JP2019174949A - 共通費管理装置、共通費管理方法、及び共通費管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、共通費を容易にかつ精度高く管理することができる共通費管理装置、共通費管理方法、及び共通費管理プログラムを提供することを目的とする。【解決手段】本発明に係る共通費管理装置は、配賦元となる共通費を管理するための装置である。この共通費管理装置の制御部は、前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する。【選択図】図２

Description

本発明は、共通費管理装置、共通費管理方法、及び共通費管理プログラムに関する。

原価の配賦計算処理は複雑である。例えば、特許文献１には、ビルで使用した水道、電気、熱供給、または、ガスについての配賦計算処理を行う装置が開示されている（例えば請求項１参照）。

特開２０１７−１８２７６６号公報

ところで、事業者は、契約期間を定めて、他の事業者から、物品を借り受けたり又は役務（サービス）の提供を受けたりして（例えば、ソフトウェアの利用、携帯電話、固定電話のレンタル、パソコン、自動車のリース）、それに応じた費用を支払うことがある。このような物品又は役務の費用については、通常、事業者において原価に含まれる共通費として処理される。

しかしながら、事業者においては、物品及び役務の利用形態は多岐にわたり、かつ、個々の契約期間も異なるため、共通費を管理することは複雑である。特に、利用元との契約書類や利用元からの請求書には、通常、物品やサービスの利用先が明記されていないことから、費用を共通費として計上することはできても、計上した共通費（配賦元）を、物品やサービスの利用先（配賦先）を特定又は推測して配賦することは手間のかかる管理作業である。特に、共通費を計上した後で、物品やサービスの利用先である所属単位（例えば、事業所、部門又は部署）を特定又は推測することは困難でありまたその精度は低く、さらに、どの物品をどの所属単位に属するどの従業員が用いているのか、どの事業（業務単位）においてどのようなサービスの提供を受けているのかといった詳細を把握することは極めて困難である。

他方、上記のような詳細を把握することができれば、経営判断に生かすことができるため、共通費を容易にかつ精度高く管理することができることが求められている。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされたものであって、共通費を容易にかつ精度高く管理することができる共通費管理装置、共通費管理方法、及び共通費管理プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係る共通費管理装置は、配賦元となる共通費を管理するための、制御部を備えた共通費管理装置であって、前記制御部は、前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成手段を備えることを特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理装置は、前記所定期間は、前記物品又は前記役務の契約期間又は当該契約期間を細分化した期間であることを特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理装置は、前記配賦先情報は、前記１又は複数の配賦先の区分に関する配賦先区分情報を含み、前記配賦先区分情報は、前記配賦先が事業者における個々の従業員を示す第１の区分情報と、前記配賦先が事業者における業務単位を示す第２の区分情報と、前記配賦先が事業者における所属単位を示す第３の区分情報とを少なくとも含むことを特徴とする。

さらに、本発明に係る共通費管理装置は、前記配賦データ作成手段は、前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第１の区分情報であるときは、前記個々の従業員が前記所定期間において前記物品又は前記役務に関与した関与期間に基づき、当該個々の従業員についての配賦データを作成することを特徴とする。

さらにまた、本発明に係る共通費管理装置は、前記制御部は、前記関与期間を前記個々の従業員の勤務実績に関する勤務実績情報から取得することを特徴とする。

さらに、本発明に係る共通費管理装置は、前記配賦データ作成手段は、前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第２の区分情報であるときは、前記業務単位に対して直接的に賦課した配賦データを作成することを特徴とする。

さらに、本発明に係る共通費管理装置は、前記配賦データ作成手段は、前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第３の区分情報であるときは、前記所属単位に対して直接的に賦課した配賦データを作成することを特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理装置は、前記配賦データは、配賦先科目に関する情報及び配賦元科目に関する情報を含むこと特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理装置は、前記制御部は、さらに、前記配賦データに対応する仕訳データを作成する仕訳データ作成手段を含むこと特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理方法は、制御部を備えた情報処理装置において実行される、配賦元となる共通費を管理するための共通費管理方法であって、前記制御部において実行される、前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成ステップを含むことを特徴とする。

また、本発明に係る共通費管理プログラムは、制御部を備えた情報処理装置において実行される、配賦元となる共通費を管理するための共通費管理プログラムであって、前記制御部において実行させるための、前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成ステップを含むことを特徴とする。

本発明によれば、共通費を容易にかつ精度高く管理することができるという効果を奏する。

図１は、本発明の実施形態に係る共通費管理装置を含む共通費管理システムの構成の一例を示すブロック図である。 図２は、図１の共通費管理システム１０００において、共通費管理装置１００が実行する共通費管理方法の処理手順の概要を示すフローチャートである。 図３は、図２のステップＳ２１０で登録されるプロジェクト情報の例を模式的に示す図である。 図４は、図２のステップＳ２３０で登録される物件情報の例を模式的に示す図である。 図５は、図４の物件情報に含まれる分類情報に関連付けて作成される配賦科目マスタの構成例を模式的に示す図である。 図６は、図２のステップＳ２３０で登録される配賦先情報の例を模式的に示す図である。 図７は、図２のステップＳ２４０の債務計上処理によって読み出された１群のレコードの例を模式的に示す図である。 図８は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し用いられる日報データの例を模式的に示す図である。 図９は、図８に示す日報データを対象月分だけ集計した集計データの例を模式的に示す図である。 図１０は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し得られた集計データの第１の例を模式的に示す図である。 図１１は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し得られた集計データの第２の例を模式的に示す図である。 図１２は、図２のステップ２５０の配賦データ作成処理の結果得られる配賦データの第１の例を模式的に示す図である。 図１３は、図２のステップ２５０の配賦データ作成処理の結果得られる配賦データの第２の例を模式的に示す図である。 図１４は、図１２に示した配賦データ及び配賦前の原価データの詳細を説明するための図であり、（ａ）は、配賦前の原価データの詳細を、（ｂ）は、図１２に示した配賦データの詳細を示す。 図１５は、図１３に示した配賦データ及び配賦前の原価データの詳細を説明するための図であり、（ａ）は、配賦前の原価データの詳細を、（ｂ）は、図１３に示した配賦データの詳細を示す。 図１６は、図１４及び図１５に示した１群の配賦データ及び原価データを模式的に示す図である。 図１７は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し部門費集計処理の対象となるレコードの第１の例を模式的に示す図である。 図１８は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し部門費集計処理の対象となるレコードの第２の例を模式的に示す図である。 図１９は、図１７及び図１８に示した１群のレコードを所属単位（例えば部門）毎に集計した結果得られる１群の集計データの例である。 図２０は、図１９に示した集計データを各部門に配賦することで得られる配賦データを模式的に示す図である。 図２１は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し行うことが可能な部門内プロジェクト配賦処理を説明するために用いられる図であり、（ａ）は、部門ごとの集計データ（部門原価データ）を、（ｂ）は、プロジェクトごとの集計データ（プロジェクト原価データ）を、（ｃ）は、処理の結果得られる配賦データの第１の例を、（ｄ）は、処理の結果得られる配賦データの第２の例を示す。 図２２は、図２のステップＳ２５０の仕訳データ作成処理の結果、物件ごとに作成された仕訳データを模式的に示す図であり、（ａ）は、第１の物件についての仕訳データを、（ｂ）は、第２の物件についての仕訳データを、（ｃ）は、第３の物件についての仕訳データを、（ｄ）は、第４の物件についての仕訳データを示す。

本発明の実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は本実施形態により限定されるものではない。

［１．構成］
本実施形態に係る共通費管理装置を含む共通費管理システムの構成の一例について、図１を参照して説明する。図１は、本発明の実施形態に係る共通費管理装置を含む共通費管理システムの構成の一例を示すブロック図である。

図１に示す共通費管理システム１０００は、情報処理装置としての共通費管理装置１００と、サーバ２００と、共通費管理装置１００及びサーバ２００を通信可能に接続するネットワーク３００とを含んでいる。

共通費管理装置１００は、市販のデスクトップ型パーソナルコンピュータであり、配賦元となる共通費を管理するための情報処理装置である。この共通費管理装置１００は、例えば、管理部門といった、事業者において共通費を管理する部署に１台設置されている。なお、共通費管理装置１００は、デスクトップ型パーソナルコンピュータのような据置型情報処理装置に限らず、市販されているノート型パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）、スマートフォン、タブレット型パーソナルコンピュータなどの携帯型情報処理装置であってもよい。また、共通費管理装置１００は、共通費管理システム１０００内において複数台設置されていてもよく、複数台の共通費管理装置１００の間で同期をとることで１台の共通費管理装置１００として機能してもよい。

共通費管理装置１００は、制御部１０２と、通信インターフェース部１０４と、記憶部１０６と、入出力インターフェース部１０８とを備えている。共通費管理装置１００が備えている各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。

通信インターフェース部１０４は、ルータ等の通信装置及び専用線等の有線又は無線の通信回線を介して、共通費管理装置１００をネットワーク３００に通信可能に接続する。通信インターフェース部１０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。ここで、ネットワーク３００は、共通費管理装置１００とサーバ２００とを相互に通信可能に接続する機能を有し、例えばインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等である。したがって、通信インターフェース部１０４は、他の情報処理装置からの入力情報等を、ネットワーク３００を介して又はネットワーク３００及びサーバ２００を介して受け付けることが可能に構成されているとともに、所定の情報処理装置に対して所定の情報を出力することが可能に構成されている。

記憶部１０６には、各種のデータベース、テーブル、及びファイルなどが格納される。記憶部１０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）に命令を与えて各種処理を行うためのコンピュータプログラム（本発明のプログラムを含む）が記録される。記憶部１０６として、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）・ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリ装置、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、及び光ディスク等を用いることができる。また、この記憶部１０６には、本発明のプログラムを実施するために用いられる各種のデータが書き出し／読み出し可能に格納されている。

入出力インターフェース部１０８には、入力装置１１２及び出力装置１１４が接続されている。出力装置１１４には、モニタ（家庭用テレビを含む）の他、スピーカやプリンタを用いることができる。入力装置１１２には、キーボード、マウス、及びマイクの他、マウスと協働してポインティングデバイス機能を実現するモニタを用いることができる。

制御部１０２は、共通費管理装置１００を統括的に制御するＣＰＵ等である。制御部１０２は、ＯＳ等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、格納されているこれらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。

さらに図１を参照しながら、記憶部１０６及び制御部１０２の構成について詳述する。

記憶部１０６は、図１に示されるように、プロジェクト情報記憶領域１０６ａと、配賦先情報記憶領域１０６ｂと、勤務実績情報記憶領域１０６ｃと、配賦データ記憶領域１０６ｄと、仕訳データ記憶領域１０６ｅとを含む。

プロジェクト情報記憶領域１０６ａは、後述するプロジェクトに関するプロジェクト情報を記憶するための領域であり、必要に応じて出力可能にプロジェクト情報を保持する。配賦先情報記憶領域１０６ｂと、は、後述する配賦先に関する配賦先情報を記憶するための領域であり、必要に応じて出力可能に配賦先情報を保持する。勤務実績情報記憶領域１０６ｃは、後述する勤務実績に関する勤務実績情報（例えば日報データ及びその集計データ）を記憶するための領域であり、必要に応じて出力可能に勤務実績情報を保持する。

配賦データ記憶領域１０６ｄは、共通費管理装置１００によって作成される配賦結果を示す配賦データを記憶するための領域であり、必要に応じて出力可能に配賦データを保持する。仕訳データ記憶領域１０６ｅは、共通費管理装置１００によって作成される仕訳データを記憶するための領域であり、必要に応じて出力可能に仕訳データを保持する。

制御部１０２は、図１に示されるように、複数のモジュールを備えている。図１に示す例では、制御部１０２は、配賦データ作成部１０２ａと、仕訳データ作成部１０２ｂとを備えている。

配賦データ作成部１０２ａは、例えば後述する図２の処理によって配賦データを作成する配賦データ作成手段として機能するモジュールである。仕訳データ作成部１０２ｂは、例えば後述する図２の処理によって仕訳データを作成する仕訳データ作成手段として機能するモジュールである。

［２．処理］
次に、図１に示す共通費管理システム１０００において実行される共通費管理方法を例示的に説明する。

図２は、図１の共通費管理システム１０００において、共通費管理装置１００が実行する共通費管理方法の処理手順の概要を示すフローチャートである。この図２に示す処理は、概略的には、配賦元となる共通費を管理するに際し、物品ごとに又は役務ごとにかつ配賦先ごとに配賦結果を示す配賦データ、ひいては仕訳データを自動的に作成するというものであり、本処理の大部分は、共通費管理装置１００の制御部１０２において実行される。

図２において、まず、ステップＳ２１０では、共通費管理装置１００は、プロジェクト情報の登録を受け付ける。

ここで、プロジェクトとは、収支管理単位となる業務単位をいう。このステップＳ２１０で登録されるプロジェクトは、他の事業者（取引先）から、物品を借り受けたり又は役務（サービス）の提供を受けたりして（例えば、ソフトウェアの利用、携帯電話、固定電話のレンタル、パソコン、自動車のリース）、それに応じた費用を支払う業務（すなわち支出の管理業務）であり、このうち、所定期間における発生金額（配賦元）が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト（以下、便宜上「配賦元プロジェクト」ともいう）である。ここで、所定期間とは、物品又は役務の取引先との契約期間又は当該契約期間を細分化した期間をいい、例えば、会計上の集計を行う月である。なお、このステップＳ２１０において、既存のプロジェクト情報のうち支出の管理業務に対応するプロジェクト情報を読み出すことによって登録を行ってもよい。また、このステップＳ２１０において、既に登録されているプロジェクト情報のメンテナンス（編集）が行われてもよい。

図３は、図２のステップＳ２１０で登録されるプロジェクト情報の例を模式的に示す図である。

図３に示すように、プロジェクト情報は、プロジェクトを特定する情報（例えば、プロジェクト名及びプロジェクト番号）と、取引先に関する情報を含み、さらに、支出の管理業務の主体又は取引先との契約の主体となる管理部門（例えば、管理事業所及び管理部門）に関する情報を含む。

また、ステップＳ２２０では、物品及び役務に関する情報の登録を受け付ける。

このステップＳ２２０で登録された物品及び役務は便宜上の物件として登録される。ここで登録される物品又は役務は、ステップＳ２１０で登録されたプロジェクト情報に対応するプロジェクトのうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務である。具体的には、固定金額（例えば月額制又は年額制）で借り受ける物品又は固定金額（例えば月額制又は年額制）で提供を受ける役務をいう。なお、契約期間において発生金額が固定的に定まらない物品又は役務であっても、所定期間において発生金額が固定的に定まる物品又は役務が登録されてもよい。例えば、隔月で発生金額が固定的に定まる物品又は役務である場合には、月額の固定金額を２分して登録してもよいし、隔月で登録してもよい。

図４は、図２のステップＳ２３０で登録される物件情報の例を模式的に示す図である。

図４に示すように、物件情報は、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務（物件）を特定する情報（例えば、物件名、物件番号及び物件の分類）と、所定期間における発生金額と、配賦元プロジェクトを特定する情報とを含む。所定期間における発生金額は、例えば月額使用料である。そのため、例えば年額制の物件である場合には、月額相当の金額が登録される。物件情報が配賦元プロジェクトを特定する情報を含むことにより、物件と配賦元プロジェクトを紐付けることが可能となる。なお、物件番号が物件の分類情報を含むように構成してもよく、例えば、物件番号を構成する文字列に分類情報を特定する文字列を付加してもよい。

さらに、物件情報は、図４に示すように、契約期間に関する情報を含むことが好ましく、これにより、所定期間と契約期間の関係を容易に把握することができる。また、契約期間内にない物件については、物件情報として保持できても、配賦に際し認識又は抽出されないように構成してもよい。

図５は、図４の物件情報に含まれる分類情報に関連付けて作成される配賦科目マスタの構成例を模式的に示す図である。

図５に示すような配賦科目マスタは、後述するステップＳ２６０において仕訳データを作成する際に参照されるマスタである。したがって仕訳データを作成しない限りにおいては図５に示す配賦科目マスタを用意しなくてもよい。図５に示す配賦科目マスタは、図４に示す物件情報に含まれる物件の分類情報ごとに、振替先に応じた振替科目及び振替元科目を設定したものである。これにより、仕訳データを速やかに作成できるようになる。なお、図５に示す配賦科目マスタを用意することに代えて、物件ごとに、振替先に応じた振替科目及び振替元科目を設定したマスタを用意してもよい。

続いて、ステップＳ２３０では、配賦先情報の登録を受け付ける。このステップＳ２３０の処理は、所定期間における共通費の配賦結果が得られるよう、当該所定期間の末日よりも前に実施される。例えば、所定期間が月単位である場合、ステップＳ２３０の処理は、当月（共通費配賦の対象月）の所定の締日前に行われてもよいし、新たな契約が発生しない分については例えば前月に行われてもよい。

配賦先情報とは、本実施形態において、配賦元である共通費を賦課する配賦先に関する情報をいう。配賦先としては、事業者における任意の構成単位又は業務単位を設定可能であり、例えば、事業者における個々の従業員、業務単位（例えば請負業務プロジェクト）、及び所属単位（事業所、部門又は部署）が設定されていることが好ましく、さらに、配賦先として、設定がないことを示す「なし」が設定可能であることが好ましい。

図６は、図２のステップＳ２３０で登録される配賦先情報の例を模式的に示す図である。

図６に示す配賦先情報の例では、対象月ごとにかつ物件ごとに、配賦先を特定する情報（配賦先名、配賦先コード及び配賦先区分）が登録される。図６に示す配賦先情報が示す配賦先は、所定期間（対象月）において、ステップＳ２２０で登録されている物件に関与（物品又は役務を利用）した従業員（社員）、業務単位（例えばプロジェクト）及び所属単位（例えば部門）から選択される。

例えば、物件が従業員に貸与したパソコンである場合、当該物件の配賦先としては従業員が選択される。また、配賦先として従業員を特定できない場合又は特定する必要がない場合、配賦先としては業務単位及び所属単位の一方が選択される。具体的には、物件がリースされた自動車である場合において、当該自動車を請負業務である工事において利用している場合には、配賦先として当該工事に対応するプロジェクトが選択される。なお、物件に関与した従業員、業務単位及び所属単位のいずれも特定できない場合又は特定する必要がない場合（例えば、物件として登録されているにも関わらず利用実態がない場合）には、配賦先として「なし」が選択される。そして、配賦先として「なし」が選択された場合、当該物件の共通費については例えば利用実態がない（すなわち無駄）として経営判断に活用できることになる。上述した配賦先の選択肢は、図６に示すように、配賦先区分情報として物件情報に含ませることが好ましく、これにより、配賦先区分ごとに集計することも可能とすることができる。なお、配賦先区分情報は、従業員コード（例えば４桁の数字）、プロジェクト番号（例えば冒頭のコード記号「ＰＪ」）及び部門コード（例えば５桁の数字）から自動的に取得するように構成することが好ましく、これにより、配賦先区分情報を設定する手間を省くことができる。また、上述したように登録された対象月ごとにかつ物件ごとの配賦先情報は、通常、契約期間において同じ内容であるため、翌月分についても前月分をコピーすることにより容易に配賦先情報を登録することができる。

また、図６に示すように、配賦先情報は、配賦元プロジェクトを特定する情報を含んでいる。これにより、配賦元と配賦先とが互いに紐付けられることとなる。配賦元プロジェクトを特定する情報としての配賦元プロジェクト番号は、例えば、配賦先情報に含まれる物件情報（物件名又は物件番号）をステップＳ２２０で登録されている物件情報を参照することによって取得することができるため、配賦先情報に物件情報が設定された段階で配賦元プロジェクト番号が自動的に設定されることが好ましい。又は、これに代えて、配賦先情報に、配賦元プロジェクトを特定する情報が設定された段階で、ステップＳ２２０で登録されている物件情報を参照することによって、配賦先情報に物件情報を自動的にリストアップするように構成してもよい。これらにより、配賦先情報の登録に要する手間を軽減することができる。

また、ステップＳ２４０では、所定期間における債務の計上を行う（債務計上処理）。このステップＳ２４０の処理は、所定期間（対象月）の末日又はそれ以降に実行することが好ましく、例えば、予め設定された日時に自動的に実行するようにしてもよい。

具体的には、このステップＳ２４０では、所定期間に属する日が計上日にあたる物件（物品又は役務）の利用に相応する債務（経費）に関するレコードを読み出す。債務に関するレコードは、通常、取引先との契約に基づき又は取引先からの納品書若しくは請求書に基づき作成されており、読み出し可能に例えば記憶部１０６に保持されている。ステップＳ２４０では、例えば、対象月が４月である場合、計上日が対象月に属する日（一例として３月２６日〜４月２５日又は別の例として４月１日〜４月３０日）の債務に関するレコードが抽出されて読み出される。読み出されるレコードには、実際に経費の支払いが済んでいるレコードが含まれ、また、実際に経費の支払いが済んでいない物件のレコード（例えば、支払日又は支払予定日が計上日よりも後の日付が設定されているレコード）が含まれていてもよい。そのため、債務（経費）に関するレコードを経費支払予定データと称してもよい。

図７は、図２のステップＳ２４０の債務計上処理によって読み出された１群のレコードの例を模式的に示す図である。図７に示されるように、債務に関するレコードは、通常、取引先との契約に基づいて又は取引先からの納品書又は請求書に基づいて作成されているため、配賦元プロジェクトを特定する情報を含んでいるが、対応する物品又は役務の利用先（配賦先）に関する情報は含んでいない。

そして、ステップＳ２５０では、配賦データ作成処理を行う。配賦データ作成処理に際し、少なくとも、ステップＳ２１０で登録されたプロジェクト情報と、ステップＳ２３０で登録された配賦先情報と、ステップＳ２４０の債務計上処理で得られた債務情報とが用いられる。債務情報は、対象月の配賦元となる共通費に該当する。本実施形態では、配賦データの作成処理は、配賦先情報に含まれている配賦先区分情報ごとに予め設定された手順で行われる。すなわち、配賦先区分情報に応じて異なる処理がなされる。

まず、配賦先区分情報が従業員（社員）である場合について説明する。

配賦先区分情報が従業員（社員）である場合、共通費管理装置１００は、まず、個々の従業員が対象月（所定期間）において物品又は役務に関与した関与期間に関する関与期間情報を取得する。関与期間情報は、例えば、当該従業員の対象月における勤務実績に関する日報を集計することによって取得できる。そのため、関与期間情報を取得するために、予め対象月分だけ集計された日報に関する集計情報を取得してもよいが、以下では、日報データから直接的に集計する処理を含めて説明する。

図８は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し用いられる日報データの例を模式的に示す図である。

図８に示す日報データの例では、従業員ごとの勤務実績が記録されており、勤務日（対象日）又は勤務時間に関与した業務単位（例えばプロジェクト）又は所属単位（例えば部門）も記録されている。そのため、対象日において物品又は役務に関与した関与期間に関する関与期間情報を取得することができる。そのため、対象月に属する日付の日報データを集計することにより、対象月において物品又は役務に関与した関与期間に関する関与期間情報を取得することができる。

図９は、図８に示す日報データを対象月分だけ集計した集計データの例を模式的に示す図である。

図９に示す集計データは、図８に示す日報データを対象月分だけ集計することによって得られたデータであり、共通費管理装置１００によって作成されてもよいし、他の装置から読み出したデータであってもよい。図９に示す集計データの例では、さらに、按分率に関する按分率情報を含む。この按分率は、例えば、対象月分の日報データを集計する際に、集計した日報データの数（対象月における勤務日数に該当）を分母として、関与した業務単位（プロジェクト）又は所属単位（例えば部門）の数を分子とすることで得られる。なお、按分率の算出方法は、上述の方法に限られることはないが、可能な限り該当従業員の勤務実績が反映される方法であることが好ましい。

続いて、共通費管理装置１００は、直接費集計処理を行う。なお、この直接費集計処理は、上述した関与期間情報の取得に先立って又は並行して行われてもよい。

直接費集計処理では、まず、所定期間に属する日が計上日にあたる物件の債務に関するレコードをプロジェクト毎に集計する。具体的には、ステップＳ２４０の債務計上処理の結果読み出した債務に関するレコードのうち、プロジェクトを特定する情報を含むレコードにつき、プロジェクト毎に集計する。なお、配賦先プロジェクトを特定する情報を含まないレコードについては集計を行わなくてもよい。この集計処理によって、プロジェクト毎の集計データが得られることになる。また、プロジェクト毎に計上部門が定まっていることから、集計データは計上部門に関する計上部門情報を含んでいてもよい。

図１０及び図１１には、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し得られた集計データの例を模式的に示す図である。図１０は、図７に示した１群のレコードを配賦元プロジェクト毎に集計した結果得られる１群の集計データの例であり、図１１は、図１０とは別の１群の集計データの例である。図１０に示す１群の集計データは、計上部門情報を含むこと以外は、図７に示した１群のレコードと同じであるが、これは、対象月において該当する配賦元プロジェクトに関するレコードが１つであったためである。図１０又は図１１に示す１群の集計データは、共通費を配賦する前の元データ、すなわち原価データとなる。

次に、共通費管理装置１００は、上述したようにして取得した按分率情報と配賦元プロジェクト毎の原価データに基づき、物件ごとの配賦データの作成を行う。具体的には、原価データに含まれる金額情報に対して物件ごとの按分率情報が示す数値を乗じることにより、物件ごとに、該当する従業員に賦課した結果を示す配賦データが得られる。すなわち得られた物件ごとの配賦データは、配賦元プロジェクトごとかつ従業員ごとかつ物件ごとの配賦結果を示している。

続いて、配賦先区分情報が業務単位（プロジェクト）である場合について説明する。この場合、共通費管理装置１００は、上述したようにして得られた配賦元プロジェクト毎の原価データを配賦先の業務単位（プロジェクト）に対して直接的に賦課する。すなわち、配賦元金額は、配賦先金額に振替えられる。なお、賦課の方法は、上記の方法に限られることはなく、他の方法を採用してもよい。

また、配賦先区分情報が所属単位（例えば部門）である場合には、共通費管理装置１００は、上述したようにして得られた配賦元プロジェクト毎の原価データを配賦先の所属単位（例えば部門）に対して直接的に賦課する。すなわち、配賦元金額は、配賦先金額に振替えられる。なお、賦課の方法は、上記の方法に限られることはなく、他の方法を採用してもよい。

図１２及び図１３は、図２のステップ２５０の配賦データ作成処理の結果得られる配賦データの例を模式的に示す図である。図１２は、図１０に示す第１のレコードに対応する配賦データを示しており、図１３は、図１０に示す第２のレコードに対応する配賦データを示している。図１２及び図１３に示す配賦先科目に関する情報は、図５に示した配賦科目マスタを参照することによって取得される。

図１２及び図１３に示すように、配賦データは、配賦元プロジェクトごと、従業員ごと、かつ、物件ごとに作成される。このため、配賦元である共通費は、精度高く配賦先に賦課されていることになる。なお、図１２及び図１３には示されていないが、配賦先区分情報として「なし」が設定された共通費については、例えば、配賦元プロジェクトの管理部門に直接的に賦課することで配賦データを作成すればよい。これにより、遊休状態にある物件の管理部門を容易に特定することができ、経営判断に生かすことができる。

図１４及び図１５は、それぞれ、図１２及び図１３に示した配賦データ及び配賦前の原価データの詳細を説明するための図であり、（ａ）は、配賦前の原価データの詳細を、（ｂ）は、図１２及び図１３に示した配賦データの詳細を示す。図１６は、図１４及び図１５に示した１群の配賦データ及び原価データを模式的に示す図である。図１４〜図１６に示されるように、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成前後における配賦データ及び原価データを表現することができる。特に、図１４〜図１６に示されるような資料を作成することにより、共通費として計上された配賦元プロジェクトが配賦先にどのように配賦されたのかを容易に把握することができる。このようにして経営判断に生かすことが可能な資料を得ることができる。

また、上述した直接費集計処理に係る説明では、プロジェクトを特定する情報を含むレコードにつき集計を行ったが、共通費管理装置１００は、プロジェクトを特定する情報を含んでいないレコードについては、部門費として集計を行う（部門費集計処理）。

図１７及び図１８は、図２のステップＳ２５０の配賦データ作成処理に際し部門費集計処理の対象となるレコードの例を模式的に示す図である。図１７及び図１８に示すレコードは、所定期間に属する日が計上日にあたる物件の債務に関するレコードのうち、配賦先プロジェクトを特定する情報を含むレコードを除外することで得られる。図１９は、図１７及び図１８に示した１群のレコードを所属単位（例えば部門）毎に集計した結果得られる１群の集計データの例である。図１９に示す１群の集計データは、以下に説明する部門間配賦処理を実施する前の元データ、すなわち原価データとなる。

続いて、図１９に示した部門ごとに集計した集計データを用いて、部門間配賦処理を行う。部門間配賦処理においては、予め配賦先となる複数の部門に対して部門ごとにかつ配賦元科目ごとに按分率を設定しておき、当該按分率を用いることにより、部門ごとの配賦データを得ることができる。例えば、配賦元科目が「旅費交通費」である場合において、配賦元部門が管理本部（部門コード：１００００）であるとき、配賦先部門として、事務管理課、経理課、工事課を設定し、かつ、管理課、経理課及び工事課に対して按分率をそれぞれ０．２５に設定しておく。これにより、図１９に示した集計データを各部門に配賦することで、図２０に示すような配賦データが得られる。

また、上述した部門費集計処理に係る説明では配賦先部門ごとに配賦したが、部門内において配賦先プロジェクトごとに配賦を行うこともできる（部門内プロジェクト配賦処理）。具体的には、予め配賦先となる複数のプロジェクトに対して部門ごとにかつ配賦元科目ごとに按分率を設定しておき、当該按分率を用いることにより、プロジェクトごとの配賦データを得ることができる。例えば、配賦元科目が「旅費交通費」である場合において、配賦元部門が工事課（部門コード：９２０００）であるとき、配賦先プロジェクトとして、複数のプロジェクト（例えば２つのプロジェクト）を設定し、かつ、当該２つのプロジェクトに対して按分率をそれぞれ０．１及び０．２に設定しておく。これにより、図２１（ａ）に示すような部門ごとの集計データ（部門原価データ）及び図２１（ｂ）に示すプロジェクトごとの集計データ（プロジェクト原価データ）を用いて、配賦を行うことにより、図２１（ｃ）及び図２１（ｄ）に示す配賦データを得ることができる。ここで、図２１（ｃ）は、部門内プロジェクト配賦処理後に得られる部門ごとの原価データを示しており、図２１（ｄ）は、部門内プロジェクト配賦処理後に得られるプロジェクトごとの原価データを示している。

次に、ステップＳ２６０では、共通費管理装置１００は、仕訳データ作成処理を行う。仕訳データの作成は、必要に応じて行われる。仕訳データは、ステップＳ２５０で作成された配賦結果を示す配賦データに基づき、図５に示した配賦科目マスタを参照することによって科目のセットを行うことで作成される。図２２には、物件ごとに作成された仕訳データが示されており、（ａ）は、第１の物件についての仕訳データを、（ｂ）は、第２の物件についての仕訳データを、（ｃ）は、第３の物件についての仕訳データを、（ｄ）は、第４の物件についての仕訳データを示す。なお、ステップＳ２６０の仕訳データ作成処理を共通費管理装置１００が実行することに代えて、他の情報処理装置が実行してもよい。この場合には、当該他の情報処理装置に共通費管理装置１００から配賦データを供給し、配賦科目マスタに基づき仕訳データが作成される。

以上詳細に説明したように、図２に示した共通費管理方法の処理によれば、共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データが作成される（ステップＳ２５０）。これにより、ユーザは、共通費を容易にかつ精度高く管理することができる。また、図２の処理によれば、仕訳データも作成される（ステップＳ２６０）。これにより、ユーザは、仕訳データを容易に得ることができ、その結果、経営判断に生かすことができるようになる。

［３．他の実施形態］
本発明は、上述した実施形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施形態にて実施されてよいものである。

例えば、実施形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。

また、本明細書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

また、共通費管理装置１００及び共通費管理システム１０００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。

例えば、共通費管理装置１００が備える処理機能、特に制御部にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、本実施形態で説明した処理を情報処理装置に実行させるためのプログラム化された命令を含む一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されており、必要に応じて共通費管理装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）などの記憶部などには、ＯＳと協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部を構成する。

また、このコンピュータプログラムは、共通費管理装置１００に対して任意のネットワーク（例えばネットワーク３００）を介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。

また、本実施形態で説明した処理を実行するためのプログラムを、一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよく、また、プログラム製品として構成することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、メモリーカード、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリ、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）カード、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ−Ｏｐｔｉｃａｌ ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、および、Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標） Ｄｉｓｃ等の任意の「可搬用の物理媒体」を含むものとする。したがって、本明細書で説明した処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体もまた本発明を構成することとなる。

また、「プログラム」とは、任意の言語または記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードまたはバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳに代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成および読み取り手順ならびに読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。

記憶部１０６に格納される各種のデータベース等は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、及び、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラム、テーブル、データベース、及び、ウェブページ用ファイル等を格納する。

また、共通費管理装置１００は、既知のパーソナルコンピュータまたはワークステーション等の情報処理装置として構成してもよく、また、任意の周辺装置が接続された当該情報処理装置として構成してもよい。また、共通費管理装置１００は、当該装置に本明細書で説明した処理を実現させるソフトウェア（プログラムまたはデータ等を含む）を実装することにより実現してもよい。

更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じてまたは機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。すなわち、上述した実施形態を任意に組み合わせて実施してもよく、実施形態を選択的に実施してもよい。

本発明は、特に、配賦元となる共通費の管理を行う際において有用である。

１００ 共通費管理装置
１０２ 制御部
１０２ａ 配賦データ作成部
１０２ｂ 仕訳データ作成部
１０４ 通信インターフェース部
１０６ 記憶部
１０６ａ プロジェクト情報記憶領域
１０６ｂ 配賦先情報記憶領域
１０６ｃ 勤務実績情報記憶領域
１０６ｄ 配賦データ記憶領域
１０６ｅ 仕訳データ記憶領域
１０８ 入出力インターフェース部
１１２ 入力装置
１１４ 出力装置
２００ サーバ
３００ ネットワーク
１０００ 共通費管理システム

Claims (11)

1. 配賦元となる共通費を管理するための、制御部を備えた共通費管理装置であって、
   前記制御部は、
   前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成手段
   を備える
   ことを特徴とする共通費管理装置。
2. 前記所定期間は、前記物品又は前記役務の契約期間又は当該契約期間を細分化した期間である
   ことを特徴とする請求項１に記載の共通費管理装置。
3. 前記配賦先情報は、前記１又は複数の配賦先の区分に関する配賦先区分情報を含み、
   前記配賦先区分情報は、
   前記配賦先が事業者における個々の従業員を示す第１の区分情報と、
   前記配賦先が事業者における業務単位を示す第２の区分情報と、
   前記配賦先が事業者における所属単位を示す第３の区分情報と
   を少なくとも含む
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の共通費管理装置。
4. 前記配賦データ作成手段は、
   前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第１の区分情報であるときは、前記個々の従業員が前記所定期間において前記物品又は前記役務に関与した関与期間に基づき、当該個々の従業員についての配賦データを作成する
   ことを特徴とする請求項３に記載の共通費管理装置。
5. 前記制御部は、前記関与期間を前記個々の従業員の勤務実績に関する勤務実績情報から取得する
   ことを特徴とする請求項４に記載の共通費管理装置。
6. 前記配賦データ作成手段は、
   前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第２の区分情報であるときは、前記業務単位に対して直接的に賦課した配賦データを作成する
   ことを特徴とする請求項３に記載の共通費管理装置。
7. 前記配賦データ作成手段は、
   前記配賦先区分情報に含まれる配賦先区分情報が前記第３の区分情報であるときは、前記所属単位に対して直接的に賦課した配賦データを作成する
   ことを特徴とする請求項３に記載の共通費管理装置。
8. 前記配賦データは、配賦先科目に関する情報及び配賦元科目に関する情報を含む
   こと特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載の共通費管理装置。
9. 前記制御部は、さらに、
   前記配賦データに対応する仕訳データを作成する仕訳データ作成手段
   を含む
   こと特徴とする請求項１〜８のいずれか１項に記載の共通費管理装置。
10. 制御部を備えた情報処理装置において実行される、配賦元となる共通費を管理するための共通費管理方法であって、
    前記制御部において実行される、
    前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成ステップ
    を含む
    ことを特徴とする共通費管理方法。
11. 制御部を備えた情報処理装置において実行される、配賦元となる共通費を管理するための共通費管理プログラムであって、
    前記制御部において実行させるための、
    前記共通費のうち、所定期間における発生金額が固定的に定まる物品又は役務に関するプロジェクト情報と、当該物品又は役務の前記所定期間における１又は複数の配賦先に関する配賦先情報とに基づき、前記発生金額を、前記物品ごとに又は前記役務ごとに、前記１又は複数の配賦先に賦課した結果を示す配賦データを作成する配賦データ作成ステップ
    を含む
    ことを特徴とする共通費管理プログラム。

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