JP3353787B2 - 定型文書作成支援方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、仕様書、帳票等の定型文書が複数個関連し
あっている文書体系において、その関連を予め計算機に
入力・記憶し、定型文書作成時にその関連を参照する定
型文書の作成支援方法および作成装置に関する。

〔従来技術〕

情報をハイパーテキストの概念を用いて管理する方法
が注目されている。例えば、注釈を付けたり他の情報を
参照したりする場合、文書の一部に他の文書を関連付け
ておけば（以下、関連付けることをリンクするまたはリ
ンクを張るという）必要な情報を容易に検索できる。

ハイパーテキストは計算機でこのような情報の管理を
行う概念で、一つの文書、一枚の絵、一つの図などの情
報（以下ノードという）の集りとそれらの情報間のリン
クの集りから成る。ハイパーテキストの概念を用いて情
報を管理すれば、ジャネット・フィデリオ，「ハイパー
テキストの概念と特徴，日経バイト,'89年１月号,pp247
−260に記載されているように、主たる情報をディスプ
レー装置に表示しておき、注釈などの関連する情報は利
用者が必要なときのみ表示することが可能となる。ま
た、利用者はリンクの型を定義でき、ノード間に特別な
関係を持たせることができる。

また、定型文書の作成を支援するものとして、情報処
理Vol.28,No.4,Pp463−471,「分散ネットワーク環境と
そのコミュニティ」に記載されているように、必要とな
る各種書式（以下、定型文書の項目やそのレイアウトを
書式という）は所定のファイルサーバに保管されてい
て、各自はそのファイルサーバから必要に応じて書式を
取り出し、必要事項を記載して書類を作成する方法があ
る。

また、文御間の関連付け機能を持つシステムとして、
建部他：「New SWBプログラミング支援ツール/EDTtool
s」，情報処理学会第37回全国大会講演論文集,pp884−8
85,1988.にあるように、ダイアグラム上の指定したモジ
ュールに対してコーディング要求を行なうEDTtoolsがあ
る。

〔発明が解決しようとする課題〕

前記ハイパーテキストでは、文書間または文書中の項
目間の関連が予め固定されているような場合でも、利用
者が逐一リンクを張らなければならず、文書間の関連は
固定されている場合、利用者が逐一ノードを複写し、リ
ンクを張らなければならないという問題があった。

また、前記ファイルーサーバに書式保管する方法は、
文書間や文書の項目間の関連については、支援していな
い。

また、前記EDTtoolsでは、文書の書式や文書間の関連
付けがシステムに固有であるため、それら書式や関連の
変更が困難であるという問題があった。

本発明は、前記問題点を解決するためになされたもの
である。

本発明の目的は、定型文書を関連付けるために、文書
を作成する度にリンクを張る必要のない定型文書作成支
援方法および定型文書作成装置を提供することにある。

本発明の他の目的は、定型文書の書式あるいは文書間
の関連を容易に変更できる定型文書作成支援方法および
定型文書作成装置を提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

前記目的を達成するために、本発明の定型文書作成支
援方法は、定型文書作成前に予め、書式ネット作成編集
手段により、複数の文書の書式を含み、かつ文書間の関
連又は文書中の領域間の関連を含む書式ネットを作成
し、作成した書式ネットを書式ネット名を付けて書式記
憶手段に記憶するステップと、定型文書新規作成時に、
前記文書作成編集手段により、前記書式記憶手段に記憶
された書式ネットを複写した文書体系に文書体系名を付
けて文書記憶手段に記憶するステップと、定型文書新規
作成時又は編集時に、前記文書作成編集手段により、前
記文書記憶手段に記憶した文書体系中の文書の作成又は
編集を行うと共に、前記文書体系中の文書の作成又は編
集時に前記文書体系中の文書間の関連又は文書中の領域
間の関連に応じた動作を行うステップと、を有する。

また、本発明の定型文書作成装置は、複数の文書の書
式を含み、かつ文書間の関連又は文書中の領域間の関連
を含む書式ネットを作成編集すると共に、作成編集した
書式ネットを書式ネット名を付けて書式記憶手段に記憶
させる、書式ネット作成編集手段と、前記書式記憶手段
に記憶されている書式ネットを複写した文書体系に文書
体系名を付けて文書記憶手段に記憶させ、前記文書記憶
手段に記憶した文書体系中の文書の作成又は編集を行
い、前記文書体系中の文書の作成又は編集時に前記文書
体系中の文書間の関連又は文書中の領域間の関連に応じ
た動作を行う文書作成編集手段と、を有する。

〔作 用〕

文書間の関連を予め定義・登録し、それを用いて作成
した定型文書を自動的に関連付けるため、文書を作成す
る度にリンクを張る必要がなくなる。

また、定型文書の書式や文書間の関連を、文書を作成
するエディタと独立に定義できるので、定型文書の書式
や文書間の関連を容易に変更することができる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面を用いて具体的に説明
する。

（実施例１） 第１図は、文書の書式及び文書間の関連又は文書中の
領域間の関連（以下、関連付けられた書式ネットとい
う）を計算機に登録する手順の一実施例を示すフローチ
ャート、第２図は、その書式ネットを用いて定型文書の
作成・編集処理を行なう手順の一実施例を示すフローチ
ャートである。また、第３図は、書式ネットの登録及び
それを用いて定型文書の作成・編集を支援する定型文書
作成システムのシステム構成例、第４図は、書式及び書
式ネットの管理方法の一実施例である。

第３図において、31は書式ネットの作成・編集を行な
う書式エディタ、32は定型文書の作成・編集を行なうエ
ディタ、33は書式ネットを記憶する書式ライブラリ、３
はエディタ32で作成した文書を記憶する文書記憶装置、
35はキーボード、36はディスプレーである。

本発明の実施例では、書式ネットを第4a図に示すよう
に、書式41、領域管理表42、リンク管理表43を用いて管
理する。第4a図において、書式41は、一つの文書の項目
名などその文書で変わることのない文字列（以下、固定
文字列という）とエディタ32の利用者が入力する領域の
レイアウトであって、その文書を識別するための名前で
ある文書id411と、他の文書との関連を表すリンクのリ
スト412、及び他文書の変更の影響を管理する情報413を
持つ。

また、領域管理表42は、文書の各領域の属性や他の領
域との関連を管理するもので、領域を識別するための領
域id421、エディタ32の利用者が入力できる領域か否か
を表す属性422、及び他のどの領域と関連しているかを
表すリンクのリスト423、及び他の領域の変更の影響を
管理する情報424からなる。また、リンク管理表43は、
リンクを識別するためのリンクid431、リンクの端点43
2、属性433からなる。ここで、リンクの端点432は、文
書id411と領域id421の組で決められる（第4b図）。ま
た、属性433は、どのような性質のリンクであるかを表
す。本実施例では、リンクは、「同じ識別子、すなわち
同じ内容または同じ文字列が入る領域を表すリンク」、
「頻繁に呼び出される文書を表すリンク」、及び「変更
した場合影響のある領域を表すリンク」の３種類である
とする。なお、書式41と領域管理表42は、領域id421で
関連付け、領域管理表42とリンク管理表43は、リンクid
431で関連付ける。

次に、書式ネットの登録手順を第１図、第３図、及
び、第４図を用いて説明する。

まず、書式エディタ31を用いて書式41を定義し（ステ
ップ101）、その書式41の各領域に領域id411を付け領域
管理表42に登録し（ステップ102）、固定文字列領域の
属性422を「入力不可領域」とし、その他の領域の属性4
22を「利用者入力領域」として領域管理表42に登録し
（ステップ103）、このステップ103を全ての領域につい
て属性422を定義するまで繰り返す（ステップ104）。上
記ステップ101からステップ104を、全文書について書式
41を定義するまで繰り返す（ステップ105）。次に、リ
ンクの両端点432を入力しリンク管理表43に登録し（ス
テップ106）、リンクの属性433を入力しリンク管理表43
に登録する（ステップ107）。以上、ステップ106とステ
ップ107を全ての関係を定義するまで繰り返す（ステッ
プ108）。最後に書式ネットに名前を付け、書式ライブ
ラリ33に登録して（ステップ109）処理を終わる。

次に、エディタ32の文書作成・編集処理の手順を第２
図、第３図、及び、第４図を用いて説明する。なお、エ
ディタ32は、従来のエディタがもつ編集コマンドの他
に、同一の識別子を持つ領域がある場合は、それらの領
域も同時に変更するコマンド、関連する文書を文書名の
指定なしに呼び出し表示するコマンド、及び、変更が他
に影響を与える場合はそのことを、影響を与える領域ま
たは文書とともに記憶するコマンドがある。

まず、書式ネットを新規に作成するか、作成済みの書
式ネットを編集するかを入力し（ステップ200）、新規
作成ならば（ステップ201）、書式ネット名を入力し
（ステップ202）、入力された書式ネットを書式ライブ
ラリ33から、文書記憶装置34に複写し（ステップ20
3）、複写した書式ネット（以下、文書体系という）の
名前を入力し、文書記憶装置に登録する（ステップ20
4）。ステップ201で新規作成でなかったら、文書体系名
を入力する（ステップ204）。次に、文書体系中の文書
名の一覧を表示し（ステップ206）、編集する文書を入
力し（ステップ207）、編集コマンドを入力し（ステッ
プ208）、そのコマンドが終了コマンドなら（ステップ2
09）処理を終了する。次に、他に同一内容の領域を持つ
領域を変更するコマンドなら（ステップ210）、そのコ
マンドによって変更する領域と同一の内容の領域を領域
管理表42とリンク管理表43から検索し、検索した領域も
同時に自動的に変更する（ステップ211）。次に、関連
文書の表示コマンドなら（ステップ212）、編集中の領
域と関連する文書を、領域管理表42とリンク管理表43か
ら検索し、検索した文書を別のウィンドーに表示する
（ステップ213）。次に、編集中の領域の変更が他に影
響を与えるならば、影響を与える領域または文書を領域
管理表42とリンク管理表43から検索し、検索した文書ま
たは領域に、変更が必要であることを表す印と、その原
因となった変更の理由を入力し、変更した領域・時間と
共に413または423の変更管理の欄に登録する（ステップ
215）。そうでなければ、従来のエディタの編集処理を
行なう。

本実施例によれば、ある領域を変更したとき、その領
域と同一内容であるべき領域は、自動的に変更されるの
で、文書間又は領域間での不整合がなくなる。また、関
連文書の呼出しの際、文書名を入力する必要がない。更
に、変更があった場合、変更影響個所に自動的に印が付
けられるので、変更漏れがなくなる。

（実施例２） 書式ネット変換の実施例を図面を用いて詳細に説明す
る。

第５図は書式ネット変換の処理手順を示すフローチャ
ート、第６図は書式ネット間の対応関係を保持するため
の対応表である。

第６図において、61は一つの書式ネットであり、文書
の書式611と612をもつ。62は他の書式ネットであり、文
書の書式621をもつ。63は書式ネット61と書式ネット62
の対応関係を保持する対応表で、書式ネット61の領域id
631と書式ネット62の領域id632の組からなる。

以下、書式ネット変換の処理手順を第５図及び第６図
を用いて説明する。

まず書式ネット61中の一つの書式の一領域を指定し
（ステップ501）、ステップ501で指定した領域と対応す
る書式ネット62中の領域を指定し（ステップ502）、上
記二つの領域の領域idをそれぞれ対応表63の領域idの欄
631と632に登録し、ステップ501で指定された領域を端
点とするリンクを書式ネット62のリンク管理表に複写
し、その端点をステップ502で指定した領域とする。上
記ステップ501からステップ504までを、全ての対応関係
を定義し終るまで繰り返す（ステップ505）。

本実施例により、エディタ利用者は使い馴れた書式と
異なる書式の文書を、使い馴れた書式に変換してから参
照・更新することが可能となる。

（実施例３） 実施例１では、領域の属性は「編集時にエディタ利用
者が入力できるか否か」のみを識別するものであるが、
領域を「文書編集時にエディタの利用者が内容を入力す
る領域」、「書式定義時に内容が決定され、文書編集時
には変更できない領域」、「書式定義時に暫定的に内容
が決定されるが、編集時に内容の変更が可能な領域」の
３種類とし、属性422に、その種類を記憶することによ
り、領域のデフォルトを、書式定義時に定義できる。

まだ、文書の領域は、ユーザが入力する領域とシステ
ムが生成する領域の２種類に分類することもできる。こ
の種類を属性422に記憶することにより、文書編集時
に、システムが生成する領域にエディタ利用者は例えば
日付等を入力する必要がなくなり、エディタの操作性が
向上する。

このときの書式ネット定義の処理手順は、第１図のス
テップ101を「書式定義時に、同時に各領域の属性を入
力し領域管理表に登録する」と変更し、ステップ103を
削除したものである。

本実施例における編集処理手順の一実施例を表すフロ
ーチャートを第７図に示し、これを用いて編集処理手順
を説明する。

ステップ700からステップ707までは第２図のステップ
200からステップ207とそれぞれ同じである。以下、シス
テムが生成した領域の内容を登録し（ステップ708）、
コマンドを入力し（ステップ709）、終了コマンドなら
ば（ステップ710）、処理を終る。そうでなく（ステッ
プ710）、書式定義時に内容が決定され、文書編集時に
は変更できない領域を編集しようとするコマンドならば
（ステップ711）、編集できないことを表すメッセージ
を表示し、ステップ709に戻る（ステップ712）。そうで
なければ（ステップ711）、ステップ713からステップ71
9の処理を行う。ステップ713からステップ719の処理は
第２図のステップ210からステップ216の処理とそれぞれ
同じである。

（実施例４） 以下、一つの文書体系内の文書数が、書式ネットワー
クの定義時には決まらず、作成時に数が変化する文書を
「動的に文書数が変化する文書」と呼ぶ。また、その領
域の数によって他の文書の数が変換するような領域を
「文書数に影響を与える領域」と呼ぶ。

第８図は書式ネットを定義する手順のフローチャー
ト、また、第９図はその書式ネットを用いて文書を作成
・編集する手順の一実施例を表わすフローチャートであ
る。第10図は、動的に文書数が変化する文書の管理方法
を表わす一実施例である。

第10図において、11は動的に文書数の変化する文書を
扱う場合の領域管理表、12は書式ネットの一部分、13は
書式ネット12を用いて作成した文書体系の一部分であ
る。領域管理表は、第４図の領域管理表42と同様に、領
域id421、属性422、リンクのリスト423、変更管理424を
持ち、更に、文書数に影響を与える領域か否かを表わす
フラグ425、及び、文書idのリスト426をもつ。

次に、書式ネットを定義する処理手順を、第８図及び
第10図を用いて説明する。

この処理は、第１図の処理に、文書数に影響を与える
領域と文書数が変る文書を登録する処理を加えたもので
ある。即ち、まず、第１図のステップ101からステップ1
08の処理を行ない、文書数に影響を与える領域を領域管
理表11の425に登録し（ステップ111）、その領域を変更
したとき文書数が変る文書の文書idのリストを領域管理
表11の426に登録する（ステップ112,第10図の例では書
式122と書式123を登録）。これを文書数に影響を与える
全ての文書について行ない（ステップ113）、第１図の
ステップ109を実行し処理を終わる。

次に、書式ネットを用いて、文書を作成・編集する処
理の手順を第９図及び第10図を用いて説明する。

この処理は、第２図の処理に、文書数に影響を与える
領域を更新するコマンドの処理を加えたものである。即
ち、まず、第２図のステップ200からステップ215を実行
し、ステップ208で入力したコマンドが文書数に影響を
与える領域への入力コマンドならば（ステップ221）、
領域管理表11の426に登録してある文書及びリンクを全
て複写し（ステップ222）、編集中の領域から書式への
リンクを複写した文書へ付け替える（ステップ223,第10
図の例では書式132へのリンクを文書134、文書136へ付
け替える）。次に、ステップ208で入力したコマンドが
文書数に影響を与える領域を削除するコマンドならば
（ステップ224）、リンク先の文書（第10図の例では文
書134から文書137）を削除するか否かを入力し（ステッ
プ225）、削除してもよければ（ステップ226）、上記の
領域と、その領域とリンクしている文書を削除し（ステ
ップ227）、第２図のステップ216を実行する。

本実施例によれば、文書の内容によって文書数が動的
に変化するときに、文書編集時に書式及びリンクをコピ
ーする必要がない。

（実施例５） 第11図は、回覧を行なう電子メールシステムのシステ
ム構成を示す一実施例、第12図は、回覧文書の書式を表
す一実施例である。

第11図において、通信網81はローカルエリアネットワ
ークなどで構成される。通信網81には複数のメール端末
82−１から82−ｎが接続されている。各メール端末に
は、一人以上のメール送受信者83−１から83−ｍが所属
している（ｎ≦ｍ）。あるメール端末で作成された回覧
メールは、指定された送受信者が所属するメール端末の
間を指定された順序に従って回覧される。

第12図において、回覧文書の書式90は、回覧先欄91−
１から91−ｌ（ｌ≦ｍ）、回覧文書欄92からなる。回覧
先欄91−１〜ｌは受信者の名前が登録してあり、受信者
が回覧文書を受け取ったことを表す印を付けることがで
きる。

送信者は回覧文書の書式90を複写し、回覧文書欄に回
覧内容を入力し、第１受信者に送信する。受信者は、文
書を受け取ったら、それに対して受け取ったことの印を
付ける。次の受信者への送信は、メールシステムが自動
的に行なう。

以上の回覧文書の書式の作成、回覧文書の編集は実施
例１から実施例の方法で行う。

本実施例により、送信者は回覧先を指定する必要がな
くなる。

〔発明の効果〕

以上、説明したように、本発明によれば、関連付けら
れた複数の文書を作成する場合、文書を作成する度にリ
ンクを張るという不便が解消される。また、定形文書の
書式や文書間の関連を、文書を作成するエディタと独立
に定義できるので、書式や関連を容易に変更することが
できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は、文書の書式、文書間の関連を登録する手順の
一実施例を示すフローチャート、 第２図は、定型文書の作成・編集処理を行う手順の一実
施例を示すフローチャート、 第３図は、定型文書作成システムのシステム構成図、 第4a図、第4b図は、書式、書式ネットの管理の一実施
例、 第５図は、書式ネット変換の処理手順を示すフローチャ
ート、 第６図は、書式ネット間の対応関係を保持するための対
応表、 第７図は、定型文書の作成・編集処理を行う手順の他の
実施例を表すフローチャート、 第８図は、文書体系中の文書数が文書の作成・編集中に
動的に変化する場合、文書の書式、文書の関連を登録す
る手順の一実施例を示すフローチャート、 第９図は、定型文書の作成・編集処理を行なう手順の一
実施例を示すフローチャート、 第10図は、書式、書式ネットの管理方法の一実施例、 第11図は、回覧を行なう電子メールシステムのシステム
構成を示す図、 第12図は、回覧文書の書式を表す一実施例である。 図中、31……書式エディタ、32……エディタ、33……書
式ライブラリ、34……文書記憶装置、35……キーボー
ド、36……ディスプレー、41……書式、42……領域管理
表、43……リンク管理表、61,62……書式ネット、63…
…対応表、81……通信網、82……メール端末、83……送
受信者、90……回覧文書の書式。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 昭63−131263（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−298472（ＪＰ，Ａ) 特開 昭62−67670（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−288947（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−46059（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−1270（ＪＰ，Ａ)

Claims (7)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】相互に関連付けられた複数種類の定型文書
   を作成編集する定型文書作成支援方法であって、 定型文書作成前に予め、書式ネット作成編集手段によ
   り、複数の文書の書式を含み、かつ文書間の関連又は文
   書中の領域間の関連を含む書式ネットを作成し、作成し
   た書式ネットを書式ネット名を付けて書式記憶手段に記
   憶するステップと、 定型文書新規作成時に、前記文書作成編集手段により、
   前記書式記憶手段に記憶された書式ネットを複写した文
   書体系に文書体系名を付けて文書記憶手段に記憶するス
   テップと、 定型文書新規作成時又は編集時に、前記文書作成編集手
   段により、前記文書記憶手段に記憶した文書体系中の文
   書の作成又は編集を行うと共に、前記文書体系中の文書
   の作成又は編集時に前記文書体系中の文書間の関連又は
   文書中の領域間の関連に応じた動作を行うステップと、 を有することを特徴とする定型文書作成支援方法。
2. 【請求項２】前記関連は、二つの領域が同じ内容である
   ことを表す関連であり、前記関連に応じた動作は、一方
   の領域が変更されたとき、前記関連に基づき他の領域も
   同時に変更する動作であることを特徴とする請求項１に
   記載の定型文書作成支援方法。
3. 【請求項３】前記関連は、編集中の領域と関連する文書
   であることを表す関連であり、前記関連に応じた動作
   は、前記関連に基づき、編集中の領域と関連する文書を
   表示する動作であることを特徴とする請求項１に記載の
   定型文書作成支援方法。
4. 【請求項４】前記関連は、ある領域を変更した際にあわ
   せて変更する必要がある領域である関連であり、前記関
   連に応じた動作は、ある領域が変更されたとき、前記関
   連に基づき、変更する必要がある領域に変更が必要であ
   ることを表す印をつける動作であることを特徴とする請
   求項１に記載の定型文書作成支援方法。
5. 【請求項５】前記関連が複数種類あり、前記書式ネット
   作成編集手段により、前記種類を前記関連と共に前記書
   式記憶手段に記憶し、前記文書作成編集手段は、前記関
   連の種類に応じた動作を行うことを特徴とする請求項１
   に記載の定型文書作成支援方法。
6. 【請求項６】前記書式ネット作成編集手段により、文書
   数に影響を与える領域を登録し、その領域を変更したと
   き文書数が変わる文書のリストを登録するステップと、 前記文書作成編集手段により、文書数に影響を与える領
   域への入力コマンドの時に、前記文書数が変わる文書リ
   ストに登録されている文書及び関連を複写するステップ
   と、 を有することを特徴とする請求項１ないし５のうちいず
   れか１項に記載の定型文書作成支援方法。
7. 【請求項７】相互に関連付けられた複数種類の定型文書
   を作成編集する定型文書作成装置であって、 複数の文書の書式を含み、かつ文書間の関連又は文書中
   の領域間の関連を含む書式ネットを作成編集すると共
   に、作成編集した書式ネットを書式ネット名を付けて書
   式記憶手段に記憶させる、書式ネット作成編集手段と、 前記書式記憶手段に記憶されている書式ネットを複写し
   た文書体系に文書体系名を付けて文書記憶手段に記憶さ
   せ、前記文書記憶手段に記憶した文書体系中の文書の作
   成又は編集を行い、前記文書体系中の文書の作成又は編
   集時に前記文書体系中の文書間の関連又は文書中の領域
   間の関連に応じた動作を行う文書作成編集手段と、 を有することを特徴とする定型文書作成装置。