JP2024016687A - 装置管理システムおよび装置管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】拠点間の業務負担の偏りを改善し、メンテナンス作業の全体最適化を図った装置管理システムを提供する。【解決手段】装置管理システムは、ネットワークＮＷを介して、複数の画像形成装置３０、複数の情報端末装置４０、および管理装置１０が接続されている。情報端末装置４０が設置された拠点は、画像形成装置に対応して担当拠点が予め設定されている。画像形成装置３０は、異常事象の発生情報を管理装置１０に送信する。管理装置１０は、発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を情報端末装置４０に送信する依頼処理を実施する。依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、画像形成装置３０の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の情報端末装置４０に管理情報を送信するか策定する。【選択図】図１

Description

本開示は、ネットワークを介して、複数の画像形成装置、複数の端末装置、および管理装置が接続された装置管理システム、およびその装置管理方法に関する。

近年、あらゆる業種のユーザによって、多数の画像形成装置が使用されている。このような画像形成装置では、紙詰まり（ジャム）等の異常が発生することが避けられず、ユーザ自身で正常状態に復帰できるように工夫されているが、ユーザが解消できない異常や故障が発生することがあるので、このような時にサービスマンが対応している。そのため、ユーザと販売会社等との間で保守契約を結んで、サービスマンによる定期点検および保守作業と、異常発生時の修理体制をとるようにしている。そこで、ネットワーク（通信回線）によって、多数の画像形成装置と管理装置とを接続して、１つの管理装置で多数の画像形成装置を一括して遠隔管理する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００３－２１５９８６号公報

従来の画像形成装置サービスシステムは、複数の画像形成装置と、複数の画像形成装置を遠隔管理する管理装置と、複数のサービス拠点にそれぞれ設置される複数の端末装置とを通信回線で接続している。画像形成装置において、動作中に異常事象が発生したときに、発生情報を管理装置へ送信し、管理装置は、発生情報の内容を分析して、端末装置に対して選択的に画像形成装置の保守または修理に関する情報を送信する。管理装置には、情報を記憶する記憶手段と、情報を分析する分析手段と、分析結果から故障の発生およびサービスマンの訪問の要否を予測する予測手段と、予測結果を対象である画像形成装置を管轄する端末装置へ送信する手段とが設けられている。

上述した画像形成装置サービスシステムでは、サービス拠点で担当する画像形成装置に対して、サービスマンの訪問の要否を決定しているが、他のサービス拠点と連携することは考慮されていない。そのため、いずれかのサービス拠点でサービスマンの業務過多となった場合、迅速および的確な対応が行われなくなり、ユーザからの要望に応じられないという課題がある。

本開示は、上記の課題を解決するためになされたものであり、拠点間の業務負担の偏りを改善し、メンテナンス作業の全体最適化を図った装置管理システムおよび装置管理方法を提供することを目的とする。

本開示に係る装置管理システムは、ネットワークを介して、複数の画像形成装置、複数の端末装置、および管理装置が接続された装置管理システムであって、前記端末装置が設置された拠点は、前記画像形成装置に対応して担当拠点が予め設定されており、前記画像形成装置は、異常事象の発生情報を前記管理装置に送信し、前記管理装置は、前記発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を前記端末装置に送信する依頼処理を実施し、前記依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、前記画像形成装置の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の前記端末装置
に前記管理情報を送信するか策定することを特徴とする。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理では、前記画像形成装置の設置場所から前記拠点までの距離に基づいて、前記管理情報を送信する前記端末装置を選択する構成としてもよい。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理では、前記担当拠点からサービスマンが派遣できない場合、担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定する構成としてもよい。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、前記担当拠点の前記端末装置では、前記担当外拠点に策定したことを示す画面を表示する構成としてもよい。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、対象となる前記画像形成装置の保守または修理に関する履歴を、前記端末装置に表示させる構成としてもよい。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、前記担当外拠点の前記端末装置と併せて、前記担当拠点の前記端末装置にも前記管理情報を送信する構成としてもよい。

本開示に係る装置管理システムは、前記依頼処理では、前記画像形成装置の使用状況、前記端末装置へ送信した依頼処理の件数、および前記拠点に保管された修理部品の有無に基づいて、前記管理情報を送信する前記端末装置を選択する構成としてもよい。

本開示に係る装置管理方法は、ネットワークを介して、複数の画像形成装置、複数の端末装置、および管理装置が接続された装置管理システムの装置管理方法であって、前記端末装置が設置された拠点のうち、前記画像形成装置に対応する担当拠点が予め設定されており、異常事象の発生情報を前記画像形成装置から前記管理装置に送信する報告工程と、前記発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を前記管理装置から前記端末装置に送信する依頼処理を実施する依頼工程とを含み、前記依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、前記画像形成装置の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の前記端末装置に前記管理情報を送信するか策定することを特徴とする。

この構成によると、担当拠点のサービスマンの業務過多となった場合には、他拠点からサービスマンを派遣させて、迅速で的確な対応を行うことができる。このように、拠点間の業務負担の偏りを改善し、メンテナンス作業の全体最適化を図ることができる。

本開示の実施の形態に係る装置管理システムの概略構成図である。 拠点の担当範囲と画像形成装置の設置場所との関係を示す説明図である。 情報端末装置に表示する画面の一例を示す説明図である。 本開示の実施の形態に係る装置管理システムおよび装置管理方法において、サービスマンの派遣の要否を判断する際の処理フローを示すフロー図である。

以下、本開示の実施の形態に係る装置管理システムについて、図面を参照して説明する
。

図１は、本開示の実施の形態に係る装置管理システムの概略構成図である。

本開示の実施の形態に係る装置管理システムは、ネットワークＮＷを介して接続された管理装置１０、データ通信装置２０、画像形成装置３０、および情報端末装置４０（端末装置の一例）を含む構成とされている。

画像形成装置３０は、例えば、ファックスやコピー機能を有する一般的な複写機であって、ユーザの事務所や店舗等に設置されており、データ通信装置２０を介して、管理装置１０に接続される。画像形成装置３０は、紙詰まり等の異常事象や、累計画像形成枚数などの装置稼働状況を併せた発生情報を、データ通信装置２０を経由して管理装置１０に送信する。図１では、３つの画像形成装置３０がデータ通信装置２０に接続された構成を示しているが、これに限定されず、装置管理システムに含まれる画像形成装置３０の数は、適宜変更してもよい。また、画像形成装置３０が、直にネットワークＮＷに接続された構成としてもよく、ネットワークＮＷを介して各種情報をデータ通信装置２０に送るようにしてもよい。

管理装置１０は、ホストコンピュータであって、画像形成装置３０から受信した発生情報を分析して、故障発生の予測やサービスマンの派遣の要否を判断する。そして、判断した結果は、保守または修理に関する管理情報として、情報端末装置４０に送信される。なお、管理情報を送信する情報端末装置４０の策定方法については、後述する図４を参照して説明する。

情報端末装置４０は、パーソナルコンピュータであって、それぞれの拠点（後述する図２参照）に設置されている。情報端末装置４０は、画面を表示するディスプレイ（図４に示す表示部４１）を適宜備えている。それぞれの拠点には、サービスマンが所属しており、担当する画像形成装置３０の保守および修理作業を実施する。情報端末装置４０は、所属するサービスマンのスケジュールや、担当する画像形成装置３０の設置場所（住所等）や、拠点に保管された画像形成装置３０の修理部品の一覧を記憶しており、定期的に管理装置１０へこれらの情報を送信している。なお、これに限定されず、情報端末装置４０で受け付けた情報を、管理装置１０に集約して記憶するようにしてもよい。上述したサービスマンのスケジュールは、保守または修理に関する出張、拠点内での業務や会議等に関する日程や時間に相当する。

図２は、拠点の担当範囲と画像形成装置の設置場所との関係を示す説明図である。

上述したように、情報端末装置４０が設置された拠点は、画像形成装置３０に対応して担当拠点が予め設定されている。具体的に、それぞれの拠点では、担当範囲が設定されており、担当範囲内に存在する画像形成装置３０が保守および修理の対象とされている。図２では、２つの拠点の担当範囲（第１担当範囲Ａ１および第２担当範囲Ａ２）を一例として示しており、第１担当範囲Ａ１内には、「拠点Ａ」の１つの拠点Ｋと、「店舗１」から「店舗３」の３つの店舗Ｔとが存在しており、第２担当範囲Ａ２内には、「拠点Ｂ」の１つの拠点Ｋと、「店舗４」から「店舗７」の４つの店舗Ｔとが存在している。図２に示す店舗Ｔには、それぞれ画像形成装置３０が設置されており、拠点Ｋには、それぞれ情報端末装置４０が設置されている。このように、画像形成装置３０には、それぞれ担当拠点が設定されている。以下では説明のため、第１担当範囲Ａ１を担当する拠点を第１拠点と呼び、第２担当範囲Ａ２を担当する拠点を第２拠点と呼ぶことがある。

ところで、拠点Ｋの担当範囲内には、店舗Ｔが点在しており、店舗Ｔの所在地によって
は、隣接する拠点Ｋの担当範囲との境界付近に位置していることがある。また、それぞれの拠点Ｋにおいては、サービスマンの業務状況により、即座にサービスマンを派遣できないこともある。このような場合、サービスマンを派遣する拠点Ｋを担当拠点だけに特定していると、保守および修理作業への対応が遅くなり、ユーザの不利益となることが懸念される。

そこで、本実施の形態では、各拠点の状況を鑑みて、担当拠点以外（担当外拠点）からもサービスマンを派遣することで、メンテナンス作業の全体最適化を図っている。

図３は、情報端末装置に表示する画面の一例を示す説明図である。

図３は、担当外拠点にサービスマンの派遣を依頼する際、情報端末装置４０の表示部４１に表示する画面の一例を示している。図３に示す画面は、担当依頼コメントＣ１、連携依頼コメントＣ２、および補足コメントＣ３を含んでいる。担当依頼コメントＣ１は、担当範囲内に存在する画像形成装置３０について、保守および修理に関する情報を表示している。連携依頼コメントＣ２は、他の拠点と連携する場合について、画像形成装置３０の保守および修理に関する情報を表示している。補足コメントＣ３は、連携依頼コメントＣ２について補足する説明を表示している。

他の拠点との連携について、図２と併せて説明する。具体的に、「店舗３」に設置された画像形成装置３０について、保守および修理を依頼する際、第１担当範囲Ａ１を担当する拠点（第１拠点）では対応できないと判断し、第２担当範囲Ａ２を担当する拠点（第２拠点）に依頼する場合を説明する。この場合、連携依頼コメントＣ２には、「店舗３」に設置された画像形成装置３０に関する情報が表示される。そして、第１拠点に設置された情報端末装置４０の表示部４１において、補足コメントＣ３には、第２拠点にサービスマンの派遣を依頼することが表示される。一方、第２拠点に設置された情報端末装置４０の表示部４１において、補足コメントＣ３には、第１拠点に換えて、第２拠点にサービスマンの派遣を依頼することが表示される。このように、一時的な担当の変更を示すことで、メンテナンス作業の全体最適化が行われていると把握させることができる。また、一時的な担当の変更した際、双方の拠点に管理情報を送信することで、情報の共有化を図ることができる。

上述した担当依頼コメントＣ１や連携依頼コメントＣ２では、対象となる画像形成装置３０の保守または修理に関する履歴を表示してもよい。このように、対象となる画像形成装置３０の過去の故障状況や修理状況等の履歴を表示させることで、修理に当たってサービスマンが注意すべき事項を把握させることができる。

次に、装置管理システムおよび装置管理方法において、サービスマンの派遣の要否を判断する際の処理フローを、図４を参照して説明する。

図４は、本開示の実施の形態に係る装置管理システムおよび装置管理方法において、サービスマンの派遣の要否を判断する際の処理フローを示すフロー図である。

ステップＳ０１では、管理装置１０によって、画像形成装置３０が故障したと判断する。画像形成装置３０が故障したかどうかについては、受信した発生情報に基づいて判断すればよい。

ステップＳ０２では、管理装置１０によって、サービスマンの派遣が必要かどうかを判断する。サービスマンの派遣が必要かどうかについては、発生情報に基づいて判断すればよく、店舗等に所在するユーザによって対応可能な状況であれば、サービスマンを派遣し
なくてもよい。また、ユーザでは対応困難な状況であれば、サービスマンの派遣が必要であると判断する。その結果、サービスマンの派遣が必要である場合（ステップＳ０２：Ｙｅｓ）には、ステップＳ０３へ進む。一方、サービスマンの派遣が必要でない場合（ステップＳ０２：Ｎｏ）には、処理を終了する。

ステップＳ０３では、管理装置１０によって、担当拠点のサービスマンが対応可能かどうかを判断する。ここでは、担当拠点におけるサービスマンのスケジュールを確認すればよい。その結果、担当拠点のサービスマンが対応可能である場合（ステップＳ０３：Ｙｅｓ）には、ステップＳ０４へ進む。一方、担当拠点のサービスマンが対応可能でない場合（ステップＳ０３：Ｎｏ）には、ステップＳ０５へ進む。

ステップＳ０４では、管理装置１０によって、担当拠点に連絡する。具体的に、担当拠点の情報端末装置４０に管理情報を送信し、サービスマンの派遣を依頼して、処理を終了する。

ステップＳ０５では、管理装置１０によって、担当外拠点のサービスマンが対応可能かどうかを判断する。ここでは、担当外拠点におけるサービスマンのスケジュールを確認すればよい。その結果、担当外拠点のサービスマンが対応可能である場合（ステップＳ０５：Ｙｅｓ）には、ステップＳ０６へ進む。一方、担当外拠点のサービスマンが対応可能でない場合（ステップＳ０５：Ｎｏ）には、ステップＳ０４へ進む。

なお、担当外拠点については、担当拠点に近い拠点から順に適宜選択すればよく、最初に選択した拠点において、サービスマンが対応可能でない場合には、２番目に担当拠点に近い拠点を選択するように、ステップＳ０５を繰り返してもよい。

ステップＳ０６では、管理装置１０によって、担当外拠点から対象となる画像形成装置３０の設置場所までの距離が近いかどうかを判断する。ここでは、拠点の所在地と画像形成装置３０の設置場所とを参照し、予め設定された閾値に基づいて、距離が近いかどうかを判断すればよい。その結果、担当外拠点に近い場合（ステップＳ０６：Ｙｅｓ）には、ステップＳ０７へ進む。一方、担当外拠点から遠い場合（ステップＳ０６：Ｎｏ）には、ステップＳ０４へ進む。

ステップＳ０７では、管理装置１０によって、担当外拠点に連絡する。具体的に、担当外拠点の情報端末装置４０に管理情報を送信し、サービスマンの派遣を依頼して、処理を終了する。

上述したように、本開示に係る装置管理システムは、ネットワークＮＷを介して、複数の画像形成装置３０、複数の情報端末装置４０、および管理装置１０が接続された装置管理システムであって、情報端末装置４０が設置された拠点は、画像形成装置３０に対応して担当拠点が予め設定されており、画像形成装置３０は、異常事象の発生情報を管理装置１０に送信し、管理装置１０は、発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を情報端末装置４０に送信する依頼処理を実施し、依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、画像形成装置３０の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の情報端末装置４０に管理情報を送信するか策定する。このように、担当拠点のサービスマンの業務過多となった場合には、他拠点からサービスマンを派遣させて、迅速で的確な対応を行うことができる。また、拠点間の業務負担の偏りを改善し、メンテナンス作業の全体最適化を図ることができる。

また、依頼処理では、画像形成装置３０の設置場所から拠点までの距離に基づいて、管理情報を送信する情報端末装置４０を選択する。さらに、依頼処理では、画像形成装置３
０の使用状況、情報端末装置４０へ送信した依頼処理の件数、および拠点に保管された修理部品の有無に基づいて、管理情報を送信する情報端末装置４０を選択する。このように、各種情報を参照して、サービスマンを派遣させる拠点を選択することで、的確な対応を行うことができる。上述した各種情報は、画像形成装置３０および情報端末装置４０から管理装置１０に適宜送信すればよく、各拠点でのサービスマンが対応可能かどうか判断する際に、参照すればよい。

なお、今回開示した実施の形態は全ての点で例示であって、限定的な解釈の根拠となるものではない。従って、本開示の技術的範囲は、上記した実施の形態のみによって解釈されるものではなく、特許請求の範囲の記載に基づいて画定される。また、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内での全ての変更が含まれる。

１０ 管理装置
２０ データ通信装置
３０ 画像形成装置
４０ 情報端末装置（端末装置の一例）
ＮＷ ネットワーク

Claims (8)

1. ネットワークを介して、複数の画像形成装置、複数の端末装置、および管理装置が接続された装置管理システムであって、
   前記端末装置が設置された拠点は、前記画像形成装置に対応して担当拠点が予め設定されており、
   前記画像形成装置は、異常事象の発生情報を前記管理装置に送信し、
   前記管理装置は、前記発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を前記端末装置に送信する依頼処理を実施し、
   前記依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、前記画像形成装置の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の前記端末装置に前記管理情報を送信するか策定すること
   を特徴とする装置管理システム。
2. 請求項１に記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理では、前記画像形成装置の設置場所から前記拠点までの距離に基づいて、前記管理情報を送信する前記端末装置を選択すること
   を特徴とする装置管理システム。
3. 請求項１に記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理では、前記担当拠点からサービスマンが派遣できない場合、担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定すること
   を特徴とする装置管理システム。
4. 請求項３に記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、前記担当拠点の前記端末装置では、前記担当外拠点に策定したことを示す画面を表示すること
   を特徴とする装置管理システム。
5. 請求項３に記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、対象となる前記画像形成装置の保守または修理に関する履歴を、前記端末装置に表示させること
   を特徴とする装置管理システム。
6. 請求項３に記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理において、前記担当外拠点からサービスマンを派遣させるように策定した場合、前記担当外拠点の前記端末装置と併せて、前記担当拠点の前記端末装置にも前記管理情報を送信すること
   を特徴とする装置管理システム。
7. 請求項１から請求項６までのいずれか１つに記載の装置管理システムであって、
   前記依頼処理では、前記画像形成装置の使用状況、前記端末装置へ送信した依頼処理の件数、および前記拠点に保管された修理部品の有無に基づいて、前記管理情報を送信する前記端末装置を選択すること
   を特徴とする装置管理システム。
8. ネットワークを介して、複数の画像形成装置、複数の端末装置、および管理装置が接続された装置管理システムの装置管理方法であって、
   前記端末装置が設置された拠点のうち、前記画像形成装置に対応する担当拠点が予め設定されており、
   異常事象の発生情報を前記画像形成装置から前記管理装置に送信する報告工程と、
   前記発生情報に基づいて、保守または修理に関する管理情報を前記管理装置から前記端末装置に送信する依頼処理を実施する依頼工程とを含み、
   前記依頼処理において、サービスマンの派遣の要否を決定する際、前記画像形成装置の設置場所とサービスマンのスケジュールとに基づいて、いずれの拠点の前記端末装置に前記管理情報を送信するか策定すること
   を特徴とする装置管理方法。

Images