JP3728319B2 - 受信文書処理装置、受信文書処理方法、プログラムおよび記憶媒体 - Google Patents

Description

本発明は、受信文書処理装置、受信文書処理方法、プログラムおよび記憶媒体に関する。

従来、受信した文書を処理する場合、その文書名を機器が受信した時刻などから決定している。また、受信した文書の内容の文字認識を行い、その内容から文書名を決定する方式もある。
特開平６−２６６６３６号公報 特開平１１−７４０６号公報

しかし、受信した文書の受信後の文書名を機器が受信した時刻などから決定する場合、受信文書の内容に全く関係がない文書名となるため、文書をアプリケーションなどで開き、その内容を表示することによって確認する必要があり、時間と手間が掛かる。また、受信した文書の文字認識を行い、その内容から文書名を決定する方式では、文字認識の際に誤認識する場合があり、これにより見当違いな文書名になることがある。その結果、ユーザを混乱させることがある。さらに、受信文書を受信時の受信条件毎に処理を変えるような場合には、どの受信条件でその文書が処理されたのかがユーザには分かり難いという問題がある。

本発明の目的は、受信した文書を処理する際に、受信した文書をユーザが所望する文書名にして処理することができる受信文書処理装置、受信文書処理方法、プログラムおよび記憶媒体を提供することにある。

本発明は、上記目的を達成するため、文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録手段と、文書を受信する受信手段と、前記受信手段で文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行手段と、前記判定手段により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行手段とを備えることを特徴とする受信文書処理装置を提供する。

また、本発明は、上記目的を達成するため、文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録工程と、文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が登録されているか否かを判定する判定工程と、前記判定工程により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行工程と、前記判定工程により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行工程とを有することを特徴とする受信文書処理方法を提供する。

また、本発明は、上記目的を達成するため、文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録ステップと、文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が登録されているか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行ステップと、前記判定ステップにより前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行ステップとをコンピュータにより実行させることを特徴とするプログラムを提供する。

また、本発明は、上記目的を達成するため、上記プログラムをコンピュータ読取り可能に格納したことを特徴とする記憶媒体を提供する。

本発明によれば、受信した文書を処理する際に、受信した文書をユーザが所望する文書名にして処理することができる。その結果、受信文書の受信後の文書名を、受信文書の内容に即した文書名とすることが可能になるため、文書の内容は文書をアプリケーション等で表示させて確認する時間と手間が省ける。また、受信文書の文書名を決定するために文字認識を行う必要もなくなり、文字認識の際の誤認が招くユーザの混乱も未然に防止することができる。さらに、受信文書を受信時の受信条件毎に処理を変えるような場合にも、どの受信条件でその文書が処理されたのかがユーザには分かり易くなり、作業の効率化を図ることができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

図１は本発明の一実施の形態に係る受信文書処理装置を搭載する複合機を含むネットワークシステムの構成図、図２は図１の複合機の構成を示すブロック図である。

ネットワークシステムにおいては、図１に示すように、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、電子メール機能の複数の機能を有する複合機３０１と、サーバ３０２とがＬＡＮ（Local Area Network）３０３に接続されている。

ここで、複合機３０１は、図２に示すように、中央処理装置２０１、主記憶装置２０２、表示装置２０３、入力装置２０４、外部記憶装置２０５、印刷装置２０６、画像読み取り装置２０７、ネットワーク装置２０８、電子メール装置２０９およびファクス装置２１０を備える。中央処理装置２０１は、主記憶装置２０２、表示装置２０３、入力装置２０４、外部記憶装置２０５、印刷装置２０６、画像読み取り装置２０７、ネットワーク装置２０８、電子メール装置２０９およびファクス装置２１０を制御し、また四則演算、論理演算を行う。

主記憶装置２０２は、複合機３０１が処理を行う上で必要な情報（プログラムを含む）を記憶し、この情報は必要に応じて読み出される。表示装置２０３は図形や文字などの処理した結果を表示する例えばＣＲＴや液晶表示パネルなどから構成される。また、表示装置２０３には、タッチパネルが設けられている場合もある。入力装置２０４は中央処理装置２０１への種々の入力を行うものであって、例えばキーボードやマウス、カードリーダ、上記タッチパネルなどを含む。外部記憶装置２０５は各種情報を記憶する例えば磁気記憶装置や光磁気記憶装置などから構成される。印刷装置２０６は、図形や文字などの処理した結果を印刷する例えばレーザビームプリンタ、インクジェットプリンタなどから構成される。画像読み取り装置２０７は、紙の原稿を電子情報に変換するものである。ネットワーク装置２０８は、ＬＡＮ３０３と本複合機３０１を接続するものである。電子メール装置２０９はＬＡＮ３０３を通じて外部とのメールの送受信を行い、ファクス装置２１０は外部とのファクスの送受信を行う。

本複合機３０１は、ファクス受信により文書を受信した際に、その受信条件に応じて、受信した文書を印刷装置２０６から印刷しまたはサーバ３０２に送信（転送）するなどの受信文書処理を行う機能を有する。

次に、複合機３０１の受信文書処理について図３および図４を参照しながら詳細に説明する。図３は図１の複合機による受信文書処理の手順を示すフローチャート、図４は図１の複合機に表示される、受信文書の処理を受信時の条件毎に登録するためのダイアログボックスを示す図である。ここで、図３のフローチャートで示す手順は、中央処理装置２０１により主記憶装置２０２のプログラムに従って実行されるものである。

複合機３０１では、図３に示すように、まずステップＳ１０１において、受信文書の処理を受信時の条件毎に登録するためのダイアログボックス例えば図４に示すダイアログボックスを表示装置２０３に表示する。そして、このダイアログボックス上でユーザにより文書の受信時の条件によって文書の処理を変えるよう設定が行われ、その設定が取り込まれる。本実施の形態では、図４に示すように、ファクス装置２１０の１受信毎の条件として送信元の電話番号、Ｆコード、パスワードが設定可能であるとする。そして、これらの条件全てに一致した場合には、文書の処理として受信文書を、ＬＡＮ３０３を介してサーバ３０２のデータベースに格納するものとする。また、これらの条件に一致しない場合は、所定の処理として印刷装置２０６で印刷を行うものとする。

次いで、ステップＳ１０３において、文書の処理後の文書名を登録する。本実施の形態では、図４に示すダイアログボックス上でユーザにより設定された文書名を処理後の文書名として登録する。また、ここで設定された文書名はデータベース上での文書名として使用される。そして、ステップＳ１０４において、ファクス装置２１０を通して文書を受信すると、この受信した文書の送信元の電話番号が上記ステップＳ１０１で受信時の条件の１つとして設定された電話番号と一致するか否かを判定する。ここで、送信元の電話番号が設定された電話番号に一致しない場合には、ステップＳ１０５において、所定の処理として受信文書を印刷装置２０６から印刷出力する。そして、本処理を終了する。

これに対し、上記ステップＳ１０４で送信元の電話番号が設定された電話番号に一致すると判定された場合は、ステップＳ１０６において、受信したＦコードが上記ステップＳ１０１で受信時の条件として設定されたＦコードと一致するか否かを判定する。ここで、受信したＦコードが設定されたＦコードと一致しない場合は、ステップＳ１０５において、既定の処理として受信文書を印刷装置２０６から印刷出力し、本処理を終了する。上記ステップＳ１０６で受信したＦコードが設定されたＦコードと一致すると判定された場合は、ステップＳ１０７において、受信したパスワードが上記ステップＳ１０１で受信時の条件として設定されたパスワードと一致するか否かを判定する。ここで、受信したパスワードが設定されたパスワードと一致しない場合は、ステップＳ１０５において、既定の処理として受信文書を印刷装置２０６から印刷出力し、本処理を終了する。

上記ステップＳ１０７で受信したパスワードが設定されたパスワードと一致すると判定された場合、ステップＳ１０８において、上記ステップＳ１０２でユーザによって処理後の文書名が登録されているか否かを判定する。ここで、処理後の文書名が登録されている場合は、ステップＳ１０９において、受信文書の文書名をユーザにより設定された文書名（登録された文書名）にし、続くステップＳ１１０で、ＬＡＮ３０３を介して受信文書をサーバ３０２に転送する。これにより、サーバ３０２においては、上記転送された受信文書が登録された文書名でデータベースに格納されることになる。そして、本処理を終了する。

上記ステップＳ１０８で処理後の文書名が登録されていないと判定された場合は、ステップＳ１１１において、既定の文書名を生成する。本実施の形態では、既定の文書名を受信時の日付と時刻から生成するものとする。続いて、ステップＳ１１２において、受信文書の文書名を既定の文書名にする。そして、ステップＳ１１０で、ＬＡＮ３０３を介して受信文書をサーバ３０２に転送する。これにより、サーバ３０２においては、上記転送された受信文書が既定の文書名でデータベースに格納されることになる。そして、本処理を終了する。

このように、本実施の形態では、受信文書の受信時の受信条件に応じて受信文書の受信後の文書名を設定するので、受信文書の受信後の文書名を受信文書の内容に即した文書名とすることが可能になり、文書内容を確認するために文書をアプリケーションなどで開くなどの作業を行うことなく、文書名からその文書内容の概要を容易に確認することができる。また、受信文書の文書名を決定するための文字認識を行う必要もなくなり、文字認識の際の誤認識が招くユーザの混乱も未然に防止することができる。さらに、受信文書を受信時の受信条件毎に処理を変えるような場合にも、どの条件でその文書が処理されたのかがユーザには分かり易くなり、作業の効率化を図ることができる。

なお、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまたは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることはいうまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、たとえば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。また、通信ネットワークを介してサーバコンピュータからプログラムコードが供給される場合もある。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後，そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の一実施の形態に係る受信文書処理装置を搭載する複合機を含むネットワークシステムの構成図である。 図１の複合機の構成を示すブロック図である。 図１の複合機による受信文書処理の手順を示すフローチャートである。 図１の複合機に表示される、受信文書の処理を受信時の条件毎に登録するためのダイアログボックスを示す図である。

符号の説明

２０１ 中央処理装置
２０２ 主記憶装置
２０３ 表示装置
２０４ 入力装置
２０５ 外部記憶装置
２０６ 印刷装置
２０７ 画像読み取り装置
２０８ ネットワーク装置
２０９ ファクス装置
３０１ 複写装置
３０２ サーバ
３０３ ＬＡＮ

Claims (8)

1. 文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録手段と、
   文書を受信する受信手段と、
   前記受信手段で文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されているか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行手段と、
   前記判定手段により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が前記登録手段に登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行手段と
   を備えることを特徴とする受信文書処理装置。
2. 入力された文書に基づく画像を印刷する印刷手段を備え、前記第２の処理実行手段は前記受信手段で受信した文書に基づく画像を前記印刷手段で印刷することを特徴とする請求項１記載の受信文書処理装置。
3. 前記第１の処理実行手段は、前記文書名が設定された前記受信文書を、ネットワークを介して接続されたサーバに格納させることを特徴とする請求項１または２に記載の受信文書処理装置。
4. 前記受信手段はファクス受信を行うことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の受信文書処理装置。
5. 前記登録手段に登録される受信条件は送信元を特定する情報を含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の受信文書処理装置。
6. 文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録工程と、
   文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が登録されているか否かを判定する判定工程と、
   前記判定工程により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行工程と、
   前記判定工程により前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行工程と
   を有することを特徴とする受信文書処理方法。
7. 文書を受信した際の受信条件に応じた処理及び該受信文書の文書名として任意の文字列で構成される文書名をそれぞれ対応付けて当該文書を受信する前に登録する登録ステップと、
   文書を受信した際にその受信条件に該当する処理が登録されているか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていると判定された場合、前記受信した文書の文書名を当該処理に対応付けられた文書名に基づき設定し、前記文書の処理として前記登録されている処理を行う第１の処理実行ステップと、
   前記判定ステップにより前記文書を受信した際の受信条件に該当する処理が登録されていないと判定された場合、前記受信した文書の処理として予め設定されている処理を行う第２の処理実行ステップと
   をコンピュータにより実行させることを特徴とするプログラム。
8. 請求項７記載のプログラムをコンピュータ読取り可能に格納したことを特徴とする記憶
   媒体。

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