図９は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図９は読み取った名刺を表示する画面である。
【図１０】図１０は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１０は、訪問者の電話番号を表示する画面である。
【図１１】図１１は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１１は、訪問者に入門票の受け取りを要求する画面である。
【図１２】図１２は、図１の受付システムの受付端末の画面である。図１２は、入館できない旨を表示する画面である。
【図１３】図１２は、本発明の受付システムの他の態様を示す。
【図１４】図１３は、本発明の受付システムの更に他の態様を示す。
【符号の説明】
１０：受付システム
１２：受付端末
１４：サーバー
１６：応対者端末
１８：通信ネットワーク
２２、２６：名刺
２４，２８：名刺リーダー
３０：ＰＣ
３２：印刷装置
３６：訪問者特定手段
３８：訪問者送信手段
４０：予約データ送信手段
４２：訪問通知データ送信手段
４４：訪問者データ作成手段
Claims (7)
- 通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付システムであり、
訪問者の来訪データを記憶する前記サーバー内の来訪データ記憶手段と、
応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる前記応対者端末内の応対者入出力手段と、
予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段と、
訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段と、
訪問者が応対者の番号を入力する前記受付端末内の番号入力手段と、
前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する前記受付端末内の予約データ検索手段と、
前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる前記受付端末内の認可データ出力制御手段と、
を含み、
前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、
該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、
該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された該応対者の番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる受付システム。 - 前記予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する訪問通知データ送信手段を含む請求項１に記載する受付システム。
- 前記訪問通知データ送信手段が、前記訪問者データに関係付けられる予約データが存在する場合に、該予約データを入力した応対者入出力手段へ前記通信ネットワークを介して訪問通知データを送信する請求項２に記載する受付システム。
- 前記認可データが入門許可データである請求項１乃至請求項３のいずれかに記載する受付システム。
- 前記認可データがカード上に付加されて出力される請求項１乃至請求項４のいずれかに記載する受付システム。
- 通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、サーバー及び応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行う受付処理方法であり、
（ａ）前記応対者端末内の応対者入出力手段が、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記サーバー内の来訪データ記憶手段へ送信して記憶させるステップと、
（ｂ）バーコードリーダーを含む前記受付端末内の第一の識別データ読取手段が、予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るステップと、
（ｃ）名刺リーダーを含む前記受付端末内の第二の識別データ読取手段が、訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込むステップと、
（ｄ）前記受付端末内の予約データ検索手段が、前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索するステップと、
（ｅ）前記受付端末内の認可データ出力制御手段が、前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させるステップと、
を含み、
前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、
該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、
該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記応対者端末内の番号入力手段に前記訪問者により入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる受付処理方法。 - 通信ネットワークを介して通信可能な受付端末、訪問者の来訪データを記憶する来訪データ記憶手段を有するサーバー、及び、応対者により応対者端末へ入力した予約データを前記通信ネットワークを介して前記来訪データ記憶手段へ送信して記憶させる応対者入出力手段を有する応対者端末を用いて、訪問者の入出門管理を行うために該受付端末を、
予め応対者から訪問者に渡しておいた応対者の名刺に付加されたバーコードから応対者の番号を読み取るバーコードリーダーを含む第一の識別データ読取手段、
訪問者の保持する訪問者の名刺に記載された文字を読み込む名刺リーダーを含む第二の識別データ読取手段、
訪問者が応対者の番号を入力する番号入力手段、
前記予約データを前記来訪データ記憶手段から前記通信ネットワークを介して検索する予約データ検索手段、
前記第二の識別データ読取手段の読み取った文字から特定した訪問者の番号を含む予約データが存在する場合に認可データ出力手段に認可データを出力させる認可データ出力制御手段、
として機能させ、
前記予約データ検索手段は、前記第一の識別データ読取手段が読み取った番号を含む予約データを、前記来訪データ記憶手段から検索し、
該予約データが存在した場合は、前記第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる一方で、
該予約データを検索できなかった場合は、前記番号入力手段が前記応対者の番号の入力指示を画面表示し、前記番号入力手段に入力された番号を含む予約データが存在した場合に、該第二の識別データ読取手段による読み込みが可能となる受付処理用プログラム。
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