JP4023471B2 - 画像形成装置、制御方法及び制御プログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置に関し、フォーム作成装置から送信されるフォーム及び有効期限をフォーム期限管理手段で管理し、少なくとも有効期限が過ぎたフォームの利用に対し有効又は無効を通知し、さらにフォームの差替等の記入支援を行うフォーム記入支援機能付き印刷装置に関する。

従来から申請書のフォームや定型フォームを電子的に格納し、利用者はフォームを取り出して電子的手段によって編集し、その印刷出力をもって申請する場合において、効率的に作業をするため利用者がフォームをローカルな環境にて保管する場合が多い。

一般に利用者は、すでに利用した記載済みフォームの一部を変更することで、新たな申請書を作成するなどの簡便な方法を選択しがちであり、有効期限を過ぎているにもかかわらず使用を継続し、フォームの更新に気がつかず申請処理が差し戻しになる場合があり、処理のむだが発生する。

このような問題に対し、特許文献１には、印刷装置内にフォームデータを管理し、外部から入力されたデータに対応したフォームを選択し、印刷する装置において、装置内で管理するフォームデータの有効期限を管理する機能を備える技術が示されている。

特開２００２−１７８５６９号公報

従来方式としては、上述したコンピュータ用のプリンタ分野でフォームオーバレイ機能によってフォームを印刷時に重ねる技術があり、フォームデータの有効期限を管理することで限られたメモリ空間を有効利用し、処理の無駄を抑制しているが、フォームが有効期限内に変更され、レイアウトだけではなく、フォーム記入項目の追加・削減及び不正な改ざん等が発生する場合があり、フォームオーバレイ機能だけではこうした問題に対応することができないという問題があった。

本発明は上記のような問題に鑑み、既に流通している申請書などのフォームデータの保守を行うことをその目的の一つとして、既に作成した申請書を編集して新たな申請書を作成する等のように利用者の利便性を考慮した上で、記入した申請書などを印刷する際に、誤った有効期限の印刷処理を行っても、処理の誤りを容易に気がつくことができ、むだな処理の発生を防ぐことができる装置の提供を目的の一つとする。

さらに、利用者によるオンラインでフォームを確認する手間を省くことができ、オフラインでのフォームへの記入が可能となる装置の提供を目的の一つとする。

さらに、利用者が申請書を出力する際に、そのフォームの有効期限を確認して、有効期限がきれている場合には、その旨を利用者に知らせる機能を備えた印刷装置の提供を目的の１つとする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る画像形成装置は、雛形となるフォームの情報、を含む印刷情報を取得し、当該印刷情報に基づいて印刷媒体上に画像を形成する画像形成装置であって、前記印刷情報を取得する印刷情報取得手段と、各種のフォームに対する有効判定情報を管理するサーバと情報伝達可能に接続するためのインターフェース手段と、前記印刷情報に基づいて画像形成を行う際に前記インターフェース手段を用いて接続されたサーバから前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得する有効判定情報取得手段と、を備え、前記取得された有効判定情報に基づいて処理を行うことを特徴とする。

また、本発明に係る画像形成装置において、前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームの有効判定情報を管理しているサーバを特定するためのサーバ特定情報を含み、前記有効情報取得手段は、前記印刷情報に含まれるサーバ特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得することを特徴とする。

さらに、本発明に係る画像形成装置において、前記有効判定情報取得手段において取得された有効判定情報を前記印刷情報の取得元へ送信する有効判定情報送信手段を備えることを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置において、前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームを作成した作成元を特定するためのフォーム作成元特定情報を含み、前記有効情報取得手段は、前記印刷情報に含まれるフォーム作成元特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を前記作成元へ送信することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置において、前記取得された有効判定情報により無効と判断されたフォームに替わる最新フォームを提供する最新フォーム提供手段を有することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置において、前記有効判定情報は、前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効期限及び改ざん判定情報の少なくとも１つを含むことを特徴とする。

本発明に係る画像形成装置の制御プログラムは、雛形となるフォームの情報、を含む印刷情報を取得し、当該印刷情報に基づいて印刷媒体上に画像を形成する画像形成装置の制御プログラムであって、コンピュータに、前記印刷情報を取得する印刷情報取得手順と、各種のフォームに対する有効判定情報を管理するサーバと情報伝達可能に接続するためのインターフェース手順と、前記印刷情報に基づいて画像形成を行う際に前記インターフェース手順を用いて接続されたサーバから前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得する有効判定情報取得手順と、を実行させることを特徴とする。

また、本発明に係る画像形成装置の制御プログラムにおいて、前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームの有効判定情報を管理しているサーバを特定するためのサーバ特定情報を含み、前記有効判定情報取得手順は、前記印刷情報に含まれるサーバ特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得することを特徴とする。

さらに、本発明に係る画像形成装置の制御プログラムにおいて、前記有効判定情報取得手順において取得された有効判定情報を前記印刷情報の取得元へ送信する有効判定情報送信手順を備えることを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置の制御プログラムにおいて、前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームを作成した作成元を特定するためのフォーム作成元特定情報を含み、前記有効情報取得手順は、前記印刷情報に含まれるフォーム作成元特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を前記作成元へ送信することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置の制御プログラムにおいて、前記取得された有効判定情報により無効と判断されたフォームに替わる最新フォームを提供する最新フォーム提供手順を有することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る画像形成装置の制御プログラムにおいて、前記有効判定情報は、前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効期限及び改ざん判定情報の少なくとも１つを含むことを特徴とする。

本発明によれば、既に流通している申請書などのフォームを元にして作成した申請書類を編集して新たな申請書を作成した場合でも、印刷時に自動的に判別するなどの利便性を提供する。また、フォームの有効期限が切れている場合など、利用者が容易に判別できる手段が提供される。

さらに、利用者もその記入済みフォームを、本発明の印刷装置に出力することで、処理のミスを削減することができる。

また、フォームに電子的に記入された文書の属性を電子署名技術によって記録することによってフォームの改ざんや有効期限情報の改ざん、あるいは不可抗力による変更などを検出することができ、システムの信頼性を向上させることができる。

以下、本発明の実施の形態（以下実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１は、本発明に係る第１の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置のブロック構成図である。ネットワーク上にフォーム作成装置１１、フォーム有効期限管理サーバ１２、フォーム記入・印刷指示装置１４、認証装置１３及び印刷装置１５が接続されている。フォーム作成装置で作成されたフォームは、有効期限属性を付与されてフォーム有効期限管理サーバ１２とフォーム記入・印刷指示装置１４に送られ、追記記入されたフォームを印刷装置１５へ印刷させる時に認証装置１３及びフォーム有効期限管理サーバ１２に問い合わせることにより有効・無効を判定する。

１ フォーム作成装置
フォーム作成装置１１にはフォーム作成アプリケーションが実行されるコンピュータ端末であり、フォーム作成アプリケーションは、アドビ社製Ａｃｒｏｂａｔ（登録商標）や富士ゼロックス社製ＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）などで代表される電子署名可能なアプリケーションであり、電子署名時に有効期限情報などの属性情報を付与できる。

２ フォーム有効期限管理サーバ
フォーム有効期限管理サーバ１２は、フォームの管理者が任意に管理者権限にて有効期限情報を編集する機能を備える。好ましくは、ＰＤＦなどの電子署名機能を利用して有効期限を文書属性として記録する方法又は、印刷装置１５が署名検証に際して文書属性を確認して、有効期限が切れている場合には、有効期限切れを示すオーバレイ印刷を行う方法がある。

あるいは、有効期限情報をサーバ特定情報（例えばＵＲＬ）として文書属性に記録することで、印刷装置１５は署名検証に際してＵＲＬからそのフォームが格納されている管理システムに問い合わせることで、都度、そのフォームの有効期限情報を取得することができる。このように、印刷装置１５が属性検証の結果として、ＵＲＬ情報からフォームの有効期限を確認することのできる管理サーバとしてもよく、フォームそのものの登録・管理機能は必須ではない。具体的には、富士ゼロックス社製ＤｏｃｕＳｈａｒｅ（登録商標）のような文書管理サーバであってもよい。

３ フォーム記入・印刷指示装置
フォーム記入・印刷指示装置１４は、フォーム作成装置で作成されたフォーム、例えば、申請書のフォーム又は定型フォームを入手し、使用中の端末に電子的に格納し、利用者はフォームを取り出して電子的手段によって編集し、その印刷出力をもって申請する場合において、効率的に作業をするため利用者がフォームをローカルな環境にて保管する。

４ 印刷装置
印刷装置１５は、アドビ社製Ａｃｒｏｂａｔ（登録商標）や富士ゼロックス社製ＤｏｃｕＷｏｒｋｓ（登録商標）などで作成されるＰＤＦやＸＤＷ文書などの署名つきアプリケーションフォーマットを直接入力として印刷できる装置であり、署名検証機能を備え、さらに検証に際してフォーム有効期限管理サーバから属性情報を入手し、有効期限を判断する機能を備える。

５ 認証装置
認証装置１３は、有効期限情報をフォームのファイル属性として扱う方法に加えて、電子署名する際の証明書の有効期限によって代用させるために、フォーム作成時において有効期限が規定し、その有効期限に一致させたデジタル証明書を発行する装置である。合わせて、以前の証明書は、仮に証明書の有効期限内であっても無効化することができる。フォーム作成時の電子署名において、Ａｃｒｏｂａｔ（登録商標）などのアプリケーションに代表されるような部分的な電子署名機能やページ単位での電子署名機能を利用することで、後にフォーム利用者が記入フィールドに記載しても、その電子署名が不正や無効として判断されることがない。

基本的には、フォーム有効期限管理サーバ１２は、補助的なオプション機能であり、その利用目的は、フォームの属性や証明書の有効期限として埋め込まれた有効期限情報を、フォームが流通した後でもダイナミックに変更することを可能とする。

図２は、本発明に係る第１の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置の処理の流れを示すフローチャートである。以下、図１と図２を用いて処理の流れを説明する。起動すると（１）フォーム作成プロセス、（２）フォーム記入プロセス、（３）有効期限情報抽出プロセス及び（４）印刷プロセスの順番で処理が進む。

（１）フォーム作成プロセス（ステップＳ１１０）
このプロセスでは、フォームの作成、フォーム登録と有効期限情報登録を行う。フォーム作成者は、フォーム作成装置１１にて作成したフォームの有効期限を定めて、電子署名によってフォームの属性情報としてフォームに埋め込む。次に、フォーム有効期限管理サーバ１２にフォームとフォームの有効期限情報を登録する。さらに、作成したフォームをフォーム記入・印刷指示装置へメールなどで送信する（ステップＳ１１１）。

（２）フォーム記入プロセス（ステップＳ１２０）
このプロセスにおいて各申請者は、送付されたフォーム又は、所定の場所からフォームを取得して、フォーム記入・印刷指示装置１４においてフォームに必要事項を記入し、印刷装置１５に送信する（ステップＳ１２１）。

（３）有効期限情報抽出プロセス（ステップＳ１３０）
有効期限情報をフォームの属性として電子署名などで埋め込む場合には、署名を行うフォーム作成者に対するデジタル証明書を発行する。このプロセスにおいて、印刷装置１５は、印刷を指示されたフォームの電子署名を検証し、フォーム属性として付加された属性としての有効期限情報を抽出し、有効期限内であるかを確認する（ステップＳ１３１）。

さらに、フォームが改ざんされているかを確認する為に、記入済みフォームの電子署名検証を行う際に、認証装置に問い合わせることで公開鍵証明書が破棄・無効化されていないことを確認する（ステップＳ１３２）。

オプション機能として、有効期限情報をフォームファイルの属性でなく、デジタル証明書の有効期限そのもので代用する場合には、そのフォームＩＤを利用して有効期限管理サーバ１２に問い合わせて、有効期限内であることを確認する（ステップＳ１３３）。ただし、ステップＳ１３１で好適に処理された場合は、ステップＳ１３３は実行されない。

（４）印刷プロセス（ステップＳ１４０）
このプロセスにおいて、公開鍵証明書が有効であり、かつまたフォームの有効期限情報が有効期限内であれば、処理を継続し印刷する（ステップＳ１４１）。以上で一連の処理が終了する。

図３は、本発明に係る第２の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置の処理の流れを示すフローチャートである。第２の実施形態では、支援プロセスが加わる。同様に、図１と図３を用いて説明する。

（１）フォーム作成プロセス（ステップＳ２１０）
このプロセスでは、フォームの作成、フォーム登録と有効期限情報登録を行う。フォーム作成者は、フォーム作成装置１１にて作成したフォームの有効期限を定めて、電子署名によってフォームの属性情報としてフォームに埋め込む。次に、フォーム有効期限管理サーバ１２にフォームとフォームの有効期限情報を登録する。さらに、作成したフォームをフォーム記入・印刷指示装置へメールなどで送信する（ステップＳ２１１）。

次に、認証装置１３に問い合わせて取得したデジタル証明書を利用し、フォームに電子署名を行う。この署名により、フォーム登録後に、既に発行済みのフォームに対して、有効期限情報の変更が必要になった場合には、有効期限管理サーバに登録した有効期限情報を任意に変更することで、検出プロセスにおいて無効と処理することが可能となる（ステップＳ２１２）。

（２）フォーム記入プロセス（ステップＳ２２０）
このプロセスにおいて各申請者は、送付されたフォーム又は、所定の場所からフォームを取得して、フォーム記入・印刷指示装置１４においてフォームに必要事項を記入し、印刷装置１５に送信する（ステップＳ２２１）。

（３）有効期限情報抽出プロセス（ステップＳ２３０）
このプロセスにおいて、印刷装置１５は、フォームの電子署名を検証し、公開鍵証明書の有効期限情報を抽出する。

印刷を指示されたフォームの電子署名を検証し、フォーム属性として付加された属性としての有効期限情報を抽出し、有効期限内であるかを確認する（ステップＳ２３１）。

さらに、フォームが改ざんされているかを確認する為に、記入済みフォームの電子署名検証を行う際に、認証装置にといあわせることで公開鍵証明書が破棄・無効化されていないことを確認する（ステップＳ２３２）。

オプション機能として、フォーム有効期限管理サーバへの問い合わせも備える。証明書が有効である場合には、そのフォームＩＤを利用して有効期限管理サーバ１２に問い合わせて、有効期限内であることを確認する。もし、証明書が向こうである場合には、処理を中段してフォームが無効であると判断する（ステップＳ２３３）。ただし、ステップＳ１３１が好適に処理された場合は、実行されない。

（４）印刷プロセス（ステップＳ２４０）
このプロセスにおいて、公開鍵証明書が有効であり、かつまたフォームの有効期限情報が有効期限内であれば、処理を継続し印刷する。しかし、属性情報としてのフォーム有効期限やフォーム有効管理サーバ内での有効期限情報が既に無効である場合には、処理を中断してフォームが無効であると判断する（ステップＳ２４１）。以上で一連の処理が終了する。

（５）支援プロセス（ステップＳ２５０）
このプロセスにおいて、有効期限が無効として判断された場合には、記入者に対する支援機能を実行する。具体的には、印刷指示者に対して電子メールなどで通知したり、印刷時に無効であることを示す情報を重ねて印刷したり、フォーム登録サーバから新フォームを取得して印刷指示者に電子メールで送付したり、作業中のディレクトリに保存したりする。

新規フォームを取得して記入事項を転記する際には、項目の増減を判断して、必須記入項目に対して旧フレームに既に記入があることを確認する。必須項目に不足がある場合には、新規フォームへの転記処理をせずに利用者に通知する。

図４は、本発明に係る第３の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置のブロック構成図である。第１から第２の実施形態における印刷装置の上で作動するソフトウエアが、通常のＰＣ上のクライアント・ソフトウエアとして作動させたものである。フォーム記入・印刷指示装置３０の中にフォーム記入ソフト３２、印刷指示ソフト３３及び印刷確認ソフト３１を設けたことで有効期限をフォーム利用者がＰＣ上で確認することができる。

第３の実施形態において、証明書を有するフォーム作成者が、その証明書の信頼性をもとにフォーム発行時に専用の認証装置２３から有効期限に一致させた証明書の発行を都度受け、その証明書で電子署名をすることで、証明書の有効期限とフォームの有効期限を一致させることができる。これによって、印刷装置２４において有効期限を確認する際に、署名検証に合わせて証明書の有効期限を検証することで、目的とする機能を実現できる。

有効期限内でフォームの有効期限を変更する場合には、その証明書の破棄を認証装置２３に依頼する。印刷装置２４では、署名検証に際して、その認証局が発行するＣＲＬ（証明書失効リスト）を参照することで、その証明書の有効性を判断できる。

電子署名における証明書の有効期限情報をフォームの有効期限に一致させる方法においては、有効期限情報の確認をフォームの属性情報を確認するという方法ではなく、デジタル証明書（公開鍵証明書）の有効期限を確認するという標準的な方法が利用できることから、システムの構成においても有利となる。

さらに、有効期限が切れていることが検出された場合の処理として、本実施形態では、印刷時のオーアバレイなどによる利用者への表示を記載しているが、検出する装置において、例えば、フォームの属性情報に記録してあるメールアドレスを用いてフォーム作成者に対して通知することで、有効期限が切れたフォームがまだ流通していることを知らせることができ、新しいフォームの利用の周知徹底を促すことができる。

さらに、有効期限情報をデジタル証明書の有効期限情報と一致させる実施例においては、署名検証の過程において、そのデジタル証明書の記載情報から例えばフォーム作成者のメールアドレスなどを容易に読み取ることができる。

以上のように本実施形態フォーム記入支援機能付印刷装置を利用することで、利用者はオフライン環境にあってフォームに記入した申請書などを印刷する際に、誤った有効期限の印刷処理を行っても、処理の誤りを容易に気がつくことができ、むだな処理の発生を防ぐことができるという効果がある。

さらに、常にオンラインでフォームを確認する手間を省くことができ、オフラインでのフォームへの記入が可能となり、利用者が申請書を出力する際に、そのフォームの有効期限を確認して、有効期限が過ぎている場合には、その旨を利用者に知らせる機能を備えた印刷装置を提供する。

またさらに、フォームを作成する管理者は、フォーム類を登録する際に有効期限を設定できるフォーム管理システムを提供することで、有効期限を任意に変更することができる。

このような機能を備えていない印刷装置を利用しても印刷は可能であるが、内容の機密性を問うものではないので、印刷装置を限定することを必須の要件とする必要はない。利用者にとっても、有効期限を確認できるという効果を提供することができるために、このような機能を備えた印刷装置を積極的に利用することが期待できる。

本発明に係る第１の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置のブロック構成図である。 本発明に係る第１の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置の処理の流れを示すフローチャートである。 本発明に係る第２の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置の処理の流れを示すフローチャートである。 本発明に係る第３の実施形態におけるフォーム記入支援機能付印刷装置のブロック構成図である。

符号の説明

１１ フォーム作成装置、１２ フォーム有効期限管理サーバ、１３，２３ 認証装置、１４，３０ フォーム記入・印刷指示装置、１５，２４ 印刷装置、３１ 印刷確認ソフト、３２ フォーム記入ソフト、３３ 印刷指示ソフト。

Claims (6)

1. 雛形となるフォームの情報、を含む印刷情報を取得し、
   当該印刷情報に基づいて印刷媒体上に画像を形成する画像形成装置であって、
   前記印刷情報を取得する印刷情報取得手段と、
   各種のフォームに対する有効判定情報を管理するサーバと情報伝達可能に接続するためのインターフェース手段と、
   前記印刷情報に基づいて画像形成を行う際に前記インターフェース手段を用いて接続されたサーバから前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得する有効判定情報取得手段と、を備え、
   前記取得された有効判定情報に基づいて処理を行うことを特徴とする画像形成装置。
2. 請求項１に記載の画像形成装置において、
   前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームの有効判定情報を管理しているサーバを特定するためのサーバ特定情報を含み、
   前記有効情報取得手段は、前記印刷情報に含まれるサーバ特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を取得することを特徴とする画像形成装置。
3. 請求項１又は２に記載の画像形成装置において、
   前記有効判定情報取得手段において取得された有効判定情報を前記印刷情報の取得元へ送信する有効判定情報送信手段を備えることを特徴とする画像形成装置。
4. 請求項１から３のいずれか１項に記載の画像形成装置において、
   前記印刷情報に含まれるフォームの情報は、当該フォームを作成した作成元を特定するためのフォーム作成元特定情報を含み、
   前記有効情報取得手段は、前記印刷情報に含まれるフォーム作成元特定情報に基づいて前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効判定情報を前記作成元へ送信することを特徴とする画像形成装置。
5. 請求項１から４のいずれか１項に記載の画像形成装置において、
   前記取得された有効判定情報により無効と判断されたフォームに替わる最新フォームを提供する最新フォーム提供手段を有することを特徴とする画像形成装置。
6. 請求項１から５のいずれか１項に記載の画像形成装置において、
   前記有効判定情報は、前記印刷情報に含まれるフォームに対する有効期限及び改ざん判定情報の少なくとも１つを含むことを特徴とする画像形成装置。

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