JP4303046B2 - 記憶手段管理装置、画像形成装置および記憶手段管理方法 - Google Patents

記憶手段管理装置、画像形成装置および記憶手段管理方法 Download PDF

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Description

【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、スキャナ、コピー、プリンタ機能等により画像データを取り扱ったときに、その画像データを記憶する画像形成装置の記憶媒体を管理する記憶媒体管理装置に関する。
【0002】
【従来の技術】
従来、スキャナ、コピー、プリンタ機能等を実行するときに、スキャン機能により読取った画像データ、又は、受信した印刷ジョブによる画像データを記憶媒体に記憶して管理する、例えば、デジタルカラー複合機のような記憶媒体管理装置が知られている。そして、このように記憶された画像データを、ユーザの指示により記憶した画像データを、再利用して業務の効率の向上を図っている。
【0003】
また、次のように画像形成装置の管理をする管理装置も知られている。この管理装置には予め登録されている識別コードのうちの使用可能な識別コードの範囲を任意に設定してある。そして、情報記録媒体がこの画像形成装置に挿着されたとき管理装置は、その情報記録媒体に記録されている識別コードを読取り、その識別コードと設定された範囲内の識別コードのいずれかと一致するかを判断し、一致する場合にのみ画像形成装置の例えば、コピー動作を許可し、その後コピー枚数を設定範囲内の各識別コード別に記憶して画像形成枚数を管理する(例えば、特許文献1参照)。
【0004】
【特許文献1】
特開平8−339141号公報
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、複数の部門等で共用して画像形成装置を使用する環境において、画像形成装置に記憶した画像データを再利用したいときに、ある部門が記憶した画像データで記憶媒体の記憶容量が独占されている場合には、他の部門は再利用のために画像データを記憶することができない。このような状況は、記憶媒体を独占している部門の画像形成装置の管理者に記憶された画像データの一部を削除してもらうことにより解消することができるが、これでは時間及び手間がかかるため、画像形成装置を効率的に利用できなくなってしまう。
【0006】
また、識別コードに応じて画像形成枚数を管理する管理装置場合には、識別コードに応じて画像形成枚数を管理することには適しているが、上述のように、記憶した画像データを記憶媒体に記憶させておきその後再利用しようとする環境下においてある部門が記憶媒体の記憶容量を独占してしまうという状況を解消することには適するものではない。
【0007】
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、特定のユーザ又はグループが画像形成装置に設けられた記憶媒体の記憶容量を独占してしまうことを防止し、その記憶媒体を効率良く使用することができる記憶媒体管理装置を提供することにある。
【0008】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本願の記憶手段管理装置は、 原稿から画像を読取り画像データを生成する画像読取機能と、この画像読取機能により生成された画像データを形成する複写機能と、ネットワークを介して取得した印刷ジョブに含まれる画像データとに基いて画像形成を行うプリンタ機能の少なくともいずれかの機能を有する画像形成装置の記憶手段管理装置であって、識別情報毎に設けられた記憶領域を有する記憶手段と、前記識別情報毎の記憶領域に記憶する画像データの記憶容量を制限するための最大使用容量を記憶する最大使用容量記憶手段と、識別情報と画像データを受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記識別情報により前記受信した画像データを記憶する前記記憶手段の記憶領域を判別する判別手段と、前記受信した画像データの容量と、受信した前記識別情報に対応する前記記憶領域の前記使用容量との合計が前記最大使用容量を超えるか否かを判断する判断手段と、画像データを記憶する共用記憶手段と、前記判断手段により前記合計が前記最大使用容量を超えると判断されると前記受信した画像データを前記識別情報と関連付けて前記共用記憶手段へ記憶する第1管理手段と、前記共用記憶手段内の画像データの有無を判断し、画像データがあると判断すると、この画像データの容量とこの画像データの識別情報に対応する前記記憶領域の未使用の容量とを比較し、この未使用の容量がこの画像データの容量以上であると判断すると、この画像データを前記共用記憶手段からこの記憶領域へ移動する第2管理手段と、を備えることを特徴とする。
【0009】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施の形態について図面を参照して説明する。なお、この実施の形態では、記憶媒体管理装置が画像形成装置であるMFP(マルチ・ファンクション・ペリフェラルズ)1に用いられた場合で説明する。
【0010】
図1はネットワーク2全体の構成を示す図である。ネットワーク2にはMFP1、サーバ3、複数のPC(パーソナル・コンピュータ)4が接続されている。このネットワーク2の中で複数のPC4は図中破線5a、5bで示すようにグループ分けされている。このグループ5a、5bは、例えば、システム部、経理部であり、ある組織内の複数の部門に対応して設けられている。そして、これらの各部門に所属するユーザはMFP1を共用して使用することができる環境となっている。なお、サーバ3は、ネットワーク2全体の管理を行うものであり、電子メール機能を含む一般的なネットワークの管理機能を有している。このサーバ3の機能や構成等については周知の技術であるためここでは説明は省略する。
【0011】
図2はMFP1の制御構成を概略的に示す図である。MFP1は、CPU11、ROM12、RAM13、メモリ14、記憶媒体であるHDD部15、タイマー部16、コントロールパネル部17、スキャナ部18、画像処理部19、プリンタ部20、通信部21が設けられている。CPU11と、ROM12、RAM13、メモリ14、HDD部15、タイマー部16、コントロールパネル部17、スキャナ部18、画像処理部19、プリンタ部20、通信部21とはそれぞれバスライン22を介して接続されている。
【0012】
CPU11は、ROM12に記憶された制御プログラムを事項してMFP1を総括的に制御する。ROM12にはCPU11が実行するMFP1としての動作を実現するための周知の制御プログラムに加え、後述する記憶媒体管理処理を実現するための制御プログラム等が記憶される。RAM13にはCPU11が制御プログラムを実行するときのワークエリア等が形成されている。
【0013】
メモリ14は、不揮発性のメモリ14であり、テーブル等を記憶する。このテーブルの内容は後述する。
【0014】
HDD部15はMFP1としての各種機能を実現するための各種アプリケーションソフトや画像データ及び各種データが記憶される。また、HDD部15は、複数の部門、例えば、システム部、経理部、総務部、開発部のような部門毎に後述する最大使用容量に対応させてパーティションで記憶領域を区切られることとする。なお、これらの各部門が共用して画像データを記憶する共用部も同様にパーティションで区切られることとする。
【0015】
タイマー部16は、日付及び時刻を含む現在時刻情報を生成する。
【0016】
コントロールパネル部17は、各種機能を指示するための例えば、スタートキー等の機能キーや数値を入力するための数値キー、タッチパネル等で構成され、CPU11の制御の下、ユーザから必要な指示を受付け、又は、タッチパネルにユーザに報知すべき情報を表示する。
【0017】
スキャナ部18は、ADF(オート・ドキュメント・フィーダー)にセットされた原稿又は原稿台に配置された原稿から画像を読取り、読取った画像に所定の補正処理等を施して画像データを生成して画像処理部19に供給する。
【0018】
画像処理部19は、スキャナ部18から供給された画像データに所定の画像処理を施し、処理後の画像データを所定の指示に応じてHDD部15、又はプリンタ部20へ出力する。画像処理部19は、ユーザがスキャン機能を指示していれば画像データをHDD部15に供給し、ユーザが複写機能を指示していれば画像データをプリンタ部20に供給する。
【0019】
プリンタ部20は、画像処理部19から供給された画像データに基づいて複写機能を実現するために画像形成を行い、また、通信部21によりネットワーク2を介してPC4から受信した画像データが含まれる印刷ジョブに基づいてプリンタ機能を実現するために画像形成を行う。
【0020】
通信部21は、ネットワーク2との接続に使用され、画像データの送信又印刷ジョブの受信に使用される。また、通信部21はファクシミリ機能を有していれば、ファクシミリデータを受信し、又は、ファクシミリデータを送信する。
【0021】
なお、MFP1は、スキャン機能の場合だけでなく、複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能の場合にも、ユーザの指示等に基づいて、HDD部15に画像データを記憶できるようになっている。
【0022】
図3から図6は、メモリ14に記憶されるテーブルを示す図である。図3は部門毎にHDD部15に記憶された全ての画像データの容量等を管理するために用いられる部門管理テーブル31であり、図4は各部門のHDD部15へ記憶した各画像データを管理するために用いられる画像データ管理テーブル32である。また、図5は各部門が共用して使用するHDD部15の共用部へ記憶した全ての画像データの容量等を管理するために用いられる共用部管理テーブル33であり、図6はHDD部15の共用部へ記憶した画像データを管理するために用いられる共用画像データ管理テーブル34である。
【0023】
図3の部門管理テーブル31に示すように、システム部、経理部、総務部、開発部等の部門に対応して、部門、部門名、部門コード、最大使用容量(最大使用容量記憶手段)、現在使用容量(使用容量記憶手段)及び最大使用容量を超えた際の処理が設定されている。部門、部門コードは各部門にそれぞれ割当てられたものが設定されている。
【0024】
最大使用容量は、部門毎に使用できるHDD部15の記憶容量の制限を設定するものである。この実施の形態では、HDD部15の記憶容量の制限を部門毎に数値で設定しているが、HDD部15の記憶容量に対するパーセントで設定するようにしても良い。現在使用容量は部門毎に現在使用しているHDD部15の容量である。この現在使用容量は画像データをHDD部15に記憶する毎に増加し、また、HDD部15に記憶された画像データを削除することにより減少する。
【0025】
最大使用容量を超えた際の処理は、現在使用容量に新たに記憶する画像データの容量が加算されて最大使用容量を超えてしまうときにどのような処理を行うかが設定される。「データを記憶せずに削除」は、新たに記憶する画像データをHDD部15へ記憶しないように設定する処理である。「共用部へ保存」は、新たに記憶する画像データを共用部へ記憶するように設定する処理である。「古いデータを削除して記憶」は、新たに記憶する画像データに相当する容量の画像データを日付時刻の古い画像データから順に削除していく処理である。
【0026】
図4の画像データ管理テーブル32に示すように、部門毎にHDD部15へ記憶する画像データを管理するための情報は、記憶日付時刻情報、画像データ情報、最新の読出日付時刻情報、読出回数情報、保護設定情報が画像データ毎に対応して記憶されている。なお、メモリ14に記憶された画像データを管理するための情報とHDD部15に記憶された画像データとの対応は、記憶日付時刻情報によりとることとする。
【0027】
記憶日付時刻情報は画像データを記憶した日付及び時刻である。画像データ情報は画像データの容量及びファイルの種類である。最新の読出日付時刻情報は、HDD部15に画像データが記憶されたときには記憶日付時刻情報に記憶される日付時刻と同じものであり、HDD部15に記憶された画像データがユーザによって読出されたときにはその読出された日付時刻である。保護設定情報は自動的に削除されないように保護する情報である。例えば、保護設定情報が1のときは自動的な削除を不許可にする設定であり、0のときは自動的な削除を許可にする設定である。なお、保護設定情報は、ユーザが画像データを記憶するときに、コントロールパネル部17、又はPC4からの印刷ジョブのヘッダー部分に付加して設定できるようになっている。
【0028】
なお、前述の「古いデータを削除して記憶」処理は、画像でデータが記憶した日付時刻の古い順に削除していく処理としたが、保護設定情報が自動的な削除を不許可にしている場合の画像データは、この古い順から外して処理を行うものとする。これにより、重要な画像データの保護を行うことができる。また、記憶した日付時刻である記憶日付時刻情報に変えて最新の読出した日付時刻である最新の読出日付時刻情報を用いても良い。さらに、所定の読出回数を設定読出回数情報として設定できる構成とし、この設定読出回数情報の読出回数より読出設定情報の読出回数が多いときには、前述した古い順から外して処理を行うようにしても良い。これにより、頻度の高い画像データは自動的な削除の対象から外すことができる。このような「古いデータを削除して記憶」処理の細かな設定は、部門毎にサーバ3の管理者や部門毎の管理者がコントロールパネル部17、又は、各管理者のPC4からその部門毎の使用状況に応じて行うものとする。
【0029】
図5の共用部管理テーブル33に示すように、HDD部15の共用部へ記憶した画像データの容量等を管理するための情報を記憶するテーブルには、共用部コード、最大使用容量、現在使用容量(共用使用容量記憶手段)、最大使用容量を超えた際の処理の設定が記憶されている。共用部コードは共用部に割当てられたものであり、最大使用容量及び現在使用容量は前述の部門の場合と同様なものである。また、最大使用容量を超えた際の処理として、「管理者への通知」が設定されている。これにより、現在使用容量に新たにHDD部15の共用部に記憶する画像データの容量を加算したときに共用部に割当てられた最大使用容量を超えるときには共用部に画像データを記憶することができなくなったことを管理者へ報知することができる。この報知は、例えば、電子メールでサーバ3の管理者、各部門の管理者に宛てて送信されることにより行われる。この報知に基づいて管理者自身が管理している画像データから削除しても良い画像データの削除を行うことで、新たな画像データをHDD部15の共用部に記憶することができるようになる。
【0030】
図6の共用画像データ管理テーブル34に示すように、共用部に記憶される画像データを管理するための情報は、部門コード、記憶日付時刻情報、画像データ情報が関連づけられて記憶される。記憶日付時刻情報、画像データ情報は、部門の場合と同様な情報である。
【0031】
なお、このように図3から図6の各テーブル31から34を参照して説明したデータは、コントロールパネル部17に所定の入力をすることにより、コントロールパネル部17のタッチパネルに表示できるようになっており、また、PC4に所定の入力をすることにより、ネットワーク2、通信部21を介してPC4のモニタに表示できるようになっている。これにより、管理者や各部門の所属者は、現在のHDD部15の使用容量や最大使用容量を超えた際の処理等をいつでも所望のときに確認することができる。
【0032】
次に、このように構成されたMFP1において、スキャン機能により画像データをHDD部15に記憶するときにCPU11が実行する記憶媒体管理処理(管理手段)について図7に示すフローチャートを参照して説明する。
【0033】
先ず、コントロールパネル部17からどの部門であるかを示す部門コードの入力を受付け(ST11)、原稿から画像の読取りを開始するスタートキーの入力を受付ける(ST12)。これらの入力を受付けると、スキャナ部18を動作させ、原稿の画像読取りを開始し、原稿の画像データを生成する(ST13)。この画像データは画像処理部19で所定の画像処理が施される(ST14)。
【0034】
続いて、このように処理が施された画像データの容量をST11で入力を受付けた部門の現在使用容量に加算したとすると、その部門に設定された最大使用容量を超えるか否かを判断する(ST15)。
【0035】
このST15の判断により最大使用容量を超えないと判断すると、ST14で処理が施された画像データをHDD部15の部門コードに対応する領域に記憶する(ST16)。このHDD部15に記憶した画像データの情報に基づいて、部門管理テーブル31のデータと共に画像データ管理テーブル32のデータを更新する(ST17)。
【0036】
また、ST15の判断により最大使用容量を超えると判断すると、最大使用容量を超えることをユーザに報知するためにタッチパネルに表示する(ST18)。そして、最大使用量を超えることを伝える旨の電子メールをサーバ3の管理者や入力された部門コードに対応する部門の管理者に送信する(ST19)。そして、上述したように、入力を受付けた部門に設定された最大使用容量を超えた際の処理を実行する(ST20)。そして、処理を終了する。
【0037】
このようにスキャン機能により読取られた画像データが、入力を受付けた部門に設定された最大使用容量を超えないようにHDD部15に記憶され、最大使用容量を超えるときには設定された処理が行われる。なお、ここではスキャン機能により読取られた画像データの場合で説明したが、入力を受付けた部門に設定された最大使用容量を超えないようにHDD部15に記憶され、最大使用容量を超えるときには設定された処理が行われるのは、複写機能により読取った画像データを記憶するとき、プリンタ機能により受信した印刷ジョブに含まれる画像データを記憶するときも同様である。
【0038】
続いて、共用部に管理された画像データの容量等をその画像データに対応する部門で管理するために自動移動させるときにCPU11が実行する自動移動処理について図8を参照して説明する。なお、この自動移動処理は記憶媒体管理処理の一部である。
【0039】
先ず、タイマー部16から取得する時刻情報により所定時間経過したか否かを判断する(ST31)。この判断で所定時間を経過しなければ、待機状態を続行する。このように所定時間を契機として以下の処理を行うこととするが、所定時間でなくとも、MFP1の電源ONのときやユーザからの指示があったときを契機としても良いし、これら全てを契機としても良い。
【0040】
ST31の判断で所定時間を経過したと判断すると、共用部に画像データ情報が記憶されているか否かを判断する(ST32)。共用部に画像データ情報が記憶されていないと判断すると処理を終了する。共用部に画像データ情報が記憶されていると判断すると、画像データ情報に対応して記憶された部門コードの部門の現在使用容量と最大使用容量との容量差と、画像データ情報に記憶された容量とを比較して画像データの容量を移動できるだけの容量は空いているか否かを判断する(ST33)。
【0041】
ST33の判断で容量が空いていないと判断すると処理を終了する。ST33の判断で容量が空いていると判断すると、その画像データを共用部に対応するHDD部15の領域からその部門コードに対応するHDD部15の領域に移動すると共に部門管理テーブル31、画像データ管理テーブル32、共用部管理テーブル33、共用画像データ管理テーブル34の各テーブルを更新する(ST34)。そして、処理を終了する。
【0042】
このように構成されたMFP1によると、スキャン機能、複写機能、プリンタ機能等により用いられた画像データが、入力を受付けた部門に設定された最大使用容量を超えないようにHDD部15に記憶され、最大使用容量を超えるときは設定された処理が行われるので、特定のユーザ又はグループが画像形成装置に設けられた記憶媒体を独占してしまうことを防止し、その記憶媒体を効率良く使用することができる。
【0043】
また、自動移動処理により最大使用量を超えることによりHDD部15の共用部一時的に記憶して管理している画像データを、その画像データに対応する部門の管理に自動的に移動することができるので、各部門の画像データの管理者の負担を軽減することができる。
【0044】
なお、この実施の形態では記憶媒体管理装置は、図3から図6の各テーブル31から34を参照して説明したように、HDD部15に記憶する画像データを管理するために各テーブルを31から34をメモリ14に記憶し、記憶媒体管理処理を行う制御プログラムをROM12に記憶し、CPU11が記憶媒体管理処理を行う構成としている。しかしながら、このようにMFP1に用いられるものに限られるもではなく、記憶媒体管理装置をサーバ3に用いるようにしても良い。このとき、サーバ3はネットワーク2、通信部21を介してMFP1と通信を行い、必要な情報を取得するようにする。このように、サーバ3に記憶媒体管理装置を用いることにより、設定された最大使用容量や記憶媒体の現在使用容量に応じて課金する構成を画像形成装置に適用した場合に、課金する金額を算出するのに必要な情報がサーバ3に記憶されていることになるので、記憶媒体管理装置をより使い勝手の良いものとすることができる。
【0045】
また、この発明は、上記実施の形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発明を変形できるものである。
【0046】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、特定のユーザ又はグループが画像形成装置に設けられた記憶媒体の記憶容量を独占してしまうことを防止し、その記憶媒体を効率良く使用することができる記憶媒体管理装置を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の実施の形態におけるネットワーク構成全体を示す図。
【図2】 同実施の形態における画像形成装置の概略的な構成を示す図。
【図3】 同実施の形態における部門管理テーブルを示す図。
【図4】 同実施の形態における画像データ管理テーブルを示す図。
【図5】 同実施の形態における共用部管理テーブルを示す図。
【図6】 同実施の形態における共用部画像データ管理テーブルを示す図。
【図7】 同実施の形態における処理の流れを示す流れ図。
【図8】 同実施の形態における他の処理の流れを示す図。
【符号の説明】
1…MFP、2…ネットワーク、3…サーバ、5a、5b…部門(グループ)、11…CPU、12…ROM、13…RAM、15…HDD部、16…タイマー部、17…コントロールパネル部、18…スキャナ部、19…画像処理部、20…プリンタ部、21…通信部、31…部門管理テーブル、32…画像データ管理テーブル、33…共用部管理テーブル、34…共用画像データ管理テーブル

Claims (3)

  1. 原稿から画像を読取り画像データを生成する画像読取機能と、この画像読取機能により生成された画像データを形成する複写機能と、ネットワークを介して取得した印刷ジョブに含まれる画像データとに基いて画像形成を行うプリンタ機能の少なくともいずれかの機能を有する画像形成装置の記憶手段管理装置であって、
    識別情報毎に設けられた記憶領域を有する記憶手段と、
    前記識別情報毎の記憶領域に記憶する画像データの記憶容量を制限するための最大使用容量を記憶する最大使用容量記憶手段と、
    識別情報と画像データを受信する受信手段と、
    前記受信手段で受信した前記識別情報により前記受信した画像データを記憶する前記記憶手段の記憶領域を判別する判別手段と、
    前記受信した画像データの容量と、受信した前記識別情報に対応する前記記憶領域の前記使用容量との合計が前記最大使用容量を超えるか否かを判断する判断手段と、
    画像データを記憶する共用記憶手段と、
    記判断手段により前記合計が前記最大使用容量を超えると判断されると前記受信した画像データ前記識別情報と関連付けて前記共用記憶手段へ記憶する第1管理手段と、
    前記共用記憶手段内の画像データの有無を判断し、画像データがあると判断すると、この画像データの容量とこの画像データの識別情報に対応する前記記憶領域の未使用の容量とを比較し、この未使用の容量がこの画像データの容量以上であると判断すると、この画像データを前記共用記憶手段からこの記憶領域へ移動する第2管理手段と、
    を備える記憶手段管理装置。
  2. 画像データを記憶する記憶手段を管理する記憶手段管理装置と、
    前記記憶手段が記憶する画像データの画像を用紙に形成する画像形成手段と、を備えた画像形成装置であって、
    前記記憶手段管理装置は、請求項に記載の記憶手段管理装置である画像形成装置。
  3. 識別情報毎に設けられた記憶領域を有する記憶手段を有する画像形成装置の前記記憶手段を管理する記憶手段管理方法であって、
    識別情報と画像データを受信するステップと、
    受信した前記識別情報により前記受信した画像データを記憶する前記記憶手段の記憶領域を判別するステップと、
    受信した前記識別情報に対応する前記記憶領域の使用容量と前記受信した画像データの容量との合計が、この記憶領域の最大使用容量を超えるか否かを判断するステップと、
    前記合計が前記最大使用容量を超えると判断すると、前記受信した画像データを、前記識別情報と関連付けて共用記憶手段に記憶するステップと、
    前記共用記憶手段内の画像データの有無を判断するステップと、
    前記共用記憶手段内に画像データがあると判断すると、この画像データの容量とこの画像データの識別情報に対応する前記記憶領域の未使用の容量とを比較するステップと、
    前記未使用の容量が前記画像データの容量以上であると、この画像データを前記共用記憶手段からこの画像データの識別情報に対応する前記記憶領域へ移動するステップと、
    備える記憶手段管理方法。
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