JP3265903B2 - 文書配付装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、データベースの検索結
果などを電子メールで配付する文書配付装置に関し、特
に、文書を整理して配付するなどの処理を可能にしたも
のである。

【０００２】

【従来の技術】近年、電子計算機を利用して特許データ
ベースや技術文献データベースから必要な特許や技術文
献を遡及的に検索する情報サービスが普及し、また、Ｓ
ＤＩ（Selective Dissemination of Information）と呼
ばれる、入手したい情報だけを選択的に配付する情報サ
ービスが始められている。

【０００３】このＳＤＩでは、利用者が入手したい情報
のキーワードを予めシステムに登録しておくと、定期的
に、あるいは新たな情報がシステムに入力する都度、検
索が行なわれ、利用者の必要とする情報のみが配付され
る。

【０００４】こうした検索結果の配付サービスを行なう
文書配付装置は、検索を実行し、検索結果を電子メール
で送信する送信側と、この電子メールを受信して蓄積す
る受信側とから成り、利用者は、蓄積された検索結果を
端末装置を使って取出す。この文書配付装置の多くは、
図２３に示すように、検索条件を設定する条件設定手段
21と、その検索条件を記憶する検索条件記憶部22と、検
索対象が蓄積されている検索対象データ記憶部24と、検
索対象の中から検索条件に一致するものを検索する検索
手段23と、検索結果を電子メールで送信する送信手段25
と、これを受信する受信手段31と、受信した検索結果を
記憶する受信データ記憶部32と、記憶された検索結果を
画面に表示したりプリントアウトする端末33とを備えて
いる。

【０００５】この装置では、条件設定手段21により、希
望する情報を得るための検索条件と検索結果の配付先と
が設定され、設定された検索条件及び配付先が検索結果
記憶部22に記憶される。

【０００６】検索手段23は、タイマーなどによる定期的
な起動命令、または新たな情報が発生した時点での人手
による起動命令などによって検索動作を開始し、検索条
件記憶部22から１つずつ検索条件と配付先とを取出し、
検索対象データ記憶部24に格納されている個々の情報と
の照合処理を行なう。検索条件を満たす情報があると、
それを指定の配付先に送信手段25を用いて配付する。

【０００７】このような検索処理を、検索条件記憶部22
中の全ての検索条件と検索対象データ記憶部24中の全て
の情報とに対して行なう。

【０００８】送信手段25によって配付された情報は、受
信手段31を介して受信データ記憶部32に格納され、端末
33からの指示に従って表示、印刷等される。

【０００９】利用者に配付される情報は、一般的には、
検索条件を満たす情報、当該情報を得るに至った検索条
件、検索結果の件数などで構成される。また配付される
情報が複数の場合、それらの並びはランダムである。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の文書配
付装置は、次のような問題点を抱えている。

【００１１】第１に、適切な検索条件を設定するまでに
多くの手間を要する。検索条件が不適当な場合は、検索
対象を充分に絞り切れずに、多すぎる情報が抽出された
り、逆に、検索対象を絞り過ぎて、１件の情報も抽出で
きなかったりする。従来の装置では、設定した検索条件
の下で抽出される情報について、検索条件の設定時には
知ることができず、情報が配付されて始めて知ることが
できる。そのため、配付された情報を見て、再度検索条
件を修正しなければならず、配付の周期が長いサービス
の場合には、適切な検索条件を設定するまでに手間取っ
てしまう。

【００１２】第２に、特許情報のように配付された情報
に対して何らかの対応をしなければならない場合に、関
係者全員での協議のために同一文書を受取った人を知る
必要が生じてくるが、従来の装置では、利用者は同一の
情報が配付された人を知ることができない。

【００１３】第３に、複数の情報を配付する場合に、そ
れらをランダムに並べて配付しているため、利用者は、
受取った情報の中から重要な情報や類似した情報を見分
けることが難しい。

【００１４】第４に、配付した情報の管理を受信側の利
用者に任せているため、利用者が不要な情報の削除を怠
ると、受信データ記憶部に情報が溜まり、新たな情報の
配付が不可能になってしまう。

【００１５】本発明は、こうした従来の問題点を解決す
るものであり、適切な検索条件を迅速に設定することが
でき、また、利用者に同一情報の配付先を知らせたり、
検索結果を整理して配付したり、記憶部に溜まっている
不必要な情報を削除したりすることができる、利用者の
便宜に配慮した文書配付装置を提供することを目的とし
ている。

【００１６】

【課題を解決するための手段】そこで、本発明では、検
索対象データを設定された検索条件に従って検索し、検
索結果のデータを受信側の記憶手段に送信する文書配付
装置において、検索条件を、文書検索時の照合条件と検
索結果の配付先との対によって構成し、文書配付装置
は、検索結果を、検索対象データに一対一で対応させた
検索結果ファイルに格納して記憶する検索結果データ記
憶手段と、検索対象データを検索条件の照合条件と照合
し、照合に成功した場合に、その検索対象データと対応
する検索結果ファイルに検索条件を検索結果として記録
する検索手段と、検索結果データ記憶手段が記憶する検
索結果に基づいて、配付データとこの配付データの全て
の配付先をリストアップした配付先リストとを作成し、
受信側に配付する送信手段とを設け、送信手段は、検索
条件から配付先を取り出し、検索結果データ記憶手段か
ら、その配付先を持つ検索条件が検索結果として格納さ
れている検索結果ファイルを検索して、その配付先に配
付すべき未配付の配付データを見つけ、この未配付の配
付データに対応する検索結果ファイルに載っている全て
の配付先をリストアップして配付先リストを作成するよ
うにしている。また、前記検索対象データを仮設定した
検索条件により検索する試し検索手段を設けている。

【００１７】また、検索結果の各データの検索条件に対
する重要度を計算し、各データの重要度の大きさによる
順番を求める重要度評価手段を設けている。

【００１８】また、この重要度評価手段が、受信側の記
憶手段に蓄積された各データの重要度の大きさによる順
番を求めるように構成している。

【００１９】また、この重要度評価手段が、送信される
各データの重要度の大きさによる順番を求めるように構
成している。

【００２０】また、検索結果の各データ間の類似度を計
算し、各データの類似度の大きさによる順番を求める類
似度評価手段を設けている。

【００２１】また、この類似度評価手段が、受信側の記
憶手段に蓄積された各データの類似度の大きさによる順
番を求めるように構成している。

【００２２】また、この類似度評価手段が、送信される
各データの類似度の大きさによる順番を求めるように構
成している。

【００２３】

【００２４】

【００２５】また、検索を行なう手段として、検索条件
に対する検索対象データの重要度を計算して計算値が閾
値以上であるデータを求める重要度評価手段を設けてい
る。

【００２６】

【作用】そのため、試し検索手段を設けた装置では、検
索条件設定時に検索条件の妥当性を随時評価することが
できるため、適切な検索条件を迅速に設定することがで
きる。また、配付先リストを情報に添付して指定の配付
先に配付することにより、利用者は同じ情報がどこに配
付されたかを知ることができる。

【００２７】また、重要度評価手段を設けた装置では、
検索結果のデータを重要度の大きい順に取出したり、表
示させることができる。

【００２８】また、類似度評価手段を設けた装置では、
類似性の高いデータを並べて取出したり、表示させるこ
とができる。

【００２９】

【００３０】

【００３１】また、重要度評価手段を検索手段に用いた
装置では、検索結果として重要度の高いデータだけを重
要度の大きさ順に並べたものを検索結果データとして得
ることができる。

【００３２】

【実施例】

（第１実施例）第１実施例の文書配付装置は、検索条件
設定時に、適切な検索条件を見い出すための試し検索を
行なうことができ、また、情報の配付時に、その情報の
配付先リストを併せて配付することができる。

【００３３】この文書配付装置は、図１に示すように、
検索条件を設定する検索条件設定手段１と、設定された
検索条件を記憶する検索条件記憶部２と、検索条件が適
切かどうかを確かめるために検索を試行する試し検索手
段３と、検索対象のデータを蓄積する検索対象データ記
憶部５と、設定された検索条件を満たしている検索対象
を検索対象データ記憶部５に蓄積された中から検索する
検索手段４と、検索結果を記憶する検索結果データ記憶
部６と、検索結果を電子メールで送信する送信手段７
と、送信するデータを保存する配付データ記憶部８と、
電子メールを受信する受信手段11と、受信した検索結果
を記憶する受信データ記憶部12と、記憶された検索結果
を画面に表示したりプリントアウトする端末13とを備え
ている。

【００３４】この実施例の装置における検索対象データ
は文書であり、検索対象データ記憶部５に格納されてい
る。１つの文書データは、文書の内容を表すテキストや
イメージ、及び検索時に用いる索引データなどにより構
成されている。

【００３５】また、検索条件は、文書検索時の照合条件
と検索結果の配付先との対によって構成される。照合条
件は、キーワード、分類記号などと、和、積、否定など
の論理的関係を表す論理記号によって表される。配付先
は、検索結果の送付先を指定する電子メールのメールア
ドレスである。

【００３６】検索条件は、検索条件設定手段１によって
作成され、検索条件記憶部２に、１つの検索条件が１つ
のファイルに格納されて記憶される。従って検索条件記
憶部２には検索条件の数だけのファイルが存在する。

【００３７】検索条件の設定時には、試し検索手段３を
用いて仮設定した検索条件で検索対象データ記憶部５中
のデータを検索し、検索結果を検索条件設定手段１を介
して参照することにより、検索条件の修正を行ない、適
切な検索条件の設定を可能にする。試し検索手段３で用
いる検索方法は、検索手段４で用いる検索方法と同一で
ある。

【００３８】また、検索結果データ記憶部６は、検索対
象データである各々の文書に一対一で対応させたファイ
ル（検索結果ファイル）の集合を備えている。

【００３９】この文書配付装置の検索動作について、図
２のフローチャートを用いて説明する。

【００４０】ステップ１：タイマーまたは人手により起
動された検索手段４は、検索条件記憶部２に照合すべき
検索条件があるかどうかを調べ、検索条件があるとき
は、 ステップ２：その１つの照合条件を取出し、 ステップ３：検索対象データ記憶部５に照合すべき検索
対象データがあるかどうかを調べ、検索対象データがあ
るときは、 ステップ４：検索対象データを１つ取出し、 ステップ５：取出した照合条件と検索対象データとの照
合処理を行なう。

【００４１】ステップ６：照合に成功した場合には、 ステップ７：検索結果データ記憶部６中の対応した検索
結果ファイルに配付先と照合条件、即ち検索条件を記録
する。

【００４２】取出した１つの照合条件と、検索対象デー
タ記憶部５に記憶された全ての検索対象データとの照合
を終えると、検索条件記憶部２から次の検索条件に含ま
れる照合条件を取出して、同様に、全ての検索対象デー
タとの照合を行ない、こうして全ての検索条件について
の照合処理が終了すると、 ステップ８：次段の送信手段７を起動する。

【００４３】なお、照合処理の方法としては、照合条件
のキーワードと、検索対象データの索引データに付与さ
れたキーワードとの一致を検索するキーワード検索や、
文書（テキスト）そのものを検索対象として利用する全
文検索などを用いることができる。

【００４４】起動された送信手段７は、図３に示す手順
で送信処理を行なう。

【００４５】ステップ10：送信手段７は、検索条件記憶
部２に検索条件があるかどうかを調べ、検索条件がある
ときは、 ステップ11：検索条件から配付先を１つ取出し、 ステップ12：検索結果データ記憶部６中の検索結果デー
タから、その配付先を持つ検索結果データを検索して、
その数を計数する。

【００４６】ステップ13：計数の結果がゼロの場合に
は、 ステップ24：検索結果が無いことを表すメッセージを指
定の配付先に送り、ステップ10に戻って、次の検索条件
の有無を調べる。

【００４７】ステップ13において、計数の結果がゼロで
ない場合、即ち、配付すべき検索結果がある場合には、 ステップ14：その配付先に配付すべき文書名（配付デー
タ名）をリストアップした配付データリストを作成し、 ステップ15：この配付データリストの中に、その配付先
に未だ配付していない文書があれば（最初の段階では全
てが未配付文書である）、 ステップ16：その未配付文書の配付データ名を１つ取り
出し、 ステップ17：その文書が他の配付先にも配付していない
文書であるときは（最初の配付先の配付データリストに
載った文書は、当然他の配付先にも配付していない）、 ステップ20：検索結果データ記憶部６のその文書の検索
結果ファイルに載っている全ての配付先をリストアップ
した配付先リストを作成し、 ステップ21：配付先に配付する配付データのヘッダ部を
作成する。この配付データはヘッダ部とデータ部との２
つの部分により構成され、ヘッダ部には、照合条件、そ
の照合条件に合致する文書の総数（結果総数）及び配付
先リストが格納される。

【００４８】ステップ22：次いで、配付データのデータ
部を作成する。データ部には、検索対象データ記憶部５
の対応するデータの全部または一部が格納される。

【００４９】ステップ23：作成した配付データを配付デ
ータ記憶部８に保存した後、 ステップ19：その配付データを電子メールで指定の配付
先に配付する。

【００５０】次いで、ステップ15に戻り、配付データリ
ストの中の次の未配付文書について、同様の手順で配付
データを作成し、配付データ記憶部８に保存した後、同
じ配付先に配付する。配付データリストの中に未配付文
書が無くなると、ステップ10に戻り、検索条件記憶部２
に次の検索条件が記憶されていれば、配付先を取出して
（ステップ11）、ステップ12からステップ16の手順を実
行する。

【００５１】ステップ17：配付データリストから取出し
た未配付文書が、他の配付先に既に配付されているとき
は、 ステップ18：配付データ記憶部８からその文書の配付デ
ータを取出して、 ステップ19：その配付データを指定の配付先に配付す
る。

【００５２】こうして、全ての検索条件に対する送信処
理が終了すると、 ステップ25：検索結果データ記憶部６と配付データ記憶
部８とをクリアして終了する。

【００５３】受信手段11は、送信手段７より送られたデ
ータを、受信データ記憶部12に逐次格納する。

【００５４】受信データ記憶部12は、端末13からの命令
により、データの一覧表、データの内容などを端末13に
表示する。

【００５５】このように、第１実施例の文書配付装置で
は、検索条件の設定の際に、試し検索手段を用いて、設
定しようとする検索条件の下でどのような検索結果が得
られるかを試行することができ、検索結果が思わしくな
ければ、検索条件を直ちに修正して、適切なものに変え
ることができる。

【００５６】また、各配付先に送られる配付データに
は、同じ配付データがどこに配付されるかを示す配付先
リストが添付されるため、利用者はその配付データの送
付先を知ることができる。

【００５７】なお、検索条件記憶部２に検索条件の数だ
けファイルを設けるとしたが、１つのファイルに複数の
検索条件を入れるようにしてもよい。

【００５８】また、試し検索手段３では検索手段４と同
じ検索方法を用いるとしたが、試し検索には迅速さが要
求されるため、検索手段４とは別の、索引などを使用す
る高速な検索方法を用いてもよい。

【００５９】また、検索条件設定手段１に対して、検索
対象データ記憶部５から文書に付けられたキーワード等
の詳細なデータを送ることにより、検索条件の設定に便
宜を与えても良い。

【００６０】また、検索結果データ記憶部６の検索対象
データに対応するファイルの中に、検索結果データが１
つも格納されなかったファイルがある場合、それらのフ
ァイル名を集めて未配付データリストを作成することが
できる。このリストに載ったファイルを、ステップ12に
おける検索の対象から事前に外すことにより、この検索
を効率的に行なうことが可能になる。

【００６１】（第２実施例）第２実施例の文書配付装置
は、配付されたデータを重要度の大きい順に自動的に並
び替えて表示することができる。

【００６２】この装置は、図４に示すように、受信した
検索結果データの重要度を自動的に調べる重要度評価手
段14を備えている。その他の構成は第１実施例の装置
（図１）と変わりがない。

【００６３】この重要度評価手段14は、図５に示すよう
に、データから単語の切り出しを行なうキーワード抽出
手段141と、キーワードに適しない語のリストを格納す
る不要語リスト記憶部142と、キーワードの重み付けを
行なう重み付け手段143と、重み付けされたキーワード
を用いて各データの重要度を計算する重要度計算手段14
4と、各データの重要度順を記憶する評価結果記憶部145
とを具備している。

【００６４】この装置における検索動作及び送信動作
は、第１実施例で説明した図２及び図３の手順と同じで
ある。

【００６５】ただし、検索対象データに予めキーワード
が添付され、検索手段３がこのキーワードによる検索を
行なった場合には、送信手段７は、配付データのヘッダ
部の作成において（ステップ21）、ヘッダ部に照合条
件、結果総数、配付先リストと共に各データのキーワー
ドを格納する。

【００６６】受信手段11は送信手段７より送られたデー
タを受信データ記憶部12に逐次格納し、重要度評価手段
14は、格納されたデータの重要度の順序を図６の手順で
調べる。

【００６７】ステップ30：重要度評価手段14のキーワー
ド抽出手段141は、受信データ記憶部12に格納されたデ
ータのヘッダ部にキーワードが格納されているかどうか
を調べ、格納されていないときには、 ステップ31：受信データ記憶部12に格納されている各デ
ータから単語を切り出し、 ステップ32：切り出した単語が、不要語リスト記憶部14
2に格納されている不要語に該当しないかどうかを調
べ、 ステップ33：不要語に該当しないとき、 ステップ34：それをキーワードとする。

【００６８】ステップ35：重み付け手段143は、データ
にキーワード付けがされている場合、つまりヘッダ部に
キーワードが格納されている場合には、そのキーワード
について、また、データにキーワード付けがされていな
い場合には、キーワード抽出手段141が抽出したキーワ
ードについて、そのキーワードの重要さを示す重み付け
を行なう。重み付けの方法については、例えば、頻度情
報を使用するものなど、種々の方法が存在するが、文献
（伊藤哲郎著「情報検索」昭晃堂）に詳細に解説されて
いるのでここでは割愛する。

【００６９】ステップ36：重要度計算手段144は、キー
ワードに重みが付けられると、各データでのキーワード
の出現頻度を基に各データに含まれるキーワードの重み
の総和を取るなどして、データの重要度を計算する。全
てのデータについて重要度の計算が終了すると、 ステップ37：その計算値の大きさ順に並び替えたデータ
の順番の情報を評価結果記憶部145に格納する。

【００７０】受信データ記憶部12は、端末13から受信デ
ータの表示の命令があると、重要度評価手段14の評価結
果記憶部145に格納された情報を参照して、重要度が大
きい順に並び替えたデータの一覧表やデータの内容など
を端末13に表示する。

【００７１】このように、第２実施例の文書配付装置
は、利用者に対して検索結果のデータを重要度の順に示
すことができる。

【００７２】なお、キーワード抽出手段を、データ内に
照合文字列のキーワードが幾つ存在するかを計数する手
段として構成した場合には、照合条件のキーワードだけ
から各データの重要度を求めることができる。

【００７３】（第３実施例）第３実施例の文書配付装置
は、配付されたデータを類似性の大きい順に自動的に並
べ替えることができる。

【００７４】この装置は、図７に示すように、検索結果
のデータの類似度を自動的に調べる類似度評価手段15を
備えている。その他の構成は第１実施例の装置（図１）
と変わりがない。

【００７５】この類似度評価手段15は、図８に示すよう
に、第２実施例の重要度評価手段14と同じように、キー
ワード抽出手段151、不要語リスト記憶部152、重み付け
手段153及び評価結果記憶部155を備えるとともに、重み
付けされたキーワードを用いて各データの類似度を計算
する類似度計算手段154を備えている。

【００７６】この装置の動作は、第２実施例の装置の動
作とほぼ同じである。ただ、第２実施例の装置では、重
要度評価手段14の重要度計算手段144が、重み付けされ
たキーワードを用いて各データの重要度を計算し、重要
度の大きさ順のデータの順番を評価結果記憶部145に格
納しているのに対して、この装置では、図９に示すよう
に、類似度評価手段15の類似度計算手段154が、 ステップ46：重み付けされたキーワードを用いて、各デ
ータのキーワードベクトル（キーワードを座標軸とする
多次元空間上で各キーワードの出現頻度を表すベクト
ル）を作成し、 ステップ47：ベクトル間の距離で表されるデータ間の類
似度を計算する。類似度の計算方法については、例え
ば、ベクトルのコサイン関数を取るなど幾つかの方法が
存在するが文献（伊藤哲郎著「情報検索」昭晃堂）に詳
細に解説されているのでここでは割愛する。全てのデー
タに関する類似度の計算が終了すると、 ステップ48：その類似度の大きさ順に並び替えたデータ
の順番の情報を評価結果記憶部155に格納する。

【００７７】受信データ記憶部12は、端末13から受信デ
ータの表示の命令があると、類似度評価手段15の評価結
果記憶部155に格納された情報を参照して、類似度が大
きい順に並び替えたデータの一覧表やデータの内容など
を端末13に表示する。

【００７８】なお、この装置の類似度評価手段15のキー
ワード抽出手段151、不要語リスト記憶部152及び重み付
け手段153は、第２実施例の重要度評価手段14の構成要
素と同じなので、これらを共有することにより重要度評
価と類似度評価とを選択できる文書管理装置を実現する
ことができる。

【００７９】（第４実施例）第４実施例の文書配付装置
は、蓄積されている不要になったデータを自動的に削除
することができる。

【００８０】この装置は、図１０に示すように、受信側
で保存されている検索結果のデータを設定された削除条
件・方法に従って削除するデータ削除手段16を備えてい
る。その他の構成は第１実施例の装置（図１）と変わり
がない。

【００８１】このデータ削除手段16は、図１１に示すよ
うに、データ削除条件を登録する設定登録部161と、受
信データ記憶部12に保存されたデータを監視し、削除条
件に従って削除する削除手段162とを具備している。

【００８２】削除の方法や条件は、予めユーザーによっ
て、端末13を用いて選択・設定され、設定登録部161に
登録される。図１２に示すように、削除方法として自動
設定による削除を選択した場合は、データ保存日数また
はデータ記憶量に関する削除条件を設定する。削除方法
として手動設定による削除を選択した場合は、削除する
データを指定する。

【００８３】この装置では、第１実施例と同じ手順で受
信データ記憶部12に配付データが格納され、データ削除
手段16が、図１３の順序でデータの削除を実行する。

【００８４】ステップ50：ユーザは自動設定または手動
設定のいずれかを選択し、 ステップ51：自動設定の場合は、データ保存日数または
データ記憶量に関する削除条件を設定する。設定登録部
161は、設定された削除条件を保持する。

【００８５】ステップ52：ユーザにより自動削除が起動
されると、 ステップ53：削除手段162は、データ保存日数が設定さ
れているときは、受信データ記憶部12に格納されたデー
タの日付を定期的にチェックし、設定された保存日数を
超えるデータが存在するかどうかを調べ、また、データ
記憶量が設定されているときは、受信データ記憶部12に
格納されたデータ量を監視し、総データ記憶量が設定し
た値を超えているかどうかを調べ、 ステップ54：データ保存日数が設定されているときに
は、設定された保存日数を超えるデータを全て削除す
る。また、データ記憶量が設定されているときには、最
も古い受信データから削除を行ない、設定されたデータ
記憶量を始めて下回るデータまでを削除する。

【００８６】ステップ50において、手動設定を選択した
ときは、 ステップ55：ユーザーが端末13から削除するデータを指
定し、設定登録部161は、指定されたデータのアドレス
を保持する。

【００８７】ステップ56：全ての削除データの指定が終
了すると、 ステップ57：削除手段162は、指定されたデータを削除
する。

【００８８】なお、自動設定の場合、データ保存日数と
データ記憶量とを組合せて設定することができ、また、
一方の条件が優先するように設定することもできる。

【００８９】このように、第４実施例の文書配付装置
は、受信データ記憶部12に蓄積された不要データを自動
的に削除することができるため、ユーザが受信データの
整理を怠った場合でも、受信データ記憶部12に、新たな
電子メールの受入れに必要な記憶容量を常に確保するこ
とができる。

【００９０】なお、データ削除手段16を、第２実施例の
重要度評価手段14をもつ文書配付装置に加えることによ
って、データの重要度の小さい順にデータを削除するよ
うに構成することもできる。

【００９１】また、このデータ削除手段16は、第３実施
例の類似度評価手段15をもつ文書配付装置に加えること
もできる。

【００９２】（第５実施例）第５実施例の文書配付装置
は、蓄積されたデータを古いものから順に自動的に圧縮
して、別の記憶領域に保存できるようにしている。

【００９３】この装置は、図１４に示すように、受信側
で保存されている検索結果のデータを設定された圧縮条
件・方法に従って圧縮するデータ圧縮手段17と、圧縮さ
れたデータを格納する圧縮データ記憶部18とを備えてい
る。その他の構成は第１実施例の装置（図１）と変わり
がない。

【００９４】このデータ圧縮手段17は、図１５に示すよ
うに、データ圧縮条件を登録する設定登録部171と、受
信データ記憶部12に保存されたデータを監視し、圧縮条
件に従ってデータを圧縮する圧縮手段172と、圧縮され
たデータを復元する復元手段173とを具備している。

【００９５】圧縮データの設定方法や圧縮の条件は、予
めユーザーによって、端末13を用いて選択・設定され、
設定登録部171に登録される。図１６に示すように、圧
縮データの自動設定を選択した場合は、データ保存日数
またはデータ記憶量、圧縮方法及び圧縮率を圧縮条件と
して設定する。圧縮データの手動設定を選択した場合
は、圧縮するデータを個々に指定する。

【００９６】この装置では、第１実施例と同じ手順で受
信データ記憶部12に配付データが格納され、データ圧縮
手段17が、図１７に示す手順でデータの圧縮を実行す
る。

【００９７】この図１７の手順は、第４実施例のデータ
削除手段16の手順（図１３）とほぼ同じであり、ユーザ
が自動設定を選択し、圧縮条件としてデータ保存日数を
設定した場合には、圧縮手段172は、受信データ記憶部1
2に格納されたデータの日付を定期的にチェックし、設
定された保存日数を超えたデータが存在するとき、その
データを設定された圧縮方法と圧縮率とで圧縮し、圧縮
データ記憶部18に格納する。

【００９８】また、圧縮条件としてデータ記憶量が設定
された場合には、圧縮手段172は、受信データ記憶部12
に格納されたデータ量を監視し、総データ記憶量が設定
した値を超えた時に、最も古い受信データから圧縮を行
ない、設定されたデータ圧縮方法及びデータ圧縮率によ
り、設定されたデータ記憶量を始めて下回るデータまで
を圧縮し、圧縮データ記憶部18に格納する。

【００９９】また、手動設定の場合には、ユーザーが端
末13から圧縮するデータを指定すると、設定登録部171
は、それらの各データの領域のアドレスを保持し、ユー
ザーが端末13から圧縮命令を入力すると、圧縮手段172
は指定されたデータを圧縮して、圧縮データ記憶部18に
格納する。

【０１００】また、データ圧縮手段17の復元手段173
は、端末13から圧縮データの復元の命令を受けると、圧
縮データ記憶部18に格納されたデータの中から指定され
たデータを読出して復元し、復元されたデータは受信デ
ータ記憶部12に格納される。

【０１０１】なお、自動設定の場合、データ保存日数と
データ記憶量とを組合せて圧縮条件を設定することがで
き、また、一方の条件が優先するように設定することも
できる。

【０１０２】また、データ圧縮方法の設定に際して、画
像データとテキストとを別々の圧縮方法で圧縮するよう
に設定することもできる。

【０１０３】このように、第５実施例の文書配付装置
は、受信データ記憶部12に蓄積された不要データを自動
的に、または手動により、圧縮して保存することができ
るため、受信データ記憶部12には、常に新たな電子メー
ルを受入れるだけの記憶容量を確保することができる。
また、圧縮したデータは、必要が生じた場合に、読出す
ことができる。

【０１０４】なお、データ圧縮手段17及び圧縮データ記
憶部18を、第２実施例の重要度評価手段14をもつ文書配
付装置に加えることによって、データの重要度の小さい
順にデータを圧縮するように構成することもできる。

【０１０５】また、このデータ圧縮手段17及び圧縮デー
タ記憶部18を、第３実施例または第４実施例の類似度評
価手段15や削除手段16を持つ文書配付装置と組合せるこ
ともできる。

【０１０６】（第６実施例）第６実施例の文書配付装置
は、送信側において検索結果を重要度の大きさの順に並
び替えて配付する。

【０１０７】この装置は、図１８に示すように、送信手
段７から提供された検索結果データの重要度を調べる重
要度評価手段14を備えている。また、送信手段７は、こ
の重要度評価手段14に同じ検索条件での検索結果データ
を集めて提供し、その検索結果データを、重要度評価手
段14の評価した重要度の大きさの順に並べ替えて纏めて
配送する。その他の構成は第１実施例の装置（図１）と
変わりがない。

【０１０８】この重要度評価手段14の構成及び動作は、
第２実施例の重要度評価手段14の構成（図５）及び動作
（図６）と同じである。

【０１０９】この装置の検索動作は第１実施例の装置
（図２）と同じである。また、この装置の送信手段７
は、図１９に示す手順で送信動作を行なう。

【０１１０】ステップ70：送信手段７は、検索条件記憶
部２に検索条件があるかどうかを調べ、検索条件がある
ときは、 ステップ71：検索条件を１つ取出し、 ステップ72：検索結果データ記憶部６中の検索結果デー
タから、同一の検索条件、つまり配付先と照合条件とが
同じである検索結果データを検索して、その数を計数す
る。

【０１１１】ステップ73：計数の結果がゼロの場合に
は、 ステップ84：検索結果が無いことを表すメッセージを指
定の配付先に送り、ステップ10に戻って、次の検索条件
の有無を調べる。

【０１１２】ステップ73において、計数の結果がゼロで
ない場合、即ち、配付すべき検索結果がある場合には、 ステップ74：それらの検索結果のデータを表す配付デー
タ名をリストアップした配付データリストを作成し、 ステップ75：この配付データリストとそれに対応する照
合条件とを重要度評価手段14に送る。

【０１１３】ステップ76：重要度評価手段14は、第２実
施例の重要度評価手段14と同様に、照合条件のキーワー
ドと、検索対象データ記憶部５中から配付データリスト
を参照して取出したデータのキーワードとを使用して、
各データの重要度の計算を行なう。検索対象データにキ
ーワードが付いていない場合には、第２実施例と同じよ
うに不要語リスト142を用いてキーワードの抽出を行な
い、また、予めキーワードが付いている場合には、それ
を利用する。各データの重要度を計算した後、その値の
大きさ順に並べたデータの順番の情報を評価結果記憶部
145に格納する。

【０１１４】ステップ76：送信手段７は、重要度評価手
段14の評価結果記憶部145に格納された情報に基づい
て、配付データリスト内のデータの順番を重要度の大き
さ順に並び替える。こうして配付データリストに重要度
の大きさ順に並び替えたデータ（１つのこともある）
を、以後、纏めて１つの配付データとして扱う。

【０１１５】ステップ77：送信手段７は、配付データリ
ストに対応する照合条件を参照して、その配付データが
過去に送信されたデータかどうかを調べ、送信されたデ
ータでないときは、 ステップ80：検索条件の照合条件を同じくする配付先を
リストアップした配付先リストを作成し、 ステップ81：照合条件、その照合条件に合致する文書の
総数（結果総数）及び配付先リストを含む配付データの
ヘッダ部を作成し、 ステップ82：次いで、配付データのデータ部を作成す
る。このデータ部は、重要度の大きさ順に並べた配付デ
ータリストの全てのデータのデータ部から成り、検索対
象データ記憶部５の対応する各データの全部または一部
を取込む。

【０１１６】ステップ83：作成した配付データを配付デ
ータ記憶部８に保存した後、 ステップ79：その配付データを電子メールで指定の配付
先に配付する。

【０１１７】また、ステップ77において、その配付デー
タが過去に送信されているときは、 ステップ78：配付データ記憶部８から該当する配付デー
タを取出して、 ステップ79：指定の配付先に配付する。

【０１１８】こうした送信処理を検索条件の全てに対し
て行ない、その処理が終了すると、 ステップ85：検索結果データ記憶部６と配付データ記憶
部８とをクリアして終了する。

【０１１９】受信手段11は、送信手段７より送られたデ
ータを、受信データ記憶部12に逐次格納し、受信データ
記憶部12は、端末13からの命令に応じて、重要度順に並
ぶデータの一覧表やデータの内容などを端末13に表示す
る。

【０１２０】（第７実施例）第７実施例の文書配付装置
は、送信側で検索結果を類似する順序に並び替えて配付
する。

【０１２１】この装置は、図２０に示すように、第６実
施例の装置（図１８）の重要度評価手段14に代えて、検
索結果のデータ間の類似度を調べる類似度評価手段15を
設けている。この類似度評価手段15の構成及び動作は、
第３実施例における類似度評価手段15（図８）と同じで
ある。

【０１２２】この装置の動作は、図２１に示すように、
類似度評価手段が各データ間の類似度を計算し、類時度
の大きさ順に並べたデータの順番の情報を評価結果記憶
部155に格納する点を除いて、第６実施例の装置の動作
（図１９）と同じである。送信手段７は、類似度評価手
段15の評価結果記憶部155に格納された情報に基づい
て、配付データリストのデータを類似度の大きさ順に並
び替える。

【０１２３】従って、ユーザが端末13を使って受信デー
タ記憶部12に格納されたデータの表示を指令すると、類
似度順に並ぶデータの一覧表やデータ内容などが端末13
に表示される。

【０１２４】なお、類似度評価手段15のキーワード抽出
手段、不要語リスト記憶部及び重み付け手段を重要度評
価手段14が共有することにより、重要度評価と類似度評
価とを選択できる文書管理装置を実現することができ
る。

【０１２５】（第８実施例）第８実施例の文書配付装置
は、検索手段の代わりに、重要度評価手段を用いて照合
条件に適合する検索対象データを取出している。

【０１２６】この装置は、図２２に示すように、検索手
段に代わる重要度評価手段10と、試し検索手段に代わる
試し重要度評価手段９とを備えている。その他の構成は
第１実施例の装置（図１）と変わりがない。

【０１２７】重要度評価手段10は、第２実施例の重要度
評価手段14（図５）から評価結果記憶部145だけを除い
た、キーワード抽出手段145、不要語リスト記憶部142、
重み付け手段143及び重要度計算手段144を具備してい
る。また、その動作は、第２実施例の重要度評価手段14
の動作（図６）のステップ38（重要度順の情報を評価結
果記憶部145に格納する）を除いた、ステップ30からス
テップ37までの動作と同じである。

【０１２８】この実施例の装置では、検索の代わりに重
要度評価を行なっているが、設定された条件に合うデー
タを取出すという意味では検索と同じであり、重要度の
高いデータを検索結果として扱うことになる。

【０１２９】この装置の検索対象データ記憶部５に格納
される検索対象データは、第１実施例の場合と同じもの
である。

【０１３０】また、検索条件記憶部２に格納される検索
条件は、照合条件と、配送先と、重要度の閾値との組合
せから成る。この閾値は、計算された重要度に基づいて
重要なデータであると決定する範囲の最低値であり、こ
の閾値以上のものを配付データとして扱う。

【０１３１】この装置で検索条件を設定する場合は、先
ず、試し重要度評価手段９を用いて、仮設定した検索条
件により検索対象データ記憶部５に格納されたデータの
重要度を計算し、閾値以上の重要度の値を持つデータが
どの程度取出されるかを、検索条件設定手段１を介して
参照する。その結果に基づいて、照合条件と閾値とに必
要な修正を加え、適切な検索条件を設定する。試し重要
度評価手段９で用いる重要度評価方法は、重要度評価手
段10で用いる方法と同一である。

【０１３２】検索結果データ記憶部６には、第１実施例
の場合と異なり、検索結果と照合条件と配付先とを１組
にしたものを検索結果データとして格納する。

【０１３３】この装置の動作について説明する。

【０１３４】タイマーまたは人手により起動された重要
度評価手段10は、検索条件記憶部２に格納された検索条
件の照合条件を１つずつ取出し、その照合条件のキーワ
ードと、検索対象データ記憶部５の個々のデータから抽
出・重み付けをしたキーワードとを使用して、各データ
の重要度を計算する。次いで、使用した照合条件と一緒
に格納された閾値を検索条件記憶部２から取出し、重要
度がその値以上のデータを選択し、選択したデータを重
要度の値の大きさ順に並べたときの順番を求める。そし
て、求めた順序情報を検索結果として、配付先と使用し
た照合条件と共に検索結果データ記憶部５に格納する。

【０１３５】重要度評価手段10は、このような処理を検
索条件記憶部２の全ての検索条件に対して行なった後、
次段の送信手段７を起動する。

【０１３６】送信手段７は、検索条件記憶部２から１つ
ずつ検索条件を取出し、検索結果データ記憶部６に格納
された検索結果データから同一の検索条件を持つ検索結
果を検索し、検索結果に含まれるデータを計数する。計
数の結果がゼロの場合には、検索結果が無いことを表す
メッセージを指定の配付先に送り、次の処理に移る。計
数の結果がゼロで無い場合には、その検索結果が過去に
送信したデータで無いならば、配付先リストの作成、配
付データのヘッダ部の作成、配付データのデータ部の作
成を行ない、作成した配付データを配付データ記憶部８
に保存した後、指定の配付先に配付する。

【０１３７】配付データ名が過去に送信したデータであ
る場合には、配付データ記憶部８から該当する配付デー
タを取出して、指定の配付先に配付する。全ての検索条
件に対する処理が終了すると、検索結果データ記憶部６
と配付データ記憶部８とをクリアして終了する。

【０１３８】第１実施例の場合と同様に、配付データ
は、ヘッダ部とデータ部との２つの部分により構成され
る。ヘッダ部には、照合条件、結果総数、配付先リスト
が格納され、データ部には、検索対象データ記憶部５の
検索結果に対応する一つ以上のデータの全部または一部
が格納される。

【０１３９】受信手段11は、送信手段７より送られたデ
ータを受信データ記憶部12に逐次格納し、受信データ記
憶部12は、端末13からの命令により、データの一覧表、
データの内容などを端末13に表示する。

【０１４０】このように、第８実施例の文書配付装置
は、検索手段を重要度評価手段に代えただけの簡単な構
成によって、重要度の順に並べたデータをユーザに示す
ことができる。

【０１４１】なお、重要度評価手段の代わりに類似度評
価手段を設け、照合文字列と検索対象データとの類似度
を求め、類似度の大きい順にデータを並べて配送データ
を作成することもできる。

【０１４２】また、キーワード抽出手段141と不要語リ
スト記憶部142と重み付け手段143とを重要度評価手段及
び類似度評価手段に共有させて重要度評価と類似度評価
とを選択できる文書管理装置を実現することもできる。

【０１４３】

【発明の効果】以上の実施例の説明から明らかなよう
に、本発明の文書配付装置は、試し検索手段を設けたこ
とにより、検索条件設定時に検索条件の妥当性を随時評
価することが可能となり、適切な検索条件を迅速に設定
することができる。

【０１４４】また、配付先リストを生成し、情報に添付
して配付することができるため、同一文書を受け取った
人を個々の利用者が知ることができ、関係者全員による
当該文書への対応を迅速に行なうことが可能となる。

【０１４５】また、重要度評価手段を設けた装置では、
データを重要度順に並べ替えて提示することができるた
め、利用者は検索結果から重要な情報を素早く簡単に得
ることもできる。

【０１４６】また、類似度評価手段を設けた装置では、
データを類似性が高い順に並べ替えて提示することがで
きるため、利用者は類似した情報を素早くまとめて一度
に得ることができる。

【０１４７】この重要度評価手段や類似度評価手段を送
信側に設けた装置では、受信側に特別の機器を用いる必
要が無くなり、通常のパソコンなどがそのまま使える。

【０１４８】また、この重要度評価手段や類似度評価手
段を受信側に設けた装置では、多くのデータを扱う送信
側の負担を軽減することができる。

【０１４９】また、データ削除手段を設けた装置では、
保存データの増加を抑えて、記憶領域を有効に利用する
ことができる。削除するデータを手動で指定する場合
は、必要とするデータのみを保存することができ、ま
た、自動削除を選択するときは、利用者がデータの管理
を意識しなくとも、不要データの削除が順次行なわれ
る。このとき、削除条件や方法については利用者自身が
キメ細かく設定することができるため、個々人に適した
データの保存を行なうことができる。

【０１５０】また、データ圧縮手段を設けた装置では、
不必要なデータを圧縮して別の記憶領域で保存すること
により、記憶領域を有効利用することができる。また、
このデータが必要になったときには再現が可能であり、
データの損失を防ぐことができる。圧縮するデータは手
動で指定したり、利用者の設定した条件に従って自動的
に選ばれるため、個々人に適したデータの保存を行なう
ことができる。

【０１５１】また、検索手段に代えて重要度評価手段を
用いた装置では、簡単な構成で、照合条件に適合するデ
ータを重要度の順に並べて利用者の下に配送することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例における文書配付装置の構
成を示すブロック図、

【図２】第１実施例の装置における検索手段のフローチ
ャート、

【図３】第１実施例の装置における送信手段のフローチ
ャート、

【図４】本発明の第２実施例における文書配付装置の構
成を示すブロック図、

【図５】第２実施例の装置における重要度評価手段の構
成を示すブロック図、

【図６】第２実施例の装置における重要度評価手段の動
作を表すフローチャート、

【図７】本発明の第３実施例における文書配付装置の構
成を示すブロック図、

【図８】第３実施例の装置における類似度評価手段の構
成を示すブロック図、

【図９】第３実施例の装置における類似度評価手段の動
作を表すフローチャート、

【図１０】本発明の第４実施例における文書配付装置の
構成を示すブロック図、

【図１１】第４実施例の装置におけるデータ削除手段の
構成を示すブロック図、

【図１２】第４実施例の装置におけるデータ削除手段の
設定登録部の設定内容、

【図１３】第４実施例の装置におけるデータ削除手段の
動作を表すフローチャート、

【図１４】本発明の第５実施例における文書配付装置の
構成を示すブロック図、

【図１５】第５実施例の装置におけるデータ圧縮手段の
構成を示すブロック図、

【図１６】第５実施例の装置におけるデータ圧縮手段の
設定登録部の設定内容、

【図１７】第５実施例の装置におけるデータ圧縮手段の
動作を表すフローチャート、

【図１８】本発明の第６実施例における文書配付装置の
構成を示すブロック図、

【図１９】第６実施例の装置における送信手段のフロー
チャート、

【図２０】本発明の第７実施例における文書配付装置の
構成を示すブロック図、

【図２１】第７実施例の装置における送信手段のフロー
チャート、

【図２２】本発明の第８実施例における文書配付装置の
構成を示すブロック図、

【図２３】従来の文書配付装置の構成を示すブロック図
である。

【符号の説明】

１ 検索条件設定手段 ２ 検索条件記憶部 ３ 試し検索手段 ４ 検索手段 ５ 検索対象データ記憶部 ６ 検索結果データ記憶部 ７ 送信手段 ８ 配付データ記憶部 ９ 試し重要度評価手段 10、14 重要度評価手段 11 受信手段 12 受信データ記憶部 13 端末 141、151 キーワード抽出手段 142、152 不要語リスト記憶部 143、153 重み付け手段 144 類似度評価手段 145、155 評価結果記憶部 15 類似度評価手段 154 類似度計算手段 16 データ削除手段 161、171 設定登録部 162 削除手段 17 データ圧縮手段 172 圧縮手段 173 復元手段 18 圧縮データ記憶部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 伊藤 正雄 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電 器産業株式会社内 (56)参考文献 特開 昭63−73756（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−100763（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−110595（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−235551（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−178045（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−276224（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−197147（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−130139（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−252864（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−139291（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−168281（ＪＰ，Ａ) 特開 平７−15573（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−325091（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−108726（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−175874（ＪＰ，Ａ)

Claims (9)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 検索対象データを設定された検索条件に
   従って検索し、検索結果のデータを受信側の記憶手段に
   配布する文書配付装置において、前記検索条件は、文書検索時の照合条件と検索結果の配
   付先との対によって構成され、 前記文書配付装置は、 前記検索結果を、前記検索対象データに一対一で対応さ
   せた検索結果ファイルに格納して記憶する 検索結果デー
   タ記憶手段と、前記検索対象データを前記検索条件の照合条件と照合
   し、照合に成功した場合に、その検索対象データと対応
   する前記検索結果ファイルに前記検索条件を検索結果と
   して記録する検索手段と、 前記検索結果データ記憶手段が記憶する検索結果に基づ
   いて、配付データとこの配付データの全ての配付先をリ
   ストアップした配付先リストとを作成し、受信側に配付
   する送信手段とを備えており、 前記送信手段は、 前記検索条件から配付先を取り出し、前記検索結果デー
   タ記憶手段から、その配付先を持つ検索条件が検索結果
   として格納されている前記検索結果ファイルを検索し
   て、その配付先に配付すべき未配付の配付データを見つ
   け、前記未配付の配付データに対応する前記検索結果フ
   ァイルに載っている全ての配付先をリストアップして前
   記配付先リストを作成する ことを特徴とする文書配付装
   置。
2. 【請求項２】 前記検索対象データを仮設定した検索条
   件により検索する試し検索手段を備えたことを特徴とす
   る請求項１に記載の文書配付装置。
3. 【請求項３】 前記検索結果の各データの検索条件に対
   する重要度を計算し、前記各データの重要度の大きさに
   よる順番を求める重要度評価手段を設けたことを特徴と
   する請求項１乃至２に記載の文書配付装置。
4. 【請求項４】 前記重要度評価手段が、受信側の記憶手
   段に蓄積された前記各データの重要度の大きさによる順
   番を求めることを特徴とする請求項３に記載の文書配付
   装置。
5. 【請求項５】 前記重要度評価手段が、送信される前記
   各データの重要度の大きさによる順番を求めることを特
   徴とする請求項３に記載の文書配付装置。
6. 【請求項６】 前記検索結果の各データ間の類似度を計
   算し、前記各データの類似度の大きさによる順番を求め
   る類似度評価手段を設けたことを特徴とする請求項１か
   ら５のいずれかに記載の文書配付装置。
7. 【請求項７】 前記類似度評価手段が、受信側の記憶手
   段に蓄積された前記各データの類似度の大きさによる順
   番を求めることを特徴とする請求項６に記載の文書配付
   装置。
8. 【請求項８】 前記類似度評価手段が、送信される前記
   各データの類似度の大きさによる順番を求めることを特
   徴とする請求項６に記載の文書配付装置。
9. 【請求項９】 前記検索条件に対する検索対象データの
   重要度を計算して計算値が閾値以上であるデータを求め
   る重要度評価手段を設けたことを特徴とする請求項１か
   ら８のいずれかに記載の文書配付装置。