JP4315691B2 - ワークフローシステム - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、出張申請、経費申請、購買等の稟議書や回覧書等のワークを、予め定められたルートに沿って電子的に回覧させ、承認・決済等を電子的に行うワークフローシステムに関する。
【0002】
【従来の技術】
ワークフローシステムとは、回覧される文書及び回覧の順序や条件等の情報が格納されたワークフローサーバと、複数のワークフロー端末とから構成され、担当者間を流れる伝票や文書等を電子化し、作業が連携する順番と条件に従って、次の担当者のコンピュータ(ワークフロー端末)に送り込むシステムである。
【0003】
そして、従来のワークフローシステムとして、回覧されてきた担当者に確実に承認・決済等の処理を実行してもらい、ワークフローの滞留を防止するために、下記特許文献1や特許文献2に開示されたワークフローシステムが知られている。
【0004】
特許文献1には、外出先などのワークフロー端末としてのパソコン等が無い環境であっても、公衆回線を介して、電話機をシステム内のワークフローサーバに接続し、電話機を介してワークフローの処理を可能としたワークフローシステムが開示されている。
【0005】
また、特許文献2には、電子メールシステムと組み合わせることで、ある担当者のところでワークの滞留期限(例えば1日)を超えると、処理を催促する電子メールをその担当者に送付するよう構成された電子稟議システムが開示されている。
【0006】
【特許文献1】
特開平9−114754号公報
【0007】
【特許文献2】
特開平11−232357号公報
【0008】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、従来のワークフローシステムでは、まだ回覧の滞留に対する対策が充分でない。
【0009】
上記特許文献1に開示されているワークフローシステムでは、電話や電子メール等で、本人にワークフローの処理が滞留している旨を連絡しない限り、わざわざ電話機からワークフローサーバにアクセスしてワークフロー処理を行うことは稀であると考えられる。わざわざアクセスして滞留のチェックを行うような人は、外出前にパソコン等のワークフロー端末からアクセスしてワークフロー処理を行うであろうし、逆に普段から滞留させる人は、わざわざ外出先から電話機でアクセスするとは考え難いからである。
【0010】
また、上記特許文献2に開示されているワークフローシステムでは、そもそも稟議書や出張許可の権限を持つ上長は、電子メールの受信件数が非常に多く、ワークフロー処理依頼の電子メールは、見過ごされてしまう可能性が高い。また、出張等で不在の場合には、電子メールを見て貰えない可能性も高い。
【0011】
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、ワークフロー処理の滞留を効果的に防止できるワークフローシステム、ワークフロー処理方法及びワークフロー処理プログラムを提供することを目的とする。
【0012】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明に係るワークフローシステムは、ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段と、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、を備えたことを特徴とする
【0013】
また、本発明に係るワークフロー処理方法は、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、次の承認・決裁者に電話で聞かせ、前記ワークワークフロー処理を実行してもらうための音声データを生成する音声データ生成工程と、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらう処理工程と、を備えたことを特徴とする。
【0014】
また、本発明に係るワークフロー処理プログラムは、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理をコンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行うステップと、次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認するステップと、次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成するステップと、次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせるステップと、電話機を介して次の承認・決裁者にワークフロー処理を行ってもらうステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【0015】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。
図1は、本実施の形態に係るワークフローシステム1の概略構成を示す図である。図1に示すように、ワークフローシステム1は、ワークフローサーバ10と、LAN等のネットワーク20と、ネットワーク20を介してワークフローサーバ10と接続された複数のワークフロー端末30とから構成される。また、ワークフローシステム1は、電話回線網40を介して、ワークフロー端末として機能する電話機50と接続可能に構成されている。
【0016】
ワークフローサーバ10は、ワークフロー制御手段11、連絡先テーブル生成手段12、滞留検知手段13、音声データ生成手段14、通信制御手段15、連絡先データベース(以下、「データベース」を「DB」とする)16、ワークフローDB17及び音声テキスト雛形DB18とを含んで構成されている。
【0017】
このワークフローシステム1の機能は、ワークフローサーバ10やワークフロー端末10にこれらの機能を実現するためのプログラムをインストールすることで実現される。このプログラムの配布は、記録媒体を経由して行われても良く、ネットワークを介して行われても良い。
【0018】
図2乃至図4を参照して、連絡先DB16の内容について説明する。連絡先DBは、デフォルト連絡先テーブル161、変更連絡先テーブル162及び連絡先テーブル163を含んでいる。
【0019】
図2は、デフォルト連絡先テーブル161の内容を示す図である。デフォルト連絡先テーブルに161は、ユーザID毎に、通常の休日及び営業日における所在、連絡先電話番号及び連絡可否の情報が格納されている。
【0020】
図3は、変更連絡先テーブル162の内容を示す図である。変更連絡先テーブル162には、出張等の都合により、特定の日付・時間帯のデフォルトの連絡先を変更したい場合に、承認・決裁者によって入力された情報が格納されている。このように、変更連絡先テーブル162は、デフォルト連絡先テーブル161の中で、変更したい時間帯についてのみ作成すれば良い。本実施の形態では、ユーザID「ABCDEF」の者には、2002年12月2日に出張が入っており、デフォルトの連絡先を変更する必要があるため、図3に示す変更連絡先テーブル162を作成している。
【0021】
図4は、連絡先テーブル163の内容を示す図である。連絡先テーブル163は、デフォルト連絡先テーブル161及び変更連絡先テーブルの情報から連絡先テーブル生成手段12によって作成されるテーブルである。具体的には、デフォルト連絡先テーブル161の情報から、ある日付・時間帯の暫定的な連絡先テーブルを作成し、続いて、この暫定的な連絡先テーブルと変更連絡先テーブル162とで時間帯が重なっている部分を、変更連絡テーブル162のレコードで上書きすることで作成する。よって、連絡先テーブル163は、ユーザID毎の最終的な連絡先情報を持つテーブルであり、連絡先テーブル163を参照することで、ユーザID毎に、現在の連絡先電話番号と、連絡可否を知ることができる。
【0022】
図2に示すように、休日におけるユーザID「ABCDEF」が付与された者の通常の所在は、一日中(0:00〜24:00)「自宅」であり、通常の連絡先電話番号も一日中「1234567890」である。また、通常の連絡可否については、0:00〜9:00及び20:00〜24:00の間は「否」であるが、9:00〜20:00の間は「可」である。
【0023】
また、営業日におけるユーザID「ABCDEF」が付与された者の通常の所在は、0:00〜9:00及び22:00〜24:00の間は「自宅」、9:00〜22:00の間は「会社」となっている。通常の連絡先電話番号は、自宅にいる0:00〜9:00及び22:00〜24:00の間は、「1234567890」であり、会社にいる9:00〜22:00の間は、「5678901234」となっている。また、通常の連絡可否については、自宅にいる0:00〜5:00、6:00〜9:00及び22:00〜24:00の間は「否」であるが、自宅にいる5:00〜6:00と会社にいる9:00〜22:00の間は「可」となっている。
【0024】
図3に示すように、営業日の5:00〜6:00は、デフォルトでは、連絡可否が「可」であるが、この日は出張であるため、「否」に変更している。8:00〜11:00の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「9876543210」で、連絡可否「可」と変更している。11:00〜13:00の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「3456789012」で、連絡可否「可」と変更している。13:00〜16:00の間は、所在「出張・客先」で、連絡先電話番号「9876543210」で、連絡可否「否」と変更している。16:00〜17:00の間は、所在「出張・自社」で、連絡先電話番号「3456789012」で、連絡可否「可」と変更している。17:00〜20:00の間は、所在「出張・移動中」で、連絡先電話番号「9876543210」で、連絡可否「可」と変更している。20:00〜22:00の間も、デフォルトでは、所在が会社で連絡可となっているが、この日については、所在「自宅」で、連絡先電話番号「1234567890」で、連絡可否「否」に変更している。また、翌日12月3日の5:00〜6:00の間についても、連絡可否を「否」に変更している。
【0025】
この変更連絡先テーブル162は、デフォルトの連絡先から変更がある都度、ユーザがワークフロー端末30を操作して入力することで作成すれば良い。
【0026】
図4に示すように、ユーザID「ABCDEF」の者の12月2日の連絡先は、0:00〜8:00の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「1234567890」、連絡可否「否」であり、8:00〜11:00の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「9876543210」、連絡可否「可」であり、11:00〜13:00の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「3456789012」、連絡可否「否」であり、13:00〜16:00の間は、所在「出張・客先」、連絡先電話番号「9876543210」、連絡可否「否」であり、16:00〜17:00の間は、所在「出張・自社」、連絡先電話番号「3456789012」、連絡可否「可」であり、17:00〜20:00の間は、所在「出張・移動中」、連絡先電話番号「9876543210」、連絡可否「可」であり、20:00〜24:00の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「1234567890」、連絡可否「否」となっている。
【0027】
また、ユーザID「ABCDEF」の者の12月3日の連絡先は、0:00〜9:00の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「1234567890」、連絡可否「否」であり、9:00〜22:00の間は、所在「社内」、連絡先電話番号「5678901234」、連絡可否「可」であり、22:00〜24:00の間は、所在「自宅」、連絡先電話番号「1234567890」、連絡可否「否」となっている。
【0028】
この連絡先テーブル163の作成タイミングについては、バッチ処理により、前日の夜間に自動で作成するようにすれば良い。また、当日になってから急遽変更があった場合には、その変更をワークフロー端末30からユーザに入力してもらって、連絡先テーブル163に直接反映させるようにすれば良い。
【0029】
次に、ワークフローDB17には、ワークフローの処理順序や、処理タイミング、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者の氏名・ユーザIDと承認・決裁の順序、申請書のフォーマット情報、滞留確認を行う指定時間間隔等、輪ワークフロー処理に必要な種々の情報が格納されている。
【0030】
次に、音声テキスト雛形DB18には、決裁者に電話した際に読み上げる音声の固定テキストが格納されている。図5は、音声テキスト雛形DB内のテキストの内容を示している。図5に示すように、「固定テキスト1」と「固定テキスト3」は、すべてのワークフロー種別に共通の内容であるが、「固定テキスト2」は、ワークフローの種別によりその内容が異なっている。図5には、例として、「稟議系」、「交通費系」、「購買系」、「依頼系」の4つのワークフロー種別の「固定テキスト2」の内容を示している。音声データ生成手段14は、ワークフロー申請時に申請者から入力される申請者名、金額、理由等の情報を図中の<>内に当て嵌め、音声テキストを作成する。
【0031】
続いて、本実施の形態に係るワークフローシステム1による滞留対策の処理の流れについて説明する。ワークフローが滞っているか否か確認する、いわゆる滞留確認が行われるタイミングとしては、最初のワークフローの申請がなされた時、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時、前回の承認・決裁処理が行われた時から予め設定された指定時間間隔が経過した時、の3つのタイミングが考えられる。
【0032】
まず、最初のワークフローの申請がなされた時の滞留対策の処理の流れについて、図6を参照して説明する。図6は、ワークフローの申請がなされた時のワークフローシステム1の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【0033】
ステップ1(以下、「S11」とする)において、申請者がワークフロー端末30によりワークフローシステム1に対して申請の入力を行うと、S12において、申請者により入力された情報及びワークフローDB17内の情報を用いて、ワークフロー制御手段11が電子申請書を作成する。例えば、交通費系のワークフローの申請がなされた場合には、申請者により交通費、移動経路、目的及び処理期限等の情報が入力されるので、ワークフローDB17内のフォーマットにしたがって、定型の交通費系の電子申請書が作成される。また、ワークフロー種別及び申請者に応じた承認・決裁者とその承認・決裁順序がワークフローDB17内に格納されており、その情報にしたがって、この申請書の承認順序も決定される。
【0034】
図7に、交通費系の電子申請書の一例を示す。図7に示すように、申請書名:「交通費精算」、申請者(ユーザID):「総研太郎(ABCDEF)」、金額:「260円」、移動経路:「三軒茶屋から半蔵門」、理由:「顧客訪問」、承認者1(ユーザID):「課長 佐藤二郎(EFGHIJ)」、承認者2(ユーザID):「部長 小川三郎(STUVWX)」の項目が掲載された電子申請書が作成される。
【0035】
続いて、S13において、滞留検知手段13により、ワークフローの処理が滞っているか否かの滞留確認が行われる。まず、申請者により入力されたそのワークフローの処理期限やワークフロー種別により予め定められている滞留期限(例えば1日)等から、次の承認・決裁者の滞留期限を設定し、その滞留期限を過ぎているか否かを確認する。
【0036】
最初のワークフローの申請がされた時点であっても、申請者により処理期限が明日に設定されている場合には、次の承認・決裁者の滞留期限を既に過ぎているものと設定するようにすれば、滞留検知手段13により、そのワークフローが滞っていると判断される。
【0037】
S13において、滞留していないと判断されれば、そのまま処理は終了し、従来のワークフローシステムと同様の通常の処理が行われる。逆に、滞留していると判断された場合には、S14に進み、承認・決裁者に電話するための音声テキストが作成される。
【0038】
S14における音声テキストの作成は、音声データ生成手段14により、音声テキスト雛形DB18の情報を用いて作成される。
例えば、上述した交通費系のワークフロー申請の場合、申請者が入力した、申請書名:「交通費精算」、申請者名:「総研太郎」、理由:「顧客訪問」、移動経路:「三軒茶屋から半蔵門」、「金額:260円」を、音声テキスト雛形DB18に格納されている交通費系の固定テキスト1乃至3に当て嵌めることで、音声テキストを生成する。
【0039】
この場合、「起案者は、総研太郎です。対象文書は、交通費精算です。理由は顧客訪問、移動経路は三軒茶屋から半蔵門です。金額は、260円です。承認するなら1を、保留するなら2を、却下するなら9を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
【0040】
また、依頼系のワークフロー申請の場合の例としては、申請者が入力した、申請者名:「総研次郎」、対象文書:「アカウント登録依頼」、理由:「中途採用2名を行った為」を、依頼系の固定テキスト1乃至3に当て嵌めることで、音声テキストを作成する。この場合、「起案者は、総研次郎です。対象文書は、アカウント登録依頼です。理由は中途採用2名を行った為です。承認するなら1を、保留するなら2を、却下するなら9を押して下さい。」との音声テキストが作成される。
【0041】
続いて、S15に進み、通信制御手段15により、滞留している次の承認者に電話をかけ、S14で作成した音声テキストを電子音声で流して聞かせる。この際に、通信制御手段15は、連絡先テーブル163を参照し、現在の時刻の連絡先電話番号及び連絡可否を確認して電話をかける。この時、次の承認・決裁者の連絡可否が「否」の場合には、電話をかけないでそのまま終了させ、例えば15分後等の次の滞留確認のタイミングで、再度、本処理を行えば良い。また、電話をかけても、次の承認者が電話に出ないときには、音声テキストを聞かせることができず、次のステップに進めないため、そのまま終了させれば良い。
【0042】
続いて、S16に進めば、次の承認者が、読み上げられた音声テキストにしたがってボタンを押して承認・決裁の処理を実行することで、その承認者についてのワークフロー処理が完了する。
【0043】
次に、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時の滞留対策の処理の流れについて、図8を参照して説明する。図8は、前の承認・決裁者により承認・決裁の処理が行われた時のワークフローシステム1の処理の流れを説明するためのフローチャートである。
まず、S21において、前の承認・決裁者のワークフロー処理が行われる。もちろん、この承認・決裁は、ワークフロー端末30から行われても良いし、電話機50を介して行われても良く、どちらであっても以後の処理は同じである。
【0044】
続いて、S22において、ワークフロー制御手段11がワークフローDB17内の承認・決裁の順序の情報等を参照して、次の承認・決裁者を特定する。そして、S23に進み、滞留検知手段13が、そのワークフローに対する次の承認・決裁者の処理が滞っているか否かを、上述したS13と同様にして確認する。
【0045】
滞っていると判断した場合には、S24に進み、上述したS14〜S16と同様に、音声テキスト作成(S24)、電話発信(S25)、承認・決裁処理(S26)の処理を行う。また、滞っていないと判断した場合には、そのまま処理を終了し、次の滞留確認が行われるタイミングを待つ。
【0046】
次に、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時の滞留対策の処理の流れについて、図9を参照して説明する。図9は、前回の承認・決裁処理から予め設定された指定時間間隔が経過した時のワークフローシステム1の処理の流れを説明するためのフローチャートである。この指定時間間隔は、ワークフローDB17内に格納されており、例えば、15分間隔で行われる。
【0047】
まず、S31において、前回の滞留確認の処理が行われた時から、15分の指定時間間隔が経過しているか否かを確認する。経過していない場合には、そのまま処理を終了する。経過していた場合には、S32に進み、上述したS13及びS23と同様にして滞留確認を行う。
【0048】
ワークフロー処理が滞っていない場合には、そのまま処理を終了するが、滞っていると判断された場合には、S33へと進み、上述したS14〜S16及びS24〜S26と同様に、音声テキスト作成(S33)、電話発信(S34)、承認・決裁処理(S35)の処理を行う。
【0049】
以上、説明したように、本実施の形態によれば、所定のタイミングでワークフローの滞留確認を行い、滞っている場合には、次の承認・決裁者に電話をかけ、さらに、その承認・決裁者が電話機を介して承認・決裁の処理を行えるので、ワークフローの滞留を確実に防ぐことの可能なワークフローシステム1を提供することができる。
【0050】
また、デフォルトの連絡先テーブル161や変更連絡先テーブル162を承認者等が各自設定することで、自分に都合の良い時間帯にワークフローの承認処理等を行うことができる。例えば、本実施の形態にあるように、未承認・未決済のワークフローを、早朝5:00〜6:00の間に自宅で処理を行うように設定することも可能である。このような設定が可能であれば、多忙な経営幹部が、ワークフローにまつわる処理を自宅で出勤前に行い、勤務時間中は経営課題の解決等の主要な業務に専念することができる。なお、複雑な決済案件等は、一般的には事前に上席者へ説明した後にワークフローシステム1に回されると考えられるので、本実施の形態のように、電話の音声により処理を行うシステムであっても決済は可能であると考えられる。
【0051】
また、本実施の形態のように、出張中であっても、顧客先を訪問している最中には、連絡可否を「否」と設定し、移動中は連絡可否を「可」と設定しておけば、空き時間を有効利用したワークフロー処理が可能となる。
【0052】
また、本実施の形態に係るワークフローシステム1を使用すれば、社内で執務中の時間帯に、常時ワークフロー端末30を立ち上げておく必要をなくすことも可能である。すなわち、ワークフロー処理において自分が承認者・決裁者となっているワークフローが滞留していれば、ワークフローサーバ10から電話がかかってくるので、その時に操作が容易なワークフロー端末30を立ち上げて、承認・決済処理を行えば良いからである。
【0053】
以上、本実施の形態について詳細に説明したが、本発明はこれに限られることなく、本発明の主旨を逸脱しない範囲内で、種々の変更が可能である。
【0054】
例えば、本実施の形態に係るワークフローシステムをスケジュール管理システム、勤怠管理システムや出張申請システム等の管理システムと連携するように構成しても良い。他の管理システムと連携すれば、本人が、直接変更先テーブルに入力する手間等を省くことができる。すなわち、会議中や出張で客先訪問中等の電話がかかってくるのを防止したい時間帯に関して、自動的に連絡先変更テーブルにその情報をコピーするように構成しておけば、本人が直接連絡先変更テーブルに入力する手間を省くことが出来ると共に、入力し忘れて電話がかかってくるといった自体を防ぐこともできる。
【0055】
また、社内の人間だけでなく、他社の社員も本ワークフローシステムの対象に含めることが可能である。例えば、本ワークフローシステムにおいて、出張申請の最終承認が得られた際に、旅行会社の担当者にチケット手配の依頼の電話をかけるように構成すれば、迅速にチケットの入手が可能になる。正式な依頼書は、別途、自動又は手動でFAX送信するようにすれば良い。
【0056】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、ワークフローの滞留を防止できると共に、個人の時間を有効に利用可能なワークフローシステム及びワークフロー処理方法を提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの概略構成を示す図である。
【図2】本発明の実施の形態にデフォルト連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図3】本発明の実施の形態に係る変更連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図4】本発明の実施の形態に係る連絡先テーブルの内容を示す図である。
【図5】本発明の実施の形態に係る音声テキスト雛形DBの内容を示す図である。
【図6】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図7】本発明の実施の形態に係る電子申請書の内容を示す図である。
【図8】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理の流れを説明するためのフローチャートである。
【図9】本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの処理を流れを説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
1 ワークフローシステム
10 ワークフローサーバ
11 ワークフロー制御手段
12 連絡先テーブル生成手段
13 滞留検知手段
14 音声データ生成手段
15 通信制御手段
16 連絡先DB
17 ワークフローDB
18 音声テキスト雛形DB
20 ネットワーク
30 ワークフロー端末
40 電話回線網
50 電話機
Claims (12)
- ワークを所定のルートに沿って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフローシステムにおいて、
承認・決裁者の所定の時刻における連絡先情報を格納しておく連絡先記憶手段であって、承認・決裁者の通常の休日および営業日における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納するデフォルト連絡先テーブル、および、承認・決裁者によって入力された、特定の日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する変更連絡先テーブルを有する連絡先記憶手段と、
前記デフォルト連絡先テーブルに示される日付・時間帯において、前記変更連絡先テーブルの日付・時間帯が重なっている部分を、前記変更連絡先テーブルの情報で上書きすることで、前記連絡先記憶手段に含まれる、日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する連絡先テーブルを生成する連絡先テーブル生成手段と、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知手段と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理してもらうための音声データを生成する音声データ生成手段と、
前記連絡先テーブルを参照して、次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記ワークフロー処理を実行してもらうために、公衆回線網を介して電話機との通信を行う通信制御手段と、
を備え、
前記滞留検知手段が、前記滞留期限を超過している場合に、前記連絡先テーブルを参照して連絡の可否を判断し、連絡が可能である場合に、前記通信制御手段が、前記次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記次の承認・決裁者からの入力に基づいてワークフロー処理を完了させることを特徴とするワークフローシステム。 - 前記音声データ生成手段は、前記音声データを生成するための音声の固定テキストの情報が格納された音声テキスト雛形データベースを参照して、前記ワークフローの種別に応じた固定テキストに基づいて前記音声データを生成することを特徴とする請求項1に記載のワークフローシステム。
- 前記滞留検知手段は、所定の指定時間間隔で滞留確認を行うことを特徴とする請求項1または2に記載のワークフローシステム。
- 前記滞留検知手段は、前の承認・決裁者によるワークフロー処理が実行された時に、滞留確認を行うことを特徴とする請求項1ないし3の何れか一項に記載のワークフローシステム。
- 前記連絡先記憶手段は、他の管理システムと接続されており、他の管理システムから承認・決裁者の連絡先情報を得ることを特徴とする請求項1ないし4の何れか一項に記載のワークフローシステム。
- 承認・決裁者の通常の休日および営業日における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納するデフォルト連絡先テーブル、および、承認・決裁者によって入力された、特定の日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する変更連絡先テーブルを有する連絡先記憶手段を備えたコンピュータにおいて、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を行うワークフロー処理方法において、
前記デフォルト連絡先テーブルに示される日付・時間帯において、前記変更連絡先テーブルの日付・時間帯が重なっている部分を、前記変更連絡先テーブルの情報で上書きすることで、前記連絡先記憶手段に含まれる、日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する連絡先テーブルを生成する連絡先テーブル生成工程と、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知工程と、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認工程と、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成する音声データ生成工程と、
前記連絡先テーブルを参照して、次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる電話発信工程と、
前記次の承認・決裁者による電話機の入力を受け入れ、当該次の承認・決裁者についてのワークフロー処理を完了させる処理工程と、
を備え、
前記滞留検知工程において滞留期限を超過していると判断された場合に、前記連絡先確認工程において、前記連絡先テーブルを参照して連絡の可否を判断し、連絡が可能である場合に、前記電話発信工程において、前記次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記処理工程において、前記次の承認・決裁者からの入力に基づいてワークフロー処理を完了させることを特徴とするワークフロー処理方法。 - 前記音声データ生成手段は、前記音声データを生成するための音声の固定テキストの情報が格納された音声テキスト雛形データベースを参照して、前記ワークフローの種別に応じた固定テキストに基づいて前記音声データを生成することを特徴とする請求項6に記載のワークフロー処理方法。
- 前記滞留検知工程は、所定の指定時間間隔で実行されることを特徴とする請求項6または7に記載のワークフロー処理方法。
- 前記連絡先確認工程は、他の管理システムから次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を得ることを特徴とする請求項6ないし8の何れか一項に記載のワークフロー処理方法。
- 承認・決裁者の通常の休日および営業日における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納するデフォルト連絡先テーブル、および、承認・決裁者によって入力された、特定の日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する変更連絡先テーブルを有する連絡先記憶手段を備えたコンピュータにおいて、ワークを所定のルートに従って電子的に回覧して承認・決裁のワークフロー処理を、当該コンピュータに実行させるワークフロー処理プログラムにおいて、
前記デフォルト連絡先テーブルに示される日付・時間帯において、前記変更連絡先テーブルの日付・時間帯が重なっている部分を、前記変更連絡先テーブルの情報で上書きすることで、前記連絡先記憶手段に含まれる、日付・時間帯における連絡先、および、連絡の可否を示す情報を格納する連絡先テーブルを生成する連絡先テーブル生成ステップと、
次の承認・決裁者によるワークフロー処理が所定の滞留期限を超過しているか否かの滞留確認を行う滞留検知ステップと、
次の承認・決裁者の現在の連絡先の情報を確認する連絡先確認ステップと、
次の承認・決裁者に前記ワークフロー処理を実行してもらうために電話で聞かせる音声データを生成する音声データ生成ステップと、
前記連絡先テーブルを参照して、次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけ、前記音声データを聞かせる音声発信ステップと、
前記次の承認・決裁者による電話機の入力を受け入れ、当該次の承認・決裁者についてのワークフロー処理を完了させるステップと、をコンピュータに実行させ、
前記滞留検知ステップにおいて滞留期限を超過していると判断された場合に、前記連絡先確認ステップにおいて、前記連絡先テーブルを参照して連絡の可否を判断し、連絡が可能である場合に、前記音声発信ステップにおいて、前記次の承認・決裁者の連絡先を取得し、当該次の承認・決裁者に電話をかけて前記音声データを聞かせ、前記次の承認・決裁者からの入力に基づいてワークフロー処理を完了させることを特徴とするワークフロー処理プログラム。 - 前記音声データ生成ステップは、前記音声データを生成するための音声の固定テキストの情報が格納された音声テキスト雛形データベースを参照して、前記ワークフローの種別に応じた固定テキストに基づいて前記音声データを生成することを特徴とする請求項10に記載のワークフロー処理プログラム。
- 前記滞留検知ステップは、所定の指定時間間隔で実行されるステップであることを特徴とする請求項10または11に記載のワークフロー処理プログラム。
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