JP4215080B2 - 電子文書管理装置、電子文書管理方法、電子文書管理プログラム、および電子文書を作成するためのプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子文書管理装置等に関し、電子文書を機密管理する管理装置等に関する。

近年、スキャン、コピー、プリント、ファックス等の機能を有し、多機能化する画像形成装置において、ハードディスク装置等の記憶装置を有するものが出現している。このような画像形成装置においては、受信した電子文書を、受信後自動的に紙等の記録媒体に出力するのではなく、一旦、記憶装置に保管する機能を有するものがある。すなわち、画像形成装置であると同時に、電子文書管理装置として機能するものがある。

このような電子文書管理装置（画像形成装置）は、ネットワークに接続され、多くのユーザの端末で共有されるのが一般的なので、保管されている電子文書の開示に関する機密管理が問題となる。電子文書の機密管理は、従来、例えば、文書ファイル単位やフォルダ単位で機密レベルを設定し、アクセス可能なユーザを制限することにより行われている。
ところで、電子文書に含まれる、図、写真、あるまとまった内容からなる一群の記述その他の構成要素各々の機密レベルは一定とは限らない。すなわち、ある構成要素はユーザ全員に開示しても構わない機密レベルの低いものであったり、これとは別の構成要素は極限られたユーザにしか開示してはならない機密レベルの高いものであったりする。このような電子文書の機密レベルは、最も高い機密レベルの構成要素に合わせざるをえない。しかし、このようにすると、機密レベルの低い構成要素は、ユーザ全員に開示しても構わないものであるにも関わらず、開示されないこととなり、電子文書の有効利用の観点からは問題がある。

これに対処するため、作業者が、オリジナルの電子文書から、機密レベルの低い構成要素を選択し、選択した構成要素で別個の電子文書を作成し、当該別個の電子文書に低い機密レベルを設定することが考えられる。しかしながら、作業者が、機密レベル毎に個別に電子文書を作成するのは非常に手間がかかってしまう。
上記の問題を解決するため、特許文献１には、以下に記す文書管理装置が開示されている。特許文献１の文書管理装置では、電子文書において構成要素単位で機密レベルを設定している。そして、電子文書へのアクセスが試みられると、アクセスを試みたユーザの機密レベル（アクセス権のレベル）と各構成要素の機密レベルとを比較し、構成要素毎にそのユーザに開示可能か否かを判定する。そして、開示不可と判定した構成要素については、伏せ字等に置き換えた上で、そのユーザにその電子文書を印刷等の形態で開示することとしている。

これによれば、作業者が個別に電子文書を作成することなく、電子文書の有効利用が図られることとなる。
特開２００１−３２５２４９号公報

しかしながら、特許文献１に記載の文書管理装置では、例えば、以下に記すような場合に、不都合をきたす虞がある。
高いアクセス権を有するユーザＨと低いアクセス権を有するユーザＬとが、上記文書管理装置から入手した原文が同じ電子文書を用いて何らかの打合せを電話等ですることとする。このとき、ユーザＨには全文が開示されるのに対し、ユーザＬにはその一部に伏せ字が施された状態で開示される場合がある。この場合に、ユーザＨには、ユーザＬに対してどの範囲で電子文書が開示されているか分からないため、ユーザＨが不用意に伏せ字部分（すなわち、機密性の高い部分）の内容をユーザＬに話してしまう虞があり、機密保持が損なわれることとなってしまう。こういった事態は、ユーザＬに開示された電子文書と同じものがユーザＨの手元にあれば防げるのであるが、そうするためには、ユーザＨはユーザＬからそのコピーを送付してもらう等の必要に迫られ、非常に不便である。

そこで、本発明は、上記したような不便を解消し得る電子文書管理装置、電子文書管理方法、電子文書管理プログラム、および電子文書を作成するためのプログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するため、本発明に係る電子文書管理装置は、一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管手段と、前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工手段とを有することを特徴とする。

また、一の前記ボックスに保管されている電子文書の出力指示を受け付ける出力受付手段と、出力指示のあった電子文書を当該ボックスから出力する出力手段とを有し、前記加工手段は、出力指示された電子文書が前記出力手段から出力される際に、前記加工を実行することを特徴とする。
あるいは、前記加工手段は、前記電子文書が前記ボックスに保管される際に、前記加工を実行することとしても構わない。この場合に、加工前の電子文書を保管する原文保管部と、一のボックスに保管された電子文書の他のボックスへの移動またはコピー指示を受け付ける移動・コピー受付手段とを有し、前記加工手段は、移動・コピー受付手段が移動またはコピー指示を受け付けると、前記一のボックスに保管された電子文書に対応する、前記原文保管部に保管されている電子文書に対し前記加工を施して、前記他のボックスへ保管することとすることもできる。

また、上記の目的を達成するため、上記電子文書を作成するためのプログラムは、電子文書を表示手段に表示させる処理と、表示された電子文書の構成要素の一部の選択を受け付ける処理と、選択された構成要素に対し、開示可否情報をボックスと対応付けて付与する処理とをコンピュータに実行させる。
上記の目的を達成するため、本発明に係る電子文書管理方法は、文書保管手段と電子文書加工手段とを有する電子文書管理装置によって実行される方法であって、前記文書保管手段が、一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管ステップと、前記電子文書加工手段が、前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工ステップとを有することを特徴とする。

上記の目的を達成するため、本発明に係るプログラムは、電子文書管理装置のコンピュータに、一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管処理と、前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工処理とを実行させることを特徴とする。

上記構成からなる本発明によれば、例えば、一のユーザがユーザグループのメンバーでもある場合には、当該一のユーザは、自身に対しアクセス権限が付与されてなるボックスと当該ユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックスの両方から電子文書を得ることができる。すなわち、同一の電子文書に関し、当該一のユーザは、自身のために用意された開示内容からなる電子文書のみならず、ユーザグループのために用紙された開示内容からなる電子文書も容易に入手することができる。その結果、当該一のユーザがユーザグループの他のメンバーと当該電子文書に基づいて打合せ等する場合に生じる上述した不都合を解消し得ることとなる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
[電子文書管理システムの構成]
図１は、電子文書管理システム２の概略構成を示す図である。
電子文書管理システム２は、端末装置４と４台の画像形成装置６，８，１０，１２がＬＡＮ（Local Area Network）１４を介して接続されて構成されている。なお、電子文書管理システム２を構成する端末装置の台数は、１台に限らず複数台でも良いし、画像形成装置の台数も複数台（本例では、４台）に限らず１台でも構わない。また、端末装置４、画像形成装置６，８，１０，１２を接続するネットワークは、ＬＡＮに限らず、例えば、一般回線を用いたネットワークや無線通信によるネットワークであっても構わない。

端末装置４は、制御手段としてＣＰＵ、一時記憶手段としてＲＡＭ、固定記憶装置としてハードディスク装置（以上、いずれも不図示）、入力手段としてキーボード１５とマウス１６、および表示手段として液晶ディスプレイ装置１８等を有する一般的なパソコンで構成される。
画像形成装置６，８，１０，１２は、原稿台にセットされた紙文書の画像をスキャナで走査して読み取り、その画像を用紙上に電子写真方式でプリントして再現したり、端末装置４から受信した電子文書に基づいてその画像を用紙上にプリントしたり、原稿台にセットされた紙文書の画像を、端末装置４の指示によって読み取り、得られた電子文書を端末装置４に送信する機能を有する装置であって、一般的に、ＭＦＰ（Ｍultiple Ｆunction Ｐeripheral）と称されるものである。

図２に、画像形成装置６の概略構成を機能ブロック図の形で示す。なお、画像形成装置６，８，１０，１２の構成はいずれも同様なので、ここでは、画像形成装置６を代表に説明する。
画像形成装置６は、制御部２０を有する。制御部２０は、ＣＰＵ２２を中心とし、ＣＰＵ２２に対し、制御プログラムの格納されたＲＯＭ２４、作業用のＳ−ＲＡＭ（Static Random Access Memory）２６、および画像形成等に関わる各種の設定値を記憶するバッテリバックアップされたＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性メモリ）２８がバス３０を介して接続されて構成されている。

制御部２０には、紙文書を読み取る画像読取装置３４、各種の入力を行うためのキーや表示部を備えた操作パネル３４、ＬＡＮ１４を介して接続された端末装置４と各種の情報を送受信するためのネットワークＩ／Ｆ３６、および電子文書を用紙上に形成するプリント装置３８が、バス３０を介して接続されている。
図３は、操作パネル３４の詳細を示す平面図である。

操作パネル３４は、液晶タッチパネル５８の他各種のキーを備えている。
液晶タッチパネル５８には、設定中のコピー条件やコピーモード、コピー条件やコピーモードを選択するためのキー、および用紙切れや紙詰まりなどのメッセージが表示される。あるいは、後述するユーザＩＤやパスワードの入力を受け付けるための、図４に示すような、キーボード画面が表示される。

図３に戻り、各種キーとしては、各種の機能に切り替える際に押下するボックスキー６０、ファックスキー６２、スキャンキー６４、およびコピーキー６６、コピーや各機能を開始するときに押下するスタートキー６８、装置の動作を停止させたいときに押下するストップキー７０、コピー部数などの数値を入力するときに押下するテンキー７２、タッチパネル５８や各種キーで設定した設定をリセットするときに押下するリセットキー７４等が設けられている。なお、「ボックス」については後述する。

図２に戻り、制御部２０には、固定記憶装置４０がバス３０を介して接続されている。固定記憶装置には、例えば、ハードディスク装置を用いることができる。
固定記憶装置４０には、図５に示すように、区分けされた記憶領域である「ボックス」が複数個（本例では、５個）設定されている。当該ボックスは、電子文書の保管領域として使用される。すなわち、固定記憶装置４０は、電子文書を保管する電子文書保管手段として機能する。

ボックスは、ボックス番号（Ｎｏ．）で識別されて管理されている。
ボックスには、個々のユーザ毎に割り当てられるプライベートボックス４２，４４と、特定のユーザグループに割り当てられるグループボックス４６，４８と、画像形成装置６へのログインを許可されたユーザ全員に割り当てられるパブリックボックス５０の３種類がある。

また、固定記憶装置４０には、画像形成装置６へのアクセス管理、およびプライベートボックス、グループボックスへのアクセス管理のための管理情報を記憶するアクセス管理情報記憶部５２が設けられている。
アクセス管理情報記憶部５２は、図６（ａ）に示す、ユーザＩＤと個人パスワードとを対応付けて記憶する第１テーブル５４と、図６（ｂ）に示す、ボックスＮｏ．とボックス種別、ボックス管理者名、およびボックスパスワードとを対応付けて記憶する第２テーブル５６とを備えている。

画像形成装置６を利用しようとする者は、先ず、ユーザＩＤと個人パスワードの入力が求められ、入力されたユーザＩＤと個人パスワードとが、第１テーブル５４に登録されている場合に限って、画像形成装置６へのログインが許可される。
また、画像形成装置６へのログインが許可されたユーザが、グループボックスにアクセスする際には、ボックスパスワードの入力が求められ、入力されたボックスパスワードと第２テーブル５６に登録されているボックスパスワードとが一致した場合に限って、当該グループボックスへのアクセスが許可される。

なお、プライベートボックスが割り当てられているユーザは、個人パスワードとプライベートボックスに設定されているボックスパスワードとが同一であるので、ボックスパスワードの入力を求められることなく当該プライベートボックスへのアクセスが可能となる。
パブリックボックスは、ボックスパスワードが設定されていないので、画像形成装置６へのログインが許可されたユーザ全員がアクセス可能である。

上記したように、画像形成装置６は文書保管手段として固定記憶装置４０を備え、固定記憶装置４０は文書を保管するボックスを有しており、ボックスはその種類に応じて異なるアクセス権限（パスワード等）が与えられている。したがって、画像形成装置６は、電子文書を管理する管理装置（電子文書管理装置）として機能する。なお、ボックスの新設、削除あるいはボックスに対するパスワードの設定は、操作パネル３４を介して行えるようになっている。

ここで、ユーザ１（Ｕser１）は、グループＡ（ＧroupＡ）に属し、個人パスワード「１１ａｂｃ」とＮｏ.３ボックスのボックスパスワード「ａａ１２３」とを知得しているものとする。
ユーザ２（Ｕser２）は、グループＢ（ＧroupＢ）に属し、個人パスワード「２２ｄｅｆ」とＮｏ.４ボックスのボックスパスワード「ｂｂ４５６」とを知得しているものとする。

ユーザ３（Ｕser３）は、グループＡ（ＧroupＡ）に属し、Ｎｏ.３ボックスのボックスパスワード「ａａ１２３」を知得しており、ユーザ４（Ｕser４）は、グループＢ（ＧroupＢ）に属し、Ｎｏ.４ボックスのボックスパスワード「ｂｂ４５６」を知得しているものとする。
[電子文書に対する開示制限設定と電子文書のボックスへの保管]
上述したボックスには、電子文書が保管されるのであるが、当該電子文書は、その構成要素毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が付与されている。開示可否情報には、「開示可」と「開示不可」の２通りがある。例えば、ある電子文書におけるある文字列「ａｂｃ」からなる構成要素に対し、Ｎｏ．１ボックスの場合は「開示可」に設定され、Ｎｏ．２ボックスの場合は「開示不可」に設定されているとし、この電子文書は、Ｎｏ．１ボックスとＮｏ．２ボックスの両方に保管されているとする。この場合、Ｎｏ．１ボックスから出力される電子文書の文字列「ａｂｃ」はそのままである一方、Ｎｏ．２ボックスから出力される電子文書の文字列「ａｂｃ」は確認できない状態、例えば、黒塗り等の伏字処理が施されていることとなる。

上述したような電子文書の作成方法（開示制限設定方法）について、図７〜図１３を参照しながら説明する。
図７〜図９は、端末装置４(図１)にインストールされて実行されるアプリケーションプログラムのフローチャートである。
端末装置４において当該プログラムが起動されると、端末装置４は、ＬＡＮ１４（図１）に接続されている画像形成装置を検索し、液晶ディスプレイ装置１８（図１）に、検出された画像形成装置の一覧表示を行う（ステップＳ２）。この一覧表示は、これから開示制限設定する電子文書の保管先とする画像形成装置を選択するためのものである。

ユーザにより、マウス１６（図１）を介して、一覧表示された画像形成装置の中から、一の画像形成装置が選択されると（ステップＳ４でＹＥＳ）、端末装置４は、選択された画像形成装置から、ボックス情報を取得する（ステップＳ６）。ここで、「ボックス情報」とは、当該画像形成装置の第２テーブル５６（図６（ｂ））に登録されている情報の内、ボックスＮｏ．、種別、および管理者名からなる情報である。

続いて、端末装置４に保存されている文書の一覧表示を行う。この一覧表示は、これから開示制限設定する電子文書を選択するためのものであり、ファイル名の形で表示される。
ユーザにより、マウス１６を介して、一覧表示されたファイル名の中から、一のファイル名（電子文書）が選択されると（ステップＳ１０でＹＥＳ）、開示制限設定処理（ステップＳ１２）へと進む。ここでは、ファイル名「ｄｏｃｕｍｅｎｔ００１」の電子文書が選択されたものとする。

開示制限設定処理（ステップＳ１２）の詳細について、図８と図１０および図１２とに基づいて説明する。
図８に示すのは、開示制限設定処理（ステップＳ１２）の詳細を示すフローチャートである。開示制限設定処理は、大きく分けて、電子文書において開示可否設定対象とする構成要素の選択を受け付ける構成要素受付処理（ステップＳ２１〜Ｓ２６）と、選択された構成要素毎に、開示可否情報をボックスと対応付けて登録する開示可否情報登録処理（ステップＳ２７〜Ｓ３１）とからなる。

先ず、液晶ディスプレイ装置１８に、図１０（ａ）に示すような構成要素選択画面７１を表示する（ステップＳ２１）と共に、ＲＡＭ（不図示）に、図１２に示すような開示可否情報テーブル８４を準備する（ステップＳ２２）。
図１０（ａ）に示すように、構成要素選択画面７１の文書表示領域７８に、ステップＳ１０（図７）で選択した文書が表示されると共に、その右側に、選択要素番号を登録するためのコンボボックス７３が表示される。

図１２に示すように、開示可否情報テーブル８４は、「選択要素Ｎｏ．」と「配置領域」欄」とボックス情報から得られた「ボックスＮｏ．」欄とで構成される。
まず、文書中の登録したい領域（構成要素）、例えば、領域８６をマウス１６でドラッグし、反転させる（ステップＳ２３でＹＥＳ）。続いて、コンボボックス７３で選択要素番号、例えば、選択要素１を選択する（ステップＳ２４でＹＥＳ）。そうすると、選択された構成要素の当該電子文書における配置領域（ｘ１，ｙ１〜ｘ２，ｙ２）を特定し、当該配置領域が選択要素Ｎｏ．１と対応付けられて、開示可否情報テーブル８４に登録される（ステップＳ２５）。この操作を、各領域９２，９４と繰り返し、文書中の各領域（構成要素）と選択要素番号を対応付ける。対応付けが終わったら「設定終了」ボタン７５をクリックする（ステップＳ２６でＹＥＳ）。以上により、開示可否情報テーブル８４（図１２）において、選択要素Ｎｏ．と各構成要素の配置領域との対応表が作成される。

続いて、図１０（ｂ）に示すような開示制限設定画面７６を表示する。本図に示すように、開示制限設定画面７６の文書表示領域７８には、ステップＳ１０（図７）で選択した文書が表示される。これとは別に、選択要素番号を選択する（特定する）ためのコンボボックス８８が表示される。また、開示可否設定領域８０には、ステップＳ６（図７）で取得したボックス情報に加え、ボックス毎に開示不可の設定をするためのチェックボックス８２が表示される。

コンボボックス８８において、ユーザにより、マウス１６を介して、構成要素番号が選択されると（ステップＳ２８でＹＥＳ）、開示可否情報テーブル８４（図１２）を参照して、選択された番号に対応する領域に存する構成要素を他の構成要素と判別できるように、例えば、反転表示する（不図示）。
構成要素番号が選択された状態で、開示可否設定領域８０のチェックボックス８２のいずれかがマウス１６を介してチェックされると（ステップＳ２９でＹＥＳ）、開示可否情報テーブル８４の対応するチェックボックスＮｏ．の欄に開示不可情報「×」を登録する（ステップＳ３０）。なお、開示可否情報テーブル８４の「ボックスＮｏ．」欄には、初期設定として全て開示可情報「○」が登録されていて、チェックボックスがチェックされたボックスＮｏ．のみが開示不可情報「×」に変更登録される。これにより、選択された構成要素に、配置領域を介して、開示可否情報（開示可または開示不可）が付与されることとなる。

続いて、「設定終了」ボタン９０のクリックにより、設定終了の指示がなされたか否かを確認する（ステップＳ３１）。設定終了の指示がなければ（ステップＳ３１でＮＯ）、続いて、コンボボックス８８を介してなされる次の要素番号の選択を待ち、開示可否設定領域８０を用いて、開示可否を設定する（ステップＳ２８〜Ｓ３０）。
以下、ステップＳ２８〜Ｓ３０が繰り返されて、選択された構成要素に開示可否情報が付与されて、開示可否情報テーブル８４が完成する。

そして、「設定終了」ボタン９０がクリックされると（ステップＳ３１でＹＥＳ）、開示制限設定処理を終了して、図７のステップＳ１４に戻る。このとき、完成した開示可否情報テーブル８４は、電子文書ファイルの付属情報として当該電子文書ファイルと一体とされる。ここで、本例では、上記ステップＳ２０〜Ｓ３２の処理により、開示制限をする構成要素として文字列８６，９２およびイラスト９４が選択されたものとする。そして、文字列８６には選択要素Ｎｏ．１が、文字列９２には選択要素Ｎｏ．２が、イラスト９４には構成要素Ｎｏ．３が割り当てられ、各構成要素に図１２に示すように開示可否情報が付与されたものとする。なお、開示制限設定画面７６で選択されなかった構成要素は、すべて開示可の扱いとなる。

図７に示す保管ボックス選択処理の詳細について、図９、図１１、図１３を参照しながら説明する。
保管ボックス選択処理では、先ず、液晶ディスプレイ装置１８（図１）に、図１１に示すような保管ボックス選択画面９６が表示されると共に、図１３に示すような保管ボックステーブル９８が準備される。

保管ボックス選択画面９６において、チェックボックス１００のいずれかが選択されると（ステップＳ３６でＹＥＳ）、対応するボックスＮｏ．が保管ボックステーブル９８に登録される（ステップＳ３８）。
保管ボックス選択終了ボタン１０２がクリックされると（ステップＳ４０でＹＥＳ）、保管ボックス選択処理を終了して、図７のステップＳ１６へ戻る。ここでは、保管先として、Ｎｏ．１、Ｎｏ．３、およびＮｏ．５のボックスが選択されたものとする。

保管ボックス選択処理が終了すると、液晶ディスプレイ装置１８に不図示の文書送信指示画面（不図示）が表示される。当該文書送信指示画面における「送信指示」ボタン（不図示）がクリックされると（ステップＳ１６でＹＥＳ）、ステップＳ４で選択した画像形成装置宛てに、電子文書が保管ボックステーブル９８と共に、送信される（ステップＳ１８）。

なお、電子文書を受け取った画像形成装置は、保管ボックステーブル９８を参照して、当該電子文書を当該保管ボックステーブル９８に登録されているＮｏ．の各ボックスに保管する。
[文書出力処理]
次に、上述したようにして画像形成装置内の固定記憶装置４０の各ボックスに保管された電子文書の出力処理について説明する。ここでは、電子文書を用紙上に再現するプリント出力を例にして説明する。

図１４、図１５は、画像形成装置６の制御部２０（図２）で実行されるプログラムのフローチャートである。
当該プログラムは、操作パネル３４のボックスキー６０（図３）が押下されると起動される。
先ず、操作パネル３４の液晶タッチパネル５８にユーザＩＤおよび個人パスワード受付画面（不図示）が表示され、ユーザＩＤおよび個人パスワードが入力されると（ステップＳ５０）、固定記憶装置４０内に設けられたボックスのＮｏ．が、「ボックスＮｏ．」キーの形態で一覧表示（不図示）される（ステップＳ５２）。このとき、グループボックス、パブリックボックス、およびユーザＩＤおよび個人パスワードで認証されたユーザのプライベートボックス（すなわち、アクセス権限の与えられたボックス）が存在する場合には、そのプライベートのボックスＮｏ．が表示される。

一覧表示された「ボックスＮｏ．」キーの中から、ユーザが一のボックスを選択すると（ステップＳ５４でＹＥＳ）、第２テーブル５６（図６）を参照して、選択されたのがグループボックスであるか否かを判定する（ステップＳ５６）。
グループボックスである判定した場合は（ステップＳ５６でＹＥＳ）、液晶タッチパネル５８にパスワード受付画面（不図示）を表示する（ステップＳ５８）。そして、第２テーブル５６（図６）を参照し、ユーザから入力されたパスワードが、ステップＳ５４で選択されたボックスのパスワードと一致するか否かの判定を行う（ステップＳ６０）。

一致しないと判定した場合は（ステップＳ６０でＮＯ）、液晶タッチパネル５８に「あなたには、アクセス権限が与えられていません」といった旨の警告表示をして（ステップＳ６２）、ステップＳ５４に戻る。
一方、一致すると判定した場合は（ステップＳ６０でＹＥＳ）、ステップＳ５４で選択されたボックスに保管されている文書をファイル名で一覧表示する（ステップＳ６４）。

また、ステップＳ５６で、グループボックスではないと判定した場合（すなわち、パブリックボックスか当該ユーザのプライベートボックスであると判定した場合）には、ステップＳ５４で選択されたボックスは当該ユーザにアクセス権限があることになるので、そのボックスに保管されている文書をファイル名で一覧表示（不図示）する（ステップＳ６４）。

ユーザによって、文書の一覧表示から一の文書が選択され（ステップＳ６８でＹＥＳ）、同時に表示されている「プリント」キー（不図示）が押下されると（ステップＳ７０でＹＥＳ）、図１５に示す原文加工処理（ステップＳ７２〜Ｓ８２）へ移行する。
先ず、選択された文書の電子文書ファイルに開示可否テーブル８４（図１２）が付属しているか否かを判定し（ステップＳ７２）、付属している場合は（ステップＳ７２でＹＥＳ）、変数ｎを「１」にセットして（ステップＳ７４）、ステップＳ７６へ進む。変数ｎは、開示可否テーブル８４の選択要素Ｎｏ．を特定するためのものである。

開示可否テーブル８４において、当該電子文書が保管されているボックス（ステップＳ５４（図１４）で選択されたボックス）のボックスＮｏ．欄の選択要素Ｎｏ．１に対応する欄に「開示不可（×）」情報が登録されているか否かを判定する（ステップＳ７６）。
その結果、「開示不可（×）」情報が登録されていると判定した場合は（ステップＳ７６でＹＥＳ）、電子文書の対応する配置領域（選択要素Ｎｏ．１の配置領域）に存する文字列に伏字等を行う開示制限処理を実行する（ステップＳ７８）。後述するように、本例では、該当する文字列に代えて黒塗りをしている。

一方、「開示可（○）」情報が登録されていると判定した場合は（ステップＳ７６でＮＯ）、ステップＳ７８をスキップして、未処理の選択要素の有無を確認し（ステップＳ８０でＹＥＳ）、処理対象とする選択要素Ｎｏ．１を一つインクリメントして（ステップＳ８２）、ステップＳ７６に戻り、未処理の選択要素が無くなるまで（ステップＳ８０でＮＯ）、ステップＳ７６〜Ｓ８２の処理を繰り返す。

全ての選択要素について処理が終了すると（ステップＳ８０でＮＯ）、制御部２０は、加工済みの電子文書を出力する（ステップＳ８４）。また、ステップＳ７２において、選択された文書の電子文書ファイルに開示可否テーブル８４（図１２）が付属していないと判定した場合は（ステップＳ７２でＮＯ）、電子文書を加工することなくそのまま出力する（ステップＳ８４）。

出力先は、操作パネルを介してなされるユーザ指示のジョブによって異なるが、ここでは、プリント出力が指示されているので（ステップＳ７０（図１４））、制御部２０は、プリント装置３８へ電子文書を出力する。電子文書を受け取ったプリント装置３８は、これを紙の上に再現して紙文書として出力する。
[出力結果]
ここで、上記した例において、電子文書（ファイル名：ｄｏｃｕｍｅｎｔ００１）を、Ｎｏ．１ボックス（ユーザ１のプライベートボックス）、Ｎｏ．３ボックス（グループＡのグループボックス、Ｎｏ．５ボックス（パブリックボックス）の各々から出力してプリントした例を図１６に示す。上述したように、ユーザ１〜４の内、Ｎｏ．１ボックスのアクセス権限を有するのは、ユーザ１のみであり、Ｎｏ．２ボックスのアクセス権限を有するのは、グループＡに属するユーザ１、ユーザ３であり、Ｎｏ．５ボックスのアクセス権限を有するのはユーザ１〜４全員である。

図１６（ａ）に示すのは、Ｎｏ．１ボックスからの出力例である。図１２に示した開示可否情報テーブル８４から、文字列８６（選択要素Ｎｏ．１）、文字列９２（選択要素Ｎｏ．２）およびイラスト９４（選択要素Ｎｏ．３）のいずれもＮｏ．１ボックスから出力される場合には、開示制限は課せられていない（「開示不可（×）」情報が付与されていない）ので、伏字にされることなくそのままプリントされている。

図１６（ｂ）に示すのは、Ｎｏ．３ボックスからの出力例である。図１２に示した開示可否情報テーブル８４から、文字列８６（選択要素Ｎｏ．１）および文字列９２（選択要素Ｎｏ．２）には、開示制限が課せられている（「開示不可（×）」情報が付与されている）ので、黒塗りの伏字になっており、イラスト９４（選択要素Ｎｏ．３）には、開示制限は課せられていない（「開示不可（×）」情報が付与されていない）ので、伏字にされることなくそのままプリントされている。

図１６（ｃ）に示すのは、Ｎｏ．５ボックスからの出力例である。図１２に示した開示可否情報テーブル８４から、文字列８６（選択要素Ｎｏ．１）、文字列９２（選択要素Ｎｏ．２）およびイラスト９４（選択要素Ｎｏ．３）のいずれもＮｏ．５ボックスから出力される場合には、開示制限は課せられている（「開示不可（×）」情報が付与されている）ので、すべてが黒塗りの伏字にされてプリントされている。

ここで、ユーザ１は、Ｎｏ．１，３，５のいずれのボックスへのアクセス権限を有しているので、同一の電子文書でありながら、当該電子文書を引き出すボックスに応じて、開示状態の異なる３態様の文書を入手することが可能となる。
また、ユーザ１は、同じグループＡのメンバーであるユーザ３と電話等によって当該電子文書をもとに議論をする際には、Ｎｏ．３ボックス（グループＡのグループボックス）から当該電子文書を引き出すだけで、ユーザ３と同じ開示状態の文書を得ることができる。これにより、[発明が解決しようとする課題]で指摘したような不都合が解消されることとなる。

また、ユーザ１が、同じグループＡに属さないユーザ２またはユーザ４と電話等で打合せをしたい場合は、Ｎｏ．５ボックス（パブリックボックス）から電子文書を引き出せば、ユーザ２およびユーザ４と同じ開示状態の文書を得ることができる。
（変形例）
上記実施の形態では、ボックスから出力する際に、当該ボックスに応じて電子文書の加工を行っているが、変形例では、ボックスに保管する際に、保管先のボックスに応じて電子文書の加工を行うこととしている。また、変形例では、ボックスに拠って異なる開示形態で電子文書が保管されることとなるので、電子文書をボックス間でコピーまたは移動する際には、コピー先または移動先のボックスに応じて電子文書を加工し直す処理がなされる。

変形例は、主として電子文書を加工するタイミングが異なる以外は、上記実施の形態と基本的に同様の構成である。したがって、共通する部分の説明は省略するか簡単に言及するに止め、異なる部分を中心に説明することとする。
図１７に示すのは、変形例に係る画像形成装置における固定記憶装置４０内の記憶領域を示すブロック図である。変形例における固定記憶装置４０では、アクセス管理情報記憶部５２、Ｎｏ．１〜５ボックスに加え、原文保管部１０４が設けられている。

図１８に示すのは、変形例に係る画像形成装置（制御部２０（図１））が、端末装置４（図１）から受信した電子文書をボックスに保管する処理を示すフローチャートである。
なお、変形例でも、上記実施の形態と同様の電子文書例（図１０、図１２、図１３）を用いて説明することとする。
電子文書を受信すると(ステップＳ１００でＹＥＳ)、受信した電子文書を原文保管部１０４（図１７）に原文としてそのまま保管する（ステップＳ１０２）と共に、保管ボックステーブル９８（図１３）で指定されている各ボックスへ、必要に応じて加工した上で、保管する（ステップＳ１０４〜Ｓ１１０）。

先ず、電子文書と一緒に送信される保管ボックステーブル９８を参照して、最初に指定されているボックスＮｏ．を特定する（ステップＳ１０４）。
特定したボックスＮｏ．に応じて電子文書を加工した上で（ステップＳ１０６）、当該ボックスＮｏ．のボックスに加工後の電子文書を保管する（ステップＳ１０８）。なお、電子文書の加工処理（ステップＳ１０６）は、図１５に示すステップＳ７２〜Ｓ８２の処理と同様なので、その説明については省略する。

そして、保管ボックステーブル９８で指定されている全てのボックスＮｏ．のボックスへの保管が終了すると（ステップＳ１１０でＮＯ）、当該一連の保管処理を終了する。
続いて、電子文書のボックス間における移動またはコピー処理について、図１９、図２０を参照しながら説明する。
図１９は、画像形成装置の制御部２０（図２）で実行されるプログラムのフローチャートである。

先ず、操作パネル３４（図３、図４）を介して、移動またはコピー対象となる文書が、ユーザによって選択される（ステップＳ１２０）。文書の選択処理は、図１４に示すステップＳ５０〜Ｓ６８の処理と同様なので、その説明については省略する。
移動またはコピー対象となる文書が選択された状態での液晶タッチパネル５８の表示画面を図２０（ａ）に示す。

図２０（ａ）に示す表示画面において、「移動／コピー」キー１０６が押下されると（ステップＳ１２２でＹＥＳ）、図２０（ｂ）に示す表示画面に切り替わり、「移動／コピー」モードになる。因みに、図２０（ａ）において、「プリント」キー１０８が押下されると（図１４のステップＳ７０でＹＥＳ）、既述したプリント処理（図１５）に移行することとなる。

続いて、「移動する」キー１１０が押下され（ステップＳ１２４でＹＥＳ）、移動先ボックスが受付られた状態で（ステップＳ１２６）、「ＯＫ」キー１１４が押下されると（ステップＳ１２８でＹＥＳ）、原文加工処理（ステップＳ１３０）へ移行する。ここでは、上記したように、「ｂｏｘ０２」キー１１２の押下によって移動先ボックスとしてＮｏ．２ボックスが選択されたものとする。

原文加工処理（ステップＳ１３０）では、原文保管部１０４（図１７）から原文（電子文書）を読み出して、移動先のボックスに応じて加工する。この加工処理は、図１５に示すステップＳ７２〜Ｓ８２の処理と同様なので、その説明については省略する。なお、原文保管部１０４の原文は、加工に利用されるだけで、原文のまま継続して原文保管部１０４に保管される。

加工された電子文書は、移動先のボックスへ保管され（ステップＳ１３２）、移動元ボックスから該当する電子文書が削除されて（ステップＳ１３４）、移動処理が終了する。
一方、「コピーする」キー１１６が押下されると（ステップＳ１２４でＮＯ）、コピー処理がなされるのであるが、当該処理（ステップＳ１３６〜Ｓ１４２）は、元の電子文書が元のボックスから削除されないこと以外（ステップＳ１３４を有しないこと以外）は、上記した移動処理（ステップＳ１２６〜Ｓ１３２）と同様であるので、その説明については省略する。

なお、移動先またはコピー先のボックスにボックスパスワードが設定されている場合でも、パスワードの入力は必要とされない。
ここで、Ｎｏ．３ボックス（グループＡのグループボックス）からＮｏ．２ボックス（ユーザ２のプライベートボックス）に電子文書（ファイル名：ｄｏｃｕｍｅｎｔ００１）を移動またはコピーした場合を具体例とし、図２１を参照しながら説明する。

図２１（ａ）に示すのは、Ｎｏ．３ボックスに保管されている状態の電子文書である。図１２に示した開示可否情報テーブル８４から、文字列８６（選択要素Ｎｏ．１）および文字列９２（選択要素Ｎｏ．２）には、開示制限が課せられている（「開示不可（×）」情報が付与されている）ので、黒塗りの伏字になっており、イラスト９４（選択要素Ｎｏ．３）には、開示制限は課せられていない（「開示不可（×）」情報が付与されていない）ので、伏字にされることなくそのままの状態で保管されている。

図２１（ｂ）に示すのは、原文保管部１０４（図１７）に保管されている状態の電子文書である。ボックス間で電子文書を移動またはコピーする際は、当該電子文書が利用され、移動またはコピー先のボックスに応じて、加工処理がなされる。
図２１（ｃ）に示すのは、移動またはコピーの結果、Ｎｏ．２ボックスに保管された状態の電子文書である。図１２に示した開示可否情報テーブル８４から、文字列８６（選択要素Ｎｏ．１）および文字列９２（選択要素Ｎｏ．２）には、開示制限は課せられていない（「開示不可（×）」情報が付与されていない）ので、伏字にされることなくそのままの状態で保管されている一方、イラスト９４（選択要素Ｎｏ．３）は、開示制限が課せられている（「開示不可（×）」情報が付与されている）ので、黒塗りの伏字にされて保管されている。

このように、変形例によれば、移動またはコピー先のボックスに応じて、開示態様が変更された上で、電子文書が移動またはコピー先のボックスに保管されることとなる。
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は、上記した形態に限らないことは勿論であり、例えば、以下のような形態とすることもできる。
（１）上記実施の形態では、固定記憶装置内に一定の記憶容量を有する記憶領域（ボックス）を複数個確保し、一の電子文書を複数のボックスで保管する場合には、現実に各ボックス（記憶領域）に保存することとした（すなわち、例えば、３個のボックスで保管する場合には、当該電子文書が３個保存されることとなった）。

しかしながら、電子文書をボックスで保管する場合に、現実にボックス毎に記憶領域を確保する必要は無い。すなわち、一の電子文書を複数のボックスで保管する場合であっても、電子文書を１個保存すると共に、当該電子文書の保管先となるボックス（Ｎｏ．）とを対応付けるだけでも構わない。当該対応付けは、管理テーブル等によってなされる。
したがって、本明細書において、「電子文書をボックスに（で）保管する」とは、ボックスに対応する記憶領域を現実に確保して、当該記憶領域に電子文書を保存する場合と、管理テーブル等を用いて、電子文書をボックス（Ｎｏ．）に関連付けて保存する場合とを含む概念で用いる。
（２）上記実施の形態では、構成要素に対し開示可否情報が、当該構成要素の配置領域を介して付与されることとしたが（図１２等）、これに限らず、構成要素と開示可否情報とを直接的に関連付けることとしてもよい。即ち、構成要素を特定する手段は、配置領域に基づく手段に限らず、各構成要素にＩＤを付加し、そのＩＤをもって構成要素を特定することも可能である。また、文書のレイアウト情報（「Ａ行目のＢ番目の文字からＸ行目のＹ番目の文字まで」等）によって構成要素を特定する手段も考えられる。
（３）上記実施の形態では、開示不可の開示可否情報が付与された構成要素に対して、黒塗りの伏字処理を施したが、伏字処理は、これに限らず、他の記号（例えば、「○」や「×」）に置き換えても構わない。あるいは、該当する構成要素を単に削除して、空白にすることとしても構わない。要は、該当する構成要素の意味内容が当該文書を受け取ったユーザに伝わらないような加工であれば構わないのである。

また、伏字処理の種類を、ユーザが選択できるようにしても良い。具体的には、図１０に示した開示制限設定画面において、何種類かの伏字種類選択ボタン（「黒塗り」ボタン、「○印」ボタン、「×印」ボタン、「空白」ボタン等）を表示し、ユーザに選択させるようにする。選択させるタイミングは、構成要素を選択した直後（図８のステップＳ２８でＹＥＳの直後）等が考えられる。置き換える記号等は、予め、制御部２０のＲＯＭ２４（図２）に記憶させておく。
（４）上記実施の形態では、開示不可の開示可否情報を付与する構成要素として、文字列８６，９２やイラスト９４（図１０等）を例に挙げたが、当該構成要素の単位はこれに限らず任意である。例えば、文字列とイラストとを混在させて一構成要素としても構わない。また、複数ページからなる電子文書において、１ページ全体を一構成要素としても構わない。
（５）上記実施の形態では、端末装置に保存されている電子文書に開示制限設定処理（ステップＳ１２（図７））を施した上で、画像形成装置の固定記憶装置に保管することとしたが、これに限らず、画像形成装置に保管されている電子文書を端末装置から読み出し、当該詠み出した電子文書に開示制限設定処理（ステップＳ１２（図７））を施した上で、画像形成装置に戻す（保管し直す）ようにすることも可能である。
（６）上記実施の形態では、開示制限設定処理が施された電子文書は、プリントの用に供したが、出力される電子文書の利用はこれに限らない。例えば、ファクシミリ送信したり、端末装置や他の画像形成装置にネットワーク送信したり、Ｅメールに添付して送信したり、あるいは、自装置（画像形成装置）の液晶表示装置に表示する等の利用態様が考えられる。

本発明に係る文書管理装置は、電子文書をボックス毎に機密管理する文書管理装置に好適に利用可能である。

電子文書管理システムの概略構成を示す図である。 画像形成装置の概略構成を示す機能ブロック図である。 上記画像形成装置が備える操作パネルの平面図である。 上記操作パネルが有する液晶タッチパネルの表示の一例を示す図である。 上記画像形成装置が備える固定記憶装置内の記憶領域の概念図である。 （ａ）はアクセス管理情報記憶部の第１テーブルを示す図であり、（ｂ）は同第２テーブルを示す図である。 端末装置において実行される開示制限設定のフローチャートである。 上記開示制限設定中における開示制限設定処理の詳細を記したフローチャートである。 上記開示制限設定中における保管ボックス選択処理の詳細を記したフローチャートである。 上記開示制限設定処理において、端末装置の液晶ディスプレイ装置に表示される画面の一例を示す図である。 上記保管ボックス選択処理において、前記液晶ディスプレイ装置に表示される画面の一例を示す図である。 電子文書に付属する開示可否情報テーブルを示す図である。 電子文書の保管先ボックスが登録された保管ボックステーブルを示す図である。 電子文書の出力処理を示すフローチャートの一部である。 電子文書の出力処理を示すフローチャートの一部である。 電子文書の出力結果の一例を示す図である。 変形例に係る画像形成装置が備える固定記憶装置内の記憶領域の概念図である。 変形例に係る画像形成装置において実行される電子文書保管処理を示すフローチャートである。 変形例に係る画像形成装置において実行される、電子文書のボックス間での移動／コピー処理を示すフローチャートである。 上記移動／コピー処理の際に、操作パネルの液晶タッチパネルに表示される画面の例を示す図である。 上記移動／コピー処理の実行結果の一例を示す図である。

符号の説明

６，８，１０，１２ 画像形成装置
２０ 制御部
４０ 固定記憶装置
４２，４４ プライベートボックス
４６，４８ グループボックス
５０ パブリックボックス

Claims (7)

1. 一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管手段と、
   前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工手段と、
   を有することを特徴とする電子文書管理装置。
2. 一の前記ボックスに保管されている電子文書の出力指示を受け付ける出力受付手段と、
   出力指示のあった電子文書を当該ボックスから出力する出力手段とを有し、
   前記加工手段は、出力指示された電子文書が前記出力手段から出力される際に、前記加工を実行することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
3. 前記加工手段は、前記電子文書が前記ボックスに保管される際に、前記加工を実行することを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
4. 加工前の電子文書を保管する原文保管部と、
   一のボックスに保管された電子文書の他のボックスへの移動またはコピー指示を受け付ける移動・コピー受付手段とを有し、
   前記加工手段は、移動・コピー受付手段が移動またはコピー指示を受け付けると、前記一のボックスに保管された電子文書に対応する、前記原文保管部に保管されている電子文書に対し前記加工を施して、前記他のボックスへ保管することを特徴とする請求項３記載の電子文書管理装置。
5. 請求項１記載の電子文書を作成するためのプログラムであって、
   電子文書を表示手段に表示させる処理と、
   表示された電子文書の構成要素の一部の選択を受け付ける処理と、
   選択された構成要素に対し、開示可否情報をボックスと対応付けて付与する処理と、
   をコンピュータに実行させるためのプログラム。
6. 文書保管手段と電子文書加工手段とを有する電子文書管理装置によって実行される方法であって、
   前記文書保管手段が、一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管ステップと、
   前記電子文書加工手段が、前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工ステップと、
   を有することを特徴とする電子文書管理方法。
7. 電子文書管理装置のコンピュータに、
   一のユーザに対しアクセス権限が付与されてなるボックスおよびユーザグループに対しアクセス権限が付与されてなるボックス毎に、どのボックスに保管されるかに拠って開示するか否かが決定される開示可否情報が構成要素毎に付与されてなる電子文書を保管する電子文書保管処理と、
   前記開示可否情報を参照し保管先のボックスに応じて、開示不可の開示可否情報が付与されている構成要素について開示不能に電子文書を加工する加工処理と、
   を実行させるためのプログラム。

Images