JP2020060895A - 文書ファイリングシステム - Google Patents

Abstract

【課題】利用者が閲覧を希望する文書を適切に表示することができる文書ファイリングシステムを提供する。【解決手段】文書ファイリングシステム１０は、文書を管理する文書管理システム２０と、文書管理システム２０によって管理されている文書を表示するコンピューター３０と、文書管理システム２０によって管理されている文書を印刷するプリンター専用機４０と、プリンター専用機４０によって印刷された文書を読み取るスキャナー専用機５０とを備える。文書管理システム２０は、第１の文書を管理している場合に、スキャナー専用機５０によって読み取られた第２の文書が、第１の文書が編集されたものであるとき、第１の文書より新しいバージョンの文書として第２の文書を管理し、コンピューター３０は、バージョンと関連付けて文書を表示する。【選択図】図１

Description

本発明は、文書を管理する文書ファイリングシステムに関する。

従来の文書ファイリングシステムとして、文書を管理する文書管理システムと、文書管理システムによって管理されている文書を表示する文書表示部と、文書管理システムによって管理されている文書を印刷する文書印刷部と、文書印刷部によって印刷された文書を読み取る文書読取部とを備えるものが知られている（例えば、特許文献１参照。）。

特開２００５−１４９０９７号公報

しかしながら、従来の文書ファイリングシステムにおいては、同一の大本の文書に対して互いに異なる編集が実行されたものが文書読取部によって読み取られることによって、複数の文書が文書管理システムに管理される場合に、これら複数の文書のうち、利用者が閲覧を希望するものを文書表示部に適切に表示することが困難であるという問題がある。

そこで、本発明は、利用者が閲覧を希望する文書を適切に表示することができる文書ファイリングシステムを提供することを目的とする。

本発明の文書ファイリングシステムは、文書を管理する文書管理システムと、前記文書管理システムによって管理されている文書を表示する文書表示部と、前記文書管理システムによって管理されている文書を印刷する文書印刷部と、前記文書印刷部によって印刷された文書を読み取る文書読取部とを備え、前記文書管理システムは、第１の文書を管理している場合に、前記文書読取部によって読み取られた第２の文書が、前記第１の文書が編集されたものであるとき、前記第１の文書より新しいバージョンの文書として前記第２の文書を管理し、前記文書表示部は、バージョンと関連付けて文書を表示することを特徴とする。

この構成により、本発明の文書ファイリングシステムは、文書管理システムが第１の文書を管理している場合に、文書読取部によって読み取られた第２の文書が、第１の文書が編集されたものであるとき、第１の文書より新しいバージョンの文書として第２の文書を文書管理システムが管理し、バージョンと関連付けて文書を文書表示部が表示するので、利用者が閲覧を希望するバージョンの文書を適切に表示することができる。

本発明の文書ファイリングシステムにおいて、前記文書管理システムは、前記文書読取部によって読み取られた文書を管理する場合に、この文書の大本の文書に対する現在の最新のバージョンの次のバージョンの文書として、この文書を管理しても良い。

この構成により、本発明の文書ファイリングシステムは、文書読取部によって読み取られた文書を文書管理システムが管理する場合に、この文書の大本の文書に対する現在の最新のバージョンの次のバージョンの文書として、この文書を文書管理システムが管理するので、文書のバージョンの管理を容易化することができる。

本発明の文書ファイリングシステムは、利用者が閲覧を希望する文書を適切に表示することができる。

本発明の一実施の形態に係る文書ファイリングシステムのブロック図である。 １台のコンピューターによって構成される場合の図１に示す文書管理システムのブロック図である。 図２に示す文書表示用情報の一例を示す図である。 図１に示すコンピューターのブロック図である。 図１に示すプリンター専用機のブロック図である。 図１に示すスキャナー専用機のブロック図である。 文書管理システムによって管理されている文書を表示する場合の図４に示すコンピューターの動作の一部のフローチャートである。 図７に示すフローチャートの続きのフローチャートである。 図４に示す表示部に表示される文書一覧画面の一例を示す図である。 図４に示す表示部に表示される文書詳細画面の一例を示す図である。 図４に示す表示部に表示される過去バージョン一覧画面の一例を示す図である。 プリンター専用機に文書を印刷させる場合の図２に示す文書管理システムの動作のフローチャートである。 （ａ）図３に示す文書表示用情報に示されるファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書の文書データによって示される画像の一例を示す図である。 （ｂ）図３に示す文書表示用情報に示されるファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．１」の差分データによって示される画像の一例を示す図である。 （ｃ）図３に示す文書表示用情報に示されるファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．４」の差分データによって示される画像の一例を示す図である。 （ａ）図１３（ａ）〜（ｃ）に示される画像を合成した画像を示す図である。 （ｂ）図１４（ａ）に示す画像にＱＲコード（登録商標）を合成した画像を示す図である。 印刷された文書がスキャナー専用機によって読み取られた場合の図２に示す文書管理システムの動作のフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。

まず、本発明の一実施の形態に係る文書ファイリングシステムの構成について説明する。

図１は、本実施の形態に係る文書ファイリングシステム１０のブロック図である。

図１に示すように、文書ファイリングシステム１０は、文書を管理するＥＣＭ（Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｃｏｎｔｅｎｔ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ）を実現する文書管理システム２０と、文書管理システム２０によって管理されている文書を表示する文書表示部としてのコンピューター３０と、文書管理システム２０によって管理されている文書を用紙などの記録媒体に印刷する文書印刷部としてのプリンター専用機４０と、プリンター専用機４０によって印刷された文書を読み取る文書読取部としてのスキャナー専用機５０とを備えている。

文書管理システム２０と、コンピューター３０と、プリンター専用機４０と、スキャナー専用機５０とは、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットなどのネットワーク１１を介して互いに通信可能に接続されている。

文書ファイリングシステム１０は、コンピューター３０以外にも、コンピューター３０と同様の構成のコンピューターを少なくとも１つ備えることが可能である。文書ファイリングシステム１０は、プリンター専用機４０以外にも、プリンター専用機４０と同様の構成のプリンター専用機を少なくとも１つ備えることが可能である。文書ファイリングシステム１０は、スキャナー専用機５０以外にも、スキャナー専用機５０と同様の構成のスキャナー専用機を少なくとも１つ備えることが可能である。

文書管理システム２０は、１台のコンピューターによって構成されても良いし、複数台のコンピューターによって構成されても良い。

図２は、１台のコンピューターによって構成される場合の文書管理システム２０のブロック図である。

図２に示す文書管理システム２０は、種々の操作が入力される例えばキーボード、マウスなどの操作デバイスである操作部２１と、種々の情報を表示する例えばＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）などの表示デバイスである表示部２２と、ＬＡＮ、インターネットなどのネットワーク経由で、または、ネットワークを介さずに有線または無線によって直接に、外部の装置と通信を行う通信デバイスである通信部２３と、各種の情報を記憶する例えば半導体メモリー、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）などの不揮発性の記憶デバイスである記憶部２４と、文書管理システム２０全体を制御する制御部２５とを備えている。

記憶部２４は、文書を示す文書データ２４ａを記憶可能である。記憶部２４は、文書データ２４ａ以外にも、文書データを文書毎に記憶可能である。

記憶部２４は、特定の文書に対して追記などの編集が実行された内容、すなわち、特定の文書との差分の内容を示す差分データ２４ｂを記憶可能である。差分データ２４ｂは、差分の画像と、この画像が含まれるページの番号と、このページにおける、この画像の位置とを含むデータである。記憶部２４は、差分データ２４ｂ以外にも、差分データを記憶可能である。

記憶部２４は、文書を表示するために必要な情報を示す文書表示用情報２４ｃを記憶可能である。

制御部２５は、例えば、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）と、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）と、制御部２５のＣＰＵの作業領域として用いられるメモリーとしてのＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）とを備えている。制御部２５のＣＰＵは、記憶部２４または制御部２５のＲＯＭに記憶されているプログラムを実行する。

図３は、文書表示用情報２４ｃの一例を示す図である。

図３に示すように、文書表示用情報２４ｃは、文書の大本の文書の文書データのアドレスと、文書の画像の生成に必要な差分データのアドレスと、文書の保存日時と、文書の保存者名とを、文書毎に示している。なお、文書は、大本の文書のファイル名と、バージョンとの組み合わせで識別される。

図３において、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１」とは、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書の文書データのアドレスを示している。「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．１」とは、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．１」の差分データのアドレスを示している。同様に、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．２」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．３」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．４」とは、それぞれ、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．２」、「１．３」、「１．４」の差分データのアドレスを示している。「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．１」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．２」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．３」、「ＡＤ＿Ｆｉｌｅ＿０１＿１．４」は、実際には具体的なアドレスである。

図４は、コンピューター３０のブロック図である。

図４に示すように、コンピューター３０は、種々の操作が入力される例えばキーボード、マウスなどの操作デバイスである操作部３１と、種々の情報を表示する例えばＬＣＤなどの表示デバイスである表示部３２と、ＬＡＮ、インターネットなどのネットワーク経由で、または、ネットワークを介さずに有線または無線によって直接に、外部の装置と通信を行う通信デバイスである通信部３３と、各種の情報を記憶する例えば半導体メモリー、ＨＤＤなどの不揮発性の記憶デバイスである記憶部３４と、コンピューター３０全体を制御する制御部３５とを備えている。

制御部３５は、例えば、ＣＰＵと、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＲＯＭと、制御部３５のＣＰＵの作業領域として用いられるメモリーとしてのＲＡＭとを備えている。制御部３５のＣＰＵは、記憶部３４または制御部３５のＲＯＭに記憶されているプログラムを実行する。

図５は、プリンター専用機４０のブロック図である。

図５に示すように、プリンター専用機４０は、種々の操作が入力される例えばボタンなどの操作デバイスである操作部４１と、種々の情報を表示する例えばＬＣＤなどの表示デバイスである表示部４２と、記録媒体に画像を印刷する印刷デバイスであるプリンター４３と、ＬＡＮ、インターネットなどのネットワーク経由で、または、ネットワークを介さずに有線または無線によって直接に、外部の装置と通信を行う通信デバイスである通信部４４と、各種の情報を記憶する例えば半導体メモリー、ＨＤＤなどの不揮発性の記憶デバイスである記憶部４５と、プリンター専用機４０全体を制御する制御部４６とを備えている。

制御部４６は、例えば、ＣＰＵと、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＲＯＭと、制御部４６のＣＰＵの作業領域として用いられるメモリーとしてのＲＡＭとを備えている。制御部４６のＣＰＵは、記憶部４５または制御部４６のＲＯＭに記憶されているプログラムを実行する。

図６は、スキャナー専用機５０のブロック図である。

図６に示すように、スキャナー専用機５０は、種々の操作が入力される例えばボタンなどの操作デバイスである操作部５１と、種々の情報を表示する例えばＬＣＤなどの表示デバイスである表示部５２と、原稿から画像を読み取る読取デバイスであるスキャナー５３と、ＬＡＮ、インターネットなどのネットワーク経由で、または、ネットワークを介さずに有線または無線によって直接に、外部の装置と通信を行う通信デバイスである通信部５４と、各種の情報を記憶する例えば半導体メモリー、ＨＤＤなどの不揮発性の記憶デバイスである記憶部５５と、スキャナー専用機５０全体を制御する制御部５６とを備えている。

制御部５６は、例えば、ＣＰＵと、プログラムおよび各種のデータを記憶しているＲＯＭと、制御部５６のＣＰＵの作業領域として用いられるメモリーとしてのＲＡＭとを備えている。制御部５６のＣＰＵは、記憶部５５または制御部５６のＲＯＭに記憶されているプログラムを実行する。

次に、文書ファイリングシステム１０の動作について説明する。

まず、文書管理システム２０によって管理されている文書を表示する場合の文書ファイリングシステム１０の動作について説明する。

図７および図８は、文書管理システム２０によって管理されている文書を表示する場合のコンピューター３０の動作のフローチャートである。

利用者は、文書管理システム２０によって管理されている文書の一覧の表示をコンピューター３０の操作部３１を介して指示することができる。コンピューター３０の制御部３５は、文書管理システム２０によって管理されている文書の一覧の表示が指示されると、図７および図８に示すフローチャートを実行する。

図７および図８に示すように、制御部３５は、文書管理システム２０によって管理されている文書の一覧を示す文書一覧画面のデータを文書管理システム２０に要求する（Ｓ１０１）。したがって、文書管理システム２０の制御部２５は、要求された文書一覧画面のデータを、記憶部２４に記憶されている文書データ、差分データおよび文書表示用情報２４ｃに基づいて生成し、生成したデータをコンピューター３０に送信する。

コンピューター３０の制御部３５は、Ｓ１０１の処理の後、文書一覧画面のデータを受信したと判断するまで、文書一覧画面のデータを受信したか否かを判断する（Ｓ１０２）。

制御部３５は、文書一覧画面のデータを受信したとＳ１０２において判断すると、受信したとＳ１０２において判断したデータに基づいて文書一覧画面を表示部３２に表示する（Ｓ１０３）。

図９は、表示部３２に表示される文書一覧画面６０の一例を示す図である。

図９に示す文書一覧画面６０は、文書管理システム２０によって管理されている、大本の文書が同一である文書のうち、最新のバージョンの文書を、大本の文書が同一である文書毎に示す画面である。文書一覧画面６０には、対象の文書のプレビュー画像６０ａと、対象の文書の大本の文書のファイル名６０ｂと、対象の文書のバージョン６０ｃと、対象の文書の保存日時６０ｄと、対象の文書の保存者名６０ｅと、対象の文書を詳細に表示するための詳細表示ボタン６０ｆとが、文書毎に含まれている。また、文書一覧画面６０には、過去のバージョンが存在する、対象の文書に対して、過去のバージョンを表示するための過去バージョン表示ボタン６０ｇが含まれている。また、文書一覧画面６０には、文書一覧画面６０の表示を終了するための終了ボタン６０ｈが含まれている。

図７および図８に示すように、制御部３５は、Ｓ１０３の処理の後、表示部３２に表示中の文書一覧画面の詳細表示ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１０４）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の詳細表示ボタンが押されたとＳ１０４において判断すると、この詳細表示ボタンに対応する文書を詳細に表示する文書詳細画面のデータを文書管理システム２０に要求する（Ｓ１０５）。したがって、文書管理システム２０の制御部２５は、要求された文書詳細画面のデータを、記憶部２４に記憶されている文書データ、差分データおよび文書表示用情報２４ｃに基づいて生成し、生成したデータをコンピューター３０に送信する。

コンピューター３０の制御部３５は、Ｓ１０５の処理の後、文書詳細画面のデータを受信したと判断するまで、文書詳細画面のデータを受信したか否かを判断する（Ｓ１０６）。

制御部３５は、文書詳細画面のデータを受信したとＳ１０６において判断すると、受信したとＳ１０６において判断したデータに基づいて文書詳細画面を表示部３２に表示する（Ｓ１０７）。

図１０は、表示部３２に表示される文書詳細画面６１の一例を示す図である。

図１０に示す文書詳細画面６１には、対象の文書の画像６１ａと、対象の文書の大本の文書のファイル名６１ｂと、対象の文書のバージョン６１ｃと、対象の文書の保存日時６１ｄと、対象の文書の保存者名６１ｅと、対象の文書を印刷するための印刷ボタン６１ｆと、文書詳細画面６１の表示を終了するための終了ボタン６１ｇとが含まれている。

図７および図８に示すように、制御部３５は、Ｓ１０７の処理の後、表示部３２に表示中の文書詳細画面の終了ボタンが押されたと判断するまで、表示部３２に表示中の文書詳細画面の終了ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１０８）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書詳細画面の終了ボタンが押されたとＳ１０８において判断すると、表示部３２による文書詳細画面の表示を終了し（Ｓ１０９）、Ｓ１０３の処理を実行する。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の詳細表示ボタンが押されていないとＳ１０４において判断すると、表示部３２に表示中の文書一覧画面の過去バージョン表示ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１１０）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の過去バージョン表示ボタンが押されたとＳ１１０において判断すると、この過去バージョン表示ボタンに対応する文書の一覧を示す過去バージョン一覧画面のデータを文書管理システム２０に要求する（Ｓ１１１）。したがって、文書管理システム２０の制御部２５は、要求された過去バージョン一覧画面のデータを、記憶部２４に記憶されている文書データ、差分データおよび文書表示用情報２４ｃに基づいて生成し、生成したデータをコンピューター３０に送信する。

コンピューター３０の制御部３５は、Ｓ１１１の処理の後、過去バージョン一覧画面のデータを受信したと判断するまで、過去バージョン一覧画面のデータを受信したか否かを判断する（Ｓ１１２）。

制御部３５は、過去バージョン一覧画面のデータを受信したとＳ１１２において判断すると、受信したとＳ１１２において判断したデータに基づいて過去バージョン一覧画面を表示部３２に表示する（Ｓ１１３）。

図１１は、表示部３２に表示される過去バージョン一覧画面６２の一例を示す図である。

図１１に示す過去バージョン一覧画面６２は、文書管理システム２０によって管理されている、大本の文書が同一である文書のうち、最新のバージョン以外の文書の一覧を示す画面である。過去バージョン一覧画面６２には、対象の文書のプレビュー画像６２ａと、対象の文書の大本の文書のファイル名６２ｂと、対象の文書のバージョン６２ｃと、対象の文書の保存日時６２ｄと、対象の文書の保存者名６２ｅと、対象の文書を詳細に表示するための詳細表示ボタン６２ｆとが、文書毎に含まれている。また、過去バージョン一覧画面６２には、過去バージョン一覧画面６２の表示を終了するための終了ボタン６２ｇが含まれている。

図７および図８に示すように、制御部３５は、Ｓ１１３の処理の後、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の詳細表示ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１１４）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の詳細表示ボタンが押されたとＳ１１４において判断すると、この詳細表示ボタンに対応する文書に関して、Ｓ１０５〜Ｓ１０９の処理と同様に、Ｓ１１５〜Ｓ１１９の処理を実行する。

制御部３５は、Ｓ１１９の処理の後、Ｓ１１３の処理を実行する。

制御部３５は、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の詳細表示ボタンが押されていないとＳ１１４において判断すると、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の終了ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１２０）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の終了ボタンが押されていないとＳ１２０において判断すると、Ｓ１１４の処理を実行する。

制御部３５は、表示部３２に表示中の過去バージョン一覧画面の終了ボタンが押されたとＳ１２０において判断すると、表示部３２による過去バージョン一覧画面の表示を終了し（Ｓ１２１）、Ｓ１０３の処理を実行する。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の過去バージョン表示ボタンが押されていないとＳ１１０において判断すると、表示部３２に表示中の文書一覧画面の終了ボタンが押されたか否かを判断する（Ｓ１２２）。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の終了ボタンが押されていないとＳ１２２において判断すると、Ｓ１０４の処理を実行する。

制御部３５は、表示部３２に表示中の文書一覧画面の終了ボタンが押されたとＳ１２２において判断すると、表示部３２による文書一覧画面の表示を終了し（Ｓ１２３）、図７および図８に示す動作を終了する。

以上においては、文書管理システム２０によって管理されている文書をコンピューター３０の操作部３１を介した指示に応じてコンピューター３０の表示部３２に表示する場合について説明している。しかしながら、文書管理システム２０は、自身が管理している文書をコンピューター３０の操作部３１を介した指示に応じてコンピューター３０の表示部３２に表示する動作と同様に、自身が管理している文書をプリンター専用機４０の操作部４１を介した指示に応じてプリンター専用機４０の表示部４２に表示することや、自身が管理している文書をスキャナー専用機５０の操作部５１を介した指示に応じてスキャナー専用機５０の表示部５２に表示することも可能である。

次に、文書管理システム２０によって管理されている文書を印刷する場合の文書ファイリングシステム１０の動作について説明する。

図１２は、プリンター専用機４０に文書を印刷させる場合の文書管理システム２０の動作のフローチャートである。

コンピューター３０の制御部３５は、表示部３２に文書詳細画面を表示している場合に、この文書詳細画面の印刷ボタンが押されたと判断すると、この文書詳細画面の対象の文書の印刷を文書管理システム２０に指示する。文書管理システム２０の制御部２５は、文書の印刷が指示されると、図１２に示す動作を実行する。

図１２に示すように、制御部２５は、対象の文書の大本の文書のファイル名と、対象の文書のバージョンとの組み合わせと、文書表示用情報２４ｃとに基づいて、対象の文書の画像の生成に差分データが必要であるか否かを判断する（Ｓ１４１）。

制御部２５は、差分データが必要ではないとＳ１４１において判断すると、対象の文書の大本の文書のファイル名と、対象の文書のバージョンとの組み合わせに基づいて、対象の文書の大本の文書の文書データのアドレスを文書表示用情報２４ｃから取得する（Ｓ１４２）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１４２において取得したアドレスに基づいて、対象の文書の大本の文書の文書データを記憶部２４から取得する（Ｓ１４３）。

制御部２５は、差分データが必要であるとＳ１４１において判断すると、対象の文書の大本の文書のファイル名と、対象の文書のバージョンとの組み合わせに基づいて、対象の文書の大本の文書の文書データのアドレスと、対象の文書の画像の生成に必要な差分データのアドレスとを文書表示用情報２４ｃから取得する（Ｓ１４４）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１４４において取得したアドレスに基づいて、対象の文書の大本の文書の文書データと、対象の文書の画像の生成に必要な差分データとを記憶部２４から取得する（Ｓ１４５）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１４５において取得した文書データによって示される画像に、Ｓ１４５において取得した差分データによって示される画像を合成する（Ｓ１４６）。

例えば、文書表示用情報２４ｃが図３に示すものであって、対象の文書がファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」のバージョン「１．４」の文書である場合、制御部２５は、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書の文書データと、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．１」の差分データと、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．４」の差分データとをＳ１４５において取得する。ここで、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書の文書データによって示される画像が図１３（ａ）に示す画像７１であり、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．１」の差分データによって示される画像が図１３（ｂ）に示す画像７２であり、ファイル名「Ｆｉｌｅ＿０１」の文書のバージョン「１．４」の差分データによって示される画像が図１３（ｃ）に示す画像７３である場合、制御部２５は、Ｓ１４６において図１４（ａ）に示す画像７４を生成する。

制御部２５は、Ｓ１４３またはＳ１４６の処理の後、対象の文書を特定する文書特定情報としてのＱＲコード（登録商標）を、Ｓ１４３において取得した文書データによって示される画像、または、Ｓ１４６において合成した画像に合成する（Ｓ１４７）。ここで、文書特定情報は、対象の文書の大本の文書のファイル名と、対象の文書のバージョンとの組み合わせを示す情報である。

例えば、制御部２５は、Ｓ１４６において図１４（ａ）に示す画像７４を生成した場合、Ｓ１４７において図１４（ｂ）に示す画像７５を生成する。図１４（ｂ）に示す画像７５は、ＱＲコード７５ａを含んでいる。

制御部２５は、Ｓ１４７の処理の後、Ｓ１４７において合成した画像をプリンター専用機４０に印刷させて（Ｓ１４８）、図１２に示す動作を終了する。

なお、Ｓ１４８における印刷先は、プリンター専用機４０に限らず、コンピューター３０の操作部３１を介して指定可能でも良い。

Ｓ１４１〜Ｓ１４６の処理は、印刷用の文書の画像の生成のための処理である。しかしながら、文書一覧画面および過去バージョン一覧画面における文書のプレビュー画像の生成のための処理や、文書詳細画面における文書の画像の生成のための処理についても、Ｓ１４１〜Ｓ１４６の処理と同様である。

次に、印刷された文書を読み取る場合の文書ファイリングシステム１０の動作について説明する。

図１５は、印刷された文書がスキャナー専用機５０によって読み取られた場合の文書管理システム２０の動作のフローチャートである。

利用者は、図１２に示す動作によって生成された文書の印刷物に対して手書きなどによって追記などの編集を実行した後、編集後の印刷物をスキャナー専用機５０のスキャナー５３にセットすることができる。そして、利用者は、スキャナー５３にセットされた印刷物を文書としてＥＣＭに取り込むことをスキャナー専用機５０の操作部５１を介してスキャナー専用機５０に指示することができる。スキャナー専用機５０の制御部５６は、スキャナー５３にセットされた印刷物を文書としてＥＣＭに取り込むことが指示されると、スキャナー５３にセットされた印刷物からスキャナー５３によって画像を読み取り、読み取った画像をＥＣＭに取り込むことを文書管理システム２０に指示する。文書管理システム２０は、画像をＥＣＭに取り込むことがスキャナー専用機５０から指示されると、図１５に示す動作を実行する。

図１５に示すように、制御部２５は、編集前の文書の大本の文書のファイル名と、編集前の文書のバージョンとの組み合わせを、対象の画像に含まれるＱＲコードから取得する（Ｓ１６１）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１６１において取得したファイル名およびバージョンの組み合わせと、文書表示用情報２４ｃとに基づいて、編集前の文書の画像の生成に差分データが必要であるか否かを判断する（Ｓ１６２）。

制御部２５は、差分データが必要ではないとＳ１６２において判断すると、Ｓ１６１において取得したファイル名およびバージョンの組み合わせに基づいて、編集前の文書の大本の文書の文書データのアドレスを文書表示用情報２４ｃから取得する（Ｓ１６３）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１６３において取得したアドレスに基づいて、編集前の文書の大本の文書の文書データを記憶部２４から取得する（Ｓ１６４）。

制御部２５は、差分データが必要であるとＳ１６２において判断すると、Ｓ１６１において取得したファイル名およびバージョンの組み合わせに基づいて、編集前の文書の大本の文書の文書データのアドレスと、編集前の文書の画像の生成に必要な差分データのアドレスとを文書表示用情報２４ｃから取得する（Ｓ１６５）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１６５において取得したアドレスに基づいて、編集前の文書の大本の文書の文書データと、編集前の文書の画像の生成に必要な差分データとを記憶部２４から取得する（Ｓ１６６）。

次いで、制御部２５は、Ｓ１６６において取得した文書データによって示される画像に、Ｓ１６６において取得した差分データによって示される画像を合成する（Ｓ１６７）。

制御部２５は、Ｓ１６４またはＳ１６７の処理の後、対象の画像からＱＲコードを除いた画像と、Ｓ１６４において取得した文書データによって示される画像、または、Ｓ１６７において合成した画像とが同一であるか否かを判断する（Ｓ１６８）。

制御部２５は、対象の画像からＱＲコードを除いた画像と、Ｓ１６４において取得した文書データによって示される画像、または、Ｓ１６７において合成した画像とが同一であるとＳ１６８において判断すると、図１５に示す動作を終了する。

制御部２５は、対象の画像からＱＲコードを除いた画像と、Ｓ１６４において取得した文書データによって示される画像、または、Ｓ１６７において合成した画像とが同一ではないとＳ１６８において判断すると、対象の画像からＱＲコードを除いた画像と、Ｓ１６４において取得した文書データによって示される画像、または、Ｓ１６７において合成した画像との差分データを生成し（Ｓ１６９）、Ｓ１６９において生成した差分データを記憶部２４に記憶する（Ｓ１７０）。

次いで、制御部２５は、編集前の文書の大本の文書に対する新たなバージョンの文書の情報を文書表示用情報２４ｃに追加する（Ｓ１７１）。すなわち、制御部２５は、編集前の文書の大本の文書に対する現在の最新のバージョンの次のバージョンと、このバージョンの文書の画像の生成に必要な差分データのアドレスと、このバージョンの文書の保存日時と、このバージョンの文書の保存者名とを、文書表示用情報２４ｃに追加する。ここで、Ｓ１７１において追加する「文書の画像の生成に必要な差分データのアドレス」は、Ｓ１７０におい記憶した差分データのアドレスである。また、Ｓ１７１において追加する「文書の保存者名」は、図１５に示す動作の開始時にスキャナー専用機５０を介して文書管理システム２０にログインしていた利用者の利用者名である。また、Ｓ１７１において追加する「文書の保存日時」は、Ｓ１７０の処理の実行の日時である。

制御部２５は、Ｓ１７１の処理の後、図１５に示す動作を終了する。

以上に説明したように、文書ファイリングシステム１０は、文書管理システム２０が第１の文書を管理している場合に、スキャナー専用機５０によって読み取られた第２の文書が、第１の文書が編集されたものであるとき、第１の文書より新しいバージョンの文書として第２の文書を文書管理システム２０が管理し（Ｓ１７０およびＳ１７１）、バージョンと関連付けて文書をコンピューター３０が表示する（Ｓ１０３、Ｓ１０７、Ｓ１１３、Ｓ１１７）ので、利用者が閲覧を希望するバージョンの文書を適切に表示することができる。

文書ファイリングシステム１０は、スキャナー専用機５０によって読み取られた文書を文書管理システム２０が管理する場合に、この文書の大本の文書に対する現在の最新のバージョンの次のバージョンの文書として、この文書を文書管理システム２０が管理する（Ｓ１７０およびＳ１７１）ので、文書のバージョンの管理を容易化することができる。

文書ファイリングシステム１０は、スキャナー５３によって読み取られた画像そのものではなく、差分データを文書管理システム２０に記憶するので、文書管理システム２０の記憶容量を節約することができ、その結果、低コストで運用されることができる。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、文書特定情報としてＱＲコードを採用している。しかしながら、文書ファイリングシステム１０は、文書特定情報としてＱＲコード以外のコードを採用しても良い。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、差分データを文書データとは別に記憶する。しかしながら、差分データは、文書データと共に記憶されても良い。例えば、文書ファイリングシステム１０は、文書データと、差分データとを別々のレイヤーとして１つのファイルに纏めても良い。文書ファイリングシステム１０は、文書データと、差分データとを別々のレイヤーとして１つのファイルに纏める場合、全てのバージョンの文書の画像の生成に必要な差分データを全て含んだ１つのファイルのみを全バージョンの共通のファイルとして生成しても良いし、特定のバージョンの文書の画像の生成に必要な差分データのみを含んだファイルをバージョン毎に生成しても良い。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、文書表示部としてコンピューターを備えている。しかしながら、文書ファイリングシステム１０は、文書表示部としてコンピューター以外のものを備えても良い。例えば、文書ファイリングシステム１０は、文書表示部としてＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）を備えても良い。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、文書印刷部としてプリンター専用機を備えている。しかしながら、文書ファイリングシステム１０は、文書印刷部としてプリンター専用機以外のものを備えても良い。例えば、文書ファイリングシステム１０は、文書印刷部としてＭＦＰを備えても良い。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、文書読取部としてスキャナー専用機を備えている。しかしながら、文書ファイリングシステム１０は、文書読取部としてスキャナー専用機以外のものを備えても良い。例えば、文書ファイリングシステム１０は、文書読取部としてＭＦＰを備えても良い。

文書ファイリングシステム１０は、本実施の形態において、文書表示部と、文書印刷部と、文書読取部とを別々のデバイスとして備えている。しかしながら、文書ファイリングシステム１０は、文書表示部と、文書印刷部と、文書読取部とのうちの少なくとも２つを１つのデバイスとして備えても良い。例えば、文書ファイリングシステム１０は、文書表示部と、文書印刷部と、文書読取部とを１つのＭＦＰとして備えても良い。

１０ 文書ファイリングシステム
２０ 文書管理システム
３０ コンピューター（文書表示部）
４０ プリンター専用機（文書印刷部）
５０ スキャナー専用機（文書読取部）

Claims (2)

1. 文書を管理する文書管理システムと、
   前記文書管理システムによって管理されている文書を表示する文書表示部と、
   前記文書管理システムによって管理されている文書を印刷する文書印刷部と、
   前記文書印刷部によって印刷された文書を読み取る文書読取部と
   を備え、
   前記文書管理システムは、第１の文書を管理している場合に、前記文書読取部によって読み取られた第２の文書が、前記第１の文書が編集されたものであるとき、前記第１の文書より新しいバージョンの文書として前記第２の文書を管理し、
   前記文書表示部は、バージョンと関連付けて文書を表示することを特徴とする文書ファイリングシステム。
2. 前記文書管理システムは、前記文書読取部によって読み取られた文書を管理する場合に、この文書の大本の文書に対する現在の最新のバージョンの次のバージョンの文書として、この文書を管理することを特徴とする請求項１に記載の文書ファイリングシステム。

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