JP2021051516A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】 承認者が申請者のワークフローを処理可能な状態にあるか否かを、正確に申請者が知ることができるようにする。【解決手段】 ワークフローサーバー１は、申請者の申請に対する承認をワークフローとして、申請者に対応する承認者へ要求する。画像形成装置５は、申請者としてのユーザーにより操作可能であって、申請者の申請を受け付けワークフローサーバー１へ転送する。そして、ワークフローサーバー１は、承認者のスケジュール管理を実行し、画像形成装置５は、当該画像形成装置５にログインした申請者に対応する承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールをワークフローサーバー１に問い合わせ、ワークフローサーバー１からスケジュールを取得し、当該画像形成装置５にログインしている申請者に対して表示する。【選択図】 図１

Description

本発明は、ワークフローシステムに関するものである。

あるワークフローシステムでは、ユーザーの位置情報または座席情報に基づいて、申請者に適した承認者の情報が表示される（例えば特許文献１参照）。

特開２００９−１５３９６号公報

しかしながら、上述のワークフローシステムでは、申請者が承認者の所在を知ることができるものの、承認者が申請者のワークフローを処理可能な状態にあるか否かを知ることは困難である。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、承認者が申請者のワークフローを処理可能な状態にあるか否かを、正確に申請者が知ることができるようにするワークフローシステムを得ることを目的とする。

本発明に係るワークフローシステムは、ワークフローについての申請者と承認者との対応関係をワークフロー設定データに基づいて特定し、前記申請者の申請に対する承認をワークフローとして、前記申請者に対応する前記承認者へ要求するワークフローサーバーと、前記申請者としてのユーザーにより操作可能であって、前記申請者の申請を受け付け前記ワークフローサーバーへ転送する画像形成装置とを備える。そして、前記ワークフローサーバーは、前記承認者のスケジュール管理を実行し、前記画像形成装置は、当該画像形成装置にログインした前記申請者に対応する前記承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールを前記ワークフローサーバーに問い合わせ、前記ワークフローサーバーから前記スケジュールを取得し、当該画像形成装置にログインしている前記申請者に対して表示する。

本発明によれば、承認者が申請者のワークフローを処理可能な状態にあるか否かを、正確に申請者が知ることができるようにするワークフローシステムが得られる。

本発明の上記又は他の目的、特徴および優位性は、添付の図面とともに以下の詳細な説明から更に明らかになる。

図１は、本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの構成を示すブロック図である。 図２は、図１における携帯端末装置３，４の構成を示すブロック図である。 図３は、図１における画像形成装置５の構成を示すブロック図である。 図４は、ワークフローの申請のための入力画面の一例を示す図である。

以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係るワークフローシステムの構成を示すブロック図である。図１に示すシステムは、申請者の申請を承認者に承認させるためのワークフローシステムであって、ワークフローサーバー１を備える。ワークフローサーバー１は、社内ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネットなどのコンピューターネットワーク２に接続されている。

コンピューターネットワーク２には、携帯端末装置３，４が無線通信で接続可能となっている。また、コンピューターネットワーク２には、画像形成装置５および端末装置６が接続されている。

図１に示すように、ワークフローサーバー１は、各種案件の承認の申請を受け付けるサーバーであって、記憶装置１１、通信装置１２、および演算処理装置１３を備える。

記憶装置１１は、各案件のワークフローの詳細および状態を示すワークフローデータ１１ａ、ワークフローにおける申請者と承認者との対応関係を示すワークフロー設定データ１１ｂ、および承認者を含む各ユーザーのスケジュールを示すスケジュールデータ１１ｃを格納するハードディスクドライブなどの書換可能な不揮発性記憶装置である。なお、１件分のワークフローは、各案件の申請情報（申請者のユーザーＩＤ、申請内容など）、その申請の状態情報（未承認、承認、否認など）などを示す。

通信装置１２は、コンピューターネットワーク２に接続されており、コンピューターネットワーク２を介して他の装置（ここでは、携帯端末装置３，４、画像形成装置５および端末装置６）とデータ通信を行う。例えば、通信装置１２は、ネットワークインターフェイスである。

演算処理装置１３は、サーバープログラムを実行するコンピューターを備え、コンピューターでサーバープログラムを実行することで、ワークフロー管理部１３ａおよびスケジュール管理部１３ｂとして動作する。具体的には、そのコンピューターは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを備え、記憶装置１１などに記憶されているサーバープログラムをＲＡＭにロードし、ＣＰＵで実行する。

ワークフロー管理部１３ａは、通信装置１２により受信される要求に応じて、申請の受付、その申請に対応するワークフローの発行、および申請に関するワークフローの処理
（申請情報および添付データの追加、編集などや、承認状態の更新など）などを行う処理部である。ワークフロー管理部１３ａは、データベースサーバー機能を有し、ワークフローデータ１１ａの管理（各案件のワークフローに対応するレコードの生成、編集など）を行う。

また、ワークフロー管理部１３ａは、ワークフローについての申請者と承認者との対応関係をワークフロー設定データ１１ｂに基づいて特定し、申請者の申請に対する承認をワークフローとして、申請者に対応する承認者へ要求する。

ワークフロー管理部１３ａは、画像形成装置５にログインした申請者に対応する承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールを、その画像形成装置５から問い合わせに応じて、スケジュールデータ１１ｃに基づいてスケジュール管理部１３ｂを使用して特定し、特定したスケジュールをその画像形成装置５に通知する。

また、スケジュール管理部１３ｂは、ユーザー（承認者など）のスケジュール管理を行い、通信装置１２により受信される要求に応じて、要求したユーザー（承認者など）のスケジュールの追加、編集、削除などを行う処理部である。スケジュール管理部１３ｂは、データベースサーバー機能を有し、スケジュールデータ１１ｃの管理（スケジュールデータ１１ｃに対するスケジュールの追加、編集、削除など）を行う。なお、スケジュールに関する要求（追加、編集、削除などの要求）は、例えば、端末装置６などから、ユーザー（承認者など）の操作に従って送信されてくる。

また、スケジュール管理部１３ｂは、通信装置１２で、各ユーザーの携帯端末装置３，４から、携帯端末装置３，４の現在位置を示す位置情報を受信し、記憶装置１１などに、そのユーザーに関連付けて記憶していき、携帯端末装置３，４（つまり、各ユーザー）の現在位置の履歴を記憶する。

また、スケジュール管理部１３ｂは、現時点の位置情報を、そのユーザーを所持するユーザー（承認者など）のスケジュールとともに画像形成装置５に送信する。

さらに、例えば、スケジュール管理部１３ｂは、承認者の現時点の位置情報に基づいて承認者が社外にいるか否かを判定し、承認者が社外にいると判定した場合、スケジュールの履歴および位置情報の履歴に基づいて、現時点を含む所定期間のスケジュールおよび現時点の位置情報から、帰社時刻（出社時刻、外出先からの戻り時刻など）を予測し、スケジュールとともに画像形成装置５に送信する。

つまり、位置情報の履歴に基づいて、スケジュールの履歴における各スケジュールにおける行先などの地点から会社までの、承認者の過去の移動経路および所要時間が特定され、その経路上の現在位置から会社までの移動時間が予測され、現時点の時刻とその移動時間から帰社時刻が予測される。

その場合、スケジュール管理部１３ｂは、通信装置１２で、予測した帰社時刻をスケジュールおよび位置情報とともに、画像形成装置５に送信する。画像形成装置のワークフロー処理部６３は、その帰社時刻をスケジュールおよび位置情報とともに受信し操作パネル５３に表示する。

携帯端末装置３，４は、ユーザー（承認者など）に所持される携帯端末装置（スマートフォンなど）である。

図２は、図１における携帯端末装置３，４の構成を示すブロック図である。

携帯端末装置３，４は、例えばスマートフォンなどのポータブルデバイスであって、近距離無線通信装置３１、ネットワークインターフェイス３２、携帯電話網の通信装置３３、表示装置３４、入力装置３５、撮影装置３６、ＧＰＳ（Global Positioning System）などに基づいて現在位置を検出する位置検出装置３７、フラッシュメモリーなどといった不揮発性の記憶装置３８、コントローラー３９などを備える。

近距離無線通信装置３１は、ブルートゥース（登録商標）などの所定の無線通信規格でデータ通信を行う内部装置である。ネットワークインターフェイス３２は、無線ＬＡＮ（Local Area Network）のネットワークインターフェイスである。通信装置３３は、無線通信で携帯電話通信網にアクセス可能な通信装置である。

表示装置３４は、ユーザーに対して操作画面などを表示する液晶ディスプレイなどといった内部装置である。入力装置３５は、ユーザー操作を検出するタッチパネルなどといった内部装置である。

撮影装置３６は、光学系、光学系により集光された画角内の被写体の画像を検出するイメージセンサー素子、イメージセンサー素子で検出された画像の画像データを生成するデータ生成回路などを備え、ユーザーにより入力装置３５に対して撮影操作が行われると、画角内の被写体の画像の画像データを生成する。

コントローラー３９は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）などを有するコンピューター、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）などであり、制御プログラム、アプリケーションプログラムなどをＲＡＭにロードしＣＰＵで実行することで動作する。

コントローラー３９は、制御プログラムに従って、携帯端末装置３，４の内部装置を制御したり、各種データ処理を実行する。また、コントローラー３９は、入力装置３５に対するユーザー操作に従って、アプリケーションプログラムを実行することで、処理部としてのアプリケーション４１を起動させる。

アプリケーション４１は、例えば所定時間帯（勤務時間帯など）において、定期的に、現在位置を位置検出装置３７で検出し、ネットワークインターフェイス３２、通信装置３３などを使用して、その現在位置を示す位置情報をワークフローサーバー１のスケジュール管理部１３ｂに通知する。

図１に戻り、画像形成装置５は、各ユーザー（申請者など）がログイン可能な、複合機などといった画像形成装置である。つまり、画像形成装置５には、各ユーザー（申請者など）が正規ユーザーとして登録されている。

図３は、図１における画像形成装置５の構成を示すブロック図である。

画像形成装置５は、プリント装置５１、画像読取装置５２、操作パネル５３、撮影装置５４、集音装置５５、通信装置５６、およびコントローラー５７を備える。

プリント装置５１は、プリント画像データに基づいて１ページずつ画像をプリント用紙に電子写真方式などでプリントする内部装置である。画像読取装置５２は、印刷物などの原稿の画像を１ページずつ光学的に読み取り、各ページ画像の画像データを生成する内部装置である。

また、操作パネル５３は、画像形成装置の筐体表面に配置され、ユーザーに対して各種情報を表示する表示装置と、ユーザー操作を検出する入力装置とを備える。表示装置としては例えば液晶ディスプレイが使用される。入力装置としては、ハードキー、ソフトキーのためのタッチパネルなどが使用される。

撮影装置５４は、ログイン中のユーザー（申請者）をカメラで動画撮影しその動画データを出力する。集音装置５５は、動画撮影時のログイン中のユーザー（申請者）の音声をマイクロフォンで収集しその音声データを出力する。

また、通信装置５６は、コンピューターネットワーク２に接続され、そのコンピューターネットワーク２に接続された他の装置（ワークフローサーバー１など）とデータ通信を行う回路である。

また、コントローラー５７は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを有し、ＲＯＭや図示せぬ記憶装置などからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として動作する。ここでは、コントローラー５７は、制御部６１、ログイン処理部６２、およびワークフロー処理部６３として動作する。

制御部６１は、ユーザー操作などに基づくジョブ要求を受け付け、ジョブ要求により指定されたジョブを、プリント装置５１、画像読取装置５２などの内部装置を使用して実行する。

ログイン処理部６２は、ユーザー（申請者など）により操作パネル１３に入力されたユーザーＩＤ（またはユーザーＩＤおよびパスワードの対）に基づき、図示せぬ認証サーバーにユーザー認証を要求したり、図示せぬユーザー登録データに基づきユーザー認証を実行したりし、ユーザー認証に成功した場合、そのユーザーのログインを許可する。

ワークフロー処理部６３は、申請者のログイン後、操作パネル５３に対する申請者の操作で申請者の申請を受け付け、ワークフローサーバー１へ転送する。

その際、ワークフロー処理部６３は、当該画像形成装置５にログインした申請者に対応する承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールをワークフローサーバー１に問い合わせ、ワークフローサーバー１からそのスケジュールを取得し、当該画像形成装置５にログインしている申請者に対して操作パネル５３で表示する。

また、ワークフロー処理部６３は、そのスケジュールとともにその承認者の現時点の位置を示す位置情報を受信すると、そのスケジュールとともにその位置情報（例えば、位置検出装置３７で検出された現在位置の緯度および経度に対応する住所など）を表示する。

また、この実施の形態では、ワークフロー処理部６３は、申請者のログイン後に、撮影装置５４および集音装置５５で、承認者に対する申請者の音声付き動画メッセージを撮影し、上述の申請者の申請に関連付けて、その音声付き動画メッセージを、通信装置５６で、ワークフローサーバー１へ送信する。ワークフローサーバー１は、音声付き動画メッセージをその申請のワークフローに関連付けて記憶し、ワークフローサーバー１にアクセスしてきた承認者に提示する。具体的には、ワークフローサーバー１にアクセスしてきた承認者の操作する端末装置６に、音声付き動画メッセージが送信され、その端末装置６によって再生される。具体的には、撮影装置５４により生成される動画データと集音装置５５により生成される音声データと含むデータファイルが音声付き動画メッセージとして生成される。

図１に戻り、端末装置６は、承認者などのユーザーにより操作される端末装置であって、ワークフローサーバー１とデータ通信可能なようにコンピューターネットワーク２に接続されている。例えば、端末装置６は、パーソナルコンピューターなどである。

例えば、承認者は、端末装置６を使用して、ワークフローアーバー１にアクセスし、自己が承認処理（承認または否認）すべき申請の情報を参照して、申請を承認するか否認するかを判断し、判断結果を、その申請に関連付けて、ワークフローサーバー１のワークフローデータ１１ａに登録する。

次に、上記実施の形態に係るワークフローシステムの動作について説明する。

あるユーザーが申請者としてワークフローの申請を行う場合、まず、画像形成装置５の操作パネル５３を操作して、画像形成装置５にログインする。画像形成装置５では、ログイン後、メインメニューやダッシュボード（図示せず）が表示され、その申請者は、操作パネル５３を操作して、ワークフローの申請のための入力画面を表示させる。図４は、ワークフローの申請のための入力画面の一例を示す図である。

ワークフロー処理部６３は、その操作に従って、例えば図４に示すように、その入力画面を操作パネル５３に表示させる。

その際、ワークフロー処理部６３は、申請者のユーザーＩＤとともに、承認者のスケジュール情報の問い合わせを、通信装置５６で、ワークフローサーバー１へ送信する。なお、申請者のユーザーＩＤは、ログイン時に入力されたものである。ワークフローサーバー１のワークフロー管理部１３ａは、通信装置１２で、その問い合わせおよびユーザーＩＤを受信すると、ワークフロー設定データ１１ｂを参照し、その申請者のユーザーＩＤに基づいて、その申請者に対応する承認者を特定し、スケジュール管理部１３ｂを使用してスケジュールデータ１１ｃを参照し、特定した承認者の、所定期間（例えば、現時点を含む１日、あるいはその１日と次の日など）のスケジュールを特定し、特定したスケジュールを、その問い合わせへの回答として、画像形成装置５に送信する。その際、承認者が社外にいる場合、スケジュールとともに、上述の位置情報、帰社時刻などが送信される。

そして、画像形成装置５のワークフロー処理部６３は、そのスケジュールなどを受信し、例えば図４に示すように、入力画面内で表示する。申請者は、その承認者のスケジュールを確認し、承認結果の希望期限を設定したり、コメント、音声付き動画メッセージなどで、承認者に伝えたい申請者の希望を示す。

例えば、承認者のスケジュールによって、申請者は、不在の承認者の到着時刻、今後の直近の承認者の外出時刻などを把握することができ、それに応じたメッセージ（申請の緊急性、重要度など）を、上述のコメント、音声付き動画メッセージなどとして承認者に伝えることができる。

例えば図４に示す入力画面が表示されると、申請者は、操作パネル５３を操作して、申請に必要な情報を入力する。ここでは、申請件名、コメント、承認結果の希望期限などがテキスト情報として入力され、さらに、上述のように、音声付き動画メッセージが録画されている場合には、その音声付き動画メッセージのデータファイルが、申請者の操作によって選択され、指定される。

そして、ワークフロー処理部６３は、それらの情報を申請に含め、通信装置５６で、その申請をワークフローサーバー１に送信する。ワークフローサーバー１では、ワークフロー管理部１３ａが、その申請を受信し、ワークフローデータ１１ａにワークフローとして追加する。そのワークフローが追加されると、ワークフロー処理部６３は、電子メールあなどで、その承認者へ通知し、承認者は、端末装置６を操作してワークフローサーバー１にアクセスし、そのワークフローの詳細（音声付き動画メッセージを含む）を確認し、承認処理を行う。

以上のように、上記実施の形態によれば、ワークフローサーバー１は、ワークフローについての申請者と承認者との対応関係をワークフロー設定データ１１ｂに基づいて特定し、申請者の申請に対する承認をワークフローとして、申請者に対応する承認者へ要求する。画像形成装置５は、申請者としてのユーザーにより操作可能であって、申請者の申請を受け付けワークフローサーバー１へ転送する。そして、ワークフローサーバー１は、承認者のスケジュール管理を実行し、画像形成装置５は、当該画像形成装置５にログインした申請者に対応する承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールをワークフローサーバー１に問い合わせ、ワークフローサーバー１からスケジュールを取得し、当該画像形成装置５にログインしている申請者に対して表示する。

これにより、承認者が申請者のワークフローを処理可能な状態にあるか否かを、正確に申請者が知ることができる。

なお、上述の実施の形態に対する様々な変更および修正については、当業者には明らかである。そのような変更および修正は、その主題の趣旨および範囲から離れることなく、かつ、意図された利点を弱めることなく行われてもよい。つまり、そのような変更および修正が請求の範囲に含まれることを意図している。

例えば、上記実施の形態において、承認処理希望期限（あるいはその期限の所定時間前）までに、承認者による承認処理が行われなかった場合、ワークフロー管理部１３ａは、それを検出し、承認者に、承認処理を促すメッセージを電子メールなどで送信するようにしてもよい。

また、上記実施の形態において、スケジュールにおける承認者の外出時刻の所定時間前までに、承認者による承認処理が行われなかった場合、ワークフロー管理部１３ａは、それを検出し、承認者に、承認処理を促すメッセージを電子メールなどで送信するようにしてもよい。

本発明は、例えば、ワークフローシステムに適用可能である。

１ ワークフローサーバー
５ 画像形成装置
５４ 撮影装置
５５ 集音装置

Claims (4)

1. ワークフローについての申請者と承認者との対応関係をワークフロー設定データに基づいて特定し、前記申請者の申請に対する承認をワークフローとして、前記申請者に対応する前記承認者へ要求するワークフローサーバーと、
   前記申請者としてのユーザーにより操作可能であって、前記申請者の申請を受け付け前記ワークフローサーバーへ転送する画像形成装置とを備え、
   前記ワークフローサーバーは、前記承認者のスケジュール管理を実行し、
   前記画像形成装置は、当該画像形成装置にログインした前記申請者に対応する前記承認者の、現時点を含む所定期間のスケジュールを前記ワークフローサーバーに問い合わせ、前記ワークフローサーバーから前記スケジュールを取得し、当該画像形成装置にログインしている前記申請者に対して表示すること、
   を特徴とするワークフローシステム。
2. 前記画像形成装置は、撮影装置および集音装置を備え、前記撮影装置および前記集音装置で、前記承認者に対する前記申請者の音声付き動画メッセージを撮影し、前記申請者の申請に関連付けて、前記音声付き動画メッセージを前記ワークフローサーバーへ送信し、
   前記ワークフローサーバーは、前記音声付き動画メッセージを前記承認者に提示すること、
   を特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
3. 前記ワークフローサーバーは、前記承認者の携帯する携帯端末装置から、前記携帯端末装置の現在位置を示す位置情報を取得し、前記スケジュールとともに前記画像形成装置に送信し、
   前記画像形成装置は、前記スケジュールとともに、前記位置情報を表示すること、
   を特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
4. 前記ワークフローサーバーは、現時点の前記位置情報に基づいて前記承認者が社外にいると判定した場合、前記スケジュールの履歴および前記位置情報の履歴に基づいて、前記現時点を含む所定期間のスケジュールおよび現時点の前記位置情報から、帰社時刻を予測し、前記スケジュールとともに前記画像形成装置に送信し、
   前記画像形成装置は、前記スケジュールとともに、前記位置情報および前記帰社時刻を表示すること、
   を特徴とする請求項３記載のワークフローシステム。

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