JP4085758B2 - 文書管理方法および装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理方法および装置に関し、特に、管理している文書に対する検索処理を実行する文書管理方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、文書等の電子化が進み、その利用形態も拡大している。例えば、特開２００２−６３００９号公報記載の「文書管理方法および装置」においては、印刷等の処理を行った文書をその処理内容や条件を記述したログファイル関連付けて保存することで、これら文書を単に再印刷するだけでなく、様々な用途に再利用することを容易とし、文書の有効利用を図ることができるようにしている。
【０００３】
保存した文書を再利用しようとする場合、利用者が所望の文書を特定する必要があるが、この文書の特定をどのように行うかが、文書を有効に再利用できるか否かに影響する。
【０００４】
文書を特定する方法としては、例えば、特開平１１−２０２４１号公報記載の「印刷制御装置および印刷制御方法およびコンピュータが読み出し可能なプログラムを格納した記憶媒体」や特開２００１−１０５６８９号公報記載の「印刷システム及び印刷装置及びその制御方法」等のように、印刷用データの一覧や履歴を選択する方法がある。
【０００５】
また、特開平１０−２６９０３６号公報記載の「印刷装置及び印刷方法及び印刷システム」や特開２０００−２４２４６３号公報記載の「印刷システム」のようにサムネイル画像やプレビュー画面により、文書の内容を確認する方法や特開２０００−３３５０５９号公報記載のプリントシステム及びプリンタ装置」のように、プリンタ名やデータサイズ等のプリンタ出力情報等を検索キーとして利用して、文書を検索する方法がある。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、文書を特定する方法としては、単純に履歴や属性情報の一覧を表示するだけでは、たとえ印刷した本人であっても間違いが生じやすく、印刷を行った人以外の人が再利用することは困難である。
【０００７】
また、サムネイル画像等を提供する方法では、文書の内容を把握することはできるが、文書の量が多い場合には、文書を特定するための労力が多大となる他、オフィスで利用される文書等は、サムネイルが同様なものになりやすく、たとえ知っている文書であっても間違いが生じる恐れがある。
【０００８】
さらに、属性情報等を検索キーとして利用する方法においては、印刷を行った日時やプリンタ名等を知らなければ検索を行うことができず、印刷を行った人以外の人が文書を特定することは困難であった。
【０００９】
このように、従来の方法では、印刷等を行った本人以外が文書を再利用とした場合、所望の文書を特定することが困難であることが多かった。
【００１０】
そこで、この発明は、再利用することを目的として保存されている文書から、利用者が所望の文書を容易に特定することのできる文書管理方法および装置を提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、ジョブ処理に使用した文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、文書の後処理条件を含むジョブの処理内容を検索条件として受け付け、該受け付けた検索条件と前記ログ情報とに基づいて前記検索条件に対応する文書を検索することを特徴とする。
【００１２】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記処理内容は、文書の印刷条件を含むことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記文書は、原稿を光学的に読み取ることで得られた画像であり、前記処理内容は、前記原稿の読み取り条件を含むことを特徴とする。
【００１４】
また、請求項４の発明は、ジョブ処理に使用した文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理装置において、文書の後処理条件を含むジョブの処理内容を検索条件として受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件受付手段が受け付けた検索条件と前記ログ情報とに基づいて、該検索条件に対応する文書を検索する検索手段とを具備することを特徴とする。
【００１５】
また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記検索条件受付手段は、文書の印刷条件を前記検索条件に含めて受け付けることを特徴とする。
【００１６】
また、請求項６の発明は、請求項４の発明において、前記文書は、原稿を光学的に読み取ることで得られた画像であり、前記検索条件受付手段は、前記原稿の読み取り条件を前記検索条件に含めて受け付けることを特徴とする。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係る文書管理方法および装置の一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２０】
図１は、この発明を適用した文書管理装置の利用形態の例を示すブロック図である。同図に示すように、文書管理装置１は、複数のスキャナ２（２−１〜２−ｎ）、複数のプリンタ３（３−１〜３−ｍ）、複数のクライアント４（４−１〜４−ｌ）とともに、ネットワーク５に接続されて利用される。
【００２１】
文書管理装置１は、文書をその印刷条件や読取条件等を含むログ情報とともに保存して管理するとともに、そのログ情報に基づく文書の検索を実行する。スキャナ２は、原稿を読み取って文書画像を生成する。プリンタ３は、スキャナ２が生成した文書等を指定された印刷条件に従って印刷出力する。クライアント４は、アプリケーション等により文書を生成するとともに、文書管理装置１が管理している文書の検索や再利用の指示を発する。
【００２２】
ここで、文書管理装置１の詳細について説明する。図２は、文書管理装置１の機能的な構成を示すブロック図である。
【００２３】
同図に示すように、文書管理装置１は、ジョブ受付部１１とジョブ処理部１２、ジョブ送出部１３、文書保存部１４、表示情報生成部１５、検索処理部１６、表示画面提供部１７を具備して構成される。
【００２４】
ジョブ受付部１１は、スキャナ２やクライアント４からの文書の印刷や保存、再利用等のジョブを受け付ける。ジョブ処理部１２は、ジョブ受付部１１が受け付けたジョブに対して、出力や保存のためにようする画像処理等の処理を実行する。ジョブ送出部１３は、ジョブ処理部１２が処理したジョブをプリンタ３や図示しない他の出力装置（ファクシミリ送信装置や電子メール送信装置等）へ送出する。
【００２５】
文書保存部１４は、ジョブ処理部１２が処理したジョブに含まれる文書をログ情報とともに保存する。表示情報生成部１５は、文書保存部１４に保存されている文書やログ情報をクライアント４に表示するための表示情報を生成する。検索処理部１６は、クライアント４から入力された検索指示に基づいて、文書保存部１４に保存されている文書を検索する。表示画面提供部１７は、表示情報生成部１５が生成した表示情報を表示する画面や検索条件を入力するための画面、検索処理部１６による検索結果を表示するための画面等をクライアント４に提供する。
【００２６】
ここで、文書保存部１４での文書の保存形態について説明する。図３は、文書保存部１４における文書の保存形態を示した図である。
【００２７】
文書保存部１４では、文書を「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２といったグループ単位で保存する。このグループは、印刷等が実行された際のジョブに対応したもので、複数のファイルにより構成される。
【００２８】
例えば、「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１には、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３と「７０％」１１２としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３、「Ｏｔｈｅｒ」１１３としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１４に分類される「ｆｉｌｅ」１２４の他に、「ｌｏｇ」１３１が格納される。
【００２９】
「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１に分類される「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３は、オリジナル文書のファイルであり、例えば、スキャナ２で読み取った画像データである。「７０％」１１２に分類される「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３は、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルの画像データを７０％に縮小した画像データである。例えば、先の印刷でスキャナ２で読み取った画像を７０％縮小してプリンタ３から出力した場合、実際に使用したのは、「７０％」１１２の各ファイルであるが、再利用に備えて「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１にオリジナルのファイルを保存していることになる。
【００３０】
また、「Ｏｔｈｅｒ」１１３に分類される「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３は、クライアント４等で利用する別のアプリケーションソフトウェアに対応する文書であり、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１４に分類される「ｆｉｌｅ」１２４は、文書の再利用に際して、文書を確認するためのサムネイル画像の表示用データである。
【００３１】
「ｌｏｇ」１３１は、先の印刷の際に使用された指示やパラメータが記載されている。例えば、文書がスキャナ２で読み取られて、プリンタ３から出力された場合には、スキャナ２における読み取り解像度やページ順（「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３の印刷順等）、プリンタ３における拡縮率や印刷部数、後処理の指定、印刷時の各種パラメータ等が記載されている。
【００３２】
同様に、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２には、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１５としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２５、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１６に分類される「ｆｉｌｅ」１２６、「ｌｏｇ」１３２が格納される。
【００３３】
このように、文書保存部１４は、文書を「ｆｉｌｅ」１２１−１等のファイルとして保存するとともに、そのログ情報を「ｌｏｇ」１３１等として保存する。そして、検索処理部１６は、「ｌｏｇ」１３１等に保存されているログ情報に含まれる事項を検索条件としてクライアント４から受け付けることとなる。
【００３４】
次に、検索処理部１６による文書の検索について説明する。検索処理部１６による検索に際しては、まず、表示画面提供部１７が、図４に示すような検索条件入力画面をクライアント４に提供する。この検索条件入力画面が提供されたクライアント４では、利用者が文書を入力するための検索条件を入力すると、その検索条件が検索処理部１６に渡され、検索処理部１６が検索を実行することとなる。
【００３５】
検索条件入力画面に入力できる検索条件としては、次のようなものがあげられる。
【００３６】
「ファイル名」は、指定した文字列と一致するファイル名の文書や指定した文字列をファイル名に含む文書が検索される。「ファイルサイズ」は、文書のファイルサイズが指定した範囲内となる文書が検索される。「ページ数」は、文書を構成するページの数が指定した範囲内となる文書が検索される。「日時指定」は、文書が指定した範囲内の日時に作成された文書が検索される。
【００３７】
また、「カラーモード」は、カラー／白黒／両者が混在する文書を指定する。「片面／両面」は、片面／両面で印刷した文書を指定する。「Ｎ−ｕｐ」は、２ｕｐ、４ｕｐ、８ｕｐ等のＮ−ｕｐ出力が指定された文書を指定する。「イメージシフト」、「センター移動」は、それぞれ、イメージシフト、センター移動が指定された文書を指定する。
【００３８】
「用紙サイズ」は、特定のサイズの用紙に出力した文書を指定し、「ホチキス／パンチ」は、後処理としてホチキス／パンチが指定された文書を指定する。より詳細には、ホチキス／パンチの位置（長辺綴じ／短辺綴じやページの上／左／左上／右上等）やホチキスの数を指定できるようにしてもよい。「紙質」は、厚紙やＯＨＰ等、特定の紙質への出力が指定された文書を指定し、「倍率」は、倍率指定された文書を指定する。
【００３９】
このようなものを検索条件とすることで、例えば、Ａ４サイズの３０ページで左上にホチキス処理が施された文書のように、出力された文書を受け取った人が、文書の読み取り時や印刷出力時に指定された情報を知らなくとも、出力された文書の外形的な特徴から所望の文書を容易に検索することもできる。
【００４０】
なお、上述した検索条件は、一例であり、この文書管理装置１では、文書の作成時、印刷出力時、再利用時等のそれぞれで入力された指示内容等をログ情報として保存しておくことで、その全ての指示内容を検索条件として利用することが可能である。たとえば、文書の読み取り時や印刷出力時の指定を知っている場合には、次のような検索条件も利用することができる。
【００４１】
「片面／両面読み取り」では、片面／両面でスキャンした文書を指定することができ、「原稿セット向き」では、右向き／左向きでスキャンした文書を指定することができる。
【００４２】
また、「トレイ指定」では、特定のトレイの用紙に出力した文書を指定することができ、「仕分け」では、ソート／スタックで出力した文書を指定し、「画質調整」はカラーバランス、明度や彩度、濃度指定、自動コントラストなどが指定された文書を指定することができる。
【００４３】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、印刷等の処理を行った文書をその処理内容や読取条件、出力条件等を記述したログ情報と関連付けて保存し、該ログ情報に記述された事項を文書の検索条件として利用するように構成したので、文書の内容的な特徴は勿論のこと、文書の外形的な特徴に基づいても検索を行うことができ、所望の文書を容易に特定することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を適用した文書管理装置の利用形態の例を示すブロック図である。
【図２】文書管理装置１の機能的な構成を示すブロック図である。
【図３】文書保存部１４における文書の保存形態を示した図である。
【図４】検索条件入力画面の例を示した図である。
【符号の説明】
１ 文書管理装置
２−１〜２−ｎ スキャナ
３−１〜３−ｍ プリンタ
４−１〜４−ｌ クライアント
５ ネットワーク
１１ ジョブ受付部
１２ ジョブ処理部
１３ ジョブ送出部
１４ 文書保存部
１５ 表示情報生成部
１６ 検索処理部
１７ 表示画面提供部
１０１ 「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」（グループ）
１０２ 「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」（グループ）
１１１ 「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」（グループ）
１１２ 「７０％」（グループ）
１１３ 「Ｏｔｈｅｒ」（グループ）
１１４ 「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」（グループ）
１１５ 「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」（グループ）
１１６ 「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」（グループ）
１２１−１〜１２１−３ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１２２−１〜１２２−３ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１２３−１〜１２３−３ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１２４ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１２５ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１２６ 「ｆｉｌｅ」（文書）
１３１ 「ｌｏｇ」（ログ情報）
１３２ 「ｌｏｇ」（ログ情報）

Claims (6)

1. ジョブ処理に使用した文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、
   文書の後処理条件を含むジョブの処理内容を検索条件として受け付け、該受け付けた検索条件と前記ログ情報とに基づいて前記検索条件に対応する文書を検索することを特徴とする文書管理方法。
2. 前記処理内容は、文書の印刷条件を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
3. 前記文書は、原稿を光学的に読み取ることで得られた画像であり、
   前記処理内容は、前記原稿の読み取り条件を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
4. ジョブ処理に使用した文書を該ジョブの処理内容を記述したログ情報とともに保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理装置において、
   文書の後処理条件を含むジョブの処理内容を検索条件として受け付ける検索条件受付手段と、
   前記検索条件受付手段が受け付けた検索条件と前記ログ情報とに基づいて、該検索条件に対応する文書を検索する検索手段と
   を具備することを特徴とする文書管理装置。
5. 前記検索条件受付手段は、文書の印刷条件を前記検索条件に含めて受け付けることを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
6. 前記文書は、原稿を光学的に読み取ることで得られた画像であり、
   前記検索条件受付手段は、前記原稿の読み取り条件を前記検索条件に含めて受け付ける
   ことを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。

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