JP3421187B2 - 期日指定メール方法 - Google Patents
期日指定メール方法Info
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- JP3421187B2 JP3421187B2 JP03147596A JP3147596A JP3421187B2 JP 3421187 B2 JP3421187 B2 JP 3421187B2 JP 03147596 A JP03147596 A JP 03147596A JP 3147596 A JP3147596 A JP 3147596A JP 3421187 B2 JP3421187 B2 JP 3421187B2
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、企業内の定型業務
を中心に電子メール及びワークフローシステム等に活用
することにより業務の自動化・適正化・処理の抜け漏れ
防止等を行ない業務の効率向上するための方法に係わ
る。
を中心に電子メール及びワークフローシステム等に活用
することにより業務の自動化・適正化・処理の抜け漏れ
防止等を行ない業務の効率向上するための方法に係わ
る。
【０００２】
【従来の技術】従来より、電子メールシステムでは、保
留機能を持ち一時保管できる。これにより、必要なとき
に操作者は送信メッセージを保留ファイルより抜き出し
て従来の送信メッセージと同じように関連部署に送信で
きる。
留機能を持ち一時保管できる。これにより、必要なとき
に操作者は送信メッセージを保留ファイルより抜き出し
て従来の送信メッセージと同じように関連部署に送信で
きる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】本来、保留メッセージ
はスケジュールと連動して自動的に送信して人間の手を
わずらわせないことが理想であるが、この方法では、突
然の送信メッセージ内容の変更、処理依頼後の年度の曜
日変更や業務処理方法体系の変更などにより、当初予定
したスケジュールどおり送信できないためスケジュール
変更になることが多い。このため、期日指定自動メッセ
ージ送信だけでなく、半手動の期日指定メールの送信機
能も必要になってくる。本来、保留メッセージの送信は
スケジュールと連動して自動化されることが望ましい。
しかし実際は、直前にならないとメッセージ送付日が確
定されない場合が多かったり、早期のうちに業務締切日
やメッセージ送信日が決定しても変更や取消を嫌って前
記自動化が活かされない場合もあり、直近数日間に期末
・期首等の業務が集中して破綻を起こしやすい。その結
果、メッセージの送信忘れや締切りがらみの混乱が多発
したり、作業の集中化を黙認せざるを得ないという状況
が発生している。そこで本発明の目的は、保留メッセー
ジの送信の柔軟な変更を可能とし、直近数日間のメッセ
ージ送信への業務量集中を緩和し、業務処理忘れを防止
し、業務処理工数を最小限に抑える期日指定メール方法
を提供することにある。
はスケジュールと連動して自動的に送信して人間の手を
わずらわせないことが理想であるが、この方法では、突
然の送信メッセージ内容の変更、処理依頼後の年度の曜
日変更や業務処理方法体系の変更などにより、当初予定
したスケジュールどおり送信できないためスケジュール
変更になることが多い。このため、期日指定自動メッセ
ージ送信だけでなく、半手動の期日指定メールの送信機
能も必要になってくる。本来、保留メッセージの送信は
スケジュールと連動して自動化されることが望ましい。
しかし実際は、直前にならないとメッセージ送付日が確
定されない場合が多かったり、早期のうちに業務締切日
やメッセージ送信日が決定しても変更や取消を嫌って前
記自動化が活かされない場合もあり、直近数日間に期末
・期首等の業務が集中して破綻を起こしやすい。その結
果、メッセージの送信忘れや締切りがらみの混乱が多発
したり、作業の集中化を黙認せざるを得ないという状況
が発生している。そこで本発明の目的は、保留メッセー
ジの送信の柔軟な変更を可能とし、直近数日間のメッセ
ージ送信への業務量集中を緩和し、業務処理忘れを防止
し、業務処理工数を最小限に抑える期日指定メール方法
を提供することにある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、入出力装置を備える電子メールシステム
における期日指定メール方法であり、保留データテーブ
ル格納ファイルと保留データテーブルファイル入出力部
を電子メールシステムに接続し、前記入出力装置から電
子メールシステム内の文書ファイルに登録した文書の選
択指示がされ、該文書の送信が指示されたとき該文書の
送信処理をし、該文書の不送信が指示され送信予定日が
入力されたとき、該文書のメール名および該送信予定日
を前記保留データテーブルに登録し、かつ該文書を電子
メールシステムに設けた保留用ホルダに登録するように
している。また、前記入出力装置から前記保留用ホルダ
に登録された文書の送信処理が指示されたとき、保留デ
ータテーブル格納ファイル内の保留データテーブルを読
み込み、該送信処理をする日と該保留データテーブル内
の送信予定日が一致するテーブルエントリを前記入出力
装置の画面上に表示し、前記入出力装置から前記テーブ
ルエントリの選択が行なわれたとき、該選択されたテー
ブルエントリのメール名と送信、未送信を選択するため
のボタンを前記入出力装置の画面上に表示し、送信が選
択されたとき選択されたメール名の文書を前記保留用ホ
ルダから読み出し送信し、未送信が選択され、新たな送
信予定日が入力されたとき前記選択されたテーブルエン
トリの送信予定日を新たな送信予定日に変更し、該変更
されたテーブルエントリにより前記保留データテーブル
を更新することを特徴とする期日指定メール方法。
め、本発明は、入出力装置を備える電子メールシステム
における期日指定メール方法であり、保留データテーブ
ル格納ファイルと保留データテーブルファイル入出力部
を電子メールシステムに接続し、前記入出力装置から電
子メールシステム内の文書ファイルに登録した文書の選
択指示がされ、該文書の送信が指示されたとき該文書の
送信処理をし、該文書の不送信が指示され送信予定日が
入力されたとき、該文書のメール名および該送信予定日
を前記保留データテーブルに登録し、かつ該文書を電子
メールシステムに設けた保留用ホルダに登録するように
している。また、前記入出力装置から前記保留用ホルダ
に登録された文書の送信処理が指示されたとき、保留デ
ータテーブル格納ファイル内の保留データテーブルを読
み込み、該送信処理をする日と該保留データテーブル内
の送信予定日が一致するテーブルエントリを前記入出力
装置の画面上に表示し、前記入出力装置から前記テーブ
ルエントリの選択が行なわれたとき、該選択されたテー
ブルエントリのメール名と送信、未送信を選択するため
のボタンを前記入出力装置の画面上に表示し、送信が選
択されたとき選択されたメール名の文書を前記保留用ホ
ルダから読み出し送信し、未送信が選択され、新たな送
信予定日が入力されたとき前記選択されたテーブルエン
トリの送信予定日を新たな送信予定日に変更し、該変更
されたテーブルエントリにより前記保留データテーブル
を更新することを特徴とする期日指定メール方法。
【０００５】
【実施例】以下に、本発明の実施例を図面に基づいて詳
細に説明する。
細に説明する。
【０００６】まず、本実施例で用いる用語・基礎情報の
定義を行う。保留メッセージは、文字どおり、電子メー
ル、ワークフローなどで取扱う確定された送信予定メッ
セージを指す。
定義を行う。保留メッセージは、文字どおり、電子メー
ル、ワークフローなどで取扱う確定された送信予定メッ
セージを指す。
【０００７】図１は、基本的なシステム構成を示した図
である。
である。
【０００８】図１において、１は処理装置であり、デー
タテーブルファイル入出力プログラム４、電子メールシ
ステム５、画面入出力制御部６、メール送受信プログラ
ム７を備える。２は入出力装置、３は保留データテーブ
ル格納ファイルである。入出力装置２は、電子メールの
保留メッセージ一覧画面を表示したり、保留メッセージ
を送信対象として選択したり、送信日を変更したり、送
信を指示したり、のメールのやりとりをする。保留デー
タテーブル格納ファイル３は、保留データテーブル（図
５）の格納を行う。データテーブルファイル入出力プロ
グラム４は、保留データテーブルの入出力を行う。画面
入出力制御部６は、入出力装置２より送信要求、送信予
定日の変更データなどを受取り、電子メールシステム５
に引渡し、また、入出力装置２から入力されたデータま
たは電子メールシステム５から引き渡されたデータを入
出力装置２に表示する。
タテーブルファイル入出力プログラム４、電子メールシ
ステム５、画面入出力制御部６、メール送受信プログラ
ム７を備える。２は入出力装置、３は保留データテーブ
ル格納ファイルである。入出力装置２は、電子メールの
保留メッセージ一覧画面を表示したり、保留メッセージ
を送信対象として選択したり、送信日を変更したり、送
信を指示したり、のメールのやりとりをする。保留デー
タテーブル格納ファイル３は、保留データテーブル（図
５）の格納を行う。データテーブルファイル入出力プロ
グラム４は、保留データテーブルの入出力を行う。画面
入出力制御部６は、入出力装置２より送信要求、送信予
定日の変更データなどを受取り、電子メールシステム５
に引渡し、また、入出力装置２から入力されたデータま
たは電子メールシステム５から引き渡されたデータを入
出力装置２に表示する。
【０００９】メール送受信プログラム７は、電子メール
システムからの送信メールを受取りクライアントに送信
したり、クライアントからの受信メールを受取り、電子
メールシステムに引渡す。電子メールシステム５は、文
書ファイル及び保留メッセージ用格納ファイルである保
留ホルダを有し、画面入出力制御部６を介して入力され
る入出力装置からの保留データの送信指示に応じて保留
ホルダ内の保留データをメール送受信プログラムに引渡
し、また、入出力装置からの送信予定日の変更データを
保留データテーブル格納ファイル３を更新するためデー
タテーブルファイル入出力プログラム４に出力し、ま
た、入出力装置からの保留データテーブルの読み出し要
求をデータテーブルファイル入出力プログラム４に出力
し、読み出した保留データテーブルを画面入出力制御部
６に引渡すなどの処理を行なう。なお、上記のデータテ
ーブルファイル入出力プログラム４、画面入出力制御部
６、メール送受信プログラム７は、電子メールシステム
５内に含まれていてもよく、また、画面入出力制御部６
は上記入出力装置に含まれていてもよい。
システムからの送信メールを受取りクライアントに送信
したり、クライアントからの受信メールを受取り、電子
メールシステムに引渡す。電子メールシステム５は、文
書ファイル及び保留メッセージ用格納ファイルである保
留ホルダを有し、画面入出力制御部６を介して入力され
る入出力装置からの保留データの送信指示に応じて保留
ホルダ内の保留データをメール送受信プログラムに引渡
し、また、入出力装置からの送信予定日の変更データを
保留データテーブル格納ファイル３を更新するためデー
タテーブルファイル入出力プログラム４に出力し、ま
た、入出力装置からの保留データテーブルの読み出し要
求をデータテーブルファイル入出力プログラム４に出力
し、読み出した保留データテーブルを画面入出力制御部
６に引渡すなどの処理を行なう。なお、上記のデータテ
ーブルファイル入出力プログラム４、画面入出力制御部
６、メール送受信プログラム７は、電子メールシステム
５内に含まれていてもよく、また、画面入出力制御部６
は上記入出力装置に含まれていてもよい。
【００１０】図２は、本発明の期日指定メール方法に係
わる文書作成、保留メール作成の処理の一実施例を示す
フローチャートである。以下に、詳細を説明する。ま
ず、文書を作成して、電子メールシステム５の文書ファ
イルに登録する（ステップ２０１）。送信するか判断す
る（ステップ２０２）。操作者がすぐに送信するとき
は、通常通りメールに文書を添付して送信を行う（ステ
ップ２０６）。すぐに送信しないときは、保留メッセー
ジ一覧画面を表示し、保留メッセージ一覧にメール名、
送信予定日等を入力する（ステップ２０３）。このとき
メール名及び送信予定日等を保留データテーブル格納フ
ァイル３内の保留データテーブル（図５）に登録する
（ステップ２０４）。そして電子メールシステム５内の
保留用ホルダにメールを登録する（ステップ２０５）。
わる文書作成、保留メール作成の処理の一実施例を示す
フローチャートである。以下に、詳細を説明する。ま
ず、文書を作成して、電子メールシステム５の文書ファ
イルに登録する（ステップ２０１）。送信するか判断す
る（ステップ２０２）。操作者がすぐに送信するとき
は、通常通りメールに文書を添付して送信を行う（ステ
ップ２０６）。すぐに送信しないときは、保留メッセー
ジ一覧画面を表示し、保留メッセージ一覧にメール名、
送信予定日等を入力する（ステップ２０３）。このとき
メール名及び送信予定日等を保留データテーブル格納フ
ァイル３内の保留データテーブル（図５）に登録する
（ステップ２０４）。そして電子メールシステム５内の
保留用ホルダにメールを登録する（ステップ２０５）。
【００１１】図３は、本発明の期日指定メール方法に係
わる保留メール選択の処理の一実施例を示すフローチャ
ートである。以下に、詳細を説明する。
わる保留メール選択の処理の一実施例を示すフローチャ
ートである。以下に、詳細を説明する。
【００１２】まず、保留データテーブル（図５）を全て
読込む（ステップ３０１）。読込んだ保留データテーブ
ルの送信予定日が送信しようとしている日（現在日）と
一致するか判定する（ステップ３０２）。一致しなけ
ば、該当メール無しを表示（ステップ３１０）して終了
する。読込んだデータテーブルで送信予定日が一致した
保留データテーブルの内容を保留メッセージ一覧画面
（図４）として表示する（ステップ３０３）。操作者が
保留メッセージ一覧画面（図４）の送信対象メールを選
択する（ステップ３０４）と送信指示画面（図６）とし
て件名（メール名称）を表示するとともに、「送信す
る」か「送信しない」かを選択するためのボタンを表示
する（ステップ３０５）。操作者が「送信する」を選択
する（ステップ３０６）と該当メールを該当個所に送信
（ステップ３１１）した後ステップ３０８の処理を行
う。「送信しない」を選択（ステップ３０６）したとき
は、保留メッセージ一覧画面（図４）を表示し、選択し
たテーブルエントリに操作者が送信日を修正再入力する
（ステップ３０７）。ステップ３０４で選択したメール
の他に残りのメールがあれば、ステップ３０５の処理か
ら繰返す（ステップ３０８）。ステップ３０１で読込ん
だデータテーブルに該当残りメールが有れば、ステップ
３０２の処理を繰返す（ステップ３０９）。残りメール
がなければ保留メッセージ一覧画面のデータに基づき保
留データテーブルを更新して（ステップ３１２）、処理
を終了する。
読込む（ステップ３０１）。読込んだ保留データテーブ
ルの送信予定日が送信しようとしている日（現在日）と
一致するか判定する（ステップ３０２）。一致しなけ
ば、該当メール無しを表示（ステップ３１０）して終了
する。読込んだデータテーブルで送信予定日が一致した
保留データテーブルの内容を保留メッセージ一覧画面
（図４）として表示する（ステップ３０３）。操作者が
保留メッセージ一覧画面（図４）の送信対象メールを選
択する（ステップ３０４）と送信指示画面（図６）とし
て件名（メール名称）を表示するとともに、「送信す
る」か「送信しない」かを選択するためのボタンを表示
する（ステップ３０５）。操作者が「送信する」を選択
する（ステップ３０６）と該当メールを該当個所に送信
（ステップ３１１）した後ステップ３０８の処理を行
う。「送信しない」を選択（ステップ３０６）したとき
は、保留メッセージ一覧画面（図４）を表示し、選択し
たテーブルエントリに操作者が送信日を修正再入力する
（ステップ３０７）。ステップ３０４で選択したメール
の他に残りのメールがあれば、ステップ３０５の処理か
ら繰返す（ステップ３０８）。ステップ３０１で読込ん
だデータテーブルに該当残りメールが有れば、ステップ
３０２の処理を繰返す（ステップ３０９）。残りメール
がなければ保留メッセージ一覧画面のデータに基づき保
留データテーブルを更新して（ステップ３１２）、処理
を終了する。
【００１３】図４は、上記ステップ３０３で表示した保
留メッセージ一覧画面を示した図である。（４０１）
は、フォルダの種別を示す。このなかの「保留」にある
メールが期日指定メールの対象となる。（４０３）は、
メールの「作成日付」を示し、図５の保留データテーブ
ルの「作成日付」（５０２）に対応する。（４０４）
は、メールの送信日または、送信予定日であり、図５の
保留データテーブルの「送信予定日」（５０３）に対応
する。（４０５）の「件名」は、メール名であり、図５
の保留データテーブルの「件名」（５０５）に対応す
る。（４０２）は「送信先」を示し、電子メールシステ
ム５内の保留ホルダから読み込んだものである。
留メッセージ一覧画面を示した図である。（４０１）
は、フォルダの種別を示す。このなかの「保留」にある
メールが期日指定メールの対象となる。（４０３）は、
メールの「作成日付」を示し、図５の保留データテーブ
ルの「作成日付」（５０２）に対応する。（４０４）
は、メールの送信日または、送信予定日であり、図５の
保留データテーブルの「送信予定日」（５０３）に対応
する。（４０５）の「件名」は、メール名であり、図５
の保留データテーブルの「件名」（５０５）に対応す
る。（４０２）は「送信先」を示し、電子メールシステ
ム５内の保留ホルダから読み込んだものである。
【００１４】図５は、保留データテーブルの内容を示し
た図である。（５０１）の「テーブル番号」は、テーブ
ルの連番である。（５０２）の「作成日付」は、メール
を保留フォルダに登録した日を示す。（５０３）の「送
信予定日」は、メールの送信すべき日である。（５０
４）の「送信日」は、メールの送信を済ませた日であ
る。（５０５）の「件名」は、メール名である。（５０
６）の「メールアドレス」は、電子メールシステム５内
の保留ホルダにおけるメールの実体保管アドレスであ
る。
た図である。（５０１）の「テーブル番号」は、テーブ
ルの連番である。（５０２）の「作成日付」は、メール
を保留フォルダに登録した日を示す。（５０３）の「送
信予定日」は、メールの送信すべき日である。（５０
４）の「送信日」は、メールの送信を済ませた日であ
る。（５０５）の「件名」は、メール名である。（５０
６）の「メールアドレス」は、電子メールシステム５内
の保留ホルダにおけるメールの実体保管アドレスであ
る。
【００１５】図６は、期日指定メッセージの送信指示画
面を示した図である。図６では送信指示画面を保留メッ
セージ一覧画面上に表示した場合を示している。送信指
示画面の（６０１）の「件名：XXXXXXXX(メール名称)」
は送信対象になっているメールの名称である。（６０
２）のキー「送信する」は、選択されたときメールを送
信する。（６０３）のキー「送信しない」は、選択され
たときメールを送信しない。
面を示した図である。図６では送信指示画面を保留メッ
セージ一覧画面上に表示した場合を示している。送信指
示画面の（６０１）の「件名：XXXXXXXX(メール名称)」
は送信対象になっているメールの名称である。（６０
２）のキー「送信する」は、選択されたときメールを送
信する。（６０３）のキー「送信しない」は、選択され
たときメールを送信しない。
【００１６】
【発明の効果】本発明によれば、定型業務の変更や非定
型業務のスケジュールの変更等を保留データテーブル格
納ファイル内の保留データテーブルに反映し、保留デー
タテーブルを参照してメッセージ送信をすることによ
り、年間、半期、直近数日間のメッセージ送信への業務
量集中を緩和し、業務処理忘れ、業務処理工数を最小限
に抑えるとともに、柔軟にスケジュールの変更に対処で
きる。
型業務のスケジュールの変更等を保留データテーブル格
納ファイル内の保留データテーブルに反映し、保留デー
タテーブルを参照してメッセージ送信をすることによ
り、年間、半期、直近数日間のメッセージ送信への業務
量集中を緩和し、業務処理忘れ、業務処理工数を最小限
に抑えるとともに、柔軟にスケジュールの変更に対処で
きる。
【図１】本発明が適用される基本的なシステム構成を示
す図である。
す図である。
【図２】実施例における文書作成および保留メール作成
処理の１実施例のフローチャートである。
処理の１実施例のフローチャートである。
【図３】１実施例における保留メール選択処理の１実施
例のフローチャートである。
例のフローチャートである。
【図４】保留メッセージ一覧画面の１例を示す図であ
る。
る。
【図５】保留データテーブルの内容の１例を示す図であ
る。
る。
【図６】期日指定メッセージの送信指示画面の１例を示
す図である。
す図である。
１ 処理装置
２ 入出力装置
３ 保留データテーブル格納ファイル
４ データテーブルファイル入出力プログラム
５ 電子メールシステム
６ 画面入出力制御部
７ メール送受信プログラム
Claims (2)
- 【請求項１】 入出力装置を備える電子メールシステム
における期日指定メール方法であって、 保留データテーブル格納ファイルと保留データテーブル
ファイル入出力部を電子メールシステムに接続し、 前記入出力装置から電子メールシステム内の文書ファイ
ルに登録した文書の選択指示がされ、該文書の送信が指
示されたとき該文書の送信処理をし、 該文書の不送信が指示され送信予定日が入力されたと
き、該文書のメール名および該送信予定日を前記保留デ
ータテーブルに登録し、かつ該文書を電子メールシステ
ムに設けた保留用ホルダに登録し、前記入出力装置から
前記保留用ホルダに登録された文書の送信処理が指示さ
れたとき、保留データテーブル格納ファイル内の保留デ
ータテーブルを読み込み、該送信処理をする日と該保留
データテーブル内の送信予定日が一致するテーブルエン
トリを前記入出力装置の画面上に表示することを特徴と
する期日指定メール方法。 - 【請求項２】 請求項１記載の期日指定メール方法にお
いて、 前記入出力装置から前記保留用ホルダに登録された文書
の送信処理が指示されたとき、保留データテーブル格納
ファイル内の保留データテーブルを読み込み、該送信処
理をする日と該保留データテーブル内の送信予定日が一
致するテーブルエントリを前記入出力装置の画面上に表
示し、 前記入出力装置から前記テーブルエントリの選択が行な
われたとき、該選択されたテーブルエントリのメール名
と送信、未送信を選択するためのボタンを前記入出力装
置の画面上に表示し、 送信が選択されたとき選択されたメール名の文書を前記
保留用ホルダから読み出し送信し、 未送信が選択され、新たな送信予定日が入力されたとき
前記選択されたテーブルエントリの送信予定日を新たな
送信予定日に変更し、該変更されたテーブルエントリに
より前記保留データテーブルを更新することを特徴とす
る期日指定メール方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP03147596A JP3421187B2 (ja) | 1996-01-25 | 1996-01-25 | 期日指定メール方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP03147596A JP3421187B2 (ja) | 1996-01-25 | 1996-01-25 | 期日指定メール方法 |
Publications (2)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH09205460A JPH09205460A (ja) | 1997-08-05 |
| JP3421187B2 true JP3421187B2 (ja) | 2003-06-30 |
Family
ID=12332299
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP03147596A Expired - Fee Related JP3421187B2 (ja) | 1996-01-25 | 1996-01-25 | 期日指定メール方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP3421187B2 (ja) |
Families Citing this family (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2000172581A (ja) * | 1998-12-08 | 2000-06-23 | Matsushita Electric Ind Co Ltd | 電子メールソフトウェア |
| JP2007257210A (ja) * | 2006-03-22 | 2007-10-04 | Fujitsu Ltd | 情報処理装置、アプリケーション起動方法及びアプリケーション起動プログラム |
| JP4613238B2 (ja) * | 2008-12-16 | 2011-01-12 | キヤノンＩｔソリューションズ株式会社 | 情報処理装置およびその制御方法、プログラム |
-
1996
- 1996-01-25 JP JP03147596A patent/JP3421187B2/ja not_active Expired - Fee Related
Also Published As
| Publication number | Publication date |
|---|---|
| JPH09205460A (ja) | 1997-08-05 |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| RD04 | Notification of resignation of power of attorney |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A7424 Effective date: 20040316 |
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