JP2020170268A - ファイル管理装置、ファイル管理プログラム、ファイル管理システム、及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】記憶装置に記憶されるファイルの容量を抑制した上で、ユーザから要求されたファイルを出力する。【解決手段】ファイル管理装置２０は、受け付けたファイルを記憶してユーザに提供する出力装置３０から要求された要求ファイルを、ファイルが記憶されるファイルＤＢ２８Ａから取得して出力装置３０に送信した後、要求ファイルの有効期限が経過する前にファイルＤＢ２８Ａから要求ファイルを削除するか否かを制御する。【選択図】図２

Description

本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理プログラム、ファイル管理システム、及び情報処理プログラムに関する。

ファイルの要求を受け付けた場合に、要求されたファイルをファイルの要求元に送信するファイル管理装置が知られている。

特許文献１には、複数のユーザ端末により共有されるファイルを登録するファイル管理装置であって、当該ファイル管理装置に登録されたファイルに対する前記ユーザ端末からのアクセス状況を当該ファイルの特徴要素と対応付けて記録する記録手段と、 当該ファイル管理装置に新規に登録されるファイルの特徴要素を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された特徴要素と前記記録手段により記録された特徴要素を用いて、新規登録に係るファイルとの類似度が所定の閾値以上の既登録に係るファイルを探索する探索手段と、前記探索手段により探索された既登録に係るファイルに対するアクセス頻度が所定の閾値以上のドメインに属する特定の機器に対して、新規登録に係るファイルの複製を配信して前記ファイルの複製を登録させる配信手段と、を有することを特徴とするファイル管理装置が開示されている。

特開２００９−１８７３７６号公報

登録されたファイルをファイルの有効期限が経過するまで記憶装置に記憶しておき、記憶装置に要求されたファイルがあればファイルの要求元にファイルを配信するファイル管理装置には複数のユーザ端末からファイルが登録されるため、登録されるファイルの容量が記憶装置の記憶容量を超えないように、ファイルの容量を抑制する必要がある。

本発明は、ファイルの有効期限の間、ファイルを記憶装置に記憶し続ける場合よりも記憶装置に記憶されるファイルの容量を抑制した上で、ユーザから要求されたファイルを出力することができるファイル管理装置、ファイル管理プログラム、ファイル管理システム、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

第１態様に係るファイル管理装置は、受け付けたファイルを記憶装置に記憶してユーザに提供する情報処理装置から要求された要求ファイルを、ファイルが記憶されたファイル記憶装置から取得して前記情報処理装置に送信し、前記要求ファイルの有効期限が経過する前に前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除するか否かを制御する制御部を備える。

第２態様に係るファイル管理装置は、受け付けたファイルを記憶装置に記憶してユーザに提供する情報処理装置から要求された要求ファイルを、ファイルが記憶されたファイル記憶装置から取得して前記情報処理装置に送信し、前記要求ファイルの有効期限が経過する前に前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除する制御を行う制御部を備える。

第３態様に係るファイル管理装置は、第１態様に係るファイル管理装置において、前記要求ファイルの利用形態が個人のユーザによって利用される個人利用、または複数のユーザによって利用される共同利用の何れであるかを特定する特定部を備え、前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が個人利用と特定された場合には、前記制御部は、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除するように制御する一方、前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が共同利用と特定された場合には、前記情報処理装置が前記要求ファイルを前記記憶装置から削除するように制御する。

第４態様に係るファイル管理装置は、第２態様に係るファイル管理装置において、前記要求ファイルが個人のユーザによって利用される個人利用か、それとも複数のユーザによって利用される共同利用かといった前記要求ファイルの利用形態を特定する特定部を備え、前記制御部は、前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が共同利用と特定された場合には、前記情報処理装置に送信した前記要求ファイルを前記情報処理装置から取得して、前記ファイル記憶装置に記憶する制御を行う。

第５態様に係るファイル管理装置は、第３態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置に登録した登録ユーザが前記要求ファイルに予め設定した利用形態を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する。

第６態様に係るファイル管理装置は、第５態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、前記要求ファイルに対する初回の要求時に、前記登録ユーザが前記要求ファイルに予め設定した利用形態を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する。

第７態様に係るファイル管理装置は、第３態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置から通知された前記要求ファイルの利用形態に従って、前記要求ファイルの利用形態を特定する。

第８態様に係るファイル管理装置は、第３態様または第４態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、前記要求ファイルに対する要求実績を含む操作履歴が記録された履歴情報を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する。

第９態様に係るファイル管理装置は、第８態様に係るファイル管理装置において、前記特定部は、前記要求ファイルの履歴情報に、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置から要求された履歴が記録されている場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と同じ前記情報処理装置から要求された履歴しか記録されていない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する。

第１０態様に係るファイル管理装置は、第８態様に係るファイル管理装置において、前記特定部は、前記要求ファイルの履歴情報に、前記要求ファイルに対する初回の要求によって記録された操作履歴と異なる操作履歴が含まれる場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記要求ファイルに対する初回の要求によって記録された操作履歴しか含まれない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する。

第１１態様に係るファイル管理装置は、第１０態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、前記要求ファイルの履歴情報に含まれる操作履歴を予め定めた間隔で参照する。

第１２態様に係るファイル管理装置は、第３態様または第４態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、ウェブサイトの記載内容を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する。

第１３態様に係るファイル管理装置は、第１２態様に係るファイル管理装置において、前記特定部は、前記情報処理装置から受け付けた前記要求ファイルの要求に用いられる識別情報がウェブサイトで公開されている場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記識別情報がウェブサイトで公開されていない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する。

第１４態様に係るファイル管理装置は、第１３態様に係るファイル管理装置において、前記特定部が、ウェブサイトで前記識別情報が公開されていないか予め定めた間隔で参照する。

第１５態様に係るファイル管理装置は、第１態様〜第１４態様の何れかの態様に係るファイル管理装置において、前記制御部は、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除した後に削除済みの前記要求ファイルを要求された場合、削除済みの前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置から削除済みの前記要求ファイルを取得して、前記要求ファイルの要求元に削除済みの前記要求ファイルを送信する制御を行う。

第１６態様に係るファイル管理装置は、第１５態様に係るファイル管理装置において、前記制御部が、前記情報処理装置から取得した削除済みの前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置に記憶し、取得した削除済みの前記要求ファイルが前記記憶装置から削除されるように、削除済みの前記要求ファイルを取得した前記情報処理装置を制御する。

第１７態様に係るファイル管理装置は、第１態様〜第１６態様の何れかの態様に係るファイル管理装置において、前記制御部が、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置にも前記要求ファイルを送信し、前記記憶装置で前記要求ファイルを記憶してもらうように前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置の各々を制御する。

第１８態様に係るファイル管理装置は、第１７態様に係るファイル管理装置において、前記記憶装置の空き容量を取得する取得部を備え、前記制御部は、前記取得部で取得した前記記憶装置の空き容量が予め定めた容量以上である前記情報処理装置の中から、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置を選択する制御を行う。

第１９態様に係るファイル管理プログラムは、コンピュータを、第１態様〜第１８態様の何れかの態様に係るファイル管理装置の各部として機能させるためのプログラムである。

第２０態様に係るファイル管理システムは、第１態様〜第１８態様の何れかの態様に係るファイル管理装置と、ユーザが要求する要求ファイルの識別情報を前記ファイル管理装置に送信することで前記ファイル管理装置から受信した前記要求ファイルを出力すると共に、前記要求ファイルを記憶装置に記憶するように制御する制御部を備えた情報処理装置と、を含む。

第２１態様に係るファイル管理システムは、第２０態様に係るファイル管理システムにおいて、前記情報処理装置の制御部が、前記要求ファイルが個人のユーザによって利用される個人利用か、それとも複数のユーザによって利用される共同利用かといった前記要求ファイルの利用形態をユーザから受け付け、受け付けた前記要求ファイルの利用形態を前記ファイル管理装置に送信する制御を行う。

第２２態様に係るファイル管理システムは、第２０態様または第２１態様に係るファイル管理システムにおいて、前記情報処理装置の制御部が、前記要求ファイルを暗号化して前記記憶装置に記憶する制御を行う。

第２３態様に係る情報処理プログラムは、コンピュータを、第２０態様〜第２２態様の何れかの態様に係るファイル管理システムに含まれる情報処理装置の制御部として機能させるためのプログラムである。

第１態様、第２態様、第１９態様、第２０態様、及び第２３態様によれば、ファイルの有効期限の間、ファイルを記憶装置に記憶し続ける場合よりも記憶装置に記憶されるファイルの容量を抑制した上で、ユーザから要求されたファイルを出力することができる、という効果を有する。

第３態様によれば、ファイル管理装置と情報処理装置で同じファイルが重複して記憶されるのを避けることができる、という効果を有する。

第４態様によれば、同じファイルが要求された場合に、要求されたファイルを情報処理装置から毎回取得することなく、ファイルを要求した情報処理装置に送信することができる、という効果を有する。

第５態様によれば、情報処理装置から要求されたことのないファイルであっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第６態様によれば、情報処理装置から初めて要求されたファイルであっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第７態様によれば、ファイルの登録時にファイルの利用形態が設定されなかった場合であっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第８態様によれば、ファイルの登録時にファイルの利用形態が設定されておらず、かつ、ファイルの要求時にもファイルの利用形態が設定されていない場合であっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第９態様によれば、ファイルの要求を行った情報処理装置を記録した履歴から、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１０態様によれば、ファイルの操作履歴からファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１１態様によれば、１度しか情報処理装置から要求されていないファイルであっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１２態様によれば、ユーザからファイルの利用形態に関する指示がなく、かつ、ファイル管理装置にファイルに関する履歴情報が存在しない場合であっても、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１３態様によれば、ウェブサイトにファイルと対応付けられた識別情報が記載されていないか検索することで、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１４態様によれば、ウェブサイトへの識別情報の公開時期に関わらず、ファイルの利用形態を特定することができる、という効果を有する。

第１５態様によれば、同じファイルが要求された場合に、要求されたファイルを情報処理装置から毎回取得することなく、ファイルを要求した情報処理装置に送信することができる、という効果を有する。

第１６態様によれば、不要なファイルが情報処理装置に記憶されないようにすることができる、という効果を有する。

第１７態様によれば、ファイルを要求した情報処理装置、及びファイル管理装置からそれぞれファイルが削除された場合であっても、削除されたファイルを再び取得することができる、という効果を有する。

第１８態様によれば、他の情報処理装置に比べて、ファイルを記憶させても記憶装置の空き容量が逼迫しにくい情報処理装置にファイルを記憶させることができる、という効果を有する。

第２１態様によれば、ファイル管理装置に要求するファイルの利用形態を通知することができる、という効果を有する。

第２２態様によれば、ファイルを暗号化せずに記憶装置に記憶する場合と比較して、情報処理装置からのファイルの漏えいを抑制することができる、という効果を有する。

ファイル管理システムのシステム構成例を示す図である。 ファイル管理システムにおける情報の流れの一例を示すシーケンス図である。 ユーザ端末の機能構成例を示すブロック図である。 ファイル管理装置の機能構成例を示すブロック図である。 ファイル管理テーブルの一例を示す図である。 履歴テーブルの一例を示す図である。 出力装置の機能構成例を示すブロック図である。 ファイルテーブルの一例を示す図である。 ユーザ端末及びファイル管理装置における電気系統の要部構成例を示す図である。 出力装置における電気系統の要部構成例を示す図である。 ファイル管理装置によって実行される配信処理の流れの一例を示すフローチャートである。 利用形態判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 出力装置によって実行されるファイル出力処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ファイル管理装置における定期処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ファイル管理装置によって実行される配信処理の変形例を示すフローチャートである。 ファイル管理装置における定期処理の変形例を示すフローチャートである。

以下、本実施の形態について図面を参照しながら説明する。なお、機能が同じ構成要素及び処理には全図面を通して同じ符合を付与し、重複する説明を省略する。

図１は、本実施の形態に係るファイル管理システム１のシステム構成例を示す図である。ファイル管理システム１は、ユーザ端末１０、ファイル管理装置２０、及び出力装置３０を含み、ユーザ端末１０、ファイル管理装置２０、及び出力装置３０はそれぞれ通信回線２に接続されている。

ファイル管理システム１における通信回線２は有線回線であっても無線回線であってもよく、また、有線回線と無線回線が混在した回線であってもよい。更に、通信回線２は専用回線であっても、インターネットのように不特定多数のユーザと回線を共有する公衆回線であってもよい。

ユーザ端末１０は、ファイル管理装置２０にファイルの登録を行うユーザ（以降、「登録ユーザ」という）、及びファイル管理装置２０に登録されたファイルを出力装置３０から出力するユーザ（以降、「出力ユーザ」という）が使用する装置である。ユーザ端末１０には、例えばデスクトップコンピュータ、タブレット型コンピュータ、スマートフォン、及びウェアラブル端末のように、ユーザとのインターフェースを提供する入出力機能、情報を処理する処理機能、及び通信回線２を通じてデータ通信を行う通信機能を備えた情報機器が用いられる。なお、登録ユーザ及び出力ユーザを含むファイル管理システム１の利用者を総称して「ユーザ」という。

本実施の形態に係る「ファイル」とは、予め定められた形式に従って生成され、全体として何らかの情報を表すデータの集合体のことである。したがって、何らかの情報を有するのであればファイルの内容に制約はなく、例えば画像、映像、音声、及び文書といった様々な形態で表される情報が含まれる。

なお、ファイル管理システム１に含まれるユーザ端末１０の台数に制約はなく、Ｎ台（Ｎは１以上の整数）のユーザ端末１０が通信回線２に接続される。個別にユーザ端末１０を表す場合、図１に示すようにユーザ端末１０の末尾に符号“−１”〜“−Ｎ”を付加するが、ユーザ端末１０−１〜ユーザ端末１０−Ｎを区別して説明する必要のない場合には「ユーザ端末１０」のように表記する。１人のユーザが複数のユーザ端末１０を所有していてもよい。

ファイル管理装置２０は、登録ユーザから受け付けたファイルをファイル記憶装置に記憶し、ファイル管理装置２０に記憶されたファイルを出力ユーザが出力装置３０から要求した場合、要求されたファイルを出力装置３０に送信する。

登録ユーザから受け付けたファイルをファイル記憶装置に記憶し、出力ユーザが出力装置３０からファイルを受け取れるようにすることを「ファイルを登録する」という。

ファイル管理装置２０もユーザ端末１０と同様に、ファイル管理装置２０の管理者とのインターフェースを提供する入出力機能、情報を処理する処理機能、及び通信回線２を通じてデータ通信を行う通信機能を備えた情報機器が用いられる。ファイル管理装置２０は複数のユーザ端末１０及び複数の出力装置３０からの要求を処理する必要があるため、ファイル管理装置２０にはユーザ端末１０よりも情報の処理性能が高い、例えば「サーバ」や「ワークステーション」と呼ばれるようなコンピュータが用いられる。

このように、ユーザ端末１０よりも情報の処理量が多いファイル管理装置２０は複数のコンピュータに処理を分散してもよいが、ここでは説明の便宜上、ファイル管理装置２０は単体のコンピュータで構築されているものとして説明を行う。また、クラウドコンピューティングサービスを利用してファイル管理装置２０を構築してもよい。

出力装置３０は例えば公共施設、会社、及び店舗等、街の特定の箇所に設置される装置である。出力装置３０が設置される設置場所に制約はないが、ここでは一例として、出力装置３０がコンビニエンスストアのように、不特定多数のユーザが事前の許可なく出入りすることができるような店舗に設置されているものとする。

出力装置３０もユーザ端末１０と同様に、ファイル管理システム１に含まれる台数に制約はなく、Ｍ台（Ｍは１以上の整数）の出力装置３０が通信回線２に接続される。個別に出力装置３０を表す場合、図１に示すように出力装置３０の末尾に符号“−１”〜“−Ｍ”を付加するが、出力装置３０−１〜出力装置３０−Ｍを区別して説明する必要のない場合には「出力装置３０」のように表記する。

出力装置３０はファイル管理装置２０と連携して、出力ユーザが要求したファイルを出力する。「ファイルを出力する」とは、ファイルに含まれる情報を認識可能な状態にすることである。ファイルの内容を認識する対象は出力ユーザに限られず情報機器であってもよい。したがって、ファイルの情報を表示装置に表示する形態、用紙等の記録媒体に印字する形態、音声で通知する形態、記憶媒体に記憶する形態、及び通信回線２を介して他の外部装置にファイルを転送する形態は、それぞれファイルの出力例を表す一形態である。

以降では、ファイルには画像が含まれ、出力装置３０がファイルによって表される画像を記録媒体に印字することで、ファイルを出力する例について説明する。出力装置３０は、本実施の形態に係る情報処理装置の一例である。

図２は、ファイル管理システム１を用いたファイルの提供サービスにおける情報の流れを示したシーケンス図の一例であり、図２を参照しながら、ファイル管理システム１を用いたファイルの提供サービスについて説明する。

まず、登録ユーザはユーザ端末１０を操作して、ファイル管理装置２０にファイルを送信する（図２：Ｆ１）。前述したようにファイルの内容はどのようなものであってもよいが、例えば出力装置３０でファイルの内容を記録媒体に印字するような出力動作が行われる場合、登録ユーザが作成したブックカバーやペーパークラフトの印字データがファイル管理装置２０に送信される。

登録ユーザからファイルを受け付けたファイル管理装置２０は、受け付けたファイルを登録する登録処理を実行する。ファイル管理装置２０は、登録処理によってファイルと対応付けた識別情報を生成し、生成した識別情報をファイルの送信元のユーザ端末１０に送信し、登録ユーザにファイルの登録が完了したことを通知する（図２：Ｆ２）。

識別情報とは、ファイルと一意に対応付けられた識別子のことであり、識別情報を参照することで、ファイル管理装置２０に登録された複数のファイルの中から特定のファイルが選択される。この識別情報から特定されるファイルのことを「識別情報に対応したファイル」という。

登録ユーザは、ファイル管理装置２０に登録したファイルを他のユーザに利用してもらうため、例えばソーシャルネットワーキングサービス(Social Networking Service:ＳＮＳ)のような情報の共有手段を用いて、ファイル管理装置２０から受信した識別情報を、ファイル管理装置２０に登録したファイルがどのような内容を含むファイルなのか、ファイルの概要がわかる紹介情報と共に公開する。以降では、識別情報及び識別情報に対応したファイルの紹介情報を「識別情報等」と表すことがある。

ファイル管理装置２０は、登録ユーザが登録したファイルそのものをユーザ端末１０に送信する機能を有しないため、識別情報等の公開によってファイル管理装置２０に登録されたファイルの存在を知ったユーザの中でファイルの内容に興味を持ち、ファイルを出力したいと思った出力ユーザは出力装置３０が設置されている店舗に出かけ、出力したいファイルの識別情報を含む出力要求を出力装置３０に入力する。

これにより出力装置３０からファイル要求がファイル管理装置２０に送信され（図２：Ｆ３）、ファイル管理装置２０では、登録されたファイルの中から、受け付けた識別情報に対応したファイルを配信する配信処理を実行する。配信処理によって識別情報に対応したファイルがファイル管理装置２０から出力装置３０に送信されると（図２：Ｆ４）、出力装置３０では、受け付けたファイルの画像を記録媒体に印字し、出力ユーザに出力する。

なお、ファイルには出力装置３０での出力が無料のファイルだけでなく有料のファイルも存在するため、出力装置３０で有料のファイルを出力する場合、出力ユーザは所望するファイルに設定された料金の支払いを行う。支払われた料金のデータは例えばファイル管理装置２０でファイル毎に管理され、ファイルを登録した登録ユーザの銀行口座等に、ファイルの出力回数に応じた金額が入金される。

ファイル管理装置２０に登録されたファイルには、ファイル毎にファイルの有効期限が設定される。ファイル管理装置２０に登録されたファイルによってファイル記憶装置の空き容量が逼迫しないように、ファイル管理装置２０は、ファイルの有効期限が経過した場合、ファイル記憶装置からファイルを削除する。したがって、図２に示したファイルの提供サービスのシーケンス図は、出力ユーザが所望するファイルの有効期限が経過する前に、出力装置３０から出力要求を行う場合のシーケンスを表している。

また、図２では、ファイル管理装置２０にファイルを登録した登録ユーザ以外のユーザが出力ユーザとなり、出力装置３０でファイルを出力する例を示したが、このように、登録ユーザと出力ユーザが異なるファイルの利用形態を「共同利用」という。なお、ファイルの共同利用は「シェア利用」と呼ばれることもある。

一方で、登録ユーザ自身が出力ユーザとなり出力装置３０でファイルを出力する利用形態を「個人利用」という。例えば、登録ユーザが履歴書のように個人的に利用するファイルをファイル管理装置２０に登録しておき、立ち寄った店舗の出力装置３０で出力するような場合に、ファイルの個人利用が行われる。

個人利用されるファイルは、登録ユーザが個人的に利用することを目的としたファイルであるため、登録ユーザは、個人利用するファイルの識別情報をＳＮＳに公開することはない。

このように登録ユーザは、ファイルを共同利用するだけでなく、個人利用するためにファイルをファイル管理装置２０に登録することがある。

登録されたファイルの利用形態が共同利用の場合、複数の出力ユーザがそれぞれ自分の生活圏内にある店舗に設置された出力装置３０からファイルを要求することが想定される。したがって、ファイル管理装置２０は、利用形態が共同利用のファイルをファイル管理装置２０に記憶しておくことが好ましい。

一方、登録されたファイルの利用形態が個人利用の場合、ファイル管理装置２０は同じ出力ユーザ（すなわち、登録ユーザ）からしかファイル要求を受け付けることがない。しかも、同じ出力ユーザであれば、生活圏内にある同じ店舗の出力装置３０を繰り返し利用する傾向が強い。すなわち、出力ユーザが個人利用を目的としたファイルを何度も出力装置３０から出力する場合、当該ファイルはファイル管理装置２０に記憶しておくよりも、出力ユーザが利用する出力装置３０に記憶しておいた方が、ファイル要求毎にファイル管理装置２０から出力装置３０にファイルを送信する処理が不要となり、ファイルの出力に要する時間が短縮される。

したがって、ファイル管理装置２０はファイルの利用形態が個人利用と特定された場合、当該ファイルをファイルの有効期限が経過する前にファイル管理装置２０から削除すると共に、要求されたファイルを出力ユーザが利用した出力装置３０に記憶させる。また、ファイル管理装置２０は、ファイルの利用形態が共同利用と特定された場合、出力装置３０ではなく、ファイル管理装置２０で当該ファイルを記憶する。

次に、このようにファイルの利用形態に応じてファイルの記憶場所を切り換えるファイル管理システム１に含まれる各装置の機能構成について説明する。

図３は、ユーザ端末１０の機能構成例を示すブロック図である。図３に示すように、ユーザ端末１０はユーザインターフェース(User Interface：ＵＩ)部１１、通信部１２、及び制御部１３を含む。

ＵＩ部１１は、ユーザからの指示を受け付けると共に、例えば指示に対するファイル管理装置２０からの応答といった各種情報をユーザに通知する。具体的には、ＵＩ部１１は登録ユーザからファイルの登録指示を受け付け、ファイル管理装置２０に登録されたファイルの識別情報を登録ユーザに通知する。また、ＵＩ部１１は、例えばファイルを共同利用する登録ユーザから識別情報等をＳＮＳに投稿する投稿指示を受け付けると共に、ＳＮＳを閲覧する出力ユーザに、登録ユーザが投稿した識別情報等を通知する。

通信部１２は、通信回線２を通じてファイル管理システム１に含まれる他の装置や、ファイル管理システム１に含まれない他の装置との間で各種情報を送受信する。以降では、ファイル管理システム１に含まれない他の装置を「外部装置」という。

制御部１３は、ＵＩ部１１から受け付けた指示及び通信部１２から受け付けた各種情報に従って、各々に対応した処理が行われるようにユーザ端末１０を制御する。

図４は、ファイル管理装置２０の機能構成例を示すブロック図である。図４に示すように、ファイル管理装置２０はＵＩ部２１、特定部２２、容量取得部２３、通信部２４、有効期限判定部２５、ファイル管理部２６、及び制御部２７の各機能部と、ファイルデータベース(Database：ＤＢ)２８Ａ、ファイル管理ＤＢ２８Ｂ、及び履歴ＤＢ２８Ｃを含む。

ＵＩ部２１は、ファイル管理装置２０を操作する管理者からの指示を受け付けるインターフェースを提供すると共に、例えばファイル管理装置２０におけるファイルの登録状況や配信状況に関する情報等を管理者に通知する。

特定部２２は、登録ユーザによって登録されたファイルの利用形態が個人利用及び共同利用の何れであるかを特定する。

容量取得部２３は、ファイル管理システム１に含まれる各々の出力装置３０における記憶装置の空き容量を取得して、記憶装置の利用状況を把握する。すなわち、容量取得部２３は本実施の形態に係る取得部の一例である。

通信部２４は、通信回線２を通じてファイル管理システム１に含まれる他の装置や、ファイル管理システム１に含まれない他の装置との間で各種情報を送受信する。

有効期限判定部２５は、例えば予め定めた間隔でファイル記憶装置に記憶される各々のファイルの有効期限を参照し、有効期限切れとなったファイルを制御部２７に通知する。

ファイル管理部２６は、ファイル記憶装置におけるファイルの記憶及び削除を行うと共に、ファイルの管理に用いられる管理情報であるファイル管理情報及び履歴情報の更新を行う。

制御部２７は、管理者の指示及び通信回線２を通じて受け付けた情報の内容に従って上述した各機能部を制御し、ファイル管理装置２０で状況に応じた処理が行われるようにファイル管理装置２０の動作を統括する。制御部２７は、有効期限判定部２５から有効期限切れとなったファイルの通知を受け付けた場合、該当するファイルを削除する。

ファイルＤＢ２８Ａは、登録ユーザが登録したファイルを記憶するファイル記憶装置に構築される記憶機構である。ファイル記憶装置はファイル管理装置２０で用いられる記憶装置である。ファイルＤＢ２８Ａへのファイルの記憶及びファイルＤＢ２８Ａからのファイルの削除は、ファイル管理部２６が制御部２７の制御に従って行う。

ファイル管理ＤＢ２８Ｂは、ファイル管理装置２０に登録されたファイルを管理するファイル管理テーブル４を記憶する記憶機構であり、例えばファイル記憶装置に構築される。

図５は、ファイル管理ＤＢ２８Ｂで管理されるファイル管理テーブル４の一例を示す図である。

ファイル管理テーブル４は、ファイル管理装置２０に登録された各々のファイルの識別情報、格納情報、有効期限、出力回数、及び利用形態が設定されたファイル管理情報を、登録されたファイル毎に管理するテーブルである。

ファイル管理情報の識別情報には、ファイルに対応付けられた識別情報が設定される。上述したように、登録されたファイルが識別情報によって一意に特定されるのであれば、識別情報はどのような形式で表されてもよいが、図５では識別情報が５桁の数字で表されている例を示している。

ファイル管理情報の格納情報には、登録されたファイルの記憶場所がファイル名と共に設定される。ファイル管理部２６は、ファイル管理情報の格納情報を参照して、ファイルＤＢ２８Ａからファイルを取得したり削除したりする。

ファイル管理情報の有効期限には、ファイルの有効期限が設定される。ファイルの有効期限は予め決められており、例えばユーザ端末１０からファイルを受け付けた時間から１週間後の時間が設定される。ファイルの有効期限はファイル管理装置２０の管理者によって変更可能であり、例えば受け付けたファイルの種類や登録ユーザに応じて、異なる有効期限を設定するようにしてもよい。有効期限判定部２５はファイル管理情報の有効期限を参照することで、各々のファイルの有効期限切れを判定する。

ファイル管理情報の出力回数には、ファイルの有効期限内において出力装置３０で出力されたファイルの累計出力回数が設定される。

ファイル管理情報の利用形態には、特定部２２によって特定されたファイルの利用形態が設定される。制御部２７は、例えばファイル管理情報の利用形態を参照して、ファイルの記憶場所を切り換える制御を行う。

なお、図５に示したファイル管理テーブル４で管理されるファイル管理情報の項目は一例であり、例えばファイルを登録した登録ユーザを一意に識別するために登録ユーザに割り当てたユーザＩＤ(Identification:ＩＤ)といった他の項目をファイル管理情報に設定してもよい。

履歴ＤＢ２８Ｃは、登録されたファイルに対する出力ユーザの要求実績を記憶する記憶機構であり、例えばファイル記憶装置に構築される。

図６は、履歴ＤＢ２８Ｃに記憶される履歴テーブル６の一例を示す図である。

履歴テーブル６は、出力ユーザが出力装置３０から行ったファイルに関する要求内容を記録した履歴情報を、出力ユーザの要求毎に管理するテーブルである。履歴情報には、例えば識別情報、装置ＩＤ、受付日時、及び要求内容が含まれる。

履歴情報の識別情報には、出力ユーザが要求の対象に指定したファイルの識別情報が設定される。

履歴情報の装置ＩＤには、出力ユーザが操作した出力装置３０の装置ＩＤが設定される。各々の出力装置３０には、出力装置３０を一意に識別する装置ＩＤが予め割り当てられており、制御部２７は、出力ユーザが出力装置３０からファイルに関する要求を行った際に出力装置３０から通知される装置ＩＤを、履歴情報の装置ＩＤに設定する。

履歴情報の受付日時には、出力装置３０からファイルに関する要求を受け付けた日時が設定される。

履歴情報の要求内容には、出力装置３０から受け付けたファイルに関する要求の内容が設定される。ファイルに関する要求は、例えば指定したファイルを出力装置３０で出力する「出力」、指定したファイルがファイル管理装置２０に登録されているか調べる「検索」、及び指定したファイルの内容を問い合わせる「問い合わせ」等、出力装置３０での出力ユーザの操作内容に応じた要求の種類を表す。

このように履歴情報の要求内容には出力装置３０における出力ユーザの操作の内容が反映されることから、要求内容は本実施の形態に係る操作履歴の一例である。履歴情報は出力ユーザによってファイルに関する要求が行われる毎に、ファイル管理部２６によって履歴テーブル６に記録される。なお、図５に示した履歴テーブル６で管理される履歴情報の項目は一例であり、他の項目をファイル管理情報に設定してもよい。

図７は、出力装置３０の機能構成例を示すブロック図である。図７に示すように、出力装置３０はＵＩ部３１、記憶先判定部３２、ファイル要求部３３、通信部３４、出力部３５、ファイル管理部３６、及び制御部３７の各機能部と、ファイルＤＢ３８Ａ及びファイル管理ＤＢ３８Ｂを含む。

ＵＩ部３１は、出力装置３０を操作する出力ユーザからの指示を受け付けるインターフェースを提供すると共に、例えば出力ユーザの要求内容に応じた情報等を通知する。

記憶先判定部３２は、ファイル管理装置２０からファイルを受信した場合、受信したファイルを自装置のファイルＤＢ３８Ａで記憶するのか、それとも出力装置３０では記憶しないのかを判定する。

ファイル要求部３３は、出力ユーザが行うファイルに関する要求がファイルの出力である場合で、かつ、要求されたファイルが、記憶先判定部３２によってファイル管理装置２０に記憶されていると判定された場合、ファイル管理装置２０に対してファイルの要求を行う。以降では、出力ユーザによって要求されたファイルを「要求ファイル」ということがある。

通信部３４は、通信回線２を通じてファイル管理システム１に含まれる他の装置や、ファイル管理システム１に含まれない他の装置との間で各種情報を送受信する。具体的には、通信部３４は、例えば出力ユーザが行うファイルに関する要求をファイル管理装置２０に送信すると共に、ファイル管理装置２０から送信されたファイルを受信する。

出力部３５は、出力ユーザが要求したファイルを出力する。本実施の形態の場合、出力部３５はファイルによって表される画像を記録媒体に印字する。

ファイル管理部３６は、ファイルの記憶及び削除を行うと共に、ファイルの管理に用いられるファイル情報をファイルの記憶及び削除にあわせて更新を行う。

制御部３７は、出力ユーザの指示及び通信回線２を通じて受け付けた情報の内容に従って上述した各機能部を制御し、出力装置３０で状況に応じた処理が行われるように出力装置３０の動作を統括する。

ファイルＤＢ３８Ａは、ファイルを記憶する出力装置３０の記憶装置に構築される記憶機構である。ファイルＤＢ３８Ａには、記憶先判定部３２によって自装置で記憶すると判定されたファイルが記憶される。ファイルＤＢ３８Ａへのファイルの記憶及びファイルＤＢ３８Ａからのファイルの削除は、ファイル管理部３６が制御部３７の制御に従って行う。

ファイル管理ＤＢ３８Ｂは、出力装置３０のファイルＤＢ３８Ａに記憶されるファイルのファイル情報を記憶する記憶機構であり、例えば出力装置３０の記憶装置に構築される。

図８は、ファイル管理ＤＢ３８Ｂで管理されるファイルテーブル８の一例を示す図である。ファイルテーブル８には、ファイルＤＢ３８Ａに記憶されるファイルに関する情報が設定されたファイル情報がファイル毎に記憶される。ファイル情報には、例えば識別情報及び格納情報が含まれる。

ファイル情報の識別情報には、ファイルＤＢ３８Ａに記憶されているファイルの識別情報が設定される。

また、ファイル情報の格納情報には、ファイルＤＢ３８Ａに記憶されているファイルのファイルＤＢ３８Ａにおける記憶場所がファイル名と共に設定される。ファイル管理部３６は、ファイル情報の格納情報を参照して、ファイルＤＢ３８Ａからファイルを取得したり削除したりする。

なお、図８に示したファイルテーブル８で管理されるファイル情報の項目は一例であり、例えばファイルＤＢ３８Ａでファイルの記憶を開始した日時等、他の項目をファイル情報に設定してもよい。

次に、ファイル管理システム１に含まれる各装置における電気系統の要部構成例について説明する。

図９は、ユーザ端末１０における電気系統の要部構成例を示す図である。既に説明したように、ユーザ端末１０は例えばコンピュータ５０を用いて構成される。

コンピュータ５０は、ユーザ端末１０に係る各機能部を担うＣＰＵ(Central Processing Unit)５１、コンピュータ５０を図３に示した各機能部として機能させるユーザ端末プログラムを記憶するＲＯＭ(Read Only Memory)５２、ＣＰＵ５１の一時的な作業領域として使用されるＲＡＭ(Random Access Memory)５３、不揮発性メモリ５４、及び入出力インターフェース(Ｉ／Ｏ)５５を備える。そして、ＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、不揮発性メモリ５４、及びＩ／Ｏ５５がバス５６を介して各々接続されている。

不揮発性メモリ５４は、不揮発性メモリ５４に供給される電力が遮断されても、記憶した情報が維持される記憶装置の一例であり、例えば半導体メモリが用いられるがハードディスクを用いてもよい。不揮発性メモリ５４は、必ずしもコンピュータ５０に内蔵されている必要はなく、例えばメモリカードのようにコンピュータ５０に着脱される可搬型の記憶装置であってもよい。

Ｉ／Ｏ５５には、例えば通信ユニット５７、入力ユニット５８、及び出力ユニット５９が接続される。

通信ユニット５７は通信回線２に接続され、通信回線２に接続する各装置との間でデータ通信を行う通信プロトコルを備える。

入力ユニット５８は、ユーザからの指示を受け付けてＣＰＵ５１に通知する装置であり、例えばボタン、タッチパネル、キーボード、及びマウス等が用いられる。

出力ユニット５９は、ＣＰＵ５１によって処理された情報を報知する装置であり、例えば液晶ディスプレイ、有機ＥＬ(Electro Luminescence)ディスプレイ、及び映像をスクリーンに投影するプロジェクタ等が用いられる。

ファイル管理装置２０における電気系統の要部構成例も、図９に示したユーザ端末１０における電気系統の要部構成例と同じであり、ファイル管理装置２０はコンピュータ６０を用いて構成される。

したがって、ファイル管理装置２０では、ユーザ端末１０のＣＰＵ５１、ＲＯＭ５２、ＲＡＭ５３、不揮発性メモリ５４、Ｉ／Ｏ５５、バス５６、通信ユニット５７、入力ユニット５８、及び出力ユニット５９を、それぞれＣＰＵ６１、ＲＯＭ６２、ＲＡＭ６３、不揮発性メモリ６４、Ｉ／Ｏ６５、バス６６、通信ユニット６７、入力ユニット６８、及び出力ユニット６９に読み替える。

ＣＰＵ６１は、図４に示したファイル管理装置２０に係る各機能部を担う。ＲＯＭ６２には、コンピュータ６０を図４に示した各機能部として機能させるファイル管理プログラムが記憶される。ＲＡＭ６３は、ＣＰＵ６１の一時的な作業領域として使用される。

なお、ファイル管理装置２０の入力ユニット６８はユーザの指示ではなく、ファイル管理装置２０の管理者の指示を受け付ける。

一例として、不揮発性メモリ６４にはファイルＤＢ２８Ａ、ファイル管理ＤＢ２８Ｂ、及び履歴ＤＢ２８Ｃが構築される。

ユーザ端末１０のＩ／Ｏ５５及びファイル管理装置２０のＩ／Ｏ６５に接続されるユニットは図９に示したユニットに限られず、他のユニットが接続されてもよい。

一方、図１０は出力装置３０における電気系統の要部構成例を示す図である。出力装置３０は、例えばコンピュータ７０を用いて構成される。

コンピュータ７０は、出力装置３０に係る各機能部を担うＣＰＵ７１、コンピュータ７０を図７に示した各機能部として機能させる情報処理プログラムを記憶するＲＯＭ７２、ＣＰＵ７１の一時的な作業領域として使用されるＲＡＭ７３、不揮発性メモリ７４、及びＩ／Ｏ７５を備える。そして、ＣＰＵ７１、ＲＯＭ７２、ＲＡＭ７３、不揮発性メモリ７４、及びＩ／Ｏ７５がバス７６を介して各々接続されている。

一例として、不揮発性メモリ７４にはファイルＤＢ３８Ａ及びファイル管理ＤＢ３８Ｂが構築される。

Ｉ／Ｏ７５には、例えば通信ユニット７７、入力ユニット７８、出力ユニット７９、画像形成ユニット８０、及び課金ユニット８１が接続される。

通信ユニット７７は通信回線２に接続され、通信回線２に接続する各装置との間でデータ通信を行う通信プロトコルを備える。

入力ユニット７８は、出力ユーザからの指示を受け付けてＣＰＵ７１に通知する装置であり、例えばボタン及びタッチパネル等が用いられる。出力ユーザの指示が音声で行われる場合、入力ユニット７８としてマイクが用いられることがある。また、メモリカードのデータを読み書きするカードスロットやＵＳＢ(Universal Serial Bus)ポートのように、データの入出力を行う入出力装置も入力ユニット７８の一例である。

出力ユニット７９は、ＣＰＵ７１によって処理された情報を報知する装置であり、例えば液晶ディスプレイ及び有機ＥＬディスプレイが用いられる。情報を音声で報知する場合には、出力ユニット７９としてスピーカーが用いられることがある。

画像形成ユニット８０は、ＣＰＵ７１の指示に従って、ファイルの内容を記録媒体に印字するユニットである。画像形成ユニット８０における印字方式はどのような方式であってもよく、例えば電子写真方式であっても、インクジェット方式であってもよい。

課金ユニット８１は、出力装置３０で出力するファイルが有料のファイルである場合に、出力ユーザから料金を徴収し、支払いが行われたことをＣＰＵ７１に通知する装置である。課金ユニット８１は、例えば、電子マネー、クレジットカード、バーコードを用いた電子決済、現金、及びプリペイドカードの少なくとも１つの料金の支払い方法に対応する。

なお、出力装置３０のＩ／Ｏ７５に接続されるユニットは、図１０に示したユニットに限定されない。出力装置３０におけるファイルの出力方法に応じて、必要なユニットが接続される。また、出力装置３０はファイルに関する各種サービスを提供するため、画像形成ユニット８０を用いた画像形成機能の他、例えばファクシミリ機能、スキャン機能、及びコピー機能といった画像を用いた複数の機能を備えるようにしてもよい。

出力装置３０がファクシミリ機能を備える場合、Ｉ／Ｏ７５には、ファクシミリ回線を通じて他のファクシミリ装置との間でファクシミリ通信を行うファクシミリユニットが接続される。出力装置３０がスキャン機能を備える場合、Ｉ／Ｏ７５には、ＣＰＵ７１の指示に従って、例えばプラテンガラスに置かれた原稿の内容を光学的に読み取り、原稿の内容を画像データに変換するスキャンユニットが接続される。出力装置３０がコピー機能を備える場合、Ｉ／Ｏ７５には上述したスキャンユニットが接続され、ＣＰＵ７１は、スキャンユニットで読み取った原稿の画像データを画像形成ユニット８０で記録媒体に印字する。

次に、ファイル管理装置２０の動作について詳細に説明する。

図１１は、出力装置３０からファイル要求を受け付けた場合に、ファイル管理装置２０のＣＰＵ６１によって実行される配信処理の流れの一例を示すフローチャートである。配信処理を規定するファイル管理プログラムは、例えばファイル管理装置２０のＲＯＭ６２に予め記憶されている。ファイル管理装置２０のＣＰＵ６１は、ＲＯＭ６２に記憶されるファイル管理プログラムを読み込み、配信処理を実行する。

なお、ファイル管理装置２０のファイルＤＢ２８Ａには、ファイル要求によって要求されたファイルが記憶されているものとする。

ステップＳ１０において、ＣＰＵ６１はファイル管理テーブル４を参照して、ファイル要求によって指定された識別情報を含むファイル管理情報を取得する。そして、ＣＰＵ６１は、取得したファイル管理情報の格納情報を参照して、識別情報に対応したファイルを不揮発性メモリ６４から取得する。

ステップＳ２０において、ＣＰＵ６１は、ファイル要求によって指定された識別情報に対応したファイル、すなわち要求ファイルの利用形態を判定する利用形態判定処理を実行する。なお、利用形態判定処理の詳細については後ほど説明する。

ステップＳ３０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ２０の利用形態判定処理によって、要求ファイルの利用形態が特定されたか否かを判定する。

要求ファイルの利用形態が特定された場合にはステップＳ４０に移行し、次にステップＳ４０において、ＣＰＵ６１は、特定された要求ファイルの利用形態が個人利用であるか否かを判定する。要求ファイルの利用形態が個人利用と判定された場合には、ステップＳ５０に移行する。

ステップＳ５０において、ＣＰＵ６１は、ファイルの利用形態（この場合、個人利用）を付加した要求ファイルをファイル要求の送信元である出力装置３０に送信する。後ほど説明するように、要求ファイルにファイルの利用形態を個人利用に設定した付加情報を付加することで、送信した要求ファイルが出力装置３０に記憶される。要求ファイルの利用形態が個人利用であれば、上述したように、当該要求ファイルの出力要求が再び行われるとすれば、当該要求ファイルを要求した出力装置３０から行われる傾向がある。すなわち、要求ファイルをファイル管理装置２０で管理するよりも出力装置３０で管理した方が、同じ出力装置３０に同じファイルを再度送信する必要がなくなる。

したがって、ステップＳ６０において、ＣＰＵ６１は、出力装置３０に送信した要求ファイルをファイルＤＢ２８Ａから削除すると共に、要求ファイルに対応したファイル管理情報を更新する。具体的には、要求ファイルがどの出力装置３０で記憶されているかを示すため、ＣＰＵ６１は、ファイル管理情報の格納情報からファイル管理装置２０における要求ファイルの記憶先を削除して、例えば要求ファイルの送信先である出力装置３０のＵＲＬ(Uniform Resource Locator)のような、ファイルの記憶先を表す情報を新たに設定する。また、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の出力回数を１つ増加する。すなわち、ＣＰＵ６１は、要求ファイルをファイルＤＢ２８Ａから削除しても、要求ファイルに対応したファイル管理情報は削除しないようにする。

また、出力装置３０からファイルに関する要求を受け付けたことにより、ステップＳ９０において、ＣＰＵ６１は、図６に示した各項目を設定した履歴情報を作成して履歴テーブル６に追加する。この場合に追加する履歴情報の識別情報には、ファイル要求によって通知されたファイルの識別情報が設定され、装置ＩＤには、同じくファイル要求によって通知された、要求ファイルを出力する出力装置３０の装置ＩＤが設定される。また、追加する履歴情報の受付日時には、通信ユニット６７でファイル要求を受け付けた日時が設定され、要求内容には、出力装置３０からファイル要求を受け付けたことから「出力」が設定される。

ＣＰＵ６１は、例えばＣＰＵ６１に内蔵されるカレンダ機能を用いて日時情報を取得し、履歴情報の受付日時を設定するが、通信回線２に接続される外部装置の一例である時刻サーバから日時情報を取得してもよい。以上により、図１１に示す配信処理を終了する。

一方、ステップＳ４０の判定処理で、要求ファイルの利用形態が個人利用ではないと判定された場合、すなわち、共同利用である判定された場合にはステップＳ７０に移行する。

利用形態判定処理によって要求ファイルの利用形態が共同利用であると判定されたことから、ステップＳ７０において、ＣＰＵ６１は要求ファイルの利用形態が共同利用であることを出力装置３０に通知する付加情報を要求ファイルに設定する。

ステップＳ８０において、ＣＰＵ６１はステップＳ７０で設定したファイルの利用形態を付加した要求ファイルを、ファイル要求の送信元である出力装置３０に送信する。また、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の出力回数を１つ増加する。そして、ステップＳ９０を実行して履歴テーブル６に履歴情報を追加し、図１１に示す配信処理を終了する。

上述したように、要求ファイルの利用形態が共同利用であれば、ファイル要求を受け付けた出力装置３０とは異なる出力装置３０からファイル要求を受け付けることが予想される。したがって、個人利用のファイルのようにファイルを出力装置３０に送信した後、送信したファイルをファイルＤＢ２８Ａから削除してしまうと、当該ファイルに対応した識別情報を含むファイル要求を受け付ける毎に、当該ファイルの記憶先である出力装置３０からファイルを取得することになるため、ＣＰＵ６１は、要求されたファイルを削除しないようにする。

また、ステップＳ３０の判定処理で、利用形態判定処理を実行しても要求ファイルの利用形態が特定されなかったと判定された場合にはステップＳ７５に移行する。

ステップＳ７５において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ１０で取得したファイル管理情報の格納情報に、ファイル管理装置２０における要求ファイルの記憶先に加えて、例えばファイル要求の送信元である出力装置３０のＵＲＬを表す情報を設定する。

ステップＳ８０において、ＣＰＵ６１は要求ファイルの利用形態を出力装置３０に通知する付加情報が設定されていない要求ファイルを、ファイル要求の送信元である出力装置３０に送信する。そして、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の出力回数を１つ増加すると共に、ステップＳ９０で履歴テーブル６に履歴情報を追加して図１１に示す配信処理を終了する。

要求ファイルの利用形態が特定されなかった場合、当然のことながらファイルの利用形態が共同利用である可能性が残っているため、ＣＰＵ６１は要求ファイルをファイルＤＢ２８Ａから削除しないようにする。また、後ほど説明するように、要求ファイルにファイルの利用形態を通知する付加情報を設定しないようにすることで、送信した要求ファイルが出力装置３０に記憶される。

なお、ファイルの利用形態に関わらず、ファイルＤＢ２８Ａに記憶される各々のファイルのうち有効期限が経過したファイルは、ＣＰＵ６１によってファイルＤＢ２８Ａから削除され、削除されたファイルに対応したファイル管理情報もファイル管理テーブル４から削除される。

有効期限が経過したファイルが出力装置３０に記憶されている場合には、ＣＰＵ６１は、有効期限が経過したファイルに対応した識別情報を含むファイル削除要求を、有効期限が経過したファイルを記憶する出力装置３０に送信し、識別情報に対応したファイルを出力装置３０に削除させるようにする。

次に、ステップＳ２０の利用形態判定処理について詳細に説明する。

図１２は、ステップＳ２０で実行される利用形態判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。

登録ユーザがファイル管理装置２０にファイルを登録する場合に、登録ユーザがファイルの利用形態を明確にするため、ファイルの利用形態も一緒に設定することがある。ＣＰＵ６１は登録ユーザからファイルを受け付けた場合、受け付けたファイルに対応した識別情報を生成して、受け付けたファイルをファイルＤＢ２８Ａに記憶すると共に、受け付けたファイルに対応したファイル管理情報を生成してファイル管理テーブル４に追加する登録処理を実行する。そして、ＣＰＵ６１は受け付けたファイルに利用形態が設定されている場合、生成したファイル管理情報の利用形態に、設定内容に従ったファイルの利用形態を設定する。

受け付けたファイルには利用形態が設定されていないこともあるため、この場合には、ファイルに利用形態が設定されていないことを表す予め定めた符号を、ファイル管理情報の利用形態に設定する。例えば図５に示したファイル管理情報の例では、ハイフンでファイルに利用形態が設定されていないことを表している。

また、出力ユーザが出力装置３０でファイル要求を行う場合に、出力したいファイルの利用形態を明確にするため、初回の要求時にファイルの利用形態を設定してファイルの要求を行うことがある。ＣＰＵ６１は出力装置３０からファイル要求を受け付けた場合、ファイル要求に要求ファイルの利用形態が設定されていないか確認し、要求ファイルの利用形態が設定されている場合には、要求ファイルの識別情報を含むファイル管理情報の利用形態に、設定内容に従ったファイルの利用形態を設定する。

なお、出力ユーザは必ずしも初回の要求時に要求ファイルの利用形態を設定するわけではなく、２回目以降の要求時に要求ファイルの利用形態を設定することもある。

したがって、ＣＰＵ６１は、例えば履歴テーブル６を参照して、出力装置３０から受け付けたファイル要求が初回のファイル要求である場合にステップＳ１０で取得したファイル管理情報の利用形態を参照して、要求ファイルの利用形態が設定されているか否かを判定してもよいが、ステップＳ１００では、出力装置３０からファイル要求を受け付ける毎にステップＳ１０で取得したファイル管理情報の利用形態を参照して、要求ファイルの利用形態が設定されているか否かを判定する。要求ファイルの利用形態が設定されている場合にはステップＳ１４０に移行する。

ステップＳ１４０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ１０で取得したファイル管理情報に設定されている利用形態を要求ファイルの利用形態として取得し、図１２に示す利用形態判定処理を終了する。

一方、ステップＳ１００の判定処理で、取得したファイル管理情報に利用形態が設定されていないと判定された場合はステップＳ１１０に移行する。

要求ファイルの利用形態が共同利用である場合、複数の出力ユーザがそれぞれ出力装置３０を操作するため、要求ファイルに関する履歴情報を参照することで要求ファイルの利用形態が特定されることがある。

したがって、ステップＳ１１０において、ＣＰＵ６１は、ファイル要求によって通知された要求ファイルの識別情報を含む履歴情報を履歴ＤＢ２８Ｃから抽出する。

抽出した履歴情報に、それぞれ異なる出力装置３０からファイルに関する要求が行われたことを表す履歴が含まれている場合には、要求ファイルの利用形態が共同利用であると考えられる。したがって、ステップＳ１２０において、ＣＰＵ６１は、抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが記録されているか否かを判定し、複数の装置ＩＤが含まれている場合にはステップＳ１３０に移行する。

抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが記録されているということは、複数の出力ユーザが要求ファイルに関する何らかの要求を行ったことになるため、ステップＳ１３０において、ＣＰＵ６１は、要求ファイルの利用形態が共同利用であることを出力装置３０に通知する付加情報を要求ファイルに設定して、図１２に示す利用形態判定処理を終了する。

一方、抽出した各々の履歴情報における装置ＩＤが同じ装置ＩＤである場合、要求ファイルの利用形態を個人利用と特定してもよいが、後から他の出力ユーザが要求ファイルに関する要求を行う可能性もあるため、ＣＰＵ６１は、付加情報に要求ファイルの利用形態を設定することなく利用形態判定処理を終了する。この場合、利用形態判定処理では要求ファイルの利用形態が特定されなかったことになる。

このように、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応するファイル管理情報の利用形態、及び要求ファイルの履歴情報を参照して、要求ファイルの利用形態を特定する。

なお、本実施の形態では利用形態判定処理の後にファイル要求の履歴情報を追加している（図１１のステップＳ９０）ため、利用形態判定処理を実行する時点では、受け付けたファイル要求に対応した履歴情報が履歴テーブル６に追加されていない。したがって、ＣＰＵ６１は抽出した各々の履歴情報における装置ＩＤが同じ装置ＩＤである場合でも、受け付けたファイル要求に設定されている装置ＩＤを参照して、当該装置ＩＤが各々の履歴情報における装置ＩＤと異なっていれば、ステップＳ１２０の判定処理で、抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが含まれていると判定してもよい。若しくは、利用形態判定処理を実行するまでに、図１１のステップＳ９０の処理を実行すればよい。

次に、出力装置３０の動作について説明する。図１３は、出力ユーザから出力したいファイルの識別情報を含む出力要求を受け付けた場合に、出力装置３０のＣＰＵ７１によって実行されるファイル出力処理の流れの一例を示すフローチャートである。ファイル出力処理を規定する情報処理プログラムは、例えば出力装置３０のＲＯＭ７２に予め記憶されている。出力装置３０のＣＰＵ７１は、ＲＯＭ７２に記憶される情報処理プログラムを読み込み、ファイル出力処理を実行する。

ステップＳ２００において、ＣＰＵ７１はファイルテーブル８を参照することで、受け付けた識別情報に対応した要求ファイルが出力装置３０の不揮発性メモリ７４に記憶されているか否かを判定する。受け付けた識別情報を含むファイル情報がファイルテーブル８に存在する場合には、不揮発性メモリ７４に要求ファイルが記憶されているためステップＳ２７０に移行する。

ステップＳ２７０において、ＣＰＵ７１は、受け付けた識別情報を含むファイル情報の格納情報を用いて、不揮発性メモリ７４から要求ファイルを取得する。

ステップＳ２８０において、ＣＰＵ７１は、ステップＳ２７０で取得した要求ファイルによって表される画像を記録媒体に印字することで、出力ユーザに対して要求ファイルの出力を行い、図１３に示すファイル出力処理を終了する。

一方、ステップＳ２００の判定処理で、識別情報に対応した要求ファイルが出力装置３０の不揮発性メモリ７４に記憶されていないと判定された場合には、ステップＳ２１０に移行する。

この場合、要求ファイルはファイル管理装置２０に記憶されているため、ＣＰＵ７１は、出力ユーザが入力した要求ファイルの識別情報を含んだファイル要求を送信する。なお、ＣＰＵ７１は出力ユーザから要求ファイルの利用形態を受け付け、受け付けた利用形態をファイル要求に含めてもよい。出力ユーザが要求ファイルの利用形態を設定した場合には、図１２に示した利用形態判定処理において、要求ファイルの利用形態が特定されることになる。

ファイル管理装置２０は出力装置３０からファイル要求を受け付けると、図１１に示した配信処理で説明したように、ファイル要求で指定した識別情報に対応した要求ファイルを送信してくる。

したがって、ステップＳ２２０において、ＣＰＵ７１はファイル管理装置２０から要求ファイルを受信したか否かを判定する。要求ファイルを受信していない場合にはステップＳ２２０の判定処理を繰り返し実行して、要求ファイルの受信を監視する。そして、要求ファイルを受信した場合にはステップＳ２３０に移行する。

ステップＳ２３０において、ＣＰＵ７１はステップＳ２８０と同じく、受信した要求ファイルによって表される画像を記録媒体に印字することで、出力ユーザに対して要求ファイルの出力を行う。

ステップＳ２４０において、ＣＰＵ７１は受信した要求ファイルの付加情報を参照して、要求ファイルの利用形態が共同利用に設定されているか否かを判定する。要求ファイルの利用形態が共同利用に設定されていない場合にはステップＳ２５０に移行する。

要求ファイルの利用形態が共同利用に設定されていないということは、要求ファイルの利用形態が個人利用に設定されている状況と、利用形態が特定できずに何も設定されていない状況が含まれる。要求ファイルの利用形態が個人利用に設定されていれば、要求ファイルの利用形態は個人利用で確定するが、要求ファイルの利用形態が特定されていない場合には、要求ファイルの利用形態が共同利用である可能性も残る。しかしながら、ここでは要求ファイルの利用形態が共同利用に設定されていなければ個人利用であると仮定する。

したがって、ステップＳ２５０において、ＣＰＵ７１は、受信した要求ファイルを自装置の不揮発性メモリ７４に記憶する。ＣＰＵ７１は要求ファイルを不揮発性メモリ７４に記憶する場合、ファイルが出力装置３０の外部に漏えいしてもファイルの内容が復元されないように、要求ファイルを暗号化して不揮発性メモリ７４に記憶してもよい。

ステップＳ２６０において、ＣＰＵ７１は、要求ファイルの識別情報と、要求ファイルの記憶場所を設定した格納情報を含むファイル情報を生成し、生成したファイル情報をファイルテーブル８に追加して、要求ファイルが出力装置３０に記憶されていることを記録する。そして、図１３に示すファイル出力処理を終了する。

すなわち、ファイル管理システム１では、利用形態が個人利用のファイルが要求された場合、当該ファイルはファイル管理装置２０ではなく、最初にファイルを要求した出力装置３０に記憶される。当該ファイルが再度要求される場合には、当該ファイルの要求が行われた出力装置３０と同じ出力装置３０から要求されるため、要求されたファイルをファイル管理装置２０から再度取得する必要がなくなる。

また、ファイル管理システム１では、利用形態が共同利用のファイルが要求された場合、当該ファイルは出力装置３０に記憶されず、ファイル管理装置２０に記憶される。

更に、ファイル管理システム１では、利用形態が不明のファイルが要求された場合、ファイル管理装置２０と出力装置３０の両方で当該ファイルが記憶される。その後、出力ユーザが出力装置３０に要求ファイルの利用形態を入力してファイルの出力を行ったり、ファイル管理装置２０がこれまでのファイルの要求元とは異なる出力装置３０からファイル要求を受け付けたりすることによってファイルの利用形態が特定され、特定された利用形態に応じてファイルの記憶先が切り換えられる。

上述したように、ファイルの有効期限はファイル管理装置２０で管理されるため、出力装置３０はファイルの有効期限を考慮する必要はない。出力装置３０はファイル削除要求をファイル管理装置２０から受け付けた場合に、ファイル削除要求によって指定されたファイルを削除すれば、結果として有効期限が経過したファイルが削除される。

しかしながら、出力装置３０でもファイルの有効期限を監視して、有効期限が経過したファイルを自発的に削除するようにしてもよい。この場合、ファイル管理装置２０は出力装置３０に送信するファイルにファイルの有効期限を設定し、出力装置３０では、ファイルに設定された有効期限をファイル情報に対応付けて、ファイル管理ＤＢ３８Ｂで管理すればよい。

なお、ファイル管理装置２０は、図１１に示した配信処理のステップＳ５０及びＳ８０で出力装置３０に要求ファイルを送信する場合、ファイルを要求した出力装置３０とは異なる他の出力装置３０にも要求ファイルを送信してもよい。ファイル要求を行っていないのにファイル管理装置２０からファイルを受け付けた出力装置３０では、受け付けたファイルを自装置の不揮発性メモリ７４に記憶して、ファイルと共に通知された識別情報と、受け付けたファイルの記憶場所を設定した格納情報を含むファイル情報をファイルテーブル８に追加して、受け付けたファイルが自装置に記憶されていることを記録する。

複数の出力装置３０に同じファイルを分散して記憶させておけば、例えば出力装置３０から要求されたファイルが装置の入れ替え等によって、誤ってファイル管理装置２０、及びファイルの出力要求を受け付けた出力装置３０から削除されてしまったような状況であっても、ファイルの復旧が図られることになる。

このように、ファイル管理装置２０はファイルのバックアップを目的として、ファイルの要求元とは異なる出力装置３０にファイルを送信する場合、他の出力装置３０に比べて不揮発性メモリ７４の空き容量が多い出力装置３０に送信した方が、不揮発性メモリ７４の空き容量が逼迫して、出力装置３０の動作に悪い影響を与えてしまうというような事象の発生を抑制することができる。

したがって、ファイル管理装置２０は、例えば予め定めた間隔で各々の出力装置３０における不揮発性メモリ７４の空き容量を取得しておき、空き容量が予め定めた容量以上ある出力装置３０の中からファイルのバックアップ先となる出力装置３０を選択する。この場合、ファイル管理装置２０は、空き容量が予め定めた容量以上ある出力装置３０のうち、空き容量が最も多い出力装置３０にファイルを送信することが好ましい。

予め定めた容量は、例えばこの容量以上の空き容量がなければ出力装置３０の動作に悪い影響を与えてしまう容量として設定された容量である。予め定めた容量は、出力装置３０の実機による実験やコンピュータシミュレーションによって設定される。

また、バックアップのファイルは１つあればよいため、ファイル管理装置２０は同じファイルについては１度だけ、ファイルの要求元とは異なる出力装置３０に要求ファイルと同じファイルを送信すればよい。

ファイルの記憶に関して更に言えば、出力装置３０からファイル要求を受け付け、ファイル管理装置２０が利用形態判定処理を実行した時点において要求ファイルの利用形態が不明であった場合、ファイル管理装置２０と出力装置３０の両方で当該ファイルが記憶されることを説明した。しかしながら、利用形態判定処理を実行した時点ではファイルの利用形態が特定されなかった場合でも、時間の経過に伴い、ファイルの利用形態の特定につながる情報が得られることがある。したがって、ファイル管理装置２０は、出力装置３０からファイル要求を受け付けていない状況であっても利用形態の特定を試みる。

図１４は、例えば予め定めた間隔毎にファイル管理装置２０のＣＰＵ６１によって実行される定期処理の流れの一例を示すフローチャートである。定期処理を規定するファイル管理プログラムは、例えばファイル管理装置２０のＲＯＭ６２に予め記憶されている。ファイル管理装置２０のＣＰＵ６１は、ＲＯＭ６２に記憶されるファイル管理プログラムを読み込み、定期処理を実行する。

ステップＳ３００において、ＣＰＵ６１は、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報で、かつ、まだ選択していない何れか１つのファイル管理情報を選択して、選択したファイル管理情報（以降では、単に「選択ファイル管理情報」という）の識別情報を取得する。

ステップＳ３１０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ３００で取得した識別情報を含む全ての履歴情報を履歴テーブル６から抽出する。

ステップＳ３２０において、ＣＰＵ６１はステップＳ３１０で抽出した各々の履歴情報を参照して、操作内容に応じた異なる種類の要求が履歴情報の要求内容に設定されているか否かを判定する。履歴情報の要求内容が異なるとは、例えば「出力」の他に「問い合わせ」等が設定されている状況を表す。

ファイルの利用形態が個人利用であれば、出力ユーザはファイルの内容を予め把握しているため、ファイルの内容を問い合わせるような操作は行わずにファイルの出力要求だけを行う。すなわち、履歴情報の要求内容に複数種類の内容が設定されている場合には、複数の出力ユーザがファイルを出力しようとして出力装置３０を操作したものと考えられる。

したがって、異なる種類の要求が履歴情報の要求内容に設定されている場合にはステップＳ３３０に移行し、ステップＳ３３０において、ＣＰＵ６１は、選択ファイル管理情報の利用形態に「共同利用」を設定する。

利用形態判定処理を実行した時点では利用形態が不明で、定期処理によって利用形態が共同利用であると特定されたファイルの場合、当該ファイルを最初に要求した出力装置３０にもファイルが記憶されている。しかし、利用形態が共同利用のファイルはファイル管理装置２０で記憶しておけば十分であるため、当該ファイルを出力装置３０に記憶させておいても、出力装置３０の不揮発性メモリ７４の記憶容量を無駄に消費させるだけである。

したがって、ステップＳ３４０において、ＣＰＵ６１は選択ファイル管理情報の格納情報を参照して、ステップＳ３３０で利用形態を「共同利用」に設定したファイルが出力装置３０にも記憶されているなら、当該出力装置３０に対して選択ファイル管理情報の識別情報を含むファイル削除要求を送信し、識別情報に対応したファイルを出力装置３０に削除させるようにする。

そして、ＣＰＵ６１は出力装置３０に削除させたファイルの出力装置３０における記憶先を表す情報を選択ファイル管理情報の格納情報から削除する。すなわち、選択ファイル管理情報の格納情報には、ファイル管理装置２０におけるファイルの記憶先のみが設定された状態になる。

ステップＳ３５０において、ＣＰＵ６１は、まだステップＳ３００で選択していない未選択のファイル管理情報が存在するか否かを判定する。未選択のファイル管理情報が存在する場合にはステップＳ３００に移行し、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報を全て選択するまで、各々のファイル管理情報について、ステップＳ３２０の判定処理で、選択したファイル管理情報の識別情報を含む履歴情報に異なる種類の要求内容が設定されているか否かを判定する。

ステップＳ３２０の判定処理で、同じ種類の要求しか履歴情報の要求内容に設定されていないと判定された場合、ステップＳ３６０に移行する。

ステップＳ３６０において、ＣＰＵ６１は通信回線２を通じて、選択ファイル管理情報の識別情報がＳＮＳに公開されているか否かを判定する。識別情報がＳＮＳに公開されているということは、選択ファイル管理情報の識別情報に対応したファイルの利用形態は共同利用ということになる。したがって、ステップＳ３３０に移行して、ステップＳ３３０で選択ファイル管理情報の利用形態に「共同利用」が設定される。

一方、識別情報がＳＮＳに公開されていないと判定されたファイルは、出力装置３０からファイルに関する複数種類の要求が行われておらず、かつ、複数の出力装置３０からファイル要求が行われていないファイルとなる。これらの状況から、当該ファイルの利用形態は個人利用であると推定される。

したがって、選択ファイル管理情報の識別情報がＳＮＳに公開されていない場合はステップＳ３７０に移行し、ステップＳ３７０において、ＣＰＵ６１は、選択ファイル管理情報の利用形態に「個人利用」を設定する。

利用形態が個人利用のファイルは、最初にファイル要求を送信してきた出力装置３０で記憶される方が好ましい。したがって、ステップＳ３８０において、ＣＰＵ６１は選択ファイル管理情報の格納情報を参照して、ステップＳ３７０で利用形態を「個人利用」に設定したファイルが出力装置３０にも記憶されているなら、当該ファイルをファイル管理装置２０のファイルＤＢ２８Ａから削除する。そして、ＣＰＵ６１は、削除したファイルのファイル管理装置２０における記憶先を表す情報を選択ファイル管理情報の格納情報から削除する。すなわち、選択ファイル管理情報の格納情報には、出力装置３０におけるファイルの記憶先のみが設定された状態になる。そして、ステップＳ３５０に移行する。

ステップＳ３５０の判定処理で、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報が全て選択されたと判定された場合、図１４に示す定期処理を終了する。

ステップＳ３６０では、識別情報がＳＮＳで公開されているか否かを判定したが、ブログ等に識別情報を公開していることも考えられるため、ＣＰＵ６１は既存の検索エンジンを利用して、何れかのウェブサイトに識別情報が記載されていないか検索してもよい。

なお、定期処理によって、利用形態が共同利用であるファイルが個人利用のファイルと誤判定されたとしても、ファイル管理情報の格納情報にはファイルを記憶している出力装置３０の情報が設定されているため、ファイル管理装置２０はファイル管理情報の格納情報に従って出力装置３０からファイルを取得して、ファイルの要求元の出力装置３０に取得したファイルを送信すればよい。そして、ファイル管理装置２０は取得したファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａに記憶すると共に、ファイルを取得した出力装置３０に対して取得したファイルの識別情報を含むファイル削除要求を送信し、識別情報に対応したファイルを当該出力装置３０に削除させるようにする。そして、ファイル管理装置２０は、現状のファイルの記憶先にあわせて、取得したファイルに対応したファイル管理情報の格納情報を更新する。

このように本実施の形態に係るファイル管理システム１によれば、出力装置３０から要求されたファイルの利用形態を特定し、ファイルの利用形態が個人利用であれば、ファイルを要求した出力装置３０にファイルを記憶させる。また、ファイルの利用形態が共同利用であれば、ファイル管理装置２０でファイルを記憶する。

個人利用のファイルは出力装置３０で記憶されることから、全てのファイルをファイル管理装置２０で記憶する場合と比較して、ファイル管理装置２０で記憶されるファイルの容量が抑制されることになる。

＜実施形態の変形例＞
これまでは、図１１に示したファイル管理装置２０で実行される配信処理のステップＳ２０で利用形態判定処理が行われることからもわかるように、ファイル管理装置２０は、出力装置３０からファイル要求を受け付けたタイミングでファイルの利用形態を特定し、特定したファイルの利用形態に応じてファイル管理装置２０及び出力装置３０の少なくとも一方でファイルが記憶されるようにファイルの記憶先を切り換える制御を行った。

しかしながら、ファイル要求を受け付けた時点では、要求されたファイルの利用形態が特定できないこともある。したがって、ファイル管理装置２０は、出力装置３０からファイル要求を受け付けた場合、とりあえず要求されたファイルの利用形態を個人利用に設定してファイル要求を行った出力装置３０に送信するようにしてもよい。そして、ファイル管理装置２０は、要求されたファイルの有効期限が経過する前に、ファイル管理装置２０のファイルＤＢ２８Ａから要求されたファイルを削除する。

すなわち、本変形例に係るファイル管理装置２０は、出力装置３０から要求されたファイルを、ファイルの要求元である出力装置３０に一旦記憶させる。そして、その後のファイル要求の受付状況、及び定期処理によってファイルの利用形態を特定し、ファイルが正しい利用形態に応じた記憶先に記憶されるようにする。

次に、本変形例に係るファイル管理装置２０の動作について詳細に説明する。図１５は、出力装置３０からファイル要求を受け付けた場合に、ファイル管理装置２０のＣＰＵ６１によって実行される配信処理の流れの一例を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ４００において、ＣＰＵ６１はファイル管理テーブル４で管理される、ファイル要求によって指定された識別情報に対応した要求ファイルのファイル管理情報の格納情報を参照して、要求ファイルがファイル管理装置２０のファイルＤＢ２８Ａに記憶されているか否かを判定する。

要求ファイルがファイル管理装置２０に記憶されている場合にはステップＳ４４０に移行する。なお、要求ファイルがファイル管理装置２０に記憶されているということは、出力装置３０から受け付けたファイル要求が、当該ファイルに対する初回のファイル要求ということになる。

この場合、ステップＳ４４０において、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の利用形態に「個人利用」を設定すると共に、格納情報にはファイル要求の送信元である出力装置３０のＵＲＬを設定する。

そして、ステップＳ４５０において、ＣＰＵ６１は、利用形態を個人利用に設定した付加情報と共に、要求ファイルをファイル要求の送信元である出力装置３０に送信する。要求ファイルを送信した場合、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の出力回数を１つ増加する。

なお、既に説明したように、ファイル管理装置２０はファイルのバックアップのため、利用形態を個人利用に設定した要求ファイルを出力装置３０に送信する場合、要求ファイルの送信元である出力装置３０と異なる他の出力装置３０にも要求ファイルを送信してもよい。この場合、ファイル管理装置２０は、例えば予め定めた間隔で各々の出力装置３０における不揮発性メモリ７４の空き容量を取得しておき、空き容量が予め定めた容量以上ある出力装置３０の中からファイルのバックアップ先となる出力装置３０を選択する。

ステップＳ４６０において、ＣＰＵ６１は、要求ファイルの利用形態が共同利用か否かを判定する。要求ファイルがファイル管理装置２０に記憶されている場合には、ステップＳ４４０で要求ファイルの利用形態を個人利用に設定したことからもわかるように、要求ファイルの利用形態をとりあえず個人利用として取り扱う。したがって、要求ファイルの利用形態は共同利用ではないと判定される。要求ファイルの利用形態が共同利用でない場合にはステップＳ４７０に移行する。

ステップＳ４７０において、ＣＰＵ６１は、要求ファイルの利用形態が個人利用であることから、要求ファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａから削除する。

そして、ステップＳ４８０において、ＣＰＵ６１は図１１のステップＳ９０と同様の処理を行って履歴テーブル６に履歴情報を追加し、図１５に示す配信処理を終了する。

これにより、ファイル管理装置２０に記憶されるファイルは、出力装置３０からの初回の要求時に出力装置３０で記憶されることになる。

一方、ファイル管理装置２０は、最初にファイル要求が行われた出力装置３０とは異なる出力装置３０から、同じファイルに対するファイル要求を受け付けることがある。

このような場合には、ステップＳ４００の判定処理で要求ファイルがファイル管理装置２０に記憶されていないと判定されるため、ステップＳ４１０に移行する。

ファイル管理装置２０に要求ファイルが記憶されていないことから、ステップＳ４１０において、ＣＰＵ６１は要求ファイルに対応したファイル管理情報の格納情報を参照して、要求ファイルが記憶されている出力装置３０から要求ファイルを取得する。

なお、ファイル管理装置２０からファイルの取得が行われた出力装置３０では、ファイル管理装置２０が取得したファイルに対応したファイル情報がファイルテーブル８から削除されると共に、ファイルＤＢ３８Ａからも削除される。

ステップＳ４２０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ４１０で出力装置３０から取得した要求ファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａに記憶する。また、要求ファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａに記憶したことに伴って、ＣＰＵ６１は、要求ファイルに対応したファイル管理情報の格納情報に、ファイルＤＢ２８Ａにおける要求ファイルの記憶先を設定する。

ファイルの利用形態が個人利用であれば、出力ユーザは２回目以降のファイルの出力も最初に利用した出力装置３０と同じ出力装置３０を利用するはずである。この場合、図１３に示した出力装置３０のファイル出力処理で説明したように、自装置内に要求ファイルが存在するため、ファイル管理装置２０に対してファイル要求は行わない。

すなわち、ファイル管理装置２０に記憶されていないファイルが出力装置３０から要求されるということは、当該ファイルに対して最初にファイル要求を行った出力装置３０とは異なる出力装置３０から、同じファイルが要求されたということになる。

したがって、ステップＳ４３０において、ＣＰＵ６１は要求ファイルに対応したファイル管理情報の利用形態を「共同利用」に設定すると共に、利用形態を共同利用に設定した付加情報を要求ファイルに設定する。

この場合、ステップＳ４５０において、ＣＰＵ６１は、利用形態を共同利用に設定した付加情報と共に、要求ファイルをファイル要求の送信元である出力装置３０に送信する。

要求ファイルを受信した出力装置３０では、図１３に示した出力装置３０のファイル出力処理で説明したように、要求ファイルの利用形態が付加情報で共同利用に設定されていることから、受信した要求ファイルを出力装置３０に記憶しないように動作する。

上述したように、ステップＳ４６０において、ＣＰＵ６１は、要求ファイルの利用形態が共同利用か否かを判定する。ファイル管理装置２０に記憶されていないファイルを出力装置３０から要求された場合、要求ファイルに対応したファイル管理情報の利用形態には「共同利用」が設定されることから、要求ファイルの利用形態は共同利用と判定される。

要求ファイルの利用形態が共同利用の場合にはステップＳ４７０を実行することなくステップＳ４８０に移行し、ステップＳ４８０で、ＣＰＵ６１は図１１のステップＳ９０と同様の処理を行って履歴テーブル６に履歴情報を追加し、図１５に示す配信処理を終了する。ステップＳ４７０を実行しないことで、出力装置３０から取得した要求ファイルはファイル管理装置２０に記憶されることになる。

このように本変形例に係るファイル管理装置２０では、最初に出力装置３０から要求されたファイルの利用形態を個人利用と仮定し、その後の出力装置３０からのファイル要求の受け付け状況に従ってファイルの実際の利用形態を特定する。しかしながら、既に説明したように、時間の経過に伴ってファイルの利用形態の特定につながる情報が得られることがある。したがって、本変形例においてもファイル管理装置２０は、出力装置３０からファイル要求を受け付けていない状況であっても利用形態の特定を試みる。

図１６は、例えば予め定めた間隔毎にファイル管理装置２０のＣＰＵ６１によって実行される定期処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップＳ５００において、ＣＰＵ６１は、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報で、かつ、まだ選択していない何れか１つのファイル管理情報を選択して、選択されたファイル管理情報、すなわち選択ファイル管理情報の識別情報を取得する。

ステップＳ５１０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ５００で取得した識別情報を含む全ての履歴情報を履歴テーブル６から抽出する。

ステップＳ５２０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ５１０で抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが記録されているか否かを判定し、複数の装置ＩＤが含まれていない場合にはステップＳ５３０に移行する。

なお、ステップＳ５２０の判定処理を実行する時点で、抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが記録されていない場合であっても、今後、複数の装置ＩＤが記録されることも考えられるため、抽出した各々の履歴情報の装置ＩＤが同じということだけで、選択ファイル管理情報に対応したファイルの利用形態が共同利用であると特定することは好ましくない。

したがって、ステップＳ５３０において、ＣＰＵ６１は更にステップＳ５１０で抽出した各々の履歴情報を参照して、操作内容に応じた異なる種類の要求が履歴情報の要求内容に設定されているか否かを判定する。

異なる種類の要求が履歴情報の要求内容に設定されている場合、選択ファイル管理情報に対応したファイルの利用形態は共同利用であると考えられるため、ステップＳ５４０に移行する。

一方、ステップＳ５２０の判定処理で、抽出した履歴情報に複数の装置ＩＤが記録されていると判定された場合には、この判定結果だけで選択ファイル管理情報に対応したファイルの利用形態は共同利用であると考えられるため、ステップＳ５３０の処理を実行することなく、ステップＳ５４０に移行する。

したがって、ステップＳ５４０において、ＣＰＵ６１は選択ファイル管理情報の利用形態を「共同利用」に設定する。

ステップＳ５５０において、ＣＰＵ６１は、選択ファイル管理情報の格納情報を参照して、選択ファイル管理情報に対応したファイルがファイル管理装置２０のファイルＤＢ２８Ａに記憶されているか否かを判定する。

選択ファイル管理情報に対応したファイルがファイル管理装置２０に記憶されていないということは、当該ファイルの利用形態は共同利用であるにも関わらず、初回のファイル要求の際にとりあえず個人利用であると設定されて出力装置３０で記憶されていることになる。したがって、選択ファイル管理情報に対応したファイルがファイル管理装置２０に記憶されていない場合にはステップＳ５６０に移行する。

ステップＳ５６０において、ＣＰＵ６１は選択ファイル管理情報の格納情報を参照して、選択ファイル管理情報に対応したファイルが記憶されている出力装置３０から当該ファイルを取得する。既に説明したように、ファイル管理装置２０からファイルの取得が行われた出力装置３０では、ファイル管理装置２０が取得したファイルに対応したファイル情報がファイルテーブル８から削除されると共に、当該ファイルがファイルＤＢ３８Ａからも削除される。

ステップＳ５７０において、ＣＰＵ６１は、ステップＳ５６０で出力装置３０から取得したファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａに記憶する。また、ファイルを自装置のファイルＤＢ２８Ａに記憶したことに伴って、ＣＰＵ６１は、選択ファイル管理情報の格納情報に、取得したファイルのファイルＤＢ２８Ａにおける記憶先を設定してステップＳ５９０に移行する。

一方、ステップＳ５５０の判定処理で、選択ファイル管理情報に対応したファイルがファイル管理装置２０に記憶されていると判定された場合には、出力装置３０から当該ファイルを取得する必要がないため、ステップＳ５６０及びＳ５７０の処理を実行することなくステップＳ５９０に移行する。

また、ステップＳ５３０の判定処理で、抽出した各々の履歴情報における要求内容に同じ種類の要求しか設定されていないと判定された場合には、ステップＳ５８０に移行する。

ステップＳ５３０の判定処理を実行する時点で、抽出した履歴情報の要求内容に同じ種類の要求しか設定されていないとしても、今後、異なる種類の要求が記録されることも考えられるため、抽出した各々の履歴情報の要求内容が同じということだけで、選択ファイル管理情報に対応したファイルの利用形態が個人利用であると特定することは好ましくない。

したがって、ステップＳ５８０において、ＣＰＵ６１は通信回線２を通じて、選択ファイル管理情報の識別情報がＳＮＳに公開されているか否かを判定する。

既に説明したように、識別情報がＳＮＳに公開されているということは、選択ファイル管理情報の識別情報に対応したファイルの利用形態は共同利用ということになる。したがって、選択ファイル管理情報の識別情報がＳＮＳに公開されている場合にはステップＳ５４０に移行することで、選択ファイル管理情報の利用形態が「共同利用」に設定され、既に説明したステップＳ５４０以降の処理が実行される。

一方、識別情報がＳＮＳに公開されていないと判定されたファイルは、出力装置３０からファイルに関する複数種類の要求が行われておらず、かつ、複数の出力装置３０からファイル要求が行われていないファイルとなる。すなわち、現状は当該ファイルの利用形態は個人利用であると推定される。したがって、そのままステップＳ５９０に移行する。

ステップＳ５９０において、ＣＰＵ６１は、まだステップＳ５００で選択していない未選択のファイル管理情報が存在するか否かを判定する。未選択のファイル管理情報が存在する場合にはステップＳ５００に移行し、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報を全て選択するまで、これまでに説明したステップＳ５００〜Ｓ５９０の処理を実行する。

ステップＳ５９０の判定処理で、ファイル管理テーブル４の中から利用形態が設定されていないファイル管理情報が全て選択されたと判定された場合、図１６に示す定期処理を終了する。

このように本変形例に係るファイル管理システム１によれば、出力装置３０から要求されたファイルはファイル管理装置２０ではなく、とりあえず出力装置３０に記憶させるようにし、その後の利用形態の判定結果に応じて、ファイルの記憶先を変更する。

出力装置３０から要求されたファイルは、定期処理でファイルの利用形態が特定されるまで出力装置３０に記憶されることになるため、ファイル要求を受け付ける毎に要求されたファイルの利用形態を特定し、利用形態が個人利用と特定されたファイルだけをファイル管理装置２０から削除する場合と比較して、ファイル管理装置２０に記憶されるファイルの容量が抑制されることになる。

以上、実施の形態を用いて本発明について説明したが、本発明は実施の形態に記載の範囲には限定されない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で実施の形態に多様な変更又は改良を加えることができ、当該変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。例えば、本発明の要旨を逸脱しない範囲で処理の順序を変更してもよい。

本実施の形態では、一例として各処理をソフトウェアで実現する形態について説明したが、図１１〜図１６に示した各フローチャートと同等の処理を、例えばＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)に実装し、ハードウェアで処理させるようにしてもよい。この場合、各処理をそれぞれソフトウェアで実現した場合と比較して、処理の高速化が図られる。

また、上述した実施の形態では、各プログラムがＲＯＭにインストールされている形態を説明したが、これに限定されるものではない。本発明に係る各プログラムは、コンピュータで読み取り可能な記憶媒体に記録された形態で提供することも可能である。例えば、本発明に係る各プログラムを、ＣＤ(Compact Disc)−ＲＯＭ、又はＤＶＤ(Digital Versatile Disc)−ＲＯＭ等の光ディスクに記録した形態で提供してもよい。また、本発明に係る各プログラムを、ＵＳＢメモリ及びフラッシュメモリ等の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。

更に、ファイル管理装置２０、及び出力装置３０は、それぞれ通信回線２を通じて、通信回線２と接続される外部装置から本発明に係る各プログラムを取得するようにしてもよい。

１・・・ファイル管理システム、２・・・通信回線、４・・・ファイル管理テーブル、６・・・履歴テーブル、８・・・ファイルテーブル、１０・・・ユーザ端末、１１（２１、３１）・・・ＵＩ部、１２（２４、３４）・・・通信部、１３（２７、３７）・・・制御部、２０・・・ファイル管理装置、２２・・・特定部、２３・・・容量取得部、２５・・・有効期限判定部、２６・・・ファイル管理部、２８Ａ（３８Ａ）・・・ファイルＤＢ、２８Ｂ（３８Ｂ）・・・ファイル管理ＤＢ、２８Ｃ・・・履歴ＤＢ、３０・・・出力装置、３２・・・記憶先判定部、３３・・・ファイル要求部、３５・・・出力部、３６・・・ファイル管理部、５０（６０、７０）・・・コンピュータ、５１（６１、７１）・・・ＣＰＵ、５２（６２、７２）・・・ＲＯＭ、５３（６３、７３）・・・ＲＡＭ、５４（６４、７４）・・・不揮発性メモリ、５５（６５，７５）・・・Ｉ／Ｏ、５７（６７、７７）・・・通信ユニット、５８（６８、７８）・・・入力ユニット、５９（６９、７９）・・・出力ユニット、８０・・・画像形成ユニット、８１・・・課金ユニット

Claims (23)

1. 受け付けたファイルを記憶装置に記憶してユーザに提供する情報処理装置から要求された要求ファイルを、ファイルが記憶されたファイル記憶装置から取得して前記情報処理装置に送信し、前記要求ファイルの有効期限が経過する前に前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除するか否かを制御する制御部
   を備えたファイル管理装置。
2. 受け付けたファイルを記憶装置に記憶してユーザに提供する情報処理装置から要求された要求ファイルを、ファイルが記憶されたファイル記憶装置から取得して前記情報処理装置に送信し、前記要求ファイルの有効期限が経過する前に前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除する制御を行う制御部
   を備えたファイル管理装置。
3. 前記要求ファイルの利用形態が個人のユーザによって利用される個人利用、または複数のユーザによって利用される共同利用の何れであるかを特定する特定部を備え、
   前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が個人利用と特定された場合には、前記制御部は、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除するように制御する一方、前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が共同利用と特定された場合には、前記情報処理装置が前記要求ファイルを前記記憶装置から削除するように制御する
   請求項１記載のファイル管理装置。
4. 前記要求ファイルが個人のユーザによって利用される個人利用か、それとも複数のユーザによって利用される共同利用かといった前記要求ファイルの利用形態を特定する特定部を備え、
   前記制御部は、前記特定部によって前記要求ファイルの利用形態が共同利用と特定された場合には、前記情報処理装置に送信した前記要求ファイルを前記情報処理装置から取得して、前記ファイル記憶装置に記憶する制御を行う
   請求項２記載のファイル管理装置。
5. 前記特定部は、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置に登録した登録ユーザが前記要求ファイルに予め設定した利用形態を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する
   請求項３記載のファイル管理装置。
6. 前記特定部は、前記要求ファイルに対する初回の要求時に、前記登録ユーザが前記要求ファイルに予め設定した利用形態を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する
   請求項５記載のファイル管理装置。
7. 前記特定部は、前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置から通知された前記要求ファイルの利用形態に従って、前記要求ファイルの利用形態を特定する
   請求項３記載のファイル管理装置。
8. 前記特定部は、前記要求ファイルに対する要求実績を含む操作履歴が記録された履歴情報を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する
   請求項３または請求項４記載のファイル管理装置。
9. 前記特定部は、前記要求ファイルの履歴情報に、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置から要求された履歴が記録されている場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と同じ前記情報処理装置から要求された履歴しか記録されていない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する
   請求項８記載のファイル管理装置。
10. 前記特定部は、前記要求ファイルの履歴情報に、前記要求ファイルに対する初回の要求によって記録された操作履歴と異なる操作履歴が含まれる場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記要求ファイルに対する初回の要求によって記録された操作履歴しか含まれない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する
    請求項８記載のファイル管理装置。
11. 前記特定部は、前記要求ファイルの履歴情報に含まれる操作履歴を予め定めた間隔で参照する
    請求項１０記載のファイル管理装置。
12. 前記特定部は、ウェブサイトの記載内容を参照して、前記要求ファイルの利用形態を特定する
    請求項３または請求項４記載のファイル管理装置。
13. 前記特定部は、前記情報処理装置から受け付けた前記要求ファイルの要求に用いられる識別情報がウェブサイトで公開されている場合には、前記要求ファイルの利用形態が共同利用であると特定し、前記識別情報がウェブサイトで公開されていない場合には、前記要求ファイルの利用形態が個人利用であると特定する
    請求項１２記載のファイル管理装置。
14. 前記特定部は、ウェブサイトで前記識別情報が公開されていないか予め定めた間隔で参照する
    請求項１３記載のファイル管理装置。
15. 前記制御部は、前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置から削除した後に削除済みの前記要求ファイルを要求された場合、削除済みの前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置から削除済みの前記要求ファイルを取得して、前記要求ファイルの要求元に削除済みの前記要求ファイルを送信する制御を行う
    請求項１〜請求項１４の何れか１項に記載のファイル管理装置。
16. 前記制御部は、前記情報処理装置から取得した削除済みの前記要求ファイルを前記ファイル記憶装置に記憶し、取得した削除済みの前記要求ファイルが前記記憶装置から削除されるように、削除済みの前記要求ファイルを取得した前記情報処理装置を制御する
    請求項１５記載のファイル管理装置。
17. 前記制御部は、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置にも前記要求ファイルを送信し、前記記憶装置で前記要求ファイルを記憶してもらうように前記要求ファイルを送信した前記情報処理装置の各々を制御する
    請求項１〜請求項１６の何れか１項に記載のファイル管理装置。
18. 前記記憶装置の空き容量を取得する取得部を備え、
    前記制御部は、前記取得部で取得した前記記憶装置の空き容量が予め定めた容量以上である前記情報処理装置の中から、前記要求ファイルを要求した前記情報処理装置と異なる他の前記情報処理装置を選択する制御を行う
    請求項１７記載のファイル管理装置。
19. コンピュータを、請求項１〜請求項１８の何れか１項に記載のファイル管理装置の各部として機能させるためのファイル管理プログラム。
20. 請求項１〜請求項１８の何れか１項に記載のファイル管理装置と、
    ユーザが要求する要求ファイルの識別情報を前記ファイル管理装置に送信することで前記ファイル管理装置から受信した前記要求ファイルを出力すると共に、前記要求ファイルを記憶装置に記憶するように制御する制御部を備えた情報処理装置と、
    を含むファイル管理システム。
21. 前記情報処理装置の制御部は、前記要求ファイルが個人のユーザによって利用される個人利用か、それとも複数のユーザによって利用される共同利用かといった前記要求ファイルの利用形態をユーザから受け付け、受け付けた前記要求ファイルの利用形態を前記ファイル管理装置に送信する制御を行う
    請求項２０記載のファイル管理システム。
22. 前記情報処理装置の制御部は、前記要求ファイルを暗号化して前記記憶装置に記憶する制御を行う
    請求項２０または請求項２１記載のファイル管理システム。
23. コンピュータを、請求項２０〜請求項２２の何れか１項に記載のファイル管理システムに含まれる情報処理装置の制御部として機能させるための情報処理プログラム。