JP2023000784A - 会議設定システムサーバおよび会議設定システム - Google Patents

Abstract

【課題】スケジュールの予約管理を行う主催者の手間をより低減することのできる会議設定システムサーバおよび会議設定システムを提供する。【解決手段】会議スケジュール設定部１０は、複数の端末４０、特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部２０および特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部３０と接続され、会議設定システムを構成する。会議スケジュール設定部１０は、主催者端末から送られてくる会議設定情報に基づき、スケジュール管理部２０から会議に参加する参加者の空き時間情報を取得し、会議室予約管理部３０から会議に使用する会議室の空き時間情報を取得し、取得した空き時間情報から会議スケジュール案を作成して主催者端末へ提示するとともに、主催者端末が会議スケジュール案を選択することで会議室の予約を可能とする。【選択図】図２

Description

本発明は、会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムサーバおよび会議設定システムに関する。

会議などのスケジュールにおいては、複数の参加者のそれぞれからスケジュール情報を入手し、得られたスケジュール情報に基づいて会議時間を決定し、会議室などの設備予約を行うことが一般的な予約管理となる。

特許文献１には、複数のメンバーのスケジュール予定を一括して予約・管理するスケジュール予約・管理プログラムと、会議室の空き時間を検索・抽出し、その中から予約を設定する会議室予約・管理プログラムとを備えた業務管理支援システムが開示されている。

特開２０００－２２２４４６号公報

特許文献１のシステムにおいて、スケジュール予約・管理プログラムは、各参加者のスケジュール情報を収集し、共通の空いている時間帯（空き時間情報）を通知する機能しかない。このため、空き時間情報を通知された会議の主催者が会議時間を決定した後、会議室予約・管理プログラムを用いて空会議室を手動で検索し、会議室の予約を行う必要がある。このため、会議スケジュールの予約設定における主催者の手間が煩雑になるといった問題がある。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであり、スケジュールの予約設定を行う主催者の手間をより低減することのできる会議設定システムサーバおよび会議設定システムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明の第１の態様である会議設定システムサーバは、複数の端末と接続可能であり、特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムサーバであって、当該会議設定システムサーバは、前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部とも接続可能であり、前記複数の端末の１つである主催者端末から送られてくる会議設定情報に基づき、前記スケジュール管理部から会議に参加する参加者の空き時間情報を取得し、前記会議室予約管理部から会議に使用する条件に適合する会議室の空き時間情報を取得し、取得した前記空き時間情報から会議スケジュール案を作成して前記主催者端末へ提示するとともに、前記主催者端末からの指示に従って前記会議スケジュール案に沿った会議室の予約を可能とすることを特徴としている。

また、上記の課題を解決するために、本発明の第２の態様である会議設定システムサーバは、複数の端末と接続可能であり、特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムサーバであって、当該会議設定システムサーバは、前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部とも接続可能であり、会議設定情報の入力が可能であり、前記会議設定情報に基づき、前記スケジュール管理部から会議に参加する参加者の空き時間情報を取得し、前記会議室予約管理部から会議に使用する条件に適合する会議室の空き時間情報を取得し、取得した前記空き時間情報から会議スケジュール案を作成して提示するとともに、前記会議スケジュール案の提示後に入力される指示に従って前記会議スケジュール案に沿った会議室の予約を可能とすることを特徴としている。

上記の構成によれば、会議設定システムサーバが、主催者端末からの（もしくは会議設定システムサーバに直接入力される）会議設定情報に基づいて、スケジュール管理部および会議室予約管理部から取得する空き時間情報をもとに、最適な会議スケジュール案を１回の操作で抽出できる。また、主催者端末からの（もしくは会議設定システムサーバに直接入力される）指示に従って会議スケジュール案に沿った会議室の予約を行うことができる。これにより、会議スケジュールの予約設定時における主催者の負担を軽減することができる。

また、上記会議設定システムサーバでは、前記会議設定情報には、複数の項目が優先順位を付けた状態で含まれており、前記会議設定情報に適合する会議スケジュール案が無い場合、前記優先順位に従って、前記会議設定情報に近い会議スケジュール案を提示可能である構成とすることができる。

上記の構成によれば、会議設定情報に適合する会議スケジュール案が無い場合、会議設定情報の各項目に優先順位を設けておくことで、主催者の希望に近い条件の譲歩した会議スケジュール案を提示することができる。

また、上記会議設定システムサーバでは、前記会議設定情報における各項目の優先順位は、任意に設定可能である構成とすることができる。

上記の構成によれば、主催者は、都合（会議の性質など）によって優先順位を任意で設定することができる。

また、上記会議設定システムサーバでは、前記会議設定情報における各項目の優先順位が予め定められた複数の優先順位設定モードを有しており、前記会議設定情報における各項目の優先順位は、任意の前記優先順位設定モードを選択することで設定可能である構成とすることができる。

上記の構成によれば、複数の優先順位設定モードの中から、主催者に所望のモードを選択させることで、主催者による優先順位の設定を簡略化することができる。

また、上記の課題を解決するために、本発明の第２の態様である会議設定システムは、特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムであって、複数の端末と、前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部と、上記記載の会議設定システムサーバとを備えることを特徴としている。

本発明の会議設定システムサーバおよび会議設定システムは、スケジュール管理部および会議室予約管理部から取得する空き時間情報をもとに、最適な会議スケジュール案を１回の操作で抽出でき、会議スケジュールの予約設定時における主催者の負担を軽減することができるといった効果を奏する。

本発明の一実施形態を示すものであり、会議設定システムの概略構成を示す機能ブロック図である。 実施の形態１の会議設定システムを用いたスケジュールの予約設定手順を示すフローチャートである。 スケジュール調整機能が選択された場合において、主催者端末に表示される検索条件設定画面の一例を示す図である。 スケジュール案選択画面の一例を示す図である。 実施の形態３の会議設定システムを用いたスケジュールの予約設定手順を示すフローチャートである。 図５のフローにおける代案の確定手順を示すサブフローチャートである。 会議設備の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。 会議時間の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。 開催期間の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。 参加者の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。

〔実施の形態１〕
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。図１は、本実施の形態１に係る会議設定システム（以下、本システム）の概略構成を示す機能ブロック図である。本システムは、基本的には、企業などの特定組織において用いられるものであり、組織内におけるサーバと、このサーバにネットワーク接続される端末とによって構成される。使用されるネットワークは、例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。

図１に示すように、本システムは、会議スケジュール設定部１０、スケジュール管理部２０、会議室予約管理部３０および端末４０を含んだ構成となっている。本実施の形態１では、会議スケジュール設定部１０が、本発明の会議設定システムサーバに相当する。スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０は、会議スケジュール設定部１０と同じサーバ内に入っていてもよく、あるいは、会議スケジュール設定部１０と通信可能に接続された他のサーバに入っていてもよい。すなわち、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０は、会議設定システムサーバの一部として本システムに含まれるものであってもよく、会議設定システムサーバに対する外部接続構成として本システムに含まれるものであってもよい。また、端末４０は、ネットワークを通じて本システムに接続される端末であり、各ユーザが使用するパソコン、タブレットおよびスマートフォンなどである。図１では、１つの端末４０を例示しているが、本システムには多数の端末４０が接続可能である。

会議スケジュール設定部１０は、通信部１１および処理部１２を備えている。通信部１１は、スケジュール管理部２０、会議室予約管理部３０および端末４０との通信を行う。処理部１２は、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０との連携を行いながら会議スケジュールの設定を行う。尚、処理部１２における具体的な構成および動作については後述する。

スケジュール管理部２０は、通信部２１、処理部２２および記憶部２３を備えている。通信部２１は、会議スケジュール設定部１０および端末４０との通信を行う。処理部２２は、記憶部２３に対しての情報の書き込みや読み出しの処理を行う。記憶部２３は、本システムを用いる組織内の各メンバーのスケジュール情報を記憶する。

会議室予約管理部３０は、通信部３１、処理部３２および記憶部３３を備えている。通信部３１は、会議スケジュール設定部１０および端末４０との通信を行う。処理部３２は、記憶部３３に対しての情報の書き込みや読み出しの処理を行う。記憶部３３は、本システムを用いる組織内で利用可能な会議室の予約情報を記憶する。

端末４０は、通信部４１、処理部４２、入力部４３および表示部４４を備えている。通信部４１は、会議スケジュール設定部１０、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０との通信を行う。処理部４２は、入力部４３および表示部４４に対しての処理を行う。入力部４３は、使用者による操作入力を受け付ける。表示部４４は、使用者へ向けての表示出力を行う。

以下、本システムを用いた会議スケジュールの予約設定手順を、図２のフローチャートを参照して説明する。

本システムによる会議スケジュールの予約設定を行う場合、最初に会議の主催者が、自身が使用する端末４０（以下、主催者端末）から本システム（具体的には会議スケジュール設定部１０）にアクセスする（Ｓ１）。そして、会議スケジュール設定部１０において主催者端末のアクセスが許可されると（Ｓ２）、主催者はスケジュール調整機能を選択する（Ｓ３）。

図３は、スケジュール調整機能が選択された場合において、主催者端末に表示される検索条件設定画面の一例を示す図である。主催者は、検索条件設定画面において検索条件（会議設定情報）の入力を行う（Ｓ４）。具体的には、会議の希望開催期間、希望会議時間および参加者などの項目を検索条件として入力する。また、検索条件設定画面では、他の検索条件として、会議室設備（会議室に備えられる設備）、希望会議室、検索優先選択条件などが入力可能であってもよく、設定しようとするスケジュールの特定情報として議題や会議内容などが入力可能であってもよい。

続いて、会議スケジュール設定部１０は、主催者端末にて入力された検索条件に基づき、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０に対して参加者や会議室のスケジュール情報を要求する（Ｓ５）。スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０は、この要求を受けて会議スケジュール設定部１０へスケジュール情報の送信を行う。すなわち、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０は、主催者端末にて入力された検索条件に適合するスケジュール情報を抽出して会議スケジュール設定部１０へ送信する。

例えば、主催者端末にて入力された検索条件が、
参加者：参加者Ａ、参加者Ｂ、参加者Ｃ
希望開催期間：８月２６，２７日 ９：００～２０：００（１２：００～１３：００は除く）
希望会議時間：１時間半
希望会議室：会議室Ａ
であるとする。この場合、スケジュール管理部２０に要求されるスケジュール情報は、参加者Ａ～Ｃについての、８月２６，２７日の９：００～２０：００（１２：００～１３：００以外）の期間内での１時間半以上の空き時間帯となる。また、会議室予約管理部３０に要求されるスケジュール情報は、会議室Ａについての、８月２６，２７日の９：００～２０：００（１２：００～１３：００以外）の期間内での１時間半以上の空き時間帯となる。尚、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０に対するスケジュール情報の要求コマンド（以下、スケジュール要求）は、会議スケジュール設定部１０の処理部１２における空き情報検索依頼処理部１２１にて作成される。

スケジュール管理部２０においては、上述したように、組織内の各メンバーのスケジュール情報が記憶部２３において記憶されている。各メンバーのスケジュール情報は、メンバー毎に個人情報として個別に記憶されており、各個人情報には、空き時間情報および連絡先情報が含まれており、これ以外に、役職や所属グループの情報などが含まれていてもよい。

スケジュール要求を受けたスケジュール管理部２０では、処理部２２が記憶部２３に対して検索を行い、会議参加者の個人情報から、希望開催期間および希望会議時間に適合する空き時間情報を抽出し、会議スケジュール設定部１０へ送信する。尚、本実施の形態では、スケジュール管理部２０が各メンバーのスケジュール情報を一括管理しているが、本発明はこれに限定されるものではなく、各メンバーのスケジュール情報はメンバーのそれぞれが使用する端末４０において個別に管理されていてもよい。その場合、会議スケジュール設定部１０は、会議参加者のスケジュール情報を各参加者の端末４０に対して要求する。

会議室予約管理部３０においては、上述したように、組織内で利用可能な会議室の予約情報（スケジュール情報の一種）が記憶部３３において記憶されている。各会議室の予約情報は、会議室毎に会議室情報として個別に記憶されており、各会議室情報には、空き時間情報および収容人数が含まれており、これ以外に、設備情報や場所の情報などが含まれていてもよい。

スケジュール要求を受けた会議室予約管理部３０では、処理部３２が記憶部３３に対して検索を行い、希望会議室の会議室情報から、希望開催期間および希望会議時間に適合する空き時間情報を抽出し、会議スケジュール設定部１０へ送信する。尚、スケジュール要求において通知される検索条件に希望会議室が含まれない場合は、収容人数が参加者人数よりも多い会議室を予約先の候補とし、候補となった会議室に対して空き時間情報を抽出すればよい。

会議スケジュール設定部１０は、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０から収集したスケジュール情報に基づき、会議スケジュール案（以下、単にスケジュール案と称する）を作成する（Ｓ７）。すなわち、会議スケジュール設定部１０に送信された全ての参加者および会議室のスケジュール情報において共通する１時間半以上の空き時間帯を抽出する。このとき、収集されたスケジュール情報は検索空き情報記憶部１２２に一旦格納され、空き時間帯の抽出は空き情報比較部１２３によって行われる。空き情報比較部１２３により空き時間帯の抽出が行われると、抽出された情報に基づいて、適合会議情報作成部１２５が、主催者端末の表示部４４に表示するためのスケジュール案を作成する。

作成されたスケジュール案（すなわち、抽出された空き時間帯）は主催者端末に送信され、主催者端末はスケジュール案選択画面としてスケジュール案を表示する（Ｓ８）。図４は、スケジュール案選択画面の一例を示す図である。尚、スケジュール案が複数ある場合は、図４に示すように、スケジュール案選択画面に全てのスケジュール案を提示し、その中から主催者に選択させるようにすることが好ましい。このとき、提示される複数のスケジュール案は、希望開催期間内で早く開催できる順で提示されることが好ましい。また、図４に示すスケジュール案では、３つ提示されたスケジュール案のうち、一番上および一番下に表示されたスケジュール案においては、希望会議時間（ここでは１時間半）よりも長い空き時間帯が抽出されている。このような場合、主催者が、スケジュール案選択画面において希望会議時間に適合する会議予約時間を入力できるようにしてもよい（例えば、一番下のスケジュール案において、１０：００～１１：３０を会議予約時間として入力する）。

主催者は、スケジュール案選択画面において、希望する会議案（会議室および会議予約時間）を設定（提示されたスケジュール案から選択）し、予約実行を行う（予約実行ボタンを押下する）（Ｓ９）。このとき、主催者は、スケジュール案選択画面における予約依頼メール送付のチェックボタンにチェックを入れることで、本システムから各参加者へ予約依頼メールを送付させることもできる。

主催者が予約実行を行うと、設定された会議案が会議スケジュール設定部１０に送付され、会議スケジュール設定部１０は、この会議案設定に基づいて会議室予約管理部３０へ会議室の予約コマンドを送信する（Ｓ１０）。予約コマンドを受信した会議室予約管理部３０は、会議室の予約を行う（記憶部３３における会議室の予約情報を更新する）（Ｓ１１）。

スケジュール案選択画面において予約依頼メール送付にチェックが入れられていた場合、会議スケジュール設定部１０は、会議室予約管理部３０へ予約コマンドを送信するだけでなく、各参加者の端末４０に予約依頼メールを送信する。この予約依頼メールには会議案設定情報が含まれており、予約依頼メールを受け取った各参加者は、端末４０からスケジュール管理部２０へアクセスし、自身のスケジュール情報を更新する（会議案設定情報に基づいて会議スケジュールを入力する）ことができる。

尚、会議参加者のスケジュール更新は、上記手順で参加者自身が行うことには限定されず、会議スケジュール設定部１０がスケジュール管理部２０に対して直接アクセスし、各参加者のスケジュール情報を自動更新するようにしてもよい。この場合、会議スケジュール設定部１０は、各参加者の端末４０に対しては、予約依頼メールを送信するのではなく、会議案設定情報をメール通知するのみでよい。

以上のように、本システムでは、会議スケジュール設定部１０がスケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０に対して検索条件を送信し、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０から検索条件に適合するスケジュール情報を得ることができる。さらに、会議スケジュール設定部１０は、得られたスケジュール情報に基づいて最適なスケジュール案を主催者に提示することができる。

本システムによる予約管理では、主催者に提示されるスケジュール案には使用する会議室の情報も含まれているため、主催者が空会議室を手動で検索する必要がなく、主催者の手間を低減することが可能となる。

〔実施の形態２〕
上記実施の形態１では、会議室の予約に当たって、希望会議室を検索条件に含めたり、会議室の収容人数に基づいて予約先の候補となる会議室を抽出したりできることを説明した。しかしながら、本発明はこれに限定されるものではなく、会議室の設備情報を検索条件に含めて、予約先の候補となる会議室を抽出することも可能である。

例えば、図３に示す検索条件設定画面では、会議室設備として、大型モニター、会議システム（マイク、スピーカー）、パソコンなどを選択できるようになっている。このとき、主催者が会議に必要な設備として大型モニターを選択すると、設備情報として大型モニターが検索条件に含まれる。その結果、予約先の候補となる会議室は、大型モニターを備えている会議室となる。無論、会議室が大型モニターを備えているか否かの情報は、記憶部３３において記憶管理されている会議室情報に含まれる（図１参照）。

具体的には、会議室の設備情報が検索条件に含まれている場合、適合会議室抽出部１２４が会議室の付帯設備を調べ、希望する付帯設備と適合する会議室を抽出する。例えば、会議室Ａ～Ｃがあり、会議室Ａ，Ｂには大型モニターがあるが会議室Ｃにはない場合、最初の検索情報に設備情報として大型モニターが含まれていれば、会議室Ａ，Ｂのみが検索条件に適合する候補となる。このときの会議室の抽出は、検索空き情報記憶部１２２に格納されているスケジュール情報に対して行うことができる。適合会議室抽出部１２４による会議室の抽出後は、適合会議情報作成部１２５がスケジュール案を作成する。

〔実施の形態３〕
上記実施の形態１，２では、検索条件に適合するスケジュール案が提示できない場合についての考慮を行っていない。しかしながら、実際には、全参加者に共通する空き時間帯が無かったり、希望する会議室の空きが無かったりして、検索条件に適合するスケジュール案を提示できない場合も起こりうる。このような場合、主催者が再度、会議の性質などを考慮して検索条件（会議時間、会議室設備、参加者条件など）を再設定し、スケジュール案が提示されるまで繰り返すことも可能である。しかしながら、このような方法は、主催者にとって極めて煩雑である。

本実施の形態３に係る本システムは、検索条件設定画面で入力される項目において予め優先順位をつけておき、最初の検索条件に適合するスケジュール案が提示できない場合には、優先順位に基づいて会議スケジュール設定部１０が検索条件の再設定を行い、再設定された検索条件に適合するスケジュール案を収集したスケジュール情報から再抽出して、代案として提示するものとする。これにより、主催者自身が検索条件の再設定を行う必要がなくなり、主催者の手間をより低減することが可能となる。

以下、本実施の形態３の本システムを用いたスケジュール（会議）の予約設定手順を、図５のフローチャートを参照して説明する。

図５のフローチャートは、図２のフローチャートとほぼ類似したものであるが、図２におけるＳ７をＳ７１およびＳ７２に置き替えたものとなっている。図２のＳ７では、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０から収集したスケジュール情報に基づき、会議スケジュール設定部１０がスケジュール案を作成していたが、図５のＳ７１では、検索条件に適合するスケジュール案が無く、スケジュール案を作成できない場合がありうる。検索条件に適合するスケジュール案が作成できた場合は（Ｓ７１でＹＥＳ）、図２のフローと同様にＳ８に移行し、作成したスケジュール案を提示する。一方、検索条件に適合するスケジュール案が作成できない場合は（Ｓ７１でＮＯ）、検索条件を変更して代案となるスケジュール案を確定させる（Ｓ７２）。代案となるスケジュール案が確定できれば、Ｓ８に移行し、代案のスケジュール案を提示する。

図６は、Ｓ７２における代案の確定手順を示すサブフローチャートである。尚、図６にフローにおいては、最初に入力された検索条件が、
参加者：参加者Ａ、参加者Ｂ、参加者Ｃ
希望開催期間：８月２６，２７日 ９：００～２０：００（１２：００～１３：００は除く）
希望会議時間：１時間半
希望会議設備：会議室Ａ
の４つの項目であり、かつ、参加者、開催期間、会議時間および会議設備（会議室または会議室設備）の順で優先順位が高く設定されているものとする。検索条件の各項目における優先順位は、主催者端末の検索条件設定画面において主催者が任意に設定できるようにすることが好ましい。設定された優先順位は、会議スケジュール設定部１０の抽出優先順位情報記憶部１３０（図１参照）にて記憶される。

図６のフローでは、優先順位の低い項目から順にバッティングの有無が確認される（Ｓ７２１～Ｓ７２４）。例えば、優先順位が２番目に低い項目がバッティングしている場合は、Ｓ７２１でＮＯ、Ｓ７２２でＹＥＳとなる。また、この例では検索条件における項目が４つであるため、優先順位が３番目に低い項目までバッティングがない場合（Ｓ７２１～Ｓ７２３でＮＯ）は、優先順位が４番目に低い項目がバッティングしていることになる（Ｓ７２４）。尚、ここでのバッティングの有無は、ある項目の条件を無くすことで共通の空き時間が生じるのであれば、その項目についてバッティング有りと見なされる。例えば、検索条件から“希望会議設備が会議室Ａ”との条件をなくすことで、スケジュール案の提示が可能になるのであれば、希望会議設備の項目においてバッティング有りとなる。また、バッティングの有無は、再抽出必要性判定部１２６にて判定される。

Ｓ７２１～Ｓ７２４でバッティングしている項目が明らかになると、バッティングしている項目を変更してスケジュール案の代案が確定される（Ｓ７２５）。例えば、優先順位が１番目に低い項目（この場合は、会議設備）の条件を変更した代案が提示される。検索条件の変更（バッティングしている項目の変更）は、会議スケジュール設定部１０における抽出条件変更部１２７（図１参照）にて行われる。また、変更した検索条件に基づく代案の作成は再抽出処理部１２８および再抽出適合会議情報作成部１２９（図１参照）によって行われる。

図７は、会議設備の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。図７のスケジュール案選択画面では、４つの代案が提示されており、かつ、それぞれの案において、最初の検索条件からの変更項目が示されている。例えば、上から１番目および３番目の提示案では、希望の会議室Ａから会議室Ｂに変更していることが示されている。また、上から２番目および４番目の提示案では、希望の会議室Ａから会議室Ｄに変更していることが示されている。

図８は、会議時間の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。図８のスケジュール案選択画面では、２つの代案が提示されており、かつ、それぞれの案において、最初の検索条件からの変更項目が示されている。例えば、これらの提示案では、会議時間を１時間半から１時間に短縮して変更していることが示されている。

図９は、会議の開催期間の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。図９のスケジュール案選択画面では、２つの代案が提示されており、かつ、それぞれの案において、最初の検索条件からの変更項目が示されている。例えば、１番上の提示案では、会議の開始時間を９時から８時に早めて変更していることが示されている。また、２番目の提示案では、会議の開催日が希望期間から外れて設定されていることが示されている。

図１０は、参加者の条件が変更された代案を提示するスケジュール案選択画面の一例を示す図である。図１０のスケジュール案選択画面では、２つの代案が提示されており、かつ、それぞれの案において、最初の検索条件からの変更項目が示されている。例えば、これらの提示案では、参加者Ｃを不参加に変更していることが示されている。

尚、本実施の形態３における予約設定では、図５のフローにＳ５およびＳ６において、会議スケジュール設定部１０は、検索条件を変更しての代案作成に備えて、スケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０から予め多めにスケジュール情報を収集するようにしてもよい。例えば、上記例では、最初の検索条件における希望開催期間が８月２６，２７日であるが、開催期間を変更する場合に備えて、前後数日分のスケジュール情報を収集していてもよい。こうすることで、検索条件を変更して代案を作成する際、会議スケジュール設定部１０が、変更した検索条件に基づくスケジュール管理部２０および会議室予約管理部３０での再検索を要求することを回避できる。また、希望会議設備が会議室Ａであっても、他の会議室の予約情報を収集していてもよい。

また、検索条件の各項目における優先順位は、全ての項目に対して主催者が任意に設定してもよいが、本発明はこれに限定されるものではなく、他の設定方法が用いられてもよい。例えば、本システムにおいて、優先順位設定モードとして複数の優先モードや譲歩モードが予め準備されており、これらの中から任意のモードを選択することで優先順位が設定されるものであってもよい。

例えば、図３の検索条件設定画面では、参加者優先モード、開催期間優先モード、会議時間優先モードおよび会議設備優先モードの４種類の優先モードが準備されており、これらの優先モードにおける各項目の優先順位が以下の表１のように設定されているものとする。

このような場合、例えば、主催者が参加者優先モードを選択すれば、参加者、開催期間、会議時間および会議設備の順で優先順位が高く設定される。このような複数の優先モードや譲歩モードの中から、主催者に所望のモードを選択させることで、主催者による優先順位の設定を簡略化することができる。尚、本システムにおいて準備可能な優先モードや譲歩モードの内容は特に限定されるものではなく、上記例以外にも、例えば以下のようなモードが考えられる。
・上長優先モード：会議参加者の上位職の空時間を優先させる。
・主催者優先モード：会議主催者の空き時間を優先させる。
・開催期間譲歩モード：希望期間内の前後で、所定時間内で空き会議室を抽出する。
・会議時間譲歩モード：希望期間内で開催時間を所定時間よりも短縮した時間で空き会議時間、会議室を抽出する。
・会議設備譲歩モード：希望期間内で会議室が見つからない場合、会議室の付帯設備（大型ディスプレイ、ＴＶ会議システムなど）上位から優先適合する会議室を抽出する。
・参加者譲歩モード：参加者全員が参加できる会議室がない場合に、会議室の収容人数に合わせて、各部門と役職順をピックアップし、部門毎に１名以上で、参加者人数を絞った提案を抽出する。参加困難者の連絡先表示、もしくは、ＴＶ会議システムでの参加依頼を提示する。

今回開示した実施形態は全ての点で例示であって、限定的な解釈の根拠となるものではない。したがって、本発明の技術的範囲は、上記した実施形態のみによって解釈されるものではなく、特許請求の範囲の記載に基づいて画定される。また、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内での全ての変更が含まれる。

例えば、上記説明の本システムは、会議スケジュール設定部１０を会議設定システムサーバとするクライアント－サーバ方式を採用している。しかしながら、本発明はこれに限定されるものでなく、主催者端末に会議スケジュール設定部１０を代替させる（主催者端末に会議スケジュール設定部１０の機能を持たせる）ことで、Peer to Peer接続のシステムとすることも可能である。尚、主催者端末に会議スケジュール設定部１０を代替させてPeer to Peer接続のシステムとする場合は、主催者端末が特許請求の範囲に記載の会議設定システムサーバに相当する。

１０ 会議スケジュール設定部（会議設定システムサーバ）
１１ 通信部
１２ 処理部
１２１ 空き情報検索依頼処理部
１２２ 検索空き情報記憶部
１２３ 空き情報比較部
１２４ 適合会議室抽出部
１２５ 適合会議情報作成部
１２６ 再抽出必要性判定部
１２７ 抽出条件変更部
１２８ 再抽出処理部
１２９ 再抽出適合会議情報作成部
１３０ 抽出優先順位情報記憶部
２０ スケジュール管理部
２１ 通信部
２２ 処理部
２３ 記憶部
３０ 会議室予約管理部
３１ 通信部
３２ 処理部
３３ 記憶部
４０ 端末
４１ 通信部
４２ 処理部
４３ 入力部
４４ 表示部

Claims (6)

1. 複数の端末と接続可能であり、特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムサーバであって、
   当該会議設定システムサーバは、前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部とも接続可能であり、
   前記複数の端末の１つである主催者端末から送られてくる会議設定情報に基づき、前記スケジュール管理部から会議に参加する参加者の空き時間情報を取得し、前記会議室予約管理部から会議に使用する条件に適合する会議室の空き時間情報を取得し、取得した前記空き時間情報から会議スケジュール案を作成して前記主催者端末へ提示するとともに、前記主催者端末からの指示に従って前記会議スケジュール案に沿った会議室の予約を可能とすることを特徴とする会議設定システムサーバ。
2. 複数の端末と接続可能であり、特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムサーバであって、
   当該会議設定システムサーバは、前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部とも接続可能であり、
   会議設定情報の入力が可能であり、前記会議設定情報に基づき、前記スケジュール管理部から会議に参加する参加者の空き時間情報を取得し、前記会議室予約管理部から会議に使用する条件に適合する会議室の空き時間情報を取得し、取得した前記空き時間情報から会議スケジュール案を作成して提示するとともに、前記会議スケジュール案の提示後に入力される指示に従って前記会議スケジュール案に沿った会議室の予約を可能とすることを特徴とする会議設定システムサーバ。
3. 請求項１または２に記載の会議設定システムサーバであって、
   前記会議設定情報には、複数の項目が優先順位を付けた状態で含まれており、
   前記会議設定情報に適合する会議スケジュール案が無い場合、前記優先順位に従って、前記会議設定情報に近い会議スケジュール案を提示可能であることを特徴とする会議設定システムサーバ。
4. 請求項３に記載の会議設定システムサーバであって、
   前記会議設定情報における各項目の優先順位は、任意に設定可能であることを特徴とする会議設定システムサーバ。
5. 請求項４に記載の会議設定システムサーバであって、
   前記会議設定情報における各項目の優先順位が予め定められた複数の優先順位設定モードを有しており、
   前記会議設定情報における各項目の優先順位は、任意の前記優先順位設定モードを選択することで設定可能であることを特徴とする会議設定システムサーバ。
6. 特定組織内での会議スケジュールの予約設定を行う会議設定システムであって、
   複数の端末と、
   前記特定組織内の複数のメンバーのスケジュール情報を記憶管理するスケジュール管理部と、
   前記特定組織内で利用可能な会議室それぞれの予約情報を記憶管理する会議室予約管理部と、
   請求項１から５の何れか１項に記載の会議設定システムサーバとを備えることを特徴とする会議設定システム。

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