JP2016076137A - 情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】処理対象とされるデータが入力される前に当該データに関する処理フローの状態を把握可能とすること。【解決手段】情報処理装置は、処理フローの実行に関する予約要求を受信すると、前記予約要求ごとの識別情報を前記予約要求の送信元に返信する受信部と、前記受信部によって返信された識別情報に関連付けて、前記処理フローについて第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理部と、前記識別情報を含むデータを受信すると、当該データから前記識別情報を抽出する抽出部と、前記データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行部とを有し、前記実行部は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラムに関する。

例えば、画像形成装置によって文書からスキャンされた画像データや、他の手段によって入力されたデータ等に関して、予め定義されたワークフローを実行可能なシステム（以下、「ワークフローシステム」という。）が有る。ワークフローシステムでは、ユーザの業務フローに則した形態でデータが流れるように、ワークフローが定義される。

一つのワークフローは、例えば、データの入力処理、当該データに対する０以上の加工処理、入力処理によって入力されたデータ又は１以上の加工処理の実行によって生成されたデータの出力処理等の処理単位の組み合わせによって構成される。

文書を利用した業務を、ワークフロー化することにより、当該業務の自動化が促進されるのみならず、当該業務の進捗状況の把握も容易となる。

しかしながら、実際の業務フローに対して、ワークフローシステムにおいて管理可能な範囲は、処理対象とされるデータがワークフローシステムに入力された後の業務フローであり、当該データがワークフローシステムに入力される前に関しては、ワークフローシステムによって業務の状況を把握するのは困難であった。

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、処理対象とされるデータが入力される前に当該データに関する処理フローの状態を把握可能とすることを目的とする。

そこで上記課題を解決するため、情報処理装置は、処理フローの実行に関する予約要求を受信すると、前記予約要求ごとの識別情報を前記予約要求の送信元に返信する受信部と、前記受信部によって返信された識別情報に関連付けて、前記処理フローについて第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理部と、前記識別情報を含むデータを受信すると、当該データから前記識別情報を抽出する抽出部と、前記データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行部とを有し、前記実行部は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する。

処理対象とされるデータが入力される前に当該データに関する処理フローの状態を把握可能とすることができる。

本発明の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 本発明の実施の形態におけるフロー管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 本発明の実施の形態におけるクライアント端末及び画像形成装置及びフロー管理サーバの機能構成例を示す図である。 入院同意書の印刷時に実行される処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 予約要求データの一例を示す図である。 予約ジョブ情報記憶部の構成例を示す図である。 予約要求に対する応答データの一例を示す図である。 必要事項の記入後の入院同意書に関して実行される処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。 予約ジョブの状態の監視処理の処理手順の一例を説明するためのフローチャートである。

以下、図面に基づいて本発明の実施の形態を説明する。図１は、本発明の実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。図１において、情報処理システム１は、フロー管理サーバ１０、１以上のクライアント端末２０、画像形成装置３０ａ及び３０ｂ等の１以上の画像形成装置、文書管理サーバ５０、メールサーバ６０、並びにファイルサーバ７０等を含む。各装置は、ＬＡＮ（Local Area Network）又はインターネット等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない。）を介して通信可能に接続されている。

フロー管理サーバ１０は、ネットワークを介して受信されるデータに関して、予め定義されたワークフローを実行するコンピュータである。ワークフローとは、例えば、それぞれが独立して又は単独で完結した機能を実現する一以上の処理単位（タスク）の任意な組み合わせによって実現される処理の流れ（処理フロー）をいう。なお、上記処理単位は、一般的なワークフローの用語における、アクティビティに当てはめられてもよい。

クライアント端末２０は、例えば、申込書や帳票等の記入用紙の文書データの印刷指示の入力に利用されるＰＣ（Personal Computer）等のコンピュータである。記入用紙は、定型又は非定型を問わず、記入又は押印等、人による何らかの記入が必要とされる用紙であればよい。

画像形成装置３０ａは、記入用紙の文書データの印刷先として利用される、プリンタ又は複合機等である。画像形成装置３０ｂは、画像形成装置３０ａによって印刷され、記入が行われた状態の記入用紙から画像を読み取り（スキャンし）、当該画像を示す画像データを、ワークフローの入力データとしてフロー管理サーバ１０に送信するスキャナ又は複合機等である。なお、画像形成装置３０ａと画像形成装置３０ｂとは、同一の画像形成装置であってもよい。

文書管理サーバ５０は、データを、その属性情報に関連付けて管理するデータベースを有するコンピュータである。文書管理サーバ５０は、フロー管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先の一例である。文書管理サーバ５０が出力先である場合、出力されたデータは、文書管理サーバ５０のデータベースに記憶される。

メールサーバ６０は、一般的なメールサーバと同様の機能を有する。本実施の形態において、メールサーバ６０は、フロー管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先の一例である。メールサーバ６０が出力先である場合、出力されたデータは、電子メールに添付されて、実行されたワークフローに設定されているメールアドレス宛に転送される。メールサーバ６０は、また、ワークフローの処理対象とされるデータの入力元であってもよい。例えば、所定のメールアドレス宛の電子メールに添付されているデータが、ワークフローの処理対象とされてもよい。

ファイルサーバ７０は、ネットワーク上で共有されるファイルを蓄積して管理するコンピュータである。本実施の形態において、フロー管理サーバ１０によって実行されるワークフローの実行結果の出力先の一例である。例えば、ファイルサーバ７０に出力されたデータは、ファイルサーバ７０のフォルダ内に記憶される。ファイルサーバ７０は、また、ワークフローの処理対象とされるデータの入力元であってもよい。例えば、ファイルサーバ７０の所定のフォルダに格納されたファイルが、フロー管理サーバ１０に送信されてもよい。

図２は、本発明の実施の形態におけるフロー管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。図２のフロー管理サーバ１０は、それぞれバスＢで相互に接続されているドライブ装置１００、補助記憶装置１０２、メモリ装置１０３、ＣＰＵ１０４、及びインタフェース装置１０５等を有する。

フロー管理サーバ１０での処理を実現するプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０１によって提供される。プログラムを記憶した記録媒体１０１がドライブ装置１００にセットされると、プログラムが記録媒体１０１からドライブ装置１００を介して補助記憶装置１０２にインストールされる。但し、プログラムのインストールは必ずしも記録媒体１０１より行う必要はなく、ネットワークを介して他のコンピュータよりダウンロードするようにしてもよい。補助記憶装置１０２は、インストールされたプログラムを格納すると共に、必要なファイルやデータ等を格納する。

メモリ装置１０３は、プログラムの起動指示があった場合に、補助記憶装置１０２からプログラムを読み出して格納する。ＣＰＵ１０４は、メモリ装置１０３に格納されたプログラムに従ってフロー管理サーバ１０に係る機能を実行する。インタフェース装置１０５は、ネットワークに接続するためのインタフェースとして用いられる。

なお、フロー管理サーバ１０は、複数のコンピュータを含むコンピュータシステムであってもよい。

図３は、本発明の実施の形態におけるクライアント端末及び画像形成装置及びフロー管理サーバの機能構成例を示す図である。

図３において、クライアント端末２０は、予約要求部２１及び印刷制御部２２等を有する。これら各部は、クライアント端末２０にインストールされた１以上のプログラム（例えば、プリンタドライバ等）が、クライアント端末２０のＣＰＵに実行させる処理により実現される。

予約要求部２１は、文書データの印刷指示に応じ、当該文書データが印刷されることの通知を、フロー管理サーバ１０に送信する。当該通知は、当該文書データが印刷されることによって画像形成装置３０ａから出力される記録用紙に関するワークフローのジョブの実行の予約要求に相当する。すなわち、本実施の形態では、仮想空間において管理されている文書データが、紙文書として現実世界に出力されることで、仮想空間において当該紙文書の行方の追跡が困難となる前に、その後に当該紙文書に関して実行されるべきワークフローのジョブについて予約が行われる。なお、ワークフローのジョブとは、ワークフローの実行単位をいう。例えば、同一のワークフローが複数回実行された場合、各実行時のジョブは異なる。以下、ワークフローのジョブを、「フロージョブ」という。

予約要求部２１は、また、予約要求に応じてフロー管理サーバ１０から返信される、予約要求ごとの識別情報（以下、「予約ＩＤ」という。）を受信する。

印刷制御部２２は、印刷対象の文書データについて印刷データを生成し、当該印刷データを、画像形成装置３０ａに送信する。なお、印刷制御部２２は、印刷対象とされている文書データの印刷データ（例えば、ＰＤＬ（Page Description Language）データ等）を生成する際に、当該印刷データに予約ＩＤを埋め込む。例えば、クライアント端末２０は、当該印刷データの印刷時に、予約ＩＤを示す文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等が記入用紙に印字されるように、当該印刷データを生成する。

また、図３において、画像形成装置３０ｂは、読取制御部３１及び実行要求部３２等を有する。これら各部は、画像形成装置３０ｂにインストールされた１以上のプログラムが画像形成装置３０ｂのＣＰＵに実行させる処理により実現される。

読取制御部３１は、紙文書（本実施の形態では、記入後の記入用紙）からの画像の読み取りを制御する。実行要求部３２は、読取制御部３１によって読み取られた画像を示す画像データに関する、フロージョブの実行要求をフロー管理サーバ１０に送信する。

また、図３において、フロー管理サーバ１０は、予約受付部１４、状態監視部１５、ジョブ投入部１１、フロー実行制御部１２、及び処理部１３等を有する。これら各部は、フロー管理サーバ１０にインストールされた１以上のプログラムがＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現される。フロー管理サーバ１０は、また、ジョブキュー１２１、フロー定義記憶部１２２、及び予約ジョブ情報記憶部１２３等の記憶部を利用する。これら各記憶部は、補助記憶装置１０２、又はフロー管理サーバ１０にネットワークを介して接続される記憶装置等を用いて実現可能である。

予約受付部１４は、クライアント端末２０からフロージョブの予約要求を受信する。予約受付部１４は、フロージョブの予約要求に応じ、当該予約要求に対する予約ＩＤを生成し、当該予約ＩＤを、予約要求の送信元（クライアント端末２０）に返信する。予約受付部１４は、また、予約ＩＤに関連付けて、予約ＩＤに係るフロージョブ（厳密には、予約の時点では発生していないフロージョブ）の状態（進捗状況）を示す情報（以下、「状態情報」という。）として「予約」を示す値を、予約ジョブ情報記憶部１２３に記憶する。すなわち、予約ジョブ情報記憶部１２３には、予約が行われたフロージョブごとに、当該フロージョブに関して予約が行われた時期や当該フロージョブの状態情報状態等を記憶する。なお、予約要求が行われたフロージョブを、以下「予約ジョブ」という。

状態監視部１５は、予約ジョブ情報記憶部１２３を参照して、その状態が所定の条件を満たす予約ジョブの有無を判定する。例えば、予約が行われてから所定期間の間に実行が開始されない予約ジョブの有無を判定する。該当する予約ジョブが検出された場合、状態監視部１５は、例えば、予め設定された通知先に、当該予約ジョブの存在を通知する。

フロー定義記憶部１２２は、フロー定義データを記憶する。フロー定義データとは、フロー定義が記録されたデータをいう。フロー定義とは、ワークフローの処理の流れ等に関する定義情報をいう。本実施の形態において、一つのフロー定義データは、一つのワークフローに対応する。したがって、フロー定義データは、相互に処理手順の異なるワークフローごとに作成される。

ジョブ投入部１１は、予め生成されているフロー定義データのうち、いずれかのフロー定義データに係るワークフローのフロージョブの実行要求及び当該フロージョブに対する入力データ等を受信し、当該フロージョブに関するジョブ情報をジョブキュー１２１に投入する。ジョブ投入部１１は、予約ジョブに関する実行要求に関しては、入力データからの予約ＩＤの抽出を試行する。

ジョブキュー１２１は、投入されたジョブ情報を、例えば、ＦＩＦＯ（First-In First-Out）形式で記憶する。ジョブ情報は、例えば、実行対象のフロージョブに係るフロー定義データの複製に基づいて生成されるジョブ定義データ、画像形成装置３０ｂから送信される画像データ等の処理対象のデータ、及び当該フロージョブのメタ情報等を含む情報である。メタ情報とは、フロージョブ全体、又はフロージョブに係るワークフローを構成する各処理単位に関する属性情報をいう。メタ情報には、例えば、フロージョブの実行を指示したユーザのユーザ名、処理対象のデータのデータサイズ、フロージョブの実行日時等が含まれる。なお、一つのフロージョブに対するジョブ情報は、例えば、一つのフォルダに格納されて管理されてもよい。

フロー実行制御部１２は、ジョブキュー１２１への記憶順に従ってジョブ情報をジョブキュー１２１から取り出し、取り出されたジョブ情報に基づいて、フロージョブの実行を制御する。例えば、フロー実行制御部１２は、取り出されたジョブ情報に含まれているフロー定義データに定義された順番に、各処理単位に対応する処理部１３を呼び出す。

各処理部１３は、ワークフローを構成する各処理単位（アクティビティ）を実行する。例えば、一つの処理単位は、一つの処理部１３によって実行される。したがって、ワークフローは、相互に処理内容の異なる１以上の処理部１３が実行する処理単位の接続によって実現される。但し、一つのワークフロー内において、同じ処理単位が２回以上出現してもよい。

本実施の形態において、フロー管理サーバ１０が実行するワークフローを構成する１以上の処理単位は、入力処理、中間処理、出力処理、及びルール処理に大別される。入力処理は、例えば、画像形成装置３０等の外部装置から、ワークフローに対する入力データを入力する処理である。

中間処理は、例えば、フロージョブの処理対象とされたデータに対する加工処理である。中間処理の一例として、画像補正処理、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理、バーコード認識処理、画像変換処理、及び翻訳処理等が挙げられる。

出力処理は、フロージョブによって生成されるデータをユーザが利用可能な形態で出力する処理である。ユーザが利用可能な形態には、用紙への印刷等、ユーザが直接的に利用な形態のみならず、電子的な保存等、ユーザが、アプリケーションプログラム等を介して利用可能な形態も含まれる。出力処理の一例として、所定のコンピュータのフォルダへの配信処理が挙げられる。また、所定のメールアドレスが配信先とされてもよい。また、画像データの入力元の画像形成装置３０ｂ、又は当該画像形成装置３０ｂとは別の画像形成装置が配信先とされてもよい。この場合、配信先の画像形成装置によって、配信されたデータの印刷が実行されてもよい。

図３では、処理部１３の一例として、ＯＣＲ処理部１３ａ、メール配信処理部１３ｂ、及びフォルダ配信処理部１３ｃ等が示されている。ＯＣＲ処理部１３ａは、処理対象のデータに対してＯＣＲ処理を実行する。メール配信処理部１３ｂは、処理対象のデータに関してメール配信処理を実行する。メール配信処理とは、処理対象のデータが添付された電子メールを所定の宛先に送信する処理をいう。フォルダ配信処理部１３ｃは、処理対象のデータに関してフォルダ配信処理を実行する。フォルダ配信処理とは、処理対象のデータを所定のフォルダ宛に送信する処理をいう。

なお、各処理部１３は、それぞれ独立したプログラムモジュールが、ＣＰＵ１０４に実行させる処理により実現されてもよい。以下、フロー管理サーバ１０（ＣＰＵ１０４）を、一つの処理部１３として機能させるプログラムモジュールを、以下、「プラグイン」という。

ところで、入力処理、中間処理、停止処理、及び出力処理のうち、各処理部１３が実行するのは、中間処理、停止処理、又は出力処理である。入力処理は、ジョブ投入部１１によって実行される。入力処理において、データの入力元となる外部装置は、様々である。また、外部装置ごとに、データの入力方法（フロー管理サーバ１０から見た場合のデータの取得方法又は受信方法）は異なりうる。このような状況に柔軟に対応可能とするため、ジョブ投入部１１において、実際にフロージョブの実行要求を受け付ける機能は、プラグインによって実装されてもよい。すなわち、ジョブ投入部１１は、プラグインを追加可能なように実装されてもよい。

以下、情報処理システム１において実行される処理手順について説明する。なお、以下において、情報処理システム１は、或る病院において利用されているシステムであるとする。また、当該病院への入院同意書が、上記において説明した記入用紙の一例とされる。

図４は、入院同意書の印刷時に実行される処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。

ステップＳ１０１において、クライアント端末２０のユーザ（例えば、看護師）が、未記入の入院同意書の文書データを印刷対象として選択して、印刷指示をクライアント端末２０に入力すると、クライアント端末２０は、印刷処理を実行する（Ｓ１０２）。印刷処理の過程において、ステップＳ１０３〜Ｓ１０８が実行される。

ステップＳ１０３において、クライアント端末２０の予約要求部２１は、印刷対象の文書データ（入院同意書）に関して、フロージョブの予約要求を示すデータ（以下、「予約要求データ」という。）を送信する（Ｓ１０４）。

図５は、予約要求データの一例を示す図である。図５に示される予約要求データｄ１は、ＵｓｅｒＮａｍｅ、ＵｓｅｒＩＤ、及びＦｌｏｗＩＤ等のパラメータが含まれる。ＵｓｅｒＮａｍｅの値及びＵｓｅｒＩＤの値のそれぞれは、クライアント端末２０のユーザのユーザ名又はユーザＩＤを示す。ＦｌｏｗＩＤは、予約要求データｄ１によって実行の予約が要求されるワークフローの種類ごとの識別情報（以下、「フローＩＤ」という。）。但し、フローＩＤは、予約要求データｄ１に含まれなくてもよい。なお、ユーザ名、ユーザＩＤ、及びフローＩＤは、例えば、印刷指示と共に、ユーザによって入力される。

予約要求データｄ１は、予約受付部１４によって受信される。予約受付部１４は、予約要求データｄ１の受信に応じ、予約要求データｄ１が示す予約要求に対して予約ＩＤを発行（生成）する（Ｓ１０４）。予約受付部１４は、当該予約ＩＤを含むレコードを、予約ジョブ情報記憶部１２３に記憶する。

図６は、予約ジョブ情報記憶部の構成例を示す図である。図６に示される予約ジョブ情報記憶部１２３において、１つのレコードは、１つの予約ジョブに対応する。各レコードは、予約ＩＤ、ユーザ名、ステータス、予約日時、登録日時、開始日時、及び最終更新日時等を含む。

予約ＩＤは、当該予約ジョブの予約要求に対して発行された予約ＩＤである。ユーザ名は、当該予約ジョブの予約要求に含まれていたユーザ名である。ステータスは、当該予約ジョブの状態情報である。ステータスの値は、例えば、「予約」、「処理待ち」、「処理中」、「完了」、及び「エラー」等のいずれかである。「予約」は、予約要求が行われているが、当該予約ジョブのジョブ情報はジョブキュー１２１に登録されていない状態である。「処理待ち」は、当該予約ジョブの実行要求によって、当該予約ジョブのジョブ情報がジョブキュー１２１に登録されているが、当該ジョブ情報に基づく当該予約ジョブの実行は、未だ開始されていない状態である。「処理中」は、当該予約ジョブのジョブ情報がジョブキュー１２１から取り出され、当該ジョブ情報に基づいて、当該予約ジョブが実行されている状態である。「完了」は、当該予約ジョブの実行が完了した状態である。「エラー」は、当該予約ジョブの実行中においてエラーが発生し、当該予約ジョブの実行が中断された状態である。

予約日時は、当該予約ジョブに関する予約要求が受信された日時である。従って、ステップＳ１０４では、予約ＩＤ、ユーザ名、ステータス（「予約」）、及び予約日時を含むレコードが予約ジョブ情報記憶部１２３に記憶される。図６において、１番上のレコードが、ステップＳ１０４において登録されるレコードの一例である。

登録日時は、当該予約ジョブの実行要求が、ジョブ投入部１１によって受信され、当該予約ジョブのジョブ情報が、ジョブキュー１２１に登録された日時である。すなわち、登録日時は、当該予約ジョブのステータスが、「処理待ち」に更新された日時である。開始日時は、当該予約ジョブのジョブ情報がジョブキュー１２１から取り出され、当該ジョブ情報に基づいて予約ジョブの実行が開始された日時である。すなわち、開始日時は、当該予約ジョブのステータスが、「処理中」に更新された日時である。最終更新日時は、開始日時より後において、当該レコードのステータスが最後に更新された日時である。例えば、最終更新日時は、ステータスが、「完了」又は「エラー」に更新された日時である。

なお、予約要求データｄ１は、予約ＩＤに関連付けられて、例えば、補助記憶装置１０２にファイルとして記憶される。

続いて、予約受付部１４は、予約ＩＤを含む応答データを、予約要求の送信元であるクライアント端末２０に返信する（Ｓ１０５）。

図７は、予約要求に対する応答データの一例を示す図である。図７に示される応答データｄ２は、Ａｃｃｅｐｔ及びＲｅｓｅｒｖａｔｉｏｎＩＤ等のパラメータを含む。Ａｃｃｅｐｔの値は、予約要求が正常に受け付けられたか否かを示す。ｔｒｕｅは、予約要求が正常に受け付けられたことを示し、ｆａｌｓｅは、予約要求が拒否されたことを示す。ＲｅｓｅｒｖａｔｉｏｎＩＤの値は、予約要求に対して発行された予約ＩＤである。

応答データｄ２は、クライアント端末２０の予約要求部２１によって受信される。続いて、印刷制御部２２は、印刷対象の文書データの印刷データを生成する（Ｓ１０６）。この際、印刷制御部２２は、応答データｄ２に含まれている予約ＩＤを示す文字又は図形等が紙面上に印字されるように、印刷データを生成する。予約ＩＤの印字の形態は、フロー管理サーバ１０のジョブ投入部１１が予定している形態であれば、いかなる形態であってもよい。

続いて、印刷制御部２２は、生成された印刷データを、画像形成装置３０ａに送信する（Ｓ１０７）。画像形成装置３０ａは、当該印刷データに基づいて、未記入の入院同意書を印刷用紙に印刷する（Ｓ１０８）。この際、入院同意書には、予約ＩＤを示す文字列、バーコード、２次元コード、又は地紋等が印字されている。

その後、入院予定の患者等によって、当該入院同意書に対して必要事項の記入が行われる。必要事項の記入後の入院同意書は、例えば、病院の受付に提出される。続いて、必要事項の記入後の入院同意書に関して実行される処理手順について説明する。

図８は、必要事項の記入後の入院同意書に関して実行される処理手順の一例を説明するためのシーケンス図である。図８の説明において、単に、「入院同意書」というとき、必要事項の記入後の入院同意書を意味する。

例えば、受付において、画像形成装置３０ｂに対して入院同意書のスキャンが指示されると（Ｓ２０１）、画像形成装置３０ｂの読取制御部３１は、入院同意書からの画像の読み取りを制御し、当該画像を示す画像データを生成する。続いて、画像形成装置３０ｂの実行要求部３２は、当該画像データを含む、予約ジョブの実行要求をフロー管理サーバ１０に送信する（Ｓ２０２）。当該実行要求には、例えば、入院同意書に係る患者の情報（患者の指名等）が、メタ情報として含まれてもよい。当該メタ情報は、スキャンの実行指示時において、ユーザによって画像形成装置３０ｂに入力されてもよい。

なお、画像形成装置３０ｂが、予約されていないフロージョブの実行要求を送信する場合、当該実行要求には、画像データ及びメタ情報に加えて、実行するワークフローのフローＩＤが含まれる。したがって、予約されていないフロージョブの実行時には、ユーザは、実行対象のフローＩＤを指定する必要が有る。

予約の有無は、スキャンの実行指示時に、ユーザによって入力されてもよい。又は、予約の有無に拘わらず、フロージョブの実行要求には、常に、フローＩＤが含まれるようにしてもよい。この場合、予約要求データｄ１に、フローＩＤは含まれなくてもよい。すなわち、フロージョブの予約時に、フローＩＤは指定されなくてもよい。

フロージョブの実行要求は、フロー管理サーバ１０のジョブ投入部１１によって受信される。ジョブ投入部１１は、当該実行要求が予約ジョブの実行要求である場合、当該実行要求に含まれている画像データから予約ＩＤを抽出する（Ｓ２０３）。予約ＩＤの抽出は、予約ＩＤの埋め込み形式に対応して行われればよい。例えば、予約ＩＤが、バーコード又は２次元コード等によって画像に合成されるのであれば、当該バーコード又は２次元コードから予約ＩＤが抽出されればよい。また、予約ＩＤが文字列によって画像に合成されるのであれば、ＯＣＲ処理によって、予約ＩＤが抽出されればよい。

なお、フロージョブの実行要求が、予約の有無について区別されない場合、ジョブ投入部１１は、全ての実行要求に関して、予約ＩＤの抽出を試行してもよい。予約ＩＤが抽出された場合、実行要求の対象は予約ジョブであり、予約ＩＤが抽出されない場合、実行要求の対象は予約されていないフロージョブであると判定されてもよい。以下、抽出された予約ＩＤを、「対象予約ＩＤ」という。

続いて、ジョブ投入部１１は、実行要求に係るフロージョブに関するジョブ情報を生成し、当該ジョブ情報をジョブキュー１２１に記憶する（Ｓ２０４）。ジョブ情報には、フロー定義データ、画像データ、及びメタ情報等が含まれる。画像データ、及びメタ情報は、フロージョブの実行要求に含まれている。フロー定義データは、フロージョブの実行要求に含まれているフローＩＤに基づいて、フロー定義記憶部１２２から取得される。但し、予約ジョブの実行要求にはフローＩＤが含まれない場合、ジョブ投入部１１は、対象予約ＩＤに対応付けられて補助記憶装置１０２等に記憶されているフローＩＤに対応するフロー定義データをフロー定義記憶部１２２から取得し、当該フロー定義データを対象予約ＩＤと共にジョブ情報に含める。

なお、対象予約ＩＤが抽出されている場合、ジョブ投入部１１は、ジョブキュー１２１へのジョブ情報の記憶後、予約ジョブ情報記憶部１２３（図６）において対象予約ＩＤを含むレコードのステータスの値を「処理待ち」に更新し、当該レコードの登録日時に、現在日時を記憶する。

続いて、フロー実行制御部１２は、ジョブキュー１２１にジョブ情報が記憶されたことを検知すると、当該ジョブ情報（以下、「対象ジョブ情報」という。）を取得する（Ｓ２０５）。対象ジョブ情報は、ジョブキュー１２１から削除される。フロー実行制御部１２は、対象ジョブ情報に予約ＩＤが含まれている場合は、予約ジョブ情報記憶部１２３（図６）において当該予約ＩＤを含むレコードのステータスの値を「実行中」に更新し、当該レコードの開始日時に、現在日時を記憶する。

続いて、フロー実行制御部１２は、対象ジョブ情報に含まれているフロー定義データに定義されている順番で、各処理単位を実行する（Ｓ２０６、Ｓ２０７）。或る処理単位の実行は、当該処理単位に対応する処理部１３を呼び出すことにより行われる。当該フロー定義データに、複数の処理単位が定義されている場合、ステップＳ２０６及びＳ２０７は、処理単位の数分繰り返される。

例えば、当該フロー定義データにおいて、「ＯＣＲ処理」、「フォルダ配信処理」の順に処理単位が定義されている場合、フロー実行制御部１２は、まず、ＯＣＲ処理部１３ａを呼び出す。ＯＣＲ処理部１３ａは、対象ジョブ情報に含まれている画像データ（入院同意書から読み取られた画像データ）の所定箇所についてＯＣＲ処理を実行し、入院同意書に対して記入された文字列を抽出する。抽出された文字列は、対象ジョブ情報に含められる。続いて、フロー実行制御部１２は、フォルダ配信処理部１３ｃを呼び出す。フォルダ配信処理部１３ｃは、対象ジョブ情報に含まれている文字列と画像データとを、例えば、ファイルサーバ７０の所定のフォルダに送信する。なお、ＯＣＲ処理と、フォルダ配信処理との間に、記載チェック処理が含まれてもよい。記載チェック処理とは、入院同意書に必要事項が適切な形式で記載されているか否かをチェックする処理である。すなわち、記載チェック処理では、ＯＣＲ処理によって抽出された文字列に関して、必要事項が適切な形式で含まれているか否かがチェックされる。ワークフローに記載チェック処理を含める場合、記載チェック処理が実装されたプラグインが、処理部１３として追加されてもよい。

フロー定義データにおいて最後に実行対象として定義されている処理単位（上記の例では、フォルダ配信処理）の実行が完了すると、フロー実行制御部１２は、予約ジョブ情報記憶部１２３（図６）において対象予約ＩＤを含むレコードのステータスの値を「完了」に更新し、当該レコードの最終更新日時に、現在日時を記憶する。

続いて、状態監視部１５が実行する処理手順について説明する。図９は、予約ジョブの状態の監視処理の処理手順の一例を説明するためフローチャートである。

状態監視部１５は、一定時間が経過するたびに（Ｓ３０１でＹｅｓ）、予約ジョブ情報記憶部１２３を参照して、所定条件を満たす予約ジョブの有無を判定する（Ｓ３０２）。例えば、ステータスの値が「予約」のままであり、登録日時が記憶されていない予約ジョブであって、予約日時からの経過時間が所定時間を超える予約ジョブの有無が判定される。当該条件は、予約から所定時間経過しても、フロージョブの実行要求が受け付けられていないフロージョブの存在を検知するための条件である。すなわち、当該条件は、印刷された入院同意書が放置されていたり、必要事項が記入された入院同意書が画像形成装置３０ｂによってスキャンされていなかったり等、紙文書の状態である入院同意書に関して必要な作業が行われていないことを検知するための条件である。なお、当該所定時間は、各予約ジョブに係るフローＩＤごとに異なっていてもよい。フローＩＤごと（すなわち、ワークフローごとの種類）ごとに、予約されてから実行要求が行われるまでの期間が異なる可能性が考えられるからである。予約されてから実行要求が行われるまでとは、スキャンの対象とされる記入用紙が印刷されてから、当該記入用紙に記入が行われ、当該記入用紙のスキャンが行われるまでの期間である。フローＩＤごとの所定時間は、例えば、補助記憶装置１０２に記憶されていてもよいし、各フロー定義データに記憶されていてもよい。

所定条件を満たす予約ジョブが有る場合（Ｓ３０２でＹｅｓ）、状態監視部１５は、当該予約ジョブの存在を、所定の通知先に通知する（Ｓ３０３）。例えば、当該予約ジョブに関して予約ジョブ情報記憶部１２３に記憶されている情報（予約ＩＤ、ユーザ名等）が、所定の通知先に通知されてもよい。当該所定の通知先は、予約ジョブに関するユーザ名に係るユーザのメールアドレスであってもよいし、当該ユーザの上司のメールアドレスであってもよい。又は、他の通知先に通知が行われてもよい。なお、各ユーザのメールアドレスは、別途、補助記憶装置１０２等に記憶されていてもよい。

上述したように、本実施の形態によれば、その画像データが仮想空間に取り込まれていない記入用紙（電子化される前の入院同意書）に基づいて生成される画像データに関するフロージョブついても、状態を管理することができる。その結果、例えば、図９において説明したように、当該記入用紙に関して必要な作業が行われていないことを検知することができる。

また、各記入用紙の印刷時には、予約ＩＤが発行され、当該記入用紙は、印刷される記入用紙に関連付けられる（例えば、予約ＩＤが所定の形式で記入用紙に印字される）。したがって、記入用紙からスキャンされた画像データに基づいて、自動的に、予約ＩＤを抽出することができる。その結果、自動的に、スキャンされた画像データが、予約されたフロージョブのうちのいずれのフロージョブに対応する画像データであるのかを特定することができる。

なお、記入用紙が機密性の高いものである場合、コピーを禁止する地紋等が、記入用紙に印字されてもよい。

また、本実施の形態は、入院同意書以外の各種の記入用紙に対して適用可能である。例えば、企業において、上司の承認印が必要とされる紙文書であって、当該紙文書から読み取られる画像データに関して所定のワークフローが実行されるような紙文書に関して、本実施の形態が適用されてもよい。

更に、フロージョブの予約要求は、文書データの印刷以外を契機として送信されてもよい。例えば、クライアント端末２０の予約要求部２１は、所定の文字列を含む電子メールや、所定の送信元アドレスからの電子メールの受信に応じ、当該電子メールに関するフロージョブの予約要求を送信してもよい。クライアント端末２０は、当該予約要求に対してフロー管理サーバ１０から返信される予約ＩＤを、当該電子メールに埋め込む。予約ＩＤは、文字列として埋め込まれてもよいし、画像に変換されて埋め込まれてもよい。その後、当該電子メールが、例えば、フロージョブの実行要求の宛先として予定されているメールアドレス（以下、「フローアドレス」という。）宛に転送され、当該電子メールが、メールサーバ６０によって受信されたことがジョブ投入部１１によって検知されると、フロー管理サーバ１０は、当該電子メールに関してフロージョブを実行する。この際、当該電子メールに関して実行されるフロージョブジョブの進行に伴って、当該電子メールに埋め込まれている予約ＩＤに対応付けられて予約ジョブ情報記憶部１２３に記憶されているステータス等が更新される。なお、メールサーバ６０によって当該電子メールが受信されたことは、例えば、ジョブ投入部１１が、フローアドレス宛の電子メールの受信の有無を、メールサーバ６０に照会することによって検知可能である。また、当該電子メールに対して実行されるワークフローのフローＩＤは、例えば、フローアドレスに基づいて特定されてもよい。また、他のタイミングによって、フロージョブの予約要求が行われてもよい。

なお、本実施の形態において、予約受付部１４は、受信部、記憶処理部、及び抽出部の一例である。予約ジョブ情報記憶部１２３は、記憶部の一例である。予約ＩＤは、印刷通知ごとの識別情報の一例である。フロー実行制御部１２は、実行部の一例である。フロー管理サーバ１０は、情報処理装置又は第一の情報処理装置の一例である。クライアント端末２０は、第二の情報処理装置の一例である。予約要求部２１は、印刷通知部の一例である。印刷制御部２２は、印刷データ送信部の一例である。実行要求部３２は、処理要求部の一例である。

以上、本発明の実施例について詳述したが、本発明は斯かる特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 情報処理システム
１０ フロー管理サーバ
１１ ジョブ投入部
１２ フロー実行制御部
１３ 処理部
１４ 予約受付部
１５ 状態監視部
１３ａ ＯＣＲ処理部
１３ｂ メール配信処理部
１３ｃ フォルダ配信処理部
２０ クライアント端末
２１ 予約要求部
２２ 印刷制御部
３０ａ、３０ｂ 画像形成装置
３１ 読取制御部
３２ 実行要求部
５０ 文書管理サーバ
６０ メールサーバ
７０ ファイルサーバ
１００ ドライブ装置
１０１ 記録媒体
１０２ 補助記憶装置
１０３ メモリ装置
１０４ ＣＰＵ
１０５ インタフェース装置
１２１ ジョブキュー
１２２ フロー定義記憶部
１２３ 予約ジョブ情報記憶部
Ｂ バス

特開２００７−２５７０８９号公報

Claims (7)

1. 処理フローの実行に関する予約要求を受信すると、前記予約要求ごとの識別情報を前記予約要求の送信元に返信する受信部と、
   前記受信部によって返信された識別情報に関連付けて、前記処理フローについて第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理部と、
   前記識別情報を含むデータを受信すると、当該データから前記識別情報を抽出する抽出部と、
   前記データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行部とを有し、
   前記実行部は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する、
   ことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記受信部は、記入用紙を示す文書データの印刷通知を受信すると、前記印刷通知ごとの識別情報を前記印刷通知の送信元に返信し、
   前記記憶処理部は、前記受信部によって返信された識別情報に関連付けて、前記記入用紙に関する処理について第一の状態を示す状態情報を前記記憶部に記憶し、
   前記抽出部は、前記識別情報が印字された前記記入用紙から画像形成装置によって読み取られた画像を示す画像データを受信すると、当該画像データから前記識別情報を抽出し、
   前記実行部は、前記画像データに関して、予め定義された処理フローを実行し、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する、
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記第一の状態を示す状態情報が前記記憶部に記憶されてから所定期間が経過しても当該状態情報が更新されない場合に、当該状態情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている情報を所定の通知先に通知する通知部、
   を有することを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記受信部又は前記抽出部は、前記データに対して実行する処理フローの種類を示す情報を受信し、
   前記所定期間は、前記受信部又は前記抽出部によって受信された情報が示す処理フローの種類によって異なることを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
5. 第一の情報処理装置と、前記第一の情報処理装置にネットワークを介して接続される第二の情報処理装置及び１以上の画像形成装置とを含む情報処理システムであって、
   前記第二の情報処理装置は、
   記入用紙を示す文書データの印刷指示を受け付けると、当該文書データの印刷通知を前記第一の情報処理装置に送信し、当該印刷通知ごとの識別情報を前記第一の情報処理装置から受信する印刷通知部と、
   前記印刷通知部によって受信された識別情報が印字されるように前記文書データの印刷データを生成し、前記印刷データをいずれかの前記画像形成装置に送信する印刷データ送信部とを有し、
   いずれかの前記画像形成装置は、
   前記印刷データに基づいて印刷された前記記入用紙からの画像データの読み取りを制御する読取制御部と、
   前記画像データを含む、処理フローの実行要求を前記第一の情報処理装置に送信する処理要求部とを有し、
   前記第一の情報処理装置は、
   前記第二の情報処理装置から、前記文書データの印刷通知を受信すると、前記印刷通知ごとの識別情報を前記印刷通知の送信元に返信する受信部と、
   前記受信部によって返信された識別情報に関連付けて、前記記入用紙に関する処理について第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理部と、
   前記画像形成装置から、前記処理フローの実行要求を受信すると、当該実行要求に含まれている画像データから前記識別情報を抽出する抽出部と、
   前記画像データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行部とを有し、
   前記実行部は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出部によって抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する、
   ことを特徴とする情報処理システム。
6. 第一の情報処理装置と、前記第一の情報処理装置にネットワークを介して接続される第二の情報処理装置及び１以上の画像形成装置とが実行する情報処理方法であって、
   前記第二の情報処理装置が、
   記入用紙を示す文書データの印刷指示を受け付けると、当該文書データの印刷通知を前記第一の情報処理装置に送信し、当該印刷通知ごとの識別情報を前記第一の情報処理装置から受信する印刷通知手順と、
   前記印刷通知手順において受信された識別情報が印字されるように前記文書データの印刷データを生成し、前記印刷データをいずれかの前記画像形成装置に送信する印刷データ送信手順とを実行し、
   いずれかの前記画像形成装置が、
   前記印刷データに基づいて印刷された前記記入用紙からの画像データの読み取りを制御する読取制御手順と、
   前記画像データを含む、処理フローの実行要求を前記第一の情報処理装置に送信する処理要求手順とを実行し、
   前記第一の情報処理装置が、
   前記第二の情報処理装置から、前記文書データの印刷通知を受信すると、前記印刷通知ごとの識別情報を前記印刷通知の送信元に返信する受信手順と、
   前記受信手順において返信された識別情報に関連付けて、前記記入用紙に関する処理について第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理手順と、
   前記画像形成装置から、前記処理フローの実行要求を受信すると、当該実行要求に含まれている画像データから前記識別情報を抽出する抽出手順と、
   前記画像データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行手順とを実行し、
   前記実行手順は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出手順において抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する、
   ことを特徴とする情報処理方法。
7. コンピュータに、
   処理フローの実行に関する予約要求を受信すると、前記予約要求ごとの識別情報を前記予約要求の送信元に返信する受信手順と、
   前記受信手順において返信された識別情報に関連付けて、前記処理フローについて第一の状態を示す状態情報を記憶部に記憶する記憶処理手順と、
   前記識別情報を含むデータを受信すると、当該データから前記識別情報を抽出する抽出手順と、
   前記データに関して、予め定義された処理フローを実行する実行手順とを実行させ、
   前記実行手順は、前記処理フローの進行に応じて、前記抽出手順において抽出された識別情報に関連付けられて前記記憶部に記憶されている状態情報を更新する、
   ことを特徴とするプログラム。

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