JP3902400B2 - 電子メールアカウント管理システムと記録媒体 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールシステムのシステムデータベース(以下、システムDBと記す)更新方法に係り、特に人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更・削除に合わせて、アドレス管理DBの内容を自動的に更新することができる電子メールシステムのシステムDB更新方法およびそのプログラムに関する。
【0002】
【従来の技術】
人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更に合わせて、システム管理DBの内容を変更する必要があるが、(イ)人事移動通知には全員が掲載されておらず、主だった人しか掲載されていない場合には、メールを出す人は前の職場に出してしまうため、それらの人に対して移動したことを通知する必要がある。(ロ)また、誤って移動前の職場にメールを出した場合、蓄積されたメールを移動先に転送するか否か調査する必要がある。従って、移動したことが企業内に周知徹底されるのは職場の規模にもよるが、1週間ないし1箇月程度はかかるものと考えられる。
従来、人事管理システムの更新に関する提案としては、例えば特開平2000-112844号公報に記載の人事情報システムがある。上記公報には、人事情報をDBに格納して管理する人事管理システムと電子メールシステムとを連動させて、人事異動等があったときに人事異動情報に従って電子メールシステムのDBを自動更新する技術が記載されている。この場合、移動があると電子メールシステムのDBを即座に変更している。
【0003】
また、特開平11-74883号公報に記載のシステム管理装置およびその方法では、ネットワークシステムを構成する装置それぞれに固有の装置情報を、装置のユーザおよび装置を保有する組織に関連付けて管理する技術が記載されている。
具体的には、ユーザがある組織から去って、人事・組織DBに変更が生じ、その被管理装置に次のユーザに関する新たな装置データが設定されると、システム管理プログラムは人事・組織DBとシステム管理DBを検索し、元のユーザが用いていた被管理装置の装置データを取得すると共に、被管理装置から最新の装置データを取得する。そして、システム管理プログラムは、取得したこれらの装置データが一致しない場合にユーザの変更を認識し、システムDB内の被管理装置の装置データを、人事・組織DB内の新たなユーザの人事情報データに合わせて変更し、システム管理DBの内容を自動的に更新するものである。この場合、移動があると、システム管理DBの内容を即座に更新している。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
一般に、企業等においては、人事異動日を境に異動対象の社員や組織の業務の変更が直ちに行われることは少なく、上記従来技術のように人事・組織DBに合わせて電子メールシステムのシステムDBの内容が即座に更新されるのが必ずしもよいとは限らない。企業を例に取ると、ある社員が人事異動により他組織へ異動した時、この社員に電子メールを送信しようとした他の社員が人事異動を知らずにメールを送信してしまう危険がある。このときメールの内容が、移動した社員個人に即した内容であれば特に問題はないが、組織固有の内容のメールであった場合には組織異動した当該社員には送る必要がなく、その社員が属していた元の組織の社員宛にメールを転送するか、あるいは送信元に対して間違って送信されてきた旨の通知を出すか、検討が必要である等、企業内の電子メール送受信がスムーズに行われなくなってしまう可能性もある。
【0005】
上記従来技術では、人事異動の実施に伴って作成された人事異動情報(特開平2000-112844号公報)や、人事・組織DB(特開平11-74883号公報)の変更に従って、電子メールシステムのデータベースが即座に変更されてしまうため、例えば、社員に割り当てられているメールアカウントの改廃が行われる場合、廃止対象のメールアカウントから新規作成対象のメールアカウントに対してメール内容等のデータの移行期間については全く考慮されていない。
【0006】
本発明の目的は、このような従来技術の問題点を解決し、人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更に合わせて、電子メールシステムのシステムDBの更新を待機期間を設けて行うことができる電子メールシステムのシステムDB更新方法およびそのプログラムを提供することである。
【0007】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明による電子メールシステムのシステムDB更新方法は、第1に、人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更に合わせて電子メールシステムのシステムDBの内容を更新する際に、予め定義された更新ルールに基づいて、前記更新対象データについて複数の段階に分けて更新処理を行うことを特徴としている。
第2に、上記更新ルールは、前記複数の段階に分けて更新するときの期間と、前記期間に更新対象データに付加される属性値であることを特徴としている。
【0008】
第3に、上記更新処理がシステムDBへの削除処理である場合、直ちにシステム管理DBから対象となるデータを物理的に削除するのではなく、前記削除対象データに削除マークを付加する等の論理的な削除を行い、その後、物理的な削除を行うことを特徴としている。
このように本発明では、人事異動日からシステムDBの物理的な削除までにタイムラグを設けたことにより、データの移行期間として利用することもできる。また、更新対象データにマークを付加する等、論理的な削除を視覚的に行うことにより、対象データ利用者への注意を促すこともできる、という効果もある。
【0009】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施例を、図面により詳細に説明する。
図1は、本発明を適用した企業内の電子メールシステムのシステム構成図である。
図1において、120は電子メールの送受信を制御するメールサーバ、101は人事・組織DB、102はメールサーバ120のシステムDBであり、メールサーバ120の管理下にある複数のクライアントコンピュータからメール送信する際に参照される各社員のメールアドレスが格納されているDBである。103は、メールサーバシステムDB102内に格納されるアカウント管理テーブルであって、テーブルの内容は各クライアントから参照される。111はメールクライアント、104はメールサーバ120のコンピュータで実行されるシステム管理DB更新プログラムである。本実施例では、システム管理DB更新プログラム104の更新処理の一つである削除機能として、論理的削除機能106と物理的削除機能107、および削除データ管理テーブル109と削除ルールテーブル110を格納するパラメータDB108を新たに設けた。
【0010】
本実施例においては、人事異動や組織改正があると同時に人事・組織DB101の内容が更新される。システム管理DB更新プログラム104はCD−ROM等の記録媒体に記録され、これをメールサーバ120にインストールすることにより実行される。メールサーバ120のシステム管理DB更新プログラム104が起動することにより、人事・組織DBの変更に合わせてメールサーバシステムDB102の内容が更新される。更新処理には削除と修正があり、削除は人事移動で職場間を移動する際に前の職場からは削除され、新しい職場には追加され、例えば結婚により姓が変わった場合には同じ職場において修正が施される。本実施例では、システム管理DB更新プログラム104はシステムDB102の内容を変更する際に、パラメータDB108に格納された削除ルールテーブル110を参照して、更新対象データに対して複数段階に分けて更新処理を行う。更新ルールテーブル110には、複数段階に分けて更新する場合の期間と属性値が登録されている。更新の最初は、論理的削除機能106を動作させて対象表示名にマークを記入して、これを参照した人は間もなく削除されることを知ることができるようにしておく。次に、定められた期間が経過した時点で、次の物理的削除機能107を動作させて対象表示名を完全に削除する。なお、3段階以上に分けて行なうことも可能である。アカウント管理テーブル109には、新アカウント、削除対象アカウント名、人事・組織DBの変更日、システムDBの更新予定日が記述されている。
【0011】
図3は、本発明によるアカウント管理テーブル(103)のテーブル遷移図である。
301は論理的削除前の状態を示し、302は論理的削除実行後の状態を示している。論理的削除として、アカウントの持つ属性の変化を示している。ここでは、設計係から移動した田中さんの表示名に(旧)を付加している。
【0012】
図4は、本発明による削除アカウント管理テーブル(109)の具体例を示す図である。
これは、物理的削除対象アカウントの削除タイミングを管理している。削除アカウント管理テーブル109には、システム管理DB更新プログラム104によって『削除対象アカウント名』、『人事・組織DBの変更日』、『システムDB更新予定日』(503)および『新アカウント』がそれぞれ記述される。
ここでは、人事・組織DBの変更日は、田中さんが2000年3月20日、長谷川さんが2000年3月25日であり、システムDB更新予定日は、田中さんが2000年3月27日、長谷川さんが2000年4月1日であり、いずれも更新日から7日目となっている。
【0013】
図5は、本発明による削除ルールテーブル(110)の具体例を示す図である。
削除ルールテーブル110では、『パラメータ名』、『移動期間』(501)、『削除マーク付加対象属性』(502)についてそれぞれ規定している。パラメータ名は値で示し、移動期間(501)は7日とし、削除マーク付加対象属性(502)は表示名(ここでは(旧)の文字)としている。
【0014】
図6は、本発明の論理的削除によるアドレス帳の変化を示す遷移図である。
メールクライアント111のユーザは、メール送信時にこのメールサーバシステムDB102を参照するので、図6に示すように、アドレス帳602で、削除マークが表示されていることにより、このアカウント(「田中」)が削除対象であることがわかる。
【0015】
図2は、図1におけるシステム管理DB更新プログラムの処理フローチャートである。
システム管理DB更新プログラム104の処理動作により、アカウント管理テーブル103の対象を削除処理する例で説明する。
まず、人事・組織DB101における社員が組織異動等により削除されたことで、論理的削除機能106が実行され、削除ルールテーブル110に従って、アカウント管理テーブル103の対象アカウントの論理的削除が行われる(ステップ201)。この際に、論理的削除としては、削除マーク付加対象属性502である表示名の先頭に(旧)の文字が付加される。メールクライアント111のユーザは、メール送信時にこのメールサーバシステムDB102を参照するので、図6に示すように、アドレス帳602で削除マークが表示されていることにより、このアカウント(「田中」)が削除対象であることがわかる。論理的削除実行後、削除対象アカウントは図4に示すように削除アカウント管理テーブル109に登録され、この時、システムDB更新予定日503として論理的削除実施日から移行期間501を考慮したものが設定される(ステップ202)。物理的な削除はシステムDB更新予定日503になると実施されるので(ステップ204)、それまでにデータ移行や通知等を行う(ステップ203)。物理的な削除実施後、削除アカウント管理テーブル109から対象アカウントが削除される(ステップ205)。
【0016】
論理的削除から物理的削除までの期間に、削除対象アカウント宛に送信されてきたメールは、メールサーバの機能により、該当するアカウントの異動後のメールボックスに転送されるか、あるいは、送信者に対して該当するアカウントが変更された旨の通知を行う。なお、データの移動と通知メールの送信は、人手により行ってもよいが、自動的に行うことも可能である。すなわち、通知文の自動送信は、削除アカウント管理テーブル109の削除対象アカウント名を読み込み、新しいアカウントから宛先を読み込むことにより、自動的に移動通知文のメール送信が可能である。ただし、この場合、メールサーバシステムの機能に依存するので、全て自動化できるとは限らない。
なお、実施例では、論理的削除と物理的削除の2段階で更新(削除)処理を行っているが、2段階に限定されず、3段階以上に分けて順次更新(削除)を行うことも可能である。また、実施例では、論理的削除から物理的削除までの期間を7日としているが、この期間は任意に定めることができる。さらに、属性値としてマーク等を付加しているが、これに限定されることなく、文字を変えたり、一字のみ削除したり、その他、種々の属性値とすることができる。
【0017】
図2に示すシステム管理DB更新のフローをプログラム104に変換し、変換されたプログラムをメールサーバのコンピュータあるいは任意のコンピュータにローディングまたはダウンロードすることにより、実行すれば、本発明を自動的にかつ容易に実現することができる。
【0018】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更に合わせて、システムDBの内容を自動的に更新するシステムDB更新プログラムを設けることにより、データ移行のための待機期間を設けることが可能となる。また、人事異動日からシステムDBの物理的な削除までにタイムラグを設けたことにより、データの移行期間として利用することもでき、また、更新対象データにマークを付加する等、論理的な削除を視覚的に行うことにより、対象データ利用者への注意を促すこともできる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明が適用される企業内の電子メールシステムのシステム構成図である。
【図2】本発明の一実施例を示す電子メールシステムのシステムDB更新方法の動作フローチャートである。
【図3】本発明におけるメールサーバのアカウントを管理するためのアカウント管理テーブルの遷移図である。
【図4】本発明の削除アカウントを管理するための削除アカウント管理テーブルの図である。
【図5】本発明の削除のルールを設定するための削除ルールテーブルの図である。
【図6】本発明により論理的な削除を実行した際のメールクライアントでのアドレス帳の変化を示す図である。
【符号の説明】
101…人事・組織DB、102…メールサーバシステムDB、
103…アカウント管理テーブル、
104…システム管理DB更新プログラム、105…削除機能、
106…論理的削除機能、107…物理的削除機能、
108…パラメータDB、109…削除アカウント管理テーブル、
110…削除ルールテーブル、111…メールクライアント、
120…メールサーバ、301…論理的削除前のアカウントテーブル、
302…論理的削除後のアカウントテーブル、501…移行期間、
502…削除マーク付加対象属性、503…システムDB更新予定日、
601…論理的削除前のアドレス帳、602…論理的削除後のアドレス帳。
Claims (6)
- 人事異動や組織改正による人事・組織DBの変更に合わせて、電子メールシステムのシステムDBのアカウント情報を更新する電子メールアカウント管理システムであって、
前記人事・組織DBの変更に合わせて新たなアカウントを前記システムDBに追加する手段と、
前記追加した新アカウントと該新アカウントの追加に伴い削除対象となったアカウントとの組を、当該削除対象アカウントから当該新アカウントへの更新予定日に対応付けて登録したテーブル情報を格納する手段と、
前記テーブル情報を参照し、更新予定日に達した削除対象アカウントを前記システムDBから削除する手段と
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。 - 請求項1に記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記テーブル情報に登録する前記更新予定日は複数の期間に分け、
前記人事・組織DBの変更に伴う前記電子メールシステムのシステムDBにおけるアカウント情報の更新を、段階的に分けて順次に行う
ことを特徴とする電子メールアカウント管理システム。 - 請求項1もしくは請求項2のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記システムDBから読み出されるアカウントが、前記テーブル情報に削除対象アカウントとして登録されたアカウントであれば、当該アカウントに該アカウントが間もなく削除されることを示す情報を付与して表示する手段
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。 - 請求項1から請求項3のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記更新予定日前に前記削除対象アカウント宛の電子メールの送信があれば、当該アカウントが削除対象のアカウントであることを送信元に通知する手段と
を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。 - 請求項1から請求項3のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムであって、
前記更新予定日前に前記削除対象アカウント宛の電子メールの送信があれば、
前記テーブル情報を参照して、当該削除対象アカウントと組の新アカウント宛に転送する手段を有することを特徴とする電子メールアカウント管理システム。 - コンピュータを、請求項1から請求項5のいずれかに記載の電子メールアカウント管理システムにおける各手段として機能させるためのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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