JP2006309591A - 電子文書管理装置、電子文書管理方法、および電子文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書情報のデータ量の増加を防止することができる電子文書管理装置、電子文書管理方法、電子文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】申請書取得部１０１は登録申請書を取得し、申請者認証部１２１は申請者を認証し、署名情報生成部１２３は申請者が認証された場合には署名情報を生成し、仮ライセンス情報生成部１０５は仮ライセンス情報を生成し、時刻情報生成部１１９は登録申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成し、文書データベース２０００は登録申請書、署名情報、仮ライセンス情報、時刻情報を保持し、承認部１２７は承認者からの指示により登録申請書と署名情報に基づいて仮ライセンス情報の登録を承認し、ライセンス情報更新部１３３２は仮ライセンス情報が承認された場合には、仮ライセンス情報を本ライセンス情報に置換え、ログ情報生成部１１７は仮ライセンス情報が承認された時刻をログ情報に追加する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子文書管理装置、電子文書管理方法、および電子文書管理プログラムに関するものである。

従来、申請手続等を電子的に実現するシステムにおいて申請書データやそれに関連するデータを効率よく管理するための文書管理システムが一般に知られている。かかるシステムでは、複数のファイルを管理する際に属性ファイルを生成し、申請に関連する文書と対にして管理するものであるが、複数のファイルを管理する構造が必要となるため、システムに負荷がかかるという問題があった。

このような問題を解決する技術を記載した文献として、申請に必要である画像データをテキストデータに符号化してタグ付きテキストファイルに埋め込むことによって、元のタグ付きテキストファイルと埋め込んだ画像データとを一括して管理するファイル管理方法が開示されている（特許文献１参照）。

特開２００５−３１９８０号公報

しかしながら、上記特許文献１では、タグ付きテキストファイルによって、複数のデータを一括して管理することができるが、タグで示されている内容である画像データなどについては保持する必要があり、複数のデータを保持する場合には保持するデータに対応した記憶領域が必要になるという問題があった。特に、申請手続きを行った文書に対して更新の手続きを行う場合には、申請に関連するデータに加え更新に関連するデータも保持する必要があり、さらに多くの記憶領域が必要となる。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、文書情報のデータ量の増加を防止することができる電子文書管理装置、電子文書管理方法、および電子文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、請求項１にかかる発明は、登録申請書を取得する登録申請書取得手段と、申請者を識別する申請者識別情報に基づいて申請者を認証する申請者認証手段と、前記申請者認証手段によって申請者が認証された場合には、前記登録申請書取得手段が取得した前記登録申請書の申請者の署名情報を生成する署名情報生成手段と、前記登録申請書取得手段によって取得した前記登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成する仮ライセンス情報生成手段と、前記登録申請書取得手段が前記登録申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する時刻情報生成手段と、前記登録申請書取得手段が前記登録申請書を取得した時刻を保持するログ保持手段と、前記登録申請書取得手段によって取得された前記登録申請書を保持する登録申請書保持手段と、前記署名情報生成手段によって生成された前記署名情報を保持する署名情報保持手段と、前記仮ライセンス情報生成手段によって生成された前記仮ライセンス情報を保持するライセンス情報保持手段と、前記時刻情報生成手段によって生成された前記時刻情報を保持する時刻情報保持手段と、承認者からの指示により前記登録申請書と前記署名情報に基づいて前記仮ライセンス情報の登録を承認する登録承認手段と、前記登録承認手段により前記仮ライセンス情報が承認された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報を本ライセンス情報に置換えるライセンス情報更新手段と、前記仮ライセンス情報が承認された時刻を前記ログ保持手段に追加するログ更新手段と、を備えることを特徴とする。

また、請求項２にかかる発明は、請求項１に記載の電子文書管理装置において、前記本ライセンス情報の更新を申請する更新申請書を取得する更新申請書取得手段と、前記本ライセンス情報の更新を申請する更新者を認証する更新者認証手段と、前記更新者認証手段によって前記更新者が認証された場合に、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換える申請書情報更新手段と、をさらに備えることを特徴とする。

また、請求項３にかかる発明は、請求項２に記載の電子文書管理装置において、前記承認者認証手段によって認証された前記更新者が前記本ライセンス情報を更新する権限を有するか否かを判定する更新権限判定手段、をさらに備え、前記申請書情報更新手段は、さらに前記更新権限判定手段によって権限を有すると判定された場合には、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換えることを特徴とする。

また、請求項４にかかる発明は、請求項２または請求項３に記載の電子文書管理装置において、前記更新申請書取得手段が前記更新申請書を取得した時刻が前記ログ保持手段に保持されている前回の登録申請の時刻または更新申請の時刻から一定期間以内であるか否かを判定する更新期限判定手段、をさらに備え、前記申請書情報更新手段は、さらに前記更新期限判定手段によって一定期間以内であると判定された場合には、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換えることを特徴とする。

また、請求項５にかかる発明は、請求項２〜４のいずれか一つに記載の電子文書管理装置において、承認者からの指示により前記更新申請書と前記署名情報に基づいて前記本ライセンス情報の更新を承認する更新承認手段、をさらに備え、前記ライセンス情報更新手段は、さらに前記更新承認手段により前記本ライセンス情報の更新が承認された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記本ライセンス情報を更新することを特徴とする。

また、請求項６にかかる発明は、請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子文書管理装置において、前記本ライセンス情報の出力を申請する出力申請書を取得する出力申請書取得手段と、前記本ライセンス情報の出力を申請する出力者を認証する出力者認証手段と、前記出力申請書取得手段によって取得された前記出力申請書を保持する出力申請書保持手段と、前記出力者認証手段によって出力者が認証された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報または前記本ライセンス情報を携帯型記憶媒体に出力する出力手段と、をさらに備えることを特徴とする。

また、請求項７にかかる発明は、登録申請書を取得する登録申請書取得ステップと、申請者を識別する申請者識別情報に基づいて申請者を認証する申請者認証ステップと、前記申請者認証ステップによって申請者が認証された場合には、前記登録申請書取得ステップが取得した前記登録申請書の申請者の署名情報を生成する署名情報生成ステップと、前記登録申請書取得ステップによって取得した前記登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成する仮ライセンス情報生成ステップと、前記登録申請書取得ステップが前記登録申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する時刻情報生成ステップと、を有し、前記登録申請書取得ステップが前記登録申請書を取得した時刻を保持するログ保持手段と、前記登録申請書取得ステップによって取得された前記登録申請書を保持する登録申請書保持手段と、前記署名情報生成ステップによって生成された前記署名情報を保持する署名情報保持手段と、前記仮ライセンス情報生成ステップによって生成された前記仮ライセンス情報を保持するライセンス情報保持手段と、前記時刻情報生成ステップによって生成された前記時刻情報を保持する時刻情報保持手段と、を備え、承認者からの指示により前記登録申請書と前記署名情報に基づいて前記仮ライセンス情報の登録を承認する登録承認ステップと、前記登録承認ステップにより前記仮ライセンス情報が承認された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報を本ライセンス情報に書き換えるライセンス情報更新ステップと、前記仮ライセンス情報が承認された時刻を前記ログ保持手段に追加するログ更新ステップと、を有することを特徴とする。

また、請求項８にかかる発明は、請求項７に記載された電子文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。

請求項１にかかる発明によれば、仮ライセンス情報生成手段によって、登録申請書取得手段によって取得した登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成し、ライセンス情報保持手段によって、仮ライセンス情報生成手段によって生成された仮ライセンス情報を保持し、登録承認手段によって、承認者からの指示により登録申請書と署名情報に基づいて仮ライセンス情報の登録を承認し、ライセンス情報更新手段によって、登録承認手段により仮ライセンス情報が承認された場合には、ライセンス情報保持手段に保持されている仮ライセンス情報を本ライセンス情報に置換え、ログ更新手段によって、仮ライセンス情報が承認された時刻をログ保持手段に追加することにより、ライセンス情報の記憶領域が拡大しないため、データ容量の増加を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項２にかかる発明によれば、申請書情報更新手段によって、更新者認証手段によって更新者が認証された場合に、登録申請書保持手段に保持されている登録申請書を更新申請書取得手段によって取得した更新申請書に置換えることにより、申請書情報の記憶領域が拡大しないため、データ容量の増加を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項３にかかる発明によれば、更新権限判定手段によって、更新者認証手段によって認証された更新者が本ライセンス情報を更新する権限を有するか否かを判定し、申請書情報更新手段は、さらに更新権限判定手段によって権限を有すると判定された場合には、登録申請書保持手段に保持されている登録申請書を更新申請書取得手段によって取得した更新申請書に置換えることにより、更新の権限を有する者のみが更新を認められるため、不正なライセンスの発行を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項４にかかる発明によれば、更新期限判定手段によって、更新申請書取得手段が更新申請書を取得した時刻がログ保持手段に保持されている前回の登録申請の時刻または更新申請の時刻から一定期間以内であるか否かを判定し、申請書情報更新手段は、さらに更新期限判定手段によって一定期間以内であると判定された場合には、登録申請書保持手段に保持されている登録申請書を更新申請書取得手段によって取得した更新申請書に置換えることにより、有効期限内にのみ更新を認められるため、不正なライセンスの発行を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項５にかかる発明によれば、更新承認手段によって、承認者からの指示により更新申請書と署名情報に基づいて本ライセンス情報の更新を承認し、ライセンス情報更新手段は、さらに更新承認手段によって本ライセンス情報の更新が承認された場合には、ライセンス情報保持手段に保持されている本ライセンス情報を更新することにより、ライセンス情報の記憶領域が拡大しないため、データ容量の増加を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項６にかかる発明によれば、出力手段によって、出力者認証手段によって出力者が認証された場合には、ライセンス情報保持手段に保持されている仮ライセンス情報または本ライセンス情報を携帯型記憶媒体に出力することにより、紙媒体への出力が必要な場合に行うことができるため、利便性の高いライセンス証の管理ができるという効果を奏する。

また、請求項７にかかる発明によれば、仮ライセンス情報生成ステップによって、登録申請書取得ステップによって取得した登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成し、ライセンス情報保持手段によって、仮ライセンス情報生成ステップによって生成された仮ライセンス情報を保持し、ライセンス情報更新ステップによって、承認手段により仮ライセンス情報が承認された場合には、ライセンス情報保持手段に保持されている仮ライセンス情報を本ライセンス情報に書き換え、ログ更新ステップによって、仮ライセンス情報が承認された時刻をログ保持手段に追加することにより、ライセンス情報の記憶領域が拡大しないため、データ容量の増加を防止することができるという効果を奏する。

また、請求項８にかかる発明によれば、請求項７に記載された電子文書管理方法をコンピュータに実行させることにより、ライセンス情報の記憶領域が拡大しないため、データ容量の増加を防止することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子文書管理装置、電子文書管理方法、電子文書管理プログラムの最良な実施の形態を詳細に説明する。

本実施の形態について、添付図面を参照して説明する。本実施の形態にかかる電子文書管理装置は、取得された登録申請書および申請者認証によって生成される登録申請関連情報および仮ライセンス情報を文書データベースに格納し、承認者によって格納されている仮ライセンス情報が承認された場合には仮ライセンス情報を本ライセンス情報に置換えるものである。

まず、本発明が適用される電子文書管理装置の構成例について説明する。図１は、本発明の実施の形態にかかる電子文書管理装置の構成を示すブロック図である。

本実施の形態にかかる電子文書管理装置１０は、申請書取得部１０１と、申請書種別判定部１０３と、仮ライセンス情報生成部１０５と、更新権限判定部１０７と、更新期限判定部１０９と、出力権限判定部１１１と、出力期限判定部１１３と、出力部１１５と、ログ情報生成部１１７と、時刻情報生成部１１９と、申請者認証部１２１と、署名情報生成部１２３と、承認者認証部１２５と、承認部１２７と、ライセンス情報生成部１２９と、文書作成部１３１と、文書更新部１３３と、認証データベース１０００と、文書データベース２０００とから構成されている。

申請書取得部１０１は、登録申請書、更新申請書または出力申請書を取得し、取得した各種申請書を電子文書化するものである。図２は、登録申請書の一例を示す説明図である。登録申請書には、登録申請の対象であるライセンス種別、申請者の氏名などが記載されている。図３は、更新申請書の一例を示す説明図である。更新申請書には、更新申請の対象であるライセンス種別、更新者の氏名などが記載されている。図４は、出力申請書の一例を示す説明図である。出力申請書には、出力申請の対象であるライセンス種別、出力者の氏名などが記載されている。申請書取得部１０１は、本発明にかかる登録申請書取得手段、更新申請書取得手段、出力申請書取得手段を構成する。

申請書種別判定部１０３は、申請書取得部１０１によって電子文書化された申請書情報から申請書の種別を判定するものである。

仮ライセンス情報生成部１０５は、申請書取得部１０１によって電子文書化された申請書情報から仮ライセンス情報を生成するものである。ここで、仮ライセンス情報とは、承認者によって正式にライセンスの登録申請が承認されていないライセンス情報である。

更新権限判定部１０７は、更新申請の申請者が更新申請の対象である文書情報を更新する権限を有するか否かを判定するものである。更新期限判定部１０９は、更新申請がライセンス証が発行されてから一定期間以内に申請されたか否かを判定するものである。一定期間は、予め設定されており、例えば一定期間として一年が設定されている。また、一定期間はユーザによって設定できるものとしてもよい。

出力権限判定部１１１は、出力申請の申請者が出力申請の対象である文書情報を出力する権限を有するか否かを判定するものである。出力期限判定部１１３は、出力申請がライセンス証が発行されてから一定期間以内に申請されたか否かを判定するものである。一定期間は、予め設定されており、例えば一定期間として一年が設定されている。また、一定期間はユーザによって設定できるものとしてもよい。

文書データベース２０００は、ライセンスに関連する文書情報を規定する。図５は、文書データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。文書データベース２０００は、申請書情報と、申請者署名情報と、申請時刻情報と、ログ情報と、ライセンス情報と、承認者署名情報と、承認時刻情報とを対応付けて記憶している。文書データベース２０００は、本発明にかかるログ保持手段、登録申請書保持手段、署名情報保持手段、ライセンス情報保持手段、時刻情報保持手段を構成する。

図５の内容について説明する。５１は電子文書化された申請書情報である。申請書情報には、ライセンス名、申請者氏名などが記載されている。５２は申請者の署名情報であり、５３は申請時刻の時刻情報である。署名情報と時刻情報は認証情報であるため、図のように内容を把握できるわけではない。すなわち、承認時において再度文書情報に格納されている情報を用いて認証情報を作成し、記憶されていた認証情報と比較することによって、記憶されている情報が改ざんされていないと証明され、結果的に申請者の署名と申請時刻が証明されるものである。

５４は、ログ情報である。ログ情報には、申請、正式発行などの処理が完了するごとに時刻、手続きの内容、手続きを行った者などを記憶しておく。５５は、ライセンス情報であり、ライセンス名、ライセンスを受ける者の氏名、承認時刻、承認者などが記憶されている。５６は、承認者の署名情報であり、５７は、承認時刻の時刻情報である。承認の署名情報、時刻情報も申請の署名情報、時刻情報と同様に認証情報であるため、改ざんがされていないことの証明に使用される。

出力部１１５は、申請書種別判定部１０３によって申請書の種別が出力であると判定された場合に、文書情報データベース２０００に格納されている文書情報をＩＤカードまたは紙媒体に出力するものである。

ログ情報生成部１１７は、本発明にかかるログ更新手段を構成し、申請書取得部１０１が申請書を取得した時刻および申請書種別判定部１０３が判定した申請書の種別からログを生成し、ログ情報に追加するものである。時刻情報生成部１１９は、申請書取得部１０１が申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成するものである。

認証データベース１０００は、申請者および承認者の認証情報を規定する。図６は、認証データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。認証データベース１０００は、氏名と、ＩＤと、パスワードを対応付けて記憶している。さらに、申請者の場合には、申請を承認すべき、承認者の氏名を対応付けて記憶している。

申請者認証部１２１は、認証データベース１０００に格納されているＩＤおよびパスワードによって申請者を認証するものである。申請者認証部１２１は、本発明にかかる申請者認証手段、更新者認証手段、出力者認証手段を構成する。承認者認証部１２５は、認証データベース１０００に格納されているＩＤおよびパスワードによって承認者を認証するものである。署名情報生成部１２３は、申請書認証部１２１で申請者が認証された場合には、申請者を認証する署名情報を生成し、承認者認証部１２５で承認者が認証された場合には、承認者を認証する署名情報を生成するものである。

承認部１２７は、承認者認証部１２５で承認者が認証された場合には、文書データベース２０００から未承認の文書情報を取得して、認証データベース１０００の承認者に対応する申請者の未承認の仮ライセンス情報の登録または本ライセンス情報の更新の承認の指示を受付けるものである。承認部１２７は、本発明にかかる登録承認手段、更新承認手段を構成する。

ライセンス情報生成部１２９は、承認部１２７で承認された登録または更新に対して本ライセンス情報を生成するものである。ここで、本ライセンス情報とは、承認者によって承認が指示されたライセンス情報をいう。

文書作成部１３１は、申請書種別判定部１０３が申請種別は登録であると判定した場合に、仮ライセンス情報生成部１０５によって生成された仮ライセンス情報、ログ情報生成部１１７によって生成されたログ情報、時刻情報生成部１１９によって生成された時刻情報および署名情報生成部１２３によって生成された署名情報を１つの文書情報として作成し、作成した文書情報を文書データベース２０００に格納するものである。

文書更新部１３３は、さらに申請書情報更新部１３３１とライセンス情報更新部１３３２とから構成されている。文書更新部１３３は、申請書種別判定部１０３が申請種別は更新であると判定した場合に、ログ情報生成部１１７によって生成されたログ情報、時刻情報生成部１１９によって生成された時刻情報および署名情報生成部１２３によって生成された署名情報を更新対象の文書情報と置換えるものである。申請書情報更新部１３３１は、申請書取得部１０１によって電子文書化された申請書情報を更新対象の文書情報と置換えるものである。さらに、文書更新部１３３は、置換えられた文書情報を文書データベース２０００に格納するものである。

また、文書更新部１３３は、承認部１２７で未承認の文書情報の承認の指示を受付けた場合に、ログ情報生成部１１７によって生成されたログ情報、時刻情報生成部１１９によって生成された時刻情報および署名情報生成部１２３によって生成された署名情報を更新対象の文書情報に格納または更新対象の文書情報と置換えるものである。ライセンス情報更新部１３３２は、文書情報中の仮ライセンス情報または本ライセンス情報を、ライセンス情報生成部１２９で生成された本ライセンス情報に置換えるものである。さらに、文書更新部１３３は、置換えた文書情報を文書データベース２０００に格納するものである。

次に、以上のように構成されている電子文書管理装置による電子文書登録・更新・出力処理について説明する。図７−１〜図７−４は、申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部が行う電子文書登録・更新・出力処理手順を示すフローチャートである。

申請書取得部１０１は、申請書を取得する（ステップＳ７０１）。具体的には、スキャナが紙による申請書を画像データとして読込むことであり、また、入力画面から入力された項目からテキストデータなどを生成することである。申請書取得部１０１は、取得された申請書を電子文書化する（ステップＳ７０２）。例えば、スキャナによって読込まれた画像データをテキストデータやＰＤＦ（Portable Document Format）データなどに変換するものである。申請書取得部１０１は、申請書を取得した時刻をメモリ上に格納する（ステップＳ７０３）。

申請者認証部１２１は、申請者を認証する（ステップＳ７０４）。具体的には、ＩＤリーダによって申請者が所持するＩＤカードから読取ったＩＤと画面上から入力されたパスワードとの組合せが、認証データベース１０００に格納されているか否かによって申請者の認証を行う。また、パスワードの入力に換えて、指紋や静脈などのバイオメトリクス認証によって申請者の認証を行ってもよい。

申請者認証部１２１は、申請者が認証されたか否かを判断する（ステップＳ７０５）。申請者が認証されていないと判断した場合には（ステップＳ７０５：Ｎｏ）、申請者認証部１２１は警告を表示して（ステップＳ７０６）、処理を終了する。申請者が認証されたと判断した場合には（ステップＳ７０５：Ｙｅｓ）、申請書種別判定部１０３は電子文書化された申請書情報から申請書の種別を判定する（ステップＳ７０７）。

申請書の種別が登録であると判定した場合には（ステップＳ７０７：登録）、ログ情報生成部１１７は申請書を取得した時刻と申請書の種別、すなわち登録からログを生成し、ログ情報に格納する（ステップＳ７０８）。仮ライセンス情報生成部１０５は、電子文書化された申請書情報から仮ライセンス情報を生成する（ステップＳ７０９）。

時刻情報生成部１１９は、申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する（ステップＳ７１０）。具体的には、申請書情報とログ情報と仮ライセンス情報のハッシュ値を用いて時刻認証を行い、時刻情報を生成するものである。署名情報生成部１２３は、申請者の署名情報を生成する（ステップＳ７１１）。具体的には、申請書情報とログ情報と仮ライセンス情報のハッシュ値を用いて電子署名を行い、署名情報を生成するものである。

文書作成部１３１は、申請書情報、ログ情報、署名情報、時刻情報、仮ライセンス情報を１つの文書情報に合成する（ステップＳ７１２）。なお、署名情報や時刻情報は、ＰＤＦデータのレイヤに埋め込むような形式で格納しても、他の形式で格納してもよい。文書作成部１３１は、合成した文書を文書データベース２０００に格納する（ステップＳ７１３）。図９は、登録申請時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。文書情報には、電子文書化した申請書情報、申請者を認証した署名情報、申請時刻を認証した時刻情報、申請と仮発行のログが記録されたログ情報、仮ライセンス情報が格納されている。

このように、申請書を取得した段階で認証情報を含めた承認に必要な申請関連情報を総てデータベースに格納するため、申請処理は申請処理として完結することができ、承認処理は申請処理が完結後に独立して処理することができる。

ステップＳ７０７において、申請書の種別を更新であると判定した場合には（ステップＳ７０７：更新）、更新権限判定部１０７は更新対象の文書情報を文書データベース２０００から取得する（ステップＳ７１４）。具体的には、更新申請書のライセンス名と文書データベースから取得した文書情報の申請書のライセンス名とが一致し、かつログ情報で最終のログが“正式発行”である文書情報を取得するものである。

更新権限判定部１０７は、更新申請書の更新者名が取得した文書情報の申請書の申請者名と一致するか否かを判断する（ステップＳ７１５）。更新申請書の更新者名が取得した文書情報の申請書の申請者名と一致しないと判断した場合には（ステップＳ７１５：Ｎｏ）、更新権限判定部１０７は警告を表示し（ステップＳ７１６）、処理を終了する。

更新申請書の更新者名が取得した文書情報の申請書の申請者名と一致すると判断した場合には（ステップＳ７１５：Ｙｅｓ）、更新期限判定部１０９は文書情報のログ情報によって更新時が正式発行時から一定期間内であるか否かを判定する（ステップＳ７１７）。文書情報のログ情報によって更新時が正式発行時から一定期間内でないと判定した場合は（ステップＳ７１７：Ｎｏ）、更新期限判定部１０９は警告を表示し（ステップＳ７１８）、処理を終了する。

文書情報のログ情報によって更新時が正式発行時から一定期間内であると判定した場合は（ステップＳ７１７：Ｙｅｓ）、ログ情報生成部１１７は申請書を取得した時刻と申請書の種別からログを生成し、ログ情報に追加する（ステップＳ７１９）。

時刻情報生成部１１９は申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する（ステップＳ７２０）。具体的には、上述と同様に更新申請書情報とログ情報と本ライセンス情報のハッシュ値を用いて時刻認証を行い、時刻認証情報を生成するものである。署名情報生成部１２３は、申請者の署名情報を生成する（ステップＳ７２１）。具体的には、更新申請書情報とログ情報と本ライセンス情報のハッシュ値を用いて電子署名を行い、電子署名情報を生成するものである。

申請書情報更新部１３３１は、文書情報の申請書を更新申請書に置換える（ステップＳ７２２）。文書更新部１３３は、文書情報のログ情報、申請署名情報、申請時刻情報を置換える（ステップＳ７２３）。文書更新部１３３は、更新した文書情報を文書データベース２０００に格納する（ステップＳ７２４）。図１０は、更新申請時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。文書情報には、電子文書化した更新申請書情報、更新者を認証した署名情報、更新申請時刻を認証した時刻情報、更新願いのログが記憶されたログ情報、本ライセンス情報、承認者を認証した署名情報、承認時刻を認証した時刻情報が格納されている。

このように、ライセンスの更新を申請する場合には、登録時に格納されている文書情報の申請書情報、署名情報、時刻情報を更新時の申請書情報、署名情報、時刻情報に置換え、ログ情報に更新履歴を追加することにより、登録時のデータ量とほぼ同様のデータ量で申請情報が保持されるため、文書情報のデータ容量の増加を防止することができる。

ステップＳ７０７において、申請書の種別を出力であると判定した場合には（ステップＳ７０７：出力）、出力権限判定部１１１は更新対象の文書情報を文書データベース２０００から取得する（ステップＳ７２５）。

出力権限判定部１１１は、出力申請書の出力者名が取得した文書情報のライセンス情報のライセンス対象者名と一致するか否かを判断する（ステップＳ７２６）。出力申請書の出力者名が取得した文書情報のライセンス情報のライセンス対象者名と一致しないと判断した場合には（ステップＳ７２６：Ｎｏ）、出力権限判定部１１１は警告を表示し（ステップＳ７２７）、処理を終了する。

出力申請書の出力者名が取得した文書情報のライセンス情報のライセンス対象者名と一致すると判断した場合には（ステップＳ７２６：Ｙｅｓ）、出力期限判定部１１３は文書情報のログ情報から出力時が正式発行時から一定期間内であるか否かを判定する（ステップＳ７２８）。文書情報のログ情報から出力時が正式発行時から一定期間内でないと判定した場合には（ステップＳ７２８：Ｎｏ）、出力期限判定部１１３は警告を表示し（ステップＳ７２９）、処理を終了する。

文書情報のログ情報から出力時が正式発行時から一定期間内であると判定した場合には（ステップＳ７２８：Ｙｅｓ）、出力部１１５はＩＤカードに出力するか否かを判断する（ステップＳ７３０）。ＩＤカードに出力すると判断した場合には（ステップＳ７３０：Ｙｅｓ）、ＩＤカードに出力対象である文書情報を出力する（ステップＳ７３１）。ＩＤカードに出力しないと判断した場合には（ステップＳ７３０：Ｎｏ）、出力対象である文書情報を紙に出力する（ステップＳ７３２）。紙に出力する場合には、不正コピー防止対策として背景に地紋を重ねた上で出力する。また、出力対象は、ライセンス情報、申請書、ログ情報など文書情報に含まれる情報を選択できるようにしてもよい。

このように、登録、更新を繰り返しても文書情報のデータ量が増加することがないため、ＩＤカードのような比較的容量の少ない記憶媒体に保持することができる。また、ＩＤカードのような携帯可能な記憶媒体に記憶することにより、ライセンス証を必要な時、場所で出力または表示することができる。

次に、電子文書管理装置による電子文書承認処理について説明する。図８−１、図８−２は、承認者認証部、承認部、ログ情報生成部、ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、ライセンス情報更新部、文書更新部が行う電子文書承認処理手順を示すフローチャートである。

承認者認証部１２５は、承認者を認証する（ステップＳ８０１）。具体的には、ＩＤリーダによって承認者が所持するＩＤカードから読取ったＩＤと画面上から入力されたパスワードとの組合せが、認証データベース１０００に格納されているか否かによって承認者の認証を行う。また、申請者認証と同様にパスワードの入力に換えて、指紋や静脈などのバイオメトリクス認証によって申請者の認証を行ってもよい。

承認者認証部１２５は、承認者として認証されたか否かを判断する（ステップＳ８０２）。承認者として認証しないと判断した場合には（ステップＳ８０２：Ｎｏ）、承認者認証部１２５は警告を表示して（ステップＳ８０４）、処理を終了する。

承認者として認証されたと判断した場合には（ステップＳ８０２：Ｙｅｓ）、承認部１２７は文書データベース２０００から未承認の文書情報を取得する（ステップＳ８０３）。具体的には、文書情報のログ情報の最終のログが“仮発行”または“更新願い”である文書情報で、かつ認証データベース１０００で申請者名に対応する承認者名と承認者認証部１２５で認証された承認者名が一致する文書情報を取得する。

承認部１２７は、承認の指示を受付けたか否かを判断する（ステップＳ８０５）。具体的には、承認者が画面上に表示される文書情報の登録・更新申請書情報と、署名情報と、時刻情報と、ログ情報と、仮ライセンス情報または本ライセンス情報とを確認した上で、登録または更新の承認の指示を受付けるものである。承認の指示を受付けないと判断した場合には（ステップＳ８０５：Ｎｏ）、処理を終了する。

承認の指示を受付けたと判断した場合には（ステップＳ８０５：Ｙｅｓ）、ログ情報生成部１１７は承認した時刻と承認内容からログを生成し、ログ情報に格納する（ステップＳ８０６）。ライセンス情報生成部１２９は、文書情報の申請書情報から本ライセンス情報を生成する（ステップＳ８０７）。時刻情報生成部１１９は、承認した時刻を認証する時刻情報を生成する（ステップＳ８０８）。

署名情報生成部１２３は、承認者の署名情報を生成する（ステップＳ８０９）。ライセンス情報更新部１３３２は、文書情報中のライセンス情報を更新する（ステップＳ８１０）。具体的には、登録の承認の場合には文書情報の仮ライセンス情報をライセンス情報生成部１２９で生成した本ライセンス情報に置換える。また、更新の承認の場合には文書情報の本ライセンス情報をライセンス情報生成部１２９で生成した本ライセンス情報に置換える。

文書更新部１３３は、文書情報を更新する（ステップＳ８１１）。具体的には、登録の承認の場合には文書情報に承認時刻情報、承認署名情報を追加し、ログ情報を置換える。また、更新の承認の場合には承認時刻情報、承認署名情報、ログ情報を置換える。文書更新部１３３は、更新した文書情報を文書データベース２０００に格納する（ステップＳ８１２）。図５は、登録承認時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。文書情報には、電子文書化した申請書情報、申請者を認証した署名情報、申請時刻を認証した時刻情報、正式発行のログが追加されたログ情報、本ライセンス情報、承認者を認証した署名情報、承認時刻を認証した時刻情報が格納されている。

図１１は、更新承認時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。文書情報には、電子文書化した更新申請書情報、更新者を認証した署名情報、更新申請時刻を認証した時刻情報、更新発行のログが追加されたログ情報、本ライセンス情報、更新の承認者を認証した署名情報、更新の承認時刻を認証した時刻情報が格納されている。

このように、ライセンス情報を含んだ文書情報は複数回更新を行っても、データ量は変わらないため、文書情報のデータ量の増加を抑制することができる。また、承認者が時刻情報および署名情報という認証情報を含んだ文書情報を参照して承認の指示を行うことができるため、不正なライセンスの発行を防止することができる。

図１２は、本実施の形態の電子文書管理装置のソフトウェア・ハードウェア構成の一例を示す説明図である。上述の各部による電子文書登録・更新・出力処理および電子文書承認処理は、かかるソフトウェア・ハードウェア構成によって実現される。

ソフトウェア・ハードウェア構成はハードウェア層、ドライバ層、基本機能層、アプリケーション層に分かれている。ハードウェア層には、個人認証をするためのＩＤカード認証装置、申請書を読み取る際の画像読取装置、転写紙に書類を印刷するための印刷出力装置、操作や処理状況を表示するための表示装置、操作入力をするためのキーボード、外部と接続するためのネットワークのＩ／ＦとＵＳＢのＩ／Ｆ、文書を格納するための文書データベース、個人認証のための個人認証データベース、履歴を格納するためのログデータベース、及び時刻を取得するための時計が存在している。

なお、ＩＤカード認証装置に関しては、キーボードからのパスワード入力で認証をしてもよいが、認証装置そのものに、指紋や静脈等のバイオメトリクス情報を検出する機能があっても構わない。

ドライバ層には、ＩＤカード認証装置を読み書きする機能、読取装置からの画像データを取得する画像読取機能、印刷出力装置に印刷する画像データを転送するための画像出力機能、表示装置に表示データを出力するための表示機能、キーボード制御を行うキーボード入力機能、ネットワークとＵＳＢの通信を制御するＩ／Ｆ制御機能、データベースや通信のデータの情報漏洩を防ぐための暗号／復号機能、データベースの読み書き機能、時計から時刻を取得するための時刻取得機能が存在している。

基本機能層には、申請者及び承認者の認証を行うための個人認証機能、紙の申請書の情報を認識するための画像文字認識機能、印刷データを展開するための画像展開機能、申請及び承認の際の電子署名を作成するための署名作成機能、電子文書登録の際の申請書、履歴情報、ライセンス証、署名データ、時刻認証データを一体化するための文書合成機能、データベースへの登録や差し換え時の削除等を処理するための文書登録／消去機能、承認時や更新時に所望の文書を探すための文書検索機能が存在しており、アプリケーション層の処理から共通に利用される。

アプリケーション層には、申請者の個人認証データの照合を行う認証者判断機能、申請時や承認時や更新時に新たにライセンス証の画像を作成するライセンス証作成機能、印刷出力をコピーした際に文字が浮き出すことにより不正コピーを防止するための画像を作成するコピー防止画像作成機能、処理をした際に履歴情報を作成／更新する履歴情報作成機能、及び、システムの利用者に操作を促す表示とキーボード入力の判断を行う操作制御機能が存在している。

図１２のソフトウェア・ハードウェア構成例では、全ての処理をひとつの装置で行っているように見えるが、それぞれの機能を別々のＰＣや装置で分離しても、一体化しても構わない。例えば、点線で囲まれたＩＤカードの部分をＵＳＢで接続しても、同様に点線で囲まれた画像読み取りの機能や印刷出力装置もネットワークＩ／Ｆで接続しても問題はない。同様にデータベース毎にサーバを立ててネットワークで接続しても同様である。ただし、分離した場合には、情報漏洩を防止するために通信経路上において暗号化して出力する必要がある。よって、データそのものを暗号化するか、暗号のプロトコル（ＳＳＬ等）を利用して通信を行う。

本実施の形態の電子文書管理装置は、ＣＰＵなどの制御装置と、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭなどの記憶装置と、ＨＤＤ、ＣＤドライブ装置などの外部記憶装置と、ディスプレイ装置などの表示装置と、キーボードやマウスなどの入力装置を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。

本実施の形態の電子文書管理装置で実行される電子文書管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記録されて提供される。

また、本実施形態の電子文書管理装置で実行される電子文書管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施形態の電子文書管理装置で実行される電子文書管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、本実施形態の電子文書管理プログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

本実施の形態の電子文書管理装置で実行される電子文書管理プログラムは、上述した各部（申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部、承認者認証部、承認部、ライセンス情報生成部、ライセンス情報更新部）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記記憶媒体から電子文書管理プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部、承認者認証部、承認部、ライセンス情報生成部、ライセンス情報更新部が主記憶装置上に生成されるようになっている。

本発明の実施の形態にかかる電子文書管理装置の構成を示すブロック図である。 登録申請書の一例を示す説明図である。 更新申請書の一例を示す説明図である。 出力申請書の一例を示す説明図である。 文書データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。 認証データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。 申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部が行う電子文書登録・更新・出力処理手順を示すフローチャートである。 申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部が行う電子文書登録・更新・出力処理手順を示すフローチャートである。 申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部が行う電子文書登録・更新・出力処理手順を示すフローチャートである。 申請書取得部、申請者認証部、申請書種別判定部、ログ情報生成部、仮ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、文書作成部、更新権限判定部、更新期限判定部、申請書情報更新部、文書更新部、出力権限判定部、出力期限判定部、出力部が行う電子文書登録・更新・出力処理手順を示すフローチャートである。 承認者認証部、承認部、ログ情報生成部、ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、ライセンス情報更新部、文書更新部が行う電子文書承認処理手順を示すフローチャートである。 承認者認証部、承認部、ログ情報生成部、ライセンス情報生成部、時刻情報生成部、署名情報生成部、ライセンス情報更新部、文書更新部が行う電子文書承認処理手順を示すフローチャートである。 登録申請時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。 更新申請時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。 更新承認時に文書データベースに格納される文書情報の一例を示す説明図である。 本実施の形態の電子文書管理装置のソフトウェア・ハードウェア構成の一例を示す説明図である。

符号の説明

１０ 電子文書管理装置
１０１ 申請書取得部
１０３ 申請書種別判定部
１０５ 仮ライセンス情報生成部
１０７ 更新権限判定部
１０９ 更新期限判定部
１１１ 出力権限判定部
１１３ 出力期限判定部
１１５ 出力部
１１７ ログ情報生成部
１１９ 時刻情報生成部
１２１ 申請者認証部
１２３ 署名情報生成部
１２５ 承認者認証部
１２７ 承認部
１２９ ライセンス情報生成部
１３１ 文書作成部
１３３ 文書更新部
１３３１ 申請書情報更新部
１３３２ ライセンス情報更新部
１０００ 認証データベース
２０００ 文書データベース

Claims (8)

1. 登録申請書を取得する登録申請書取得手段と、
   申請者を識別する申請者識別情報に基づいて申請者を認証する申請者認証手段と、
   前記申請者認証手段によって申請者が認証された場合には、前記登録申請書取得手段が取得した前記登録申請書の申請者の署名情報を生成する署名情報生成手段と、
   前記登録申請書取得手段によって取得した前記登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成する仮ライセンス情報生成手段と、
   前記登録申請書取得手段が前記登録申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する時刻情報生成手段と、
   前記登録申請書取得手段が前記登録申請書を取得した時刻を保持するログ保持手段と、
   前記登録申請書取得手段によって取得された前記登録申請書を保持する登録申請書保持手段と、
   前記署名情報生成手段によって生成された前記署名情報を保持する署名情報保持手段と、
   前記仮ライセンス情報生成手段によって生成された前記仮ライセンス情報を保持するライセンス情報保持手段と、
   前記時刻情報生成手段によって生成された前記時刻情報を保持する時刻情報保持手段と、
   承認者からの指示により前記登録申請書と前記署名情報に基づいて前記ライセンス情報の登録を承認する登録承認手段と、
   前記登録承認手段により前記仮ライセンス情報が承認された場合には、前記仮ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報を本ライセンス情報に置換えるライセンス情報更新手段と、
   前記仮ライセンス情報が承認された時刻を前記ログ保持手段に追加するログ更新手段と、
   を備えることを特徴とする電子文書管理装置。
2. 前記本ライセンス情報の更新を申請する更新申請書を取得する更新申請書取得手段と、
   前記本ライセンス情報の更新を申請する更新者を認証する更新者認証手段と、
   前記更新者認証手段によって前記更新者が認証された場合に、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換える申請書情報更新手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理装置。
3. 前記更新者認証手段によって認証された前記更新者が前記本ライセンス情報を更新する権限を有するか否かを判定する更新権限判定手段、をさらに備え、
   前記申請書情報更新手段は、さらに前記更新権限判定手段によって権限を有すると判定された場合には、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換えることを特徴とする請求項２に記載の電子文書管理装置。
4. 前記更新申請書取得手段が前記更新申請書を取得した時刻が前記ログ保持手段に保持されている前回の登録申請の時刻または更新申請の時刻から一定期間以内であるか否かを判定する更新期限判定手段、をさらに備え、
   前記申請書情報更新手段は、さらに前記更新期限判定手段によって一定期間以内であると判定された場合には、前記登録申請書保持手段に保持されている前記登録申請書を前記更新申請書取得手段によって取得した前記更新申請書に置換えることを特徴とする請求項２または請求項３に記載の電子文書管理装置。
5. 承認者からの指示により前記更新申請書と前記署名情報に基づいて前記本ライセンス情報の更新を承認する更新承認手段、をさらに備え、
   前記ライセンス情報更新手段は、さらに前記更新承認手段により前記本ライセンス情報の更新が承認された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記本ライセンス情報を更新することを特徴とする請求項２〜４のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
6. 前記本ライセンス情報の出力を申請する出力申請書を取得する出力申請書取得手段と、
   前記本ライセンス情報の出力を申請する出力者を認証する出力者認証手段と、
   前記出力申請書取得手段によって取得された前記出力申請書を保持する出力申請書保持手段と、
   前記出力者認証手段によって出力者が認証された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報または前記本ライセンス情報を携帯型記憶媒体に出力する出力手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の電子文書管理装置。
7. 登録申請書を取得する登録申請書取得ステップと、
   申請者を識別する申請者識別情報に基づいて申請者を認証する申請者認証ステップと、
   前記申請者認証ステップによって申請者が認証された場合には、前記登録申請書取得ステップが取得した前記登録申請書の申請者の署名情報を生成する署名情報生成ステップと、
   前記登録申請書取得ステップによって取得した前記登録申請書に基づいて仮ライセンス情報を生成する仮ライセンス情報生成ステップと、
   前記登録申請書取得ステップが前記登録申請書を取得した時刻を認証する時刻情報を生成する時刻情報生成ステップと、を有し、
   前記登録申請書取得ステップが前記登録申請書を取得した時刻を保持するログ保持手段と、
   前記登録申請書取得ステップによって取得された前記登録申請書を保持する登録申請書保持手段と、
   前記署名情報生成ステップによって生成された前記署名情報を保持する署名情報保持手段と、
   前記仮ライセンス情報生成ステップによって生成された前記仮ライセンス情報を保持するライセンス情報保持手段と、
   前記時刻情報生成ステップによって生成された前記時刻情報を保持する時刻情報保持手段と、を備え、
   承認者からの指示により前記登録申請書と前記署名情報に基づいて前記仮ライセンス情報の登録を承認する登録承認ステップと、
   前記登録承認ステップにより前記仮ライセンス情報が承認された場合には、前記ライセンス情報保持手段に保持されている前記仮ライセンス情報を本ライセンス情報に書き換えるライセンス情報更新ステップと、
   前記仮ライセンス情報が承認された時刻を前記ログ保持手段に追加するログ更新ステップと、
   を有することを特徴とする電子文書管理方法。
8. 請求項７に記載された電子文書管理方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。

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